Tid Tisdagen den 27 februari 2018 kl. 9:00. Preliminär sluttid kl. 11:00. Plats Socialförvaltningen, Fabriksgatan 31, sammanträdesrum plan 3.

Transkript

1 KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 1(2) Socialnämnden Tid Tisdagen den 27 februari 2018 kl. 9:00. Preliminär sluttid kl. 11:00. Plats Socialförvaltningen, Fabriksgatan 31, sammanträdesrum plan 3. Partigruppmöten S, V, C tisdagen den 27 februari kl. 8:00, sammanträdesrum plan 3. M, L, KD tisdagen den 27 februari kl. 8:00, grupprum 410 plan 3. Förhinder anmäls omgående till Socialförvaltningen, Martina Eriksson, telefon eller e-post martina.eriksson@kalmar.se. Välkomna! Enligt uppdrag Martina Eriksson Nämndsekreterare Föredragningslista Behandling av mötesärende 1 Fastställande av dagordning samt protokolljusterare Förslag Kerstin Edvinsson (M) Beslutsärenden Omprövning av umgängesförbud enligt 14 andra stycket punkt 1 LVU. Sekretess Yttrande enligt 6 kap 8 a Föräldrabalken till Kalmar tingsrätt. Sekretess Yttrande enligt 6 kap 8 a Föräldrabalken till Kalmar tingsrätt. Sekretess Yttrande enligt 6 kap 8 a Föräldrabalken till Kalmar tingsrätt. Sekretess Yttrande enligt 6 kap 9 Föräldrabalken till Kalmar tingsrätt. Sekretess, omedelbar justering Yttrande enligt 6 kap 9 Föräldrabalken till Kalmar tingsrätt. Sekretess, omedelbar justering

2 Socialnämnden KALLELSE/ FÖREDRAGNINGSLISTA 2 (2) Socialnämndens årsrapport 2017 Beslutsattestanter socialförvaltningen 2018 revidering med anledning av ny organisation Ej verkställda beslut kvartal Föreningsbidrag 2018 Årscykel socialnämnden 2018 Informationsärenden Information från förvaltningschef och ordförande Kvalitetsuppföljning Calmia Kvalitetsuppföljning Del-Ta Kvalitetsuppföljning Mossegården Kvalitetsuppföljning Lustgården Kvalitetsuppföljning Miniprint Kvalitetsuppföljning Birgittagården Tillsyn Mobila teamet centrum Inspektionen för vård och omsorg /2017 Tillsyn HVB Viken Inspektionen för vård och omsorg /2017 Tillsyn Torpet Inspektionen för vård och omsorg /2017 Anmälan av delegationsärenden Anmälan av kännedomsärenden Övrigt

3 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Carina Björkman SN 2018/ Socialnämnden Omprövning av umgängesförbud enligt 14 andra stycket punkt 1 LVU Förslag till beslut Socialnämnden beslutar enligt socialförvaltningens förslag. Bakgrund Socialnämnden har enligt 14 LVU ett ansvar för att den unges behov av umgänge med föräldrar och vårdnadshavare så långt som möjligt tillgodoses. Om det är nödvändigt med hänsyn till ändamålet med vård enligt denna lag får socialnämnden 1. besluta hur den unges umgänge med vårdnadshavare och med föräldrar som har umgängesrätt reglerad genom dom eller beslut av domstol eller genom avtal skall utövas, eller 2. besluta att den unges vistelseort inte ska röjas för föräldrar eller vårdnadshavare Socialnämnden ska minst en gång var tredje månad överväga om ett sådant beslut som avses i andra stycket fortfarande behövs. Lag (2003:406) Carina Björkman Enhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilaga Utredning daterad Socialförvaltningen Enhetschef Mott o Utredning ad Tel vx Carina.Bjorkman@kalmar.se

4 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Birgitta Jansson SN 2018/ Socialnämnden Yttrande enligt 6 kap 8 a Föräldrabalken till Kalmar tingsrätt Förslag till beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med socialförvaltningens förslag. Bakgrund Socialnämnden har enligt 5 kap. 2 socialtjänstförordningen skyldighet att göra en anmälan eller ansöka hos domstol om någon åtgärd behöver göras i fråga om vårdnad. När ett ensamkommande barn beviljas uppehållstillstånd skall socialnämnden i den kommun där barnet vistas, väcka talan om eller anmäla behov av en särskilt förordnad vårdnadshavare hos domstolen, om inte särskilda skäl talar emot det (10 Lgeb). De grunder som främst kan komma i fråga för ett sådant förordnande är att barnets föräldrar är döda (6 kap. 9 FB) eller varaktigt förhindrande att utöva vårdnaden om barnet (6 kap. 8 a FB). En prövning av vad som är bäst för barnet ska alltid ske. Ny vårdnadshavare ska förordnas av tingsrätten. Birgitta Jansson Enhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilaga: Utredning daterad Socialförvaltningen Enhetschef Familjerätt Tel vx Birgitta.Jansson@kalmar.se

5 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Birgitta Jansson SN 2018/ Socialnämnden Yttrande enligt 6 kap 8 a Föräldrabalken till Kalmar tingsrätt Förslag till beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med socialförvaltningens förslag. Bakgrund Socialnämnden har enligt 5 kap. 2 socialtjänstförordningen skyldighet att göra en anmälan eller ansöka hos domstol om någon åtgärd behöver göras i fråga om vårdnad. När ett ensamkommande barn beviljas uppehållstillstånd skall socialnämnden i den kommun där barnet vistas, väcka talan om eller anmäla behov av en särskilt förordnad vårdnadshavare hos domstolen, om inte särskilda skäl talar emot det (10 Lgeb). De grunder som främst kan komma i fråga för ett sådant förordnande är att barnets föräldrar är döda (6 kap. 9 FB) eller varaktigt förhindrande att utöva vårdnaden om barnet (6 kap. 8 a FB). En prövning av vad som är bäst för barnet ska alltid ske. Ny vårdnadshavare ska förordnas av tingsrätten. Birgitta Jansson Enhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilaga: Utredning daterad Socialförvaltningen Enhetschef Familjerätt Tel vx Birgitta.Jansson@kalmar.se

6 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Birgitta Jansson SN 2018/ Socialnämnden Yttrande enligt 6 kap 8 a Föräldrabalken till Kalmar tingsrätt Förslag till beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med socialförvaltningens förslag. Bakgrund Socialnämnden har enligt 5 kap. 2 socialtjänstförordningen skyldighet att göra en anmälan eller ansöka hos domstol om någon åtgärd behöver göras i fråga om vårdnad. När ett ensamkommande barn beviljas uppehållstillstånd skall socialnämnden i den kommun där barnet vistas, väcka talan om eller anmäla behov av en särskilt förordnad vårdnadshavare hos domstolen, om inte särskilda skäl talar emot det (10 Lgeb). De grunder som främst kan komma i fråga för ett sådant förordnande är att barnets föräldrar är döda (6 kap. 9 FB) eller varaktigt förhindrande att utöva vårdnaden om barnet (6 kap. 8 a FB). En prövning av vad som är bäst för barnet ska alltid ske. Ny vårdnadshavare ska förordnas av tingsrätten. Birgitta Jansson Enhetschef Cecilia Frid Ange titel Bilaga: Utredning daterad Socialförvaltningen Enhetschef Familjerätt Tel vx Birgitta.Jansson@kalmar.se

7 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Birgitta Jansson SN 2018/ Socialnämnden Yttrande enligt 6 kap 9 Föräldrabalken till Kalmar tingsrätt Förslag till beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med socialförvaltningens förslag. Bakgrund Om ett barn står under vårdnad av båda föräldrarna och en av dem dör skall den andra föräldern ensam ha vårdnaden. Om båda barnets föräldrar är döda ska rätten på anmälan av socialnämnden anförtro vårdnaden till en eller två särskilt förordnade vårdnadshavare. Birgitta Jansson Enhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilaga: Utredning daterad Socialförvaltningen Enhetschef Familjerätt Tel vx Birgitta.Jansson@kalmar.se

8 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Birgitta Jansson SN 2018/ Socialnämnden Yttrande enligt 6 kap 9 Föräldrabalken till Kalmar tingsrätt Förslag till beslut Socialnämnden beslutar i enlighet med socialförvaltningens förslag. Bakgrund Om ett barn står under vårdnad av båda föräldrarna och en av dem dör skall den andra föräldern ensam ha vårdnaden. Om båda barnets föräldrar är döda ska rätten på anmälan av socialnämnden anförtro vårdnaden till en eller två särskilt förordnade vårdnadshavare. Birgitta Jansson Enhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilaga: Utredning daterad Socialförvaltningen Enhetschef Familjerätt Tel vx Birgitta.Jansson@kalmar.se

9 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert SN 2016/ Socialnämnden Socialnämndens årsrapport 2017 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner årsrapport 2017 med uppföljning av verksamhetsplan samt kvalitetsberättelse och överlämnar den till kommunstyrelsen för kännedom. Socialnämnden godkänner uppföljning av den interna kontrollen för år 2017 och överlämnar den till kommunstyrelsen för kännedom. Bakgrund Socialförvaltningen har tagit fram ett förslag till årsrapport för verksamheten Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar samt strategiska framtidsfrågor belyses för de olika verksamheterna. Årsrapporten utgör budgetunderlag inför budget Årsrapporten sammanfattar också utfallet av de nämndsmål, aktiviteter och uppdrag som förvaltningen arbetat med under året för att stödja kommunfullmäktiges övergripande mål i Verksamhetsplan med budget 2017 och ekonomisk planering Årsrapporten omfattas även av en kvalitetsberättelse där det framgår hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet har bedrivits under året. Sammanfattning av utförda kontrollmoment utifrån den beslutade internkontrollplanen 2017 ingår också i årsrapporten. Kristina Appert Administrativ chef Cecilia Frid Socialchef Socialförvaltningen Adress Box 834, KALMAR Besök Nygatan 36 Tel vx Kristina.Appert@kalmar.se

10 SN 2016/ (2) Bilagor Socialnämndens årsrapport 2017 inklusive Bilaga 1 Kvalitetsberättelse 2017 (separat PDF-fil) Bilaga 2 Uppföljningsrapport verksamhetsmål 2017 (separat PDF-fil) Bilaga 3 Uppföljningsrapport intern kontroll 2017 (separat PDF-fil) Bilaga 4 Driftredovisning 2017 tabell Bilaga 5 Planering LSS - volymökning Bilaga 6 Verksamhetsstatistik 2017

11 Årsrapport Socialnämnden

12 Innehåll Femårsöversikt 3 Året som gått 4 Verksamhetsmål 5 Socialnämndens mål 5 Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar 6 Gemensamt 6 Funktionsnedsättning LSS och SOL 6 Individ- och familjeomsorg 6 Flyktingmottagande ensamkommande barn och ungdomar 7 Kvalitet i verksamheten 8 Kvalitetsberättelse 8 Intern kontroll 8 Kostnad per brukare (KPB) 8 Personalredovisning 10 Rekrytering och personalförsörjning 10 Personalstatistik 11 Sjukfrånvaro och hälsofrämjande arbete 11 Driftsredovisning 13 Driftredovisning 13 Gemensamt 13 Funktionsnedsättning LSS och SOL 13 Individ- och familjeomsorg 14 Flyktingmottagande ensamkommande barn och ungdomar 15 Kostnadsfördelning inom socialnämndens verksamhetsområden 15 Investeringsredovisning 16 Investeringsredovisning 16 Strategiska framtidsfrågor 17 Gemensamt 17 Funktionsnedsättning LSS och SOL 17 Individ- och familjeomsorg 18 Flyktingmottagande ensamkommande barn och ungdomar 19 Sammanfattning av Socialnämndens budgetäskande Bilagor 21 Bilaga 1 Kvalitetsberättelse 21 Bilaga 2 Måluppföljning Tertial 3 21 Bilaga 3 Uppföljningsrapport Intern kontroll Bilaga 4 Driftredovisning 21 Bilaga 5 Planering LSS Bilaga 6 Verksamhetsstatistik 21 2

13 Femårsöversikt Femårsöversikt Driftsresultat tkr Förbrukning av ram % 101,4% 100,0% 99,7% 99,4% 102,9% Antal årsarbetare Personalkostnad i % av total kostnad 60,1% 57,7% 61,5% 61,7% 61,0% Sjukfrånvaro i % 7,5% 7,6% 7,4% 7,1% 5,9% Måluppfyllelse i % 17,0% 14,0% 26,0% 11,0% 57,0% Ekonomiskt bistånd, netto tkr Genomsnittlig utbet av ek.bistånd brutto per hushåll kr Vuxna missbruk, beslut om omedelbara omhändertagande, LVM Barn o unga, ansökan om vård enligt LVU, lagen om vård av unga Mottagna ensamkommande flyktingbarn, antal Bostad vuxna LSS* Daglig verksamhet LSS* Boendestöd SoL, timmar

14 Året som gått Socialnämnden ansvarar för de uppgifter som kommunen har inom socialtjänsten avseende individ och familjeomsorg och stöd och service till personer med omfattande och varaktiga funktionsnedsättningar. Socialnämnden ansvarar också för mottagandet av ensamkommande flyktingbarn, samt tillstånd och tillsyn för alkohol och tobak och kontroll av receptfria läkemedel. Flera olika omvärldsfaktorer har under året haft en stor påverkan på Socialnämndens verksamheter såsom snabba förändringar och osäkerhet kring vad som gäller inom migrationsområdet, minskade ersättningsnivåer från Migrationsverket, Försäkringskassans ändrade tillämpning inom assistansen, försämrad psykisk hälsa särskilt gällande barn och unga samt befolkningsökning. Efter flera år av sparbeting för Socialnämnden har det varit svårt att minska kostnaderna och samtidigt klara de lagkrav som ställs på verksamheten. Socialnämnden har under året fortsatt arbetet med att se över bemanningen inom verksamhetsområdena funktionsnedsättning och socialpsykiatri för att hantera besparingen Omställningsarbetet inom verksamheten för ensamkommande barn för att anpassa sig till minskat antal barn och ungdomar, samt sänkta ersättningsnivåer från Migrationsverket, har pågått under hela året. Bl a har sju HVB-hem lagts ner. Svårigheter finns att upprätthålla en fortsatt god och jämlik vård samt komma i fas med den lägre ersättningsnivån pga långa hyresavtal och omställning av personalresurser. Upphandling av verksamheten för personlig assistans har pga förseningar inte kunnat verkställas under året. Övergång till entreprenör kommer ske vid halvårsskiftet Vissa omställningskostnader kommer att uppstå i samband med verksamhetsövergången varför full besparingseffekt förväntas först under senare delen av Försäkringskassans förändrade tillämpning av lagstiftningen kring personlig assistans, med anledning av vägledande rättsfall, har lett till att flera personer blivit av med sina beslut från Försäkringskassan. Förändringen innebär att det ställs krav på kommunen att utreda och verkställa andra typer av insatser, vilket medför förändringar för de personer som berörs men också ökad arbetsbelastning och ökade kostnader för socialnämnden. I november presenterade Socialdepartementet en rad åtgärder för den statliga assistansersättningen som ska träda i kraft under Med anledning av kommande förändringar avstod Försäkringskassan från att genomföra nya omprövningar i slutet av året. För närvarande råder det en stor osäkerhet kring hur omfattande konsekvenserna kommer att bli. Utbetalt ekonomiskt bistånd har minskat kraftigt sedan förra året och jämfört med budget, och visar ett överskott med +7,7 mnkr. Orsakerna till överskottet är bl a den relativt sett goda arbetsmarknaden i kombination med de förändringar som har gjorts av arbetssätt i och med omorganisationen Översynen har inneburit ökat fokus på det sociala arbetet och hur den enskilde ska nå självförsörjning. 4

15 Verksamhetsmål Socialnämndens mål Socialnämndens uppföljning av 2017 års målarbete återfinns i sin helhet i bilaga: Måluppföljning T En sammanfattning över målarbetet återfinns i bilaga: Kvalitetsberättelse Under denna rubrik återges därför nämndens arbete med målen med hjälp av nedan tabell. Måluppfyllelse Uppfylls/ Klara Delvis uppfyllda/ pågår Uppfylls ej/ Ej påbörjat Totalt Nämndsmål 1 (17%) 4 (67%) 1 (17%) 6 Aktiviteter Uppdrag 3 (75%) 1 (25%) 4 Eftersom nämnden vill använda målen som en tydlig del i styrningen av verksamheten är kraven för full måluppfyllelse hög. Den höga ambitionen är en förklaring till varför den största andelen mål bedöms som delvis uppfyllda. Tabellen saknar uppgifter om antal aktiviteter med anledning av att det genomförs ett mycket stort antal aktiviteter inom verksamheten. Anledningen till detta är att socialförvaltningens måldelning sker till enhetsnivå. 5

16 Väsentliga händelser och ändrade förutsättningar Gemensamt Mål- och processorienterat arbete Förändrat arbetssätt avseende målarbetet har engagerat, och aktivt arbete har skett för måluppfyllelse, bland annat för större brukarinflytande. Under året har arbete med förvaltningens processer pågått och processerna för ekonomiskt bistånd, handläggning LSS vuxen samt hälso- och sjukvård har fastställts (den senare framtagen tillsammans med Omsorgsförvaltningen). Arbete har pågått för att införa en processorienterad organisation vilken beslutades av Socialnämnden i januari Dataskyddsförordningen GDPR - general data protection regulation Under året har ett stort arbete inletts för att förbereda Socialförvaltningen samtliga verksamheter inför den skärpta lagstiftningen angående behandling av information som direkt eller indirekt kan knytas till en person. Från den 25 maj 2018 börjar GDPR att gälla. För socialförvaltningen innebär detta ett arbete för att anpassa verksamhetens dokumentation av personuppgifter enligt de nya reglerna. Förändringar arbetsmarknadsåtgärder Inom verksamhet arbetsmarknadsåtgärder har Resurshuset under året gått över till Kommunledningskontorets ansvar. Projektet Vägen In har avslutats efter tre år. Detta har varit ett projekt för att stärka utrikesfödda personers möjligheter till egen försörjning. Funktionsnedsättning LSS och SOL Förändringar inom personlig assistans Försäkringskassans förändrade tillämpning av lagstiftningen kring personlig assistans, med anledning av vägledande rättsfall, har lett till att flera personer blivit av med sina beslut från Försäkringskassan. Förändringen innebär att det ställs krav på kommunen att utreda och verkställa andra typer av insatser, vilket medför förändringar för de personer som berörs men också ökad arbetsbelastning och ökade kostnader för socialnämnden. I november presenterade Socialdepartementet en rad åtgärder för den statliga assistansersättningen som ska träda i kraft under Med anledning av kommande förändringar avstod Försäkringskassan från att genomföra nya omprövningar i slutet av året. Fördröjningen av upphandling av personlig assistans har påverkat både den enskilde samt deras assistenter på ett negativt sätt. Det har också lett till att väntade besparingar inte kunnat genomföras. Volymökning Volymökning märks inom flera verksamheter. Inom daglig verksamhet och sysselsättning har efterfrågan varit fortsatt hög under året. Genom omstruktureringar och förstärkning inom befintliga verksamheter samt start av två nya företagsgrupper har nya platser skapats. Flera personer väntar på att få beslut om gruppbostad verkställt. Intensivt arbete har pågått för att hitta lämpliga lokaler, vilket har resulterat i att två gruppbostäder planeras starta under Inom socialpsykiatrin har korttidsplatserna nyttjats i högre grad, och under året har ytterligare plats tillskapats. Individ- och familjeomsorg Social barn- och ungdomsvård Ett stort arbete har lagts ner på att rekrytera interna familjehem. För att upprätthålla kvaliteten på familjehemsvården har träffar och utbildningar hållits med både stödjande och utbildande innehåll. 6

17 Inom den sociala barn- och ungdomsvården har under året arbete pågått för att se över användning av resurser och mixen av olika insatser för att klara av mer vård på hemmaplan. Bl a har insatsteam med kompetenser från olika delar av insatserna satts in för familjer med extra stora behov, vilket har lett till att placeringar kunnat undvikas. Målet är att minska det jämförelsevis stora antalet placeringar samt att korta placeringstiderna. Sydostjouren I början av året övertog Kalmar kommun huvudmannaskapet för Sydostjouren. Samtidigt utökades Sydostjourens upptagningsområde från fyra till sex kommuner (Kalmar, Torsås, Emmaboda, Karlskrona, Nybro och Borgholm). Vuxna missbruk En omfattande problematik finns kring boendefrågor då det saknas en boendeform för personer som inte klarar av eget boende. Det har blivit allt vanligare att personer som beviljats långsiktig boendelösning i form av övergångsbostad inte tar emot beviljat stöd. Konsekvensen blir att lägenheter missköts eller att störningar uppstår, så att hyreskontrakt riskeras. För vissa personer som varit externt placerade har placeringen pågått längre än planerat, eftersom man ej kunnat verkställa beslut om övergångsbostad bl a med anledning av den rådande bostadssituationen. Under året har därför utredning om behov av ett stödboende påbörjats. Utvecklingen inom ekonomiskt bistånd Utbetalt ekonomiskt bistånd har under året minskat kraftigt jämfört med de senaste åren. Det gynnsamma arbetsmarknadsläget har påverkat utfallet. Vidare genomfördes en omorganisation i början av året, vilken har lett till minskat dubbelarbete och en förbättrad struktur i handläggningen. Förändringarna har möjliggjort ökat fokus på det sociala arbetet och hur klienterna ska nå självförsörjning. Personalsituationen har varit stabil under Bevarad kompetens på enheten leder till mer rättssäker handläggning och korrektare bedömningar. Flyktingmottagande ensamkommande barn och ungdomar Förändrade förutsättningar för mottagandet av ensamkommande barn och ungdomar Förändrade förutsättningar, dels med få anvisade ungdomar, dels förändring av ersättningsnivå, har utmanat socialförvaltningens verksamhet för ensamkommande barn och gjort att året har präglats av ett omfattande omställningsarbete. Verksamheten byggdes upp i rekordfart 2015 och 2016 och anpassades till den stora inströmningen (2015: 202 ungdomar, 2016: 17 ungdomar). Under 2017 har fem ungdomar anvisats. Under året har fem HVB-boende avvecklats, och två HVB-boende har ombildats till stödboende. Ersättningssystemet förändrades i juli 2017 och många kommuner vittnar om att det inte är möjligt att bedriva en säker verksamhet för de ensamkommande ungdomarna med de nya ersättningarna. Den psykiska hälsan hos dessa ungdomar är dessutom dålig och de behöver därför fortsatt nära personalstöd. För att kunna lägga extra fokus på arbetet med de ensamkommande ungdomarnas etablering har en ungdomskoordinator anställts. Ungdomskoordinatorn ska tillsammans med ungdomen upprätta en etableringsplan med målet att ungdomen ska vara självförsörjande genom arbete eller studier och ha en egen bostad innan 21 års ålder. 7

18 Kvalitet i verksamheten Kvalitetsberättelse Socialnämnden upprättar varje år enligt Socialstyrelsens föreskrifter för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete en kvalitetsberättelse. Kvalitetsberättelsen innefattar en sammanfattning av målstyrningen, processer, statistik, undersökningar (KKiK, öppna jämförelser, brukarunderökningar), synpunkter och avvikelser, riskanalyser inom socialnämndens verksamhetsområde. Kvalitetsredovisningen återfinns i sin helhet som bilaga Kvalitetsberättelse. Kvalitetsberättelsen visar att socialnämnden överlag har en ändamålsenlig verksamhet. Intern kontroll Utifrån det nya reglementet och riktlinjerna för intern kontroll togs en intern kontrollplan för 2017 fram som beslutades av socialnämnden i början av Kontrollmoment skapades för de risker med högt riskvärde. I bifogad bilaga Uppföljningsrapport intern kontrollplan 2017 framgår utfallet av de under året genomföra kontrollerna. De flesta kontrollmoment har acceptabelt utfall. Några kontrollmoment har även följts upp med indikatorer under året. Kostnad per brukare (KPB) I redovisningen av kostnad per brukare för 2016 är det en positiv utveckling inom flera områden. Inom de områden som visar en hög medelkostnad jämfört med övriga kommuner har arbete pågått under året och det fortsätter inom målarbetet för Funktionsnedsättning LSS och SOL Inom gruppbostad ligger Kalmar fortsatt något lägre än genomsnittet i Kostnad per brukare (KPB), men högre än våra deltagande jämförelsekommuner. Vid en sammanslagning av dygnskostnaderna inom båda boendeformerna ligger Kalmar fortfarande betydligt lägre än genomsnittet. Gruppbostad kr/dygn Bostad kr/dygn Inom områdena daglig verksamhet och korttidsvistelse ligger Kalmar på en högre nivå än genomsnittet inom KPB. Arbete för att samordna och effektivisera verksamheterna har pågått under året t ex har antalet korttidsplatser för barn minskat med fem platser. 8

19 700 Daglig verksamhet kr/dygn Kostnad per närvarodygn i korttidsvistelse Kalmar KPB-snitt Individ- och familjeomsorg Kostnaden för barn- och ungdomsvård närmar sig den som liknande kommuner har och Kalmar ligger lägre än tre av fyra jämförelsekommuner (se diagram nedan). Tittar man på Kalmars medelkostnad för barn och ungdomar minskar den jämfört med genomsnittet i KPB Kostnad barn och ungdomsvård, kr/inv Kalmar Likn kommuner IFO Karlskrona Kristianstad Växjö Halmstad Kalmar har minskat kostnaderna inom missbruksvård men ligger fortfarande högre än kommuner med liknande struktur. Kostnad missbruksvård, kr/inv Kalmar Likn kommuner IFO Karlskrona Kristianstad Växjö Halmstad 9

20 Personalredovisning Rekrytering och personalförsörjning Under första delen av 2017 har situationen med att rekrytera erfarna socialsekreterare varit svår. Läget har stabiliserats under 2017 och under 2018 kommer förvaltningen att arbeta vidare med de strategiska planer som fastställdes under förra året där man identifierade behov av alternativa vägar för introduktion och karriärsutveckling för socialsekreterare/biståndshandläggare och enhetschefer. I planerna framgår hur förvaltningen på ett strukturerat sätt ska arbeta för att attrahera och behålla dessa personalkategorier. Även när det gäller rekrytering av andra grupper såsom baspersonal har läget stabiliserats. Rekrytering av semestervikarier inför varje semesterperiod innebär ett omfattande arbete. Det har blivit allt svårare att rekrytera semestervikarier. En förklaring till det är att årskullarna i de ungdomsgrupper som söker semestervikariat har blivit mindre. En annan förklaring är den ökade konkurrensen om arbetskraften från den stora tjänstesektorn och den i övrigt gynnsamma arbetsmarknaden för arbetstagare. Det är därför av vikt att socialförvaltningen fortsätter sin strävan i att vara en attraktiv arbetsgivare. Social- och omsorgsförvaltningen startade ett samarbete med den kommunala vuxenutbildningen som ett led i att säkra personförsörjning av utbildad personal. PIO (Preparand I Omsorgen) erbjuds elever (ca 30 stycken) som började vård- och omsorgsutbildningen vid Axel Weüdelskolan samt lärlingsutbildningen vid Kunskapsnavet i augusti. Den vuxenelev som deltar i PIO kommer få stöd och vägledning av representanter från de två förvaltningarna under studietiden samt ha möjlighet till semestervikariat. Om de speciella kraven för PIO är uppfyllda efter fullföljd utbildning blir eleven erbjuden en provanställning sex månader. Omställningar i verksamhet Under 2017 varslades 47 medarbetare om uppsägning inom ensamkommandeverksamheterna. Det innebar ett omfattande, men framgångsrikt arbete att lösa övertaligheten för denna grupp inom såväl förvaltningen som inom hela kommunen. Under 2018 planerar förvaltningen att lägga ut personligassistansverksamheten på entreprenad. Vid en eventuell verksamhetsövergång omfattas drygt 100 personliga assistenter. Beroende på hur många medarbetare som väljer att följa med till entreprenadföretaget kan en övertalighet uppstå. I händelse av att en övertalighet uppstår påbörjas ett arbete att lösa detta inom förvaltningen och kommunen i sin helhet. Kompetensutveckling En ny omgång LPA (Lärande På Arbetsplatsen) startade hösten Syftet är att ge medarbetare (tillsvidareanställda samt timanställda med >1000 timmar anställning) betyg i vård- och omsorgskurser på gymnasial nivå och därmed formell behörighet som omsorgsassistent. Varje grupp består av 12 deltagare och vårdläraren träffar gruppen en gång i veckan under tre timmar (ej arbetstid). Studierna kopplas till det dagliga arbetet och hänsyn tas till de kunskaper och erfarenheter deltagaren har i sitt yrkesområde (validering). Varje deltagare får tillgång till lånelitteratur och dator under studietiden. Utbildningen pågår 67 veckor. Stora utbildningsinsatser för socialsekreterare inom barn- och ungdomsvård i Signs of Safety har genomförts vilket ger medarbetarna kunskap i nya förhållnings- och arbetssätt. Fokus ligger på att göra barn, föräldrar och andra involverade, delaktiga och engagerade i samtal och dialog rund den oro som finns för barnet eller den unge. 10

21 Antal För att bättre anpassa vården och omsorgen till den enskildes behov har projektplan för Individens behov i centrum (IBIC) fastställts under året. Satsningen sker för handläggning och insatser inom funktionsnedsättning vuxen och socialpsykiatri. Personalstatistik I december 2017 var 1155 personer tillsvidareanställda på socialförvaltningen, varav 75 % är kvinnor och 25 % är män. Socialförvaltningen Mätdatum: 31 dec Källa: Hypergene och PS Utdata Tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Antal Årsarbetare 855,5 292,3 1147,8 875,7 304,8 1180,5 Genomsnitt sysselsättningsgrad i % 99,4 99,4 99,4 99,2 99,3 99,2 Andel heltider i % 98,4 98,3 98,4 97,7 98,1 97,8 Medelålder 44,7 44,2 44,6 44,6 43,7 44,4 Personalomsättning i % 4,9 6,2 5,2 6,8 6,0 6, Kvinnor Åldersfördelning år år år år år Män Sjukfrånvaro och hälsofrämjande arbete Socialförvaltningen är en av två förvaltningar som deltar med två pilotgrupper i projektet AdNos-främja hälsa i arbetslivet som finansieras av Europeiska socialfonden. Syftet med projektet är att ökad kunskapen om vilka arbetsförhållanden och friskfaktorer som leder till att medarbetarna förblir friska, trivs och mår bra. I AdNos-projektet ska metoder och verktyg arbetas fram, så att arbetsplatser ska kunna bli bättre rustade att möta och hantera psykisk ohälsa för ett friskt arbetsliv. Tanken är att dessa metoder och verktyg ska kunna spridas brett och komma till nytta för ett systematiskt hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande arbete. Projektet ska mynna ut i en certifieringsmodell som ska tillämpas i hela kommunen. En viktig del i arbetet med organisatorisk och social arbetsmiljö är att arbeta för ett hållbart medarbetarengagemang. Under 2017 var ledarskap, arbetssätt och mål ett prioriterade områden för nämnden. Sjukfrånvaro Den totala sjukfrånvaron i förvaltingen 2017 var 7,5 % vilket är liten minskning jämfört med 2016 års siffra som var 7,6 %. Förvaltningen har en högre total sjukfrånvaro jämfört med samtliga medarbetare i Kalmar kommun (6,7 %) men delar det faktum att den minskar. Vi kan anta att en del i förklaringen till 11

22 den minskade sjukfrånvaron är det ökade arbetet med arbetsmiljöfrågor i sin helhet. Liksom föregående år utgörs drygt hälften av totalt antal dagar med sjukfrånvaro av personer med >59 dagars sjukfrånvaro (långtidssjukskrivna). Total sjukfrånvaro i % av ordinarie arbetad tid Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt år 3,8 2,2 3,3 5,6 2,0 4, år 7,9 4,7 7,0 7,6 4,6 6, år 11,2 7,1 10,2 11,0 8,5 10,4 Totalt 8,5 5,0 7,5 8,5 5,4 7,6 Sjukfrånvaro > 59 dagar i % av total sjukfrånvaro Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt år 21,4 1,0 17,2 40,1 5,7 35, år 59,9 44,4 56,9 50,5 49,5 50, år 59,0 57,6 58,8 58,0 54,5 57,3 Totalt 56,7 46,9 54,9 52,9 48,9 52,1 Systematiskt arbetsmiljöarbete Socialnämnden har det yttersta arbetsmiljöansvaret och det ansvaret går efter delegation till förvaltningschef som i sin tur delegerar det ut i organisationen till verksamhetschefer och enhetschefer. Förvaltningen har 2017 påbörjat ett mera aktivt arbete med ett förvaltningsövergripande systematiskt arbetsmiljöarbete. Med anledning av medarbetarenkäten som genomfördes har chefer och medarbetare arbetat med att upprätta handlingsplaner. Ett flertal av indikatorerna i målarbetet är kopplade till att förbättra resultatet i kommande medarbetarenkäter. Många av förvaltningens chefer och skyddsombud har genom arbetsmiljöenheten gått utbildningarna Systematiskt arbetsmiljöarbete och Psykisk ohälsa på arbetsplatsen. Utbildningarna syftar till att ge ökad kunskap i hur vi ska kunna arbeta hälsofrämjande. För detta krävs ett bra systematiskt arbetsmiljöarbete. En god arbetsmiljö skapar attraktiva arbetsplatser som ger ökad trivsel, lägre sjukfrånvaro, lägre personalomsättning samt minskad risk för arbetsrelaterade olyckor. En god arbetsmiljö ger också engagerade medarbetare som bidrar till verksamhetens kvalitet, resultat och mål. Tillbud Under 2017 anmäldes 513 tillbud. Det är betydligt fler än de 406 som rapporterades föregående år. En del av förklaringen till ökningen kan bero på en ökad benägenhet att rapportera tillbud. En annan kan vara specifika verksamheter och dess förutsättningar. Liksom tidigare år tillhör mer än hälften av tillbuden kategorin personskada och kommer framför allt från verksamheter inom boende för personer med funktionsnedsättning. Flest tillbud rapporteras i januari, februari och maj. 12

