Protokoll fört vid sammanträde med Infrastrukturgruppen

Transkript

1 Infrastrukturgruppen SLU ua PROTOKOLL / Protokoll fört vid sammanträde med Infrastrukturgruppen Tid och plats 14 maj 2018, kl. 13:00-15:00. Öjebyn i Ulls hus, hus C plan 3, och videolänk till Alnarp och Umeå. Närvarande ledamöter Namn Titel Närvarande Martin Melkersson Ordförande Per-Olov Skatt Infrastrukturavdelningen Pär Aronsson Tf Fakultetsdirektör NJ Magnus Rosenquist Fakultetsdirektör VH Tapio Alakörkkö Fakultetsdirektör S Del av tid Mats Svensson Tf Miljöchef Birgitta Wikmark Carlsson Bitr Universitetsdirektör Lokaler Johanna Sennmark Miljö Agneta Höjdestrand Infra, stab Övriga närvarande Namn Titel Närvarande Carl-August Gustén Projektledare Lokaler Vid ärende Camilla Westerborn Projektledare Lokaler Sara Brännström Planeringsavdelningen Vid ärende Filip Jankulovski Studerande Vid ärende Jonas Linder Projektledare Lokaler Vid ärende Förhindrade Namn Margit Nothnagl Patrik Nyman Titel Fakultetsdirektör LVT Controller

2 392 Sammanträdets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna. 393 Utseende av justeringsperson att utse som justeringsperson 394 Fastställande av föredragningslistan att godkänna föreslagen dagordning efter vissa inbördes justeringar i ordningsföljden. 395 Protokoll från föregående möte Protokoll SLU ua från ISG att protokollet från föregående möte lades till handlingarna 396 Information: Campusarbetet i Alnarp Arbetet påverkas av bl.a. stationsläget i Alnarp där diskussioner förs med kommunen. En ev. medfinansiering från SLU kan t.ex. ske i form av att vi upplåter mark (Egendomsavdelningen med i diskussionerna). Möte planerat 15/5 där bl.a. Birgitta Wikmark Carlsson träffar kommunen och Akademiska hus. Utvecklingen av Vegetum-området och en ny station är huvudspår och arbetet hänger ihop med hela Campusvisionen och även Akademiska hus vilja att bygga. Synkronisering måste också ske med Vegetum-arbetet. Margit och Mats har sedan tidigare uppdraget att arbeta fram en strukturerad process för hela Campus-arbetet. Muntlig föredragning /Mats Svensson ISG:s ställningstagande att mötet 15 maj blir intressant och att det är viktigt att vi i diskussionerna med externa aktörer framhåller den nya stationen som väsentlig för utvecklingen av Alnarp, även om vi är medvetna om att andra faktorer behöver beaktas. 397 : Projekteringsbudget för ny- och ombyggnad av havsfiskelaboratorium i Lysekil, uppföljning av 238 (från ISG ) Intern standardkalkyl Camilla Westerborn 2/10

3 ISG har tidigare konstaterat att behov av ny- och ombyggnad föreligger på grund av att det planeras för en utveckling och utökning av verksamheten och har gett klartecken att utreda ärendet vidare med hjälp av extern arkitekt. Statens Fastighetsverk har nu erhållit nödvändiga bygglov men i dagsläget bara gjort en grov budget uppdelad på de olika konsulter som behövs. En uppskattad fortsatt projekteringskostnad landar på 1 Mkr beräknad på 12 % av en byggkostnad på 8 mkr, vilket blir kr och avrundat uppåt. Risken som föreligger är en förgäveskostnad om 1 Mkr. att ärendet återremitteras för mer fullständiga handlingar till ISG innan en rekommendation till ett inriktningsbeslut kan fattas. Det behöver också tydliggöras om Fastighetsverket har budgeterat utifrån en bygghandlingsprojektering, då kostnaden på 1 Mkr annars kan te sig något hög. Genomförandebeslut på Dekan- resp Rektorsnivå krävs. 398 : Anpassning av fler arbetsrum MVM plan 5 Beställning från MVM:s intendentur Carl-August Gustén Verksamheterna i MVM har lämnat in en beställning om lokalanpassning för ombyggnad av kontorslandskapet på plan 5 för att skapa fler arbetsplatser i enskilda kontorsrum. Akademiska Hus har gjort en grov kalkylering av kostnaderna som skulle innebära ett uppskattat hyrestillägg på mnkr per år under 10 år. att godkänna inledande utredning om Institutionerna väljer att gå vidare. I utredningen bör också ingå ett övervägande om andra redan friställda lokaler kan nyttjas eller om billigare varianter kan accepteras. Ärendet måste lyftas till ISG igen inför inriktningsbeslut och den bedömda investeringskostnaden om 7-8 Mkr kräver rektorsbeslut. Detaljunderlag tas fram tillsammans med Akademiska hus. 399 : Hyresgästanpassningar för Molekylära vetenskaper i Biomedicinskt Centrum Genomförandeavtal Akademiska Hus, ombyggnad MoISci, BioC-kalkyl för ombyggnad, C4240 Molekylära vetenskaper sammanställning Carl-August Gustén 3/10

