PDB-projektet. Styrgruppsmöte 3

Transkript

1 PDB-projektet Styrgruppsmöte

2 Lösningsförslag Lösning Kostnadskalkyl Agenda Implementeringsplan Personuppgifter och integritet Systemkarta Entitetsmodell och Databasstruktur Risker inför realisering/implementering Informationsplan Projektavstämning Beslutspunkter för styrgruppsmöte 3, BP6/BP7

3 Nuläge NY-REG NY-REG KOMPL ÄNDRA TA BORT KOMPL ÄNDRA TA BORT Ladok Slör/Pir KOMPL ÄNDRA TA BORT NY-REG DCE NY-REG KOMPL ÄNDRA TA BORT Vakans Trax KOMPL ÄNDRA TA BORT NY-REG Resax KOMPL ÄNDRA TA BORT NY-REG Förutsättning: Personer - av olika kategorier - med olika ärenden - dyker upp vid olika tillfällen - hos olika instanser Resultat: Ingen gemensam information. Olika uppgiftsinnehåll i olika system. Mycket dubbel-registrering.

4 Lösningsförslag NY-REG NY-REG KOMPL ÄNDRA TA BORT KOMPL ÄNDRA TA BORT KOMPL ÄNDRA TA BORT Ladok Slör/Pir PDB reg KOMPL ÄNDRA TA BORT KOMPL ÄNDRA TA BORT Vakans PDB Trax KOMPL ÄNDRA TA BORT DCE Resax KOMPL ÄNDRA TA BORT Förutsättning: Personer - av olika kategorier - med olika ärenden - dyker upp vid olika tillfällen - hos olika instanser Resultat: Gemensam information. Samma uppgiftsinnehåll i olika system. Ingen dubbel-registrering.

5 Lösningsförslag Nyregistrering Ladok-behörig Studerande Forskarstuderande Sektionssekreterare Institutionssekr Anställd Arvoderade Stipendiat Praktikant Gästforskare Emeritus Entrepenör Bulk uppdat Ladok PDB-reg Folkbokf-adress Kostnadsställe Uppgiftsskydd PDB Kostnadsställe Uppgiftsskydd Uppdrag Titel / Tjänstebenämning engagerad av

6 Lösningsförslag Uppdatering Sektionssekreterare Institutionssekr DCE-behörig Vakans-behörig Ladok-behörig Studerande Forskarstuderande Anställd Arvoderade Stipendiat Praktikant Gästforskare Emeritus Entrepenör Samtliga roller vid behov Samtliga roller vid behov Ladok PDB-reg DCE Vakans Folkbokf-adress Kostnadsställe Uppgiftsskydd Kostnadsställe Uppgiftsskydd Uppdrag Titel / Tjänstebenämning engagerad av E-post adress Användar-id Rumsnummer Tfn-anknytning PDB

7 Lösningsförslag möjliga uppgifter från PDB PDB Folkbokf-adress Epost-adress Användar-id Uppgiftsskydd Engagerad av Roll Uppdrag Roll Titel/Tjänstebenämning Uppdrag Roll Kostnadsställe Titel/Tjänstebenämning Uppdrag Roll Rumsnummer Kostnadsställe Titel/Tjänstebenämning Uppdrag Tfn-anknytning Rumsnummer Kostnadsställe Titel/Tjänstebenämning Engagerad Tfn-anknytning Rumsnummer Kostnadsställe av gäller Engagerad Tfn-anknytning from-tom Rumsnummer avdatum gäller Engagerad Tfn-anknytning from-tom avdatum gäller Engagerad from-tom avdatum Ladok Slör/Pir DCE Trax Vakans Resax system system x system x x

8 Lösningsförslag Ladok PDB Ladok Ladok Folkbokf-adress Kostnadsställe PDB Folkbokf-adress Epost-adress Användar-id Uppgiftsskydd Engagerad av Ladok uppdateras i realtid mha databas-trigger via vy mot databasen Roll Uppdrag Roll TiteUppdrag l/troll jänstebenämning Kos Tite tnadss Up l/troll pdrag jänsteb tälle enämning Rum Kos snummer Tite tnadss Uppdrag l/tjänsteb tälle enämning Tfn-a Rum nk Kos snummer nytning Titel/Tjänstebenämning tnadsställe Engagerad Tfn-a Rum nknytning Kostnadsställe snummer av gälle Engagerad rtfn-a frorumsnummer m-tom nknytning avdatum gälle Engagerad rtfn-anknytning from-tom avdatum gäller Engagerad from-tom avdatum uppdateras i realtid mha databas-trigger

