Protokoll fört vid sammanträde med ISG

Transkript

1 Infrastrukturgruppen SLU ua PROTOKOLL / Tid och plats 22 maj 2019, kl Öjebyn i Ulls hus Uppsala, hus C plan 3 samt videolänk till Alnarp och Umeå. Närvarande ledamöter Namn Titel Närvarande Ordförande Per-Olov Skatt Service, säkerhet och miljö Magnus Rosenquist Fakultetsdirektör VH Per Olofsson Tf Fakultetsdirektör S Pär Aronsson Fakultetsdirektör NJ Johanna Sennmark SLU Miljö Projektchef Carl-Stefan von Engeström Controller Övriga närvarande Namn Titel Närvarande Agneta Höjdestrand Mötets sekreterare, SSM Camilla Westerborn Lokalstrateg, Lokaler Carl-August Gustén Projektledare, Lokaler Vid ärende Förhindrade Namn Margit Nothnagl Lars-Edvin Andersson Titel Fakultetsdirektör LTV Fastighetsavdelningen 515 Sammanträdets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna.

2 516 Utseende av justeringsperson att utse som justeringsperson. 517 Fastställande av föredragningslistan att godkänna föreslagna dagordning efter följande justeringar: Tre ytterligare övriga punkter anmäldes: - Ny beställning stall 3 () - Diskussion: Konstfunktion () - om nyttjande SLU:s lokaler (P-O Skatt) 518 Protokoll från föregående möte Protokoll ua från ISG att protokollet från föregående möte kan läggas till handlingarna efter rättelse av att Fakultetsdirektör LVT, Margit Nothnagl ej var närvarande, vilket felaktigt noterades i protokollet. 519 Inriktningsbeslut: SciMoves, travbana Ultuna Enligt kappa. Carl-August Gustén Ett projekt pågår för studier i biomekanik, inkl forskningsinfrastrukturer där ett rörelselaboratorium för hästar, SCIMoveS under flera år har planerats. Detta har nu möjliggjorts genom en donation från Svensk travsport för byggnation av en höghastighetstunne på travbanan på Ultuna. Projektet omfattar också uppförande av tillhörande kontrollbyggnad med utkikstorn och ytor för förberedelse av hästar. Ärendet har behandlats tidigare och har nu kompletterats med ett skarpt hyresavtal vilket ska granskas av Fastighetscontroller. Kontrollbyggnaden ska uppföras som certifierad miljöbyggnad i 2/9

3 nivå brons efter diskussioner med miljöchefen. Projektet bedöms ha stort intresse för allmänhet och Fakultetsdirektör VH bör tillsammans med Projektchef och Projektledare föra en förberedande diskussion kring eventuella invigningsceremonier. att ISG är tillfreds med underlagen och tillstyrker en fortsättning enligt plan vilket innebär framtagande av förfrågningshandlingar för upphandling. Inkomna anbud ska ligga till grund för beslut om genomförande. 520 Genomförandebeslut: Ombyggnad källare VHC Enligt kappa Carl-August Gustén VH-intendenturen har lagt beställning på ombyggnad av förråd till omklädningsrum till Fastighetsavdelningen, lokaler och projekt. Bakgrunden är att ett utökat antal djursjukskötarstudenter medför att det saknas omklädningsrum för studenter. Det blir också en konsekvens av ett utökat studentantal generellt genom det s.k. fördubblingsprojektet. Akademiska hus står för ombyggnationen som bör finansieras av VH-fakulteten. att Lokaler och projekt får i uppdrag att gå vidare och förbereda inför dekanbeslut. 521 Genomförandebeslut: Ombyggnad av studion och hylla Alnarp sunderlag förevisades vid mötet Camilla Westerborn Idag utgörs ytorna av studio och ritsal med en spiraltrappa upp till hyllan. Önskemål har funnits länge om någon form av väggavskiljning i studion. Lösningen erbjuder en lokal för undervisning där spiraltrappan tas bort. Det blir ett 60-tal standardarbetsplatser för studenter, i första hand vid Landskapsarkitektur och innebär en uppgradering och modernisering av arbetsmiljön med höj- och sänkbara bord. 3/9

