Slutrapportering och erfarenhetsutbyte

Transkript

1 Projektbesök i Birmingham i maj 2013 Slutrapportering och erfarenhetsutbyte Leonardo da Vinci praktik och utbyten Linda Nilsson, Carmen Muñoz Escalante och Ewa Gustafsson

2 Program för dagen Förmiddagsfika och registrering Genomgång av slutrapportering av projekt Lunch Korta projektpresentationer Gruppdiskussioner om hur Leonardoprojekten och internationellt samarbete kan bidra till deltagarnas utveckling och förbättrad kvalitet inom yrkesutbildning Eftermiddagsfika och återkoppling av gruppdiskussioner För intresserade - individuell handledning i Mobility Tool ta med egen dator 2

3 3

4 Slutrapportering Mobility Tool och slutrapporteringsformulär 4

5 Dokument för administration av projektet Instruktioner för slutrapportering Bidragsnivåer 2012 Användarmanual till Mobility Tool (MT) Logga in på MT: 5

6 Steg 1 Mobility Tool Genomgång av funktionerna i projekthanteringsverktyget som används för slutrapportering av projekt 6

7 Slutrapporteringen i MT Samtliga deltagare ska ha registrerade praktikperioder i MT Deltagare ska ha godkända deltagarrapporter i MT Budget: korrekta enhetsbelopp i euro (bidragsnivåer 2012), TRAVEL COST = 0, redovisa aldrig faktiska kostnader!!! 7

8 8 Budget med röda siffror

9 Status för deltagarrapport REQUESTED beneficiary has requested a report on the website. The Mobility Tool is processing the request and creates a participant form. NOTIFIED has been sent to participant with a link to report PDF file SUBMITTED participant has submitted his/her report data electronically via the PDF form 9

10 forts. PARSING the Mobility Tool is reading data received from participant PENDING report is pending beneficiary decision whether to accept, reject or re-request the report ACCEPTED report has been accepted by beneficiary REJECTED report has been rejected by beneficiary, a new report request was created INVALIDATED a new report request has been made while other report request was in " NOTIFIED" state ERROR error processing. Please contact your NA and let them know about the problem. 10

11 Steg 2 Genomgång av slutrapporteringsformuläret Ladda ner slutrapporten från MT och spara ner den som en PDF-fil på din dator Klicka på hyperlänken prepare new report i fliken updates and reports 11

12 Rapportens beskrivande delar Alla gråmarkerade fält är förifyllda från Mobility Tool Alla fält som är rödmarkerade är obligatoriska fält Innan du börjar besvara frågorna i formuläret: - kontrollera budget (rätt enhetsbelopp på budgetposterna för 2012 samt Travel Cost = 0) - Fyll i datum i sektion B.1, för att formuläret ska anta rätt struktur 12

13 Besvara alla frågor forts. Validera varje sida Skicka formuläret elektroniskt (submit), skriv ut, få firmatecknarens underskrift 13

14 Viktigt! börja med att fylla i datum i B.1 för att formuläret ska anta rätt struktur och innehålla rätt frågor. 14

15 Det är endast certifierade projekt som väljer Yes i denna ruta. Väljer man fel måste rapporten göras om. 15

16 D.1. Sammanfatta kort projektets innehåll och resultat. Ge gärna exempel på hur målen uppnåddes under projektets gång alternativt beskriv varför målen inte kunde nås. Tips: Undvik att vara vag ditt projekt har påverkat deltagarna och du får gärna visa oss på vilket sätt. 16

17 D.2. Projektets deltagare är den främsta anledningen till att ni har valt att genomföra det här projektet. Detta avsnitt ger er möjlighet att visa upp alla de lärande resultat som deltagarna har skaffat sig tack vare projektet. I er beskrivning kan ni ta med alla typer av läranderesultat de behöver inte enbart handla om yrkesutbildning. 17

18 D.3 Beskriv påverkan/effekter på kort och lång sikt som ert projekt har haft på alla berörda aktörer. D.3.1 Sectorial Development Beskriv hur projektet samverkar med branschen inom yrkesområdet. D.3.2 Regional Development Beskriv hur projektet skapar utveckling och samverkan regionalt. Tips: Det kan handla om att införa nya processer, metoder och rutiner, kulturutveckling, eller nya strategier för internationalisering 18

