Regler för bokning av allmänna lokaler samt gallerior/entréer

Transkript

1 Dnr: 2017/ Regeldokument Regler för bokning av allmänna lokaler samt gallerior/entréer Beslutat av Per Brolin Gäller från

2 Beslutat av: Per Brolin Beslutsdatum: Dnr: 2017/ Innehåll Inledning 3 Definitioner 3 Regler 3 Bilagor Prislista för bokning av allmänna lokaler samt gallerior/entréer 2 (5)

3 Beslutat av: Beslutsdatum: Dnr: Inledning Förutsättning för tid i allmänna lokaler och gemensamma öppna ytor är att de bokas av den centrala lokalbokningen eller via evenemangsförfrågan, att det är förenligt med den huvudsakliga verksamhetens behov, att det är i mån av plats och att lokalerna, om verksamheten så kräver, kan komma att ombokas. Uthyrning av universitetets lokaler Uthyrning av universitetets lokaler är primärt för universitetets egen verksamhet. Därutöver kan allmänna lokaler samt gemensamma öppna ytor i form av till exempel gallerior och entréer hyras ut tillfälligt för andra aktiviteter. Debitering sker då i enlighet med gällande prislista, se bilaga 1, Prislista för bokning av allmänna lokaler samt gallerior/entréer. Vem eller vilka som har tillträde och vad som kan och får förekomma i universitetets lokaler regleras i Lokalregler för Linnéuniversitet. Definitioner Allmänna lokaler Med allmänna lokaler menas de salar, grupprum, konferensrum m.m. som, via den centrala lokalbokningen eller lokalbokningssystemet, kan bokas av samtliga organisatoriska enheter. Omfattar ej fakultetsägda salar. Öppna ytor Inkluderar gallerior och entréer. Bokningsbara gallerior/entréer i Växjö; Hus M, Hus K och Hus N. I undantagsfall kan även Balkong hus K, Hus F, Hus B, Hus D och Hus K2 bokas. Bokningsbara gallerior/entréer i Kalmar; Västergård och Falken Fasta informationsbord i Hus K Fasta bord/informationsbord kan bokas för information av studenterföreningar, fackliga organisationer vilka är representerade inom universitetet samt partipolitiska organisationer vid valår. De bokningsbara fasta borden finns i hus K i Växjö och på Falken i Kalmar. Borden bokas via lokalbokning@lnu.se Regler Fördelning av lokaler Utgångspunkten i arbetet med att fördela tid i allmänna lärosalar och i de öppna ytorna enligt definition är att lokalerna i första hand är avsedda för universitets huvudsakliga aktiviteter såsom utbildning, examination och forskning. Undantag kan vara universitetsnära aktiviteter såsom samverkan, konferenser och disputationer. För att säkerställa en likvärdig och rättvis fördelning av tider i de 3 (5)

4 allmänna lärosalarna görs fördelningen av den centrala lokalbokningen i samband med schemaläggningen inför varje läsperiod. Fördelningen styrs av önskemål, pedagogisk modell, gruppstorlek, behov av lokal med särskild utrustning samt geografisk närhet till beställaren. Tidplan för beställning av allmän sal För att möjliggöra att studentens schema finns tillgängligt senast en månad före kursstart för respektive delkurs behöver den centrala lokalbokningen ha underlagen tillhanda senast vecka 48 för vårterminen och vecka 22 för höstterminen. Önskemål om lokalstorlek och tid för respektive delkurs lämnas via beställningsblanketten eller Time Edit. Beställningarna hanteras skyndsamt och listan över bokade lokaler finns tillgänglig i Time Edit. Vid nekad beställning kan ombeställning av samma tid ske fr.o.m. veckan efter den vecka besked senast lämnas från lokabokningen. Önskemål om ändrad eller kompletterande tid kan dock lämnas kontinuerligt till lokalbokningen. Bokningstider Vilken typ av evenemang det handlar om avgör hur lång tid innan det är möjligt att boka upp lokaler för ändamålet. Se tabell nedan. Linnémöten Disputation Interna konferenser Större aktivititeter anordnade av Linnéstudenterna Arbetsmarknadsdagar Konferens arrangerad av extern aktör Ingen tidgräns Pågående termin Med två terminer i förväg åsyftas pågående termin samt de två efterföljande terminerna. Debiteringsintervall För att möjliggöra ett effektivt lokalutnyttjande kan de allmänna lokalerna bokas per hel timme och debitering sker per påbörjad klocktimme. Bokad allmän lokal är tillgänglig tidigast 15 minuter över hel timme, gäller dock inte Verksamheten avslutas vid hel timme, för att möjliggöra överlämning av lokal. För Ikea salen (Växjö) finns även möjligheten att boka heldag enligt prislista. Avbokningsvillkor För allmänna lokaler bokade för undervisning eller tentamen gäller avbokningsvillkor fem dagar. Vid senare avbokning står beställaren för hela hyreskostnaden. För övriga bokningar gäller avbokningsvillkor 21 dagar. Vid senare avbokning står beställaren för hela hyreskostnaden. 4 (5)

5 Bokningar av öppna ytor Evenemangsförfrågan gällande bokning av öppna ytor enligt definition skall ske via Vid alla bokningar i öppna ytor ska hyresavtal tecknas med mellan Linnéuniversitetet och beställare. 5 (5)