Bokslutsrapport för Synverksamheten, 2012

Transkript

1 Bokslutsrapport för Synverksamheten, 2012 Patientperspektivet Köer har minskat. Årliga patientmätningar visar ökade värden. Regionala brukarråd har drivit på utvecklingen. Lokala brukarråd har påverkat varje syncentral. Särskild enkät riktad till barn att fylla i själva har gjorts. Personalenkät för att mäta inställningen till barns medverkan i sin habilitering har gjorts. Processperspektivet Kvalitetssäkring av bas- och nyckeltal i det nya styrledningsinstsrumentet. Lokala förbättringsarbeten har givit resultat. Samverkan med högskola/universitet i flera fall. Förberedelser för Asynja har vidtagits. Medararbetarperspektivet Evidensbaserad metod har införts på alla syncentraler. Kvalitetsmodell för vuxna personer med synnedsättning har implementerats. Utbildning i nya samverkansavtalet och fördjupad arbetsmiljöutbildning har ägt rum. Olika internutbildningar har förekommit lokalt. Ekononomiperspektivet Utvärdering sker i samverkan med ekonomiavdelningen Statistik: Besöken har ökat vilket indikerar mer patienttid.

2 Patientperspektivet: Väntetiderna har minskat till flera av våra syncentraler, framförallt där det tidigare varit långt ifrån att hålla vårdgarantin har nu uppnåtts väntetider på knappt 3 månader. Orsaken torde främst vara att efter lång tid med lokalproblem och omflyttningar äntligen ändamålsenliga lokaler erhållits samt också kombinerat med interna organisationsförändringar. Två regionala brukarråd har förevarit under året. Dessa kan ses som viktiga fora för att stämma av hur regionala och lokala förbättringsarbeten genomförs på de olika syncentralerna. Viktiga synpunkter på innehåll och förändringsönskemål lämnas här från brukarsidan. Exempel på detta är tillgänglighetsfrågor, anpassad information, resursfrågor, kompetensfrågor. Särskilt har från brukarhåll påtalats den upplevda bristen på psykosocial kompetens vilken är en viktig förutsättning för att få ett acceptabelt djup i habilitering och rehabilitering. Den starka fokuseringen på att hålla vårdgarantin innebär att kvalitén i verksamheten inte är fullgod enligt brukarorganisationerna. Varje syncentral har också haft två lokala brukarråd under året och vid en syncentral har man dessutom haft ett särskilt brukarråd för barn och ungdomar. Den årliga patientmätningen genomfördes under vecka 17 och vecka 40. Frågor ställs där till samtliga besökare inom Synverksamheten angående bemötande, information om vilka insatser som kan ges, att få kontakt med verksamheten, tillgänglighet till lokaler, servicenivån, upplevelse av kvalitet i insatserna. Svarsprocenten blev 92 %. Svar kunde lämnas på en 5-gradig skala. Resultaten blev över verksamhetens förväntan. Bemötande, servicenivå och upplevd kvalité ligger påfallande högt. Förbättringsområden finns självklart och varje syncentral utformar under 2013 sina åtgärder med anledning av enkäten. Ett speciellt och målrelaterat uppdrag för Synverksamheten har under året varit att utforma och genomföra en barnenkät, d.v.s. enkät för barn och ungdom att fylla i själva för att försöka fånga barnets eget perspektiv i sin habiliteringsprocess. Enkäten kom att utformas med utgångspunkt från den s.k. Shiers modell för barns delaktighet där en femgradig skala fångar in barnets delaktighet från det första steget som innebär att bli lyssnad på till det femte steget som innebär att barnet också delar makten över besluten. Enkäten har genomförts under hela året och har riktats till barn i åldern 7 t.om. 17 år. I uppstarten till denna enkät gjordes också en enkät till all personal inom verksamheten för att fånga in attityder hos personalen vad gäller inställningen till på vilka sätt som man som personal låter/uppmuntrar/stöder barnet att vara med i sin habilitering. De sammanfattande resultaten från barnenkäten kom att visa genomgående höga siffror i de sju frågor som ställdes om barnets egen uppfattning om sin habilitering. När det gäller första frågan gällande information om sin synskada samt sista frågan om sin delaktighet i besluten fanns något lägre siffror (även här var dock siffrorna höga relativt sett) vilket ger oss i verksamheten viktiga signaler. De övergripande resultaten från personalenkäten visar att det finns en stor ambition att barnet skall vara delaktig i sin habilitering men att man saknar rutiner och metoder för barnets delaktighet i beslut och att dela makt över besluten. För att fylla i den lucka som finns i verksamheten när det gäller framförallt rutiner och metoder för att barn skall kunna bli delaktiga enligt de krav som ställs upp inom det som benämns barnets eget perspektiv anordnades en heldag i september för all personal med två

