Protokoll fört vid sammanträde med Infrastrukturgruppen

Transkript

1 Infrastrukturgruppen SLU ua PROTOKOLL / Protokoll fört vid sammanträde med Infrastrukturgruppen Tid och plats 14 november 2018, kl Öjebyn i Ulls hus, hus C plan 3, och videolänk till Alnarp och Umeå. Närvarande ledamöter Namn Titel Närvarande Ordförande Per-Olov Skatt Infrastrukturavdelningen Magnus Rosenquist Fakultetsdirektör VH Tapio Alakörkkö Fakultetsdirektör S Margit Nothnagl Fakultetsdirektör LVT Del av tid Pär Aronsson Fakultetsdirektör NJ SLU Lokaler Johanna Sennmark SLU Miljö Agneta Höjdestrand Infra, stab Övriga närvarande Namn Titel Närvarande Camilla Westerborn Lokalstrateg, Lokaler Göran Junhager Projektledare Lokaler Vid ärende Ellen Ekdahl Förvaltare Egendomsavdelningen Vid ärende Carl Jonson SLU Holding Vid ärende Jonas Linder Projektledare Lokaler Vid ärende Förhindrade Namn Titel

2 454 Sammanträdets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna. 455 Utseende av justeringsperson att utse som justeringsperson 456 Fastställande av föredragningslistan att godkänna föreslagen dagordning efter följande justeringar: Punkt om Lärmiljön plan 2 i Alnarpsgården tidigareläggs i dagordningen mot aviserad agenda. Ytterligare övrig fråga om extern förhyrning av Syltahallen tas i samband med tidigare anmäld fråga om Samarbetskommitténs fråga om Tennishallar. 457 Protokoll från föregående möte Protokoll från ISG följde upp 448: ISR har rekommenderat att SLU ska avvakta med P-tillstånd. Problemet är dock påtalat i samband med möte mellan och kommunens stadsbyggnadsdirektör Mats Norrbom. Vidare har uppföljning skett med Egendomsavdelningen som anger att bom finns på plats och fjärrstyrs av samme väktare som styr själva bron. Vad gäller 449 om nya delegationsnivåer har förslaget justerats efter remiss och inväntar nu rektorsbeslut. Agenda och handlingar hanteras nu via en upprättad arbetsplats på SharePoint. Arbetssättet upplevs ge en bättre och smidigare hantering runt ISG-mötena. att protokollet från föregående möte därmed lades till handlingarna. 458 Inriktningsbeslut för projektstart avseende Plant Protein factory, HGA på Mellangård Alnarp Samlingsdokument innehållande Kappa, 01 Beställning, 02 Standardkalkyl, 03 Projektbeskrivning, 04 Riskanalys, 05 Förstudie Ellen Ekdahl, Carl Jonson 2/9

3 Carl Jonson, SLU Holding, presenterade det pågående samarbetsprojektet Plant Protein factory där SLU, SLU Holding, Partnership Alnarp, Vinnova och ett 15-tal privata aktörer deltar. Projektet har framfört önskemål om att iordningställa en lokal för steg två av SLUs del i forskningsprojektet Plant Protein factory. Den nya pilotanläggningen avses kunna processa 1 ton bladmassa per timme för att extrahera protein och andra näringsämnen som sedan ska ingå i olika delprojekt hos de totalt 15 projektmedlemmarna i Plant Protein factory. För att iordningställa lokalen behöver ytskikten göras tvättbara, golvbrunnar installeras, elmatning till verksamhetens maskiner vidare ska ventilation och värme för produktionslokalen installeras. För verksamhetens del ska ett antal maskiner inköpas och installeras i lokalen. Projektet betalar hyran de 2 första åren, sedan är tanken att verksamheten driver sig själv genom att nya uppskalningsverksamheter fyller på. Institutionen för Växtförädling är beställare. Projektet har överfört medel till FFV för investeringen i maskiner och modifiering av lokaler, kostnaden har en avskrivningsperiod om 4 år. Verksamheten klassas som matproduktion för djur vilket omgärdas av lägre krav än livsmedelsproduktion. Avloppshanteringen har fått klartecken av kommunen. Projektet har nyligen beviljats de sökta bidragen från Vinnova. att ISG uppdrar till Universitetsdirektören att ta ärendet vidare till genomförandebeslut enligt delegation. Innan beslut krävs en kompletterande information kring hur maskinkostnader och hyreskostnaderna vid en ev. uppsägning efter projektperioden kan komma att se ut. Ärendet bör hanteras skyndsamt då arbetet ska vara klart innan april. ISG ser positivt på denna möjlighet att nyttja Mellangård. 3/9