4 Ett kostnadsförslag från Akademiska hus och överslag av övriga kostnader redovisades. Då datorarbetsplatserna inte är tänkt som allmän datasal bör hyran följa den allmänna principen och läggas på fakulteten och inte gemensamma lokaler/undervisningslokaler. För att hålla tempo så behöver beslut snarast fattas då man önskar ett genomförande under sommaren. att ISG uppdrar åt Universitetsdirektören att fatta slutligt beslut efter komplettering av handlingarna och ett beslut fattats av fakulteten avseende finansiering. 522 om förstudie: Kontorsarbetsplatser Vegetum Alnarp Beställning av förstudie Önskemål om 10-talet kontorsarbetsplatser utanför Vegetum på grund av arbetsmiljöskäl, Institutionen för biosystem och teknik. att ISG uppdrar åt Lokaler och projekt att tillsammans med berörd Dekan, hitta en bra lösning. Universitetsdirektören får sedan besluta om att gå vidare med förstudie. 523 Inriktningsbeslut: Utbyggnad av Svartbergets försöksstation Vindeln Underlag saknas fortfarande för genomförandebeslut och ärendet föredrogs muntligen. Bygglov har nu erhållits och ett inriktningsbeslut önskas. Då underlag dock saknas kan detta inte tas idag men är förberett. Nytillträdd projektledare har fått i uppdrag att räkna på kostnaderna och det bör fastställas om dessa belastas Enheten för skoglig fältforskning. Tf Fakultetsdirektör S betonar att Svartberget är en mycket expansiv försöksstation med många gästforskare och har ett uppenbart behov av att rustas upp. 4/9

5 Föreståndaren Tomas Lundmark har också nyligen erhållit 100 Mkr för 10-årsprojekt. att ISG uppdrar åt prefekten (tillbyggnaden bedöms kosta 1 mnkr) att fatta slutligt beslut efter komplettering av handlingarna och ett beslut fattats av fakulteten avseende finansiering. 524 Genomförandebeslut: Frysrum MVM Offert Uppföljning av beslut vid ISG 14/ Prisförslag har tagits fram och ett genomförandebeslut önskas. Finansieringen ska utredas då det är flera institutioner som ska dela på kostnaden, som dock beslutas på prefektnivån. Energiåtgång kan behöva remissas till Miljöchef. Köldmediahanteringen ligger inom Akademiska hus ansvar. att ISG uppdrar åt Universitetsdirektören att godkänna efter kompletteringar av handlingar, inklusive prefektbeslut. 525 Diskussion: Redovisning av kostnader och hyror vid projekt, Akademiska hus Muntlig föredragning Pär Aronsson Fakultetsdirektör NJ önskar ta upp till diskussion om hur Akademiska hus redovisar kostnader och hyror vid projekt. Frågan har kommit upp i anslutning till Ekologicentrum. Bo Aspman har konstaterat en otydlig redovisning av kostnader vid byggprojekt och hyressättning från Akademiska hus. En delförklaring kan vara att AH:s nya hyresmodell baseras på marknadshyror istället för faktiska kostnader och man kan vända sig till Hyresnämnden om man är missnöjd. 5/9