23 Driftsredovisning Driftredovisning Socialnämnden redovisar ett underskott på -10,9 mnkr. Verksamheten för ensamkommande barn och ungdomar visar ett underskott på -5,3 mnkr bl a på grund av minskade intäkter. Inom individ- och familjeomsorgen visar barn- och ungdomsvård, samt vuxenvård underskott medan ekonomiskt bistånd visar överskott. Verksamheterna inom funktionsnedsättning LSS och SOL visar ett underskott på -2,3 mnkr vilket till stor del beror på Försäkringskassans ändrade tillämpning av personlig assistans. Underskott pga. försening av övergång till entreprenaddrift av kommunens verksamhet för personlig assistans vägs upp av effekter av engångskaraktär. Driftredovisning tkr Budget Utfall Skillnad Verksamhet Intäkter Kostnader Netto Intäkter Kostnader Netto Netto Gemensamt inkl nämnd, tillsyn, Funktionsnedsättning LSS o SOL Individ- och familjeomsorg Flyktingmottagande Summa Gemensamt De gemensamma verksamheterna redovisar ett underskott på -1,3 mnkr. Socialnämndens effektiviseringsförslag för 2016 avsåg övergång till entreprenaddrift av kommunens verksamhet för personlig assistans. Eftersom processen försenats uppnåddes ingen besparingseffekt under året. Några poster inom gemensam verksamhet visar plusresultat - vakanta tjänster inom stödfunktionerna, utvecklingsinsatser, utbildningsbudget, arbetsmarknadsåtgärder etc. vilket resultatmässigt delvis uppvägt den försenade besparingseffekten. Posterna är av engångskaraktär och påverkar därför inte resultatet de kommande åren. Funktionsnedsättning LSS och SOL Verksamhetsområdet redovisar ett underskott på -2,3 mnkr. Den negativa avvikelsen finns främst inom personlig assistans. Förändrad tillämpning av insatsen personlig assistans Försäkringskassan har förändrat tillämpningen av lagstiftningen kring personlig assistans, med anledning av vägledande rättsfall. Förändringen innebär att det ställs krav på kommunen att verkställa andra typer av insatser, vilket innebär förändringar för de personer som berörs men också ökad arbetsbelastning och ökade kostnader för socialnämnden. Inom några ärenden med personlig assistans verkställs fler timmar än beslut, främst på grund av arbetsmiljöskäl men också pga omställning till ett kraftigt minskat beslut från Försäkringskassan. Verksamheten för personlig assistans redovisar ett underskott på -5,1 mnkr. Övriga verksamheter inom funktionsnedsättning LSS och SOL Verksamheterna inom funktionsnedsättning och socialpsykiatri har under året arbetet med att se över bemanningen för att hantera besparingen För vissa verksamheter inom området, t ex bostad vuxen, daglig verksamhet, boendestöd och HSL, är årets resultat positivt. Inom några verksamheter finns underskott, främst pga. brukares förändrade behov. Överskottet är totalt +2,9 mnkr. Volymökningar under året Det budgeterade anslaget för årets volymökningar på 16,6 mnkr har avropats från centrala medel. I antal är det beslut inom daglig verksamhet och sysselsättning samt boendestöd som ökat mest. Antalet platser har utökats genom förstärkning inom befintliga verksamheter samt start av två nya företagsgrupper. Ökning i volym har också skett inom personlig assistans LSS med flera stora beslut. Ökade personalkostnader är det för nya verksamheter som har tillkommit under året t ex bostad barn 13

24 (helårseffekt 2017). Under året startade ny servicebostad, Kajalen, och från Omsorgsförvaltningen köptes plats för en brukare. Kostnadsökning orsakad av Försäkringskassans förändringar inom personlig assistans fanns inte med i planerad volymökning och täcks inte av anslag för volymökning. Antal personer per insats Dec Dec Dec Förändr Plan Volymökning tkr Boendestöd SoL Personlig assistans SFB Personlig assistans LSS Ledsagarservice LSS Kontaktperson LSS Avlösarservice LSS Korttidsvistelse LSS Korttidstillsyn LSS Bostad barn o ungdom LSS Bostad vuxna LSS Särskilt boende SoL Daglig verksamhet LSS Dagverksamhet SoL Övr resurser inkl HSL, enhetschef, arbetskläder, IT Helårseffekt 2016 års volymökn Summa volymökning Individ- och familjeomsorg Verksamhetsområdet redovisar ett underskott på 2,0 mnkr. Barn- och ungdomsvård, samt vuxenvård redovisar underskott medan ekonomiskt bistånd visar överskott. Barn- och ungdomsvård En ökning har skett av antalet barn som placerats i familjehem jämfört med förra året. Det är fler svåra ärende som kräver mer kvalificerat stöd i form av konsulentstödda familjehem. Anledningen till ökning av konsulentstödda familjehem beror också på att det är svårt att rekrytera interna familjehem, trots att man jobbar på flera olika sätt med rekrytering. De externa institutionsplaceringar har ökat, vilket till stor del beror på att antalet utredningsplaceringar under hösten blivit fler. För några personer har vård på hemmaplan använts vilket har förhindrat några placeringar. Barn- och ungdomsvården redovisar ett underskott med -4,7 mnkr. Missbruks- och övrig vuxenvård Antalet externa placeringar har ökat under året, liksom antalet LVM. Även kostnaden för utredningsplaceringar för föräldrar har ökat. En kraftig kostnadsökning för reparationer och saneringar i övergångsbostäder har inträffat i slutet av året. Totalt för vuxenvården redovisas ett underskott med 5,0 mnkr. Minskning av ekonomiskt bistånd Utbetalt ekonomiskt bistånd har minskat kraftigt sedan förra året och jämfört med budget, och visar ett överskott med +7,7 mnkr. Orsakerna till överskottet är bl a den relativt sett goda arbetsmarknaden i kombination med de förändringar som har gjorts av arbetssätt i och med omorganisationen Översynen har inneburit ökat fokus på det sociala arbetet och hur den enskilde ska nå självförsörjning. 14

25 Flyktingmottagande ensamkommande barn och ungdomar Verksamhetsområdet redovisar ett underskott på 5,3 mnkr. Det är stora förändringar på intäktssidan inom verksamheten. Dels ändrade Migrationsverket ersättningssystemet i juli 2017 vilket innebär lägre ersättning per dygn, dels har antalet barn och ungdomar minskat kraftigt under året. Omställningsarbetet för att anpassa verksamheten för ensamkommande barn har pågått under hela året. Bl.a. har fem HVB-boende avvecklats, och två HVB-boende har ombildats till stödboende, vilket märks genom lägre personalkostnader och övriga kostnader som minskat jämfört med förra året, men inte tillräckligt för att klara budget. Förändringarna kommer inte att ge full effekt förrän tidigast vid halvårsskiftet Kostnadsfördelning inom socialnämndens verksamhetsområden Utfall per verksamhetsområde 23% 1% 16% Gemensamt inkl nämnd, tillsyn, drogförebyggande Funktionsnedsättning LSS o SOL Individ- och familjeomsorg Flyktingmottagande 60% 15

26 Investeringsredovisning Investeringsredovisning Investeringsredovisning 2017 Tkr Budget Utfall Skillnad Verksamhet Inventarier Summa Investeringsbudgeten redovisar ett överskott mot budget. Budgeten har främst använts till utrustning och möbler till nya verksamheter och lokaler. Satsningar har bl a skett för ökad säkerhet genom larm- och passagesystem, samt investeringar i möteslokaler för att utveckla användningen av digitala verktyg. 16

27 Strategiska framtidsfrågor Gemensamt Personal- och kompetensförsörjning Det är en utmaning att rekrytera och behålla socialsekreterare och biståndshandläggare med adekvat utbildning och erfarenhet. Konkurrensen om arbetskraften tenderar att öka och det förväntas bli allt svårare framöver att rekrytera personal med rätt kompetens. Konkurrensen från andra arbetsgivare gör att Socialförvaltningen behöver utveckla förutsättningarna och tydliggöra vad man som arbetsgivare kan erbjuda. För att lyckas med personalförsörjningen, är det avgörande att ha en helhetssyn på personalförsörjning- och utveckling. Att nya potentiella medarbetare blir nyfikna på vad organisationen har att erbjuda, att sökande känner sig väl mottagna, att nyanställda får en god och genomtänkt introduktion, att medarbetare har en bra och hanterbar arbetssituation, att löne- och kompetensutveckling är konkurrenskraftig, att det finns möjlighet till individuell karriärutveckling etc är samtliga omständigheter som tillsammans bildar goda förutsättningar för en framgångsrik och stabil personalsituation. Därför har Socialförvaltningen tagit fram en strategisk plan för personal- och kompetensförsörjning avseende socialsekreterare och biståndshandläggare som beskriver hur man ska arbeta med dessa olika delar. Viktigt är att Kalmar kommun lönemässigt kan konkurrera med andra arbetsgivare. Inför 2019 äskar därför Socialnämnden extra budgetmedel för detta. Utveckling av digitala verktyg Regeringen och SKL enades 2016 om en vision för att tillvarata digitaliseringens möjligheter för att främja en jämlik hälsa, välfärd och delaktighet. Utveckling av digitala tjänster möjliggör förbättring för klienter, brukare och personal. Inom socialtjänsten finns stora möjligheter att öka rättssäkerheten, effektivisera processer och förbättra individens självständighet och trygghet med stöd av digitala lösningar. Det finns flera utmaningar bl a kring sekretess, men också behov av förbättrad tillgång till fiber- och nätanslutning för alla verksamheter inom Socialförvaltningen. Även den nationella samordnaren inom den sociala barn och ungdomsvården har i sin rapport efterlyst digitala lösningar för att effektivisera administrationen inom socialtjänsten. Det krävs därför stora satsningar inom Socialförvaltningens verksamheter för att få effekter på sikt. Under 2018 ska en digitaliseringsstrategi tas fram. Socialnämnden återkommer med eventuella budgetäskande. Fortsatt medlemskap i Samordningsförbundet Kommunstyrelsen har beslutat att det fortsättningsvis är socialnämnden som hanterar kommunens medlemsavgift till Samordningsförbundet. För att undvika interna transaktioner mellan Kommunledningskontoret och Socialnämnden framgår av beslutet att Socialnämnden fortsättningsvis äskar medel i budgetprocessen för de årliga höjningarna av medlemsavgiften. Socialnämnden äskar därför kompensation för Kommunledningskontorets andel av den ökade kostnaden för Funktionsnedsättning LSS och SOL Volymökning funktionsnedsättning och socialpsykiatri Det märks ett ökat behov för flera målgrupper inom socialförvaltningens verksamheter. En orsak är befolkningsökningen. Ökningen av beslut om insatsen daglig verksamhet LSS och sysselsättning SoL är fortsatt stor. En annan orsak är Försäkringskassans förändrade tillämpning av lagstiftningen kring personlig assistans, med anledning av vägledande rättsfall, vilket har lett till att flera personer blivit av med sina beslut från Försäkringskassan. Förändringen innebär en ökad kostnad för kommunen hur mycket är svårt att prognostisera. Utifrån berörda ärenden under 2017 har en bedömning gjorts om en kostnadsökning på 17

28 minst 2,4 mnkr under 2019 (helårseffekt). I bilaga redovisas effekter av förändringen, och from 2019 har den lagts till i beräknade volymökningar. Konsekvenser av lag om samverkan vid utskrivning Lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård trädde i kraft den 1 januari Den ersätter lagen om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård. Förändringen innebär att kommunen övertar betalningsansvaret efter tre dagar oavsett veckodag, efter det att den enskilde bedömts som utskrivningsklar. Under 2018 gäller särskilda övergångsbestämmelser för psykiatrin som innebär att kommunen har 20 dagar på sig från det att den enskilde är utskrivningsklar till dess att betalningsansvaret infaller. Förändringen ställer höga krav på samverkan mellan kommun och landsting men också på flexibilitet i den kommunala verksamheten. Ett samarbete mellan omsorgsförvaltningen och socialförvaltningen är nödvändigt och initierat. Insatserna måste ha beredskap att, med väsentligt mycket kortare varsel än tidigare, ta emot utskrivningsklara patienter och tillförsäkra dessa ett anpassat stöd. För att skapa förutsättningar för god samverkan har samverkansavtal upprättats mellan kommun och landsting i Kalmar län och en överenskommelse mellan nämnda förvaltningar formaliseras i inledningen av Fortsatt implementering av IBIC (individens behov i centrum) Individens behov i centrum (IBIC) är ett arbetssätt där fokus ligger på att socialtjänstens stöd ska utgå från den enskildes behov. Metoden bygger på en systematisk dokumentation i en processmodell som är framtagen av Socialstyrelsen. Implementeringen av IBIC fortsätter under 2019 och påverkar ca 750 medarbetare som arbetar gentemot målgruppen vuxna personer med funktionsnedsättning. Införandet av IBIC innebär både en ny struktur för handläggning, genomförandeplanering och ett byte av IT system från ProCapita till LifeCare. Utbildning kommer att ske för alla personalgrupper. Metodens införande sker i projektform med speciellt utsedda och tillsatta tjänstepersoner. Ett nytt system och arbetsätt ställer höga krav på verksamheten under perioden för förändring. Individ- och familjeomsorg Volymökning IFO Antalet invånare i Kalmar kommun har ökat kraftigt de senaste åren. Det är viktigt att beakta att befolkningsökningen påverkar omfattningen av socialtjänstens insatser. Andelen i befolkningen som har stöd och service från socialtjänsten är ganska konstant mellan åren. Detta innebär att befolkningsutvecklingen genererar en proportionell kostnadsökning för socialtjänstens insatser. Den utökade ramen för 2019 på 1,0 mnkr som Kommunfullmäktige beslutat om för budget 2019 kommer inte att täcka de ökade behoven. Stödboende vuxna missbrukare Inom målgruppen personer med missbruk ökar behovet av boendestöd, men också någon form av stödboende där de med större behov kan få stöd. Dessa personer behöver i regel stöd utöver själva bostadsanskaffandet. Socialnämnden har fått i uppdrag av Kommunfullmäktige att under 2018 utreda härbärge/ stödboende. Det är av största vikt att utreda behoven med syfte att kunna möta nuvarande och framtida behov. Utredningen får visa vilka ekonomiska resurser som kommer att krävas och vilka möjligheter som finns till omdisponeringar av budgetmedel. Socialnämnden återrapporterar till Kommunfullmäktige när utredningen är klar. 18

29 Psykisk hälsa bland unga Utvecklingsbehov finns för ungdomar med psykisk ohälsa och unga vuxna år. På nationell nivå pågår arbete för målgruppen. SKL har uppdrag att ta fram en handlingsplan avseende ungdomar och missbruk. Handlingsplanen beräknas färdig i juni Under 2017 har ett utvecklingsarbete för ungdomar med missbruksproblem startats upp. Resurser kommer att krävas för att arbeta med tidig upptäckt av ungdomars missbruk och psykiska ohälsa, samt familjeorienterat arbetssätt. Samordning familjehemsvård inom länet Det finns en önskan och strävan mot att minska antalet barn placerade via konsulentorganisationer. Länsgemensam kartläggning och analysarbete om möjligheterna att arbeta mera gemensamt inom familjehemsvåden i länet har pågått hela året. Samordnare på Regionförbundet kommer lägga fram en utredning med förslag under början av Vad det kommer att innebära för Kalmar är ännu inte klart. Utbildning och implementering av Signs of Safety För att klara de krav på kvalitet som ställs inom social barn och ungdomsvård har personal inom utredning och insats under 2017 utbildats inom Signs of Safety som både är ett förhållningssätt och en metod för barn och ungdomsvården. Metoden bygger på lösningsinriktat förhållningssätt där barnet och dess nätverk görs delaktiga i att säkra barnets miljö. Implementeringen av Signs of Safety kommer att leda till större samsyn mellan enheter. Satsningen kräver ekonomiska resurser flera år framöver för att nå den kunskapsnivå som eftersträvas. Ökat antal familjetvister Antalet familjetvister ökar och ställer högre krav på resurser inom familjerätten, men även inom andra delar av verksamheten. Trenden av ökade vårdnadstvister finns i hela landet visar den statliga utredningen Se barnet SOU 2017:6. Enligt utredningens bedömning beror ökningen på flera olika faktorer. En förklaring kan vara de större möjligheter till ensam vårdnad som reformen innebar och som sannolikt medfört att fler föräldrar ser en möjlighet att få framgång med en talan om ensam vårdnad. Ett mer jämställt föräldraskap och en ökad konfliktbenägenhet är exempel på andra troliga faktorer som påverkar utvecklingen. Flyktingmottagande ensamkommande barn och ungdomar Ensamkommande barn och ungdomar Inom ensamkommandeverksamheterna är det nya ersättningssystemet en stor utmaning. Att klara verksamheten med fortsatt god och jämlik vård med den minskade statliga ersättningen kommer även fortsättningsvis bli en svår utmaning. Verksamheten måste fortsätta skapa förutsättningar för en god integration för ungdomarna. Tillgången på bostäder och sysselsättning är två viktiga grundförutsättningar för att integrationen ska lyckas. Det råder också en stor osäkerhet kring asylfrågan för de ensamkommande barn som kom hösten Flera lagförändringar är på gång. Vilka konsekvenser dessa får för verksamheten är svårt att förutsäga. Sammanfattning av Socialnämndens budgetäskande Gemensamt Karriärvägar/ kompensation för extra löneökningar till socialsekreterare Avgift Samordningsförbundet Summa tkr 350 tkr tkr Eventuell komplettering av budgetäskande presenteras när digitaliseringsstrategin är framtagen. 19

30 Funktionsnedsättning LSS och SOL Beräknad volymökning inom område funktionsnedsättning och socialpsykiatri per år (se detaljer i bilaga): År 2019: tkr År 2020: tkr År 2021: tkr Individ- och familjeomsorg Kostnader som avser förändrade förutsättningar som inte kan hanteras inom befintlig budgetram inom individ- och familjeomsorgen: Satsningar psykisk hälsa barn och unga, tidiga insatser 2 tjänster Utbildning kopplat till krav på kvalitet Summa tkr 150 tkr tkr Eventuell komplettering av budgetäskande presenteras när utredning om härbärge/ stödboende är framtagen. 20

31 Bilagor Bilaga 1 Kvalitetsberättelse Se separat fil Bilaga 2 Måluppföljning Tertial 3 Se separat fil Bilaga 3 Uppföljningsrapport Intern kontroll 2017 Se separat fil Bilaga 4 Driftredovisning Sid 22 Bilaga 5 Planering LSS Sid 23 Bilaga 6 Verksamhetsstatistik Sid

32 Bilaga 4 Driftredovisning Nettobudget Nettokostnad Avvikelse netto GEMENSAMT INKL NÄMND, TILLSYN, DROGFÖREBYGG, ARBETSMRKÅTG NÄMNDSVERKSAMHET MILJÖ, HÄLSA O HÅLLB UTV ALKOHOLTILLSYN GEMENSAMT ARBETSMARKNADSÅTGÄRDER SUMMA FUNKTIONSNEDSÄTTNING LSS O SOL VÅRD OCH OMSORG SoL & HSL BOST SÄRSK SERV LSS VUXEN BOST SÄRSK SERV LSS BARN UNG PERS ASS ENL LSS OCH SFB KORTTIDSVISTELSE LSS DAGLIG VERKSAMHET LSS BEMANNINGSSERVICE LSS ÖVRIGA INSATSER ENL LSS INSATS T PERS M FUNKTNEDS SUMMA INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG INSTVÅRD VUXN MISSBRUKARE INSTVÅRD BARN OCH UNGDOM FAMILJEHEMSV VUXNA MISSBR FAMILJEHEMSV BARN O UNGA ÖPPNA INSATSER VUX MISSBR ÖPPNA INSATSER BARN, UNGA ÖVRIG VUXENVÅRD EKONOMISKT BISTÅND FAMILJERÄTT SUMMA FLYKTINGMOTTAGANDE SUMMA

33 Planering LSS år Bilaga 5 Bostad vuxna, LSS o SOL grupp- och/el servicebostadsplatser 15 boendestöd servicebostadsplatser 15 boendestöd grupp- och el servicebostadsplatser 15 boendestöd Insatser för barn o ungdomar (Bostad barn o ungd/ korttidsvistelse/ korttidstillsyn) insatser insatser insatser Daglig verksamhet/ sysselsättning personer 15 personer 15 personer Personlig assistans LSS o SFB ärende ärende ärende Andra beslut med anledning av förändr pers ass SFB ärende ärende ärende Övrigt ,0 ec/ handläggare, datorer ,0 sjukgymast/arbterapeut ,0 ec/ handläggare, datorer ,0 sjukgymnast/arb.terapeut ,0 ec/ handläggare, datorer ,0 sjukgymnast/arb.terapeut Planering LSS, tkr Behov enl plan varav Bostad vuxna, LSS o SOL varav Boendestöd varav Insatser för barn o ungdomar varav Daglig verksamhet o sysselsättning varav Personlig assistans varav Andra beslut (förändr pers ass) varav Övrigt varav Helårseffekt föregående år Effektivisering

34 Statistik myndighetshandläggning Bilaga 6 Institutionsvård barn/ungdomar Antal unika personer Antal behandlingsplaceringar Antal utredningsplaceringar Nettokostnad per vårddygn Nettokostnad tkr Familjehemsplaceringar barn/ungd ej ensamk Internt familjehem Nettokostnad tkr internt familjehem Konsulentstött fam.hem Nettokostnad tkr konsulentstött familjehem Placeringar vuxna missbrukare Obs ej övr vuxna barn och familj! Antal personer Nettokostnad tkr Nettokostnad för övriga vuxna tkr (barn o familj) Barn och familj Antalet utredningar barn och familj Antalet utredningar ensamkommande flyktingbarn Beslut om omedelbara omhändertaganden, LVU Ansökan om vård enligt LVU Vuxna missbrukare Antalet utredningar Beslut om omedelbara omhändertagande LVM Ansökningar om LVM Familjerätt Utredningar om fastställande av faderskap Samarbetssamtal Vårdnad boende umgänge Snabbupplysningar till domstol Budgetrådgivning Antal ärenden Varav skuldsanering

35 LSS-handläggning o socialpsykiatri Ansökningar enl LSS bou Ansökningar enl LSS vuxna (inkl förhandsbesked) Ansökningar enl SOL barn 10 Ansökningar enl SOL vuxna 196 Bilaga 6 Antalet månader som hushåll erhållit Antal Andel Antal Andel Antal Andel försörjningsstöd inkl flykting hsh 2017 fös 2017 hsh 2016 fös 2016 hsh 2015 fös månad 245 4% % % 2 månader 149 5% % % 3 månader 99 5% 118 9% 99 8% 4 månader 72 5% 82 6% 88 7% 5 månader 67 5% 86 7% 67 6% 6 månader 43 4% 62 5% 75 6% 7 månader 43 5% 49 4% 66 6% 8 månader 37 5% 55 4% 50 4% 9 månader 56 9% 60 5% 55 5% 10 månader 79 15% 59 5% 87 7% 11 månader 75 14% 68 5% 81 7% 12 månader % % % Summa % % % Antalet unika hushåll per familjetyp inkl flykting Endast barn Ensam kvinna med barn Ensam kvinna utan barn Ensam man med barn Ensam man utan barn Gift/sambo med barn Gift/sambo utan barn Summa Utbet ekonomisk bistånd Bruttokostnad tkr Nettokostnad tkr Brutto till etabl flyktingar (finansieras via etableringsers)

36 Statistik insatser barn och unga Bilaga 6 Aquarellen Antal inskrivna Pojkar/flickor 19/24 23/29 25/23 Snittbeläggning/dygn 8,11 5,4 7,7 Antal vårddygn Antal familjer Ensamkommande flyktingbarn Antalet mottagna Antalet anvisade Antal inskriva i interna boende 1 jan Antal inskrivna i interna boende 31 dec Antal placerade i konsulentst. familjehem under året Antal placerade i interna familjehem under året Antal placerade i nätverkshem under året Antal placerade i externa HVB-hem under året Antal i ungbo under året Antal i mobilt team under året 20 8 Stödboende internt 71 Stödboende externt 0 Familjepedagoger Antal familjer Pojkar/flickor 96/56 80/74 Behandlarna Antal familjer Pojkar/flickor 71/79 Multiversum Antal ärenden Pojkar/flickor 36/32 47/41 Familjerådgivning Antal besök

37 ATV Aktuella under året Barn individuellt Pojkar/flickor 5/17 5/8 3/9 Barn i grupp Kvinnor individuellt Kvinnor i gruppbeh Män individuellt Män i gruppbeh. 5 6 Statistik insatser vuxna missbruk Smedbacken Antal vårddygn Antal inskrivna Slussboendet Antal vårddygn Antal inskrivna Alkohol- och drogmottagning Antal ärenden totalt Antal nya ärenden Avslutade ärenden varav planerade varav oplanerade varav annan behandling Fördelning kön Andel män 60% 60% Andel kvinnor 40% 40% Fördelning typ Andel alkohol 46% 55% Andel droger 27% 23% Andel spel 5% 4% Andel anhöriga 22% 18% Enstaka drogtester som ej blir ett ärende 144 Mobilt team missbruk Antal ärenden varav tillsyn varav boendestöd varav tillsyn komb m boendestöd Varav kvinnor Varav män

38 28

39 KALMAR KOMMUN Kvalitetsberättelse 2017 Socialförvaltningen Kalmar kommun Vi möter dig med respekt och engagemang. Vi finns här för dig. Verksamhetsutveckling Socialförvaltningen Adress Kalmar Besök Fabriksgatan 31 Tel vx

40 2 (18) Innehåll Inledning... 3 Kvalitetsledningssystemet... 3 Uppdrag, krav och mål för socialnämnden... 4 Ledningssystemets grundläggande uppbyggnad... 6 Processer och rutiner... 6 Rutinbeskrivningar... 7 Standarder... 7 Systematiskt förbättringsarbete... 8 Riskanalys... 8 Egenkontroll... 8 Nationella jämförelser... 9 Revisioner... 9 Inhämtande av synpunkter från brukare Kvalitetsuppföljning Ej verkställda beslut Utredning av avvikelser lex Sarah Förbättringar Riktlinjer IBIC Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Personalen ska arbeta enligt processer och rutiner Kompetensutveckling Dokumentationsskyldigheten... 18

41 3 (18) Inledning Socialstyrelsens föreskrift och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete trädde i kraft 1 januari Enligt föreskriften ska vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ansvara för att det finns ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Ledningssystemet ska således stödja verksamhetens arbete med att planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Arbetet med att utveckla och säkra kvalitet ska dokumenteras och det bör varje år upprättas en kvalitetsberättelse (Kap. 7 SOSFS 2011:9). Av kvalitetsberättelsen bör det framgå: - hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet har bedrivits under föregående kalenderår, - vilka åtgärder som vidtagits för att säkra verksamhetens kvalitet och - vilka resultat som uppnåtts. Kalmar kommun har ett gemensamt kvalitetsledningssystem som är certifierat enligt ISO 9001 och ISO Socialnämnden arbetar med att leva upp till Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem inom ramen för kommunens gemensamma kvalitetsledningssystem. Utöver arbetet med att uppnå de krav som ställs i lagar och föreskrifter för socialnämndens ansvarsområde, enligt kommunens reglemente får socialnämnden också ett antal obligatoriska fullmäktigemål att arbeta med. Utöver det antar socialnämnden varje år specifika mål för nämndens verksamhet. För att följa och mäta resultat av dessa kopplas ett antal indikatorer till nämndsmålen. Kvalitetsledningssystemet Socialnämndens kvalitetsledningssystem dokumenteras huvudsakligen i Kalmar kommuns och socialförvaltningens verksamhetshandbok. I verksamhetshandsboken har förvaltningen samlat alla de dokument, riktlinjer, processer, rutiner och checklistor som beskriver och styr förvaltningens arbetssätt. Enligt Socialstyrensens föreskrifter för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete är det processerna som är grunden verksamheten. ISO 9001:2015 ställer också större krav på att verksamheten fokuserar på processerna. Socialförvaltningens sätt att beskriva arbetssätt i främst skriftliga rutiner behöver därför förskjutas mot ett mer processorienterat arbetssätt. En viktig förutsättning är att det finns ett IT-stöd som utgår ifrån processerna och därefter rutinerna och inte tvärtom. Under 2017 har därför socialförvaltningen haft ambitionen att införskaffa ett IT-stöd som stöttar ett processorienterat arbetssätt. Den ambitionen förverkligades inte med anledning av att upphandlingen istället kommer att ske kommungemensamt. Under första halvan av 2018 är för-

42 4 (18) hoppningen att det ska finnas en kravspecifikation för ett sådant IT-stöd framtagen. Under 2016 påbörjades ett arbete med att förtydliga socialförvaltningens ledningssystem. Detta arbete har fortgått under 2017 och syftar till att det ska bli tydligt vad ledningssystemet består av och hur det ska användas. Arbetet med att förtydliga ledningssystemet ska underlätta förståelsen för hur vi behöver arbeta systematiskt med att hela tiden säkra och förbättra vår kvalitet. Uppdrag, krav och mål för socialnämnden I Socialtjänstlagen, Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade samt i Hälso- och sjukvårdslagen anges att verksamhet som bedrivs enligt dessa lagar ska vara av god kvalitet. Enligt Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska socialnämnden uppnå kvalitet genom att uppfylla de krav och mål som gäller för verksamheten. Socialstyrelsen har definierat begreppet god kvalitet utifrån aktuell lagstiftning för området med hjälp av kvalitetsdimensioner. Dimensionerna tydliggör att socialtjänstens verksamhet ska vara kunskapsbaserad, individanpassad, säker, tillgänglig, effektiv och jämlik för att kunna sägas uppnå god kvalitet. Socialnämndens målstyrning är ett av de viktigaste redskapen för att säkerställa att, samt följa upp hur, nämnden lever upp till de redan givna målen i lagstiftningen och därmed de uppgifter som getts nämnden via kommunfullmäktiges reglemente. Eftersom kvalitetsdimensionerna som beskrivits ovan ger nämnden denna möjlighet beslutade nämnden att förändra målstyrningen och låta dessa kvalitetsdimensioner utgöra socialnämndens mål. Socialnämnden antog alltså 2017 sex långsiktiga mål om att socialnämndens vård och omsorg ska vara kunskapsbaserad, säker, individanpassad, effektiv, jämlik och tillgänglig. Detta sätt att styra med hjälp av gemensamma mål som gäller över tid, ger socialnämnden en möjlighet att hålla ihop det mångfacetterade uppdraget och skapa samsyn inom förvaltningen. För att ytterligare förstärka detta och för att knyta ihop och integrera de olika styrande delarna togs ett visionshus för socialförvaltningen fram Visionshuset syftar till att visulisera socialnämndens roll i kommunen och i visionen Ett Kalmar för alla. En del i visionshuset är socialnämndens mål vilka utgör byggstenarna för hur uppdraget ska fullgöras och visionen nås. Målen i sig är inte mätbara så för att styra mot måluppfyllelse och för att kunna följa resultaten kopplas indikatorer till målen. Med indikatorerna ges nämnden möjlighet att styra och rikta in sig på specifika utmaningar eller identifierade förbättringsområden, trender och tendenser m.m. Indikatorerna erbjuder således möjlighet till effektiv styrning mot målen. Vid uppföljning ger indikatorerna en sammanvägd bild av hur nämndens måluppfyllelse ser ut. Arbete med att tydliggöra målen har pågått under Insatser har gjort för att integrera målarbetet i den dagliga driften och utveckla ett systematisk arbetssätt med att skapa och följa upp aktiviteter och indikatorer. Arbetet följer

