Protokoll fört vid sammanträde med ISG

Transkript

1 Infrastrukturgruppen SLU ua PROTOKOLL / Tid och plats 9 oktober 2019, kl Artedi i Ulls hus Uppsala, Artdatabanken plan 1 samt videolänk till Alnarp och Umeå. Närvarande ledamöter Namn Titel Närvarande Ordförande Lars-Edvin Andersson Fastighetsavdelningen Magnus Rosenquist Fakultetsdirektör VH Per Olofsson Fakultetsdirektör S Margit Nothnagl Fakultetsdirektör LVT Pär Aronsson Fakultetsdirektör NJ SLU Lokaler Johanna Sennmark SLU Miljö Carl-Stefan von Engeström Controller Övriga närvarande Namn Titel Närvarande Agneta Höjdestrand Mötets sekreterare, SSM Lokalstrateg, Lokaler Magnus Hammargren, Per Nordqvist Studentrepresentanter Vid 559 Jonas Linder Projektledare Vid ärende Patrik Polanski Projektledare Vid ärende Förhindrade Namn Per-Olov Skatt Tuva Wrenfeldt Thea Folke Titel Service, säkerhet och miljö SLUSS SLUSS 550 Sammanträdets öppnande Ordförande hälsade alla välkomna.

2 551 Utseende av justeringsperson att utse som justeringsperson. 552 Fastställande av föredragningslistan att godkänna föreslagna dagordning. 553 Protokoll från föregående möte Protokoll ua från 28 augusti Carl-Stefan von Engeström redovisade uppföljning av 534 avseende lokaltjänstepåslag på studentbostäder. Problemet handlar om att Studentbostäder i Alnarp som administreras via Hyresadministrationen belastas med ett hyrespåslag för att täcka kostnader för skalskydd, datanät och friställda lokaler på samma sätt som SLU:s övriga verksamheter, samtidigt som man på grund av bostadsgarantin också måste täcka uppkomna kostnader för vakanta rum. ISG noterar att problemet är uppmärksammat men att åtgärderna inte hanteras i detta forum. Dessa behöver istället tas i särskild ordning via Universitetsadministrationen. att protokollet från föregående möte därmed kan läggas till handlingarna. 554 om genomförande: Kustlaboratorium Öregrund Kappa Carl-August Gustén Det är trångt i befintliga lokaler och utredning pågår gällande framtida placering. På kort sikt utreds f n att utöka med tillfälliga lokaler i Öregrund genom att ställa upp 3-4 kontorsmoduler som ger ca 12 arbetsplatser. Genomförandebeslut önskas för att 2/9

3 teckna hyresavtal med Östhammars kommun. Tillfälligt bygglov på max 5 år har erhållits. Parallellt utreds fortfarande verksamhetsflytt till Östhammar eller Uppsala tillsammans med verksamheten kan tas av Prefekt och ett avtal med Östhammars kommun tecknas i så fall av Fastighetschef. att ISG ger sin rekommendation till att gå vidare för genomförande. 555 om förstudie: Arbetsmiljö i Sal V och W i Ulls hus Kappa Jonas Linder Lokaler och projekt har via studentenkäter och via lärare fått in synpunkter från studenter gällande att det är obekvämt att sitta som åhörare i salen samtidigt som man ska föra anteckningar. Det har konstateras att det avståndet mellan skriv- respektive sittyta är för långt vilket medför ett ergonomiproblem. Lokaler önskar få klartecken att utreda detta vidare och ta fram lösningsförslag med hjälp av extern resurs. Samt utifrån det kostnadsberäkna åtgärden. att ISG ser detta primärt som en arbetsmiljöfråga för studenterna och har inga invändningar. Dock bör en verifiering av substansen i klagomålen ingå i utredningen. 556 om förstudie: Dela storrum i Kuben, Ulls hus Beställning Det har länge funnits behov av att utreda möjligheten att dela storrummen (glasburarna) som finns på plan 4 och 5 i Kuben. Detta för att på ett bättre sätt kunna nyttja arbetsplatserna. För 3/9