4 459 : Hyresgästanpassning Uppsala El-central, Byggnad C90:023i, Kungsängen Gård, Uppsala Samlingsdokument innehållande Kappa, Beställning, Projektbeskrivning, Investeringskalkyl, Enklare Riskanalys, Rambeskrivning/Lokalanpassnings-beskrivning med ritningar, Projektbudget.Muntlig föredragning. Uppsala El-central, en extern hyresgäst på Kungsängen, växer och behöver utöka sin lokal med ett större lunchrum, nytt omklädningsrum, garage, förråd och mötesrum. För att tillgodose hyresgästens behov behöver fastighetsförvaltningen anpassa delar av den vakanta ytan i Stall 23i, Kungsängens gård. att ISG konstaterar att detta höjer fastighetsvärdet och ger klartecken till att gå vidare. Det måste dock framgå att elinstallationen tillfaller FFV:s ägande då hyresgästen i detta fall vill utföra installationen. 460 om genomförande av lärmiljön plan 2 i Alnarpsgården Kappa Projekt Lärmiljö plan 2 Alnarpsgården Jonas Linder Camilla Westerborn Plan 2 i Alnarpsgården har sedan biblioteket lämnat, använts som studiemiljö men saknar inredning, belysning och ventilation. Det finns en brist på bra och moderna informella studieplatser för studenter i Alnarp. Ett förslag har tagits fram som innebär att det skapas en variation av studieplatser för både grupparbeten och enskilda studier i en spännande miljö. En stor del av kostnaden utgörs av ventilationsåtgärder. Tidigare kompensation vid hyresförhandlingar ger delvis finansiering. Önskat färdigställande: Våren att ISG anser att åtgärdsförslaget är bra för studiemiljön och ger klartecken att gå vidare med genomförandebeslut enligt delegation. 461 avseende förstudie om anpassning av friställda lokaler i Östra längan till undervisningslokaler för nya avdelningen för lärande och digitalisering Beställning Camilla Westerborn 4/9

5 När utbildningsavdelningen delas behöver den nya avdelningen sitta samlad vilket blir svårt med nuvarande placering på plan 3. Förslaget att flytta till Östra längan frigör utrymme är bra för den nya avdelningen med bl.a. närhet till IT-avdelningen samtidigt som det blir nära till den nya Utbildningsavdelningen. 16 personer flyttar med. Önskemål om sluttid: 1 jan att ISG anser förslaget positivt och rekommenderar att arbetet tas vidare i pågående lokalutredning. 462 om genomförande: Grimsö, ny vilthanteringsanläggning m.m. Samlingsdokument innehållande Kappa, Beställning, Standardkalkyl, Projektbeskrivning, Enklare riskanalys, Rumsbeskrivning med ritningar, Projektbudget. Göran Junhager Verksamheten i Grimsö har behov av ny vilthanteringsanläggning, laboratorium och gemensamhetskök. Inriktningsbeslut togs vid ISG för förprojektering och upphandling. Anbud har nu inkommit och en ny projektbudget har utifrån det tagits fram. SLU Lokaler önskar att få till ett genomförandebeslut. Hyran är satt enligt nya hyresmodellen. att ISG uppfattar ärendet som väl genomarbetat och stödjer ett genomförandebeslut av rektor. Det bör framgå i beslutet att beställaren är ansvarig för hyreskostnaderna. 463 om förstudie om kompletterande frysrum vid MVM Beställning samt Projekteringsavtal Akademiska hus. Verksamheten har expanderat sedan flytten till nuvarande lokaler 2011 och har därför behov av ökad kapacitet för kyl- och frysrum. En enklare analys har gjorts av verksamheten och man önskar nu gå vidare och låta Akademiska hus räkna på kostnader. Man är villig att ta eventuella förgäveskostnader. att ISG ser inga hinder och ger klartecken till att gå vidare. 5/9

6 464 Information: Redovisning lokalnyttjande i Ulls hus efter avslutad inventering Rapport av Thor Nordensvärd. Resultatet av avslutande mätning september-november visar inte på några större differenser. Något lägre nyttjande, men det kan vara en effekt av att höstlovet inföll under mätperioden. att ISG ser positivt till arbetet men önskar att rapporten kompletteras med ett referensresultat om nyttjandetiden sätts mellan som innefattar normal arbetstid. Lokaler får i uppdrag att utforma ett medskicksmail som förslag till Universitetsdirektören för information till ACG samt berörda dekaner och prefekter. Det bör tydligt framgå syfte och fortsatt arbete, t.ex. att ytterligare mätningar kommer att ske i närmast i VHC. I den vidare informationen bör lämpligen uppmanas till att redan nu agera, t.ex. att boka av konferensrum när man inte behöver dem. 465 Information: Beställning av förstudie nya lokaler Slottet Beställning förstudie Institutionen för AEM har behov av ytterligare 5-10 arbetsplatser på Slottet. Befintliga lokaler består till viss del av kontorslandskap som man också önskar bygga om till individuella kontor. Verksamheten önskar få detta genomfört så snart som möjligt. Beställningen kan hanteras först efter årsskiftet p.g.a. hög arbetsbelastningen hos SLU Lokaler. att ISG ger sitt bifall att gå vidare med förstudie när tid medges. 466 kring förslag från Akademiska hus om installation av solceller Riktlinjer för solcellsanläggningar Option C PM Solceller VHC Johanna Sennmark Akademiska hus har inkommit med förslag kring installation av solceller som Miljöenheten vill koppla till SLU:s energimål om självförsörjningen på 13% samt till klimatprotokollets utmaning om att 5% av alla energi som organisationen använder ska har 6/9