43 5 (18) ett arbetssätt som beskrivs i manualer checklistor som ligger under G:\Socialförvaltningen\Gemensam\Mål. Indikatorer och mål följs upp tertialsvis och rapporteras till nämnden och till kommunledningen. Nedan följer en tabell som beskriver vilka av socialnämndens mål som är helt uppfyllda, delvis uppfyllda och ej uppfyllda samt kommentarer till varje mål. Antal helt uppfyllda: 1 Mål Socialnämndens vård och omsorg ska vara kunskapsbaserad. Vården och omsorgen ska baseras på bästa tillgängliga kunskap och bygga på både vetenskap och beprövad erfarenhet. Kommentar Till målet har nämnden kopplat indikatorer om Implementerade riktlinjer, Verksamhetsbeskrivningar som beskriver nödvändig kompetens samt Medarbetare som uppfyller krav i verksamhetsbeskrivningen. Sammanfattningsvis bedöms målet var uppfyllt. Avvägningen görs då nämnden har en mycket hög andel personal med formell grundkompetens samt att tre av de fyra verksamhetsområdena har en hög andel personal med verksamhetsområdesspecifik kompetens. Antal delvis uppfyllda: 4 Mål Socialnämndens vård och omsorg ska vara effektiv. Vården och omsorgen ska utnyttja tillgängliga resurser på bästa sätt för att nå uppsatta mål. Socialnämndens vård och omsorg ska vara säker. Vården och omsorgen ska vara säker. Riskförebyggande verksamhet ska förhindra skador. Verksamheten ska också präglas av rättssäkerhet. Socialnämndens vård och omsorg ska vara tillgänglig. Vården och omsorgen ska vara tillgänglig och ges i rimlig tid. Ingen ska behöva vänta på oskälig tid på den vård eller omsorg som hen har behov av. Socialnämndens vård och omsorg ska vara jämlik. Vården och omsorgen ska Kommentar Till målet effektiv har nämnden kopplat indikatorer som mäter kostnader, indikatorer inom miljöområdet samt indikatorer som berör sjukfrånvaro, ledarskap och arbetssätt och mål. Dessa indikatorer ger en ganska heltäckande bild av hur effektiv nämndens verksamhet kan anses vara. Sammanfattningsvis bedöms miljöindikatorerna vara helt uppfyllda men med anledning av att indikatorerna som mäter kostnader, sjukfrånvaro, ledarskap och arbetssätt och mål bedöms vara delvis uppfyllda görs den sammanfattande bedömningen att målet är delvis uppfyllt. Till målet har varje verksamhetsområde verksamhetsområdesspecifika indikatorer. Indikatorerna berör domar i förvaltningsdomstol, riskanalyser och boendeplatser fria från våld. Sammanfattningsvis bedöms målet vara delvis uppfyllt. Trots att de flesta indikatorer kopplade till målet är uppfyllda görs avvägningen att målet om säker vård och omsorg inte är helt uppfyllt. Detta med anledning av att det är svårt att säga att vården är säker när det i fler än hälften av boendeplatserna förkommer hot eller våld. Trenden är dock positiv. Till målet om att vara tillgänglig har nämnden bl a kopplat indikatorer som mäter handläggares tillgänglighet, verkställighetstid och utredningstid. Sammanfattningsvis bedöms nämndens mål om att vård och omsorg ska vara tillgänglig, som näst intill, men ändå inte helt uppfyllt. Till målet jämlik har verksamhetsområdena verksamhetsområdesspecifika indikatorer som specifikt rör verksamheterna för ensamkommande barn och rökare inom socialpsykiatrin. Utöver det har nämnden ett antal övergripande indikatorer som motsvarar dem

44 6 (18) tillhandahållas och fördelas på lika villkor för alla. som finns i det drogpolitiska programmet för Sammanfattningsvis bedöms målet om jämlik vård och omsorg vara delvis uppfyllt. Avvägning har gjorts med anledning av att målen kring ungdomars alkohol- och narkotika användning inte har uppfyllts och dessutom har en nedåtgående trend. Antal ej uppfyllda: 1 Mål Socialnämndens vård och omsorg ska vara individanpassad. Vården och omsorgen ska ges med respekt för individens specifika behov, förväntningar och integritet. Individen ska ges möjlighet att vara delaktig. Kommentar Till målet har varje verksamhetsområde verksamhetsområdesspecifika indikatorer. Indikatorerna berör främst brukarundersökningar och genomförandeplaner. Sammanfattningsvis bedöms målet om att vara individanpassad inte vara uppfyllt. Avvägningen görs då flera av indikatorernas målvärden inte uppnåtts. Särskilt tungt väger de indikatorer om genomförandeplaner där underlaget till indikatorerna dessutom är bristfälligt med anledning av att journalgranskningar inte skett i den omfattning som rutinen föreskriver, samt då det finns stora brister i de genomförandeplaner som trots allt har granskats, primärt vad gäller målformuleringar som beskriver utveckling och bibehållande av funktion samt huruvida genomförandeplaner följs upp som de ska. Ledningssystemets grundläggande uppbyggnad Enligt Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska socialnämnden anpassa ledningssystemet till verksamhetens inriktning och omfattning. Det ska bestå av de processer och rutiner som behövs i verksamheten för att säkra verksamhetens kvalitet. Processerna och rutinerna är ledningssystemets grundläggande delar. Processer och rutiner Det som sagts ovan innebär att nämnden måste identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. En process är en kedja av aktiviteter som i ett återkommande flöde använder information och resurser för att utifrån ett givet behov skapa det värde som tillfredsställer behovet. En process kan med andra ord sägas vara det överenskomna arbetssätt som används av alla på samma sätt, för att skapa värde för den som processen är till för. Under 2017 har socialförvaltningen prioriterat arbetet med att ta fram en sammanhållen struktur för hur socialförvaltningen arbetar med ett processorienterat arbetssätt, det vill säga hur förvaltningen kartlägger, styr och leder verksamheten med hjälp av processer. Under året har nämnden fastställt socialförvaltningens huvudprocess. Till huvudprocessen finns elva identifierade nedbrutna huvudprocesser. Kartläggningsarbete har resulterat i att två av de nedbrutna huvudprocesserna kartlagts under Det gäller processerna för målgrupperna: Personer med funktionsnedsättning i behov av hälso- och sjukvård och Personer som inte kan försörja sig. Den del som gäller aktualisera, utreda, besluta och utforma upp-

45 7 (18) drag för målgruppen Vuxna med psykisk funktionsnedsättning och deras anhöriga har också kartlagts under En prioriteringsordning för kartläggning under 2018 har tagits fram som innebär att arbete med processen med målgruppen Personer som inte kan tillgodose behov av bostad själva samt Barn som far illa eller riskerar fara illa och deras föräldrar är först ut under Under 2018 kommer förvaltningens organisation bygga på en processorientering istället för en funktionsindelning. För att genomföra denna förändring kommer ledningsgrupp, processägare, processledare, ekonomer och verksamhetsutvecklare att genomgå kompetensutveckling inom processorientering och processledning. Sedan tidigare finns ett tiotal processbeskrivningar för delar av de nedbrutna huvudprocesserna. Processerna kommer successivt att behöva ses över och i vissa fall anpassas till huvudprocessen. Det finns också ett fåtal lednings- och stödprocesser beskrivna som även de måste ses över så att de överensstämmer med förvaltningens arbetssätt. Rutinbeskrivningar Det har tagits fram ett stort antal rutiner i förvaltningen genom åren och sättet att göra det varierar till viss del. Det stora antalet rutiner samlas i verksamhetshandboken som med anledning av sin bristande överskådlighet inte bidrar med att säkra att rutinen alltid är känd av dem som behöver använda den. I arbetet med att skapa ett processorienterat ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete behöver sättet att ta fram rutiner förändras. Rutinerna behöver i högre utsträckning kopplas till aktuella steg i processerna för att medarbetare ska få stöd i att utföra arbetet. Ett IT-system för processer som ger denna möjlighet är ett utvecklingsområde. Standarder Enligt Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska ledningssystemet byggas upp utifrån kraven som ställs i föreskriften. Olika standarder och modeller för kvalitets- och verksamhetsutveckling kan ge stöd i detta arbete. Kalmar kommuns övergripande verksamhetsledningssystem är uppbyggt för att motsvara kraven i ISO 9001 och Kraven i Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete uppfylls inte per automatik genom en standard eller annan modell. För att göra det måste den som bedriver verksamhet säkerställa att ledingssystemet utformats så att det systematiskt kan säkra att verksamheten uppfyller de krav och mål som framgår av lagar och andra föreskrifter som styr verksamheten.

46 8 (18) Systematiskt förbättringsarbete Riskanalys Enligt föreskrift 2011:9 om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS, fortlöpande identifiera händelser, som om de inträffar, skulle kunna leda till att verksamheten inte kan leva upp till de krav och mål som ställs i lagar och andra föreskrifter. Att göra riskanalyser innebär att vara framåtblickande för att på så sätt förebygga att händelser inträffar som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. Riskanalyser ska enligt föreskriften omfatta verksamhetens samtliga delar. Även ISO 9001:2015 och 14001:2015 föreskriver ett riskbaserat tänkande. Standarden ställer krav på organisationen att förstå sina förutsättningar och bestämma risker som underlag för planering. Det innebär att riskbaserat tänkande ska tilllämpas när processer för kvalitetsledningssystemet planeras och införs. Det i sin tur kommer att bidra till att avgöra omfattningen av dokumenterad information. Kvalitetsledningssystemet syftar mycket till att fungera som ett förebyggande verktyg. Ett riskbaserat tänkande i sig får förebyggande effekter. Vikten av arbete med riskanalyser betonades under 2017 med hjälp av en indikator som kopplades till målet säker. Målvärdet i indikatorn var att varje verksamhet skulle göra minst en riskanalys under I samband med att processer har börjat kartläggas på ett systematiskt sätt ingår det som ett steg i det arbetet att identifiera möjliga risker, prioritera dessa samt göra eventuell handlingsplan för att hantera riskerna. Under 2017 har verksamheterna för andra året också inventerat risker och möjligheter med hjälp av SWOT-analyser i samband med framtagande av verksamhetsplan och målarbete för nästkommande år. Dessa risker och utmaningar är sammanfattade under rubriken Utmaningar och prioriteringar i Verksamhetsplan med internbudget, Socialnämnden, Där anges också att nämnden hanterar de identifierade riskerna och prioriteringarna som indikatorer i målstyrningen eller som kontrollmoment i Internkontrollplanen. Egenkontroll Enligt Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska socialnämnden genomföra egenkontroll. Egenkontroll är systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i ledningssystemet. Egenkontrollen ska göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att säkra verksamhetens kvalitet. En form av egenkontroll, förutom t.ex. tertialuppföljning och revisioner, som nämnden utför är Aktgranskning och Journalgranskning. Dessa är mycket viktiga då det är ett sätt att säkra att de vi finns till för får det stöd och den hjälp de har rätt till, samt att rättsäkerheten upprätthålls genom korrekt dokumentation av handläggning och utförande av insats. Avvikelser som upptäcks vid akt- och journalgranskning ska rapporteras som avvikelser i Tyck till. Under 2017 reviderades rutinerna för aktgranskning och journalgranskning genom

47 9 (18) att sätta mer fokus på hur målformuleringar i genomförandeplanen beskriver utveckling och bibehållande av funktioner samt hur den enskilde utövat inflytande och delaktighet över sin insats. Dessa kontrollpunkter i egenkontrollen används som indikatorer i målstyrningen De avvikelser som rapporterats under 2017 i samband med journal/aktgranskning handlar i de flesta fall om brister i ovan nämnda indikatorer samt att användning av så kallade arbetsanteckningar inte följer kraven för det. Nationella jämförelser Socialförvaltningen deltar i både Öppna jämförelser och Kommunens kvalitet i korthet (KKiK). Under 2017 har förvaltningen börjat använda dessa resultat på ett mer systematiskt sätt genom de analysdagar som alla chefer, stödfunktioner samt politiker varit involverade i. Väsentliga resultat från denna typ av undersökningar tas på så sätt med i kommande års målarbete och det ges bättre möjlighet att omsätta dem i systematiskt förbättringsarbete. Resultat i Öppna jämförelser Resultatet från Öppna jämförelser 2016 visade att systematisk uppföljning är ett genomgående förbättringsområde. Systematisk uppföljning handlar om att ha koll på om vårt arbete ger önskad effekt för brukare och klienter. Under 2017 vidtogs åtgärder och arbete genomfördes, som ger förvaltningen bättre förutsättningar och större egen insikt i vikten av att följa upp arbete på ett systematiskt sätt. Det är ett fortsatt prioriterat förbättringsområde och har i 2018 års verksamhetsplan definierats som indikator inom några områden. Resultat i KKiK Socialförvaltningen har i sitt målarbete valt att ha flera av KKiK:s mått som indikatorer och på så sätt kunna följa utvecklingen mer kontinuerligt än bara vid en årlig mätning. Mått som finns med i målarbetet är exempelvis utredningstid, väntetid, utbetalt försörjningsstöd, frågor från brukarundersökningarna m.fl. Ett fortsatt identifierat förbättringsområden är att öka tryggheten för brukare med boendeplatser enl. LSS 9.9. KKiK mäter om boendet har varit fritt från hot eller våld emellan eller mot brukare. Resultaten visar att socialförvaltningen behöver arbeta aktivt med frågan så att hot och våldsituationer i boendena minskar. Revisioner Extern revision Årets externrevision var en re-certifiering med anledning av att det kom nya standarder Det var alltså första året som Kalmar kommun reviderades enligt dessa standarder vilket innebar en mer omfattande och grundlig revision. Kalmar kommun externreviderades liksom föregående år av Qvalify AB. Socialförvaltningens ledning samt fyra enheter reviderades av en av företagets revisorer. Socialförvaltningens ledning fick ingen avvikelse. De fyra reviderade enheterna fick tillsammans totalt fem varav tre förekom på flera av de reviderade enhet-

48 10 (18) erna. De återkommande avvikelserna gällde dokumentation av introduktion, riskanalyser samt användning av gemensam mall för Arbetsplatsträff. Utöver det fick förvaltningen två förbättringsförslag som gällde planering av de interna revisionerna samt ledningens genomgång. De interna revisonerna föreslogs med fördel planeras inte bara utifrån tidsintervall utan även utifrån förekomst av avvikelser, lex Sarah samt resultat från tidigare revisioner och att sådana händelser noteras/markeras i planen. Vissa enheter kan behöva revisioner mer frekvent än andra med stöd av sådana bakgrundsfakta. Protokollen från Ledningens genomgång kan förbättras genom att resultat av diskussioner framkommer tydligare. Varje enhet aktuell för externrevision har besökts av förvaltningens kvalitetssamordnare inför och efter revisionen. Det förberedande mötet syftade till att informera enheten om vad en externrevision innebär och hur den går till. Vid det uppföljande mötet presenterades och diskuterades resultatet av revisionen samt vilka åtgärder som behöver vidtas. Externrevisionen 2018 kommer att beröra dessa områden: - Processer och nyckeltal kopplade till processen - Riskanalyser på förvaltning/processnivå - Den röda tråden i miljöarbetet från miljöaspektlistan till de dagliga rutinerna - Möjligheter identifiering, prioritering och utvärdering av hur effektivt arbetet med att jobba med möjligheter är - Ansvar och befogenheter och introduktion Dessa punkter ger ledning och nämnd en bekräftelse på att förvaltningen är på rätt väg i sitt kvalitetsarbete samtidigt som det guidning om vad vi behöver fortsätta att arbeta med. Intern revision Med anledning av att förvaltningen under 2016 konstaterade att det i externrevisionen läggs fokus på mål, processer och rutiner och att dessa delar av ledningssystemet inte riktigt kom fram i internrevisionerna förändrades socialförvaltningens sätt att genomföra internrevision under Det nya sättet innebär att revisorerna med hjälp av ett stödmaterial ställer mer öppna frågor om ledningssystemet. Sättet att revidera skiljer sig från övriga förvaltningar som fortsätter att använda det detaljerade frågebatteri som finns framtaget på kommunövergripande nivå. För att inte missa något specifikt revisionsområde gör förvaltningens kvalitetssamordnare en avstämning med den övergripande kvalitetssamordnaren. När det finns specifika revisionsområden läggs dessa till i de revisioner som genomförs av förvaltningens verksamhetsutvecklare. I internrevisionen 2017 genomfördes 27 revisioner och avvikelser konstaterades inom sju huvudområden. Återkommande i alla reviderade områden var att socialnämndens mål inte var tillräckligt kända. Det har lett till fortsatta satsningar från ledningens håll att under 2018 göra målen kända för alla medarbetare.

49 11 (18) Såväl resultaten från extern- som internrevisionen har presenterats för nämnden i januari Inhämtande av synpunkter från brukare Brukarundersökningar Socialförvaltningen deltog under 2017 för andra året i de nationella brukarundersökningar som Sveriges kommuner och landsting (SKL) samordnar. Brukarundersökningarna har genomförts inom individ- och familjeomsorgen samt inom omsorgen om personer med funktionsnedsättning. Följande områden är möjliga för kommunerna att undersöka: - Boenden/boendestöd - Daglig verksamhet/sysselsättning - Social barn- och ungdomsvård (vårdnadshavare och ungdomar från 13 år) - Missbruks- och beroendevård - Ekonomiskt bistånd - Personlig assistans LSS o SoL (pilot under 2017). - Ensamkommande boendesituation (pilot under 2017). De fetmarkerade utgör de områden som Kalmar undersökte under Resultatet 2017 visar på att brukarna generellt sätt är mycket nöjda men det framkommer även förbättringsområden inom: Självbestämmande, Bemötande och Trygghet. De två sistnämnda utgjorde indikatorer i socialnämndens målstyrning under Alla tre kommer att göra det under Resultaten inom IFO som man valt att fokusera på efter brukarundersökningen är: Placerade vuxna och barn rustade att möta livet gällande bostad och sysselsättning, Upplevelsen att kunna påverka typ av stöd och hjälp, Handläggares tillgänglighet. Alla tre kommer att fokuseras under Delaktighetsmodellen Socialförvaltningen beslutade 2015 att införa delaktighetsmodellen inom område funktionsnedsättning. Delaktighetsmodellen är ett arbetssätt för att öka möjligheten till delaktighet för brukare. Delaktighetsmodellens bärande idé är att stödja och träna brukarnas förmåga att uttrycka och formulera sina behov och önskemål tillsammans med andra brukare som de delar vardagen med. Delaktighetsmodellens delaktighetsslingor är en metod för att underlätta brukarnas väg mot empowerment och involverar personalen i denna utveckling. Modellen bygger på dialogsamtal (delaktighetsslingor) som förs i mindre grupper, brukare för sig och personal för sig, innan alla träffas för ett gemensamt samtal. Alla samtal leds av en vägledare som inte är personal till brukarna. Samtalen centreras kring ett särskilt valt vardagligt tema med intresse för brukarna. Under 2017 genomfördes elva slingor av 12 planerade. Temat för slingorna var Trygghet i boendet alternativt Pratar personal så att brukaren förstår och grundade sig i resultat från brukarundersökningen. Fem vägledare var aktiva under Två vägledare lämnade uppdraget under slutet av året. Två medar-

50 12 (18) betare inom förvaltningen utbildas tidigt under 2018 till kursvägledare för att framöver kunna utbilda fler vägledare inom förvaltningen. Under april/maj 2018 utbildas de första nya vägledarna (fyra stycken). Det innebär att det sammanlagt kommer att finnas nio vägledare inom förvaltningen första halvåret Under våren 2018 genomförs ytterligare elva slingor utifrån samma brukarundersökning. Under 2018 kommer uppföljningar att göras på de slingor som genomförts under 2017/2018. Brukarråd Socialnämnden ansvarar för två brukarråd, LSS-råd och Psykiatriråd. Inför 2017 fanns en planering om att hålla gemensamma möten för råden. Orsaken till detta grundade sig i låg representation från anhörig- respektive brukarföreningar. Vid gemensamt möte i mars 2017 fattades det dock istället beslut om att under året inventera behov och önskemål hos anhörig- och brukarorganisationerna kring hur framtida samverkan skall se ut. Inventeringen genomfördes med besök hos brukarorganisationerna samt ett uppsamlingsmöte hos FSO som är en regional paraplyorganisation till anhörig- och brukarorganisationer. Dialogen resulterade i ett förslag på ett nytt upplägg som senare antagits av socialnämnden i januari Upplägget går ut på att varje brukarorganisation som ingår i de ursprungliga brukarråden tilldelas två kontaktpersoner (en tjänsteman samt en politiker). Kontaktpersonerna har i uppdrag att: - Skicka ut remiss för synpunkter till brukarorganisationer gällande kommunens planerade aktiviteter. (Uppbyggnad av ny verksamhet, utvecklingsarbeten etc.). - Informera samt besvara, återkoppla och vid behov vägleda eller vidarebefordra frågor från brukarorganisationer. - Samordna årliga besök till brukarorganisationer. Besöken sker två ggr per år. - Vidareförmedla eventuella behov från brukarorganisationer om gemensamt brukarråd med andra brukarorganisationer. Upplägget pågår som försöksverksamhet under Två utvärderingar görs under året med återrapportering till socialnämnden samt med nytt förslag till beslut inför Kvalitetsuppföljning Särskild kvalitetsuppföljning görs av förvaltningen i upphandlad verksamhet inom verksamhetsområde funktionsnedsättning. Under 2017 har kvalitetsuppföljningar genomförts vid de dagliga verksamheterna Miniprint, Del-Ta, Mossegården, Lustgården samt vid gruppbostäderna Birgittagården och Gula gatan. Resultatet av uppföljningarna redovisas i socialnämnden i februari 2018.

51 13 (18) Upphandlad verksamhet i form av HVB för barn och unga, finns i Kalmar kommun i en gemensam upphandling via SKL Kommentus. Deltagande kommuner har gemensamt tagit fram rutiner för hur uppföljningen av leverantörernas verksamheter ska gå till. Verksamhetsuppföljningar som genomförts har alla deltagande kommuner tillgång till via en databas. Kalmar kommuns uppdrag i denna verksamhetsuppföljning har lösts genom samverkan i länet. Upphandlad verksamhet i form av HVB för vuxna, finns i Kalmar kommun i en gemensam upphandling via SKL Kommentus. Gemensamma rutiner för hur uppföljning av leverantörernas verksamhet ska genomföras finns ej framtaget. För att underlätta verksamhetsuppföljningen har SKL utformat ett system för samordnad uppföljning av verksamheterna på ramavtalen. Systemet fördelar uppföljningsarbetet mellan SKL och deltagande kommuner. En uppföljningsmall har skapats som ska standardisera och höja kvaliteten på uppföljningarna av verksamheterna som ramavtalet omfattar. Rutiner för särskild kvalitetsuppföljning i upphandlad verksamhet avseende Kvinnojouren i Kalmar har tagits fram under En kvalitetsuppföljning har genomförts 2017 som stöd i Kvinnojourens arbete att ta fram ett ledningssystem under 2018 för att nå ställda krav. Ej verkställda beslut Förvaltningen har under året vid varje kvartalsredovisning haft ej verkställda beslut att rapportera. Under 2017 har förvaltningen som mest haft 60 ej verkställda beslut (kvartal tre). Dessa gäller främst brist på kontaktperson, kontaktfamilj och bostäder. Merparten av beslut som inte kunnat verkställas är inom LSS. Det är en förändring jämfört med 2016 då merparten av de ej verkställda besluten var inom individ- och familjeomsorgen. Utredning av avvikelser Enligt Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska socialnämnden ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet. Det har under året inkommit synpunkter enligt nedan sammanställning. Klagomål, beröm och förbättringsförslag kan framföras av alla intressenter med syfte att den som bedriver verksamhet ska kunna få en bred återkoppling på hur verksamheten bedrivs och få kännedom om ifall verksamheten avviker

52 14 (18) från krav och mål som gäller för verksamheten. I kolumnen Avvikelser i ovan sammanställning samlas interna synpunkter på att något brister i verksamhetens kvalitet. Det är förvaltningens systematiska sätt att hantera brister. Tabellen visar att nämnden tar emot fler förbättringsförslag och beröm men färre klagomål jämfört med Vi hanterar fler avvikelser i vårt synpunktshanteringssystem än tidigare år. Förvaltningen ser dessa resultat som en positiv trend. Nedan följer en tabell av inkomna klagomål och interna synpunkter per socialnämndens verksamhetsområden och avdelningar. Förutom ovan angivna avvikelser hanteras också HSL avvikelser. HSL avvik elser Typ Antal Fall 104 Läkemedel 139 Summa totalt Summa totalt Det har tidigare år gjorts ett förbättringsarbete med att öka antalet inkomna avvikelser. Ovan uppgifter indikerar att arbetssättet med avvikelser börjar bli väl implementerat och att verksamheterna har utvecklat och förbättrat sitt arbete med att identifiera och rapportera händelser som avviker från arbetssätten eller när fel inträffat. Förvaltningsledning och verksamhetsområden behöver fortsätta att utveckla sätt att använda resultatet för att analysera trender och tendenser. För att kunna identifiera förbättringsområden behöver även inkomna avvikelser tematiseras bättre framöver. Denna möjlighet ges inte dagens synpunktshanteringssystem utan måste lösas utanför systemet.

53 15 (18) lex Sarah Under 2017 har 27 lex Sarah rapporter upprättats och utretts inom socialförvaltningen. Fem av dessa har anmälts till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). 23 av de Lex Sarah rapporter som inkommit under 2017 är färdigutredda. Av de fem händelsen som anmälts till IVO har IVO hittills granskat tre av socialnämndens lex Sarah-utredningar. I samtliga fall har IVO beslutat om att avsluta ärendet utan ytterligare åtgärd. Åtta av rapporterna är upprättade inom verksamhetsområde mottagning och utredning, tretton inom Insats barn och familj, två inom Insats missbruk och socialpsykiatri och fyra inom Insats funktionsnedsättning. Typ av händelse Verksamhetsområde Anmälan till IVO Brister i arbetsrutiner Mottagning och utredning Nej Brister i arbetsrutiner Mottagning och utredning Nej Fysiskt övergrepp (av annan brukare) Insats barn och familj Ja Brister i dokumentation Mottagning och utredning Nej Okänt Insats missbruk och socialpsykiatri Nej Ej angivet Insats missbruk och socialpsykiatri Nej Brister i arbetsrutiner Mottagning och utredning Nej Brister i arbetsrutiner, brister i informationsöverföring, Insats barn och familj Nej psykiskt övergrepp Brister i arbetsrutiner. Insats barn och familj Nej Brister i bemötande Brister i personlig omvårdnad Insats funktionsnedsättning Nej Begränsning av fri- och rättigheter Brister i bemötande Insats barn och familj Nej Brister i bemötande Insats barn och familj Nej Brister i arbetsrutiner Insats barn och familj Ja Brister i bemötande, Brister i informationsöverföring, Insats barn och familj Nej Brister i bemötande, Begränsning av fri och rättigheter Insats barn och familj Nej Brister i arbetsrutiner, försummelse Mottagning och utredning Nej Okänt Insats funktionsnedsättning Nej Brister i arbetsrutin, Bister i bemötande, Brister i informationsöverföring Mottagning och utredning Nej Brister i arbetsrutiner, Brister i bemötande, Psykiskt Insats funktionsnedsättning Nej övergrepp Brister i bemötande, psykiskt övergrepp Insats barn och familj Nej Brister i bemötande, psykiskt övergrepp Insats barn och familj Nej Brister i bemötande, psykiskt övergrepp Insats barn och familj Nej Brister i arbetsruiner, Brister i dokumentation, Brister i Mottagning och utredning Ja informationsöverföring. Beviljad insats utförs ej Insats funktionsnedsättning Nej Fysiskt övergrepp Insats barn och familj Ja Brister i arbetsrutiner Mottagning och utredning Ja Brister i dokumentation Insats barn och familj Nej I lex Sarah-utredningarna under 2017 framgår brister som främst bottnar i tre orsakskategorier: extern samverkan, intern samverkan samt bristande dokumentation och dokumentation. Dessa brister återkommer i samtliga verksamhetsområden för målgrupp vuxen såväl som för barn. När det gäller brister i extern samverkan så kan det handla om bristande kännedom om gemensamma avvikelsesystem eller viktig kommunikation med andra myndigheter. Gällande intern samverkan handlar det om brister i kommunikation och samarbete mellan utredningsenhet och insatsenhet. Brister i kommunikation och dokumentation har oftast visat sig i insatsområdena vilket både speglar och är orsakas av avsaknad av gemensam bild kring den enskildes behov. Under 2016 upprättades och utreddes 17 lex Sarah rapporter.

54 16 (18) Kunskapen om lex Sarah som en del av avvikelsesystemet måste hela tiden hållas aktuell genom att enhetschef, enligt rutin, informerar baspersonal minst en gång per år på t.ex. arbetsplatsträff. Ett förbättringsområde är att det på övergripande nivå tas fram ett informationsmaterial som varje enhetschef kan använda vid ett sådant informationstillfälle. Informationsmaterialet skulle utgöra ett stöd för enhetschef samt säkra att information ges på ett likartat sätt. Under 2018 planeras därför formalisering av en arbetsgrupp för lex Sarah som bland annat har i uppdrag att sammanställa ett sådant utbildningspaket. Lika viktigt som att rapportera inträffade missförhållanden och risk för missförhållanden är att arbeta med förebyggande åtgärder genom t ex riskanalyser och ett systematiskt arbete med ständiga förbättringar för att brukare inte ska utsättas för missförhållanden och komma till skada inom förvaltningens verksamhetsområden. Förbättringar Enligt Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska socialnämnden genomföra systematiskt förbättringsarbete utifrån riskanalyser, egenkontroll, utredning av rapporter samt klagomål och synpunkter. Det finns ett stort behov inom flera av förvaltningens områden att arbeta vidare med såväl tydliga metodval utifrån ett evidensbaserat arbetssätt som utveckling av de metoder som används. En större kompetens hos verksamhetsutvecklarna kring systematiskt förbättringsarbete och metoder för det, kommer att inhämtas under 2018 vilket möjliggör en utveckling inom området under kommande år. Riktlinjer Under 2016 togs följande riktlinjer fram: - sociala barn- och ungdomsvården - kortsiktiga och långsiktiga boendelösningar samt hjälp till bostadsanskaffning - våld i nära i relationer - boendestöd missbruk - boendestöd funktionsnedsättning Under 2017 har arbete vidtagits för att implementera dessa. Bland annat har webintroduktioner tagits fram till riktlinjerna inom sociala barn- och ungdomsvården samt inom våld i nära relationer. Ledningen och nämnden har betonat vikten av implementering genom att detta utgjort en indikator i målstyrningen under IBIC Individens behov i centrum (IBIC) är ett arbetssätt där fokus ligger på att socialtjänstens stöd ska utgå från den enskilde behov. Metoden bygger på en systematisk dokumentation i en processmodell som är framtagen av Socialstyrelsen. Målgruppen för IBIC är vuxna individer inom verksamheterna funktionsnedsättning och socialpsykiatri.

55 17 (18) Implementeringen av IBIC startade hösten 2017 och kommer att pågå fram till våren För att IT-systemet på ett bra sätt ska kunna utgöra ett stöd för det nya arbetssättet övergår berörda verksamheter från ProCapita till LifeCare. Totalt kommer ca 750 medarbetare få en utbildningsinsats i både IBIC som arbetsmetod och i det nya IT-systemet LifeCare. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet Enligt Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska medarbetare inom socialnämndens verksamhet medverka till att verksamheten och de insatser som genomförs är av god kvalitet. För utförande av uppgifter av god kvalitet inom socialtjänsten ska det finnas personal med lämplig utbildning och erfarenhet. För att uppnå god kvalitet ska personalen, enligt föreskriften, arbeta i enlighet med processerna och rutinerna som ingår i ledningssystemet. Genom att påbörja en processorientering inom socialförvaltningen ges medarbetare en större möjlighet att medverka i kvalitetsarbetet. I en processorienterad organisation utgör de som utför det egentliga prestationsarbetet en viktig del i det strukturerade arbetet med att fastställa gemensamma arbetssätt, rutiner, mål och värderingar utifrån de lagar och krav som finns på verksamheten. En ökad delaktighet ger en större tydlighet och ett större engagemang i att skapa samsyn kring vilka arbetssätt som ska råda och vad som fungerar i det dagliga arbetet med klienterna/brukarna. Personalen ska arbeta enligt processer och rutiner Socialstyrelsens föreskrifter om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete beskriver vikten av att personalen arbetar i enlighet med fastställda processer och rutiner. Det innebär att de arbetar systematiskt på ett likartat sätt för att uppnå kvalitet. Det underlättar i sin tur ett systematiskt förbättringsarbete genom att arbetssätt kan följas upp, utvärderas och vid behov förändras. Den som bedriver verksamhet bedömer vilka utbildningsinsatser eller andra åtgärder som behövs för att säkerställa att personalen arbetar i enlighet med fastställda processer och rutiner. I verksamhetsbeskrivning alternativt processpecifikationer dokumenteras tydligt vilken specifik kunskap som behövs för att arbeta i processen/verksamheten. Det är mot denna aktuella beskrivning som medarbetarnas kompetens hela tiden kan jämföras. Detta utgjorde en indikator under målet Kunskapsbaserad under 2017 och gör det även Kompetensutveckling Socialförvaltningen har en gemensam kompetensutvecklingsplan för hela förvaltningen. Denna bygger på identifierade kompetensbehov i de olika verksamhetsområdena samt på de kontinuerliga behov av lagstadgade utbildningar som finns. Utvecklingsområden för förvaltningen är att på ett systematiskt sätt följa upp antalet genomförda utbildningar samt innehållslig utvärdering av dessa.

