Närvarande. Ordförande Vice ordförande Övriga ledamöter. Adjungerad ledamot

Transkript

1 Protokoll 2013:04 Närvarande Ordförande Vice ordförande Övriga ledamöter Adjungerad ledamot Fackliga representanter Huvudföredragande Sekreterare Övriga Lars Leijonborg, f. statsrådet Annika Andersson, civilekonom Anders Hamsten, rektor Dan Andersson, ekonom, 1-9 Anders Blanck, vd för LIF Susana Borrás, professor Eskil Franck, överintendent Torbjörn Rosdahl, finanslandstingsråd Charlotte Strömberg, civilekonom Elias Arnér, professor, lärarrepresentant Laura Fratiglioni, professor, lärarrepresentant Marie Wahren-Herlenius, professor, lärarrepresentant Hampus Eksell, ordförande i Odontologiska föreningen (OF) Erik Hellsing, ordförande i Medicinska föreningen (MF) Arash Hellysaz, ordförande i MFs doktorandsektion Kerstin Tham, prorektor Christina Hammarstedt, biomedicinsk analytiker, ST Andreas Nyström, docent, SACO Gunnar Stenberg, tekniker, SEKO, 1-7 Bengt Norrving, universitetsdirektör Radmila Mićić, samordnare Bo Myrup, chef för internrevisionen Marie Tell, bitr. universitetsdirektör Föredragande/medverkande Ingrid Palmér, ekonomidirektör, 6-7 Björn Norman, budgetsamordnare, 6-7, 9-10 Ulla-Karin Kinell, verksamhetscontroller, 6-7, 9-10 Britta Steneberg, kvalitetssamordnare, 6-7, 9-10 Anders Stening, advokat, 9 Rolf Almelund, chief process officer, Chalmers, 8 Lisen Samuelsson, jurist, 8

2 Protokoll 2013:04 2 / 5 1 Mötets öppnande Ordföranden hälsade välkommen och förklarade sammanträdet öppnat. 2 Justering av dagens protokoll Torbjörn Rosdahl utsågs att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 3 Godkännande av dagordningen Dagordningen fastställdes efter justering. 4 Anmälan av a) Sammanträdesprotokoll 2013:03 b) Universitetskanslerämbetet, Universitet och högskolor, Årsrapport 2013 Anmälningsärendena lades efter genomgång till handlingarna. 5 Rektor informerar Rektor informerade om Karolinska Institutet i ett internationellt perspektiv utifrån aktuella rankningar, behovet av att förstärka den akademiska ledningen med två vicerektorer och två vicedekaner samt om eventuell ny fundraisingkampanj med sikte mot år Delårsrapport 2013, dnr 1-447/2013 a) Sammanställning över funna fel i KI:s delårsrapport 2013 b) Uttalande i anslutning till delårsrapport 2013 c) Revisors rapport över delårsrapporten Ingrid Palmér informerade om Karolinska Institutets delårsrapport per den 30 juni 2013, om funnet fel i delårsrapporten samt om riksrevisionens rapport över sin granskning av delårsrapporten. Delårsrapporten lades därefter till handlingarna.

