Mötesanteckningar: Helpdesk/ Ärendehantering Styrgruppsmöte 5

Transkript

1 Styrgruppsmöte/arbetsmöte Sidan 1 av 10 Mötesanteckningar: Helpdesk/ Ärendehantering Styrgruppsmöte 5 Närvarande Ej närvarande Björn Eriksson Hans Lindgren Rolf Almelund Isabell Sandström, Sigma nbit AB Jörgen Johansson, Sigma nbit AB Harald Tägnfors Jan-Martin Löwendahl Kopia för kännedom Ann-Charlotte Karlsson Mötes datum Tid 14:00-15:00 Plats Rum 2010, hus 8, Chalmers Nästa möte Meddelas och bekräftas av Jörgen Johansson per mail. Agenda 1. Inledning Beslut om passering BP Genomgång av planen för Fas Kostnadsanalyser Avslutning Revisionsinformation Utgåva Datum Kommentar A Skapat IS Filnamn: Protokoll_helpdesk_SG5_010426

2 Sidan 2 av Inledning JJ hälsade alla välkomna och meddelar gruppen om att JML och HT kan inte medverka vid detta styrgruppsmöte. JJ har förberett möjlighet att avsluta BP8 genom tidigare avstämning med JML och HT och önskar nu komplettera med resterande styrgruppsmedlemmars åsikter och kommentarer. 2. Beslut om passering BP8 JJ presenterar JML synpunkter kring BP8 då han inte kan närvara på mötet. Styrgruppen skall givetvis gemensamt besluta om BP8. JML avvaktar protokoll från detta mötet innan han skriver på leverans av överlämnande. Checklista BP 8 Projektstatus 1 Är avslutningsaktiviteterna genomförda? Avslutningspunkter enligt styrgruppsprotokoll Leveransen färdigställs - Slutrapport skrivs - Originaldokument lagras på LiveLink - Avslutningsmöte Finns protokoll från leverans och Ja Nej Kommentar Ja Ja Ej underskrivna av JML, styrgruppens åsikter? överlämnande? 3 Är projektdokument arkiverade? Ja Finns i LiveLink och på Insidan 4 Stämmer upparbetning med budget? Ja Reserv på ca. 100 kkr överförs till fas 2 5 Kan slutrapporten godkännas? Nej Kompletteras med styrgruppens kommentarer* 6 Är resurser, kompetens och utrustning återlämnade? Ja Se kommentar om slutrapport Kommentarer * Styrgruppens kommentarer genomgås på styrgruppsmöte Beslut om överlämning av projektets resultat X Projektet avslutas. Projektet avslutas med kommentarer enligt styrgruppsprotokoll Projektet kan inte avslutas. Godkänd av Filnamn: Protokoll_helpdesk_SG5_

3 Sidan 3 av 10 Styrgruppens kommentarer (1) Erfarenheten av en extern projektledare på heltid kompletterad av en intern projektansvarig har, återigen, varit mycket god. Vi har genom detta undvikit att vare sig det interna arbetet eller projektet har lidit, pga. av tidsbrist. Vi bedömer att en dedikerad dokumentatör som skött dokumentation och informationsspridning (via bl.a. webb) har varit bra för förankring och projektets arbetssätt inom vår decentraliserade organisation. Projektdokument och styrgruppsunderlag inkl. mall för styrgruppsbeslut har fungerat bra och bör fortsätta att användas i kommande projekt. Rutinerna för styrgruppsarbetet fungerade bra och gav utrymme för diskussion av verkligt viktiga frågor. Diskussionerna hölls sakliga genom bra, skriftligt, underlag. Tid från organisationen var återigen ett visst problem. Bör kunna åtgärdas genom ännu hårdare prioritering totalt sett om vilka projekt som skall genomföras. Att tänka på till nästa projekt: Att i god tid informera och få tillstånd en dialog med berörda parter för att säkerställa projektets prioritet och tillgång till tid från organisationen. Beslut om den här typen av projekt bör t.ex. remissas/meddelas till IT-chefsringen samt andra sammanslutningar som väntas bli berörda. Allmänna kommentarer: Vi vill dock påpeka att projektet som helhet är ett mycket bra genomfört projekt. Kvalitetssäkringen av projektet fungerade bra, initialt byttes projektledare till en som mer passade projektets inriktning. Diskussion kring styrgruppens kommentarer till BP8: o JJ informerade om att all information nu finns tillgänglig på Insidan. o Övrigt OK. Att tänka på till nästa projekt: o Det är viktigt att mail information märks tydligt med vilket projekt som mailet avser så att detta kan ses i rubriken ämne vid mail kommunikation. o Det är viktigt att boka in styrgruppsmöten tidigt i projektet. o Övrigt OK. Allmänna kommentarer: o OK o Projektet överlämnas och stängs med komplettering av kommentarerna ovan. o Då BP8 är påskrivet av JML är leveransen godkänd. Filnamn: Protokoll_helpdesk_SG5_