4 Kommunikationsavdelningen så har det uppstått ett arbetsmiljöproblem då personer har olika behov av belysning, tystnad mm för att kunna lösa sina arbetsuppgifter. Kostnaden för utredningen föreslås ingå i Lokalers utredningsbudget medan kostnader för ett eventuellt genomförande belastar verksamheterna. att ISG ger klartecken till en förstudie kring frågan enligt förslag. 557 om genomförande: Svartbergets försöksstation Vindeln Kappa Patrik Polanski Inriktningsbeslut för utbyggnad av föreläsningssal vid Svartbergets försöksstation har tagits (ISG 503). Nu har anbud inkommit och ett genomförandebeslut önskas. Konstateras att inkomna anbud ligger betydligt högre än beräknad produktionskostnad. Inte något av de inkomna anbuden kan heller uppfylla tid för specificerat färdigställande varför upphandlingen eventuellt måste avbrytas. att ISG rekommenderar projektet att bedöma inkomna anbud samt om nytt anbudsförfarande kan behövas. Därefter får Universitetsdirektören uppdraget att fatta beslut i ärendet eller om ärendet behöver lyftas till ISG igen. 558 om förstudie: Utökning av pågående biblioteksuppdrag avs C4:190, Ultuna Beställning I samband med det lokalprojekt som pågår för Ultunabibliotekets framtida placering och utformning, så behöver hänsyn tas till de ytor som kan komma att friställas. Enheten önskar därför utvidga pågående uppdrag till att också ta fram alternativa förslag på hur dessa ytor skulle kunna användas för 4/9

5 att få ett helhetstänk för biblioteksbyggnaden och undervisningshuset. Önskad sluttid: VT Kostnaden för utredningenföreslås ingå i Lokalers utredningsbudget. att ISG stödjer förslaget fullt ut, men poängterar att det utgör ett kompletterande uppdrag som inte bör försena huvuduppdraget. Den nya överbibliotekarien behöver också få sätta sig in i frågan. 559 Diskussion: Nyttjanderättsavtal avseende utomhusytor för idrottsutövning vid Ultuna Avtalsförslag Akademiska hus har tagit fram utkast för ett Nyttjanderättsavtal och ett genomförandeavtal för renovering av utomhusytor, tennisbanor, volleybollplan och fotbollsplan i Ultuna. Upprinnelsen var en fråga från SAK till SLU om tennisbanorna nere vid ån samt att det finns en risk för att Akademiska hus kan komma att vilja använda ytorna till annat. Avtalsförslag för renovering och nyttjande är nu framtagna och man önskar få ISG:s syn på en eventuell investering om tkr för upprustning samt hur drift, underhåll och bokning sedan kan tänkas hanteras. Vid ärendet var ordförande respektive vice ordförande för Ultuna-studenternas idrottsförening närvarande och framhöll att det ökar attraktiviteten för campus som helhet med bättre tennisbanor, fler aktiviteter som ger mer liv och rörelse på området. Diskuterades även hur drift och underhåll samt bokningssystem skulle kunna tänkas hanteras. Detaljer som behöver utredas närmare är omfattningen utöver tennisbanor (vilka) t.ex. om fotbollsplan, volleybollplan, löparbana ingår eller ej. Mötets mening är att tennisplanen vid KC bör lyftas ur men att frågan går till Stiftelsen Ultuna bostäder om de är intresserade av att teckna avtal med Akademiska hus för denna plan. Studenterna påpekar att delar av frisbee-golfbanan bör flyttas p.g.a. skadegörelse på staket. Önskat färdigdatum inför HT /9

6 Fakultetsdirektör LTV efterfrågar en policy för hela SLU för att hantera alla studenter likvärdigt. Frågan är aktuell även i Alnarp där tennisbana finns och planer för ett utegym. Frågan bör lyftas in i campusutvecklingsarbetet, där John Larsson (personal idrottsföreningen i Alnarp) bör kontaktas. att ISG ger sin rekommendation till att gå vidare i ärendet med renovering och avtal kring Ultuna avtalen, samt även utreda hur frågan kan ingå i campusutvecklingsplanen i Alnarp. Frågorna om drift- och skötsel samt hantering av hur bokningar för att nyttja faciliteterna ska ske måste också lösas. 560 Diskussion: Finansiering och beslutsprocesser kring undervisningslokaler och udda lokaler Muntlig dragning Frågan gäller undervisningslokaler och Udda lokaler vad gäller finansieringen av dessa och hur beslut ska tas när det gäller ny teknik, inredning mm. I diskussionen tas bl a upp: Café Alnarpsgården där Lokaler fått en kostnadsuppskattning som är 1,9 mkr (udda lokal) Upphandling av restaurangen i Alnarp som kommer innebära investering (udda lokal) Ny teknik aulan Alnarp (idag analog, 2,5 Mkr i investering) Umeå Björken ny gradäng och AV-teknik (video, 1 Mkr) Umeå Aspen ny inredning ALC salar VHC och Bokskogen Umeå Ny inredning och teknik. om Riktlinjer för gemensamma undervisningslokaler, SLU ua , har nyligen fastställts och innebär att Universitetsdirektören beslutar efter beredning i ISG och andra forum. Från lokalplaneringen efterlyser man dock ett förtydligande av vem som bestämmer då den som finansierar i viss mån tappar rådighet p.g.a. övergripande IT-bestämmelser kring AV. Stort och komplext problem. att ISG uppmanar till att ta del av beslutet om undervisningslokaler. Frågan är komplex och för ovanstående exempel 6/9