3 särskilt inbjudna specialister inom området barnets perspektiv. Från detta seminarium kom en mängd idéer fram att ytterligare bygga på alla de fina förutsättningar som redan finns inom vår verksamhet (enligt ovanstående enkäter). Bland de idéerna kan nämnas alltifrån utformningen av våra receptioner, väntrum, särskilda kallelser direkt till barnet, uppföljning direkt med barnet efter varje besök, användande av framtagna hjälpmedel för att barn som har svårt att uttrycka sin åsikt ändå skall kunna det, hur vi säkerställer att barnet har förstått sin synskada och hur den uppstått på en åldersrelaterad nivå, m.m. I våra åtgärder ingår också planer för 2013 på att varje enhet har barnombud som kommer att samverka för att skapa både utveckling och likvärdighet i barnets perspektiv för Regionens fyra syncentraler. Processperspektivet: Sedan en tid tillbaka har Synledningsgruppen i samverkan med förvaltningens logistiker arbetat med framtagande av ett för verksamheten gemensamt styrledningsinstrument. Som grund för detta ligger en genomlysning av alla enheter ur ett lean-perspektiv. Efter genomgång av ett stort antal möjliga mätetal har Synledningsgruppen enats om att välja ut 14 s.k. bas- och nyckeltal som efter kvalitetssäkring skall kunna underlätta både jämförelser mellan enheter och styrning av hela verksamheten. Under 2013 kommer arbetet med kvalitetssäkringen att fortsätta. Dock finns problem som sammanhänger med att fortfarande finns tre olika datamiljöer (SU, SkaS och H & H), varur mätetalen hämtas och detta gör att den slutliga kvalitetssäkringen ej kan ske förrän vår verksamhet kommer in i Asynja-miljön. Det finns också andra processer som löper parallellt och som påverkar både innehållet i de insatser som ges och själva mätetalen. En process handlar om implementeringen av den s.k. kvalitetsmodellen för vuxna vilken har utarbetats som gemensam innehållslig grund under 2011 och nu har implementerats under Modellen har syftet att dels beskriva det område som kallas synhab/rehabilitering, dels vara ett riktmärke för likvärdig vård i Regionen och innehåller 7 huvudområden för syncentralsverksamhet: Synfunktion, Läsa/skriv, Hantera kommunikation, Orientering/förflyttning, Personlig vård, Hemliv och Psykosociala området. Därtill kommer kartläggning. En annan process handlar om kvalitetsmodell för barn med samma syften som ovan och denna process startade i slutet av 2012 och beräknas pågå även under En tredje process handlar om metodarbete. Det är ju viktigt att inte bara innehållet i verksamhetens insatser är likvärdiga, även arbetsmetod måste också vara likvärdig. När det gäller huvudsaklig arbetsmetod har Synverksamheten bestämt att den s.k. ADL-taxonomien skall vara den gällande, en metod som är evidensbaserad och också används nationellt. All personal är sedan januari 2012 utbildad i denna metod som också implementerats under året. Samtliga syncentraler arbetar med kapacitets- och produktionsplanering för att effektivisera arbetet, få jämnare arbetsbelastning både över tid och mellan personal. Lokala förbättringsarbeten, några exempel från varje syncentral: I Göteborg har man infört en ny organisation med samordnare över fyra olika team vilket har skapat större överblick, jämnare arbetsbelastning, bättre samverkan, bättre möjlighet till planering för enhetschef och biträdande enhetschef, vars roller också tydliggjorts i samband med förändringen. Man har också identifierat fyra större förbättringsområden såsom administrativa flöden och rutiner, kapacitets- och produktionsplanering, management och organisationskultur,

