Riktlinjer för hantering och brukande av SLU:s gemensamma undervisningslokaler

Transkript

1 Avdelningen för infrastruktur Dnr SLU ua Fe Riktlinjer för hantering och brukande av SLU:s gemensamma undervisningslokaler INNEHÅLL 1. Bakgrund 1.1 Uppdrag 1.2 Avgift för nyttjande av u-lokaler 2. Bokning och avbokning av lokaler 3. Debitering 4. Prislista för uthyrning av lokaler 4.1 Grund- och forskarutbildning 4.2 Annan SLU-anknuten intern verksamhet än grundutbildning 4.3 Extern (icke SLU-anknuten) samt privat verksamhet 4.4 Annan vårdande gemensam verksamhet för studenter eller personal 5. Tider då aktiviteter inte bör ske i gemensamma u-lokaler med undantag för grund- eller forskarutbildning. 6. Utvärdering och friställning av lokaler 7. Information 1. BAKGRUND SLU disponerar vid ingången av 2010 närmare kvm (LOAV) undervisningslokaler (u-lokaler) på de fyra huvudorterna Alnarp, Skara, Ultuna och Umeå samt i Skinnskatteberg. U-lokalerna är fördelade både i centrala undervisningshus och utspridda på olika institutionsbyggnader. Huvuddelen av dessa u-lokaler utgörs av generella bokningsbara föreläsningslokaler men här finns även t.ex. uppehållsrum som ej går att boka. Observera att övningslab och andra specialsalar ej ingår i debiteringen av u-lokaler utan är resp. fakultets ansvar att debitera för. Undervisningsservice Uppsala -IT-enheten- ansvarar för drift av lokalbokningssystemet, KronoX. Postadress Besöksadress Telefon E-post Box 7083 Jan Brauners väg Fredrika.von.Sydow@slu.se UPPSALA ULTUNA

2 Avdelningen för infrastruktur Sid 2 (8) 1.1 Uppdrag Det är fakulteterna på respektive ort som finansierar lokalerna. Det innebär att fakulteterna ansvarar för dimensionering, kvalitet och lokalkostnader samt att fortlöpande anpassa mängden av lokaler till det faktiska behovet. Avdelningen för infrastruktur har ansvar för lokalplanering de lokaler som klassats som gemensamma u-lokaler och att debitera för utnyttjandet. U-lokalernas utnyttjande sker enligt följande riktlinjer: a. Utgångsläget bör vara att samtliga SLUs u-lokaler ska utnyttjas av flera undervisande enheter. Därmed ges bättre möjligheter att utnyttja lokalerna effektivt över dygnet. b. Det är viktigt att u-lokalernas användning oavsett upplåtelseform återspeglas i lokalbokningsstatistiken så att värderingen av enskilda utbildningar blir korrekt. c. Fakulteterna bedömer om volymen u-lokaler måste minska ytterligare och identifierar fortlöpande att säga upp de lokaler som det finns minst behov av. Övergripande frågor om u-lokaler tas i lämpliga fora på orterna, t.ex. i fakulteternas grundutbildningsnämnder, som är underställda fakultetsnämnderna. Det kan gälla det totala utbudet av u-lokaler på orten, styrning av studenternas aktiviteter, vilka typer av lokaler och dess standard som universitetet skall erbjuda för undervisning, seminarier och konferensverksamhet. SLU:s grundutbildningsråd ska fortlöpande informeras om viktiga förändringar som rör undervisningslokalerna. 1.2 Avgift för nyttjande av u-lokaler Från och med 2004 har ett avgiftssystem införts för utnyttjande av u- lokaler som klassats som gemensamma u-lokaler. Kravet för att få ingå i begreppet gemensamma u-lokaler är att de ska gå att boka i det centrala lokalbokningssystemet, vara tillgängligt för studenterna och med allmänna samfärdsmedel, samt att ställtider för förberedelse och avslut inte ska vara längre än några minuter. Finansieringen av u-lokalernas lokalkostnader sker med dels en rörlig avgift som står i relation till nyttjandet dels en fast avgift. Den rörliga avgiften, som ska debiteras den för kursernas huvudansvariga institutioner, har satts till ca 11 Mkr. Resterande lokalkostnad finansieras av fakulteterna vid SLU.