9 Lösningsförslag PDBreg PDB Slör/Pir PDBreg Uppgiftsskydd Roll Uppdrag Titel/Tjänstebenämning Kostnadsställe Engagerad av uppdateras i realtid mha web-formulär PDB Folkbokf-adress Epost-adress Användar-id Uppgiftsskydd Engagerad av Roll Uppdr Roll ag Titel/Tj Uppdrag Roll änstebenämning Kostna TiteUppdrag dsställe l/troll jänstebenämning RumKo snummer Tite stnuppdrag adsställe l/tjänstebenämning Tfn-aRum nkny Kos snummer Titel/Tjänstebenämning tning tnadsställe EngaTfn-a gerum rad nknytning Kostnadsställe snummer av gäll Engagerad from Tfn-a Rumsnummer -tom nknytning av datum gälle Engagerad rtfn-anknytning from-tom avdatum gäller Engagerad from-tom avdatum Slör/Pir uppgifter skickas via till löne-adm

10 Lösningsförslag PDB DCE PDB PDB Folkbokf-adress Epost-adress Användar-id Uppgiftsskydd Engagerad av Roll Uppdrag Roll TiteUppdrag l/troll jänstebenämning KoTite stna Uppdrag l/tdsställe Roll jänstebenämning Rum Kos snummer Tite tnadss Uppdrag l/tjänsteb tälle enämning Tfn-a Rum nk Kos snummer nytning Titel/Tjänstebenämning tnadsställe Engagerad Tfn-a Rum nknytning Kostnadsställe snummer av gälle Engagerad rtfn-a frorumsnummer m-tom nknytning avdatum gälle Engagerad rtfn-anknytning from-tom avdatum gäller Engagerad from-tom avdatum DCE E-post adress Användar-id uppdateras i realtid via vy mot databasen PDB uppgifter görs tillgängliga via en vy mot databasen

11 Lösningsförslag PDB Trax PDB Folkbokf-adress Epost-adress Användar-id Uppgiftsskydd Engagerad av Roll Uppdrag Roll TiteUp l/troll pdrag jänstebenämning KoTite stnadsställe Up l/troll pdrag jänstebenämning Rumsnumm Kos Tite tnadss Uppdrag l/tjänsteb er tälle enämning Tfn-a Rum nkny Kos snummer Titel/Tjänstebenämning tnadsställe tning Engagerad Tfn-a Rum nknytning Kostnadsställe snummer av gälengagerad lertfn-a from Rumsnummer nknytning -tom avdatum gälengagerad lertfn-anknytning from-tom av datum gälengagerad ler from-tom av datum Trax uppgifter görs tillgängliga via en vy mot databasen

12 Lösningsförslag PDB Vakans PDB PDB Folkbokf-adress Epost-adress Användar-id Uppgiftsskydd Engagerad av Roll Uppdr Roll ag Titel/Tj Uppdrag Roll änstebenämning KosTite tnauppdrag dsställe l/troll jänstebenämning RumKos snummer Tite tnadss Uppdrag l/tjänsteb tälle enämning Tfn-aRum nkny Kos snummer Titel/Tjänstebenämning tning tnadsställe Engagerad Tfn-a Rum nknytning Kostnadsställe av snummer gälleengagerad r fro Tfn-a mrumsnummer -tom nknytning datum av gälle Engagerad rtfn-anknytning from-tom avdatum gäller Engagerad from-tom avdatum Vakans Rumsnummer Tfn-anknytning uppdateras i realtid via vy mot databasen PDB uppgifter görs tillgängliga via en vy mot databasen

13 Lösningsförslag PDB Resax PDB Folkbokf-adress Epost-adress Användar-id Uppgiftsskydd Engagerad av Roll UpRoll pdrag Titel/Tjä Uppdrag Roll nstebenämning Kos Tite tnadss Uppdrag l/troll jänsteb tälle enämning Rum Kos snummer Tite tnadss Uppdrag l/tjänsteb tälle enämning Tfn-a Rum nk Kos snummer nytning Titel/Tjänstebenämning tnadsställe Engagerad Tfn-a Rum nknytning Kostnadsställe snummer av gäller Engagerad Tfn-a from-t Rumsnummer nknytning om avdatum gälle Engagerad rtfn-anknytning from-tom avdatum gäller Engagerad from-tom avdatum Resax uppgifter görs tillgängliga via en vy mot databasen