56 18 (18) Ett basutbildningskoncept togs under 2015 fram för baspersonal inom område funktionsnedsättning. Arbete med konceptet fortsatte under Förvaltningen hade ambitionen att jobba med implementering under Konceptet är framtaget utifrån behov av kompetensutveckling. Behoven förändras över tid och måste tillgodoses med en faktisk utbildning. Under 2017 har förvaltningen därför gjort ett omtag och bildat en referensgrupp som arbetat med att se över kompetensbehoven samt matcha dessa med genomförbara utbildningar. Under våren 2018 blir det möjligt för baspersonal att ta del av utbildningar i basutbildningskonceptets två första block. Under 2017 har förvaltningen gjort breda utbildningssatsningar inom Signs och safety, Psyk-E och MI (motiverande samtal) för medarbetare inom Barn och familj och socialpsykiatri. Dokumentationsskyldigheten Enligt Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete ska arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet dokumenteras. Förutom denna årliga kvalitetsberättelse genomför socialförvaltningen enligt ISO standard, månatligen ledningens genomgång. Dessa dokumenteras i protokoll. Årlig bedömning, analys och slutsats av kommunens verksamhetsledningssystem dokumenteras i en för ändamålet avsedd enkät årligen i februari månad.

57 Organisationsenhet: Socialnämnd Period: December År: 2017 Uppföljningsrapport verksamhetsplan Kerstin Lagerlund, :34 1

58 FOKUSOMRÅDE - ORDNING OCH REDA I EKONOMIN Kommunallagen slår fast att kommunerna ska ha en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet på både lång och kort sikt. God ekonomisk hushållning har både ett finansiellt perspektiv och ett verksamhetsperspektiv. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Fullmäktigemål - Investeringarna Investeringarna ska självfinansieras till minst 50 procent över en rullande femårsperiod. Fullmäktigemål - Nettokostnaderna Nettokostnaderna ska begränsas till högst 99 procent av skatteintäkter, generella statsbidrag och kommunal utjämning över en rullande femårsperiod. Fullmäktigemål - Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet Kommunens alla verksamheter ska bedrivas på ett ändamålsenligt och kostnadseffektivt sätt. X Effektiv - Socialnämndens vård och omsorg ska vara effektiv Vården och omsorgen ska utnyttja tillgängliga resurser på bästa sätt för att nå uppsatta mål. Kommentar Under målet effektiv har varje verksamhetsområde verksamhetsområdesspecifika indikatorer. Verksamhetsområde Mottagning och utredning har indikatorerna: - Kostnad per dygn HVB SiS barn och vuxen, - Kostnad för öppenvård - kostnad externa placeringar, - Andel klienter som upplever att situationen förbättrats efter kontakt med socialtjänsten, - Andel brukare som haft öppenvårdsinsats men ingen boende- eller institutionsinsats, - Placeringsärenden - möjlighet till hemmaplanslösning. Resultaten av årets arbete med aktiviter inom målområde Effektiv visar att brukarna upplever att deras situation förbättrats. Siffrorna i brukarundersökningen där brukaren skattar förbättrad situation har ökat från 58 till 66 procent. Alla enheter har ökat sina siffror från förra året. Målvärdet uppnått. Kostnadsfördelningen mellan öppenvård och externa placeringar är oförändrad. Då indikatorn syftade till att andelen kostnader för öppenvård ska öka och andel kostnader för externa placeringar ska minska, har målvärdet inte uppnåtts. Medelkostnaden för HVB barn har gått ner från kr/dygn 2016 till kr/dygn Målet är satt till kr/dygn och målet är därmed uppnått. Inom vuxenområdet är kostnaderna oförändrade på 3030 kr/dygn. Målet är satt till kr/dygn och nås därför inte. Två av indikatorerna har inga mätvärden och kan därför inte följas upp. Under året har man arbetat intensivit för att öka flexibiliteten inom öppenvården för att tillgodose de behov som identifierats inom utredningsenheterna. Verksamhetsområde Insatser barn och familj har indikatorerna Dygnskostnad för HVB, ensamkommande barn och ungdomar samt Kostnad per närvarodygn för korttidsvistelse. När det gäller dygnskostnad för HVB, ensamkommande barn och ungdomar har kostnaderna minskat sedan Trots det kommer målet att kostnaderna ska ligga i nivå med den statliga ersättningsnivån, inte att nås. När det gäller kostnaden för närvarodygn på korttidvistelse är målet att den ska den minska. De aktiviteter som gjorts under året har inte lett till önskad effekt, varför kostnaden för korttidsvistelse istället har ökat under året. Aktiviteter som pågått under året är bland annat att resursfördelningen har setts över, antal korttidsplatser och beläggningsgrad samt att en översyn av lokaler pågår. En lägenhet finns att erbjuda familjer och barn med personlig assistans som avlastning istället för insatsen kortidsvistelse. I jämförelse med övriga landet har Kalmar en stor andel barn med dubbla beslut. Aktiviteterna behöver fortsätta och kompletteras under 2018 och förväntas då kunna ge ett bättre resultat. Verksamhetsområde Insatser missbruk och socialpsykiatri har indikatorn Dygnskostnad gruppbostad Målvärdet för 2017, beräknat på resultat i KPB 2016 är inte uppnått. Målet är att kostnaden ska ligga i linje med medelvärdet för Kalmars servicebostäder och gruppbostäder sammantaget, vilket är 1951 kr/dygn. Inom bostad socialpsykiatri ligger kostnaden på 2003 kr/dygn, vilket är en ökning jämfört med 2015 motsvarande kostnader för löneökningar. Verksamhetsområde Insatser funktionsnedsättning har indikatorerna Dygnskostnad gruppbostad, - Dygnskostnad daglig verksamhet, - Antal nya anställningar på öppna arbetsmarknaden, - Antal brukare som går från företagsgrupp till individuell Kerstin Lagerlund, :34 2

59 placering. När det gäller Dygnskostnad gruppbostad är målvärdet att ligga under genomsnittskostnaden för gruppbostäder i KPB. Utfallet för Kalmar är 2938 kr/dygn vilket ligger under genomsnittskostnaden i KPB som är 2993 kr/dygn. Målet är uppnått. Dygnskostnad för daglig verksamhet ska minska till medelkostnaden enligt KPB. Målvärdet är 497 kr/dygn. Dygnskostnaden i Kalmar uppgår till 567 kr/dygn. Målet är inte uppnått. När det gäller indikatorn Antal nya anställningar på öppna arbetsmarknaden är målet att öka med en person från fyra till fem. Utfallet under 2017 blev tre personer. Målet är inte uppnått. Indikatorn Antal brukare som går från företagsgrupp till individuell placering. Målet är att åtta personer skulle gå från företagsgrupp till individuell placeringen. Utfallet blev nio personer vilket är en ökning med tre personer i jämförelse med 2016 års resultat. Målet är uppnått. Sammanfattningsvis och med underlag från uppgifterna i de indikatorer som nämnden har valt för 2017 att mäta huruvida nämndens vård och omsorg är effektiv, bedöms målet delvis vara uppfyllt. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Målarbete Ledningens genomgång VO Internrevision KPB plan funktionsnedsättning vuxna samt daglig verksamhet KPB plan missbruk och socialpsykiatri KPB plan barn och unga IFO och LSS KPB plan försörjningsstöd Cecilia Frid Cecilia Frid Cecilia Frid Niklas Herma nsson Laila Anders son Ann-Charlott e Hedström Birgitta Jansson X Individanpassad - Socialnämndens vård och omsorg ska vara individanpassad Vårdenoch omsorg ska ges med respekt för individens specifika behov, förväntningar och integritet. Individen ska ges möjlighet att vara delaktig. Kommentar Under målet individanpassad har varje verksamhetsområde verksamhetsområdesspecifika indikatorer. Verksamhetsområde Mottagning och utredning I verksamhetsområdet har man arbetat med tre indikatorer under målet individanpassad. En indikator anger andel klienter som upplever att de kunnat påverka det stöd och den hjälp de fått. Indikatorn mäts med fråga i brukarundersökning. Resultatet i brukarundersökningen visar att brukarens upplevelse av att påverka typ av stöd och hjälp har ökat från 61 procent 2016 till 66 procent Målvärdet i indikatorn var satt till 67 procent. Målvärdet anses vara uppnått. De andra två indikatorerna rör försörjningsstöd; hushåll med mycket långvarigt försörjningsstöd och medelkostnad försörjningsstöd år som båda skulle minska under Målet är nått gällande unga med försörjningsstöd och delvis uppnått gällande mycket långvarigt försörjningsstöd. Verksamhetsområdena Insatser barn och familj, Insatser missbruk och socialpsykiatri och Insatser funktionsnedsättning I områdena har man arbetat med tre indikatorer för att mäta om vården och omsorgen är individanpassad. Indikatorerna är kopplade till genomförandeplanen och indikatorerna mäts genom de journalgranskningar som enhetscheferna inom insatserna ska göra enligt rutin. I journalgranskningarna kontrolleras andel uppföljda genomförandeplaner, andel genomförandeplaner som beskriver på vilket sätt den enskilde utövat inflytande och delaktighet samt andel genomförandeplaner där målformuleringen beskriver utveckling och bibehållande av funktioner. Förutsättningarna för relevansen i dessa indikatorer är att journalgranskningar sker i den omfattning som rutinen anger. Under 2017 har betydligt färre journalgranskningar utförts än vad rutinen föreskriver. Antalet granskningar har dock ökat för varje tertial i alla områden. Bäst utfall är det i indikatorn som mäter andel genomförandeplaner som beskriver på vilket sätt den enskilde utövat inflytande och delaktighet. I 78 procent av de granskade genomförandeplanerna beskrivs hur den enskilde utövar inflytande och delaktighet över sin insats. När det gäller andel genomförandeplaner där målformuleringen beskriver utveckling och bibehållande av funktioner är resultatet sämre. I 49 procent av de granskade genomförandeplanerna finns det målformuleringar som beskriver utveckling och bibehållande av funktioner. När det gäller indikatorn andel uppföljda genomförandeplaner är det tydligt att det finns ett generellt Kerstin Lagerlund, :34 3

60 problem med att utläsa om uppföljning av genomförandeplanerna har skett. Detta gäller inom verksamhetsområdena Insatser missbruk och socialpsykiatri samt funktionsnedsättning. Uppföljning av genomförandeplaner är därför ett område som behöver prioriteras Inom Insatser barn och familj har däremot 95 procent av genomförandeplanerna följts upp i enlighet med vad som står om uppföljning i planen. Verksamhetsområdena Insatser missbruk och socialpsykiatri och Insatser funktionsnedsättning har även haft indikatorn om Delaktighetsmodellsslingor, där målet var att varje verksamhet som genomförde brukarundersökning 2016 skulle genomföra en DMO-slinga. Ca hälften av slingorna har utförts. Målvärdet är således inte uppnått. Utöver DMO-slingor skulle en uppföljande brukarenkät genomföras i samma verksamheter. Ambitionen var för hög och enkätunderökning har genomförts i mindre format för att prova upplägg för detta. Frågorna i enkäten var de som verksamheterna fått sämst resultat på (Pratar personalen med dig så att du förstår vad de menar och Är du rädd för något hemma?). Resultatet i de enkätsvar som gjordes i pilotuppföljningen visar dock på en förbättring. Verksamhetsområde Insatser funktionsnedsättning har även haft en indikator med målsättning att öka antalet nya beslut om individuell placering. Målvärdet kommer inte att uppnås. Sammanfattningsvis och med underlag från uppgifterna i de indikatorer som nämnden har valt för 2017 att mäta huruvida nämndens vård och omsorg är individanpassad, bedöms målet inte vara uppfyllt. Avvägningen görs då flera av indikatorernas målvärden inte uppnåtts. Särskilt tungt väger de indikatorer om genomförandeplaner där underlaget till indikatorerna är bristfälligt med anledning av att journalgranskningar inte sker i den omfattning som rutinen föreskriver, samt då det finns stora brister i de genomförandeplaner som har granskats, primärt vad gäller målformuleringar som beskriver utveckling och bibehållande av funktion samt huruvida genomförandeplaner följs upp som de ska. Utfall dec 2016 Mål 2017 Utfall December 2017 SOC - Genomförandeplaner - uppföljning X Jämlik - Socialnämndens vård och omsorg ska vara jämlik Vården och omsorgen ska tillhandahållas och fördelas på lika villkor för alla. X Kunskapsbaserad - Socialnämndens vård och omsorg ska vara kunskapsbaserad Vården och omsorgen ska baseras på bästa tillgängliga kunskap och bygga på både vetenskap och beprövad erfarenhet. Kommentar Under målet kunskapsbaserad har nämnden indikatorerna: Implementerade riktlinjer, Verksamhetskrivningar som beskriver nödvändig kompetens samt Medarbetare som uppfyller krav i verksamhetsbeskrivning. När det gäller indikatorn Implementerade riktlinjer avser det fem riktlinjer framtagna under 2016 som ska vara implementerade under Det gäller: - Sociala barn och ungdomsvården, - Våld i nära relationer, - Kortsiktiga och långsiktiga boendelösningar samt hjälp med bostadsanskaffning, - Boendestöd missbruk, - Boendestöd funktionsnedsättning. Verksamhetsområdena Mottagning och utredning och Insatser funktionsnedsättning är helt klara med implementeringen. I verksamhetsområde Insats missbruk och socialpsykiatri har fem av sju enheter implementerat samtliga aktuella riktlinjer. I verksamhetsområde Insatser barn och familj är aktuella riktlinjer implementerade i nio av tolv enheter. Det innebär att riktlinjerna har en implementeringsgrad på 86 procent varför målvärdet anses vara uppfyllt. När det gäller indikatorn Verksamhetsbeskrivningar som beskriver nödvändig kompetens har alla enheter utom fyra en verksamhetsbeskrivning som beskriver nödvändig kompetens. Det innebär att målvärdet är till 96 procent uppfyllt. När det gäller indikatorn Medarbetare som uppfyller krav i verksamhetsbeskrivning uppfyller personalen inom nämndens verksamhetsområden till 96 procent kraven på formell behörighet. Inom verksamhetsområdena Insats barn och familj samt Insats missbruk och socialpsykiatri uppfyller personalen till över 90 procent kraven på verksamhetsspecifik kompetens. Inom Verksamhetsområde Mottagning och utredning har man uppmärksammat att det i fyra av tolv enheter finns ett betydande behov av verksamhetsspecifik kompetensutveckling för att svara upp mot de krav som beskrivs i enheternas verksamhetsbeskrivningar. Behovet har uppkommit med anledning av personalomsättning i dessa enheter. Totalt uppfyller ca 80 procent av medarbetarna kraven på verksamhetsspecifik kompetens. Inom Insatser funktionsnedsättning finns stora behov av kompetenshöjande insatser Kerstin Lagerlund, :34 4

61 kring olika funktionsnedsättningar och metoder inom enheternas verksamhetsspecifika områden. Inom verksamhetsområdet uppfyller endast 55 procent av medarbetarna kraven på verksamhetsspecifik kompetens. Sammanfattningsvis och med underlag från uppgifterna i de indikatorer som nämnden har valt för 2017 att mäta huruvida nämndens vård och omsorg är kunskapsbaserad, bedöms målet var uppfyllt. Avvägningen görs då nämnden har en mycket hög andel personal med formell grundkompetens samt att tre av de fyra verksamhetsområdena har en hög andel personal med verksamhetsområdesspecifik kompetens. Utfall dec 2016 Mål 2017 Utfall December 2017 SOC - Verksamhetsbeskrivningar som beskriver nödvändig kompetens SOC - Medarbetare som uppfyller krav i verksamhetsbeskrivning SOC - Implementerade riktlinjer Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Systematiskt förbättringsarbete Implementera systematiskt förbättringsarbete Cecilia Frid Cecilia Frid X Säker - Socialnämndens vård och omsorg ska vara säker Vården och omsorgen ska vara säker. Riskförebyggande verksamhet ska förhindra skador. Verksamheten ska också präglas av rättssäkerhet. Kommentar Under målet säker har varje verksamhetsområde verksamhetsområdesspecifika indikatorer. Verksamhetsområde Mottagning och utredning I Verksamhetsområde Mottagning och utrednings ena indikator inom målet säker; "Domar i förvaltningsdomstol" indikeras hur väl socialförvaltningens beslut överensstämmer med rättspraxis. I 157 av 173 domar har domstolen beslutat i linje med socialförvaltningen. Det innebär att i 92 procent av domarna har socialnämnden fått rätt. Målvärdet i indikatorn sattes vid årets början till 98 procent vilket numera bedöms som ett orealistiskt värde. Att uppnå 92 procent får anses som ett mycket bra resultat i förhållande till krav på rättssäker handläggning. Den andra indikatorn som Verksamhetsområde Mottagning och utredning har arbetat med är "Barn som fått information om sina rättigheter i samband med utredning". Indikatorn bedöms vara uppfylld till 100 procent då stickprover via aktgranskning visar att alla barn har fått information om sina rättigheter. Verksamhetsområde Insatser barn och familj Verksamhetsområdet har arbetat med indikatorn "Riskanalyser och handlingsplaner". Målvärdet är att varje verksamhet ska ha gjort minst en riskanalys under Inom insatser barn och familj har 21 av 22 verksamheter uppfyllt detta. Målvärdet anses uppfyllt. Verksamhetsområde Insatser missbruk och socialpsykiatri Verksamhetsområdet har arbetat med indikatorn "Riskanalyser och handlingsplaner". Målvärdet är att varje verksamhet ska ha gjort minst en riskanalys under Inom insatser missbruk och socialpsykiatri har samtliga verksamheter uppfyllt detta. Verksamhetsområdet har även arbetat med indikatorn "Boendeplatser enl. LSS 9.9 där hot eller våld mot brukare inte förekommit på boendet under de sex senaste månaderna". På 4 av 10 boenden har hot eller våld mot brukare inte förekommit på boendet under de sex senaste månaderna. Utfallet för 2017 är alltså 40 procent och målvärdet är 51 procent. Trots att målvärdet inte nås under 2017 är det en förbättring jämfört med 2016, då utfallet var 20 procent. Verksamhetsområde Insatser funktionsnedsättning Verksamhetsområdet har arbetat med indikatorn "Riskanalyser och handlingsplaner". Målvärdet är att varje verksamhet ska ha gjort minst en riskanalys under Inom insatser funktionsnedsättning har 55 av 65 verksamheter uppfyllt detta. Målvärdet är inte uppnått. Verksamhetsområdet har även arbetat med indikatorn "Boendeplatser enl. LSS 9.9 där hot eller våld mot brukare inte förekommit på boendet under de sex senaste månaderna". I 17 av 33 boenden har hot eller våld mot brukare inte förekommit på boendet under de sex senaste månaderna. Utfallet för 2017 är 51 procent vilket innebär att målvärdet precis uppnås. Sammanfattningsvis och med underlag från uppgifterna i de indikatorer som nämnden har valt för 2017 att mäta huruvida nämndens vård och omsorg är säker, bedöms målet vara delvis uppfyllt. Trots att de flesta indikatorer kopplade till målet är uppfyllda görs avvägningen att målet om säker vård och omsorg inte är helt uppfyllt. Ur ett brukarperspektiv är det svårt att säga att vården och Kerstin Lagerlund, :34 5

62 omsorgen är säker när det i fler än hälften av boendeplatserna förkommer hot eller våld. Trenden är dock positiv. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Förtydligande av ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete Processorienterat arbetssätt Cecilia Frid Cecilia Frid Huvudprocesskarta Cecilia Frid Huvudprocesskarta och nedbruten huvudprocesskarta är antagna av nämnden. Prioriteringsordning för processer Implementering processorienter ing Process för avvikelsehantering Riskanalysarbete Cecilia Frid Cecilia Frid Cecilia Frid Cecilia Frid X Tillgänglig - Socialnämndens vård och omsorg ska vara tillgänglig Vården och omsorgen ska vara tillgänglig och ges i rimlig tid.ingen ska behöva vänta oskälig tid på den vård eller omsorg som hen har behov av. Kommentar Under målet tillgänglig har varje verksamhetsområde verksamhetsområdesspecifika indikatorer. I verksamhetsområde Mottagning och utredning har man arbetat med indikatorn Handläggares tillgänglighet. I verksamhetsområdet har siffrorna för tillgänglighet ökat i brukarundersökningen från 72 procent till 76 procent. Fyra av sju enheter har nått målvärdet 80 procent. Målvärdet för hela verksamhetsområdet är delvis uppnått. Förutom denna indikator har verksamhetsområdet arbetat med att identifiera olika typer av utredningar som kan avslutas skyndsamt och sätta ett värde på lämplig utredningstid vilket har varit svårt. Indikatorn har dock bidragit till att man har funderat på hur man kan förkorta utredningstiden överlag. En förutsättning för att detta ska lyckas är att arbetsbelastningen är rimlig. Under hösten har arbetsbelastningen varit rimligt och det har visat sig i att utredningstiden har minskat. Inom verksamhetsområde Insatser barn och familj har förbyggandeteamet mätt hur många som tycker att informationen från förebyggarteamet varit givande. Av alla åldersgrupper i enkätundersökningen har 100 procent svarat att informationen från förebyggarteamet varit givande. Det förebyggande arbetet i samverkan med elever, föräldrar och övriga samverkanspartners ger goda resultat för socialtjänsten att vara tillgänglig. Inom verksamhetsområde Insatser Missbruk och socialpsykiatri har man arbetat med målet om tillgänglig med indikatorerna om verkställighetstid av insatserna boendestöd och bostad. Målet är uppnått för tillgänglighet avseende tid för att verkställa insatserna boendestöd respektive bostad (LSS och SoL) inom socialpsykiatrin. Målvärdet för att verkställa insatsen boendestöd skulle understiga 30 dagar. Utfallet är ett snitt på 18 dagar. Målvärde för att verkställa insatsen bostad (LSS och SoL) skulle understiga 90 dagar. Resultatet blev ett snitt på 40 dagar. I verksamhetsområde Insatser funktionsnedsättning har man arbetat med indikatorn om verkställighetstid avseende boende enligt LSS för att mäta hur man lever upp till målet om att vården och omsorgen ska vara tillgänglig. Målvärdet är 90 dagar eller mindre. Verkställighetstiden för Bostad med särskild service var 93 dagar i KKiK mätning i januari-juni. För perioden jan-sep, har verkställighetstiden ökat till 104 dagar. Målet på 90 dagar har inte uppnåtts Sammanfattningsvis och med underlag från uppgifterna i de indikatorer som nämnden har valt för 2017 att mäta huruvida nämndens vård och omsorg är tillgänglig, bedöms målet vara mycket nära, men inte helt uppfyllt. Utfall dec 2016 Mål 2017 Utfall December 2017 SOC - Verkställighetstid SOC - Utredningstid FOKUSOMRÅDE - ETT GRÖNARE KALMAR Kerstin Lagerlund, :34 6

63 Kommunens miljöbokslut för 2015 visade på att Kalmar är en av Sveriges grönaste städer. Vi har under flera år tagit stora steg för ett bättre klimat- och miljöarbete. Kalmar ska fortsätta ligga i framkant och vårt arbete ska präglas av konkreta insatser som ger effekt både på kort och lång sikt. Vi tar vårt ansvar och visar vägen i miljöarbetet med utgångspunkt från de nationella miljökvalitetsmålen. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Fullmäktigemål - Cykeltrafiken Cykeltrafiken ska årligen öka. Fullmäktigemål - Ekologisk och närproducerad mat Andelen ekologisk och närproducerad mat i de kommunala verksamheterna ska uppgå till 70 procent år 2020, varav cirka 30 procent ska vara ekologiskt. Fullmäktigemål - Fossilbränslefri kommun Kalmar kommun ska vara en fossilbränslefri kommun år X Effektiv - Socialnämndens vård och omsorg ska vara effektiv Vården och omsorgen ska utnyttja tillgängliga resurser på bästa sätt för att uppnå uppsatta mål Kommentar Inom fokusområdet "Ett grönare Kalmar" och fullmäktigemålet om ett fossilbränslefri kommun har socialnämnden kopplat nämndsmålet Effektiv - Vården och omsorgen ska utnyttja tillgängliga resurser på bästa sätt för att uppnå uppsatta mål. Samtliga indikatorer som finns inom miljöområdet; Antal miljöbilar, Cykel i tjänsten, Intern miljötransport, Webmötesteknik har uppnått målet. Antalet miljöbilar har totalt sett ökat jämfört med förra året trots en liten minskning efter tertial 1. Antalet bokade cyklar i tjänsten har ökat jämfört med förra året trots en liten minskning i september månad. Enkät angående egen cykel i tjänsten har genomförts i höst och kommer att följas upp under nästa år för att därefter få jämförande statistik. Utbildning i webmötesteknik är genomförd enligt plan. Utfall dec 2016 Mål 2017 Utfall December 2017 SOC - Miljöbilar SOC - Cykel i tjänsten SOC - Webbmötesteknik - utbildning SOC - Intern miljötransport Fullmäktigemål - Klimatneutrala resor och godstransporter År 2020 ska alla kommunala samhällsbetalda personresor och godstransporter vara klimatneutrala. Fullmäktigemål - Kollektivtrafiken Resandet med kollektivtrafiken ska årligen öka. Fullmäktigemål - Solcellsanläggningar 2018 ska det finnas 25 solcellsanläggningar på kommunens byggnader. Fullmäktigemål - Vatten Våra vattendrag och Kalmarsund ska successivt uppnå god status. Kerstin Lagerlund, :34 7

64 FOKUSOMRÅDE - ETT VÄXANDE ATTRAKTIVT KALMAR Kalmar ska vara en växande och attraktiv kommun. Det är en förutsättning för att vara med i kampen om framtida etableringar, inflyttare och satsningar på infrastruktur. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Uttalande tillagt i Ändringar i Verksamhetsplan med budget 2017 och ekonomisk planering : Vi gör nu en paus i vårt deltagande som Fairtrade City. Vi fortsätter att arbeta med frågor om Fairtrade som en del av kommunens arbete med att ta ännu större socialt och etiskt ansvar i frågor gällande upphandling av varor och tjänster. Fullmäktigemål - Arbetslösheten Kalmar ska ha lägre arbetslöshet än riket och våra jämförelsekommuner. Fullmäktigemål - Bostadsplanering Till och med 2018 ska Kalmar planera för 2500 bostäder, varav 300 småhus. Fullmäktigemål - Företagsklimat I och med Kalmar kommuns satsning på "Förenkla helt enkelt" så ska Nöjd-Kund-Index (NKI) i SKL:s mätning avseende företagsklimatet årligen öka. Fullmäktigemål - Trygg residenskommun Kalmar ska vara landets tryggaste residenskommun. Fullmäktigemål - UF-företagare År 2017 ska 30 procent av gymnasieeleverna prova att vara UF-företagare. Uppdrag - Översyn av sociala frågor Genomförd Kommunstyrelsen får i uppdrag att tillsammans med socialnämnden göra en översyn och komma med förslag på mål, organisation, arbetssätt och uppdrag för kommunens hantering av frågor gällande arbetslöshet, försörjningsstöd, integration och flyktingmottagning. FOKUSOMRÅDE - HÖG KVALITET I VÄLFÄRDEN I Kalmar ska allas liv präglas av trygghet, kvalitet, tillgänglighet och delaktighet. Medborgare i Kalmar ska känna sig trygga med att kommunens välfärdsverksamheter alltid finns när enskilda behöver den och att verksamheten bedrivs med god kvalitet. Fokusområdets text i sin helhet finna att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Fullmäktigemål - Bästa skolkommun Kalmar ska bli en av Sveriges 30 bästa skolkommuner år (I SKL:s Öppna Jämförelser) Fullmäktigemål - Bästa äldreomsorgskommun Kalmar ska bli en av Sveriges 30 bästa äldreomsorgskommuner år (I SKL:s Öppna Jämförelser) Fullmäktigemål - Hälsa och välbefinnande Skillnaderna i hälsa och välbefinnande mellan olika socioekonomiska grupper och olika delar av kommunen ska minska. X Jämlik - Socialnämndens vård och omsorg ska vara jämlik Vården och omsorgen ska tillhandahållas och fördelas på lika villkor för alla Kerstin Lagerlund, :34 8

65 Kommentar Under målet jämlik har verksamhetsområdena verksamhetsområdesspecifika indikatorer. Dessutom har nämnden ett antal övergripande indikatorer som motsvarar dem som finns i det drogpolitiska programmet för I verksamhetsområde Mottagning och utredning har man arbetat med en indikator under målet Jämlik som handlar om en likvärdig bedömning av ungdomars behov. Fokus har varit på ensamkommande ungdomars behov. Enheten för ensamkommande har under året följt sitt handläggande med extra uppmärksamhet på att ensamkommande ungdomar får en likvärdig bedömning jämfört med andra ungdomar. Under året har man uppmärksammat att möjligheten att få tillgång till missbruksvård inom kommunens öppenvård inte har varit jämlik. Detta har man kommit till rätta med. Indikatorn har satt fokus på de risker som finns gällande likvärdig bedömning och har bidragit till att man har utvecklat arbetssätt som stödjer verksamheten att vara jämlik. I verksamhetsområde Insatser barn och familj inom verksamheterna för ensamkommande, har man genomfört en jämställdhetsutbildning för medarbetarna i samarbete med Länsstyrelsen under våren och dessa utbildningar har gett regelbundna tillfällen för medarbetarna att själva delta i olika aktiviteter och diskussioner utifrån ett jämställdhetsperspektiv, normer och värderingar. Medarbetarna har sedan haft samma övningar tillsammans med ungdomarna. Medarbetare och chefer har gått en HBTQ-utbildning under De samlade kompetenshöjande insatserna har lett till att personal har blivit tryggare i att diskutera jämställdhetsfrågor, både i arbetsgruppen och med ungdomarna. Det har även inneburit en fördjupad förståelse bland medarbetarna i att vara goda förebilder för ungdomarna. Det har även lett till ökad förståelse för HBTQ-personer, personalen har blivit tryggare i att diskutera HBTQ-frågor med ungdomarna. Aktiviteterna kopplade till indikatorn ger mycket goda möjligheter för socialtjänsten att vara jämlik inom området ensamkommande. Verksamhetsområde Insatser missbruk och socialpsykiatri har haft en indikator som mäter hur många personer som har slutat röka. Fem personer har slutat röka vilket motsvarar målvärdet. Enhetschefer rapporterar också att flera personer har minskat sin rökning men inte slutat helt. På övergripande nivå har socialförvaltningen arbetat med indikatorerna som överensstämmer med kommunfullmäktigas fastställda drogpolitiska program för Se nedan redovisning. Sammanfattningsvis och med underlag från uppgifterna i de indikatorer som nämnden har valt för 2017 att mäta huruvida nämndens vård och omsorg är jämlik bedöms målet vara delvis uppfyllt. Avvägning har gjorts med anledning av att målen kring ungdomars alkohol- och narkotika användning inte har uppfyllts och dessutom har en nedåtgående trend. Utfall dec 2016 Mål 2017 Utfall December 2017 SOC - Riskabla alkoholvanor SOC - Flickor och pojkar som röker SOC - Flickor och pojkar med intensiv alkoholkonsumtion SOC - Flickor och pojkar som använder narkotika SOC - Flickor och pojkar med intensiv alkoholkonsumtion Intensivkonsumtion avser att en person de senaste 30 dagarna vid ett och samma tillfälle har druckit en alkoholmängd motsvarande en hel flaska vin eller fyra burkar starköl eller fyra burkar blanddrycker. Mätningen 2017 visar att andelen pojkar som intensivkonsumerar alkohol på gymnasiet år 2 har minskat medan andelen pojkar åk 9 är oförändrad jämfört med När det gäller flickor som intensivkonsumerar alkohol har andelen ökat både i åk 9 och år 2 på gymnasiet. Andelen flickor som intensivkonsumerar alkohol ligger 2017 på samma nivå som för pojkar i åk 9 och närmar sig samma nivå år 2 på gymnasiet. Andelen ungdomar som intensivkonsumerar alkohol ligger i nivå med riksgenomsnittet. Detta är en negativ trend jämfört med tidigare mätningar då Kalmar legat under riksgenomsnittet. Målet att andelen pojkar och flickor som intensivkonsumerar alkohol ska minska med 5 procentenheter har ej nåtts pojkar åk 9: 10 procent Pojkar gymn år 2: 30 procent 2017 pojkar åk 9: 10 procent Pojkar gymn år 2: 28 procent 2015 flickor åk 9: 6 procent. Flickor gymn år 2: 20 procent 2017 flickor åk 9: 10 procent. Flickor gymn år 2: 23 procent SOC - Flickor och pojkar som använder narkotika Andelen flickor och pojkar som använt narkotika ska minska. Mätningen 2017 visar att andelen pojkar och flickor som använt narkotika i åk 9 har minskat något medan andelen pojkar och flickor på gymnasiet år 2 har ökat jämfört med Kerstin Lagerlund, :34 9