7 behöver det tas upp som enskilda ärenden och fortsatt diskussion. 561 Information: Parkeringsavgifter vid Ultuna Muntlig dragning Uppföljande information kring ISG 542 om pågående diskussion med Akademiska hus om införande av parkeringsavgifter vid Ultuna. Projektorganisation etablerad tillsammans med Akademiska hus. Förslag finns framtaget på avgiftssystem med differentierade avgifter och betalningssystem. Kravet från SLU är att intäkterna måste särredovisas för ömsesidiga beslut om användning för gemensam utveckling och förbättringar. ISR och ISG ska utgöra remissinstans. Miljö lyfter fram tre viktiga aspekter: - Motivering av kostnaden måste vara begriplig, t.ex. varför avgiften för elbilar är högre, - Det behöver lyftas fram att detta ska ses som en växlingsmodell, där intäkterna går till t.ex. främjande av cykling, samt att skapa fler laddplatser för elbilar mm. - En tydlig kommunikationsplan krävs. En resvaneundersökning kommer inom kort, som kan ge en del underlag, t.ex. hur långt från SLU som de anställda bor vilket kan påverka betalningsviljan och kommunikationsbehovet. att ISG ger Projektchefen i uppdrag att ta förslaget vidare. Kommunikationsplan tas fram under ledning av Universitetsdirektören. 562 Information: Redovisning av pågående projekt och utredningar Ärendeförteckning. 7/9

8 redovisade kort om framdriften av pågående ärenden. Listan är justerad med projekten grupperade ortsvis för en förenklad sökning och läsning. Mötet noterar att när det gäller hundrum hus 3 och ventilation i stall 2 VHC så ligger nu ägandet hos Fastighetsavdelningen som inte har medel för de önskade åtgärderna. I fall åtgärderna inte utgör garantiåtgärder så kommer kostnaden landa på hyran. Universitetsdirektören konstaterar återigen att det är anmärkningsvärt många om- och nybyggnationer i relativt nya hus. Det är viktigt att den totala investeringsvolymen hålls under kontroll. En grov scenariouppfattning inför fördubblingsprojektet kan behövas och kan eventuellt belysas i kommande lokalförsörjningsplan, den gamla upphörde att gälla 31/ Konstateras också att en diskussion på strategisk nivå behövs om vilka lokaler man behöver och var. att ISG tagit del och tackar för informationen. 563 Övriga frågor Beställning av förstudie och lokalanpassning för SLU-biblioteket Alnarp, Alnarpsgården. Biblioteket har ett behov av en långsiktigt hållbar lösning för kontorsyta respektive mötesrum (fysiska personalmöten såväl som digitala möten). SLU-biblioteket arbetar ortsövergripande och behöver kunna rekrytera utifrån kompetens och inte styras av placeringsmöjligheter samt att behov av flexibilitet finns kring kontorsutrymmen utifrån verksamheten då personal arbetar växelvis mellan orterna. Akut föreligger också behov av att kunna placera två medarbetare som för närvarande sitter i rum som man hyr från LAPF. Rummet är uppsagt fr.o.m. januari Önskat klardatum: Akut rumslösning januari 2020, långsiktig lösning under vårtermin /9

9 Formellt förslag så småningom. att ISG tagit del av informationen och Malin Jenslin har undertecknat skrivningen och att Lokaler kan inleda en lokalutredning. 564 Nästa sammanträde Nästa möte: kl Ulls hus Artedi + video Möten års möten bokas in, kallelser kommer Agneta Höjdestrand 565 Sammanträdets avslutande Ordförande tackade de närvarande och avslutade mötet. Vid protokollet: Agneta Höjdestrand Sekreterare Justeras: Ordförande Justeringsperson 9/9