4 Sidan 4 av Öppna punkter att hantera från Förstudien Kvar att göra: o Hur skall förvaltningsobjekt hanteras. Tidigare diskussion kring förvaltningsorganisation har beskrivits som i bilden nedan. o Hur skall visionen för IT-support formuleras. I bilden nedan finns ett utkast till vision. Rektor PR Adm. dir HLG CIO Utb. avd Ekonomi CITES ITC Dekanus Sektioner Sektioner ITC ITC ITB Strategiska krav Strategiska och ekonomiska krav Krav Krav Vision Processteam xyz Krav Styrning Bemanning Krav Krav Förvaltningsgrupp xyz ITCR Prioriterade krav Förvaltningsgrupp IT support En medveten satsning på väl organiserad IT support skall bidra till en kontrollerad kostnadsutveckling för support, kopplat till en fortsatt utveckling av IT och dessa användande inom Chalmers. En väl organiserad och pro aktiv IT support skall bidra till en hög verkningsgrad på Chalmers IT. Diskussion: o Det som bör klargöras är om man istället för ovanstående struktur kan använda sig av den som finns klar för förvaltningsobjekt IT-infrastruktur och lägga till Helpdesk i denna som ett nytt delområde. Filnamn: Protokoll_helpdesk_SG5_

5 Sidan 5 av 10 Förvaltningsobjekt IT-infrastruktur PR PR Rektor Rektor CIO CIO HLG HLG CA-chef CA-chef Processteam Grundut Processteam Forskarutb Grundut Forskning Forskarutb Adm Forskning IT-chef Adm Systemägare IT-chef Systemägare ITB ITB Sektion Sektion ITC B ITC L ITC B ITC L Förvaltningsgrupp Ordf Förvaltningsgrupp från delområden Teknisk Ordf från kunnig delområden systemen Representant Teknisk kunnig från om systemen verksamheten Representant från verksamheten Nätverk DCE Telefoni Nätverk DCE Telefoni Driftansvarig Teknisk Driftansvarig kunnig om systemen Representanter Teknisk kunnig från om verksamheten systemen Representanter från verksamheten Förvaltningsgruppen utökas Förvaltningsgruppen med ett nytt delområde utökas med som ett avser nytt IT-support delområde Helpdesk som avser IT-support Helpdesk Driftlev Driftlev Driftlev Driftlev Förklaring till bild ovan: ITC B = ITChefsringen i Beställarroll, ITC L = ITChefsringen i Leverantörsroll. Diskussion: o Är Helpdesk en del av Infrastruktur? o Hur skall de processteam (t.ex. ekonomi) som inte ligger inom IT-infrastruktur men som är kravställare till IT-support och Helpdesk, hanteras? o Diskussionen kring förvaltningsmodell för förvaltningsobjektet bör fortsätta i detta forum vid ett kommande möte. Filnamn: Protokoll_helpdesk_SG5_

6 Sidan 6 av Genomgång av projektplanen för Fas 2 Projekt Helpdesk/ärendehantering Förstudie Rekommendation till IT-support organisation, kravspecifikation, marknadssvep samt grova handlingsplaner för införandet. Förankringsfas Framtagande av kostnadsanalyser och handlingsplaner samt förankringsaktiviteter med Sektionsledningar, IT-personal och HLG. Implementering av IT- supportorganisation och Ärendehanteringssystem o Förstudien är avslutad i och med JML s påskrift av BP8. o Förstudien och planen för Förankringsfasen är presenterade för ITB. Vi har fått ett OK för att genomföra Förankringsfasen. Detta arbete är redan är påbörjat och genomförs under tiden v o Under v skall vi träffa IT-ansvariga, dekaner m.fl. på varje sektion vid fem möten. Det innebär att vi träffar 2 sektioner i taget. o Vid tre möten skall vi träffa alla sektioners IT-personal. Diskussion: o Formuleringen Ärendehantering bör inte användas, det är viktigt är att det står istället- Endast Ärendehantering kan blandas ihop med Ärendehantering/Dokument (Diarie) projektet. o Styrgruppen tillfrågas om de kan medverka i styrgruppen för Förankringsfasen vilket alla tackade ja till. Filnamn: Protokoll_helpdesk_SG5_