4 Institutionen önskar förtäta och effektivisera verksamheten genom att flytta livsmedelsvetenskapsverksamheterna närmare forskargruppen som använder sig av liknande metoder och tekniker för bättre nyttjande av utrusning och kompetens. Korridor 3B frigörs vilket möjliggör att minska den använda ytan med ca 300 m 2. Önskad genomförandetid: september Ansatt kostnadstak SEK Förslaget som tagits fram av med hjälp av inhyrd konsult är väl genomarbetat och känns tryggt. Av tidplanenen framgår dock att åtgärderna ej kan vara färdiga förrän tidigast nov/dec. SLU Lokaler måste i det fortsatta projektet vara väl representerat. Ur SLU-perspektiv är projektet motiverat då berörda delar av plan 3 blir friställt, och att man samtidigt förtätar verksamheten. att ISG tillstyrker genomförandebeslut. Dekanbeslut är taget och avtalet med Akademiska hus är färdigberett för Universitetsdirektören påskrift. 400 : Renovering av Ekologihuset Ultuna sunderlag Projekteringsunderlag Carl-August Gustén Ett underlag för inriktningsbeslut gällande renovering av Ekologihusets renovering har tagits fram. Vid styrgruppsmöte 5 maj 2018 fattades beslut om att berörda institutioner och fakulteten önskar gå vidare och fatta ett inriktningsbeslut. Projektets storlek innebär att formellt beslut måste fattas av rektor samt att SLU:s styrelse måste informeras. En förstudie har genomförts vilken rekommenderar en ombyggnation och upprustning. Det innebär också att funktioner flyttas runt i byggnadens olika delar. I förstudieskedet har flera olika förslag diskuterats. Projektgruppen har förordat ett alternativ kallat A5 som sedan också fastslagits av styrgruppen. Förslaget innebär i korthet att stora delar av källaren lämnas av verksamheten och alla klimatiserade utrymmen lyfts upp i markplan vilket skapar en bättre arbetsmiljö, samt att de nya utrymmen kan byggas upp medan verksamhet ännu pågår i de befintliga, vilket anses utgöra en stor fördel. Ombyggnation innebär ingrepp i fastighet som SLU hyr av Akademiska hus. Total kostnad bedöms till drygt 40 Mkr varav de 25 klimatiserade rummen står för drygt 20. Det har förts en diskussion om ägarskapet av de klimatiserade rummen. Institutionerna/SLU kommer att stå för 5 Mkr som därmed blir hyresgrundande. Hyresindikationen vi fått av Akademiska hus ger en ökad hyra på drygt 2 Mkr/år. 4/10

5 att under förutsättning att erforderliga handlingar tillställs universitetsdirektör så kan rekommendation ske till inriktningsbeslut på Dekan- respektive Rektorsnivå. Om ärendet ska tas med till Styrelsemötet i juni måste handlingar och dekanbeslut vara klart senast 6-7/6. ISG uppdrar därmed till SLU Lokaler att komplettera handlingarna och redovisa dem för Universitetsdirektören innan de lämnas till rektor för inriktningsbeslut. 401 : Omläggning av golv, extern hyresgäst vid Kungsängens gård sunderlag Jonas Linder Fastighetsförvaltningen hyr ut lokal till extern hyresgäst. Hyresgästen har verksamhet som innebär uthyrning av kranbilar, kranar och hissar av olika slag. Befintligt golv har hål och sprickor och behöver läggas om. FFV önskar göra en underhållsåtgärd och reparera golvet. Beräknad kostnad ca 1 Mkr. Risk föreligger att tappa hyresintäkter årligen på motsvarande belopp. att ISG rekommenderar Universitetsdirektören att godkänna åtgärden under förutsättning att uppdraget konkurrensutsätts inom ramen för gällande ramavtal. 402 Diskussion: Hyresavtal avseende Green Innovation Park Hyresavtal Sara Brännström Ett förslag till hyresavtal har presenterats som innebär att SLU tar över ansvaret för Växthuset (en del av GIP Ultuna) från Akademiska Hus för att efter en pågående ombyggnad ta över ansvaret för att hyra ut i andra hand till 3:e part. Ärendet har inte följt fastlagd beslutsprocess. Det har visat sig att verksamheter under uppstart, forskare och studenter som vill starta eget, har svårt att ta till sig och skriva på de omfattande hyresavtal som Akademiska hus erbjuder idag. GIP planerar att omvandla Växthuset till s.k. aktivitetsbaserade kontor där medlemskap i olika "Communities" ska kunna erbjudas. Akademiska hus har inte möjlighet att upprätta avtal på medlemskapsbasis. En förlust på 0,5 Mkr är med i kalkyl under renoveringen då inga hyresintäkter fås under Vid utgången 5/10