4 vardagsförbättringar. En optiker deltar i forskningsprojekt tillsammans med Ögonkliniken på SU. I Vänersborg har man fortsatt förändra verksamheten efter att den nya sammanslagna syncentralen Uddevalla-Vänersborg flyttade in i nya lokaler i jan Förändringarna har bl.a. inneburit mycket mera gruppverksamhet, förbättrad tillgänglighet, ökad dialog i lokala brukarrådet, oerhört korta kötider etc och under året har alla dessa förändringar granskats i en avhandling av studerande vid Högskolan Väst och fått höga betyg. I Borås har ett stort arbete lagts ned på ett nytt sätt att arbeta med vuxna personer med synnedsättning där man analyserat vilka insatser som efterfrågas och dessa insatser har sedan kodats med hänsyn till innehåll och tidsåtgång för att sedan av en central bokningsprocess fördelas till för tillfället tillgänglig behandlare med rätt kompetens. Systemet bygger också på en modell för beräkning av totala antalet tillgängliga mantimmar för varje anställd för att också kunna planera för en jämn och rättvis arbetsfördelning. Detta arbetssätt ger också viktig information om vilka kompetenser som efterfrågas. I Skövde har man fokuserat mycket på att få fram dokumenterade vårdplaner enligt den definition som hela Synverksamheten genom beslut från Socialstyrelsen har att följa. Man har också satsat mycket på förbättring av rutinerna kring remisshantering och egenremisser samt också vårddokumentation. Tillgängligheten har förbättrats bl.a. genom utökad telefontid. Inför införande av vårdinformationssystemet Asynja: Mycket arbete har lagts ned i den s.k. vårddokumentationsgruppen där representanter från alla syncentraler är engagerade i förberedelsearbetet inför genomförandet av Asynja. Detta arbete sker i nära samverkan med Habiliteringsverksamheterna inom förvaltningen. Patientsäkerhetsarbete: Förvaltningens hygienföreskrifter har tagits upp på resp APT. Personalen har deltagit i webbaserad tävling i hygienkunskap. Se också upplevelse av bemötande och kvalitet i den årliga patientenkäten som omfattar alla besökare på syncentral under två veckor. Fem avvikelse/händelserapporter har genomförts. Medarbetarperspektivet: Som nämnts har en utbildningsdag för all personal genomförts för den gemensamma metoden ADL-taxonomien. Utbildningen skedde i intern regi i början av året. Personalen har även fått stöd av enhetschef och i förekommande fall biträdande enhetschef vid det praktiska införandet. I arbetet med Kvalitetsmodellen för vuxna personer med måttlig till svår synnedsättning (se ovan) utarbetades av projektledarna en särskild manual att använda för att komma in i arbetet med den nya modellen. I slutet av året anordnades också en gemensam dag för uppföljning av denna kvalitetsmodell samt redogörelse för planeringen av nästa steg, Kvalitetsmodellen för barn. All personal har på olika sätt genomgått utbildning i leanmetodik.

5 Synledningsgruppen har tillsammans med nationella syncentralschefsgruppen varit delaktiga och pådrivande i skapandet av en ettårig yrkeshögskoleutbildning för synpedagoger vilken är tänkt att starta under Detta för att fylla ett tomrum som för närvarande råder på utbildningsfronten för synpedagoger. Utbildningsdag för all personal i september över temat Lyssna på oss som handlade om barnets perspektiv, föreläsare var Anne-Marie Stenhammar (RBU) och Christina Renlund (extern psykoterapeutisk konsult). Kompetenshöjning inom området Läsa/skriva med extern konsult, Krister Inde. En personal har genomgått 15-poängs högskoleutbildning inom området Orientering/förflyttning. Under våren genomfördes en utbildningsdag i fördjupad arbetsmiljö för chefer och skyddsombud. Utbildning för chefer och representanter i verksamhetssamverkansgrupp fick utbildning i nya Samverkansavtalet i juni. Arbetsmiljösituationen: Arbetet i verksamhetssamverkansgruppen har bedrivits efter samverkansavtalets intentioner där det normala inslaget är dialog. Vid något tillfälle under året har ifrågasättande från fackligt håll lett till ändrat beslut från verksamhetschef, vilket kan ses som att det i verksamheten finns beredskap att ändra felaktiga beslut. Lokala skyddsronder genomförs på varje syncentral. Någon större medarbetarenkät har inte genomförts i förvaltningen men en sådan är aviserad till Ekonomiperspektivet: Rapport lämnas i samråd med ekonomiavdelningen. Statistik: Den övergripande statistiken för hela Synverksamheten visar att antal individer ligger på ungefär samma nivå som föregående år, 4942 i år jämfört med 4890 år 2011, alltså en marginell ökning. Antal besök förefaller ha ökat mera påtagligt, från år 2011 till i år. Med en liten reservation för att vi fortfarande registrerar i tre olika datamiljöer kan ändå konstateras ett tydligt tecken för att den patientnära tiden har ökat. De olika syncentralernas lokala statistik redovisas i bilagor. Där kan man se en viss nedgång på Syncentralen i Skövde vilket har visat sig bero på minskat remissinflöde. Orsaken till detta skall undersökas. Ingvar Wennermark Verksamhetschef Synverksamheten

6