När ens fasta plats försvinner

Transkript

1 När ens fasta plats försvinner En kvalitativ studie om anställdas upplevelser av bytet från traditionellt till aktivitetsbaserat kontor Alicia Hansen och Johanna Vadsten Institutionen för pedagogik och didaktik Examensarbete 15 hp Pedagogik Kandidatprogrammet personal, arbete och organisation (180 hp) Vårterminen 2017 Handledare: Gunnar Karlsson Examinator: Martin Kjellgren English title: When the fixed seat disappears - A qualitative study of employee experience in the change from a traditional to an activitybased office

2 När ens fasta plats försvinner En kvalitativ studie om anställdas upplevelser av bytet från traditionellt till aktivitetsbaserat kontor Alicia Hansen och Johanna Vadsten Sammanfattning Denna studie har utgångspunkt i den trend där allt fler organisationer, såväl privata som offentliga, idag inför aktivitetsbaserade kontor. Studiens syfte är att undersöka de anställdas upplevelser av den förändringsprocess som genomförts till aktivitetsbaserat kontor och deras upplevelser av att arbeta aktivitetsbaserat. Dessa upplevelser har belysts utifrån teorier rörande meningsskapande. En kvalitativ studie har genomförts på en myndighet i Stockholmsregionen genom åtta semistrukturerade intervjuer. Därefter har en tematisk analys gjorts. Intervjuerna visade på varierade upplevelser hos de anställda gällande förändringen och det aktivitetsbaserade arbetssättet. De huvudresultat som framkommit i studien visar att de flesta anställda upplever att förändringen av kontorsmiljö har lett till att deras relation till sina chefer har förändrats, att hemarbetet har ökat och att samhörigheten kollegor emellan har förändrats. Utifrån studien drogs slutsatserna att de anställda idag upplever kontoret som mindre hierarkiskt och att vissa fysiska faktorer i arbetsmiljön påverkar. Vidare verkar en hög grad av hemarbete hämma skapandet av en gemensam förståelse för förändringen. De anställdas upplevelser tycks även påverkas av personliga och arbetsrelaterade aspekter, något som gör att det aktivitetsbaserade arbetssättet inte är för alla. Nyckelord Aktivitetsbaserade kontor, aktivitetsbaserat arbetssätt, aktivitetsbaserad arbetsmiljö, flexkontor, meningsskapande, upplevelser

3 When the fixed seat disappears A qualitative study of employee experience in the change from a traditional to an activity-based office Alicia Hansen and Johanna Vadsten Abstract This study explores the growing trend of switching to activity-based offices, something organizations in Sweden are increasingly implementing today. The aim of the study was to examine the employee experience of the organizational change process as well as how the employees experience the new, activity-based office. These experiences have been analysed using sensemaking theories. A qualitative study was conducted at a governmental organization in Stockholm through eight semi-structured interviews and the data was then organized using a thematic analysis. The study shows that after the change of office employees experience better relationships with their managers, changes in their relationships with colleagues, and an increased number of employees began working from home. The study s conclusions are that the activity-based office is less hierarchical while at the same time there are factors in the physical work environment that affect the employees experience. In addition, increased levels of working from home seems to hinder a common understanding for the change into an activity-based office. Furthermore, the experience of the activity-based office seems to be affected by both personal traits and work-related aspects which means that the activity-based working is not suitable for everyone. Keywords Activity-based office, activity-based working, ABW, flex office, sensemaking, experiences

4 Förord Vi vill inledningsvis rikta ett stort tack till den organisation där studien genomförts. Det har verkligen underlättat i vårt arbete att ni har visat på stort engagemang redan från start. Tack till vår kontaktperson samt de anställda som ställt upp och delat med sig av sina upplevelser. Vi vill även tacka vår handledare Gunnar Karlsson för stöttning och stor tillgänglighet under hela studiens gång. Alicia Hansen och Johanna Vadsten Stockholm,

5 Innehållsförteckning 1. Bakgrund Inledning Problembakgrund Förtydliganden Aktivitetsbaserat kontor Kontorskonceptet Examensarbetet Myndigheten Förändringen Tidigare forskning Sökvägar och litteraturreflektion Distinktion mellan olika kontorstyper Öppet kontorslandskap Flexkontor Aktivitetsbaserat kontor Effekter av att arbeta i aktivitetsbaserade kontor Faktorer som påverkar upplevelsen av aktivitetsbaserade kontor Sammanfattning av tidigare forskning Teoretisk inramning Meningsskapandets grundläggande utgångspunkt Meningsskapande i organisationer Meningsskapande och meningsgivande under en förändringsprocess Meningsskapande sker retrospektivt och i relation till vår identitet Sammanfattning av teoretisk inramning Studiens syfte och frågeställningar Metod Vetenskapsteoretiska utgångspunkter och forskningsstrategi Urval Studiens genomförande Förberedelser i form av pilotstudie och studiebesök Datainsamlingsmetod Bearbetning och analys av data Studiens tillförlitlighet Tillförlitlighet och dess delkriterier Relevans Studiens etiska överväganden Resultat och analys De anställdas bild av förändringsprocessen Avsikter med förändringen Anställdas upplevelse av delaktighet i förändringen Förberedande aktiviteter inför förändringen Förståelse för förändringen i efterhand Förändringens påverkan på individen... 21

6 6.2.1 Personliga aspekter Att arbeta hemifrån Förändringens påverkan på det sociala samspelet Chefens roll på det nya kontoret Den kollegiala samhörigheten Förändringens påverkan på rumsliga aspekter Rörlighet på kontoret Förändringar i den fysiska arbetsmiljön Diskussion Resultatdiskussion Aspekter som påverkat de anställdas upplevelser av förändringsprocessen Aspekter som påverkar de anställdas upplevda arbetssituation Diskussion kring begreppet meningsskapande Metoddiskussion Slutsatser Vidare forskning Referenser Bilagor Förfrågan om studiedeltagande Missivbrev Intervjuguide... 40

