Lokalregler för Linnéuniversitetet

Transkript

1 Diarie nr: 2017/ Regeldokument Lokalregler för Linnéuniversitetet Beslutat av Universitetsdirektör Per Brolin Gäller från

2 Beslutat av: Universitetsdirektör Beslutsdatum: Dnr: 2017/ Innehåll INLEDNING... 3 UPPLÅTELSE AV LOKALER... 3 UTHYRNING AV UNIVERSITETETS LOKALER... 4 ALLMÄNNA LOKALER... 4 GEMENSAMMA ÖPPNA YTOR... 4 STUDENTKÅREN OCH ÖVRIGA STUDENTORGANISATIONER... 4 FACKLIGA ORGANISATIONER... 5 POLITISKA ORGANISATIONER... 5 STILLA RUM... 5 DISPUTATIONSFESTLIGHETER OCH PERSONALSAMMANKOMSTER... 5 UTHYRNING TILL ENSKILD PERSON... 5 INNOVATION/PATENT... 6 ORDNINGSREGLER... 6 ÖVERNATTNING... 6 DJUR... 6 ALKOHOL PÅ ARBETSPLATSEN... 6 RÖKNING... 6 BARNS BESÖK PÅ ARBETSPLATSEN... 6 FÖRSÄLJNING, MARKNADSFÖRING OCH ANNAN KOMMERSIELL EXPONERING... 6 AFFISCHERING MM... 7 SKYLTNING... 7 BRAND- OCH SÄKERHETSFÖRESKRIFTER... 7 SÄRSKILDA LOKALREGLER (7)

3 Beslutat av: Universitetsdirektör Beslutsdatum: Dnr: 2017/ Inledning Lokalregler för Linnéuniversitet reglerar vem eller vilka som har tillträde och vad som kan och får förekomma i universitetets lokaler. Utöver lokalreglerna finns dokument som reglerar andra villkor t.ex. bokningstider, konferenser. Universitetet förfogar själv över de lokaler som disponeras för verksamheten. Det innebär att universitetet, inom givna ramar, uppställer de villkor som gäller för tillträde och övrigt nyttjande av lokalerna. Universitetets lokaler ska i första hand användas för de åtaganden universitetet har. Universitetet ska primärt bedriva forskning samt utbildning på grund-, avancerad och forskarnivå. Det innebär att lokalerna i första hand är avsedda för studenter och anställda samt andra med arbetsuppgifter inom universitetet. Ytterligare en uppgift för universitetet är att samverka med det omgivande samhället på olika sätt. Universitet är en mötesplats för kultur och samhällsdebatt och utgör en demokratisk arena där öppna dialoger och diskussioner välkomnas. Detta innebär att stor öppenhet ska gälla avseende tillträde till universitetets lokaler. Öppenheten ska alltid vägas mot intresset att skydda såväl personer, egendom som immateriella tillgångar som värdet för universitetet av aktiviteten. Universitetet har i egenskap av statlig myndighet, ett speciellt ansvar för att genomföra funktionshinderspolitiken vilket bland annat betyder att personer med funktionsnedsättning ska kunna besöka universitetet och kunna ta del av och delta i verksamheten. Lokalerna ska också fungera som arbetsplats för personer med funktionsnedsättning. Även om universitetets lokaler generellt sett erbjuder en god tillgänglighet, kan individuella åtgärder och rutiner bli aktuella, t ex när det gäller mycket svår allergi. Den som vistas i universitetets lokaler är skyldig att följa de regler universitetet meddelar. Upplåtelse av lokaler Förutsättning för tid i allmänna lokaler och gemensamma öppna ytor är att de bokas av den centrala lokalbokningen eller via evenemangsförfrågan, att det är förenligt med den huvudsakliga verksamhetens behov, att det är i mån 3 (7)

4 av plats och att lokalerna, om verksamheten så kräver, kan komma att ombokas. Uthyrning av universitetets lokaler Uthyrning av universitetets lokaler är primärt för universitetets egen verksamhet. Lokalerna kan hyras dels genom internhyresavtal och dels genom tillfällig uthyrning per timme. Tillfällig uthyrning sker för såväl allmän lokaler som för gemensamma öppna ytor. Uthyrningen av allmänna lokaler och de gemensamma öppna ytorna debiteras i enlighet med gällande prislista. Allmänna lokaler och gemensamma öppna ytor kan även hyras ut externt per timme och i enlighet med gällande prislista. Aktiviteten ska vara i enlighet med universitetets värdegrund och inriktning. Värdet för universitetet med uthyrningen ska vägas mot de merkostnader som uppstår. Allmänna lokaler Med allmän lokal avses de salar, grupprum, m.m. som, via den centrala lokalbokningen, kan bokas av samtliga organisatoriska enheter inom universitetet. Konferensrum som tillhör förvaltningen kan, för speciella ändamål och efter kontakt med den centrala lokalbokningen, bokas även av andra organisatoriska enheter. Gemensamma öppna ytor Inom universitetet finns ett flertal gemensamma öppna ytor varav ett antal är bokningsbara via evenemangsförfrågan av samtliga organisatoriska enheter inom universitetet och externa organisationer. Studentkåren och övriga studentorganisationer Universitetet är skyldigt att låta demokratiskt uppbyggda föreningar för studenter (godkända studentföreningar) vid universitetet använda lokaler för sammankomster som föreningen anordnar för sina medlemmar. Studentorganisationer med syfte att främja studie- och studentmiljön erbjuds att tillfälligt använda allmänna lokaler och gemensamma öppna ytor hyresfritt, för ideell verksamhet t.ex. upplysning, meningsyttring, annat liknande syfte eller för framförandet av konstnärligt verk. Den som har inbjudits av föreningen, för att medverka vid sammankomst, kan inte nekas tillträde till bokad lokal. Universitetet kan emellertid neka upplåtelse av lokal respektive tillträde till lokal om det kan antas att det kommer att uppstå någon allvarlig ordningsstörning eller inträffa någonting som strider mot lag. 4 (7)