3 Avdelningen för infrastruktur Sid 3 (8) 2. BOKNING OCH AVBOKNING AV LOKALER De gemensamma u-lokalerna vid SLU förvaltas av och bokningen görs via Undervisningsservice eller motsvarande. Från och med 2004 debiteras brukarna för användningen av u-lokalerna. Förutom disputation, promotion, installation och vissa konferenser har grund- och forskarutbildning förtur om de är bokade före den 15 november för vårterminen och före den 15 maj för höstterminen. Undantaget är aulan i Ultunas Undervisningshus som bokas allteftersom beställningar kommer in. Konferenser med förtur är de årligt återkommande Skogskonferensen, Flora och faunavårdskonferensen och Veterinärmötet. Bokningsbara lokaler finns angivna i lokalbokningssystemet med uppgifter om antalet sittplatser. De gemensamma undervisningslokalerna kan bokas för hela dygnet. Lokalerna kan bokas för en eller flera hela timmar. För tvåtimmarspass gäller att bokningsperioderna från kl till (måndag-fredag) är mellan kl och Skälet är att undvika att ett tvåtimmarspass läggs så att det omöjliggör annan bokning, t.ex. kl Däremot är det möjligt att boka ett tretimmarspass, t.ex Besked om avbokning skall vara lokalbokarna tillhanda senast 14 dagar före avsedd tidpunkt för brukande av lokalen, annars uttas full avgift. Lokalbokningen önskar få in beställningarna med schema eller specificerade tider för vårterminen senast den 15 november och för höstterminen senast den 15 maj. Kö efter ankomstdatum tillämpas. 3. DEBITERING Grundutbildningen debiteras en gång i månaden och ansvarig institution för kursen debiteras av avdelningen för Infrastruktur, SLU. För verksamhet som inte är grund- eller forskarutbildning och som utnyttjat tekniker, och teknisk utrustning sker debiteringen löpande. Det är viktigt att kurser i forskarutbildning också använder kurskodsystemet för att bokningarna skall bli strukturerade.

4 Avdelningen för infrastruktur Sid 4 (8) Rörlig avgift Den rörliga avgiften kommer att debiteras för den tid som lokalen bokas. För att omfördela undervisning från de mest bokade förmiddagarna till de mindre bokade eftermiddagarna är avgiften sänkt med ca en tredjedel (33%) under eftermiddagar. Avgiften för u- lokaler av olika storlekar framgår av tabellen nedan. Fast avgift Merparten av de faktiska lokalkostnaderna för u-lokalerna finansieras av fakulteterna. I detta ingår t.ex.uppehållsutrymmen och obokad tid i u-lokalerna. 4. PRISLISTA FÖR UTHYRNING AV LOKALER 4.1 Grundutbildning och forskarutbildning Kurskod skall anges Teknik m.m. ingår. Externa kostnader ingår ej. Avgifter per timme för utnyttjande av undervisningslokaler. Pris Pris Klockan Klockan Antal sittplatser < >

5 Avdelningen för infrastruktur Sid 5 (8) 4.2. Annan SLU-anknuten intern verksamhet än grundutbildning Beställning skall ske enligt ortens standardiserade beställningsförfarande. Uppgifter kan fås av ortens Undervisningsservice (motsv.). Avgifter per timme för utnyttjande av undervisningslokaler. Pris Pris Klockan Klockan Antal sittplatser < > Standardutrustning i lokalerna ingår i hyresavgiften. Ordinarie arbetstid är vardag kl Följande tillägg beställs: digital eller annan utrustning utöver standardutrustning; tekniker närvaro inklusive eventuell övertid (ej ordinarie arbetstid); extra inhyrd utrustning och andra externa kostnader. Vid hyra av aulan (Ultuna) är teknikernärvaro obligatorisk, vilken debiteras separat. Teknik/tekniker och övrig service beställs genom Undervisningsservice (motsvarande) senast 14 dagar före aktiviteten. Under universitetets sommaruppehåll (1 juni-31 augusti) debiteras lokaler som hyrts halva timpriset. Endast två tillfällen kan preliminärbokas för en aktivitet under kommande läsår och endast ett datum får kvarstå när bokningsperioden påbörjas (15/5, 15/11).