7 1. Bakgrund Följande kapitel inleds med en introduktion till vilket område detta examensarbete avser att undersöka. Denna inledning kommer att mynna ut i en problembakgrund där problemområde och studiens övergripande syfte beskrivs. Slutligen kommer vissa förtydliganden att göras gällande de benämningar som är återkommande genom examensarbetet. 1.1 Inledning Klockan är 07:23 och Ola sitter på tunnelbanan på väg till sitt nya kontor. Under de senaste månaderna har det förberetts inför flytt och idag är första dagen som Ola och hans kollegor ska få se samt arbeta i de nya lokalerna. Ola brukar vanligtvis inte vara så tidig till jobbet, men idag vaknade han innan klockan ringde och hade svårt att somna om. För några veckor sedan fick Ola via mejl veta att när han kommer till det nya kontoret kommer han inte att ha en egen arbetsplats, för företaget ska tillämpa ett aktivitetsbaserat arbetssätt. När Ola berättade för sin vän om flytten förklarade vännen att aktivitetsbaserade kontor vanligtvis införs för att spara pengar. Företaget har inte givit någon vidare förklaring till förändringen och Ola förstår inte varför de ska arbeta på detta sätt, varför får man inte ha sin egna plats? När tåget rullar in på perrongen är Ola förväntansfull, men samtidigt gnager en oro inom honom. Han funderar över hur kontoret kommer se ut, vart han ska sitta och vart hans kollegor kommer att sätta sig. Ola tittar på klockan och konstaterar för sig själv att han kommer anlända till kontoret tidigt och behöver därmed i alla fall inte oroa sig för att inte få en plats. Berättelsen om Ola är fiktiv, men bygger på vad en nära bekant berättade för oss då hans arbetsplats implementerade ett aktivitetsbaserat kontor. Efter att vi delgivits vår bekantas tankar och upplevelser av de första dagarna i det aktivitetsbaserade kontoret föddes ett intresse hos oss som blev starten till detta examensarbete. Vi hade båda hört talas om aktivitetsbaserade kontor tidigare, men hade en bild av att kontorskonceptet främst förekom på stora IT-företag och moderna start up-bolag. Efter att ha läst in oss på ämnet insåg vi att så inte var fallet. I Sverige idag tycks såväl privata som statliga företag inom flera olika branscher implementera detta kontorskoncept (Walldén, 2015, september). Vår förståelse av det aktivitetsbaserade arbetssättet vid denna tidpunkt var att ett sådant kontorskoncept var en växande kontorstrend. Innovationsmyndigheten Vinnova tycks dela en liknande bild då de kallar aktivitetsbaserade kontor för framtidens kontor i ett pågående projekt där de har finansierat ett samarbete mellan flera av Sveriges universitet och högskolor som syftar till att utvärdera arbetssättet (Vinnova, 2017). Vi hade tidigare även hört att kontorskonceptet delvis var kritiserat och att det förekom anställda som inte uppskattade arbetssättet, något som då och då framkommit i media. Detta bland annat i en uppmärksammad artikel som bygger på en medarbetarundersökning som visade på att varannan av Swedbanks medarbetare upplevde att deras arbetsmiljö hade försämrats cirka två år efter flytten till det nya aktivitetsbaserade huvudkontoret (Wilhelmsson, 2016, januari). I organisationer, och framförallt i kunskapsorganisationer, menar Alvesson att medarbetarnas kompetens är en avgörande resurs (Alvesson, 2004, s ). Detta gör att vi ser det som relevant och viktigt att undersöka det aktivitetsbaserade kontoret utifrån de anställdas perspektiv i och med att vi studerar pedagogik med inriktning mot personal, arbete och organisation. Bytet från ett traditionellt kontor till ett aktivitetsbaserat kontor är intressant ur ett HR-perspektiv utifrån resonemanget att de anställda utgör en organisations viktigaste resurs. Pedagogikdisciplinen har sin utgångspunkt i olika 1

8 förändrings- och påverkansprocesser (Nilsson, 2005). I och med detta finner vi det även intressant att fokusera på de anställdas syn av själva förändringen från en mer traditionell kontorsmiljö till ett aktivitetsbaserat kontor utifrån ett pedagogiskt perspektiv. Att börja arbeta på ett nytt kontor behöver i sig inte göra så stor skillnad, men då de anställda behöver lära om och börja arbeta på ett nytt sätt, kan en förändring likt den i studien komma att innebära en stor påverkan hos de anställda. 1.2 Problembakgrund I såväl Sverige som i norra Europa har tjänstemän under de senaste årtiondena hamnat i en klar majoritet på arbetsmarknaden gentemot arbetare. Ökningen av tjänstemannatäta kunskapsorganisationer har även lett till en ökning av forskning kring arbetsmiljö och kontorsdesign för att främja tjänstemännens arbete och produktion (Seddigh, Berntson, Bodin Danielson & Westerlund, 2014). Lokalhyra är vanligtvis den näst största kostnaden en organisation har efter personalkostnader. Av denna anledning har nya kontorskoncept såsom det aktivitetsbaserade kontoret börjat etablera sig, detta är ett begrepp som myntades i Nederländerna under 1990-talets början (Pole & Mackay, 2009; van der Voordt, 2004). Denna kontorsform karaktäriseras av en öppen planlösning där de anställda inte har egna skrivbord. I ett aktivitetsbaserat kontor finns det vanligtvis inte heller plats för hela personalstyrkan samtidigt då de anställda förväntas arbeta även från andra platser (Bodin Danielson & Bodin, 2009). Detta är anledningen till varför denna kontorsdesign sparar på kostnader. Införandet av aktivitetsbaserat kontor görs även med ytterligare förhoppningar såsom att det nya kontoret ska leda till ökad effektivitet och tillfredsställelse bland de anställda samt att man vill ge sken av att vara en modern organisation (van der Voordt, 2004). Att vissa kontorsförändringar av denna sort tycks genomföras av ekonomiska skäl gör det intressant att i detta examensarbete istället se till hur de anställda som påverkas av förändringen upplever den. Den forskning som finns sedan tidigare gällande aktivitetsbaserade kontor tycks främst ha gjorts ur ekonomiska, psykologiska och arkitektoniska perspektiv, och det känns därför relevant att genomföra en studie på ämnet utifrån ett pedagogiskt synsätt. Tidigare forskning på ämnet har funnit varierande grader av tillfredsställelse hos de anställda i aktivitetsbaserade kontor (Bodin Danielson & Bodin, 2009; Ekstrand & Damman, 2016). Det kan enligt Walldén vara avgörande hur ledningen i en organisation kommunicerar en förändring till aktivitetsbaserat arbetssätt. Förändringsprocesser handlar om tillit och centrala frågor är exempelvis varför en förändring genomförs och vad man förväntar sig av den (Walldén, 2015, september). I och med detta ser vi även själva förändringsprocessen från traditionellt kontor till aktivitetsbaserat kontor som intressant att undersöka. I examensarbetet kommer teorier kring meningsskapande att användas för att belysa insamlade data. En grundläggande utgångspunkt i meningsskapande är att det kan förklara hur vi människor skapar förståelse för händelser, inte minst i samband med förändringsprocesser (Gioia & Chittipeddi, 1991; Hellgren & Löwstedt, 1997, s. 16). Det är därmed av intresse att se till meningsskapande i relation till de anställdas upplevelse av att arbeta aktivitetsbaserat och även i relation till hur förändringsprocessen upplevdes av dem. Utifrån detta resonemang syftar denna studie till att undersöka hur de intervjuade anställda på en specifik myndighet upplever att det är att arbeta i ett aktivitetsbaserat kontor samt hur de upplevde förändringsprocessen. Studiens delfrågeställningar kommer att presenteras i kapitel fyra. 1.3 Förtydliganden I detta avsnitt kommer de benämningar som är ständigt återkommande under studien att presenteras och förtydligas för att undvika eventuell förvirring hos läsaren. 2