6 Frågan är dock bred, även i nationella Fastighetsgruppen där Universitetsdirektören deltar, har uttryckts vissa ifrågasättanden. Fastighetscontroller kommer att jobba med dessa frågor på uppdrag av Fastighetsavdelningen och granska ärenden när de inkommer. SLU får också förstärkt kompetens kring att granska byggkalkyler via nytillträdde projektledare Patrik Polanski. att ISG anser att frågan är relevant och konstaterar att ansvaret att bevaka och agera på frågan ligger hos Fastighetsavdelningen. Fastighetscontroller får ta med sig frågan och inbjuda Bo Aspman till information och diskussioner. 526 Diskussion: Lokaltjänstpåslag på studentbostäder Muntlig föredragning. Camilla Westerborn I och med att det blev ett fast kr/kvm-påslag istället för % -påslaget så har detta blivit en kostnad som är svår att få täckning för med hyran. Man kan också fundera på om det rimligt att de som hyr bostäderna, d.v.s. privatpersoner ska bekosta friställda lokaler, datadragningar och skalskyddet som de drar någon nytta av. Det är redan så att det inte betalas något lokaltjänstpåslag för de bostäder som Fastighetsförvaltningen hyr direkt av SUSBO och i Umeå och samma borde gälla för de bostäder som hyrs via Akademiska hus. att Fastighetsavdelningen får i uppdrag att ta fram ett förslag till hantering. 527 Information: Redovisning av pågående projekt och utredningar Ärendeförteckning redovisade kort om framdriften av pågående ärenden. 6/9

7 Universitetsdirektören påtalar vikten av att hålla koll på den totala låneramen. Lokaler och projekt skickar nu alla sina standardkalkyler för granskning av Fastighetscontrollern. att ISG tagit del och tackar för informationen. 528 a) Övriga frågor: Gasklocka Lövsta Redovisades vid mötet. Magnus Källmark har anmält en informationspunkt till ISG om att ny gasklocka behöver köpas in för att utöka tillgänglig biogasbuffert som kan förse gasmotorn med ett kontinuerligt gasflöde och på så sätt höja effektuttaget. Priser på spannmål ger osäkerhet i kalkylen och underlaget behöver kompletteras för att kunna tas till genomförandebeslut. Miljöchefen konstaterar att nuvarande elproduktion ligger väldigt nära taket i Miljötillståndet. att ISG uppdrar till Avdelningschef för fastighetsavdelningen att fatta beslut efter kompletteringar av handlingarna och godkännande av Universitetsdirektören. 528 b) Övriga frågor: Beställning ombyggnation stall 3 VH Redovisades vid mötet. Ny beställning från KV avseende ombyggnad av stall 3 har inkommit. Man behöver bygga ut avdelningen för idisslare för undervisning och forskning. Frågan är kopplad till utbyggnaden av djursskötarprogrammet. Fakultetsledning står bakom en utredning. Man bör ta med VHC-intendenturen i förstudien då godsmottagning kan påverkas. 7/9

8 att Lokaler och projekt inleder en utredning och bereder frågan enligt gällande process. 528 c) Övriga frågor: Konstfunktion, restaurering av föremål En tidigare medarbetare har under flera år anlitats per timme för diverse konstvårdande uppdrag. Det konstateras nu att det inte längre finns utrymme för några sådana uppdrag då vi behöver pausa inför en större översyn som behöver genomföras av den totala hanteringen inom SLU av konst och föremål. att Universitetsdirektören och övriga berörda får ta detta i beaktande vid eventuellt nya uppdragsförfrågningar. 528 d) Övriga frågor: Nyttjande av SLU:s lokaler En översyn av hur SLU:s lokaler får och bör nyttjas har genomförts med primärt syfte att utreda möjligheten att kunna neka vissa förfrågningar i samband med framför allt politiska evenemang. Chefsjuristen har nu delegerat frågan till Erik Stavegren. Det innebär ett visst omtag i arbetet men ambition är att beslut ska fattas så att riktlinjer och liknande ska kunna fastställas efter sommaren. Tidigare ISG-ärende i frågan gällande huvudmannaskap och prissättning av undervisningslokaler inväntar en nu pågående ändring i Rektors delegation till Universitetsdirektören. P-O Skatt att ISG tagit del och tackar för informationen. 529 Nästa sammanträde kl Ulls hus Öjebyn + video Datum för kommande möten 2019 Agneta Höjdestrand kl Ulls hus Öjebyn + video kl Ulls hus Öjebyn + video 530 Sammanträdets avslutande Ordförande tackade de närvarande och avslutade mötet. 8/9

9 Vid protokollet: Agneta Höjdestrand Sekreterare Justeras: Ordförande Justeringsperson 9/9