14 Lösningsförslag PDB system x PDB Folkbokf-adress Epost-adress Användar-id Uppgiftsskydd Engagerad av Roll Uppdrag Roll TiteUppdrag l/troll jänstebenämning Kos Tite tnadss Uppdrag l/troll jänsteb tälle enämning Rum Kos snummer Tite tnadss Uppdrag l/tjänsteb tälle enämning Tfn-a Rum nk Kos snummer nytning Titel/Tjänstebenämning tnadsställe Engagerad Tfn-a Rum nknytning Kostnadsställe snummer av gälle Engagerad rtfn-a frorumsnummer m-tom nknytning avdatum gälle Engagerad rtfn-anknytning from-tom avdatum gäller Engagerad from-tom avdatum system x uppgifter görs tillgängliga via en vy mot databasen

15 Lösningsförslag, kostnadskalkyl kostnadskalkyl (komplett) variant (budget-version) Kostnader totalt Utv Drift Support Dr/Supp Utv Drift Support Dr/Supp Anpassningar Utveckling PDB Installation Informationskostnader Chalmers Projektkostnader totalt varav konsult-pengar Anslutning av nytt system Utv Drift Support Utv Drift Support Anpassning till PDB summa Anslutning nytt system varav konsult-pengar 0 0 alla belopp avser 1000-tal kr

16 Lösningsförslag, förtjänster och möjligheter Förtjänster och möjligheter ökad datakvalitet PUL-krav (korrekt data) minskad väntetid, stress, irritation snabbare hantering eliminering av 100-tals listor/reg 200 tfn-kat på web insamling för tryck av tfn-kat 40 trycka tfn-kat vid valfri tidpunkt minskat behov av tryckt tfn-kat 200 minskat dubbelarbete 50 enklare, bättre adm rutiner lättare att städa 50 ökad säkerhet minskat manuellt arbete presentera personuppgifter till individ möjlighet för individen att själv uppdatera adress möjlighet till sökning/utskick till olika kategorier möjlighet till Integrering Trax/person/kurs/rumsnr vägvisningssystem siffror i tabellen ovan avser 1000-tal kr

17 Lösningsförslag, implementeringsplan (grov) 1. Bygg och testa databasen (PDB) samt användargränssnittet (PDBreg). 2. Testa att låta ett system uppdatera PDB och verifiera att det fungerar med kvalitet. 3. Upprepa punkt 2 för vart och ett av de uppdaterande systemen. 4. Verifiera att alla uppgifter i PDB uppdateras korrekt, även när uppgifterna krockar från olika system. 5. Testa att låta ett system hämta uppgifter från PDB. 6. Upprepa punkt 5 för vart och ett av de hämtande systemen.

18 Personuppgifter och integritet För de personuppgifter som hämtas till PDB gäller: - Endast de personuppgifter som har ett motiverat syfte för något annat system ska tas in i PDB För de personuppgifter som lämnas ut från PDB gäller: - Endast de personuppgifter som har ett motiverat och av PULO godkänt syfte i det mottagande systemet kan lämnas ut. För hanteringen av Personuppgifter i PDB gäller, som för personuppgifter generellt: - Endast de personer som har till sin uppgift att hantera den specifika personens uppgifter ges tillgång till dessa. (konkret innebär detta att t ex en sektions-sekreterare endast får hantera personer inom sin sektion). - För de PDB-anslutna system gäller samma princip, dvs de får endast tillgång till de uppgifter de behöver och endast för de personer de har rätt att hantera (Ladok studenter, Slör/Pir anställda). Ägaransvaret för PDB är mycket viktigt ur PUL-perspektivet. De uppgifter som lämnas ut från PDB till anslutande system ska ha PDB-ägarens godkännande samt ha ett välmotiverat syfte granskat av Chalmers Personuppgifts-ombudsman (PULO). Även uppgifter som hämtas in till PDB ska ha ett välmotiverat syfte granskat av PULO. De behörighetsregler som ger tillgång till uppgifter i PDB ska vara väl dokumenterade och vara granskade av PULO.