9 1.3.1 Aktivitetsbaserat kontor I studien har de olika begreppen aktivitetsbaserat kontor, aktivitetsbaserad arbetsplats, aktivitetsbaserat arbetssätt och arbetssättet använts. Ett kontor och ett arbetssätt kan ses som skilda begrepp, men då ett aktivitetsbaserat kontor förutsätter ett aktivitetsbaserat arbetssätt och vice versa har samtliga begrepp valts att användas omväxlande Kontorskonceptet I vissa textavsnitt förekommer benämningarna kontorskoncept, kontorsform, kontorsmiljö och kontorsdesign och med de benämningarna är det även här det aktivitetsbaserade kontoret som avses Examensarbetet Ifall det i texten berättas om examensarbetet eller studien utan vidare förklaring så är det den undersökning vi genomfört på en myndighet i Stockholmsområdet som åsyftas Myndigheten När Myndigheten nämns i examensarbetet så avses den myndighet där datainsamlingen för studien genomförts. Denna organisation beskrivs kortfattat i metodavsnittet och benämns i fortsättningen som Myndigheten Förändringen I studien används benämningarna förändringen och förändringsprocessen, dessa benämningar syftar till den förändring från traditionellt till aktivitetsbaserat kontor som Myndigheten genomfört. 3

10 2. Tidigare forskning I detta kapitel kommer inledningsvis en redogörelse göras gällande de sökvägar som använts för att finna tidigare forskning, den valda litteraturen kommer även att reflekteras kort. Sedan följer en distinktion mellan olika kontorstyper där det aktivitetsbaserade kontoret grundläggande beskrivs, även effekter av det aktivitetsbaserade arbetssättet samt faktorer som kan påverka de anställdas upplevelser kommer att presenteras. Avsnittet syftar till att skapa en förståelse för det aktivitetsbaserade kontoret och vad detta kontorskoncept kan innebära för anställda som arbetar i det. 2.1 Sökvägar och litteraturreflektion De databaser som använts vid litteratursökning är Stockholms Universitetsbibliotek, Swepub, Google Scholar, Kungliga Bibliotekets sökfunktion Libris och uppsatsportalen Diva, Digitala Vetenskapliga Arkivet. Sökningarna har främst genomförts genom att använda engelska nyckelord inom ämnet då de genererade fler träffar än de svenska. Sökorden som användes var exempelvis flex office och activity-based working/abw som påträffats i tidigare publikationer. Viss litteratur har även påträffats då den citerats i annan forskning. Vissa svenska sökord har använts och då bland annat aktivitetsbaserat kontor. Med tiden stod det klart att det fanns flera ord för samma kontorskoncept och därför genomfördes även sökningar med synonymer såsom non-territorial office. För att få ytterligare träffar har även ordstammar använts i sökningsarbetet. Samtliga artiklar som valts är skrivna under 2000-talet för att säkerställa att resultaten fortsatt ska vara aktuella och relevanta. Detta bör innebära att de studier som presenteras avser samma typ av aktivitetsbaserade kontor som denna studie behandlar, då begreppet har förändrats över tid i och med den tekniska utvecklingen. Litteraturgenomgången består enbart av primärkällor för att tydliggöra forskarens ursprungliga studie och minimera risken för feltolkningar. Något som uppdagats under sökandets gång är avsaknaden av artiklar på ämnet inom det pedagogiska området och en ännu större avsaknad av studier om aktivitetsbaserade kontor med fokus på förändringsprocessen och meningsskapande. Därför kommer mycket av den forskning som presenteras komma från andra områden såsom psykologi, arkitektur och ekonomi. Den tidigare forskning som nedan presenteras har valts ut då den antingen ger en förklaring till kontorskonceptet aktivitetsbaserade kontor eller beskriver de anställdas upplevelser av införandet av kontorskonceptet och de faktorer som tycks kunna påverka utfallet av införandet. 2.2 Distinktion mellan olika kontorstyper De kontorsformer som presenteras i följande stycke är öppet kontorslandskap, flexkontor och aktivitetsbaserade kontor. Dessa kontorsdesigner definieras då förståelsen för dem, och skillnaden mellan dem, är relevant för att läsaren ska kunna förstå resultaten av tidigare forskning Öppet kontorslandskap Ett öppet kontorslandskap innebär att de anställda arbetar i ett gemensamt arbetsutrymme, där det inte finns väggar mellan arbetsplatserna och där det inte heller är möjligt för alla anställda att få en arbetsplats vid ett fönster. De anställda har egna arbetsplatser som vanligtvis skiljs av med hjälp av skärmar mellan skrivborden. Det finns olika storlekar av öppna kontorslandskap och man skiljer mellan små, mellanstora och stora landskap utifrån antalet kontorsplatser. Öppna kontorslandskap är 4