5 Studentföreningens användning av lokalen bör vara förenligt med universitetets värderingar, med verksamhetens behöriga gång och inte i strid med universitetets förpliktelse mot tredje man. Fakulteterna ansvarar för att utbildningsförening, som godkänts av Linnéstudenterna, kostnadsfritt erbjuds yta för expeditionslokal. Fackliga organisationer Personalorganisationerna (fackliga organisationer) vid universitetet erbjuds att, hyresfritt, boka allmän lokal för sin interna ideella mötesverksamhet. Förutsättningen är att det är förenligt med den huvudsakliga verksamhetens behov. Politiska organisationer Partipolitiska organisationer välkomnas att kostnadsfritt, år då val till Sveriges riksdag, EU-parlamentet eller folkomröstning, äger rum, under de tider universitetet fastställer, boka plats i universitetets gemensamma öppna ytor samt utomhus i anslutning till entréer. Med partipolitiska organisationer avses politiska partier, dess ungdomsförbund, studentförbund, kvinnoförbund och andra organisatoriska delar av det politiska partiet. Förutsättningen för lokalupplåtelsen är att organisationen är laglig och att inga budskap som framförs uppmanar till lagbrott. Dessutom förutsätts att lokalupplåtelsen kan ske utan att universitetets ordinarie verksamhet hindras. Bokning ska ske genom universitetets centrala lokalbokning. Se, Platsanvisning och bokning gällande partipolitiska organisationer. Stilla rum Stilla rum är öppet för alla enskilda studenter och medarbetare vid universitetet som under dagen önskar en stund i avskildhet och stillhet. Universitetet ska vara neutralt avseende religion. Stilla rum kan användas bl.a. av trossamfund för andakt. Disputationsfestligheter och personalsammankomster Universitetets lokaler kan användas för disputationsfestligheter och personalsammankomster. Äger sammankomsten rum i de gemensamma öppna ytorna ska en evenemangsförfrågan inkomma (se prislistan). Allmänna lokaler bokas genom den centrala lokalbokningen. Uthyrning till enskild person Uthyrning, eller annan upplåtelse, till enskild person får inte förekomma. 5 (7)

6 Innovation/patent Frågorna hanteras av fakulteten som har arbetsgivar- och miljöansvaret. Avtal kan behövas mellan parter för att reglera kostnader i samband med arbetet. Ordningsregler Övernattning Övernattning får endast förekomma i lokaler som är särskilt avsedda för detta. Det är inte tillåtet att ha lägerverksamhet med övernattning inom universitetet. Djur Det är inte tillåtet att medföra djur i universitetets lokaler utan särskilt beslut. Undantag är ledarhundar och assistanshunder vilka kan medföras utan särskilda beslut samt djurhållning för forskningsverksamhet eller utbildningsändamål i särskilt avsedda lokaler. Alkohol på arbetsplatsen Se, Alkoholpolicy vid Linnéuniversitetet. Rökning I samtliga universitetets lokaler råder rökförbud. Förbudet gäller även användning av elektroniska cigaretter s.k. e-cigaretter. Rökning utomhus är tillåten endast vid markerade platser. Barns besök på arbetsplatsen Barn är alltid välkomna att, under ordnade förhållanden, vistas i universitetets lokaler t.ex. på studiebesök eller för att besöka förälders arbetsplats. Av säkerhetsskäl är det viktigt att barn inte vistas på egen hand i lokaler vilka inte är av kontors- eller undervisningskaraktär. De mindre barnen bör dock alltid ha någon vuxen, t.ex. förälder, med sig vid besöket och den vuxne har det fulla ansvaret för barnet vid hela vistelsen i universitetets lokaler. Försäljning, marknadsföring och annan kommersiell exponering Av Linnéstudenterna godkänd utbildningsförening har rätt att, även inom universitetets lokaler, sälja profilprodukter och biljetter till sina egna arrangemang. I övrigt har universitetet ensamrätt på försäljning och marknadsföring inom universitetets lokaler. Undantag kan avtalas för restaurangverksamhet e.d. Dessutom medges undantag för försäljning av gjorda inspelningar med gästande artist och skrifter/inspelningar av föredragshållare. Ingen försäljning får ske i de gemensamma öppna ytorna utan hänvisas till de allmänna lokalerna. 6 (7)

7 Viss typ av försäljning t.ex. välgörenhet kan förläggas utanför universitetets lokaler och i enlighet med reglerna för utomhusaktiviteter. Affischering mm Affischering o.d. är endast tillåten på därför avsedd plats. Användning av gatupratare sker företrädesvis utomhus och på anvisad plats. Gatupratare, roll-up:s, väggvepor eller motsvarande får endast användas sparsamt och under en begränsad i samband med evenemanget. Undantaget varumärkesstärkande vepor som är beslutade av KOM. Skyltning Skyltar inom universitetet hanteras av LOS. Vid behov kontaktas dem för ytterligare information eller beställning. Brand- och säkerhetsföreskrifter Var och en som vistas i universitetets lokaler har ett eget ansvar att informera sig om gällande brandskydd och säkerhetsföreskrifter. Särskilda lokalregler För vissa lokaler, främst speciallokaler, kan särskilda regler förekomma. Samtliga lokaler ska efter användningen återställas i gott skick. Det innebär bland annat att bord och stolar placeras på rätt plats, inga muggar och tallrikar kvarlämnas. 7 (7)