Verksamhetsplan för Humanistiska fakultetskansliet 2018

Transkript

1 och HUMANISTISKA FAKULTETEN Verksamhetsplan för Humanistiska fakultetskansliet 2018 Uppdrag Fakultetskansliet utgör verksamhetsstöd till dekan, fakultetsledning och fakultetsstyrelse, dels i enlighet med gällande arbets- och delegationsordningar, dels med utgångspunkt i fakultetens handlings- och verksamhetsplaner. Kansliets personal stöder fakultetsledningen och fakultetsstyrelsen och dess beredningsgrupper genom att ge professionellt stöd när det gäller handläggning, processer, kommunikation och föreskrifter. Verksamhetsidé/förhållningssätt Som kollegor ska vi sträva efter att ha en gemensam bild av verksamheten i syfte att behålla och utveckla god samordning och delaktighet. Så uppnår vi en hög arbetskvalitet och får en arbetsplats där alla presterar och trivs. Arbetet som utförs ska vara relevant, effektivt, sakligt och korrekt. Med en hög grad av flexibilitet, tydlighet och transparens i arbetssättet bidrar kansliet till att den akademiska verksamheten håller en god standard. Verksamhet Enligt GU:s arbetsordning ansvarar fakultetsstyrelserna för strategisk planering, övergripande styrning och kvalitetssäkring av utbildning, forskning och samverkan. Fakultetskansliet fullgör uppgifter inom områdena arbetsmiljö- och likabehandlingsfrågor, miljöledning, ekonomi, internationalisering, it och infrastruktur, HR, kommunikation och information, utbildning på grundnivå, avancerad nivå och forskarnivå samt forskning. Kansliet har resurser för att ge stöd för utredningar, omvärldsanalys/samverkan, planering samt utvärdering och uppföljning. Uppdraget inkluderar också uppgifter i anslutning till fakultetens handlings- och verksamhetsplan. För att utföra detta arbete krävs en tydlig organisation och rollfördelning. Fakultetskansliets verksamhet ska också ses i relation till handlings- och verksamhetsplan för universitetets gemensamma förvaltning. Humanistiska fakultetskansliet 1 (6) Humanisten, Renströmsgatan 6, Box 200, Göteborg

2 Den fakultetsgemensamma handlings- och verksamhetsplanen uppdateras årligen och kansliet har till uppgift att arbeta med de åtgärder för respektive område som listas där (se bilaga). Förändringar och förskjutningar i fakultetsstyrelsens prioriteringar och mål modifierar fakultetskansliets uppdrag och kan också föra med sig omfördelning av arbetsuppgifter. I workshops och enskilda samtal har vi tagit fram en roll- och arbetsfördelning enligt nedan. GU:s handlings- och verksamhetsplaner är indelade i Forskning som påverkar, Utbildning som förnyar och Arbetsmiljö som inspirerar. - Forskningsfrågor behandlas primärt i Forskningsberedningen, FOB; handläggare: forskningssamordnaren - Utbildningsfrågor behandlas i Humanistiska utbildningsberedningen, HUB; handläggare kanslichef/utbildningsledare, och i Forskarutbildningsberedningen, FUB; handläggare: forskningssamordnaren - Arbetsmiljöfrågor behandlas bl.a. i lokala arbetsmiljökommittén, LAMK; handläggare: personalhandläggaren Lärarförslagsnämnden (LFN) bereder läraranställningar för både institutioner och fakulteten samt ansökningar om att bli excellent lärare och docentärenden; handläggare från och med januari 2017: personalhandläggare. Bemanning I fakultetskansliets stöd till verksamheten ingår generellt och områdesspecifikt utredningsstöd i form av analys, omvärldsbevakning, planering, uppföljning och kvalitetsgranskning. Följande funktioner finns på kansliet Fakultetssamordnare Sekreterare för dekan och fakultetsstyrelse. Koordinering av fakultetens webbsidor. Representerar fakulteten i GU:s webbråd och licenskommitté. Verksamhetsrepresentant i GU:s IT-regelgrupp. Verksamhetsrepresentant i Strategiskt IT-forum. Samordnare för INU/VIDU (digitala undervisningsverktyg) i nya Humanisten. Likabehandlingsombud för fakultetskansliet. Behörighetsadministratör. Arkivsamordnare för kansliet. Sammankallande för institutionernas IT-beredare och webbredaktörer. Fakultetscontroller Budget, prognos och bokslut för fakulteten. Samordnar institutionernas budget och ekonomiska uppföljning. Stöd till institutionerna i budgetarbete och uppföljning av ekonomi. Handläggare för donationsstipendier. Sekreterare för MBL-sammanträden. Sammankallande för nätverk för institutionernas ekonomer. Forskarutbildningshandläggare Samordnar, bereder och handlägger frågor inom forskning och utbildning på forskarnivå. Uppföljning och kvalitetsutvärdering av utbildning på forskarnivå. Arbetar med arrangemang som introduktionsvecka för nya doktorander. Arbete med samverkansaspekterna inom såväl forskning som utbildning på forskarnivå. 2 (6)