11 fördelaktiga för att kunna hantera organisatoriska förändringar utan behov av renovering eller ombyggnation (Bodin Danielson & Bodin, 2009) Flexkontor Flexkontor beskrivs i tidigare forskning på varierande sätt, men det som tycks vara genomgående är det faktum att de anställda på ett flexkontor saknar personliga arbetsplatser samt att det finns färre arbetsplatser än det finns anställda (De Been & Beijer, 2014; Sveriges kommuner och landsting, 2014). Då ett flexkontor vanligtvis inte består av tillräckligt många arbetsplatser för att hela personalstyrkan ska få plats samtidigt och är distansarbete förväntat för att kontorskonceptet ska vara verksamt (Bodin Danielson & Bodin, 2009). Sveriges kommuner och landsting har gjort en distinktion mellan flexkontor och aktivitetsbaserade kontor då de förklarar att aktivitetsbaserade kontor, utöver opersonliga arbetsplatser, även innebär en variation av alternativa arbetsmiljöer (Sveriges kommuner och landsting, 2014). Denna distinktion gör däremot inte De Been och Beijer utan de likställer flexkontor med aktivitetsbaserade kontor, något som även Bodin Danielson och Bodin gör (Bodin Danielson & Bodin, 2009; De Been & Beijer, 2014). Det är detta synsätt som kommer att användas i denna studie. Fortsättningsvis kommer studier som behandlar både flexkontor och aktivitetsbaserade kontor att presenteras, då bägge dessa kontorsformer genom sina likheter kan vara av stor relevans för denna studies syfte Aktivitetsbaserat kontor De Been och Beijer beskriver vidare aktivitetsbaserade kontor som att medarbetarna väljer plats utifrån den aktivitet de genomför för stunden, och när den anställda är färdig så ska arbetsplatsen finnas tillgänglig för övriga kollegor. De beskriver denna sorts kontor som starkt beroende av välutvecklade IT-system för att medarbetarna ska ha möjlighet att arbeta på distans och förklarar även att personliga ägodelar och dokument vanligtvis förvaras i skåp eller lådor (De Been & Beijer, 2014). Det aktivitetsbaserade kontoret karaktäriseras enligt Bodin Danielson och Bodin av ett öppet kontorslandskap där de anställda inte har egna, tilldelade skrivbord (Bodin Danielson & Bodin, 2009). Detta kombineras med regler gällande skrivborden i sig, och många organisationer som arbetar aktivitetsbaserat har infört en så kallad clean desk -policy som innebär att de anställda alltid bör lämna det skrivbord de arbetar vid för dagen i samma skick som de fann det. I och med detta finns det ingen chans för de anställda att skapa sig en personlig arbetsplats (Brunia & Hartjes-Gosselink, 2009). Det gemensamma kontoret är vanligtvis uppdelat i flera områden som medvetet skapats med syfte att underlätta i arbetet med olika sorters arbetsuppgifter (Foley, Engelen, Gale, Bauman & Mackey, 2016). Aktivitetsbaserade kontor kan även komma att delas in i olika zoner; aktiva zoner, mellanzoner och lugna zoner. Det som skiljer zonerna åt är att man vanligtvis arbetar i grupp och har diskussioner i de aktiva zonerna, att man arbetar likt i öppna kontorslandskap i mellanzonerna samt att man sitter själv och arbetar ostört i de tysta zonerna (MER, 2016). Ett aktivitetsbaserat kontor är ofta utformat för att rymma mindre än 70 % av personalstyrkan på kontoret samtidigt då man räknar med att en viss andel av de anställda är frånvarande på grund av sjukdom, möten eller hemarbete (Bodin Danielson & Bodin, 2009). Enligt Pole och Mackay är organisationers lokalhyra vanligtvis den näst största kostnaden, något som innebär att organisationer försöker att dra ner på kostnaden genom att minska på kontorsyta (Pole & Mackay, 2009). Detta går i linje med van der Voordts studie där han förklarar att traditionella kontor förändras till aktivitetsbaserade kontor för att organisationer ska kunna göra kostnadsbesparingar (van der Voordt, 2004). Den utvecklade teknologin har möjliggjort att aktivitetsbaserade kontor fungerar då de 5

12 anställda själva kan välja tid och plats för sitt arbete. De anställda har möjlighet att välja en arbetsplats som passar bäst för den arbetsuppgift de utför just för stunden tack vare förbättringen av IT-lösningar genom laptops, mobila telefonsystem och trådlösa utskriftssystem (Appel-Meulenbroek, Groenen & Janssen, 2011; Foley et al, 2016). Harris förklarar att aktivitetsbaserade arbetsplatser idag blir allt vanligare. Organisationer inför aktivitetsbaserade kontor för att främja samarbete, koncentration, kreativitet och sammanhållning, men för att konceptet ska lyckas och produktiviteten öka är det viktigt att lyckas balansera ytor för samarbete med ytor för koncentration (Harris, 2015). Van der Voordt menar att aktivitetsbaserade kontor främjar produktiviteten hos de anställda men förklarar också att kontorskonceptet kan införas för att stimulera nya dynamiska arbetssätt, där de anställda inte längre är bundna till det fysiska kontoret. Ytterligare förväntningar vid införandet av aktivitetsbaserade kontor är en större tillfredsställelse hos de anställda, att kunna attrahera ny personal och att ge sken av att vara en modern organisation (van der Voordt, 2004). 2.3 Effekter av att arbeta i aktivitetsbaserade kontor En kvantitativ studie som genomförts i Nederländerna visar på att aktivitetsbaserade kontor inte alltid har den effekt som förväntas (Hoendervanger, De Been, Van Yperen, Mobach & Albers, 2016). Forskarnas syfte med studien var att undersöka arbetstillfredsställelsen hos anställda som arbetar aktivitetsbaserat. Resultaten av studien visade att de få anställda som faktiskt valde att byta plats för att arbeta mer effektivt upplevde en stor arbetstillfredsställelse i kontorskonceptet, medan övriga anställda upplevde en lägre grad av arbetstillfredsställelse. Hoendervanger et al. drog därför slutsatsen att alla anställdas behov inte går att möta i ett aktivitetsbaserat kontor, och att vissa anställda snarare hade behövt fasta, tilldelade platser för att känna stor arbetstillfredsställelse. En annan effekt av att arbeta aktivitetsbaserat förklaras i en kvalitativ fallstudie som genomförts med syfte att ta reda på ifall personalisering av arbetsplatsen kan ske, trots att de anställda inte har egna platser och förväntas flytta utifrån den uppgift de har för handen (Brunia & Hartjes-Gosselink, 2009). Studien genomfördes genom en litteraturöversikt av tidigare forskning samt genom observationer och intervjuer på en statlig, nederländsk organisation. Brunia och Hartjes-Gosselink fann att viss personalisering tycktes ske som en effekt av det aktivitetsbaserade arbetssättet, detta genom att placera ut bland annat vinstpokaler och personliga foton trots att det är meningen att arbetsplatserna ska vara anonyma och rena. Detta tycks bero på att de anställda har ett behov av att skapa sig en identitet på arbetsplatsen. Resultaten går i linje med de resultat Bodin Danielson funnit gällande att flexkontor tenderar att innebära en låg arbetstillfredsställelse och hon drar slutsatsen att detta kan bero på att det är svårt för de anställda att göra sin arbetsplats personlig (Bodin Danielson, 2016). En kvalitativ fallstudie som genomförts på ett norskt företag inom finansbranschen har undersökt hur den aktivitetsbaserade arbetsmiljön och arbete med olika arbetsuppgifter i olika zoner kan påverka de anställdas uppfattning av kontroll, interaktion och hantering av arbetsrelaterade krav (Ekstrand och Damman, 2016). Studien genomfördes med hjälp av semistrukturerade intervjuer, observationer och fältanteckningar. På organisationen har de anställda tidigare arbetat i enskilda kontor men nu har tre arbetszoner införts där den första zonen är till för möten med externa parter och den andra zonen är till för internt arbete där endast de anställda är välkomna. Den tredje zonen består av mötesrum där såväl interna som externa möten kan hållas, men det är en zon som externa parter behöver bli inbjudna till. De resultat som presenteras visar att de anställda upplever en större kontroll över sin arbetsmiljö och en bättre förmåga att hantera arbetsrelaterade krav i arbetet när de bytt till aktivitetsbaserat kontor. Det uppgavs som positivt att ha en privat zon där man kunde arbeta helt ostört utan avbrott av externa 6