7 Sidan 7 av Kostnadsanalyser Grov uppskattning av kostnaden för implementering Externa och interna kostnader: MKR Förstudiefasen 1,40 Förankringsfasen 0,45 Implementering & licenser för Ärendehanteringssystem 4,00 Implementering av supportorganisation inkl. rekrytering av supportchef 1,50 Totalt: 7,35 Diskussion: o Har det tilltänkta ssystemet samma funktioner som Ärendehantering/Dokument (Diarie). Det senare ställer stora krav på sökstrukturen. o Kraven är ställda i Grov funktionell kravspec som Marknadssvepet grundar sig på. Syftet är att kunna synkronisera och Ärendehantering/Dokument. o Vid beslut om ssystem skall man kunna använda detta till även Ärendehantering/Dokument. Filnamn: Protokoll_helpdesk_SG5_

8 Sidan 8 av 10 Aktivitetsplan för förankringsfasen Vecka Avstämning med Jan-Martin (JJ o HT) x x x x Boka möten, planering x x Arbetsmöte med Harald x x x x Haralds tid för Förankringsmöten kostnadsanalys fastställd x handlingsplaner fastställda x avstämning med Infra om support rekryteringsunderlag Supportchef x Beslutsunderlag till IT beredningen x Projektdefinition x Förslag till Kostnadsanalys framme x x Förslag till Handlingsplan framme x x Övergripande Presentationsmaterial klart x Förberedelser inför möten Förankringsmöte Dekan + sektionsekonom+it-chef 5 st. möten x x x Förankringsmöte med IT personal 3 st. möten för 10 sektioner x x Förankringsmöte med IT Beredning x Förankringsmöte med HLG x Styrgruppsmöten x x x x Beslut i IT Beredning om implementation x Beslutet om en fortsättning med fasen Implementering av IT-supportorganisation och sssystem kommer att tas efter genomförd förankringsfas. Filnamn: Protokoll_helpdesk_SG5_

9 Sidan 9 av 10 Resursbehov till förankringsfasen Förankringsfasen resursbehov Budget Budget Budget Resurs timmar i projektet Projekt-kostnad Ej debiterbar tid Framtagning av projektdefinition Externa resurser Projektledning, sammanställningar Information, protokoll Kvalitetssäkring Summa externa resurser Interna resurser Projektchef Sektionsledningar IT-personal HLG + ITB Styrgruppsmedlemmar Summa interna resurser Interna omkostnader projektadministration 0 lokalkostnad vid möten (x st) 0 Reserv 0 Summa intern overhead 0 0 Totalsumma resurser Totalt: Diskussion: o Korrigera HLG+ITB som är dubbelt räknade ovan. o Interna kostnader för projektadministration och lokaler är framtagna men ej redovisade i kalkylen ovan. o En reserv på 101 kkr. finns som reserv från Förstudiefasen. o En komplett kostnadsanalys skall tas fram där även interna omkostnader och reserv redovisas. Filnamn: Protokoll_helpdesk_SG5_

10 Sidan 10 av 10 Bokning av styrgruppsmöten: Styrgruppsmöten, innehåll V 19 Styrgruppsmöte 1, BP1, BP2, BP3, BP4: Starta genomförandet Godkännande av detaljplanering för projektet Ställa resurser till projektets förfogande enl. Projektdefinitionen V 22 Styrgruppsmöte 2, BP6, BP7: Leverans av projektets resultat Överlämning av ansvaret för projektets resultat V 25 Styrgruppsmöte 3, BP8: Avslutning av projektet Slutrapport godkänns Bokade möten: o v. 19 SG 1 (BP1, BP2, BP3, BP4) 7/ o v. 22 SG 2 (BP6, BP7) 5/ o v. 25 SG 3 (BP8) 20/ o JJ mailar och bekräftar tiderna efter avstämning med JML och HT. 6. Avslutning JJ och HT har tagit fram ett IT Scenario för Sektion V. Presentation och diskussion kring detta sparas till nästa möte v. 19. Vid protokollet: Justeras: Isabell Sandström Jörgen Johansson Filnamn: Protokoll_helpdesk_SG5_