6 av 2020 räknar man med att fulla intäkter ska nås. Lokalerna utgör nu en byggarbetsplats och tidigare hyresgäster har evakuerats. att konceptet innebär en påtaglig risk i och med att Akademiska hus för över en kostnad och hyresadministration på SLU. Sara Brännström får i uppdrag att få till stånd ett möte med Akademiska hus för att hitta alternativa upplägg, I första hand ska Camilla Westerborn och Patrik Nyman delta men ev. även Universitetsdirektören. Sara förmedlar kontakt för möte i närtid via Camilla. 403 : Trafiksäkerhetshöjande åtgärder Ulls väg Diskussionsunderlag Carl-August Gustén Akademiska hus har tagit fram ett förslag med trafiksäkerhetshöjande åtgärder längs Ulls väg. Investeringen är tänkt att fördelas 50/50 mellan AHU och SLU, den ökade kostanden behöver kunna inrymmas i campushyran att återremittera ärendet där prioriterade åtgärder bör vara att sänka häckar vid ut- och infarter, vilket bör kunna utföras av Akademiska hus relativt oproblematiskt, samt fler övergångsställen med tydlig skyltning och målade streck vidare behövs förbättrad belysning. Åtgärderna bör dock vara klart till hösten/vintern 2018/ Information: Debitering elbilsladdning, Ultuna Information om laddning av elbilar på Ultuna Akademiska hus har tagit fram ett förslag som möjliggör debitering av laddning. Föreslagen betalningsfunktion sker via en mobilapplikation, förslag till debitering är 9 kr/timme samt att debitering startar första juli. Diskuterade huruvida SLU har gjort några utfästelser om gratis laddning för elbilar, vilket inte har skett. Dock finns miljöintressen i att ligga i ett lägre avgiftsspann för att stimulera miljöanpassade fordon. att rekommendera åtgärd enligt lagda förslag, d.v.s. införa en laddningsavgift på 9 kr/h till att börja med. Hur avgiften ska hanteras i Umeå där en allmän parkeringsavgift redan tas ut, får 6/10

7 redas ut vid de lokala diskussionerna. Miljöenheten får i uppdrag att förbereda kommunikationen kring frågan 405 : Skogsmästarskolan, Gula paviljongen, brandskyddsåtgärder Skinnskatteberg Skinnskatteberg Gula paviljongen Åtgärdsförslag Magnus Källmark Byggnaden som i dagsläget hyrs ut till korttidsboende för gästforskare och studenter, uppfyller inte dagens krav på brandskydd i elevhem. Egendomsavdelningen har utrett bristerna och rekommenderar en uppgradering till s.k. Gemensamhetsbyggnad. Detta kräver bl.a. brand- och utrymningslarm, brandcellsindelning samt brandavskiljning av vinden. Åtgärder krävs också avseende takfot och dörrsektioner, total kostnad ca 1,5-1,8 Mkr. Fakulteten har behov av byggnaden och åtgärden är tvingande. Totalt genomgång av hyror och lokaltjänstepåslag i Skinnskatteberg ska tas fram och redovisas för verksamheten. Kommunikation med institutioner och fakulteten krävs. Fastslås att något brukarförbud inte föreligger f n. att Fastighetsförvaltningen och SLU Lokaler får i uppdrag att ta fram internt beslutsunderlag för beslut av Universitetsdirektör. Fakultetsdirektören kommunicerar med fakulteter och institutioner. 406 Diskussion: Kårhus VMF Brev från VMF Kostnadsredovisning nuvarande kårlokaler (över hela landet) Veterinärmedicinska föreningen, VMF, äger idag sitt kårhus på Ulls väg men önskar en alternativ placering närmare centrala Campus. Man har ställt frågan till AHU om det finns möjlighet att hyra en annan fastighet närmare campus, alternativt att nyttja ledigt befintlig SLU lokal i t.ex. Biblioteket vilket skulle innebära en betydligt högre kostnad för SLU mot nuvarande. att principiellt ska studenterna bistås och därför ska vi ha en positiv inställning kring frågan. SLU Lokaler får i uppdrag att bistå VMF vid diskussioner med Akademiska hus. 7/10