19 F.1 Criteria used for Selection and Recruitment of Participants Beskriv hur urvalet genomfördes och vilka urvalskriterier som användes för deltagare i projektet. Beskriv också deltagarnas bakgrund. Tips: I stället för att i detalj beskriva rekryterings- och urvalsprocessen kan ni förklara på vilket sätt urvalet var relevant för er målgrupp. Nämn det ni skulle vilja ändra i framtida projekt gällande urval. F. 2 Setting up of the Partnership Beskriv hur ni valde värdorganisationer och hur ni etablerade roller och överenskommelser. Om ni tillämpat delar av ECVET, ta med information om samförståndsavatal eller andra relevanta handlingar. Tips: Om ni upplevt problem inom ert partnerskap, beskriv hur/om ni löste dem. 19

20 F.6 Management Beskriv hur ni förberedde deltagarna för resan/praktiken utomlands och hur ni planerade placeringarna hos värdorganisationerna samt hur man kom överens om innehåll i arbetet. Beskriv hur ni kontrollerade att deltagarna och värdorganisationen/-erna genomförde praktiken som ni kom överrens om innan och hur ni gjorde uppföljningen. Beskriv mentorernas arbetsinsats. F.7 Validation and recognition Beskriv hur ni validerat deltagarnas kunskaper och hur man vet att ett lärande åstadkommits. Fick deltagarna Europass? I så fall vika fördelar och erfarenheter har ni av passen? 20

21 21 Uppgifter överförda från Mobility Tool

22 Sanningsdeklarationen (H. Beneficiary Declaration and Signature) 22

23 Status unknown. Rapporten är inte inskickad. Validera och försök igen! Det ska stå: Status OK. This form has been submitted online on (datum). Submission ID: xxxx 23

24 God kvalitet i slutrapport Utförliga beskrivningar, max 2500 tecken/fråga Beskrivning av påverkan på olika nivåer: individen, organisationen, lokalsamhället och nationellt Projektets bakgrund, syfte, tillvägagångssätt, resultat och spridning framgår tydligt 24

25 Exempel på förberedelser Språkundervisning, användbara fraser, facktermer Diskussion om kulturmöten Information och diskussion om landets kultur och traditioner, matvanor, familjeliv, yrkeskultur etc. Att träna på att presentera sig själv och sin utbildning/organisation på ett annat språk Tid att läsa in sig på mottagande organisationers verksamheter 25

26 Exempel på spridning Presentation av erfarenheter för personal och referensgrupper Workshops och öppet hus Press och hemsida Presentation för praktikhandledare på företag i kommunen Presentation för branschråd Regionala nätverk Europass 26

27 Uppföljning Hur utvärderar man sitt projekt? - Vad blev skillnaden från innan projektstart till efter avslut Projektets resultat? - Beskriv resultatet Deltagarnas erfarenheter? - Beskriv och exemplifiera erfarenheterna citat Effekt/påverkan på de olika nivåerna: individen, organisationen, lokalsamhället och nationellt 27

28 Godkända kostnader Uppehälle: Kostnader för praktiken/erfarenhetsutbytet måste styrkas med dokument på vistelsens längd, land/ort och deltagarens namn (Europass mobilitet eller annat praktikintyg) Förberedelser: Genomförda språkliga/kulturella aktiviteter ska redovisas med beskrivning av aktivitet och signerad deltagarförteckning (signerad av deltagarna) 28

29 Minimi-/maxtider för godkänd praktik/utbyte 1-6 veckor - Utbytesprojekt (VETPRO) 2-39 veckor - Praktik för studenter och elever (IVT) 2-26 veckor - Praktik för arbetstagare/arbetslösa (PLM) OBS! Minimitiden måste respekteras! 29

30 Enhetsbelopp Uppehälle (Subsistence): Enhetsbelopp för antal praktik-/utbytesveckor per deltagare (inom ländergrupp) Administrativt bidrag (Management): Antal faktiska deltagare x enhetsbelopp Språklig och kulturell förberedelse (Preparation): Enhetsbelopp/deltagare som fått förberedelse 30

