Protokoll fört vid sammanträde med universitetsstyrelsen

Transkript

1 Styrelsen - PROTOKOLL 62-81/ Protokoll fört vid sammanträde med universitetsstyrelsen Innehållsförteckning 62/18 Sammanträdets öppnande /18 Utseende av justeringsperson /18 Fastställande av föredragningslistan /18 Protokoll från föregående möte /18 Ekonomisk uppföljning och prognos efter kvartal 2/ /18 Utbud av utbildningsprogram på grund- och avancerad nivå för läsåret 2019/ /18 Styrelsens storlek /18 Ev. förvärv av hus 1-3 vid VHC från Akademiska Hus AB /18 Internrevisionens rapport Laboratoriesäkerhet /18 Entledigande och utseende av en ledamot i Personalansvarsnämnden /18 Intern styrning och kontroll /18 Rekrytering av rektor - arbetsläget /18 Vikarierande rektor våren /18 Vikarierande prorektor våren /18 Information från rektor och prorektor /18 Information från Sluss /18 Skrivelser till styrelsen samt ordförandebeslut /18 Uppdrag från styrelsen /18 Kommande sammanträden /18 Sammanträdets avslutande Tid och plats Torsdagen den 27 september 2018 i Ultunarummet, Ulls hus i Uppsala Närvarande ledamöter Namn Titel Närvarande Andersson, Stina Förste rådgivare i Sluss Hela mötet Bengtsson, Jan Professor Hela mötet Carlsten, Johan Docent, vice ordförande Hela mötet Danielsen, Kristin Internationell direktör Hela mötet Ersson, Alice Ordförande i Sluss Hela mötet Högberg, Peter Rektor Hela mötet, ej Karlsson, Maria Doktorand Hela mötet

2 Närvarande ledamöter Namn Titel Närvarande Khorsand, Maria VD Hela mötet Löfgren, Susanna Länsråd Hela mötet Persson, Bengt Lantbrukare Hela mötet Sarlöv-Herlin, Ingrid Professor Hela mötet Spong, Göran Universitetslektor Hela mötet Övriga närvarande Namn Titel Närvarande Andersson, Lars Edvin Fastighetschef 69 Astorsdotter, Inga Internrevisionschef Hela mötet Arons, Sara Kommunikationschef Hela mötet von Engeström, Carl-Stefan Redovisningsekonom 69 Hart, Maria Controller 72 Holmgren, Karin Prorektor Hela mötet, ej Lagerkvist, Petra Avdelningschef IT Lindh, Sune Akademisekreterare Hela mötet Lundqvist, Lars Personalföreträdare Saco Melkersson, Martin Universitetsdirektör Hela mötet, ej Skargren, Maria Internrevisor 9 Thorell, Lasse Chefscontroller Förhindrade Namn Andersson, Roger Brennerfelt, Rolf Norrfalk, Maria Wasteson, Yngvild Titel Personalföreträdare ST Generaldirektör, ordförande F. landshövding Professor NMBU 62/18 Sammanträdets öppnande Ordföranden hälsade deltatagarna välkomna till dagens sammanträde och vände sig särskilt till den nyvalda ordföranden i Sluss Alice Ersson som deltog för första gången. De nya chefen för universitetets ITavdelning Petra Lagerkvist presenterades. Johan Carlsten att förklara sammanträdet öppnat, samt att bevilja avdelningschef Petra Lagerkvist närvarorätt vid dagens sammanträde. 2/12

3 63/18 Utseende av justeringsperson att utse Kristin Danielsen till att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 64/18 Fastställande av föredragningslistan att fastställa förslaget till föredragningslista. Johan Carlsten 65/18 Protokoll från föregående möte Protokoll från sammanträdet den juni att lägga protokollet från den juni 2018 till handlingarna med kommentaren till 47/18 att universitets strategi omfattar åren /18 Ekonomisk uppföljning och prognos efter kvartal 2/2018 Handling Promemorian Ekonomisk uppföljning och prognos efter kvartal 2/2018, upprättad inom universitetsadministrationens planeringsavdelning och daterad den 18 september Martin Melkersson SLU ID: SLU. ua SLU:s resultat efter andra kvartalet 2018 är 5 mnkr, med ett utgående kapital på 560 mnkr, vilket motsvarar 16 procent av omsättningen. 90 procent av kapitalet ligger på fakulteter och institutioner. Prognosen för helåret 2018 är -71 mnkr, vilket kan jämföras med prognosen som lämnades efter kvartal 1 på -90 mnkr. Den ekonomiska utvecklingen på UDS är fortsatt negativ och inger oro. Styrelsen önskar därför att 3/12