13 parter och de anställda tyckte även att det kändes mer naturligt att inte hålla kundmöten där man arbetar med administrativa och enskilda uppgifter. Studiens slutsats var därför att arbete med olika arbetsuppgifter i olika zoner tycks hjälpa de anställda att strukturera sitt arbetsflöde, att förbättra den interna kommunikationen och även öka arbetstillfredsställelsen (Ekstrand & Damman, 2016). 2.4 Faktorer som påverkar upplevelsen av aktivitetsbaserade kontor Tidigare forskning på området visar att vissa grupper av anställda tycks påverkas mer än andra av att arbeta aktivitetsbaserat och det tycks därför finnas vissa faktorer som påverkar de anställdas upplevelser (McElroy & Morrow, 2010). En kvantitativ studie som gjorts i USA genom enkäter till 350 anställda i en finansorganisation syftade till att undersöka de anställdas upplevelse av organisationen, och ifall denna skiljer sig mellan olika grupper av anställda. Resultaten av undersökningen visar att de anställdas syn på organisationen förbättrades efter förändring till aktivitetsbaserat kontor. De tillfrågade uppgav att organisationen kändes mer innovativ och mindre formell efter bytet av kontorsform. Resultaten visade däremot att de yngre anställda var mer tillfredsställda i det aktivitetsbaserade kontoret än de äldre. Det var endast gruppen Millennials (30 år eller yngre) som uppgav sig enbart nöjda med det aktivitetsbaserade kontoret, och detta tror McElroy och Morrow kan förklaras genom att deras erfarenhet av andra kontorsformer inte är särskilt lång i jämförelse med de äldre anställdas. Ytterligare en anledning till att upplevelsen av det aktivitetsbaserade arbetssättet påverkar anställda på olika sätt kan vara att man inte byter plats för att matcha sina arbetsuppgifter, utan väljer samma arbetsplats varje dag. Anledningarna till att byta plats är att det är högljutt, att man vill sitta med sina kollegor eller att favoritplatsen är upptagen, snarare än att man byter för att skapa de bästa förutsättningarna för sitt arbete (Hoendervanger et al, 2016). Vidare är det även avgörande hur ledningen efterlevt kontorskonceptet för hur de anställda förhåller sig till förändringen (Skogland, 2017). Det är därmed viktigt att cheferna följer kontorskonceptets regler, finns tillgängliga på plats och är goda förebilder för det aktivitetsbaserade arbetssättet. Detta visar en kvalitativ studie som gjorts i en norsk organisation som funnit att flertalet aspekter har stor påverkan för hur anställda tar till sig det aktivitetsbaserade arbetssättet. Förutom ledningens roll i förändringen spelar även rumsliga faktorer in och framförallt faktorer gällande tillgänglighet till aktivitetsbaserade arbetsplatser och det totala antalet arbetsplatser, samt hur olika avdelningar placerats i förhållande till varandra. Hur den anställdas arbete och arbetsprocessernas behov av sekretess ser ut spelade också in för hur anpassningsprocessen till det aktivitetsbaserade arbetssättet gick till (Skogland, 2017). Tidigare svensk forskning har undersökt ifall även de anställdas personlighet kan komma att påverka deras produktivitet och arbetstillfredsställelse, beroende på vad för typ av kontor den anställda arbetar i (Seddigh, Berntson, Platts & Westerlund, 2016). En anställd i ett flexkontor som är en medgörlig och samvetsgrann person tycks uppleva en högre grad av distraktion än anställda i flexkontor utan dessa personlighetsdrag. Vidare fann Seddigh et al. att de anställda som har hög emotionell stabilitet tycks hantera distraktioner på arbetsplatsen väl i allmänhet, och på flexkontor i synnerhet. Trots dessa resultat konstaterar forskarna att dessa fynd ännu inte helt kan kopplas samman och att ytterligare forskning krävs innan tydligare kopplingar mellan kontorsmiljö och personlighet kan visas, men de påpekar ändå att dessa fynd är intressanta att se närmre på i framtiden. 7

14 2.5 Sammanfattning av tidigare forskning Sammanfattningsvis har det aktivitetsbaserade kontorets grundläggande delar beskrivits som ett kontor uppdelat i zoner där de anställda inte har fasta platser och förväntas byta arbetsplats utifrån den arbetsuppgift man arbetar med för stunden. Detta genom utvecklade IT-lösningar som möjliggör för arbete på andra platser än från skrivbordet. Vidare har den tidigare presenterade forskningen sammanfattats med utgångspunkt i vilka effekter det aktivitetsbaserade kontoret tycks ha på de anställda och vilka faktorer som kan tänkas påverka denna upplevelse. Det tycks bland annat finnas inslag av personalisering trots att det aktivitetsbaserade kontoret förespråkar clean desk -policy och i vissa organisationer uppger de anställda att deras arbetstillfredsställelse ökat, medan anställda i andra organisationer uppger lägre grad av arbetstillfredsställelse i detta nya kontorskoncept. Vidare verkar ålder och personlighet till viss mån kunna påverka hur kontorskonceptet tas emot, och det är även viktigt att ledningen inom en organisation själva anammar kontorskonceptet för att de anställda ska få en positiv upplevelse av förändringen. 8