3 Handläggare för FOB och FUB. Sammankallande för nätverket för forskarutbildningsadministratörer. Kanslichef Leder och fördelar arbetet inom kansliet. Har på dekanens delegation ansvar för kansliets ekonomi, personal, miljö, arbetsmiljö och likabehandling. Ger administrativt stöd till dekanens prefektråd. Administrativt stöd i vissa utbildningsfrågor. Handläggare för akademiska ceremonier och pedagogiskt pris. Håller i den samlade årsredovisningen. Arkivsamordnare för kansliet. Sammankallande för nätverk med institutionernas administrativa chefer. Kommunikatör Bevakar och synliggör händelser på fakulteten både externt och internt. Pressansvarig och samordnar fakultetens pressutskick. Arbetar med fakultetsgemensamt informationsmaterial och samverkansarrangemang. Producerar och layoutar publikationer om fakulteten. Ger stöd i arbetet med fakultetens kommunikationsstrategi och kommunikationsplaner. Stöd till ledningen i strategisk kommunikation. Sekreterare i prefektrådet. Sammankallande för nätverk med institutionernas kommunikatörer. Personalhandläggare Utgör ett strategiskt stöd för fakultetsledningen i HR-relaterade frågor. Handläggare i LFN. Ordförande för MBL-sammanträden. RALS-samordnare. Stöd till fakultetsledningen inom likabehandling, miljöledning och arbetsmiljö. Sekreterare i LAMK. Personalhandläggare för fakultetskansliet. Sammankallande för fakultetens HR-nätverk. Utbildningshandläggare Samordnar samverkansaktiviteter och events för såväl fakultetsledning som fakultetens personal och studenter, exv. examenshögtid, gymnasiebesök och olika studentstödsaktiviteter. Arbetar med utbildningssidorna på webben och tar i samarbete med kommunikatören fram fakultetsgemensam utbildningsinformation. Fakultetens kommunikatör för Projekt Humanisten (bygget). Stöder arbete med fakultetens kvalitetsgranskningar. Resebeställare för fakultetskansliet. Utbildningsledare Administrativt stöd i utbildningsfrågor, framför allt de som rör fakultetens del i universitetets lärarutbildningar. Uppföljning och kvalitetsgranskningar av utbildning på grundnivå och avancerad nivå. Handlägger frågor som rör internationalisering och arbetar med utbytesavtal, utbytesstudenter och personalmobilitet. Informerar studenter och personal om utbyten med utländska universitet. Kvalitetssäkrar processen kring avtal. Medverkar i att organisera arrangemang inom området. 3 (6)