66 Andelen ungdomar som använt narkotika i åk 9 och år 2 på gymnasiet i Kalmar ligger i nivå med riksgenomsnittet. Detta är en negativ trend när det gäller år 2 på gymnasiet, jämfört med tidigare mätningar då Kalmar legat strax under riksgenomsnittet. Målet att andelen pojkar och flickor som använder narkotika ska minska med 5 procentenheter har ej nåtts pojkar åk 9: 6 procent Pojkar gymn år 2: 12 procent 2017 pojkar åk 9: 5 procent Pojkar gymn år 2: 16 procent 2015 flickor åk 9: 4 procent. Flickor gymn år 2: 9 procent 2017 flickor åk 9: 3 procent. Flickor gymn år 2: 11 procent SOC - Flickor och pojkar som röker Andelen flickor och pojkar som röker ska minska. Rökning avser att en person röker dagligen alternativt ibland. Mätningen 2017 visar att andelen pojkar som röker i åk 9 och år 2 på gymnasiet har minskat. Andelen flickor som röker i åk 9 har ökat medan andelen flickor på gymnasiet år 2 har minskat jämfört med Andelen ungdomar som röker i åk 9 i Kalmar ligger i nivå med riksgenomsnittet. Andelen ungdomar som röker och år 2 på gymnasiet överstiger riksgenomsnittet. Detta är ingen förändring jämfört med tidigare mätningar. Målet att minska andelen flickor och pojkar som röker med fem procentenheter har uppfyllts helt när det gäller andelen flickor som röker i år 2 på gymnasiet. För övriga målgrupper, (förutom flickor åk 9 där andelen ökat), har andelen minskat, men mindre än 5 procent. Den totala bedömningen är därför att målet endast uppfyllts delvis pojkar åk 9: 10 procent Pojkar gymn år 2: 24 procent 2017 pojkar åk 9: 7 procent Pojkar gymn år 2: 23 procent 2015 flickor åk 9: 9 procent. Flickor gymn år 2: 37 procent 2017 flickor åk 9: 11 procent. Flickor gymn år 2: 31 procent SOC - Riskabla alkoholvanor Indikatorn avser andel kvinnor och män med riskabla alkoholvanor. Målet är att detta ska minska. Ingen mätning är gjord av landstinget sedan Ny mätning uppges ske under Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Stödja drogfri ungdomsverksam het Samverkan med gymnasieskola n Ansvarsfull alkoholservering Narkotikautbildning Utveckla arbetet med SMADIT ANDT-perspektiv i arbetsmiljöarbete Kjell Lindber g Kjell Lindber g Kjell Lindber g Kjell Lindber g Kjell Lindber g Kjell Lindber g Utbildning i ansvarsfull alkoholservering är genomförd för krogpersonal i Kalmar kommun i juni. Narkotikainformation har lämnats till föräldrar med barn i alla grundskolor och gymnasieskolor i Kalmar kommun. Utbildning om narkotika har genomförts för lärare på Lars Kaggskolan och Kalmar Praktiska gymnasium. Alla lärare på grundskolan har genomgått en utbildningsdag om narkotika i augusti. En gemensam utbildning har tillhandahållits för personal inom socialtjänst och polis. Varje månad följs statistik för rattfylleri och drograttfylleri. Statistiken visar att det är få som väljer att ta emot den erbjudna hjälpen och stödet från socialtjänsten efter att ha blivit gripna för ratt- och/eller drograttfylleri. Ad-Nos-projektet, i vilket aktiviteten ingår, pågår och kommer att slutföras under Uppdrag - Förebyggande sociala insatser Genomförd Socialnämnden får i uppdrag att tillsammans med kultur- och fritidsnämnden, Södermöre kommundelsnämnd och Kalmarsunds gymnasieförbund, forma en gemensam grupp som särskilt ska fokusera på förebyggande sociala insatser i utsatta bostadsområden. Kommentar Socialnämnden har koncentrerat arbetet med förebyggande arbete i utsatta bostadsområden till förebyggandeteamet och detta arbete pågår kontinuerligt. Samarbetet med Kultur- och fritidsförvaltningen har utvecklats under 2017 genom att fler aktiviteter samordnas och bedrivs ute i områdena. Uppdraget att stärka samverkan är uppfyllt. Uppdrag - Barn och ungas psykiska hälsa Genomförd Alla nämnder får i uppdrag att utifrån välfärdsbokslutet arbeta med att förbättra barn och ungas psykiska hälsa. Kerstin Lagerlund, :34 10

67 Kommentar Socialförvaltningen i Kalmar har tillsammans med övriga kommuner i Kalmar län och landstinget Kalmar län arbetat med att förbättra barn och ungas hälsa utifrån en fastställd aktivitetsplan. För att stärka placerade barn och ungdomars hälsa har överenskommelsen om hälsoundersökningar och munhälsoundersökningar reviderats. Utbildning i första hjälpen psykisk hälsa har genomförts i länet. En fördjupad analys har gjorts när det gäller barn och ungas hälsa för att prioritera utvecklingsarbete inför Barn och unga har gjorts delaktiga i arbete med framtagande av mål för Under 2017 har länets kommuner tillsammans med landstinget arbetat med att uppnå förbättrad samverkan mellan skola, socialtjänst och hälso- och sjukvård. Skolan har blivit en likvärdig part i arbetet med samordnad individuell plan som används när barn och ungdomar behöver stöd och hjälp från minst två av aktörerna. Uppdrag - Funktionshinderfrågor Pågående Kommunstyrelsen får i uppdrag att i samverkan med socialnämnden utarbeta en lokal strategi för frågor runt funktionshinder. Kommentar Arbetet med att ta fram en lokal strategi för funktionshinderfrågor har påbörjats. Ansvarig tjänsteman på kommunledningskontoret ansvarar för och leder arbetet. Socialförvaltningen finns med som representant i arbetet. Arbetet slutförs FOKUSOMRÅDE - VERKSAMHET, PERSONAL OCH ARBETSMILJÖ Kalmar kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare och ett föredöme. Vi eftersträvar en trygg arbetsmiljö där människor trivs och känner sig delaktiga. För att klara av detta behöver vi samverka inom kommunen och samarbeta externt med andra kommuner för att utveckla kompetensen och organisationen. Fokusområdets text i sin helhet finns att läsa i aktuell Verksamhetsplan med budget. Fullmäktigemål - Heltid som norm Vid nyanställning ska heltid vara norm. Fullmäktigemål - Jämställdhetssäkrad verksamhet Kommunens verksamhet ska vara jämställdhetssäkrad. Fullmäktigemål - Sjukfrånvaron Sjukfrånvaron ska minska i både förvaltningar och bolag. X Effektiv - Socialnämndens vård och omsorg ska vara effektiv Vården och omsorgen ska utnyttja tillgängliga resurser på bästa sätt för att nå uppsatta mål Kommentar Inom fokusområdet Verksamhet, personal och arbetsmiljö har förvaltningen haft tre gemensamma indikatorer som samtliga chefer har arbetat med. Indikatorerna är: Ledarskap, Arbetssätt och mål samt Sjukfrånvaro. Ledarskap och Arbetssätt och mål har mätts genom en komprimerad medarbetarenkät med samma frågor inom avsedda områden som i den stora medarbetarenkäten från Resultaten från den komprimerade enkäten har jämförts med svaren från medarbetarenkäten Sammanfattningsvis och med underlag från uppgifterna i de indikatorer som nämnden valt för 2017 att mäta huruvida nämndens vård och omsorg är effektiv, bedöms målet vara delvis uppfyllt. Detta med anledning av att målvärdet för ledarskap är uppnått, målvärdet för arbetssätt och mål delvis uppnått samtidigt som trenden pekar uppåt inom båda dessa indikatorer. Detta i sig uppväger det lite sämre resultatet gällande sjukfrånvaron där trenden ändå är oförändrad och inte negativ. Utfall dec 2016 Mål 2017 Utfall December 2017 SOC - Sjukfrånvaro SOC - Ledarskap (medarbetarenkät) Kerstin Lagerlund, :34 11

68 Utfall dec 2016 Mål 2017 Utfall December 2017 SOC - Arbetssätt och mål (medarbetarenkät) SOC - Arbetssätt och mål (medarbetarenkät) Utfallet av alla enheters resultat från mätning avseende arbetssätt och mål i den förkortade medarbetarenkät som gick ut till alla medarbetare inom socialförvaltningen under hösten, visar på en marginell förbättring i jämförelse med 2016 års resultat. Målvärdet i indikatorn var att varje enhet, verksamhetsområde och förvaltningen som helhet skulle förbättra sig med 0,5 procentenheter. Förvaltningen som helhet hade 2016 ett resultat på 3,7. Vid den uppföljande mätningen 2017 blev resultatet 3,8. Målvärdet i indikatorn kan konstateras vara för högt satt för de som haft ett resultat på 4,0 och högre. Ett resultat på 4 (av totalt 5) får därför anses som ett acceptabelt utfall. Förvaltningen som helhet når ett resultat nära det värdet. SOC - Ledarskap (medarbetarenkät) Utfallet av alla enheters resultat från mätning avseende ledarskap i den förkortade medarbetarenkät som gick ut till alla medarbetare inom socialförvaltningen under hösten, visar på en förbättring i jämförelse med 2016 års resultat. Målvärdet i indikatorn var att varje enhet, verksamhetsområde och förvaltningen som helhet skulle förbättra sig med 0,5 procentenheter. Förvaltningen som helhet hade 3, och 4,0 vid den uppföljande mätningen Målvärdet i indikatorn konstateras i efterhand vara för högt satt för de som haft ett resultat på 4 och högre. Ett resultat på 4 (av totalt 5) får därför anses som ett acceptabelt utfall. SOC - Sjukfrånvaro Indikatorn har som mål att varje enhet ska sträva efter att sänka sin sjukfrånvaro med 0,7 procent på årsbasis såvida man inte har en sjukfrånvaro på fem procent eller lägre då man istället kan arbeta för att bibehålla den nivån. Inom verksamhetsområde Mottagning och utredning och Insatser barn och familj ligger den ackumulerade sjukfrånvaron under fem procent. Inom verksamhetsområde Insatser missbruk och socialpsykiatri har sjukfrånvaron minskat marginellt och ligger på ca nio procent. Inom verksamhetsområde Insatser funktionsnedsättning har en marginell ökning skett och ligger på strax under nio procent. För förvaltningen som helhet ligger sjukfrånvaron på 7,5 procent vilket är en marginell minskning jämfört med samma månad 2016.Totalt sett är utfallet i indikatorn därför oförändrat jämfört med Målvärdet är inte uppnått. Aktivitet Ansvarig Status Färdigställandegrad Kommentar Strategisk plan för att bibehålla och rekrytera chefer Strategisk plan för att bibehålla och rekrytera socialsekreterare Cecilia Frid Cecilia Frid Kerstin Lagerlund, :34 12

69 Organisationsenhet: Socialnämnd År och fas: Intern kontroll Inmatning Uppföljning Intern kontroll Filtrerade risker grupperade på process Kristina Appert, :54 1

70 Ledningsprocesser Kristina Appert, :54 2

71 Huvudprocesser Svara för vård, omsorg och sociala tjänster Hantera invandrar- och flyktingfrågor Lindra effekter av arbetslöshet Ansvara för stöd, omsorg och vård till äldre och till personer under 65 år med mindre omfattande funktionsnedsättningar Ansvara för individ- och familjeomsorg och omsorg om personer med funktionsnedsättning Tillhandahålla olycksfallsförsäkring Risk - Förändrat ersättningssystem för ensamkommande Lägre ekonomisk ersättning för socialförvaltningen - Personell övertalighet och pågående hyreskontrakt som ej kan avslutas trots minskat behov och de kostnader i samband med det. Kategori: Omvärldsrisk Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom det står klart att det blir ett förändrat ersättningssystem. Konsekvensen bedöms som mycket stor eftersom följdeffekterna riskerar att bli stora i form av förändrade insatser för ensamkommande, avsevärt mindre ekonomisk ersättning samt personell övertalighet. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Likvärdiga bedömningar Kontrollmomentet innefattar en indikator i målstyrningen. Kontrollmomentet innefattar en indikator i målstyrningen. Indikatorn har uppfyllts. Aktiviteter: Aktivitet Beskrivning Ansvarig Startdatum Slutdatum Arbetsgrupp tillsatt Det finns en arbetsgrupp som har i uppgift att anpassa och säkra verksamheten utifrån de nya förutsättningarna. Ann-Charlotte Hedström Risk - Förändrad tillämpning av LSS-lagstiftning gällande personlig assistans - Brist på bostad med särskild service kan uppstå - Kostnadsökning Kategori: Omvärldsrisk Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom det kommer att ske en förändrad tillämpning av LSS-lagstiftningen. Konsekvensen bedöms som mycket stor eftersom följdeffekterna riskerar att bli stora i form av kostnadsökningar och brist på bostäder. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll av kostnader och ärenden personlig assistans Månadsvis kontroll av kostnad och ärenden gällande personlig assistans där Försäkringskassan gjort en förändrad bedömning Uppföljning av kostnader pga Försäkringskassans ändrade tillämpning inom personlig assistans har skett i samband med budgetuppföljningar under året. Uppföljningen har kontinuerligt redovisats i socialnämnden. Aktiviteter: Kristina Appert, :54 3

72 Aktivitet Beskrivning Ansvarig Startdatum Slutdatum Ställa om verksamh et för att tillförsäkra enskildas behov Handlingsplan kommer att tas fram. Niklas Hermansson Risk - Brist på bostäder Brist på bostäder - försvårar flytt från bostad med särskild service till ordinärt boende - gör att servicebostäder beviljas till personer som har rätt till insatsen men som inte vill ha det stöd som ingår i bostaden - riskerar att leda till att personer med samsjuklighetsproblematik inte får sina behov tillgodosedda - Stort ökat antal unga vuxna ensamkommande riskerar att bli kvar i HVB/stödboende Kategori: Omvärldsrisk Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom förvaltningen redan nu har svårigheter med att hitta bostäder. Konsekvensen bedöms som mycket stor eftersom tillgång till bostad är en grundläggande förutsättning för att individers behov ska bli tillgodosedda. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll och analys av statistik gällande hemlöshet Varje månad sammanställs statistik gällande hemlöshet. Statistiken används som ett kontrollmoment i den interna kontrollen för att kontrollera om det råder brist på bostäder. Statistik har tagits fram månadsvis. Tillgången till bostäder har blivit bättre under 2017 jämfört med 2016, både när det gäller övergångsbostäder och service- och gruppbostäder. Det saknas dock fortfarande boendealternativ till klienter som inte klarar eget lägenhetsboende. Risk - Bristande samverkan med Landstinget i Kalmar län Lagen om samverkan vid utskrivning från sluten hälso- och sjukvård trädde i kraft 1 januari Risk finns att antalet dagar från att den enskilde är utskriven till dess att betalningsansvaret infaller överskrider överenskommelsen. Gäller främst inom socialpsykiatri och missbruksvård. De hårdare kraven på betalningsansvar kräver ett fungerande samarbete med Omsorgsförvaltningen. Sedan 1 januari 2018 har socialnämnden ett utökat ansvar för spelmissbruk. I samband med detta nya ansvar behöver samverkan med Landstinget inkludera även detta. Socialförvaltningens sätt att kontrollera samverkan med Landsting och Omsorgsförvaltning är att årligen utvärdera faktisk samverkan i jämförelse med innehållet i samverkansöverenskommelserna. Kategori: Omvärldsrisk Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom det redan i dagsläget i vissa fall är bristande samarbete. Konsekvensen bedöms som stor eftersom barn och unga riskerar att inte få den vård de behöver. Konsekvensen bedöms som mycket stor även utifrån ett ekonomiskt perspektiv då det har inverkan på kommunens ekonomi. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Antal placeringar där kostnader delas mellan Landsting och kommun Antal avvikelser (LISA) Antal placeringar där kostnader delas mellan Landstinget och kommunen. Kontroll av antal avvikelser i LISA (avvikelsesystem mellan kommun och landsting). Under året har inga placeringar delfinansierats av landstinget när det gäller barn- och ungdomsplaceringar. Finns inte tillräckligt tydligt lagstöd när det gäller ansvarsfördelning. Under året har det rapporterats 243 avvikelser mot 282 under Analys av resultatet kommer att genomföras under våren Kristina Appert, :54 4

73 Risk - Ökande behov av försörjningsstöd Förvaltningen ser risk för ökat behov av försörjningsstöd där arbetslöshet är orsak. I jämförelse har Kalmar kommun höga kostnader för försörjningsstöd. Kategori: Omvärldsrisk Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som mycket stor då kommunen redan nu i jämförelse (Kostnad per brukare) har höga kostnader. Konsekvensen bedöms som mycket stor då det har stor inverkan både för enskilda individer och kommunens kostnader. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll av antal hushåll med försörjningsstöd pga arbetslöshet Kontroll av antal hushåll med försörjningsstöd som har orsakskod arbetslöshet. Antalet hushåll med försörjningsstöd pga arbetslöshet har minskat under året. God arbetsmarknad samt bättre samarbete med kommunens arbetsmarknadsenhet samt arbetsförmedling är förklaring till det. Dessutom har omorganisationen inom enheterna för försörjningsstöd medfört större möjlighet för handläggarna att hjälpa klienter att hitta egenförsörjning. Risk - Svårighet att rekrytera familjehem Risken innebär svårigheter med att rekrytera familjehem. Barn och ungdomar riskerar att inte få sina behov och sina rättigheter till kontinuitet och trygghet tillgodosedda. Kategori: Legal risk Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom det redan idag finns stora svårigheter med att rekrytera familjehem. Konsekvensen bedöms som mycket stor eftersom barn och unga riskerar att inte få sina behov tillgodosedda. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Antalet konsulentst ödda placeringar Risken innebär svårigheter med att rekrytera familjehem. Barn och ungdomar riskerar att inte få sina behov och sina rättigheter till kontinuitet och trygghet tillgodosedda. Trots ökad satsning på att rekrytera familjehem fortsätter antalet konsulentstödda placeringar att öka. Satsning på utbildning och handledning av egna familjehem fortsätter för att kunna konkurrera med det stöd som konsulentstödda familjehem får. Ytterligare samarbete med länets kommuner kommer att ske under Risk - Samverkan med Polismyndigheten Genom ny polisorganisation har förutsättningarna för handräckning och för annat polisiärt stöd i akuta individärenden förändrats. Detta har inneburit att verkställighet av ärenden med stöd av LVU/LVM har påverkats negativt. I vissa fall har beslutade åtgärder försenats eller till och med inte kunnat verkställas till följd av att polismyndighetens assistans har uteblivit. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom det redan har inträffat vid ett flertal tillfällen. Konsekvensen bedöms som mycket stor eftersom det i värsta fall kan leda till att individer avlider. Kristina Appert, :54 5

74 Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Avstämningspunkt på VO mottagning och utredning ledningens genomgång Frågan tas upp som en avstämningspunkt varje månad. Polisen har lagstöd i sin numera restriktiva medverkan vid handräckning i sociala ärenden. Det har inneburit att vi mött upp med egna rutiner där vi anpassat vårt eget arbetssätt. Polismyndigheten har även beslutat restriktivitet när det gäller samarbete med socialjourer. Även här har vi mött upp med egna rutiner och avtal med andra aktörer. Aktiviteter: Aktivitet Beskrivning Ansvarig Startdatum Slutdatum Kommunikation med Polismyndighe ten Kalmar kommun har lyft problemställningen i PKN och socialförvaltningens personal har haft kontakt med polisen i Kalmar såväl som Malmö på operativ nivå för att påtala problematiken. Socialförvaltningen fortsätter bevaka frågan. Johnny Lesseur Kristina Appert, :54 6

75 Stödprocesser Hantera ekonomi Hantera redovisning och övrig ekonomiadministration Hantera finansförvaltning Handlägga finansieringsfrågor Arbeta med dagliga ekonomiprocesser Arbeta med fastighetstaxering Risk - Brist i hantering av kontanter eller motsvarande stödbegärliga värdeföremål Risk att kontanta medel försvinner i handkassor eller att kvittohanteringen inte sköts enligt rutin. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten bedöms som stor då förvaltningen har många handkassor. Dessutom är det mycket personal som använder handkassorna och sannolikheten att någon/några har brister i kunskapen om handkasserutinen bedöms som stor. Konsekvensen bedöms stor då risk finns att kontanta medel och/eller kvitton försvinner. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll av kontanthantering eller motsvarande stöldbegärliga värdeföremål Stickprov vid besök i verksamheten. Genomgång av vilka handkassor som används och justering av handkassors belopp utifrån användargrad har skett i mars och december. Granskning har även skett av att det är aktuella Handkassor som inte använts håller på att avslutas. Granskning av handkassor sker i samband med dessa avslut. Risk - Brister i hantering av leveranstörsfakturor Risk att utbetalningar inte skett redovisningsmässigt korrekt, framför allt från Procapita. Risk att leverantörer saknar F-skattesedel. Det finns även risk att attestering av representation och kurser inte hanteras på rätt sätt dvs saknar dokumentation om deltagare och syfte. Risk finna att leverantörsfakturor inte betalas i tid vilket kan leda till ökade kostnader samt bristande förtroende för kommunen. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten bedöms som stor eftersom utbetalningar från Procapita inte har samma automatiska kontrollfunktioner som ordinarie ekonomisystem. Konsekvensen bedöms som stor då betalningar t ex kan ske till fel leverantörer och det kan bli en merkostnad för kommunen. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll av leverantörsfakturor i Procapita Stickprov sker av 10 stycken fakturaunderlag från Procapita och fokuserar det bokföringsmässiga. Gäller inte bankkontoinsättningar till klienter. Den kontrollen sker dagligen av enhetschef. Stickprov av 10 utbetalningar har skett vid tre tillfällen under,se bilaga. Inga anmärkningar har hittats. Granskning har även skett av att det är rätt beslutsattestant som attesterat. Risk - Brister i redovisning av momsersättning för särskilda boendeformer Risken för att rätten till momsersättning för särskilda boendeformer inte utnyttjas. Det kan leda till merkostnad för kommunen. Det kan även leda till återbetalning ifall momsersättning sökts på felaktiga grunder. Kategori: Risk i finansiell rapportering Kristina Appert, :54 7

76 Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten bedöms som stor då förvaltningen har många lokaler som omfattas av momsersättningen. Konsekvensen bedöms som stor då den ekonomiska skadan kan bli omfattande. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll - momsersättning Kontroll av att momsersättning sökts på korrekt sätt. Kontinuerlig genomgång har skett av att nya boenden lagts till samt att boende som upphört plockats bort ur ansökan av de månatliga underlagen för momsredovisningen. Risk - Brister i attesträtt och firmatecknare Risk för felaktiga attestbehörigheter som kan leda till att fel personer attesterar fakturor eller att fel personer tecknar avtal. Det kan leda till förtroendeskada eller kostnader för kommunen. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten bedöms som stor då det finns risk att personer utan attesträtt beslutsattesterar fakturor främst i Procapita. Konsekvensen bedöms som stor då det kan leda till förtroendeskada för kommunen. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll - attesträtt och firmatecknare Kontroll sker att den som tecknat avtal har delegation för detta. Stickprov har genomförts på att avtal tecknats av behörig person. Inga anmärkningar har konstaterats. Stickprov har ägt rum under året, se bilaga. Inga fel har hittats. Granskning har även skett av att det är rätt beslutsattestant som attesterat. Kontroll har även skett av representation, kurser och resor. Några enstaka fakturor saknar anteckning om deltagare och syfte vid kurser och resor. Risk - Brist i hantering av betalkort Risk att betalkort används felaktigt till exempel där kommunen har ramavtal med leverantören. Kan leda till merkostnad för kommunen. Kategori: Risk i finansiell rapportering Riskvärde: 9 (Sannolikhet: 3, Konsekvens: 3) Kommentar: Sannolikheten bedöms som stor då personal som använder betalkortet kan ha bristande kunskaper i inköpsprocessen. Konsekvensen bedöms som stor då det blir en merkostnad för kommunen. Det kan även leda till skadestånd ifall inköp sker av leverantörer där kommunen saknar avtal. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Kontroll av användandet av kontantkort Kontroll av att inköp med inköpskorten ej görs hos leverantörer som det finns ramavtal med. kontrollerats 589 kortköp har genomförts och 35 av dessa har skett hos leverantör där avtal finns. Resultatet bedöms som tillfredsställande. Rekrytera, utveckla och avveckla personal Rekrytera personal Genomföra löneöversyn Genomföra förhandlingar Arbeta med kompetensutveckling Arbeta med personaladministration Kristina Appert, :54 8

77 Stödja utvecklingen av en attraktiv och frisk arbetsplats Administrera lokal och central samverkansgrupp Genomföra tvisteförhandlingar Genomföra intresseförhandlingar Handlägga pensionsfrågor Hantera och utbetala lön Arbeta med systematiskt arbetsmiljöarbete Handlägga arbetsgivarens rehabiliteringsansvar Arbeta med vårt inre miljöarbete Risk - Personalförsörjning, kompetensförsöjning och kompetensutveckling Risk inom särskilt verksamhetsområde mottagning och utredning att säkra personalförsörjningen. Riskerar att resultera i utredningar med bristfällig kvalitet, förlängda utredningstider, handläggare som är begränsat tillgängliga samt att verksamheten behöver använda sig av inhyrd personal. Risk att inte kunna bibehålla och utveckla kompetens. Riskerar att leda till bristande omsorg och bemötande. Risk att inte kunna rekrytera chefer med rätt kompetens. Kategori: Verksamhetsrisk Riskvärde: 16 (Sannolikhet: 4, Konsekvens: 4) Kommentar: Sannolikheten bedöms som mycket stor eftersom verksamheten redan i nuläget upplever svårigheter med personalförsörjning, kompetensförsörjning och kompetensutveckling. Konsekvensen bedöms som mycket stor eftersom den får inverkan för klienter/brukare, bl a i form av förlängda handläggningstider och bristande omsorg och bemötande. Konsekvensen riskerar bli sjukfrånvaro, ohälsa, personalflykt, stress. Kontrollmoment Beskrivning Status Bedömning Kommentar Personalomsättning Kontrolleras genom indikator i målarbetet 2017 (verksamhetsområde mottagning och utredning). Kompetensutvecklingsplan har tagits fram och implementerats under Ett koncept för basutbildning ska tas fram inom verksamhetsområde funktionsnedsättning. Konceptet ska under 2017 implementeras. Aktiviteter: Aktivitet Beskrivning Ansvarig Startdatum Slutdatum Strategisk plan för kompetensutvecklin g Basutbildningskonc ept En strategisk plan för kompetensutveckling har tagits fram för verksamhetsområdet mottagning och utredning. Denna ska under 2017 implementeras. Ett koncept för basutbildning ska tas fram inom verksamhetsområde funktionsnedsättning. Konceptet ska under 2017 implementeras. Johnny Lesseur Kristina Appert Kristina Appert, :54 9

78 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert SN 2017/ Socialnämnden Beslutsattestanter socialförvaltningen 2018 revidering med anledning av ny organisation Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att utse beslutsattestanter och ersättare samt beloppsgränser enligt bilagd förteckning, med anledning av ny organisation för socialförvaltningen. Bakgrund Socialnämnden ska enligt attestreglementet årligen utse beslutsattestanter, ersättare och beloppsgränser samt ange omfattningen av uppdragen. Med anledning av att socialnämnden i januari beslutade om ny organisation för socialförvaltningen har beslutsattestantförteckningen reviderats utifrån de nya förutsättningarna. Kristina Appert Administrativ chef Cecilia Frid Socialchef Bilaga Beslutsattestanter Socialförvaltningen 2018 Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx Kristina.Appert@kalmar.se

79 VERKSAMHETSHANDBOK Fastställd av Socialnämnden Dokumentansvarig Kristina Appert Fastställd Reviderad Beslutsattestanter SOCIALFÖRVALTNINGEN 2018 Ändrad: 18XXXX Ansvar 2017 Ansvar 2018 Benämning Beslutsattestant ordinarie Beslutsattestant ersättare Beloppsgräns (tkr) 201x Socialnämnden Cecilia Frid Kristina Appert Gemensamt Cecilia Frid Kristina Appert Gemensamma stödfunktioner Gemensamt Cecilia Frid Laila Andersson Administrativa enheten Kristina Appert Cecilia Frid Administrativa enheten/verksamhetsutveckling Kristina Appert Cecilia Frid / Datarutiner Kristina Appert Niklas Stånggren Fastighet - och teknikenheten, lokaler Niklas Stånggren Kristina Appert Fastighet- och teknikenheten, transp Niklas Stånggren Kristina Appert Personaladministration/utbildning Kristina Appert Cecilia Frid Enhet bemanningsservice, gemensamt Pernilla Andréasson Mikael Hylén Bemanningsservice, poolen Pernilla Andréasson Mikael Hylén Bemanningsservice, schemaadministratörer Pernilla Andréasson Mikael Hylén Alternativ till våld och familjecentraler, 205 Helene Torstensson Elisabeth Oskarsson Övrig vuxenvård Övr öppna insatser, familjecentraler x Barnahus och Sydostjouren, 110 Elisabet Oskarsson Helene Torstensson Övr öppna insatser, Barnahus Sydostjouren

80 2012 Verksamhetsområde barn och familj 201 2XX Verksamhetsområde insatser barn och familj Ann-Charlotte Hedström Niklas Hermansson Laila Andersson Gemensamt Vo2 Ann-Charlotte Hedström Niklas Hermansson Laila Andersson Förebyggande och öppenvård, 201 Anneli Österberg Madeleine Hermansson Gemensamt Tomas Seveholt Övr öppna insatser, Förebyggandeteam Områdesarbete Ind. Behovspr öppenv barn och unga MULTIVERSUM Familjerådgivning Aktivitetsledare, Norrliden Boende o insatser barn o ungdom, 202 Tomas Seveholt Madeleine Hermansson Gemensamt Anneli Österberg Institutionsvård barn och ungdom, AQUARELLEN Familjehuset, 207 Madeleine Hermansson Anneli Österberg Gemensamt Tomas Seveholt Ind. Behovspr öppenv barn och unga FAMILJEHUSET Barn och ungdom LSS, 211 Ulrika Medrin Pia Andersson Gemensamt Lena Andersson Korttidsvistelse, BJÖRKENÄSVÄGEN Bost särsk serv LSS barn o ungdom, BJÖRKENÄSVÄGEN Personlig assistans enl LSS o SFB Ledsagarservice enl LSS Barn och ungdom LSS, 212 Pia Andersson Lena Andersson Gemensamt Ulrika Medrin Korttidsvistelse, SKÄLBY CENTER/DR MARGARETAS VÄG

81 Avlösarservice enl LSS Korttidsvistelse, LINDEBO Ledsagarservice enl LSS Barn och ungdom LSS, 213 Lena Andersson Pia Andersson Gemensamt Ulrika Medrin Bost särsk serv LSS barn o ungdom, VESTA Personlig assistans enl LSS o SFB Ledsagarservice/avlösarservice enl LSS Boende ensamk. barn, 214 Andrea Freidenvall Jill Hedlund Flyktingmott, Ensamkomm flyktingbarn gem Mobila teamet ungdom, NORR Mobila teamet ungdom, SÖDER Nattpatrullen ungdom Boende ensamk. barn, 215 Jill Hedlund Andrea Freidenvall Flyktingmott, Ensamkomm flyktingbarn gem Flyktingmott, Ensamkomm flyktingbarn TORPET x Utredning barn och familj, 251 Linda Ulestedt Thereze Lundborg Gemensamt Sanna Hallgren Stödfamilj enl LSS x Utredning barn och familj, 252 Thereze Lundborg Linda Ulestedt Gemensamt Sanna Hallgren x Utredning barn och familj, 253 Sanna Hallgren Linda Ulestedt Gemensamt Thereze Lundborg x Mottagning barn och familj, 254 vakant Thereze Lundborg Gemensamt Linda Ulestedt