15 3. Teoretisk inramning Detta kapitel kommer att redogöra för teorier kring meningsskapande. Teoriavsnittet baseras på vetenskapliga artiklar och böcker skrivna mellan år , vilket innebär att deras aktualitet kan diskuteras. Däremot är samtliga teorier väl citerade och används i stor utsträckning än idag vilket gör att de anses fortsatt relevanta. Dessa teorier kommer att fungera som ett ramverk i studiens kommande analys och diskussion. Kapitlet inleds med en grundläggande förklaring av begreppet meningsskapande utifrån olika teoretikers perspektiv, därefter kommer meningsskapande att förklaras såväl utifrån en organisatorisk aspekt som i samband med förändringsprocesser och i relation till människans identitet. 3.1 Meningsskapandets grundläggande utgångspunkt Meningsskapande kan förklara hur vi människor förstår händelser och varför vi uppfattar dem som logiska och förnuftiga. Vid meningsskapande placerar vi in de stimuli vi nås av från omgivningen i olika referensramar, lyckas organisera våra intryck så att mönster uppstår och på så sätt lyckas vi även se meningen med dem (Hellgren & Löwstedt, 1997, s. 116, 118). Meningsskapandet har vidare sin utgångspunkt i människans tankestrukturer, även kallade kognitiva kartor. Våra kognitiva kartor både filtrerar och begreppsliggör information som vi tar in från vår omgivning, vilket leder till att dessa kartor sedan vägleder oss i såväl beslut som handling (Hellgren & Löwstedt, 1997, s. 13). Gioia redogör för människans kognitiva kartor som ett nätverk av förväntningar som grundar sig i inlärda erfarenheter som vi sparat i minnet och som ligger till grund för individens tolknings- och förståelseapparat, och är på så sätt indirekt relaterade till vårt handlande. Detta antagande om vad som ligger till grund för vår förståelse och vårt handlande är inte på något sätt relaterat till rationalitet eller att vi aktivt och medvetet processar den information som vår omgivning ger. Detta är snarare något som vi gör för att tillskriva mening till, eller applicera mening på, en erfarenhet och sedan använder vi denna mening som grund i vårt agerande (Gioia, 1986, s ). De flesta organisationsforskare belyser begreppet meningsskapande i relation till just handling, men Feldman menar att meningsskapande ofta inte leder till handling. Meningsskapande kan lika gärna leda till insikten att inte handla, eller att mer information behövs för att individen ska välja att handla (citerad i Hellgren & Löwstedt, 1997, s. 117). 3.2 Meningsskapande i organisationer Hellgren och Löwstedt översätter begreppet organizational sensemaking till meningsskapande aktiviteter, organisering av mening eller helt enkelt meningsskapande i en organisation (Hellgren & Löwstedt, 1997, s. 117). De menar vidare att eftersom våra handlingar relateras till våra unika tankestrukturer är meningsskapandet något individuellt för varje människa. Däremot kan dessa tankestrukturer bli gemensamma om de delas av flera människor och därmed skapar en sorts central förståelse av vad som sker. I och med detta kan en organisations meningsskapande processer beskrivas utifrån relationen mellan det individuella och det gemensamma. Meningsskapande processer kan även leda till att gemensamma föreställningar om hur något ligger till blir allt mer stabila över tid i och med att ett meningsskapande sker (Hellgren & Löwstedt, 1997, s ). 9

16 Enligt Gioia grundar sig meningsskapande i hur människor i organisationer konstruerar definitioner av det som sker i en organisation och därmed skapar en förståelse för hur de ska handla (Gioia, 1986, s. 50). En grundläggande utgångspunkt här är att individer i en organisation ständigt vill förstå vad som sker omkring dem på samma sätt som de är förmodade att söka efter mening i det som sker i privatlivet. Vidare beskrivs meningsskapande utifrån att människor i organisationer ständigt, men på olika medvetandenivåer, strukturerar sina intryck från den organiserande verksamheten på så sätt att mönster av mening uppstår. Det kan handla om att en kaotisk omgivning sätts in i ett sammanhang, som ett sätt att förstå sig på vad som händer. Det är utifrån den organiserande meningen med en verksamhet som organisationens medlemmar förstår vad som sker och handlar därefter (Gioia, 1986, s. 50). Även symboler beskrivs som relevanta vid meningsskapande, och dessa kan ses som pusselbitar som människor i en organisation försöker tolka och på så sätt förstå vad som pågår (Gioia, 1986, s. 52). Hellgren och Löwstedt exemplifierar detta genom att beskriva att Sveriges kung är en symbol för Sveriges industri, eller att Bill Gates har personifierat Microsofts ambitioner kring att utveckla programvarumarknaden. Symboler för en organisation kan även vara logotyper, slogans eller historiska berättelser om händelser eller personer. På så sätt kan symboler som sammankopplas med en organisation förmedla ytterligare mening än vad endast företeelsen i sig förmedlar (Hellgren & Löwstedt, 1997, s. 119). 3.3 Meningsskapande och meningsgivande under en förändringsprocess Meningsskapande belyses även i samband med strategiska förändringar i organisationer och Gioia och Chittipeddi adderar även begreppet meningsgivande. Meningsskapande handlar då om att förstå och helt enkelt skapa mening till förändringsprocessen, medan meningsgivande innebär att influera andra till att förstå förändringsprocessen. Vid en organisatorisk förändring är det viktigt att initiativtagarna lyckas kommunicera till resten av organisationen vad som kommer att hända, hur det ska ske och framförallt varför genom en växelverkan av meningsskapande och meningsgivande (Gioia & Chittipeddi, 1991). Utifrån detta är det viktigt att ledningen i en organisation delar med sig av sin vision vid en strategisk förändring, som ett första steg i en meningsgivande process. Meningsgivande ses som en påverkansprocess där man försöker förändra meningsskapandet och vad de berörda anställda ser som meningsfullt, med förhoppningen att de ska omdefiniera sin bild av den organisatoriska verkligheten. Vidare kan mening förmedlas via symboliska aktiviteter för att hjälpa medarbetarna att förstå att det som gällde tidigare inte gäller längre, något som stöttar medarbetarna i att förstå förändringen. Meningsgivande kan ske genom att ledningens meningsskapande aktiviteter leder till att chefer inom organisationen skapar mening, något som är viktigt för att de sedan ska ha möjlighet att agera meningsgivare till organisationen i stort. Dessa aktiviteter sker sällan i konsensus, utan fungerar som ett gångjärn till socialt samförstånd. En bidragande del till de meningsskapande processerna är även att ledningen kommunicerar sin förståelse, medan organisationens medlemmar bidrar med en realistisk bild av verksamheten, något som ökar delaktighet och därmed underlättar meningsskapandet för alla parter. Hur pass väl ledningen lyckas kommunicera förändringen, så att medarbetarna kan tillskriva den mening, kan ses som avgörande för hur pass väl förändringssatsningen faller ut (Gioia & Chittipeddi, 1991). 10