4 Fakultetens kontaktperson gentemot International Centre. Intern och extern kommunikation Den interna kommunikationen är i allt väsentligt muntlig. Kansliet inleder arbetsveckan med ömsesidig information måndag morgon. Medarbetarna rapporterar då sådant som bedöms vara av intresse för kollegerna från de möten, konferenser och andra evenemang man deltagit i. Planeringen för den kommande veckan görs med utgångspunkt i medarbetarnas kalendrar. Varannan vecka träffas också kansliet under ledning av dekanen för ärendegenomgång och ömsesidig information. Dekanen rapporterar då från olika möten, bland annat från rektors ledningsråd. Härigenom behåller och utvecklar medarbetarna den överblick och helhetssyn som är nödvändig för att kansliet ska kunna utföra sitt uppdrag med högsta kvalitet. Kansliets medarbetare deltar i arbetsgrupper och nätverk både internt vid fakulteten och externt inom universitetet. Varje medarbetare sammankallar eller bistår internt minst ett nätverk eller arbets-/beredningsgrupp som inkluderar de funktioner/roller på institutionsnivå som kansliuppgiften relaterar till. Kansliet har en gemensam e-postkonto för inkommande ärenden, humkansli@hum.gu.se. Kanslichefen (eller administrativa samordnaren) fördelar ärenden löpande till respektive handläggare, som ansvarar för att de blir omhändertagna. Nyhetsbrevet HumNytt utkommer med ca 4 veckors intervall under terminstid. Relevant information från fakulteten och fakultetens institutioner är en väsentlig del av HumNytt. Fakultetens nyhetsbrev för alumner utkommer med 3-5 nummer per år. Som en del av omvärldsbevakningen rekommenderas medarbetarna att regelbundet ta del av för verksamheten relevanta nyhetsbrev, bloggar, samt interna och externa webbsidor. Kompetensutveckling Medarbetarsamtal genomförs på våren och lönesamtalen på hösten. Centrala teman vid medarbetarsamtal är arbetsuppgifternas karaktär, omfattning och ev. förändringar. Vidare diskuteras arbetsmiljö och trivsel. De individuella målen och behov av kompetensutveckling identifieras vid dessa samtal. Följande kompetensutvecklande gemensamma aktiviteter planeras för 2018: Nätverk för benchmarking/erfarenhetsutbyte med de humanistiska fakultetskanslierna vid Stockholms universitet och Umeå universitet Strategidag med dekanerna, juni Internat för verksamhetsutveckling, höst Behovet av ytterligare kompetensutveckling och/eller upprätthållande av befintliga kompetenser ses över kontinuerligt. 4 (6)

5 Bilaga till Verksamhetsplan Humanistiska fakultetskansliet 2018 Utöver löpande uppgifter bevakar och bistår kanslipersonalen fakultetsledningen i följande aktiviteter enligt Humanistiska fakultetens Handlings- och verksamhetsplan för : Fakultetscontroller undersöka institutionernas användning av fakultetsanslaget (uppdelat på basrespektive prestationstilldelning) ta fram ett underlag för en policy för samfinansiering av externa projekt och infrastruktursatsningar Forsknings-/forskarutbildningshandläggare initiera skapandet av ett strategiskt råd för att öka samverkan och kontaktytor i samhället fortsätta avsätta medel för internationella gästforskare, följa upp tidigare satsningar samt förtydliga målbeskrivningarna genomföra en extern utvärdering av fakultetens pågående strategiska satsningar på nätverk/centrumbildningar öka medvetenheten om fakultetens strategiska satsningar (inkl. migration och CERGU) internt genom presentationer/seminarier/workshops fortsätta med fakultetsgemensam doktorandintroduktion under hösten 2018 där introducerande och grundläggande frågor om forskningsetik ingår utvärdera och följa upp konferensen från HT 2017 fortsätta uppmuntra institutionerna att lyfta fram arbetslivsrelevans i allmänna studieplaner samt att anordna karriärseminarier för att förbereda studenterna för en karriär inom och utanför akademin fortsätta satsa fakultetsmedel på gästforskare samt följa upp om och hur satsningen lett till en ökad internationalisering av utbildningen på forskarnivå undersöka och följa upp hur institutionerna arbetar med språklig mångfald i relation till GU:s språkpolicy ta fram statistik över doktorandantagningen vid fakulteten från det senaste decenniet ta fram förslag på fakultetsgemensamma kurser initiera benchmarking kring frågor som rör organisering av forskarutbildningsmiljöer ta fram riktlinjer för kvalitetssäkring av kursplaner i arbetet med FUBAS planera en handledarkonferens i samarbete med HDR genomföra en serie föreläsningar/seminarier om forskningsetik och god forskningssed/redlighet i forskning Utbildningsledare/internationell koordinator fortsätta avsätta medel för kvalitetsutveckling och pedagogisk utveckling med fokus på blended learning OCH fort- och vidareutbildning i form av kurser och påbyggnadsmoduler (äv. kc) arbeta för att blended learning och nätbaserade moment ska erbjudas god infrastruktur och support inom GU (äv. fakultetssamordnaren) inleda ett arbete med att ta tillvara kompetensen hos fakultetens excellenta lärare följa upp pågående utredning (om alternativ KPU) om möjligheterna att utöka vår medverkan fortsätta bevaka och påverka implementeringen av lärarutbildningens organisation 5 (6)