82 x Familjerätt och personliga ombud, 255 Birgitta Jansson Minna Ljungberg Personliga ombud Lisa Rosén Familjerätt Carina Björkman x Familjehemsenheten, 256 Minna Ljungberg Lisa Rosén Familjehemsvård barn o unga gem Carina Björkman Familjehemsvård barn och unga famhemsplac Birgitta Jansson Familjehemsvård barn och unga jourhemsplac Familjehemsvård barn, unga, vuxna missb. stiftelser Kontaktpersoner barn och ungd IFO Kontaktpersoner vux ej missbruk IFO Kontaktperson enl LSS x Placeringsenheten, 257 Minna Ljungberg Lisa Rosén Gemensamt Carina Björkman Birgitta Jansson x Utredning ensamkomm barn, 258 Lisa Rosén Minna Ljungberg Flyktingmott utredning ensamkomm barn, 258 Carina Björkman Birgitta Jansson Verksamhetsområde vuxen - ekonomiskt bistånd, våld, missbruk och socialpsykiatri 201 3XX 201 3XX Verksamhetsområde vuxen - ekonomiskt bistånd, våld, misslaila Andersson Niklas Hermansson Ann-Charlotte Hedström Gemensamt VO 3 Laila Andersson Niklas Hermansson Ann-Charlotte Hedström Boendesamordning LSS Pia Olsson Laila Andersson Niklas Hermansson Missbruk/ socialpsykiatri, 301 Eva Vesterdahl Nilsson Kerstin Hafstad Gemensamt Anders Petersson

83 Bost särsk serv LSS vuxna, SKOGSDAL Smedbackens motivations- och utredningsenhet Missbruk/ socialpsykiatri, 302 Kerstin Hafstad Eva Vesterdahl Nilsson Gemensamt Anders Petersson Alkohol- och drogmottagningen Missbruk/ socialpsykiatri, 303 Sofia Ekström Elin Almheden Gemensamt Anders Petersson Ordinärt boende enl SoL, BOENDESTÖD NORR Bost särsk serv LSS vuxna, LINDSDALSVÄGEN Missbruk/ socialpsykiatri, 312 Maria Simonsson Sophie Davklint Gemensamt Anders Petersson Bost särsk serv LSS vuxna, VÄPNAREGATAN Personlig assistans enl LSS o LASS, Patrull Söder Missbruk/ socialpsykiatri, 315 Hanna Anderzén Fredrik Löfgren Gemensamt Anders Petersson Bost särsk serv LSS vuxna, SMÅLAND Mobilt team missbruk Missbruk/ socialpsykiatri, 316 Elin Almheden Sofia Ekström Gemensamt Anders Petersson Bost särsk serv LSS vuxna, SERVICEBOSTAD NORR Bost särsk serv LSS vuxna, VINDBRYGGAN Missbruk/ socialpsykiatri, 317 Fredrik Löfgren Hanna Anderzén Gemensamt Anders Petersson Ordinärt boende enl SoL, BOENDESTÖD SÖDER Bost särsk serv LSS vuxna, SERVICEBOSTAD SÖDER Missbruk/ socialpsykiatri, 319 Sophie Davklint Maria Simonsson Gemensamt/Ledsagarservice Anders Petersson Personlig assistans enl LSS o SFB Ordinärt boende enl SoL, BOENDESTÖD MELLERSTA Ny Bost särsk serv LSS vuxna, STENSBERGSVÄGEN Missbruk/ socialpsykiatri, 325 Karin Blomqvist Liselotte Linnér Gemensamt Anders Petersson

84 Särskilt boende enl SoL, DRESSINEN Bost särsk serv LSS vuxna, EBBEBO Ordinärt boende enl SoL, BOENDESTÖD VÄST Missbruk/ socialpsykiatri, Gemensamt Liselotte Linnér Karin Blomqvist Bost särsk serv LSS vuxna, FURUVÄGEN Anders Petersson Ny Ordinärt boende enl SoL, TVÅ BRÖDERS x Utredn ek. bist. och mott/utredn våld, 351 Susanne Krusell Marie Jogestål Ekonomiskt bistånd Frida Össmar Övr vuxenvård, budgetrådgivning x Vuxen ekonomisk bistånd och våld Marie Jogestål Susanne Krusell Ekonomiskt bistånd & flyktingmottagande bistånd Frida Össmar x Vuxen ekonomisk bistånd och boende Frida Össmar Marie Jogestål Gemensamt Susanne Krusell Vuxna missbrukare Insatser arbetsmarknad, 428 Ann-Charlotte Hedström Camillia Söderberg Arbetsmarknadsåtgärder, ECO-udden Annelie Liljegren Mikael Hylén Johan Augustsson 2015 Verksamhetsområde funktionsnedsättning och hälso- och sjukvård 201 5XX Verksamhetsområde funktionsnedsättning och hälso- och sjniklas Hermansson Laila Andersson Ann-Charlotte Hedström Gemensamt Vo5 Niklas Hermansson Laila Andersson Ann-Charlotte Hedström Boende och personlig assistans, 501 Anders Kjellsson Michelle Long Gemensamt Terese Wollinger Bost särsk serv LSS vuxna, TEAM Bost särsk serv LSS vuxna, TÄLJSTENEN

85 Bost särsk serv LSS vuxna, SJÖTROLLET Personlig assistans enl LSS o SFB Ledsagarservice enl LSS Boende och personlig assistans, 502 Lil Engdahl-Lönn Liselotte Nilzon Gemensamt Raija Äijö Heiding Bost särsk serv LSS vuxna, LJUSSTADEN Vanja Kastens Bost särsk serv LSS vuxna, LILLGÅNGEN Bost särsk serv LSS vuxna, VIMPELTORPET Personlig assistans enl LSS o SFB Ledsagarservice enl LSS Boende och personlig assistans, 503 Åsa Blomquist Eva-Lott Jäghagen Gemensamt Lars-Olof Jonasson Bost särsk serv LSS vuxna, MÅLATORP Personlig assistans enl LSS o LASS, Patrull norr Personlig assistans enl LSS o SFB Boende och personlig assistans, 504 Eva-Lott Jäghagen Åsa Blomquist Gemensamt Lars-Olof Jonasson Bost särsk serv LSS vuxna, KRAFSLÖSA Bost särsk serv LSS vuxna, BRILJANTEN Personlig assistans enl LSS o SFB Ledsagarservice enl LSS Boende och personlig assistans, 505 Liselotte Nilzon Lil Engdahl-Lönn Gemensamt Raija Äijö Heiding Bost särsk serv LSS vuxna, LÄSTMAKAREN Vanja Kastens Bost särsk serv LSS vuxna, GRÄNDEN Personlig assistans enl LSS o SFB Ledsagarservice enl LSS Boende och personlig assistans, 506 Lars-Olof Jonasson Åsa Blomquist Gemensamt Eva-Lott Jäghagen Bost särsk serv LSS vuxna, ADELGATAN Bost särsk serv LSS vuxna, SOLRUM Personlig assistans enl LSS o SFB Ledsagarservice enl LSS

86 Boende och personlig assistans, 507 Terese Wollinger Anders Kjelsson Gemensamt Michelle Long Bost särsk serv LSS vuxna, SJÖBJÖRNEN Bost särsk serv LSS vuxna, BRÄNDEBO Bost särsk serv LSS vuxna, TEAM Ledsagarservice enl LSS Boende och personlig assistans, 508 Raija Äijö Heiding Lil Engdahl-Lönn Gemensamt Liselotte Nilzon Personlig assistans enl LSS o SFB Vanja Kastens Ledsagarservice enl LSS Boende och personlig assistans, 509 Sofia Allberg Ann-Margret Wedin Gemensamt Nina Enwide (föräldraledig) Gunilla Lindblom Bost särsk serv LSS vuxna, KUNGSFÅGELN Bost särsk serv LSS vuxna, ESPLANADEN Bost särsk serv LSS vuxna, VASALLGATAN Personlig assistans enl LSS o SFB Ledsagarservice enl LSS Boende och personlig assistans, 510 Tina Fungbrandt Eva Hildeblom-Darrell Gemensamt Lil Engdahl-Lönn Bost särsk serv LSS vuxna, VETEBY Vanja Kastens Bost särsk serv LSS vuxna, SAFIREN Charlotta Andersson Bost särsk serv LSS vuxna, KRISTALLEN Personlig assistans enl LSS o SFB Ledsagarservice enl LSS Boende och personlig assistans, 511 Vanja Kastens Tina Fungbrandt Gemensamt Lil Engdahl-Lönn Bost särsk serv LSS vuxna, FYRKLÖVERN Raija Äijö Heiding Personlig assistans enl LSS o SFB Eva Hildeblom-Darrell Liselotte Nilzon Charlotta Andersson Boende och personlig assistans, 512 Angelika Haidar Karin Robertsson Gemensamt Bost särsk serv LSS vuxna/dv, SKOGSBACKA Personlig assistans enl LSS o SFB Ledsagarservice enl LSS

87 Boende och personlig assistans, 513 Ann-Margret Wedin Gunilla Lindblom Gemensamt Sofia Allberg Bost särsk serv LSS vuxna, SMEDHAGEN Bost särsk serv LSS vuxna, TINGBY Bost särsk serv LSS vuxna, FÄLTET Personlig assistans enl LSS o SFB Boende och personlig assistans, 514 Michelle Long Anders Kjellsson Gemensamt Terese Wollinger Bost särsk serv LSS vuxna, LINDEBERGA Bost särsk serv LSS vuxna, KAJALEN Personlig assistans enl LSS o SFB Ledsagarservice enl LSS Boende och personlig assistans, 515 Eva Hildeblom-Darrell Tina Fungbrandt Gemensamt Lil Engdahl-Lönn HSL Emma Nilsson Boende och personlig assistans, 516 Gunilla Lindblom Ann-Margret Wedin Gemensamt Sofia Allberg Bost särsk serv LSS vuxna, TÅGABO Bost särsk serv LSS vuxna, PROVIANTGATAN Bost särsk serv LSS vuxna, KÖLBY Ledsagarservice enl LSS Ledsag- o avlösarservice Boende och personlig assistans, 517 Karin Robertsson Angelika Haidar Gemensamt Personlig assistans lokaler, KÄLLSTORP Personlig assistans lokaler, HAVSÖRNEN Personlig assistans enl LSS o SFB Boende och personlig assistans, 518 Charlotta Andersson Tina Fungbrandt Gemensamt Lil Engdahl-Lönn Bost särsk serv LSS vuxna/dv, SMEDÅS Vanja Kastens Daglig verksamhet o sysselsättning, 525 Camillia Söderberg Annelie Liljegren Gemensamt Mikael Hylén Daglig verksamhet, SKAPANDE Johan Augustsson

88 Daglig verksamhet, HANDGJORT Sysselsättning SoL/DV, GUMSEN Öppen verksamhet, VALEN Öppen verksamhet, NORRSKEN KONTAKTGR Daglig verksamhet, KARISMA Daglig verksamhet, JOLLEN Daglig verksamhet, MEDIAHUSET Daglig verksamhet o sysselsättning, 526 Annelie Liljegren Camillia Söderberg Gemensamt Mikael Hylén Ledsagarservice Johan Augustsson Daglig verksamhet, AGERA Daglig verksamhet, KUGGEN Daglig verksamhet, SERVICEGRUPPEN Daglig verksamhet, UPPLEVELSEGRUPPEN Daglig verksamhet, BACKEN Daglig verksamhet, FOCUS Daglig verksamhet, 29:ANS FÖRETAGSGRUPP Daglig verksamhet o sysselsättning, 527 Mikael Hylén Pernilla Andréasson Gemensamt Annelie Liljegren Daglig verksamhet, NAVET Camillia Söderberg Daglig verksamhet, KREATIVA Johan Augustsson Daglig verksamhet, KNEGET Daglig verksamhet, gem lokalkostn Björkenäs Daglig verksamhet, SLUSSEN Daglig verksamhet o sysselsättning, 528 Johan Augustsson Camillia Söderberg Gemensamt Annelie Liljegren Arbetsmarknadsåtgärder, KRUS, Samordningsförbundet Mikael Hylén Daglig verksamhet, COOP FÖRETAGSGRUPP Daglig verksamhet, MAXI FÖRETAGSGRUPP Daglig verksamhet, DELTA FÖRETAGSGRUPP Daglig verksamhet, CITY GROSS FÖRETAGSGR Daglig verksamhet, BRIGBYS FÖRETAGSGRUPP Daglig verksamhet, TRAVET FÖRETAGSGRUPP Daglig verksamhet, SKÄLBY FÖRETAGSGRUPP Daglig verksamhet, PUMPENS FÖRETAGSGR Daglig verksamhet, MOBIL CENTER Daglig verksamhet, SNÄCKAN

89 Daglig verksamhet, PAKA x Utredning LSS-vuxna, 551 Charlotte Larsson Birgitta Jansson Gemensamt, utredning funktionsnedsättn vuxen Nedanstående personer får attestera bokföringsorder med rättelser och omföringar, samt rätta andra uppenbara konteringsfel inom nedan angivna ansvar. 201 XXX Kristina Appert Anneli Hilmansson Cecilia Vernersson Yvonne Sandin Inger Hagelin Titti Ternow Inger Richardsson Anette Klevtun Ingrid Danielsson Inbetalningar 201 XXX Inger Hagelin Titti Ternow Då annan tjänsteman under löpande verksamhetsår ersätter en av de nuvarande beslutsattestanterna eller ersättare på samma befattning, följer attesträtten med till den nya tjänstemannen utan särskilt beslut. Tillfälligt delegerade attesträtter vid kortare frånvaro beslutas av berörd förvaltningschef. Kostnader som överskrider beslutad beloppsgräns ska eskalera till överordnad nivå.

90

91 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert SN 2017/ Socialnämnden Ej verkställda beslut kvartal Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna informationen avseende ej verkställda beslut för 4:e kvartalet 2017 och överlämna denna till kommunfullmäktige. Sammanställningen skickas även till kommunrevisorerna. Bakgrund Socialnämnden ska kvartalsvis redovisa ej verkställda beslut till Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Besluten ska även redovisas till kommunens revisorer samt rapporteras till kommunfullmäktige. Detta enl. 28 f-h, lag om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS samt 16 kap 6 f-h, socialtjänstlagen, SoL. De beslut som inte har verkställts inom tre månader från datum då beslut togs samt avbrott i verkställigheten som har varat mer än tre månader ska rapporteras. Anledning till att beslut ej verkställts enligt SoL Verkställighet har inte kunnat ske gällande kontaktperson i något ärenden p.g.a. att tillfrågad uppdragstagare tackat nej eller att den enskilde tackat nej alternativt p.g.a. resursbrist. Det har tillkommit fyra ärenden sedan förra kvartalet inom SoL/IFO samt två ärende inom SoL/omsorg funktionshindrade. Anledning till att beslut ej verkställts enligt LSS Verkställighet har i huvudsak inte kunnat ske utifrån brist på kontaktpersoner och bostad med särskild service. När det gäller kontaktpersoner inom LSS har beslut inte verkställts eftersom några personer tackat nej till föreslagen kontaktperson. Det förekommer även att tilltänkta kontaktpersoner tackar nej till uppdrag antingen i samband med förfrågan eller efter att kontaktpersonen träffat den enskilde. När det gäller bostad med särskild service har en person tackat nej till erbjuden bostad och några har fått erbjudande framöver eller mottagit Socialförvaltningen Adress Box 834, KALMAR Besök Nygatan 36 Tel vx Kristina.Appert@kalmar.se

92 SN 2017/ (2) förhandsbesked. Det har tillkommit 13 nya ärenden inom LSS, varav 5 avbrott gällande kontaktperson. I bifogad fil finns redovisning av de beslut som rapporterats till IVO för 4:e kvartalet Redovisningen avser ärenden som tidigare rapporterats med datum för när de verkställts, ärenden som kvarstår som ej verkställda samt ärenden som tillkommit under senaste kvartalet. Lena Jenisch Verksamhetsutvecklare Cecilia Frid Socialchef Bilaga Rapport ej verkställda beslut kvartalet

93 Rapport ej verkställda beslut 4:e kvartalet 2017 Socialnämnden ska kvartalsvis redovisa ej verkställda beslut till IVO, inspektionen för vård och omsorg. De beslut som inte har verkställts inom tre månader från datum då beslut togs samt avbrott i verkställigheten som varar mer än tre månader ska rapporteras. Ej verkställda beslut enligt SoL per (Kvartal 4) Bistånd SoL OF IFO Datum för gynnande beslut Datum för avbrott Datum för verkställighet Datum för avslut utan verkställighet Kön Öppenvård IFO ** M Bostad IFO M Särskilt boende OF M Behandlingshem IFO ** K Bostad IFO K Bostad IFO M Kontaktfamilj IFO M Kontaktperson OF M Kontaktperson OF K Kontaktperson OF M Kontaktperson IFO M Kontaktperson IFO M Kontaktfamilj IFO K Bostad IFO M Särskilt boende OF K Markeringen ** innebär att ärendet överflyttats till annan kommun, avvaktat pga skyddsbehov samt att behandlingshem ej kunnat ta emot pga av brand. Verkställighet har inte kunnat ske gällande kontaktperson i något ärenden pga. att tillfrågad uppdragstagare tackat nej eller att den enskilde tackat nej alternativt pga. resursbrist. Det har tillkommit sex nya ärenden sedan förra kvartalet, fyra ärenden inom SoL/IFO samt två ärende inom SoL/omsorg funktionshindrade.

94 Ej verkställda beslut enligt LSS per (Kvartal 4) Bistånd Datum för gynnande beslut Datum för avbrott Datum för verkställighet Datum för avslut utan verkställighet Kontaktperson M Kontaktperson M Kontaktperson ** K Kontaktperson K Kontaktperson M Kontaktperson ** K Kontaktperson K Kontaktperson K Kontaktperson M Kontaktperson K Kontaktperson K Kontaktperson K Kontaktperson K Kontaktperson ** K Kontaktperson K Kontaktperson M Kontaktperson ** K Kontaktperson ** K Kontaktperson ** M Kontaktperson K Kontaktperson K Kontaktperson M Kontaktperson M Kontaktperson K Kontaktperson K Kontaktperson M Kontaktperson K Kontaktperson K Kontaktperson M Kontaktperson M Kontaktperson K Kontaktperson ** K Kontaktperson M Kontaktperson K Kontaktperson K Korttidsvistelse M Stödfamilj Korttidsvistelse M Korttidsvistelse M Markeringen * innebär förhandsbesked ** innebär delvis verkställt beslut. Kön

95 När det gäller kontaktpersoner och korttidsvistelse inom LSS har beslut inte verkställts eftersom några personer tackat nej till föreslagen kontaktperson eller erbjudet förslag om korttidsvistelse. Det förekommer även att tilltänkta kontaktpersoner tackar nej till uppdrag antingen i samband med förfrågan eller efter att kontaktpersonen träffat den enskilde. Ej verkställda beslut enligt LSS per (Kvartal 4) Bistånd Datum för gynnande beslut Datum för avbrott Datum för verkställighet Datum för avslut utan verkställighet Bostad för M Vuxna Bostad för M Vuxna Bostad för M vuxna Bostad för * K vuxna Bostad för M vuxna Bostad för M vuxna Bostad för M vuxna Bostad för M vuxna Bostad för K vuxna Bostad för M vuxna Bostad för M vuxna Bostad för K vuxna Bostad för * K vuxna Bostad för * K vuxna Bostad för K vuxna Bostad för K vuxna Bostad för M vuxna Bostad för M vuxna Bostad för Vuxna M Markeringen * innebär förhandsbesked I huvudsak har verkställighet inte kunnat ske utifrån brist på bostad med särskild service. En person har tackat nej till erbjuden bostad och några har fått erbjudande framöver eller mottagit förhandsbesked. Det har tillkommit 13 nya ärenden inom LSS, i huvudsak kontaktperson och bostad med särskild service, sedan senaste kvartalet. Kön

96 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert SN 2018/ Socialnämnden Föreningsbidrag 2018 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att bevilja föreningsbidrag för 2018 enligt bifogat dokument. Bakgrund Enligt riktlinjer för föreningsbidrag inom socialtjänstens område ska socialnämnden årligen ta ställning till fördelning av föreningsbidraget. Fem föreningar har ansökt om föreningsbidrag för Varje förening som får föreningsbidrag har en kontaktperson utsedd inom socialförvaltningen. Brottsofferjouren har ansökt om Ideelt offentligt partnerskap (IOP) och avtal har undertecknats från och med I och med det ersätter IOP föreningsbidraget framöver. Avtalskostnaden är baserad på 3 kr/kommuninvånare som tidigare föreningsbidrag. Förutsättning för fördelning av föreningsbidrag Bidraget fördelas enligt bedömning av behovet av verksamheten och av de ekonomiska förutsättningar som finns i socialnämndens budget. För att bedöma socialförvaltningens behov av den verksamhet som föreningen bedriver, sätts den i relation till socialnämndens prioriterade mål och åtaganden. En bedömning görs för varje förening utifrån; att ansökan är komplett och inkommit i tid hur och i vilken omfattning socialförvaltningens olika enheter och deras brukare känner till och/eller använder föreningens verksamhet kvaliteten på verksamheten resultat av verksamheten vilken plan som finns för verksamhetens utveckling förmågan att engagera ideella krafter i organisationens arbete Socialförvaltningen Adress Box 834, KALMAR Besök Nygatan 36 Tel vx Kristina.Appert@kalmar.se

97 SN 2018/ (3) organisationens totala verksamhet och ekonomi hur organisationen har använt tidigare bidrag och vilka resultat de har uppnått Antal kommuninvånare 2018 (SCB 2017) Antal kr Summa Motivering Kalmar stadsmission Verksamheten på Södra Långgatan vänder sig till flera olika målgrupper (ekonomiskt utsatta barnfamiljer, personer med missbruk/beroendeproblematik samt personer med psykisk ohälsa). Verksamheten uppges ha 131 ideella frivilligarbetare. Socialförvaltningen har delvis egen verksamhet som vänder sig till två av målgrupperna. Föreningsbidrag bedöms därav uppgå till ett stödbelopp med 5 kr/kommuninvånare (SCB 2017). Kvinnojouren Verksamheten vänder sig till en specifik målgrupp (våldsutsatta kvinnor och barn). Särskild samverkansöverenskommelse finns mellan kommunerna i länet att bidra med var sin del av heltidstjänst. Verksamheten uppges ha ca ideella frivilligarbetare. Socialförvaltningen har ingen egen verksamhet som vänder sig till målgruppen. Föreningsbidrag bedöms därav uppgå till ett stödbelopp med 3 kr/antal kommuninvånare (SCB 2017). Conept Delectus Verksamheten på Storgatan vänder sig till en specifik målgrupp (vuxna personer med missbruk och kriminalitet). Verksamheten uppges ha 7-10 ideella frivilligarbetare. Socialförvaltningen har delvis egen verksamhet (Skälby) som vänder sig till målgruppen. Verksamheten har under 2017 kvalitetsgranskats av socialförvaltningen där vissa brister påpekats och flertalet åtgärdats av föreningens styrelse. Socialförvaltningen har tillsatt en tjänst som ska ge stöd till föreningens ordförande för bättre struktur. Föreningsbidraget bedöms därav uppgå till ett stödbelopp med 3 kr/kommuninvånare (SCB 2017). Föreningsbidraget bör utbetalas kvartalsvis. Unga KRIS Verksamheten på Trädgårdsgatan har utvidgats och vänder sig numera till flera olika målgrupper (missbruk och kriminalitet och unga personer som allmänt lever i ett utanförskap). Föreningsbidraget har tidigare utgått från målgruppen unga personer med missbruk och kriminalitet. Verksamheten uppges ha 10 ideella frivilligarbetare. Socialförvaltningen har egen verksamhet (Förebyggandeteamet, träffpunkter) som vänder sig till målgrupperna. Verksamheten har under 2017 kvalitetsgranskats av socialförvaltningen där vissa brister påpekats för åtgärder. Föreningsbidraget bedöms därav uppgå till ett stödbelopp med 2 kr/kommuninvånare (SCB 2017). Föreningsbidraget bör utbetalas kvartalsvis.

98 SN 2018/ (3) Kristina Appert Administrativ chef Cecilia Frid Socialchef Bilaga 1 Fördelning av föreningsbidrag 2018

99 Handläggare Datum Kristina Appert Fördelning av verksamhetsbidrag för sociala föreningar 2018 Förening Beviljades 2017 Ansökt 2018 Förslag 2018 Brottofferjouren IOP ( ) Kvinnojouren Stadsmissionen Unga KRIS Concept Delectus Totalt kr Socialförvaltningen Adress Box 834, Kalmar Besök Nygatan 36 Tel vx

100 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Cecilia Frid SN 2018/ Socialnämnden Årscykel socialnämnden 2018 Förslag till beslut Socialnämnden beslutar att godkänna förslag till årscykel för Bakgrund Socialnämnden har de senaste åren använt sig av en årscykel som beskriver när olika ärenden av återkommande karaktär skall behandlas i nämnden. Detta underlättar i hög grad planering och säkerställer att inte viktiga punkter tappas bort. I årshjulet ingår även återkommande rapporter från verksamheterna. Cecilia Frid Socialchef Bilaga Årscykel socialnämnden 2018 Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx Cecilia.Frid@kalmar.se

101 SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Cecilia Frid Avdelningschef (1) Fastställande av mål, verksamhetsplan, budget och utbildningsplan för 2019 samt ekonomisk plan för Fastställande av internkontrollplan 2019 Ekonomirapport efter november månad Dokumenthanteringsplan 2019 Fastställande av beslutsattestanter och ersättare 2019 Beslut om uppräkning av avgifter och ersättningar för 2019 Fastställande av årscykel 2019 Rapport brukar- och anhörigsamverkan Rapport från vo ek. bist, våld, missbruk och social.psyk Årscykel för socialnämnden 2018 Rapport extern revision Rapport brukarundersökningar Rapport kvalitetsuppföljning upphandlad verksamhet Rapport resultat medarbetarenkät Redovisning och fastställande av årsrapport 2017 Rapport uppföljning verksamhetsplan 2017 tertial 3 Rapportering internkontroll 2017 Rapport ej verkställda beslut Rapport årlig bedömning, analys och slutsats av VLS Föreningsbidrag Rapport från vo Funktionsnedsättning och HSL Ekonomirapport efter oktober månad Plan för socialnämndens sammanträden 2019 Analysdagar Förslag till mål, verksamhetsplan, budget och utbildningsplan för 2018 samt ekonomisk plan för Rapport ej verkställda beslut Rapport lex Sarah vid anmälan till IVO Rapport efter generell tillsyn, IVO, Länsstyrelsen, Arbetsmiljöverket Ekonomirapport efter februari månad Rapport Patientsäkerhetsberättelse Rapport resultat i KKIK Rapport från vo Barn och familj Rapport årlig uppföljning SAM Ekonomirapport efter mars månad Rapport från vo ek. bist, våld, missbruk och social.psyk Ekonomirapport efter september Rapport från vo Barn och familj Rapport rekrytering och kompetensförsörjning Delårsbokslut Rapport uppföljning verksamhetsplan 2018 tertial 2 Rapport ej verkställda beslut Rapport tillbud och arbetsskador Rapport från vo Funktionsnedsättning och HSL Ekonomirapport efter juli månad Information om förutsättningar och tidplan för arbete med verksamhetsplan och budget 2018 Rapport resultat Öppna jämförelse Rapport från vo ek. bist, våld, missbruk och social.psyk Inget sammanträde Budgetuppföljning Rapport uppföljning verksamhetsplan 2018 tertial 1 Rapport internrevision Rapport ej verkställda beslut Rapport rekrytering och kompetensförsörjning Rapport tillbud och arbetsskador Rapport från vo Funktionsnedsättning och HSL Ekonomirapport efter maj månad Rapport resultat Kostnad per brukare Rapport brukar- och anhörigsamverkan Rapport från vo Barn och familj

102 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Niklas Hermansson SN 2018/ Socialnämnden Kvalitetsuppföljning Calmia Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kvalitetsuppföljning av Calmias verksamhet gjordes av socialnämnden och verksamheten visar liksom tidigare den goda service och omvårdnad som fordras för att brukarna ska tillförsäkras goda levnadsvillkor. Gruppbostaden har en hemlik miljö med en familjär riktning. Verksamheten har fullföljt åtaganden i inlämnad föregående handlingsplan där de bland annat har undersökt möjligheter för tillförordnad föreståndare att skaffa sig tillräcklig kompetens för att så småningom kunna överta rollen som föreståndare. I kontakt med IVO har verksamheten kommit fram till att detta inte är möjligt. Verksamheten kommer därför när det blir aktuellt att annonsera och rekrytera ny föreståndare med adekvat utbildning. Kommunen har bett Calmia lämna in års- och verksamhetsberättelse enligt avtal, samt tipsat om webbutbildningar gällande kvalitetsledningssystem. Verksamheten har därefter inkommit med handlingsplan för adekvata åtgärder. Niklas Hermansson Verksamhetschef Nadja Widéhn Verksamhetsutvecklare Bilagor Rapport kvalitetsuppföljning Calmia Handlingsplan Calmia Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx Niklas.Hermansson@kalmar.se

103 SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Socialchef Cecilia Frid Avdelningschef verksamhetsutveckling Ingela Möller (7) Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS - Rapportmall Basuppgifter Verksamhetens namn Gruppboende Gula gatan. Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.) Stiftelsen Calmia. Föreståndare/verksamhetsansvarig Föreståndare Verona Karlsson. Vice föreståndare Anette Åberg. Telefon Hemsida Nej. Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning) Bostad med särskild service för vuxna LSS 9:9 Kontaktperson på kommunen Niklas Hermansson, Tel: Epost: niklas.hermansson@kalmar.se Antal omsorgstagare i verksamheten 3 Kvalitetsuppföljningen utförd av Verksamhetsutvecklare Nadja Widéhn. Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten Anette Åberg, Vice föreståndare och Göran Stridsberg ordförande, styrelse medlem Bonny Andersson. Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar

104 2 (7) Datum för kvalitetsuppföljningen Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden Intryck och slutsatser Under kvalitetsuppföljningen visar verksamheten liksom tidigare en service och omvårdnad som fordras för att brukarna ska tillförsäkras goda levnadsvillkor. Gruppbostaden har en hemlik miljö med en familjär riktning. Verksamheten har fullföljt åtaganden i inlämnad handlingsplan 2017 gällande att hämta hem och läsa in sig i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd gällande kvalitetsledningssystem med tillhörande handbok detta för att säkerhetsställa att de uppfyller kraven för verksamheten. I och med det arbetet har verksamheten identifierat avsaknad av rutiner och utformat dessa. I föregående handlingsplan ingick också åtgärd om att utforma kompetensutvecklingsplan för Anette Åberg med syftet att hon så småningom skall överta föreståndarrollen. I nuläget fungerar hon som tillförordnad då Verona Karlsson fortfarande finns kvar som föreståndare. Under året har verksamheten emellertid haft dialog med IVO och då konstaterat att den utbildning som krävs inte är realistisk att planera för. Verksamheten meddelar därför under kvalitetsuppföljningen att när Verona kliver ur rollen som föreståndare så kommer ny tjänst att utlysas. Verksamheten har lämnat in årsberättelse med ekonomisk redogörelse för 2016 men det saknas en verksamhetsberättelse som enligt avtal skall inlämnas årligen senast 31:a maj. En verksamhetsberättelse ger en utförligare bild av verksamheten och beskriver händelser från året med planer framåt. Detta möjliggör en skildring av hur avtalets olika delar tas i beaktande och hur verksamheten ämnar utveckla sig utifrån identifierade förbättringsområden. Förbättringsområden Verksamheten behöver sammanställa årsberättelse och verksamhetsbeskrivning och sända detta till verksamhetschef Niklas Hermansson senast slutet av maj enligt avtal. Verksamhetsberättelsen kan ingå i årsberättelsen men bör då utöver årsberättelsens innehåll omfatta aktiviteter och viktiga händelser från gångna året samt planering framåt. Kvalitetsuppföljaren vill också tipsa verksamheten om kunskapsguidens senaste webbutbildning om Kvalitetsledningssystem på länk: Kvalitetsuppföljare ber på önskemål av verksamheten att verksamhetschef Niklas Hermansson återkopplar gällande förlängning av avtal.

105 3 (7) Handlingsplan Rapport från kvalitetsgranskare skickas till föreståndare/verksamhetsansvarig i avtalad verksamhet senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas av ansvarig chef i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheten tänker vidta och när dessa ska vara klara. Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4) veckor efter att rapporten mottagits vilket innebär den 18 december Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden. Vidtagna åtgärder följs upp av kvalitetsgranskare vid nästa årliga kvalitetsuppföljning eller tidigare vid behov. Bakgrund Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa kvaliteten i verksamheterna och att tecknat avtal följs. Syfte och mål Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal. Målet är säkerställd kvalitet. Metod Inför besöket granskas avtal, verksamhetsberättelse, tillstånd samt föregående kvalitetsuppföljning med handlingsplan. Verksamhetens mål Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem? Att personer med funktionshinder får möjlighet att bo tillsammans på grupp boendet och att dessa personer får möjlighet till ett liv i gemenskap med andra och delaktighet i samhällslivet. Stiftelsen skall på alla sätt verka för att stödja och stimulera deras utveckling som individer.