6 Avdelningen för infrastruktur Sid 6 (8) För att lämna offert rörande konferenser behövs 14 dagars handläggningstid av Undervisningsservice (motsv.). För avbokning av konferenser i u-lokaler för mer än ett hundra platser måste avbokningen göras minst två månader i förväg. För mindre konferenser gäller som för övriga avbokningar dvs 14 dagar, annars uttas fullt pris. Prislistan gäller från tills vidare. Vid tvist om aktiviteten är intern (SLU-anknuten) eller extern beslutar den närmaste berörda fakulteten. 4.3 Extern (icke SLU-anknuten) samt privat verksamhet Fast prislista gäller för extern uthyrning i Umeå, Alnarp, Skara, Skinnskatteberg och Uppsala där det framgår vad som ingår i priset. När det gäller debiteringar av extern uthyrning så görs de på orterna av resp. kansli och på Ultuna av Undervisningsservice. Externa aktiviteter kan endast bokas under pågående termin. Extern beställare placeras i kö och erbjuds lokal i mån av plats. För avbokning av aktiviteter i u-lokaler för mer än ett hundra deltagare måste avbokningen göras minst två månader i förväg. För mindre aktiviteter gäller som för övriga avbokningar dvs 14 dagar, annars uttas fullt pris. 4.4 Annan vårdande gemensam verksamhet för studenter eller personal För öppna student- eller personalvårdande aktiviteter, studentrekrytering och studentinformation görs ingen debitering för inhyrning av lokaler. Samtliga bokningar skall registreras genom beställning av huvudansvarig för personalaktiviteten eller berörda studentkårsordförande för studentaktiviteten. Beställaren ansvarar för om extra städning eller skadegörelse uppkommer. På Ultuna skall ansvarig för och på orterna servicechef besluta i varje

7 Avdelningen för infrastruktur Sid 7 (8) enskilt fall om avgiftsfri uthyrning. Huvudansvarig för aktiviteten ska lämna in ett undertecknat papper om tid och plats till ovanstående beslutande personer. Det är en fördel om aktiviteterna inte förläggs under tider (vardagar ) som konkurrerar med undervisningen. När det gäller studentrekrytering så skall även denna vara avgiftsfri och noteras som studentrekrytering i bokningssystemet och godkännas i Uppsala av avdelningen för Student- och utbildningsservice och på orterna av grundutbildningsansvarig. Detta gäller även för studiebesök av presumtiva studenter. Teknik debiteras enligt prissättning för annan intern verksamhet. 5. TIDER DÅ AKTIVITETER INTE BÖR SKE I GEMENSAMMA U-LOKALER MED UNDANTAG FÖR GRUND- OCH FORSKARUTBILDNING Anledningen till att denna lista fastställts över olämpliga bokningsperioder för konferenser är att vid läsårsstart och läsårsslut är det ett stort tryck på undervisningslokalerna vid de fyra huvudorterna. På hösten behövs lokalerna för introduktion av nya studenter, omtentor m.m. och på våren för avslutningar och tentor. Eftersom antalet undervisningslokaler har minskat skall de bokningsbara lokalerna under dessa perioder finnas tillgängliga för grund- och forskarutbildning. Olämpliga tider för aktiviteter som inte är grund- och forskarutbildning är: På höstterminen under en vecka före läsårsstart och en vecka efter läsårsstart. På vårterminen under två veckor efter terminsstart och två veckor före läsårsslut. 6. UTVÄRDERING OCH FRISTÄLLNING AV LOKALER Fortlöpande jämförs och utvärderas statistiken över hur mycket lokalerna utnyttjas. Lokaler som av olika anledningar inte längre behövs eller inte befinns lämpliga att ingå i lokalbokningssystemet kommer att sägas upp för att användas för andra ändamål enligt internhyressystemets regler.

8 Avdelningen för infrastruktur Sid 8 (8) 7. INFORMATION Frågor om gemensamma undervisningslokaler Fredrika von Sydow ( ) vid och frågor om lokalbokning kan ställas till eller till Daniel Hellsten ( ) vid IT-enheten. Frågor om lokalbokning på orterna kan ställas till: I Alnarp I Skara I Skinnskatteberg I Umeå Uppsala den 1 november 2011 Fredrika von Sydow Ansvarig för undervisningslokaler