7 sitt ursprung i solel. Förslaget innebär att SLU låter Akademiska hus installera ytterligare en solcellsanläggning på 180,4 kw på VHC (hus 6 UDS), utöver den redan befintliga på 254 kw, men att ägandet och installationskostnaden hamnar på SLU. Upphandling enlig LOU har skett av Akademiska hus och det är vanligt förekommande att SLU tar över en teknisk installation. Anläggningstillgången hamnar på 103:an med en avskrivningsperiod på år. Den tekniska livslängden bedöms till år. Installationen motsvarar i effekt det beslut om egenförsörjning som togs för 2 år sedan. Ansvarsförhållandet måste dock fastställas. Vi behöver också klarställa om regelverket sätter ett maxtak per fastighet eller per verksamhetsutövare. Detta för att SLU inte ofrivilligt slår i taket och åtgärden behöver synkas med FFV om de planerar utbyggnad av solceller. Då avtalet med solcellsleverantören löper ut i januari 2019 behövs ett snabbt beslut samt avrop senast i januari. att ISG ställer sig positiv till erbjudandet då det är ett enkelt och snabbt sätt att miljöförbättra och ger klartecken till att gå vidare mot Akademiska hus. Dock krävs att det inte ger negativa effekter på SLU:s övriga och fortsatta planer. 467 Information: Inkomna förfrågningar Muntlig föredragning Camilla Westerborn Lokalprogram för Odlingsenheten inom LTV-fakulteten: NordGen som har sin verksamhet i Alnarp önskar tillsammans med Odlingsenheten skapa ett gemensamt odlingscentrum. Mats Svensson håller i programmet. att ISG tagit del av informationen och ser positivt på förslaget men det viktigaste är att fakultetsledningen är med. NordGens närvaro på området är värdefullt. Inkommen beställning läggs in i handlingarna på den nya SharePoint-arbetsplatsen för ISG. 468 Information: Redovisning av pågående projekt och utredningar Ärendeförteckning och muntlig statusuppdatering av utvalda ärenden. att ISG tagit del av statusuppdateringen samt fått möjlighet att ställa frågor. 7/9

8 469 Övriga frågor Handling Till ärende 1: Kopia av mail från Per Nyman Till ärende 2: Protokoll SAK Ärende 1: SAK (Samarbetskommittén) som är de som nyttjar och sköter tennisbanorna nere vid ån skulle vilja få ett tydligare avtalsförhållande kring dessa mellan SLU och AH. Banorna ligger på Akademiska hus mark men i dag saknas ett nyttjandeavtal. En tredje tennisbana som sköts av SLUSS, ligger mitt emot KC. Denna är anlagd av medel från Veterinärfakulteten. Föreslås att undersöka om dessa tennisbanor kan inlemmas i avtalet för Syltahallen. att ISG bifaller förslaget och ger Lokaler uppdraget att arbeta fram ett nyttjandeavtal eller att nyttjanderätten dokumenteras. Ärende 2: Child Academy Uppsala AB har upprepat sin förfrågan om att hyra en fast tid i Syltahallen för sin barnverksamhet, kl vardagar. SAK har behandlat frågan om extern uthyrning (inte bara till Child Academy) och är positiva till detta så länge det inte blir i så stor omfattning att det hämmar deras verksamhet. att ISG ser positivt till att hyra ut Syltahallen de önskade tiderna då SAK har tagit ställning. SAK har ansvaret att hålla ihop bokningar. Lokaler får i uppdrag att ta upprätta hyresavtal. 470 Nästa sammanträde kl Ulls hus Öjebyn + video Datum för kommande möten kl Ulls hus Öjebyn + video kl Ulls hus Öjebyn + video kl Ulls hus Öjebyn + video kl Ulls hus Öjebyn + video kl Ulls hus Öjebyn + video. Agneta Höjdestrand 471 Sammanträdets avslutande Ordförande tackade de närvarande och avslutade mötet. 8/9

9 Vid protokollet: Agneta Höjdestrand Sekreterare Justeras: Ordförande Justeringsperson 9/9