3 Protokoll 2013:04 3 / 5 7 Intern styrning och kontroll a) Interrevisionens redovisning av sina iakttagelser om processen Intern styrning och kontroll Bo Myrup redovisade internrevisionens iakttagelser avseende processen för intern styrning och kontroll vid KI. Internrevisionen bedömer att processen är systematisk och väl dokumenterad. b) uppföljning av 2013 års kontrollåtgärder, dnr 7475/ Ulla-Karin Kinell informerade om uppföljningen av 2013 års kontrollåtgärder beslutade vid konsistoriets sammanträde den 17 december Riskägare för varje kontrollåtgärd har utsetts och handlingsplaner för åtgärderna utarbetats, vilka rektor fastställt. c) KI:s riskanalys 2014, dnr 1-512/2013 Ulla-Karin Kinell föredrog ledningsgruppens vid KI förslag till beslut på prioriterade risker för att fastställa KI:s riskanalys för år 2014 enligt ledningsgruppens förslag, att uppdra åt rektor att vid nästa sammanträde ge förslag på kontrollåtgärder för de prioriterade risker som analysen omfattar. d) Underlag till uttalande i årsredovisningen 2013 Riksrevisionen har rekommenderat att konsistoriet i god tid ska ange vilket skriftligt underlag som behövs inför ställningstagande till huruvida den interna styrningen och kontrollen är betryggande vid KI. Ulla-Karin Kinell föredrog förslag till beslut. enligt förslag att inför uttalande i årsredovisningen 2013 skall följande dokumentation utgöra underlag för bedömning: - riskanalys 2013, - sammanställning över kontrollåtgärder i handlingsplaner samt en redogörelse för åtgärdenas genomförande, - riksrevisionens och internrevisionens rapporteringar avseende 2013, - Rapport - intern styrning och kontroll vid KI 2013, innefattande rektors bedömning.

4 Protokoll 2013:04 4 / 5 8 Remissvar på departementspromemorian Högskolestiftelser en ny verksamhetsform för ökad handlingsfrihet, Ds 2013:49, dnr 1-405/2013 Rolf Almelund vid Chalmers tekniska högskola AB beskrev Chalmerskoncernen och informerade om stiftelsehögskolans möjligheter. Bengt Norrving presenterade därefter utkast till konsistoriets yttrande över departementspromemorian om högskolestiftelser som underlag för konsistoriets behandling. Utkastet byggde på konsistoriets inledande behandling av ärendet vid internatet den 20 september Diskussion följde varvid konsistoriet anslöt sig till huvudinriktningen i utkastet. att efter ytterligare inhämtande av synpunkter från övriga ledamöter på justerat utkast till remissvar, uppdra åt ordförande och rektor att slutligt utforma och avge yttrande. 9 Arbetsordning för KI Marie Tell informerade om beredningen avseende revidering av centrala styrdokument vid KI för senare beslut. Anders Stening redogjorde därefter för den rättsliga regleringen av uppgiftsfördelningen mellan styrelse och rektor. 10 KI:s verksamhetsplanering för 2014: uppdrag och resursfördelning, dnr 1-503/2013 Bengt Norrving föredrog förslag till beslut avseende KI:s budget 2014 med fördelning på verksamhetsstyrelser och universitetsgemensamma funktioner. Konsistoriet noterade styrelsens för forskning planer på karriärvägar för unga forskare och strategiska satsningar som tidigare presenterats av dekanus för forskning och framhöll vikten av att de fullföljs. Konsistoriet uttryckte i sammanhanget sin uppfattning om att myndighetskapitalet måste minska. Rektor kommer i sitt beslut att meddela anvisningar för institutionernas resursfördelning i syfte att inte öka myndighetskapitalet under institutionsledningsnivå. Med beaktande av ovan beslutade konsistoriet att fastställa KI:s verksamhetsplanering för 2014, uppdrag och resursfördelning med bilagor, att be dekanus för forskning redovisa styrelsens för forskning planer på karriärvägar för unga forskare och strategiska satsningar vid konsistoriets sammanträde den 2 december 2013.

5 Protokoll 2013:04 5 / 5 vidare att uppdra till rektor att besluta om de kompletterande beslut som kan bli nödvändiga med anledning av vad som framkommer av regleringsbrevet och eventuella andra beslut av statsmakterna, samt de komplettande beslut som kan bli nödvändiga med anledning av vad som framkommer av KI:s riskanalys Strategi 2018 Ärendet bordlades på grund av tidsbrist. 12 Sammanträdestider hösten 2014 att fastställa konsistoriets sammanträdestider hösten 2014 till - måndagen den 13 oktober, kl måndagen den 1 december, kl Övriga frågor Rektor meddelande att universitetsdirektören har för avsikt att lämna sin anställning som universitetsdirektör den 1 januari Rekryteringsprocessen för en efterträdare har påbörjats. Vid protokollet Radmila Mićić Justeras Lars Leijonborg Torbjörn Rosdahl