4 universitetsdjursjukhusdirektören redogör för styrelsen hur verksamheten utvecklas i förhållande till verksamhets- och affärsplan. 67/18 Utbud av utbildningsprogram på grund- och avancerad nivå för läsåret 2019/ Förslag till beslut om utbud av utbildningsprogram på grund- och avancerad nivå läsåret 2019/ Utbildningsnämndens promemoria Förändringar i programutbudet inför ht 2019, daterad den 9 maj Karin Holmgren SLU ID: SLU. ua et innebär att styrelsen inrättar två nya utbildningsprogram som annonseras för första gången till läsåret 2019/20: 1)Forest Ecology and Sustainable Management Master s programme, 120 hp, 2) Landskapsingenjör Uppsala, 180 hp. Förändringarna i programutbudet utgår från intentionerna i SLU:s strategi och inriktningsdokument för utbildningen. De nya utbildningarna fyller tydliga samhällsbehov och bygger på SLU:s starka forskning och befintlig utbildning inom berörda områden. Båda de föreslagna programmen genomför, i olika omfattning, utbildningen tillsammans med befintliga utbildningsprogram. att annonsera de utbildningsprogram som anges i bilaga till detta beslut inklusive de utbildningsprogram som SLU deltar i genom samarbetsavtal. 68/18 Styrelsens storlek 1. Förordning 2018:1131 om ändring i högskoleförordningen (1993:100). 2. Förordning 2018:1132 om ändring i förordningen (1993:221) för Sveriges lantbruksuniversitet. SLU ID: SLU. - 4/12

5 3. SLU:s yttrande den 17 oktober 2017 över utbildningsdepartementets promemoria Förslag om möjlighet till mindre styrelser för universitet och högskolor och om rektors möjlighet att vara ordförande i styrelsen, daterad den 26 juli Regeringen har beslutat om sådana ändringar i Högskoleförordningen och SLU-förordningen att det är möjligt att reducera antalet ledamöter i styrelsen från 15 till 11 från och med den mandatperiod som börjar den 1 maj En sådan förändring kan ske efter det att styrelsen begärt det hos regeringen. Styrelsen konstaterade att det krävs en analys av föroch nackdelar med en ändrad storlek på styrelsen. 69/18 Ev. förvärv av hus 1-3 vid VHC från Akademiska Hus AB 1. Styrelsens uppdrag åt rektor den 27 april 2016 att ta fram ett underlag som gör det möjligt att förvärva hus 1-3 vid veterinärmedicinskt och husdjursvetenskapligt centrum. Martin Melkersson SLU ID: SLU. ua Regeringens beslut den 20 juni 2018 med beslut att bifalla SLU:s begäran av den 21 december 2016 om medgivande till förvärv av fastighet, inklusive universitetets begäran. 3. Presentation i power-point utarbetad inom universitetsadministrationens egendomsavdelning. Styrelsen konstaterade i sitt beslut den 27 april 2016 att det finns stora belopp att tjäna på att SLU förvärvar hus 1-3 vid VHC från Akademiska hus AB. Regeringen har gett SLU:s tillstånd att genomföra ett köp av stallarna i Veterinärmedicinskt och husdjursvetenskapligt centrum (VHC) för att delfinansiera UDS m.m. De åtgärder som rektor har vidtagit i anledning av styrelsens beslut 2016 har resulterat i att de formella förutsättningarna nu finns för att styrelsen ska kunna ta ställning om det är lämpligt att förvärva de aktuella husen inklusive marken från Akademiska Hus AB. Ett avtal med 5/12