8 407 Information/Diskussion: Återrapportering av 340 om avgiftsbelagda bilparkeringar Muntlig redovisning Filip Jankulovski /Mats Svensson SLU:s parkeringar hanteras idag olika. I Umeå är parkeringarna redan avgiftsbelagda. Däremot i Alnarp och Ultuna så är det ingen avgift för bilparkering. På Ultuna har Akademiska hus dessutom investerat pengar i utemiljön inklusive parkeringar som ingår i den hyra SLU betalar. ISG har gett miljöenheten i uppdrag att utreda miljöbelastningen idag och på sikt, från bilparkeringarna och att återkomma till ISG med ett förslag på lösning. ISG har uttalat att frågan bör motiveras av miljöskäl om den ska drivas vidare. Student Filip Jankulovski har på uppdrag av miljöenheten utrett denna fråga. ISG:s ställningstagande ISG anser att Filip Jankulovski har utfört sitt uppdrag mycket väl och konstaterar att frågan skapar stort intresse och engagemang. Det är också värdefullt att få siffror som bekräftar den allmänna meningen i frågan vilket i dagsläget är starkt negativt inför en ev. avgift. I Campus-utvecklingsarbetet händer det dock mycket som kan ge förnyade möjligheter. Intill dess uppdrar ISG till Miljöenheten att titta på positiva stimulansåtgärder för att öka användandet av cykel, buss och tåg. I princip ingår detta redan i det pågående miljöarbetet, t.ex. cykelaktiviteter och cykeltak, prova på (gratis UL i Uppsala). SLU Miljö får också i uppdrag att förbereda ett internmeddelande om att parkeringsavgift nu inte kommer att införas så att tydlig återkoppling sker. 408 Diskussion: Politiska budskap och liknande på av extern part uppställda vagnar inom SLU:s områden taget om upplåtelse av mark för food-trucks (via Akademiska hus). Frågan har väckts om hur SLU ställer sig till politiska budskap och liknande som vagnarna ev. kan vara skyltobjekt för. ISG:s ställningstagande ISG anser att frågan bör beaktas men att man får göra bedömningen från fall till fall. 8/10

9 409 Information: Redovisning av pågående projekt och utredningar Ärendelogg Kort återrapportering avseende: Skogishuset: Enkätundersökning genomgången, diskussionsunderlag tas med Fakultetsdirektör. Ultuna servicecenter: Tentamensfrågan läggs vilande. VHC: Överlämnad ang djurskötarprogrammet. Diskuteras vidare med fakultet. Grimsö: Viltdjurshantering, handling framme, Inriktningsbeslut på Dekan- respektive rektorsnivå efter MBL. Speciallokaler för masterprogram: Pågår produktion, klart till terminsstart. 410 Övriga frågor Tapio Alakörkkö efterfrågade uppföljning av tidigare ställd fråga kring ansvars- och försäkringsfrågan vad gäller Syltahallen ( 381 från ISG ) och om juristerna har hunnit titta på ärendet. Här är idrottsföreningen huvudman och man har en liknande situation i Umeå. Lokaler Infra får i uppdrag att kontakta juristerna. Tapio Alakörkkö 411 Nästa sammanträde Kallelser utskickat sedan tidigare: Kl (Ulls hus Öjebyn + video) Kl (Ulls hus Öjebyn + video) Kl (Ulls hus Öjebyn + video) Agneta Höjdestrand Kallelser för vårens möten med start i februari kommer att skickas ut efter sommaren. 412 Sammanträdets avslutande Ordförande tackade de närvarande och avslutade mötet. Martin Melkersson 9/10

10 Vid protokollet: Agneta Höjdestrand Sekreterare Justeras: Martin Melkersson Ordförande Justeringsperson 10/10