31 Bidrags- och ersättningsbelopp för Leonardo praktik och Administration för alla projekt Bidrag för administration av projekt utbytesprojekt per deltagare (1-100 deltagare) 180 per deltagare (från 101 deltagare och fler) Förberedelser för alla projekt Bidrag för pedagogiska, språkliga och kulturella förberedelser 150 per deltagare (upp till 12 veckor) 250 per deltagare (från 13 veckor och längre) Målgrupper: IVT/PLM/VETPRO Enhetsbelopp att använda för deltagares kostnader i samband med mobiliteten. (Resa, försäkringar, uppehälle, visum). OBS Minimitiden som måste respekteras för är 1 vecka för VETPRO, 2 veckor för PLM och 2 veckor för IVT. Bidrag utgår endast för hela veckor. Enhetsbelopp för resa, uppehälle och försäkring 1 vecka 2 veckor 3 veckor 4 veckor 5 veckor För varje tillkommande vecka CH, DK, UK, LI, NO AT, BE, DE, ES, FI, FR, EL(GR), HR, IE, IS, IT, LU, NL, SI, CY, CZ, EE, HU, LT, LV, MT, PL, PT, SK, TR BG, RO

32 Deadline för slutrapport Alla aktiviteter inom projektet ska vara avslutade inom kontraktstiden, senast den 31 maj 2014 Slutrapport ska inkomma till UHR senast två månader efter avslutad aktivitet, dock senast den 31 juli 2014 Endast EN påminnelse vid ej inkommen rapport Se till att ha kopior på praktikintyg och underlag för förberedelser tillgängligt ( i projektpärmen) 32

33 Vad händer efter inkommen rapport? UHR granskar och godkänner slutrapporten inom 45 dagar efter inkommen rapport Ekonomi betalar ut slututbetalning inom 45 dagar efter att rapporten är godkänd, alternativt skickar vi ett återkrav i samband med avslutningsbrev Avslutningsbrev skickas per post till firmatecknare, kontaktperson meddelas per mejl Projektet avslutas Ni sparar originalkvitton/fakturor i 5 år! Spara kvitton/fakturor/avtal med deltagarna för att man vid en revision ska kunna förklara hur de beviljade 33 medlen har använts.

34 Erasmus+ VET Mobility Charter 34

35 VET Mobility Charter För organisationer eller konsortier som vill utveckla sitt internationaliseringsarbete Gäller för hela programperioden ( ) Internationell mobilitet integreras i utbildningen och ingår i en långsiktig strategi 35

36 VET Mobility Charter kan sökas av organisationer eller konsortier som: har tidigare erfarenhet av projekt inom LLP Leonardo da Vinci har en internationaliseringsstrategi vill utveckla sin internationella strategi och verksamhet genom åren är verksamma inom yrkesutbildning och yrkesvägledning (gymnasieskolor, folkhögskolor, YH-utbildningar, kommuner, myndigheter, företag och föreningar) 36

37 Fördelar Förenklad ansökan av antalet mobiliteter Ökad flexibilitet Internationell praktik kan långsiktigt integreras i utbildningen Garanterad finansiering (under förutsättning att man uppfyller kvalitetskraven) 37

38 Vid bedömningen av er ansökan om VET Mobility Charter utgår vi från: resultat från tidigare år (Past performance) er organisations internationaliseringsstrategi (alla organisationer i ett konsortium ska ha en egen strategi) er organisations eller konsortiets kapacitet att administrera och organisera mobiliteter er utvecklingsstrategi 38

39 Viktiga datum: 5 maj utlysningen publiceras på utbyten.se Ansökan via elektronisk ansökan 22 september kl Besked lämnas i december De som erhåller ett Charter ansöker förenklat om antalet mobiliteter våren

40 Erfarenhetsutbyte Syfte: medvetandegöra och sprida erfarenheter och kunskaper som projekten bidragit till både för organisationen och deltagarna. Dra lärdomar och diskutera framgångsfaktorer och hinder/problem för att kunna utveckla ännu bättre projekt i framtiden. Erfarenhet för både er och oss! Tillvägagångssätt: Gruppdiskussioner på olika teman 3x20 min. Tre olika grupper i tre olika rum: Efter 20 min byter gruppen tema och handläggare. IVT (Tokyo) VETPRO (Jakarta 1) Kvalitet Utveckling Spridning PLM (Delhi) 40

41 Diskussionsnivåer Påverkan på: Individen Organisationen Lokalsamhället Nationellt 41

42 Avslutning av dagen Återkoppling från gruppdiskussioner Frågor och svar angående slutrapportering 42

43 Tack för idag och lycka till med rapporteringen och framtida projekt! Handläggare: Carmen, Ewa och Linda Vid frågor, kontakta oss: Information och material om Erasmus + programmet hittar du här: 43