6 Akademiska Hus AB om försäljningen kan föreligga i början av Preliminära beräkningar visar att ett förvärv kan innebära en minskning av universitetets hyreskostnader med cirka 12 mnkr från år Styrelsen avser att behandla ärendet när det finns ett färdigt förslag till kontrakt med Akademiska Hus AB, en husvärdering samt en bedömning husens skick och kvalitet. 70/18 Internrevisionens rapport Laboratoriesäkerhet Internrevisionens rapport Laboratoriesäkerhet. Internrevisionen har i enlighet med revisionsplanen för 2018 granskat området laboratoriesäkerhet. Syftet med granskningen var att bedöma om SLU har en god intern styrning och kontroll inom området, genom att utvärdera ändamålsenlighet och effektivitet avseende styrdokument, organisation, uppföljning och rapportering. Internrevisionens sammanfattande bedömning är att det finns ett behov av att definiera, utveckla och stödja säkerhet kopplat till laboratoriemiljön, i syfte att främja en effektiv organisation och stärka den interna styrningen och kontrollen. Maria Skargren SLU ID: SLU. ua Styrelsen avser att ta ställning till rapporten och ett förslag till åtgärdsplan vid ett kommande sammanträde. 71/18 Entledigande och utseende av en ledamot i Personalansvarsnämnden 1. Begäran om entledigande som ledamot av personalansvarsnämnden (Pan) från Birgitta Wikmark Carlsson. SLU ID: SLU. ua /12

7 2. Förslag till beslut om entledigande av Birgitta Wikmark Karlsson och utseende av Anna-Karin Olofsdotter som ledamot i Pan. Styrelsen utsåg den 19 februari 2018, 11/18, Birgitta Wikmark Carlsson att vara ledamot av Pan för perioden från och med den 1 mars 2018 eftersom hon då var tf personalchef. Wikmark Carlsson har den 11 september 2018 begärt entledigande från uppdraget i Pan från och med den 1 oktober 2018 eftersom hon inte längre är tf personalchef. Det har under lång tid varit en väl fungerande praxis inom universitetet att personalchefen (nuvarande titel personaldirektören) har varit ledamot av Pan. Anna- Karin Olofsdotter är sedan den 14 juni anställd som personaldirektör vid SLU. Styrelsen finner det därför lämpligt att hon blir ledamot i Pan. att med verkan från den 1 oktober 2018 entlediga Birgitta Wikmark Carlsson som ledamot av personalansvarsnämnden, samt att för perioden den 1 oktober 2018 tillsvidare dock längst till och med den 30 juni 2020 utse personaldirektören Anna-Karin Olofsdotter till ledamot av personalansvarsnämnden. 72/18 Intern styrning och kontroll Promemorian Strategisk riskanalys vid SLU 2018 upprättad inom universitetsadministrationens planeringsavdelning. Styrelsen ska i samband med årsredovisningen i februari varje år bedöma om den kan intyga att universitetet har en betryggande intern styrning och kontroll. Som en förberedelse för detta lämnas i detta ärende en översikt över SLU:s pågående arbete med riskbedömning och intern styrning och kontroll. Martin Melkersson SLU ID: SLU. ua /12

8 I diskussionen lämnades synpunkter på den utsända handlingen som kommer att tas till vara i den fortsatta beredningen. Det avser bl.a. de riskåtgärder som är förknippade med forskningsinfrastrukturer samt en utvidgning av texten om åtgärder för att rekrytera och behålla personal. 73/18 Rekrytering av rektor - arbetsläget 1. Styrelsens beslut den juni 2018 Process för rekrytering av rektor. 2. Förteckning över Rekryteringsgruppens sammansättning. Johan Carlsten SLU ID: SLU. ua I enlighet med styrelsens beslut den 25 april och den juni 2018 har rekryteringsgruppen för rektor inlett processen med att rekrytera en ny rektor efter Peter Högberg som på egen begäran har entledigats från anställningen från den 1 januari Johan Carlsten från rekryteringsgruppen redogjorde för arbetsläget i rekryteringsprocessen. Av redogörelsen framgick att tidsplanen följs. 74/18 Vikarierande rektor våren Förslag till regeringen om anställning av vikarierande rektor från och med den 1 januari 2019, SLU. 2. Protokoll från rekryteringsgruppens sammanträde den 3 september SLU ID: SLU. ua CV för prorektor, professor Karin Holmgren. Peter Högbergs anställning som rektor upphör den 1 januari Styrelsen beslutade den 25 april 2018 att inleda processen för rekrytering av en ny rektor genom att slå fast utformningen av en partssammansatt rekryteringsgrupp. På förslag av 8/12