106 4 (7) Kunskapsbaserad verksamhet Ledning Vilken utbildning och erfarenhet har föreståndare/verksamhetsansvarig som ansvarar för driften av verksamheten? 2 årig gymn.utb. 20 års arbetserfarenhet och anställd på Calmia sedan Personal Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal? Människor som är kända i verksamheten. Verksamheten kräver USKA kompetens vid behov av nyrekrytering. Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år. Verksamheten bevakar utbildningstillfällen och utbud på exempelvis Kunskapsguiden. Kompetensutvecklingsplan för föreståndaren skulle enligt handlingsplan utformas men har inte utförts då IVO underkänt den planerade utbildningen för att Anette skall kunna godkännas som föreståndare. Individuella kompetensutvecklingsplaner i övrigt skall enligt handlingsplan ha upprättats under 2017 men frågan om detta ställdes inte under föreliggande kvalitetsuppföljning. Verksamheten planerar att under 2018 genomföra en studiecirkel utifrån utvald litteratur av Barbro Lewin. Skriftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas? Ja enligt tidigare års uppföljning. Information om verksamheten, lokaler och arbetsrutiner kring brukarna. Trygghet och säkerhet De enskilda Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas. Ej aktuellt, ingen ny brukare. Samtliga enskilda på enheten har en särskild kontaktman bland personalen. Ja. Har verksamheten en ansvarsförsäkring? I händelse av fel eller försummelse av verksamheten eller dess personal. Ja. Personal Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten. Fyra. Hur många personer är anställda? Fyra samt ca 5 timvikarier. Hur många personer har arbetat minst ett år? Samtliga heltidsanställda. Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och tilläm-

107 5 (7) pas. Ja muntlig info samt underskrift av tystnadsplikt. Utdrag ur belastningsregistret begärs vid nyanställning. Nej. Anställer endast personer det finns kännedom om. Dokumentation Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för varje enskild. Ja. Social journal finns för varje enskilde där faktiska omständigheter och händelser av betydelse dokumenteras. Ja. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får tillgång till den. Ja. Lex Sarah Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:5 finns och tillämpas. Ja. Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Har inte varit aktuellt. Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året. - Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 SoL och 24 d LSS) Har inte varit aktuellt. Synpunkter och klagomål Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och tillämpas. Nej. Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål. Ja på det viset att de vet att de kan vända sig till personal eller anhöriga (vilket de gör enligt företrädarna). Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Nej. HSL/egenvård Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas finns och tillämpas. Kontaktuppgift till SSK finns på anslagstavla. Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten. Ja. Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas. Förvaras med i individuella lådor i säkerhetsskåp tillsammans med dokumentation. Dosett ej aktuellt. Med förvaras i förpackning med ordination på förpackning.

108 6 (7) Lokaler Lokalerna är utrustade med brandlarm. Ja Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara. Ja Utrymningsövningar genomförs regelbundet. Ja. Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll? Sommaren Delaktighet och inflytande Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan. Nej inte på det sättet att de deltagit i upprättandet av genomförandeplan. Detta är problematiskt eftersom det är svårt att genomföra utan ledande frågor. Brukarna har däremot inflytande på genomförandeplanen genom att deras synpunkter och intressen som framkommer på annat sätt i vardagen tas i beaktande. Regelbundna möten hålls (boråd i boende och arbetsplatsträffar på DV) där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor. Nej men sker naturligt vid måltider och fika. Tillgänglighet Samtliga enskilda (avser boende) har tillgång till privat badrum och privat kök på enheten. Ja badrum och trinettkök De enskilda (avser boende) har tillgång till gemensamt kök och vardagsrum dygnet runt. Ja Lokalerna är inventerade ur ett tillgänglighetsperspektiv. (Inventering utifrån Boverkets föreskrifter och allmänna råd eller utifrån Handisams riktlinjer Nej men är byggt efter handikappad standard. Självbestämmande och integritet Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten. Nej känns ej relevant med tre brukare. Eftersträvan görs att tillgodose önskemål direkt och via genomförandeplan. Öppna frågor Hur fungerar samarbetet med beställaren? (Socialförvaltningen). Mycket bra. Hur fungera samverkan med DV, habilitering och andra resurser? Samverkan med vuxenhabilitering fungerar nu mycket bra. Hur fungerar samarbetet med handläggaren? Har ej haft kontakt under året men har inte heller funnits behov av detta. Samarbetet fungerar väl när det behövs. Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förut-

109 7 (7) sättningar för fortsättning? Verksamheten ser positivt inför framtiden men vill ha besked om eventuellt förlängt avtal. Förändringar i verksamheten? (Anmälningsskyldiga förändringar som kan påverka boendet, verksamheten och/ eller ekonomi). Nej. Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren? Företrädarna har frågor vad som gäller i samverkan med DV som vill ändra/ korta brukarnas tid. Kvalitetsuppföljarna hänvisar till avtal med DV.

110 Handlingsplan. Vi kommer att lämna in en verksamhetsberättelse innan den 31 maj Angående utdrag ur belastningsregistret så begärs det alltid vid nyanställning from våren MVH Anette Åberg Stiftelsen Calmia

111 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Niklas Hermansson SN 2018/ Socialnämnden Kvalitetsuppföljning Del-Ta Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kvalitetsuppföljning av Del-Ta gjordes av socialnämnden Del-Ta Produktion AB är ett socialt företag som drivs i aktiebolagsform. Ägare är en ideell förening som består av Kalmar kommun, Nybro kommun och Del-Ta personalförening. Del-Ta verkställer beslut om daglig verksamhet för personer i yrkesverksam ålder tillhörande personkrets 1 och 2, 1 LSS eller beslut om dagverksamhet SoL. Inriktningen på verksamheten är legoproduktion. De sammanfattande intrycken och slutsatserna var att verksamheten är mycket välfungerande, såväl i kärnverksamhet som till yttre krav. Kommunen har föreslagit några tips och förbättringsförslag. Mest aktuellt är att verksamheten behöver undersöka huruvida det finns behov av ansökan för tillståndsplikt. Verksamheten har därefter inkommit med handlingsplan för adekvata åtgärder. Niklas Hermansson Verksamhetschef Nadja Widéhn Verksamhetsutvecklare Bilagor Rapport kvalitetsuppföljning Del-Ta Handlingsplan Del-Ta Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx Niklas.Hermansson@kalmar.se

112 SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Socialchef Cecilia Frid Avdelningschef verksamhetsutveckling Ingela Möller (7) Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS - Rapportmall Basuppgifter Verksamhetens namn DEL-TA Produktion AB Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.) Socialt företag som drivs i aktiebolagsform. Ägare är en ideell förening som består av Kalmar Kommun, Nybro Kommun och DEL-TA personalförening. Föreståndare/verksamhetsansvarig Ola Bengtsson (Tf VD), tel: Hemsida Kontaktperson på kommunen: Johan Augustsson, tel: Epost: johan.augustsson@kalmar.se Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning) Daglig verksamhet för personer i yrkesverksam ålder. Personkrets 1 och 2, 1 LSS eller beslut om dagverksamhet enligt SoL. Enligt föregående uppföljning med inriktning legoproduktion. Antal brukare i verksamheten 27 st i daglig verksamhet. Kvalitetsuppföljningen utförd av Nadja Widéhn verksamhetsutvecklare. Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten Mats Olsson personalchef, Zilha Avdulla gruppledare samt Cecilia Slottner Höglund personalhandläggare. Datum: Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar

113 2 (7) Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden Intryck och slutsatser Verksamheten ger intrycket av vara mycket välfungerande och har under senaste åren utformat goda förutsättningar för systematiskt kvalitetsarbete för verksamhet enligt LSS och SoL. Tillämpningen av dessa hindras emellertid av frågan kring tillståndsplikt. DEL-TA:s dagliga verksamhet skiljer sig från Socialförvaltningens andra upphandlade dagliga verksamheter genom att företaget består av flera delar och riktar sig till flera olika målgrupper. Företaget innehar i dagsläget inget tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg (IVO) att bedriva daglig verksamhet. Frågan om tillståndsplikt är viktig att reda ut, för att vara på det klara med, under vilka föreskrifter och regler verksamheten formellt lyder under. Rutiner är alltså upprättade men väntar på att kunna fastställas inför att tillståndspliktfrågan är utredd. Detta eftersom tillstånd berör bland annat rapporteringsskyldighet enligt Lex Sarah. Verksamheten har rutin och blankett för genomförandeplan men tillämpar det inte. Verksamheten förklarar detta med att underlaget från kommunen fortfarande är för bristfälligt. Dialog har dock förts med Slussen som ska återkomma med underlag. Verksamheten har å sin sida samlat underlag genom individuella samtal med brukarna. Verksamheten råds att upprätta genomförandeplaner med befintligt underlag. Detta för att skapa tydlighet, underlätta uppföljning samt säkerhetsställa informationsöverföring mellan medarbetare och vid nyrekrytering av personal. Avtalet är äldre och behöver ses över/ uppdateras. Förbättringsområden Verksamheten ombeds se över åtgärder kring följande: - För att komplettera uppgift föregående uppgift med anledning av nyrekrytering: Återkomma med uppgift om hur många personer har arbetat minst ett år. - Inför uppdatering av avtal: Återkomma med synpunkter. - Säkerhetsställa och vid behov upprätta rutin för kontakt med hälsooch sjukvårdspersonal. - Bevaka Kunskapsguidens webbutbildningar och informationsmaterial förslagsvis gällande: - Basutbildning område funktionsnedsättning. - Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. - Upprätta individuella genomförandplaner. - Kontakta IVO för att klargöra eventuell tillståndsplikt.

114 3 (7) Handlingsplan Rapporten från kvalitetsgranskare skickas till föreståndare/verksamhetsansvarig i avtalad verksamhet senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheteten planerar att vidta och när dessa beräknas vara klara. Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4) veckor efter att rapporten mottagits, d.v.s. senast 3 januari Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden. Bakgrund Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa kvaliteten i verksamheterna och att tecknat avtal följs. Syfte och mål Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal. Målet är säkerställd kvalitet. Metod Inför besöket granskas avtal samt tidigare kvalitetsuppföljning med handlingsplan. Verksamhetens mål Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem? Att utgöra en växtplats för människor som av olika skäl står långt från arbetsmarknaden.

115 4 (7) Kunskapsbaserad verksamhet Ledning Vilken utbildning och erfarenhet har föreståndare/verksamhetsansvarig som ansvarar för driften av verksamheten? Avtalsansvarig är VD Marie Fransson har efter längre tids sjukskrivning fattat beslut om att inte återträda som VD. Ola Bengtsson fortsätter därför som tillförordnad VD och styrelsen kommer fatta beslut under 2018 om permanent ersättare. Ola Bengtsson (som också är produktionschef) har lång erfarenhet inom verksamheten. Olas utbildning efterfrågades ej under uppföljningen. Personal Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal? Eftersom DEL-TA är ett socialt företag så sker den mesta rekryteringen Genom praktik eller annan insats via arbetsförmedlingen, kommunen, migrationsverket eller kriminalvården. Därefter kan personen erbjudas en anställning. Rekrytering till gruppledarbefattning sker internt och då fästs störst vikt vid personlig lämplighet. Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år. Ja. Skiftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas? Ja. Trygghet och säkerhet De enskilda Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas. Ja. Samtliga enskilda på enheten har en särskild kontaktman bland personalen. Ja. Gruppledaren fungerar som särskild kontaktman. Gruppledarna samarbetar, men det är aktuell gruppledare som ansvarar för den enskildes dokumentation. Har verksamheten en ansvarsförsäkring? Ja för anställda i verksamheten. För deltagarna/ brukarna tecknas ansvarsförsäkring via beställaren enligt avtal. Personal Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten. Ökat antal anställda under 2017, mycket tack vare gemensamt projekt med Arbetsförmedlingen. Nu har verksamheten 72 anställda varav 63,85 arbetar heltid. Hur många personer är anställda? Se ovan. Hur många personer har arbetat minst ett år? Mats Olsson ska återkomma med uppdaterad uppgift. Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och tillämpas. Ja

116 5 (7) Dokumentation Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för varje enskild. Nej. Rutin är dock utformad men svår att genomföra i nuläget eftersom underlaget från kommunen fortfarande är för bristfälligt. Dialog har dock förts med Slussen som ska återkomma med underlag. Regelbundna individuella medarbetarsamtal har införts med brukarna för att skapa ett underlag och på det sättet göra dem delaktiga i genomförandeplanen. Kvalitetsuppföljaren föreslår att företrädarna söker information på socialstyrelsens kunskapsportal Kunskapsguiden för att göra en bedömning om huruvida genomförandeplaner kan upprättas med det underlag som finns och på det sättet göra mål tidsatta och mätbara. Social journal finns för varje enskilde där faktiska omständigheter och händelser av betydelse dokumenteras. Se ovan. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får tillgång till den. Ja. lex Sarah Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:5 finns och tillämpas. Rutin är upprättad men frågan om tillstånd och anmälningsplikt måste utredas. Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Nej, ej aktuellt. Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året. - Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 SoL och 24 d LSS) Nej, ej aktuellt. Synpunkter och klagomål Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och tillämpas. Ja. Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål. Ja. Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Ja. HSL/egenvård Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas finns och tillämpas. Nej. Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten. Nej. Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas. Nej. Inte aktuellt.

117 6 (7) Lokaler Lokalerna är utrustade med brandlarm. Ja. Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara. Ja. Utrymningsövningar genomförs regelbundet. Ja. Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll? Görs i samband med allmän skyddsrond. Senast Delaktighet och inflytande Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan. Se rubrik och genomförandeplan. Regelbundna möten hålls där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor. Ja stormöte hålls varannan vecka. Verksamhetsledningen framhåller att de värnar delaktigheten från deltagarna. Tillgänglighet Har enheten nödvändiga hjälpmedel till de brukare som behöver det? Ja. Finns det (utöver matsal) särskilt rum för rast och vila? Ja. Självbestämmande och integritet Enheten har haft en eller flera personer som har övergått från daglig verksamhet till förvärvsarbete under det senaste året eller sedan föregående uppföljning. Nej. Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten En medarbetarundersökning ( tempmätning ) genomförs normalt 2 ggr/år. Även i samband med skyddsrond 2 ggr/år görs en gruppvis undersökning av den psykosociala arbetsmiljön. Under 2017 har verksamheten dessutom tillsammans med andra DV i Kalmar kommun (kommunala och privata) deltagit i nationell brukarundersökning som drivs av socialstyrelsen. Resultaten går att jämföra mellan verksamheter i kommunen såväl som med resten av landet. Under 2018 planerar verksamheten att införa en ny medarbetarundersökning (för brukarna) enligt modell från Prevent.

118 7 (7) Öppna frågor Hur fungerar samarbetet med beställaren? Verksamheten har haft återkommande dialog med enhetschef Johan Augustsson under året, som också har varit behjälplig att förbättra samverkan med Slussen vad gäller underlag. Verksamheten har fortfarande viss bekymmer med att de inte får tillräckligt med underlag från Slussen för att kunna upprätta genomförandeplaner men hoppas i och med dialog att detta är på bättringsväg. Det uppskattas mycket att Johan även besöker verksamheten spontant. Socialnämndens samt omsorgsnämndens ordföranden har gjort studiebesök hos verksamheten vilket var mycket uppskattat. Hur fungerar samarbetet med handläggaren? Se ovan. Förändringar och frånvaro? Ny gruppledare har tillträtt för företagsgrupp vilket fungerar mycket bra. Har verksamheten anlitat underentreprenör? Nej. Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förutsättningar för fortsättning? Verksamhetschef Niklas Hermansson och verksamhetsutvecklare Nadja Widéhn ska se över detta i januari. Verksamheten återkommer med synpunkter på avtal inför detta. Frågan om tillståndsplikt är viktig att reda ut, för att vara på det klara med, under vilka föreskrifter och regler verksamheten formellt lyder under. Verksamheten behöver ta kontakt med IVO för att undersöka detta. Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren? Nej.

119 Handlingsplan över åtgärder DEL-TA planerar att vidta, utifrån genomförd kvalitetsgranskning av omsorgsverksamheten i december När det gäller rutin för kontakter med hälso- och sjukvård så fungerar detta i praktiken. Dock finns det ingen dokumenterad rutin, vilket kommer att tas fram av Personalchef, tillsammans med berörda gruppledare och sjukvårdsansvarig inom verksamheten. Utifrån medarbetarsamtal som genomförs med de personer som är på DEL-TA via omsorgsavtalet, kommer vi att ta fram en genomförandeplan för var och en. Omfattning och innehåll kommer dock att kunna variera utifrån de olika förutsättningar som varje individ har. DEL-TA:s Personalchef kommer att kontakta IVO för att klargöra vad som behöver göras när det gäller att söka tillstånd för att bedriva nuvarande verksamhet. Gällande själva ansökan kan det bli aktuellt att ta hjälp ifrån Kalmar Kommun. Antalet med anställningstid överstigande 1 år, bifogas denna handlingsplan. Handlingsplan PC=Personalchef, PH=Personalhandläggare, GL=Gruppledare, F=Fadder, NM=Nyckelmontör, L=Ledningsgrupp, HSO=Huvudskyddsombud, SO=Skyddsombud. Åtgärd/aktivitet Ansvarig Medverkande Start Klart 1. Skriftlig rutin för kontakter med hälso- och PC GL, sjukvårdspersonal sjukvårdsansvariga 2. Rutin för skapande av genomförandeplan PC GL utifrån de medarbetarsamtal som genomförs med de personer som är på DEL- TA genom omsorgsavtalet 3. Kontakt med och ansökan om tillstånd från PC Kalmar kommun IVO 4. Precisering av antalet anställda > 1 år PC Kalmar Mats Olsson Personalchef

120 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Niklas Hermansson SN 2018/ Socialnämnden Kvalitetsuppföljning Mossegården Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kvalitetsuppföljning av Mossegården gjordes av socialnämnden Mossegården förefaller vara en verksamhet med genuin känsla och omsorg för deltagarnas intresse och behov. Liksom föregående kvalitetsuppföljning framstår Mossegården som välfungerande vad gäller kärnverksamhet och till de yttre kraven på verksamheten såsom systematiskt förbättringsarbete och dokumentation. Detta tack vare att verksamheten kontinuerligt eftersträvar bästa tillgängliga kunskap och god kvalité. Verksamheten ombeds emellertid säkerhetsställa att verksamhetsberättelse och årsredovisning inkommer till socialförvaltningen enligt avtal. Verksamheten har i och med detta inkommit med handlingsplan för att åtgärda detta. Niklas Hermansson Verksamhetschef Nadja Widéhn Verksamhetsutvecklare Bilagor Rapport kvalitetsuppföljning Mossegården Handlingsplan Mossegården Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx Niklas.Hermansson@kalmar.se

121 SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Förvaltningschef Cecilia Frid Avdelningschef Ingela Möller (6) Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS - Rapportmall Basuppgifter Verksamhetens namn Mossegården daglig verksamhet Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.) Enskild firma Föreståndare/verksamhetsansvarig Nina Nätbring Telefon , mossegarden@hotmail.com Hemsida - Verksamhetens kontaktperson på kommunen Mikael Hylén Tel: Epost: mikael.hylen@kalmar.se Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning) Daglig verksamhet Antal omsorgstagare i verksamheten 9 brukare varav 6 heltid, 8 platser Kvalitetsuppföljningen utförd av Verksamhetsutvecklare Nadja Widéhn, utvecklingssamordnare Sofia Karlsson. Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten Nina Nätbring Benlow, Linn Benlow. Datum för kvalitetsuppföljningen Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar

122 2 (6) Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden Intryck och slutsatser Mossegården förefaller vara en verksamhet med genuin känsla och omsorg för deltagarnas intresse och behov. Liksom tidigare kvalitetsuppföljning framstår Mossegården som välfungerande vad gäller kärnverksamhet men nu även till de yttre kraven på verksamheten såsom systematiskt förbättringsarbete och dokumentation. Detta tack vare att verksamheten kontinuerligt eftersträvar bästa tillgängliga kunskap och god kvalité. Kvalitetsuppföljaren saknar emellertid verksamhetsberättelse och årsredovisning från verksamheten. Det finns en oklarhet till vem i kommunen som dokumenten har skickats. Under kvalitetsuppföljningen framkommer en del önskemål och frågor till kommunen gällande samverkan kring brukarna samt HLR utbildning som kvalitetsuppföljarna åtar sig att undersöka och återkoppla. Förbättringsområden. Verksamheten behöver sammanställa årsberättelse och verksamhetsbeskrivning och sända detta till verksamhetschef Niklas Hermansson senast slutet av maj enligt avtal. Verksamhetsberättelsen kan ingå i årsberättelsen men bör då utöver årsberättelsens innehåll omfatta aktiviteter och viktiga händelser från gångna året samt planering framåt. Utvecklingssamordnare Sofia Karlsson undersöker möjlighet för verksamheten att köpa in sig på kommunens löpande HLR utbildning. Kvalitetsuppföljare ordnar kontakt ordnas med Mikaél Hylén för att verksamheten skall få hjälp/ återkoppling kring förbättrad samverkan gällande återkommande möten. Handlingsplan Rapport från kvalitetsgranskare skickas till ansvarig chef i avtalad verksamhet senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas av ansvarig chef i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheteten tänker vidta och när dessa ska vara klara. Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4) veckor efter att rapporten mottagits. Detta innebär den 18 december Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden. Vidtagna åtgärder följs upp av kvalitetsgranskare vid nästa årliga kvalitetsuppföljning eller tidigare vid behov. Bakgrund Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa

123 3 (6) kvaliteten i verksamheterna och att tecknat avtal följs. Syfte och mål Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal. Målet är säkerställd kvalitet. Metod Inför besöket granskas verksamhetsberättelse, årsredovisning, tidigare kvalitetsuppföljning samt tillstånd. Besök i verksamheten och intervju med företrädare. Verksamhetens mål Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem? Sträva efter att brukaren ska bli självständig. Ha en givande dag. Att känna sig behövd. Djuren på gården är den viktigaste delen för att uppfylla målen. Kunskapsbaserad verksamhet Ledning Vilken utbildning och erfarenhet har föreståndare/verksamhetsansvarig som ansvarar för driften av verksamheten? Nina Nätbring har den gamla vårdarinna utbildningen motsvarande 1 årig gymnasieutbildning. Linn Benlow är utbildad hälsopedagog. Personal Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal? Inga formella utbildningskrav. Anställning sker dock efter personlig lämplighet med höga krav på gott bemötande och förmåga att arbeta med målgruppen och för deltagarnas individuella utvecklingsmål med en meningsfull sysselsättning. Likväl ställs det höga krav på erfarenhet och förmåga att arbeta med djuren tillsammans med deltagarna såsom handikappsvänliga hästar. Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år. Nej. Företrädarna uppger dock att de använder sig av de kunskapskällor de fått tips om vid föregående kvalitetsuppföljning. De söker också kontinuerligt egna kanaler med exempelvis webbutbildning. Linn Benlow har genomgått SIP utbildning och verksamheten planerar att genomgå kurser via habiliteringen. Skiftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas? Ja. Trygghet och säkerhet De enskilda Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas. Ja. Samtliga enskilda på enheten har en särskild kontaktman bland personalen. Enligt tidigare uppföljning: Alla har samma kontaktman. Den som är föreståndare är kontaktman. Har enheten en ansvarsförsäkring? Ja.

124 4 (6) Personal Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten. 2,5 Hur många personer är anställda? 3 Hur många personer har arbetat minst ett år? 3 Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och tillämpas. Ja. Dokumentation Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för varje enskild. Ja. Social journal finns för varje enskilde där faktiska omständigheter och händelser av betydelse dokumenteras. Ja. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får tillgång till den. Ja i låst arkivskåp. Lex Sarah Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:5 finns och tillämpas. Ja. Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året. - Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 SoL och 24 d LSS) Inga. Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Nej. Synpunkter och klagomål Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och tillämpas. Nej. Verksamheten redogör emellertid noggrant och tydligt för hur synpunkter samlas och tillvaratas i olika sammanhang. Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål. Inte skriftligen men muntligen. Verksamheten förklarar att deltagarna vänder sig direkt till personalen med synpunkter, samt att det framkommer synpunkter vid uppföljning av genomförandeplanen var tredje månad. Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Nej. HSL/egenvård Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas finns och tillämpas. Verksamheten har fått en lista för de brukare som har en kommunsjuksköterska och kontaktuppgifter till vederbörande. Kontakt har

125 5 (6) aldrig behövts tas. Verksamheten kontaktar i stället brukarens boende som då har kontakt med aktuell sjuksköterska. Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten. För en av brukarna finns delegerad medicinering till tre personal. Samtliga anställda har delegering. Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas. Enligt tidigare uppföljning: Ja. Skriftlig rutin finns i brukarens pärm. Lokaler Lokalerna är utrustade med brandlarm. Ja. Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara. Ja. Utrymningsövningar genomförs regelbundet. Ja. Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll? Kontrolleras årligen av Brandab. Senast Delaktighet och inflytande Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan. Ja utifrån deltagarnas förutsättningar. De deltar i uppföljning av genomförandeplan var tredje månad men ibland kompletteras detta med att synpunkter och signaler fångas upp i vardagen. Detta kan behövas eftersom deltagarna kan uppleva det som pressande med direkta frågor i samband med genomförandeplanen, samt ibland även missuppfatta och tolka situationen med genomförandeplanen så som att det handlar om huruvida de klarat av att prestera till utsatta krav. Regelbundna möten hålls (boråd i boende och arbetsplatsträffar på DV) där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor. En gång i månaden sker ett möte med enskilda brukarna med agendan vad vill brukaren göra på verksamheten. Varje morgon hålls också möte för att känna av schemat som satts för dagen, utifrån brukarens önskemål och dagsform. Utöver detta hålls individuella utvecklingssamtal en gång i halvåret, samt i grupp en gång per halvår. Inför utvecklingssamtalen planerar verksamheten att använda en samtalsmatta med bilder. (Se rubrik övrigt ). Det är möjligt för den som vill (avser DV) att delta i enhetens dagliga verksamhet 40 timmar per vecka. Ja. Tillgänglighet Har enheten nödvändiga hjälpmedel till de brukare som behöver det? Verksamheten är handikappanpassad med ramper till lokalen och inför ridning. Finns det minst 2 handikappvänliga hästar och ytterligare två tamdjursarter? Ja. Tre hästar för både ridning och körning. Vid kvalitetsuppföljningen observerades också andra tamdjur såsom hund, getter och höns.

126 6 (6) Enheten är öppen utöver fyra veckor på sommaren och helgdagar? Ja. Kan enheten (så långt det är möjligt) erbjuda kost utifrån individens önskemål utifrån hälso- etniska eller religiösa skäl? Ja. Självbestämmande och integritet Enheten (avser DV) har haft en eller flera personer som har övergått från daglig verksamhet till förvärvsarbete under det senaste året eller sedan föregående uppföljning. Nej. Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten. Verksamheten har samverkat med kommunen egna och övriga externa verksamheter i en nationell brukarundersökning arrangerad av socialstyrelsen. Resultatet går att läsa enhetsvis men också i jämförelse inom kommunen och i landet i stort. Öppna frågor Hur fungerar samarbetet med beställaren? Det skulle behövas mer kontinuerliga möten med kommunens boenden i vilka brukarna har sin bostad. Detta för att skaffa en samsyn och översikt kring brukarens vardag i sin helhet. Känns otydligt kring vem som ansvar för att initiera dessa möten. Hur fungerar samarbetet med handläggaren? Bra. Hur fungerar samverkan med särskola? (Praktik särskoleelever). Frågan ställdes inte denna gång. Har det varit aktuellt med samverkan kring SIP alt. Individuell plan enligt LSS 10? Nej. Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förutsättningar för fortsättning? Företrädarna ser positivt på framtiden och att fortsätta med verksamheten. Har någon brukare varit frånvarande mer än en månad? Nej. Har enheten anlitat någon underleverantör? Nej. Har enheten något kvalitetsledningssystem? Ja. Linn har genomgått webbutbildning för ändamålet. Detta för att säkerhetsställa att verksamheten uppnår kraven. Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren? Verksamheten planerar i samverkan med habiliteringen att använda sig mer av bilder och individuella scheman i brukarnas dagsarbete, eventuellt också med tillhörande app. Det sistnämnda kräver emellertid flera Ipads vilket idag inte finns tillgängligt i verksamheten.

127 Handlingsplan Mossegården. Hej Nadja och god fortsättning! Ursäkta för sent svar. Vad jag förstod på kvalitetsuppföljningen var att vi missat skickat in vår årsberättelse till Niklas Hermansson? Denna är nu inskickad. Om det är något jag missat får du gärna återkoppla tillbaka till mig, så jag kan gör om och göra rätt. Med Vänliga Hälsningar/ Nina Nätbring/ Mossegården

128 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Niklas Hermansson SN 2018/ Socialnämnden Kvalitetsuppföljning Lustgården Förslag till beslut Socialnämnden fatar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kvalitetsuppföljning av Lustgården gjordes av socialnämnden Verksamheten bedrivs i lantlig miljö och verkställer beslut på Daglig verksamhet enligt LSS och Dagverksamhet enligt SoL. Lustgården ger intrycket av en välfungerande verksamhet med känsla och omsorg för deltagarnas intresse och behov. Vid kvalitetsuppföljningen framkommer förbättringsområden i arbetet med framtagande av rutiner. Det rör inte själva upprättandet av rutiner utan mer förarbete och bedömning kring vilka rutiner som behövs. Rådet till verksamheten blir därför att söka kunskapsutveckling genom bland annat utbudet på socialstyrelsens kunskapsportal. Särskilt rekommenderas kunskapsguidens nya tema om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Verksamheten har efter kvalitetsuppföljningen inkommit med handlingsplan för att åtgärda detta. Niklas Hermansson Verksamhetschef Nadja Widéhn Verksamhetsutvecklare Bilagor Rapport kvalitetsuppföljning Lustgården Handlingsplan Lustgården Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx Niklas.Hermansson@kalmar.se

129 SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Förvaltningschef Cecilia Frid Avdelningschef Ingela Möller (7) Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS - Rapportmall Basuppgifter Verksamhetens namn Lustgården i Lövshult Lövshult 157, Ljungbyholm Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.) Enskild firma Föreståndare/verksamhetsansvarig Lena Karlsson Telefon lovhultgarden@telia.com Hemsida Kontakt på socialförvaltningen Mikael Hylén, tel: Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning) Daglig verksamhet i lantlig miljö Antal omsorgstagare i verksamheten 10 inskrivna brukare. 6 personer är där alla dagar, 1 fyra dagar/v, 1 tre dagar/v, 2 två dagar/v. Kvalitetsuppföljningen utförd av Verksamhetsutvecklare Nadja Widéhn. Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten Lena Karlsson och Thomas Karlsson. Datum för kvalitetsuppföljningen Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar

130 2 (7) Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden Intryck och slutsatser Vid föregående kvalitetsuppföljning rekommenderades verksamheten att skaffa sig en större kännedom om vilka föreskrifter som reglerar verksamheten. Bakgrunden till detta var att företrädarna visserligen hade dokumentation och rutiner upprättat, men uttryckte samtidigt osäkerhet kring hur de ska förhålla sig till och använda sig av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Verksamheten råddes att göra en bedömning utifrån socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd kring ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete med tillhörande handbok, kring vilka processer och rutiner som behöver kompletteras. Verksamheten råddes även att undersöka utbud på Kunskapsguiden i arbetet med att uppdatera kompetensutvecklingsplaner. Efter 2016 års kvalitetsuppföljning inkom verksamheten med handlingsplan som redogjorde för rutiner och dokument som upprättats. Vid 2017 års kvalitetsuppföljning redogör företrädaren för olika rutiner och mallar som kan efterfrågas och de visar en ambition i att ha allt till de yttre kraven på plats. Samtidigt uttrycks fortfarande en osäkerhet kring syftet med dessa rutiner och nytta och behov av detta ifrågasätts i verksamhetens begränsade omfattning. Företrädaren hänvisar till verksamhetens storlek och att överblicken och kännedomen om brukarnas behov är så välfungerande så att rutiner och pappersarbete upplevs ineffektivt. Följaktligen ger verksamheten ett intryck av värna om brukarnas intresse och behov samt att verksamheten i sin helhet skall fungera bra. Verksamheten ombesörjer också att yttre kraven utifrån föreskrifter och allmänna råd upprätthålls men ifrågasätter dess syfte. Det står därför osannolikt att rutiner som upprättas föregås av en adekvat behovsbedömning, än mindre tillämpas. Förbättringsområden De förbättringsområden som framkommer vid kvalitetsuppföljningen rör inte själva upprättandet av rutiner utan mer kunskap, analys och bedömning till varför de behövs. Rådet till verksamheten blir därför att söka kunskapsutveckling till detta genom bland annat utbudet på socialstyrelsens kunskapsportal: Särskilt rekommenderas kunskapsguidens nya tema om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Vid kvalitetsuppföljningen uttrycker verksamheten önskemål om att få hjälp med att förbättra samverkan med deltagarnas boenden inom kommunens verksamhet i vilka deltagarna får sina boendeinsatser ifrån. Kontakt ordnas med enhetschef Mikael Hylén för att hjälpa Lustgårdens förteträdare med detta. Handlingsplan Rapport från kvalitetsgranskare skickas till föreståndare/verksamhetsansvarig i avtalad verksamhet senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas av ansvarig chef i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheteten tänker vidta och när dessa ska vara klara. Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4)

131 3 (7) veckor efter att rapporten mottagits, vilket innebär den 18 december Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden. Vidtagna åtgärder följs upp av kvalitetsgranskare vid nästa årliga kvalitetsuppföljning eller tidigare vid behov. Bakgrund Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa kvaliteten i verksamheterna och att tecknat avtal följs. Syfte och mål Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal. Målet är säkerställd kvalitet. Metod Inför besöket granskas verksamhetsberättelse, årsredovisning, tillstånd, tidigare kvalitetsuppföljning samt avtal. Besök i verksamheten och intervju med företrädare. Verksamhetens mål Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem? Meningsfull sysselsättning i stimulerande miljö med närhet till djur och natur. Verksamheten bedrivs på landet och brukaren ska ingå i en gemeneskap och ha ansvarsområden. Kunskapsbaserad verksamhet Ledning Vilken utbildning och erfarenhet har föreståndare/verksamhetsansvarig som ansvarar för driften av verksamheten? Fritidsassistent, fritidsledarutbildning, handikappridning samt 29 års yrkes-erfarenhet med målgruppen. Personal Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal? Att personal är allsidig kunskap och erfarenhet av gårds-och djurskötsel samtidigt som man har ett professionellt förhållningssätt och ett gott bemötande gentemot brukarna. Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år. Verksamheten uppdaterar kompetensutvecklingsplaner när lämplig utbildning/ föreläsning blir tillgänglig. I verksamhetsberättelsen för 2016 redogör Lustgården för att de har deltagit i föreläsning om bemötande vid ADHD och autismtillstånd, bemötande 2 vid autism/ asperger samt Autism och Aspergerförbundets rikskonferens 2016 i Göteborg. Skiftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas? Ja.