19 Lösningsförslag, systemkarta förteckning över befintliga system som hanterar personuppgifter PDB-sfären: Ladok Slör/Pir PDB reg Vakans PDB DCE Resax Trax

20 Lösningsförslag, entitetsmodell (logisk DB-struktur) Personuppgifter: Rolluppgifter: Folkbokf.adress E-post adress Användar-id Uppgiftsskydd engagerad av Roll Uppdrag Titel / Tjänstebenämning Kostnadsställe Rumsnummer Tfn-anknytning engagerad av

21 Lösningsförslag, Databas med dynamiska fält Det ska vara enkelt att komplettera databasen med ytterligare personinformations-objekt. Det innebär att databasens fysiska struktur behöver vara dynamisk. Varje enskilt fält kommer därför att lagras dynamiskt. ex: fys fält 1: FÄLTNAMN-1 kan innehålla värdet EFTERNAMN fys fält 2: FÄLTVÄRDE-1 kan innehålla värdet Karlsson fys fält 3: FÄLTNAMN-2 kan innehålla värdet HEMTELEFON fys fält 4: FÄLTVÄRDE-2 kan innehålla värdet Det gör det enkelt att dynamiskt lägga till nya uppgifter (fält) i databasen. En risk med detta är att performance påverkas negativt vid mycket stora datamängder. PDB kommer dock inte att rymma så stora datamängder att performance kommer att påverkas märkbart (ska dock testas).

22 Lösningsförslag, risker inför realisering/implementering Risktabell inkl åtgärder

23 Lösningsförslag, informationsplan Informationsplan

24 Projektavstämning Planerade aktiviteter har genomförts och givit avsedda resultat Vi har använt den tid vi planerat. En mindre omdisponering har gjorts: 28 av de 32 tim planerade för Databas-expert har istället använts framtagning av informationsplan samt genomförande av informationsmöten. Vår bedömning efter 4 timmars möte med DB-expert var att det var givande och gav tillräckligt för denna fas av projektet.

25 Projektavstämning, mötesplan Projektplan Planering och sammanställning P P S S S Arbetsmöten (Alltid sal Beta Maskinhuset plan 1) 25/ / / / / / Referensgruppsmöte 16/ / Riskseminarium 25/ Styrgruppsmöte & Beslutspunkter 25/ BP4 12/ BP5 15/ BP6 BP7 27/ BP8

26 Projektavstämning, genomförda aktiviteter Nulägesbeskrivning Specifikation av vilka av de befintliga systemen som ingår i projektet. Specifikation av vilken personinformation som tillförs i varje system (unik information), samt vilken information som exporteras. Översikt på vilka personer/instanser som äger vilka data. Lösningsförslag verksamheten Beskrivning av det nya arbetssättet när det gäller uppdatering och underhåll av personuppgifter. (Vem matar in vilken information, var någonstans, och varför?) Beskrivning av vem som äger respektive datamängd, vem som får lov att ändra i den, och vem som får titta på den, etc. Beskrivning av i vilken ordning informationen skall komma in i det definierade ramverket. Logisk systemlösning skall tas fram. Lösningen kommer bestå av ett ramverk för personinformation, samt av en databas. Ramverket kommer innehålla regler för hur omgivande system (befintliga system och framtida) skall samverka med databasen. Plan för implementering Beskrivning av hur arbetssättet förändras, hur lösningen passar in i Chalmers infrastruktur, vilka åtgärder som krävs inför implementering, förslag på hur systemlösningen ska införas, samt förslag på Informationsplan. Uppskatta kostnader för realisering, anpassning bef system, drift och support, samt anslutning av nytt system

27 Projektavstämning, oavslutade aktiviteter Sammanställning och slutrapport. Sammanställning av lösningsförslagets alla delar samt framtagande av projektets slutrapport (summa 23 timmar). Projektavstämning, risker De risker som identifierats och bedömts i projektdefinitionen har inte inträffat. Inga nya risker har identifierats. Ett risk-seminarie genomfördes torsdag vecka 43, med syftet att identifiera risker i realiserings-fasen.

28 Beslutspunkter för styrgruppsmöte 3, BP6/BP7 beslutspunkter