17 3.4 Meningsskapande sker retrospektivt och i relation till vår identitet Även Weick belyser meningsskapande och menar att begreppet består av en social process, men att det även sker utifrån individens uppfattning om sin egen identitet (Weick, 1995, s. 38). Det faktum att individen skapar mening bottnar i dennes behov av identitet eftersom vi människor behöver relatera vår omgivning till en uppfattning om vilka vi är. Individer har en rad personlighetsbaserade och situationsberoende identiteter, vilka används för att se det meningsfulla eller det meningslösa i olika situationer. Detta gäller även när händelser i en organisation ska förstås och då rör meningsskapandet organisationens identitet. Skapandet av organisationers identitet kretsar ofta kring företagskulturer och målet är att de anställda ska identifiera sig med kulturen. Sådana identiteter skapas inte bara på organisationsnivå, utan även i team och på avdelningar. Uppfattningen om vår identitet är därmed central för hur vi tillskriver mening till det som sker, oavsett om vi rör oss på individ-, grupp- eller organisationsnivå. Dessa identitetsfrågor uppstår ofta under omorganisationer och blir där centrala för hur de anställda ser skeenden som meningsfulla (Weick, 1995, s ). Vidare skapar individen mening av det som sker i en organisation med hjälp av ledtrådar från dennes omgivning som individen på egen hand kopplar samman till en förståelse. Ledtrådarna skapas både av individerna själva i sin identitet, men även i sociala processer. Meningsskapande tycks även vanligtvis ske retrospektivt, vilket innebär att vår uppfattning av något som skett tidigare kan förändras i efterhand. Detta förklaras genom att meningsskapande aldrig börjar utan är konstant då människan alltid är mitt uppe i en pågående situation. Vid meningsskapande nöjer vi oss snarare med rimliga förklaringar än riktiga, dels på grund av en informationsbrist som leder till att vi sällan kan förstå saker fullt ut, men även eftersom meningsskapande är ett subjektivt fenomen (Weick, 1995, s ). 3.5 Sammanfattning av teoretisk inramning Sammanfattningsvis är meningsskapande i grunden något som människan behöver göra för att förstå vad som sker i dess omgivning och därmed ligger även meningsskapande till grund för vårt kommande handlande. Meningsskapande är något som är grundläggande för oss människor, eftersom vi alltid strävar efter att förstå vad som sker omkring oss, och vill därmed kunna placera in skeenden i ett sammanhang. Meningsskapande sker på individ-, grupp- och organisationsnivå och en organisations meningsskapande processer kan ske först då en central förståelse för händelsen har skapats. Meningsskapande har en central betydelse vid förändringsprocesser i organisationer, detta för att de anställda ska ha möjlighet att förstå och ta till sig den förändring som genomförs. I och med detta blir det även viktigt att det finns personer i organisationen som agerar meningsgivare för förändringen, som kan förmedla anledningen till förändring och agera goda förebilder under processens gång. Vidare innefattar meningsskapande både en individuell och en social aspekt då det är en process som grundar sig i vår identitet. Meningsskapande sker vanligtvis retrospektivt och individen nöjer sig ofta med rimliga förklaringar snarare än riktiga. Dessa teorier om meningsskapande kommer i studien att användas som redskap till att skapa förståelse för insamlade data. Förhoppningen är att teorierna ska bidra med en klarare bild av Myndighetens anställdas upplevelser, men även att de kan bidra med klarhet till varför de anställdas upplevelser ser ut som de gör och varför de eventuellt skiljer sig åt. 11

18 4. Studiens syfte och frågeställningar Syftet med denna studie är att undersöka de intervjuade anställdas upplevelser av den förändringsprocess som genomförts på Myndigheten och deras upplevelser av sin arbetssituation i det aktivitetsbaserade kontoret. Detta genom att se till de anställdas meningsskapande processer gällande förändringen och kontorskonceptet. De frågeställningar som formulerats lyder: Vilka aspekter har påverkat de anställdas upplevelser av förändringsprocessen till aktivitetsbaserat kontor? Vilka aspekter i det aktivitetsbaserade kontoret påverkar de anställdas upplevda arbetssituation? 12