9 gruppen fattade styrelsen den juni 2018 ett kompletterande beslut om processen inklusive anställningsprofil och tidsplan. Av tidsplanen framgår att styrelsen den 17 december 2018 avser att fatta beslut om vem den föreslår att regeringen anställer som ny rektor. Styrelsen bedömer det som sannolikt att regeringen fattar beslut under första halvåret 2019 med möjligt tillträde den 1 juli Det innebär att universitetet under tiden från den 1 januari 2019 kommer att behöva en vikarierande rektor. Rekryteringsgruppen har den 3 september 2018 rekommenderat styrelsen att föreslå regeringen att utse den nuvarande rektorns ställföreträdare (prorektor), professor Karin Holmgren till vikarierande rektor. Karin Holmgren har förklarat sig villig att bli föreslagen till anställningen. att föreslå att regeringen anställer professor Karin Holmgren som vikarierande rektor för Sveriges lantbruksuniversitet från och med den 1 januari 2019 tills vidare, dock längst till dess att en ny rektor tillträder sin anställning, samt att förklara beslutet för omedelbart justerat. 75/18 Vikarierande prorektor våren 2019 Handling CV för vicerektor för samverkan Erik Fahlbeck. Styrelsen bedömer det som sannolikt att regeringen anställer nuvarande prorektor Karin Holmgren som vikarierande rektor från den 1 januari Enligt bestämmelsen i 2 kap. 10 Högskoleförordningen (1993:100) ska styrelsen utse en ställföreträdare för rektor. I det nu aktuella fallet bör detta ske så snart som möjligt efter det att regeringen har anställt Karin Holmgren som vikarierande rektor. Johan Carlsten SLU ID: SLU. - Vicerektor för samverkan Erik Fahlbeck har, efter en fråga från styrelsens ordförande, förklarat sig villig att vara vikarie för rektors ställföreträdare så länge hon är vikarierande rektor. 9/12

10 Styrelsen finner efter dagens diskussion att Erik Fahlbeck är lämplig som vikarierande prorektor och avser att utse honom till detta när regeringen har anställt Karin Holmgren som vikarierande rektor. 76/18 Information från rektor och prorektor 1. Meddelanden från rektor och prorektor. 2. Utdrag från rektorsbloggen. 3. Rektors beslut år Peter Högberg, Karin Holmgren SLU ID: SLU. - Utöver det som framgår av det utsända materialet visades en tre minuter lång film om sjösättningen av undersöknings- och forskningsfartyget Svea som ägde rum i juli. 77/18 Information från Sluss Handling Rapport från Sluss till styrelsen den 27 september Ordförande för Sluss informerade om aktuella frågor inom kårerna. Alice Ersson SLU ID: SLU. - 78/18 Skrivelser till styrelsen samt ordförandebeslut Sedan föregående möte har inga skrivelser kommit till styrelsen och det har inte fattats några ordförandebeslut. - 10/12

11 79/18 Uppdrag från styrelsen Förteckning över uppdrag från styrelsen daterad den 18 september Styrelsen har lämnat ett antal uppdrag till rektor som ska utföras inom en vis tidsram. SLU ID: SLU. - att föra bort uppdraget nr 5 angående underlag som krävs för att fatta beslut om förvärv av VHC, eftersom regeringen har fattat beslut i enlighet med SLU:s begäran, samt att föra bort uppdraget nr 7 att presentera ett diskussionsunderlag kring professorernas möjligheter att medverka i utbildningen på grundläggande och avancerad nivå eftersom prorektor har redogjort för detta. 80/18 Kommande sammanträden Styrelsen har tidigare beslutat att sammanträda den 8 november 2018 i Alnarp, den 17 december 2018 i Uppsala, den 20 februari 2019 i Uppsala den 26 april 2019 i Uppsala, den juni 2019 internat i Uppsalatrakten, den 26 september 2019 i Umeå, den 7 november 2019 i Alnarp, den 17 december 2019 i Uppsala samt den 20 februari 2020 i Uppsala. 81/18 Sammanträdets avslutande Ordförande tackade deltagarna för visat intresse. att förklara sammanträdet avslutat. Johan Carlsten 11/12

12 Vid protokollet: Sekreterare Justeras: Johan Carlsten Vice ordförande Mötesordförande Kristin Danielsen Justeringsperson 12/12