6 fortsätta uppmuntra institutionerna att lyfta fram arbetslivsrelevans i kursplaner, anordna arbetslivsanknutna aktiviteter och lyfta fram praktik i rekommenderade studiegångar för att förbereda studenterna för en karriär inom och utanför akademin fortsätta satsa fakultetsmedel på gästforskare för en ökad internationalisering av utbildningen Kommunikatör (avsätta medel för att) stödja (bland andra) institutionernas studievägledare i arbetet med att synliggöra fakultetens utbildningar (äv. kc, utbildningshandläggare) undersöka möjligheterna att skapa en föreläsningsmeny som kan fungera som ett skyltfönster för vårt utbildningsutbud (äv. utbildningshandläggare) undersöka och följa upp hur institutionerna arbetar med språklig mångfald i relation till GU:s språkpolicy Personalhandläggare tillsammans med prefekterna följa upp institutionernas rekryteringsprocess samt arbetet med jämställdhetsintegrering följa upp pågående arbetsmiljöutredningar och likabehandlingsarbete på samtliga nivåer se över och vid behov höja kompetensen i arbetsmiljörelaterade frågor bland fakultetens samtliga chefer involvera LAMK i fakultetens arbete med hp/vp (initierat redan 2017) genomföra utbildningsinsatser avseende krishantering och konflikthantering implementera jämställdhetsintegrering i det systematiska arbetsmiljöarbetet på alla nivåer Utbildningshandläggare/webbredaktör (avsätta medel för att) stödja (bland andra) institutionernas studievägledare i arbetet med att synliggöra fakultetens utbildningar (äv. kc, kommunikatör) undersöka möjligheterna att skapa en föreläsningsmeny som kan fungera som ett skyltfönster för vårt utbildningsutbud (äv. kommunikatör) utreda möjligheterna att genomföra en alumnundersökning med hjälp av externa aktörer bevaka att kursen Kvalificerad arbetspraktik med humanistisk inriktning är synlig för alla studenter på fakulteten säkerställa en fortsatt god kommunikation med Akademiska Hus, NCC, Fastighetsenheten och Campusservice, dialog med institutionerna och Göta studentkår Kanslichef/utbildningsledare bevaka universitetets arbete med genomlysning av nuvarande principer för kursklassificering och interna prislappar (avsätta medel för att) stödja (bland andra) institutionernas studievägledare i arbetet med att synliggöra fakultetens utbildningar (äv. kommunikatör, utbildningshandläggare) bjuda in företrädare för GU:s alumnverksamhet för information om hur institutionerna kan få stöd i sin alumnverksamhet 6 (6)