19 5. Metod I detta kapitel presenteras studiens vetenskapsteoretiska utgångspunkter, forskningsstrategi, tillvägagångssätt, analysmetod, tillförlitlighet och etiska överväganden. De metodologiska val som gjorts i studien kommer även att motiveras och reflekteras löpande i texten. 5.1 Vetenskapsteoretiska utgångspunkter och forskningsstrategi Denna studie grundar sig i en hermeneutisk ansats, det vill säga att den har en tolkande utgångspunkt. Samhällsvetenskaplig forskning kräver enligt Bryman en annan logik än naturvetenskapens forskning i det avseende att människan som studieobjekt skiljer sig mot naturvetenskapens studieobjekt. Detta kan förstås utifrån en åtskillnad i fokus. Positivistisk forskning som ibland förekommer inom naturvetenskapen söker en förklaring av mänskligt beteende, medan hermeneutiken snarare fokuserar på en tolkande förståelse av människans sociala handlingar (Bryman, 2011, s. 32). I och med att denna studie är samhällsvetenskaplig och syftar till att förstå de anställdas upplevelser är därmed en hermeneutisk utgångspunkt relevant. Vidare har studien i fråga en abduktiv ansats. Detta beskriver Alvesson och Sköldberg som en ansats som utvecklas under studiens gång gällande det empiriska tillämpningsområdet, men även genom att val och användning av teorier justeras och förfinas löpande. Teorier kan därmed i en abduktiv ansats ligga till grund för att upptäcka mönster av förståelse i empirin, snarare än att direkt applicera angiven teori. De menar vidare att abduktion är en lämplig ansats när forskaren utgår från en genuin undran och studerar ett enskilt fall som tolkas utifrån ett angivet mönster och vill förstå fallet i fråga (Alvesson & Sköldberg, 2008, s ). Utifrån detta resonemang kan en abduktiv ansats ses som relevant för denna studie som utgår ifrån ett specifikt fall, en organisation, där en tolkning av de anställdas upplevelse och förståelse studeras. Gällande val av forskningsstrategi så beskriver Bryman kvantitativ forskning som vanligen relevant när det är siffror som studeras medan kvalitativ forskning snarare fokuserar på ord och upplevelser. Vidare finns det fler relevanta skillnader då en kvantitativ forskningsstrategi ofta utgår från forskaren, då dennes intressen styr och strukturerar själva undersökningen, medan en kvalitativ forskning fokuserar mer på deltagarnas perspektiv och låter det vara studiens utgångspunkt (Bryman, 2011, s. 340, 371). I och med att utgångspunkten i studien grundar sig i de anställdas berättelser kring deras upplevelser har en kvalitativ studie genomförts. Även att denna studie bygger på material insamlat via intervjuer med utvalda anställda styrker valet av forskningsstrategi. 5.2 Urval Urvalet till denna studie har gjorts genom ett så kallat målstyrt urval, en urvalsmetod som Bryman beskriver som lämplig vid forskning som utgörs av kvalitativa intervjuer. Urvalsmetoden innebär att forskaren väljer individer eller organisationer som kan tänkas vara relevanta för valda forskningsfrågor (Bryman, 2011, s. 434). Gällande denna studie undersökte vi inledningsvis vilka organisationer i Stockholmsregionen som tillämpar ett aktivitetsbaserat arbetssätt, vilka vi därpå kontaktade och fick respons ifrån den nu aktuella organisationen. Den organisation som valdes är en myndighet som införde aktivitetsbaserat kontor för drygt tre år sedan. Då denna studie genomförs på Myndighetens 13

20 huvudkontor finns det såväl stabsfunktioner som avdelningar där kärnverksamhet utförs på kontoret. Gällande urvalet av anställda på Myndigheten så uppgav vi till vår kontaktperson på organisationen att vi behövde ett tiotal intervjupersoner, vilka bör ha arbetat på Myndigheten sedan innan det aktivitetsbaserade arbetssättet infördes och därmed varit med under förändringsprocessen. Myndigheten hade ett eget intresse i att deltagarna kom från olika enheter i deras stabsfunktion och även från själva kärnverksamheten. Vår kontaktperson kontaktade chefer för olika enheter och fick på så sätt tag på frivilliga anställda som ville delta i vår studie. Av vår kontaktperson fick vi därefter kontaktuppgifter till tio anställda på Myndigheten. Kvale och Brinkmann för en diskussion gällande hur många intervjupersoner som behövs i en studie, vilket de menar är helt beroende på studiens syfte utifrån bland annat generalisering. De menar vidare att kvalitativa intervjuer där människors inställning är i fokus bör hållas tills dess att forskaren upplever en mättnad i svaren och där nya intervjuer ger föga ny kunskap (Kvale & Brinkmann, 2014, s. 156). Efter åtta genomförda intervjuer upplevde vi att vi fått in så pass utförlig data att de sista intervjuerna varken bidrog med nya infallsvinklar eller tankar. Studiens syfte med att belysa de anställdas upplevelser handlar inte om att finna något generaliserbart resultat, vilket därmed inte bör kräva ett större antal intervjuer. Det slutgiltiga urvalet bestod av intervjupersoner där alla, med undantag för en person, arbetat på Myndigheten både innan, under och efter bytet av kontorskoncept. Denna anställda arbetade ej på Myndigheten under själva förändringsprocessens gång, men däremot både innan och efter förändringen och därmed ansågs denna anställdas upplevelser ändå relevanta. De åtta intervjuade anställda har arbetat på Myndigheten mellan fyra och trettio år och arbetar på olika funktioner, enheter och avdelningar. Urvalet bestod av sju kvinnor och en man av varierande åldrar. 5.3 Studiens genomförande Här följer en redogörelse för studiens genomförande från pilotstudie till studiebesök och datainsamling på Myndigheten. Även studiens tillvägagångssätt gällande bearbetning och analys av insamlade data kommer att beskrivas Förberedelser i form av pilotstudie och studiebesök Som en del av studiens genomförande planerade och genomförde vi en pilotstudie, i syfte att pröva vår datainsamlingsmetod i förhållande till våra forskningsfrågor. En pilotstudie brukar beskrivas som en sista förberedelse inför datainsamlingen samt ett tillfälle att förbättra och finslipa studiens tillvägagångssätt (Yin, 2007, s. 105). Pilotstudien genomfördes på en managementkonsult som sedan några månader tillbaka arbetar på ett aktivitetsbaserat kontor, dock inte på den myndighet som den faktiska studien genomförts på, utan i en privat organisation. Denna intervjuperson utsågs på grund av bekvämlighetsskäl, men datainsamlingen genomfördes som om det vore skarpt läge. Intervjun var semistrukturerad, utgick från en första version av vår intervjuguide och pågick i 45 minuter. Därefter transkriberades materialet varpå vi läste igenom det flera gånger och genomförde en övergripande tematisk analys samt belyste delar av det reducerade materialet med hjälp av teorier gällande meningsskapande. Det pilotstudien främst bidrog med var en möjlighet att se brister i den intervjuguide som vi utformat, något som gjorde att vi reviderade flera frågor och teman i intervjuguiden till att bli mer allmänna och inte så ledande. Vi fick även en förståelse för hur intervjuerna kan komma att gå till och förstod vikten av att intervjupersonen ska ha utrymme att tala fritt och att intervjun därmed inte helt kommer följa intervjuguidens ordning. Som tidigare nämnt var denna pilotintervju en förberedelse inför den faktiska studien för att se om vald datainsamlingsmetod 14