132 4 (7) Trygghet och säkerhet De enskilda Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas. Ja. Samtliga enskilda på enheten har en särskild kontaktman bland personalen. Nej. Alla i personalen delar på ansvaret med kontakten med brukarna. Den sociala dokumentationen sköts av Lena. Verksamheten är så liten att inget av vikt kring en brukare riskerar att förbises uppger Lena och Thomas. Har enheten en ansvarsförsäkring? Ja. Personal Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten. Lena och Thomas arbetar heltid, Eva Wahlin har sjukersättning och arbetar ca 3-3,5 timmar ti-to. Verksamheten kan för närvarande inte anställa fler eftersom samtliga deltagarplatser inte är fyllda. Hur många personer är anställda? Tre. Hur många personer har arbetat minst ett år? Tre. Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och tillämpas. Ja. Dokumentation Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för varje enskild. Genomförandeplan finns för varje brukare. Det är tydligt vid granskning att dessa revideras och följs upp kontinuerligt. Minst var sjätte månad har personalen ett utvecklingssamtal enligt en skriftlig mall med varje brukare. Frågorna berör trivsel, önskemål samt uppfattning om: aktiviteter, mat, resor, medbestämmande mm. Genomförandeplanen revideras i samband med och utifrån vad som kommer fram i utvecklingssamtalet. Social journal finns för varje enskilde där faktiska omständigheter och händelser av betydelse dokumenteras. Ja. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får tillgång till den. Ja i låst kassaskåp. Lex Sarah Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:5 finns och tillämpas. Rutin finns. Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Ej aktuellt. Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året. - Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 SoL och 24 d LSS) Ej aktuellt. Synpunkter och klagomål Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och

133 5 (7) tillämpas. I utvecklingssamtalet som hålls var sjätte månad dokumenteras brukarens synpunkter och önskemål. Det finns även skriftlig rutin. Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål. Ja. Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Nej. Verksamheten uppger att de kan se eventuellt återkommande mönster genom den synpunktshantering de redan har. Mycket tack vare att de är en sådan liten arbetsgrupp som alla har mycket god insyn i vardera deltagares situation och utvecklingsplan. De anser därför inte att det finns behov av analys på gruppnivå. HSL/egenvård Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas finns och tillämpas. Ja. Det finns angivet i den enskildes sociala dokumentation vilken HSL-personal som är aktuell. Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten. Nej. Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas. Nej. Lokaler Lokalerna är utrustade med brandlarm. Ja, sammankopplade larm. Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara. Ja. Utrymningsövningar genomförs regelbundet. Ja, redogörs i verksamhetsberättelse för Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll? Thomas är f.d. brandman och genomför själv kontroll av brandvarnare och brandsläckare regelbundet. Delaktighet och inflytande Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan. Ja. Regelbundna möten hålls (arbetsplatsträffar på DV) där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor. Inga särskilda möten hålls utöver de möten som sker tre gånger per dag i samband med frukost, lunch och fika. Det är möjligt för den som vill (avser DV) att delta i enhetens dagliga verksamhet 40 timmar per vecka Ja. Tillgänglighet Har enheten nödvändiga hjälpmedel till de brukare som behöver det? Ej aktuellt. Finns det minst 2 handikappvänliga hästar och ytterligare två tam-

134 6 (7) djursarter? Ja. Fyra hästar. Två större och två mindre. Det finns utöver detta flera tamdjursorter. Enheten är öppen utöver fyra veckor på sommaren och helgdagar? Ja. Kan enheten (så långt det är möjligt) erbjuda kost utifrån individens önskemål utifrån hälso- etniska eller religiösa skäl? Ja. Självbestämmande och integritet Enheten (avser DV) har haft en eller flera personer som har övergått från daglig verksamhet till förvärvsarbete under det senaste året eller sedan föregående uppföljning. Nej. Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten Ja. Lustgården har tillsammans med kommunens samt övriga externa dagliga verksamheten deltagit i socialstyrelsen brukarundersökning hösten Brukarundersökningen kommer att återkopplas till verksamheten och brukarna vinter 2017/2018. Resultaten kommer gå att jämföra mellan enhet och nationellt samt över tid. Har ni något uppdrag som förvaltare eller god man till någon deltagare i verksamheten? Ja: Thomas är god man till två deltagare och har varit det mycket länge. Thomas har dock meddelat överförmyndarnämnden att deltagarna behöver ny god man då han inte kan fortsätta det uppdraget med hänsyn att de deltar i Lustgårdens verksamhet. Beskedet är dock än så länge att det inte finns någon ny god man tillgänglig. Öppna frågor Hur fungerar samarbetet med beställaren? Företrädarna beskriver svårighet i att föra dialog med såväl beslutsfattare som boenden. De önskar kunna föra öppen kontakt för deltagarnas bästa (dock med hänsyn till deltagarnas integritet) och att till exempel bli kontaktade om något särskilt har hänt som de behöver veta om för att möta deltagaren på bästa sätt. De upplever emellertid stort motstånd i detta. I verksamhetsberättelsen för 2016 redogör verksamheten för att de under året tagit emot besök från Slussen för uppföljning av deltagare samt för eventuella nya deltagare, samt boendepersonal till deltagare som vill få insyn och uppfattning om den dagliga verksamheten. Hur fungerar samarbetet med handläggaren? Lite kontakter finns med Slussen, vilket fungerar bra. Hur fungerar samverkan med särskola? (Praktik särskoleelever). I verksamhetsberättelsen för 2016 redogör verksamheten för att de under året tagit emot studiebesök av elever samt praktikander från Högalids folkhögskola. Har det varit aktuellt med samverkan kring SIP alt. Individuell plan enligt LSS 10? Nej.

135 7 (7) Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förutsättningar för fortsättning? Företrädarna förmedlar att de vill fortsätta verksamheten och att de på sikt hoppas att kunna sälja gården till någon som är intresserad av att fortsätta dagliga verksamheten. Har någon brukare varit frånvarande mer än en månad? Ja i och med att en av deltagarna avlidit. Har enheten anlitat någon underleverantör? Nej. Har enheten något kvalitetsledningssystem? Verksamheten visar pärm med innehåll som efterfrågas i Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Förträdaren uttrycker det emellertid som svårt att se syftet med de anvisningar som finns i denna. Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren? Inga övriga synpunkter.

136 Handlingsplan Lustgården. Vi kommer att söka kunskapsutveckling I socialstyrelsens kunskapsportal kunskapsguiden.se Främst angående ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Lena Karlsson Lustgården

137 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Niklas Hermansson SN 2018/ Socialnämnden Kvalitetsuppföljning Miniprint Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kvalitetsuppföljning av Miniprint gjordes av socialnämnden Miniprint är en ekonomisk förening och verkställer beslut om daglig verksamhet för personer i yrkesverksam ålder tillhörande personkrets 1 och 2, 1 LSS för sex brukare. Inriktningen på verksamheten är friskvård, skapande verksamhet, sång och musik samt nutidsorientering. Verksamheten ger intryck av att vara välfungerande och styrelsen för den ekonomiska föreningen är aktiva intressenter och fokus för verksamheten är brukarna och deras välmående. Verksamheten driver kontinuerligt utvecklingsarbetet framåt och har med kunskapsutbyte samverkat med socialförvaltningen under året i nationell brukarundersökning. Verksamheten har ombetts att lämna års- och verksamhetsberättelse enligt avtal och inkommit med handlingsplan för att åtgärda det som efterfrågats. Niklas Hermansson Verksamhetschef Nadja Widéhn Verksamhetsutvecklare Bilagor Rapport kvalitetsuppföljning Miniprint Handlingsplan Miniprint Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx Niklas.Hermansson@kalmar.se

138 SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Socialchef Cecilia Frid Avdelningschef verksamhetsutveckling Ingela Möller (7) Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS - Rapportmall Basuppgifter Verksamhetens namn Miniprint Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.) Ekonomisk förening Föreståndare/verksamhetsansvarig Louise Ek Kontaktperson på socialförvaltningen Johan Augustsson tel: Telefon Hemsida Nej Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning) Daglig verksamhet för personer i yrkesverksam ålder. Personkrets 1 och 2 i 1 LSS. Friskvård, skapande verksamhet, sång och musik, nutidsorientering. Antal brukare i verksamheten 6 st Kvalitetsuppföljningen utförd av Verksamhetsutvecklare Nadja Widéhn Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten Louise Ek föreståndare, Göran Stridsberg styrelserepresentanter. Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar

139 2 (7) Datum för kvalitetsuppföljningen Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden Intryck och slutsatser 2016 gjordes bedömningen att verksamheten har gjort ett fullgott utveckling arbete under 2015, inte bara utifrån de mest prioriterade förbättringsområden som kvalitetsgranskarna tidigare identifierat, utan även i form av egen väl av vägd bedömning kring ytterligare rutiner och dokument som behöver komma på plats. Vid 2016 års kvalitetsuppföljning framkom inga förbättringsområden som fodrade handlingsplan. Kvalitetsgranskarna skickade efter besöket 2016 liksom till övriga verksamheter en sammanställning med tips på informations och kunskapskällor. Miniprint efterfrågade även tips och råd inför kommande verksamhetsberättelse vilket kvalitetsgranskarna skickat ut i efterhand. I 2017 års kvalitetuppföljning görs bedömningen att verksamheten på samma sätt som tidigare håller en god kvalité till kärnverksamhet utifrån brukarnas behov såväl som till yttre krav utifrån föreskrifter och allmänna råd. Kvalitetsuppföljaren saknar emellertid verksamhetsberättelse och årsredovisning från verksamheten och verksamheten ber om tydliggörande i vad som ska omfattas i de olika dokumenten. Det finns en oklarhet till vem i kommunen som dokumenten har skickats. Verksamheten önskar också ett samarbete kring utveckling av mall för åldersrelaterade symtom. De önskar också tips på konferenser och utbildningstillfällen som kan vara av intresse. Det finns även behov av att MAS bokar besök i verksamheten för att diskutera åldersrelaterade frågor kring brukare. Under kvalitetuppföljningen erbjuds verksamheten att delges information om utbildnings och informationsmaterial gällande basutbildning och Lex Sarah efterhand att det tas fram i kommunen. Verksamheten ställer sig positiv till detta. Förbättringsområden Verksamheten behöver sammanställa årsberättelse och verksamhetsbeskrivning och sända detta till verksamhetschef Niklas Hermansson senast slutet av maj enligt avtal. Verksamhetsberättelsen kan ingå i årsberättelsen men bör då utöver årsberättelsens innehåll omfatta aktiviteter och viktiga händelser från gångna året samt planering framåt. Kommunens kontaktperson (Johan Augustsson) ombesörjer att sända tips på konferenser och offentliga utbildningstillfällen till verksamheten. Kommunens kontaktperson (Johan Augustsson) undersöker och återkopplar till verksamheten om det idag tillämpas någon mall för dokumentation av åldersrelaterade symtom. MAS ska ta kontakt med verksamheten och boka tid för besök.

140 3 (7) Handlingsplan Rapport från kvalitetsgranskare skickas till föreståndare/verksamhetsansvarig i avtalad verksamhet senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas av ansvarig chef i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheteten tänker vidta och när dessa ska vara klara. Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4) veckor efter att rapporten mottagits, dvs. 8 december. Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden. Vidtagna åtgärder följs upp av kvalitetsgranskare vid nästa årliga kvalitetsuppföljning eller tidigare vid behov. Bakgrund Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa kvaliteten i verksamheterna och att tecknat avtal följs. Syfte och mål Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal. Målet är säkerställd kvalitet. Metod Inför besöket granskas avtal, verksamhetsberättelse, årsredovisning, tillstånd, handlingsplan och tidigare kvalitetsuppföljning. Verksamhetens mål Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem? Att utgöra en utvecklande och lärande miljö och verksamhet för personer med funktionsnedsättning.

141 4 (7) Kunskapsbaserad verksamhet Ledning Vilken utbildning och erfarenhet har föreståndare/verksamhetsansvarig som ansvarar för driften av verksamheten? Louise Ek har en treårig högskoleutbildning till fritidspedagog. Under 2017 har hon deltagit i föreläsning av Margareta Lunde-Martinsson om att bli äldre med intellektuell funktionsnedsättning och på vilket sätt brukaren påverkas. (Föreläsningen anordnades av FUB). Personal Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal? Verksamheten har inga specifika utbildningskrav utan lägger stor vikt vid erfarenhet, personlig lämplighet och kännedom om brukarna. Verksamheten har två fastanställda och har inte anställt någon ny sedan 2013 Miniprint samarbetar mycket med gruppbostaden Calmia vad gäller timvikarier, vilket skapar god kontinuitet för brukarna och bra förutsättningar för ovanstående kompetenskrav. Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år. Nej. Miniprint arbetar utifrån en generell kompetensplan för verksamheten. De anställda bevakar själva behov och möjligheter till kompetensutveckling. Men det avhandlas också i samband med den kontinuerliga handledning som verksamheten köpt in. Verksamheten kommer arbeta under 2018 med studiematerial författat av Barbro Lewin, samt så prenumererar verksamheten på tidningen Intra som innehåller mycket tips, idéer och intressanta artiklar i kunskapssyfte. Skiftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas? Nej. Introduktion har inte skett sedan Verksamheten uppger dock att arbetsrutin för detta finns rent praktiskt och att det snabbt kan upprättas skriftligt om det skulle bli aktuellt med nyanställningar. Kommentar Göran Stridsberg berättar att han tipsade verksamhetschef Niklas Hermansson inför föreläsningen och att det var många deltagare från kommunen som var där. Kvalitetsgranskarna tipsar om och bland annat det material som finns där med basutbildning för området funktionsnedsättning. Verksamheten kommer jobba med att ta fram en mall för att dokumentera och följa åldersrelaterade symtom. Idén kommer från ovan nämnda föreläsning. Nadja Widéhn åtar sig att undersöka om det tillämpas någon sådan mall inom kommunen idag. Trygghet och säkerhet De enskilda Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas. Har inte varit aktuellt. Ingen ny brukare sedan 2004.

142 5 (7) Samtliga enskilda på enheten har en särskild kontaktman bland personalen. Nej. De två anställda har gemensamt ansvar gentemot samtliga brukare men delar upp ansvaret när det gäller dokumentation. Har verksamheten en ansvarsförsäkring? Ja. Personal Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten. Två. Hur många personer är anställda? Två samt timvikarier. Hur många personer har arbetat minst ett år? Alla. Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och tillämpas. Muntlig information ges och en skriftlig sekretessförbindelse undertecknas av anställd personal. Dokumentation Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för varje enskild. Ja. Social journal finns för varje enskilde där faktiska omständigheter och händelser av betydelse dokumenteras. Ja. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får tillgång till den. Ja. lex Sarah Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:5 finns och tillämpas. Ja. Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Nej. Har inte varit aktuellt. Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året. - Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 SoL och 24 d LSS) Nej. Har inte varit aktuellt. Synpunkter och klagomål Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och tillämpas. Ja. Verksamheten har också tagit fram ett intervjuformulär som används årligen. Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål. Ja muntligen.

143 6 (7) Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Nej ingen sammanställning. HSL/egenvård Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas finns och tillämpas. Ja. Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten. Ej aktuellt för närvarande med kontakt med ansvarig sjuksköterska finns. Verksamheten önskar dock kontakt med MAS för att kunna diskutera ålderrelaterade frågor. Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas. Ej aktuellt. Se ovan. Lokaler Lokalerna är utrustade med brandlarm. Ja. Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara. Ja. Utrymningsövningar genomförs regelbundet. Ja. Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll? Sker kontinuerligt genom avtal med Brandab. Delaktighet och inflytande Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan. Ja. De årliga uppföljningsintervjuerna är ett sätt verksamheten arbetar med detta. Regelbundna möten hålls (boråd i boende och arbetsplatsträffar på DV) där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor. Ja en gång per vecka. Tillgänglighet Har enheten nödvändiga hjälpmedel till de brukare som behöver det? Ja. En brukare har rullator vilket fungerar bra i lokalerna.

144 7 (7) Självbestämmande och integritet Enheten har haft en eller flera personer som har övergått från daglig verksamhet till förvärvsarbete under det senaste året eller sedan föregående uppföljning. Nej. Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten Ja. Verksamheten har samverkat med kommunen egna och övriga externa verksamheter i en nationell brukarundersökning arrangerad av socialstyrelsen. Verksamheten har i detta samarbete tagit emot frågeassistent som genomfört brukarundersökningen. Föreståndaren för Miniprint har också själv fungerat som frågeassistent i kommunens egna och andra verksamheter. Resultatet går att läsa enhetsvis men också i jämförelse inom kommunen och i landet i stort. En gång per termin har arbetstagaren egen tid med en av personalen under en halvdag. Den enskilde bestämmer då aktivitet. Synpunkter och behov framkommer också vid den årliga uppföljningsintervjun. Öppna frågor Hur fungerar samarbetet med beställaren? Bra, samarbetet kring brukarundersökningen fungerade mycket bra. Också roligt att kommunen tar tillvara verksamhetens tips på konferens. Verksamheten önskar ett fortsatt gott samarbete på liknande sätt. Hur fungerar samarbetet med handläggaren? Har ej varit behov av kontakt. Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förutsättningar för fortsättning? Verksamhetsföreträdare framhåller att verksamheten ständigt utvecklas och att brukarna är trygga. Avtalet löper på tillsvidare (ej tidsbestämt) och det finns gemensamt önskemål om fortsättning liksom tidigare. Avtalet är gammalt och kommunen kommer arbeta på en uppdaterad version efter årsskiftet. Verksamheten ombeds inkomma med eventuella synpunkter inför detta. Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren? Inga övriga synpunkter.

145 Miniprint ekonomisk förening Slöjdaregatan KALMAR Handlingsplan för Miniprint Verksamheten Miniprint har upprättat en handlingsplan gällande förbättringsområden inom systematiskt kvalitetsarbete som uppkom vid kommunens kvalitetsuppföljning Verksamhetsberättelse: Miniprint ska upprätta en verksamhetsberättelse som omfattar förutom årsberättelsen även aktiviteter och viktiga händelser från gångna året samt planering framåt. Detta ska åtgärdas innan maj 2018.

146 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Niklas Hermansson SN 2018/ Socialnämnden Kvalitetsuppföljning Birgittagården Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund Kvalitetsuppföljning av Birgittagårdens verksamhet gjordes av socialnämnden och liksom vid tidigare uppföljning ger verksamheten ett mycket professionellt och kompetent intryck. Brukarna bor i en hemlik och personlig miljö och det finns en genuin eftersträvan att kontinuerligt sträva framåt både i det direkta arbetet kring brukarna såsom i kvalitetsarbete. Efter 2016 års kvalitetsuppföljning inkom verksamheten med handlingsplan för föreslagna åtgärder som verksamheten sedan också har fullföljt. Verksamheten fick vid denna kvalitetsuppföljning inga förbättringsförslag kring konkreta områden men mottog tips på webbaserade kunskapskällor. Verksamheten har därefter inkommit med handlingsplan där de beskriver hur dessa tips kommer att användas. Niklas Hermansson Verksamhetschef Nadja Widéhn Verksamhetsutvecklare Bilagor Rapport kvalitetsuppföljning Birgittagården Handlingsplan Birgittagården Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx Niklas.Hermansson@kalmar.se

147 SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Socialchef Cecilia Frid Avdelningschef verksamhetsutveckling Ingela Möller (7) Kvalitetsuppföljning i avtalad verksamhet: Daglig verksamhet, boende och sysselsättning enligt SoL och LSS - Rapportmall Basuppgifter Verksamhetens namn Birgittagården Utförare (bolag, stiftelse, entreprenad etc.) Stiftelsen Birgittagården Föreståndare/verksamhetsansvarig Sara Fogelström Telefon , Hemsida Nej Verksamhetens inriktning (boende, korttidsboende, dagverksamhet, sysselsättning) Bostad med särskild service för vuxna LSS 9:9 Kontaktperson på kommunen Niklas Hermansson: Tel: Epost: niklas.hermansson:@kalmar.se Antal omsorgstagare i verksamheten 5 st Kvalitetsuppföljningen utförd av Verksamhetsutvecklare Nadja Widéhn. Vid kvalitetsuppföljningen medverkade från verksamheten Sara Fogelström, föreståndare och Staffan Gezelius, ordförande. Datum för kvalitetsuppföljningen Mätning - Analys - Resultat Mätningar/redovisningar

148 2 (7) Sammanfattande intryck och slutsatser med eventuella förbättringsområden Intryck och slutsatser Liksom vid tidigare uppföljning ger verksamheten ett mycket professionellt och kompetent intryck. Brukarna bor i en hemlik och personlig miljö och det finns en genuin eftersträvan att kontinuerligt sträva framåt både i det direkta arbetet kring brukarna såsom i kvalitetsarbete. Efter 2016 års kvalitetsuppföljning inkom verksamheten med handlingsplan för föreslagna åtgärder som verksamheten sedan också har fullföljt. Under kvalitetsuppföljningen framkommer frågor till kommunen som kvalitetsupp följaren tar med sig och ombesörjer att de besvaras. Förbättringsområden Kvalitetsuppföljaren vill tipsa verksamheten om: - Kunskapsguidens senaste webbutbildning om Kvalitetsledningssystem på länk: - Kommunens utbildning kring samordnad individuell plan (SIP): sip.html Verksamhetschef Niklas Hermansson återkopplar till verksamheten gällande klassificering/ boende. Kvalitetsuppföljare Nadja Widéhn återkopplar gällande frågor kring god man/ ansvar och uppdrag. Handlingsplan Rapport från kvalitetsgranskare skickas till föreståndare/verksamhetsansvarig i avtalad verksamhet senast två veckor efter kvalitetsgranskning. En handlingsplan upprättas av ansvarig chef i avtalad verksamhet. Handlingsplanen ska innehålla vilka korrigerande och förebyggande åtgärder verksamheteten tänker vidta och när dessa ska vara klara. Handlingsplanen skickas per mail till ansvarig kvalitetsgranskare senast fyra (4) veckor efter att rapporten mottagits, vilket innebär den 18 december Rapport och handlingsplan redovisas av tjänsteman i socialnämnden. Vidtagna åtgärder följs upp av kvalitetsgranskare vid nästa årliga kvalitetsuppföljning eller tidigare vid behov. Bakgrund Den vård- och omsorgsverksamhet som bedrivs av annan, som socialnämnden i Kalmar kommun har tecknat avtal med (avtalad verksamhet), ska själva göra egenkontroll i sin verksamhet enligt SOSFS 2011:9. Socialnämnden har dock ett ansvar att följa upp denna verksamhet för att säkerställa kvaliteten i verksamheterna och att tecknat avtal följs.

149 3 (7) Syfte och mål Syftet är att följa upp hur utföraren följer överenskommet avtal. Målet är säkerställd kvalitet. Metod Inför besöket granskas avtal, tidigare kvalitetsuppföljning med handlingsplan, verksamhetsberättelse, årsredovisning samt tillstånd. Verksamhetens mål Vilka är verksamhetsmålen och hur arbetar man med dem? Att följa den kristna etiken. Ingen alkohol eller tobak förtärs i boendet. Kyrkobesök på söndagar (frivilligt). Inget krav att brukaren ska vara kristen. Representant från kyrkan i styrelsen.

150 4 (7) Kunskapsbaserad verksamhet Ledning Vilken utbildning och erfarenhet har föreståndare/verksamhetsansvarig som ansvarar för driften av verksamheten? Föreståndare Sara Fogelström är förskolelärare med specialpedagogisk kompetens. Hon arbetade i boendet innan tjänst som föreståndare. Tjänstgöringsår på Birgittagården är ca sju år. Sara har formellt 15 timmars föreståndartid per månad. Personal Vilka kompetenskrav ställs på ordinarie personal? Undersköterskeutbildning. All personal uppfyller dock inte detta eftersom kompetenskravet införts vid nyrekrytering. Under 2017 har flertalet av personalen deltagit i kompetenshöjande utbildning gällande bl.a. autism. Samtliga anställda har en skriftlig och individuell kompetensutvecklingsplan som inte är äldre än ett år. Föreståndaren har gjort ett fördjupningsarbete i krav på personalens kompetens i verksamhet för funktionsnedsättning. Verksamheten tycker dock det är svårt att hitta lämpliga utbildningar att komplettera utbildningsplanerna med. Kvalitetsuppföljaren ber inte att få se dessa. Under kvalitetsuppföljningen diskuteras möjlighet att ta tillvara det arbete som pågår i kommunen med basutbildningspaket utifrån kunskapsguidens utbud. Skiftliga rutiner för introduktion av nyanställda finns och tillämpas? Ja. Trygghet och säkerhet De enskilda Den enskilde får muntlig och skriftlig information då insatsen påbörjas. Har ej varit aktuellt. Samtliga enskilda på enheten har en särskild kontaktman bland personalen. Ja. Har verksamheten en ansvarsförsäkring? I händelse av fel eller försummelse av verksamheten eller dess personal. Ja. Personal Hur många personer omräknat till heltidstjänster är anställda i verksamheten. 5,086 Hur många personer är anställda? Fem ordinarie tjänster och fyra timvikarier. Hur många personer har arbetat minst ett år? All personal. Rutin för information om sekretess och tystnadsplikt finns och

151 5 (7) tillämpas. Ja, all personal skriver under tystnadsplikt. Dokumentation Aktuell (utifrån behov och situation idag) genomförandeplan finns för varje enskild. Alla brukare har en genomförandeplan. Det görs inte så mycket förändringar i dessa, men personalen arbetar aktivt efter dem och gör uppföljning 2ggr per år. Social journal finns för varje enskilde där faktiska omständigheter och händelser av betydelse dokumenteras. Ja. Verksamheten dokumenterar i systemet Magna Cura. Avvikelser från genomförandeplanen dokumenteras i journal. All personal för daganteckningar som sammanfattas till journal av föreståndaren var tredje månad. Dokumentationen förvaras på ett betryggande sätt så inga obehöriga får tillgång till den. Gammal pappersdokumentation förvaras i brandsäkert låst skåp såsom för behovsmedicin etc. Finns dock inte så mycket pappersdokumentation kvar. lex Sarah Rutiner enligt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om lex Sarah SOSFS 2011:5 finns och tillämpas. Ja. Sammanställning och analys av lex Sarah-rapporteringar samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Inga missförhållanden eller risk för missförhållanden uppges ha inträffat. Rapportering enligt lex Sarah har gjorts under det senaste året. - Antal lex Sarah rapporter inlämnade till socialnämnden under senaste året? (Skyldighet enl. 14 kap 5 SoL och 24 d LSS) Inga missförhållanden eller risk för missförhållanden uppges ha inträffat. Synpunkter och klagomål Skriftliga rutiner för synpunkts- och klagomålshantering finns och tillämpas. Ja. Information finns och har delgetts den enskilde så att denne vet vart han/hon ska vända sig för att lämna synpunkter och klagomål. Verksamheten uppger att denna information ges till brukarna muntligen, dvs att de kan vända sig till personalen. Företrädarna för verksamheten förklarar också att brukarna gör detta. Sammanställning och analys av inkomna synpunkter och klagomål samt vidtagna åtgärder har gjorts under senaste året. Synpunkter som lämnas inför och vid styrelsemöte, dokumenteras i styrelsemötesprotokoll två ggr/år. Dessa kommer att sammanställas vid nästa årsmöte. HSL/egenvård Skriftliga rutiner för hur hälso- och sjukvårdspersonal ska kontaktas finns och tillämpas. Kontaktuppgifter finns till sjuksköterska, arbetsterapeut och sjukgymnast. Verksamheten uppger sig veta vem och i vilka situationer kontakt kan/ska tas.

152 6 (7) Delegerade HSL-uppgifter finns i verksamheten. All personal har delegering. Skriftliga rutiner för hantering av läkemedel finns och tillämpas. Medicinerna förvaras i brukarnas rum då brukarna sköter sin medicinering på egen hand. Apodos hämtas av personal på apotek. Lokaler Lokalerna är utrustade med brandlarm. Ja. Brandlarm installerade och avtal tecknat med Anticimex. I avtalet ingår utbildning inom brandsäkerhet och HLR. Rutiner finns för utrymning vid brand eller annan fara. Ja. Utrymningsövningar genomförs regelbundet. Ja, två ggr per år utan larm. Tidpunkt för senaste brandskyddskontroll? Hösten Delaktighet och inflytande Samtliga enskilda har varit delaktiga i upprättandet av genomförandeplan. Ja på det sättet att personal i vardaglig dialog samlar synpunkter och önskemål från brukarna och tar med sig detta i upprättande av genomförandeplan och vid uppföljning. Regelbundna möten hålls där de enskilda är med och bestämmer i gemensamma frågor. Ja varje fredag. Tar t ex upp frågan om mat och aktiviteter till helgen. Verksamheten framför att de flesta brukare tycker att det är jobbigt att framföra åsikt i grupp. Representanterna för verksamheten uppger att brukarna kommer till dem enskilt om det är något. Tillgänglighet Samtliga enskilda har tillgång till privat badrum och privat kök på enheten. Ja. De enskilda har tillgång till gemensamt kök och vardagsrum dygnet runt. Ja Lokalerna är inventerade ur ett tillgänglighetsperspektiv. (Inventering utifrån Boverkets föreskrifter och allmänna råd eller utifrån Handisams riktlinjer Ja. Självbestämmande och integritet Enheten har gjort brukarundersökning under det senaste året och använt resultatet till att utveckla verksamheten. Nej. Anonymiteten kan ej säkras i en sådan liten verksamhet.

153 7 (7) Öppna frågor Hur fungerar samarbetet med beställaren? Generellt fungerar det väl. Verksamheten önskar dock återkoppling gällande kvalificering av boende som skulle överses förra året. Detta för att få bättre insikt i förutsättningar inför framtida ansökningar och beslut. Hur fungerar samarbetet med handläggaren? Se ovan. Hur fungerar samverkan med andra aktörer? DV, habilitering mm. Samverkan fungerar väl. Brukarna befinner sig på olika daglig verksamhet om dagarna och trivs mycket bra. Verksamheten önskar att gode männen skulle kunna bli mer aktiva och att det ibland känns otydligt var olika ansvarsområden ligger. Hur ser man på framtiden? Hur lång tid är det kvar på avtalet? Förutsättningar för fortsättning? Företrädarna för verksamheten uttrycker en oro för representation i styrelsen med tanke på medlemmarnas ålder. Det finns även ekonomiska bekymmer då verksamheten inte tillåts periodisera kostnader för renovering. Kyrkan har erbjudit verksamheten att köpa marken men har ännu ej återkommit med förslag på pris. Övriga synpunkter/återkoppling till beställaren? Inga övriga synpunkter.

154 Hej Nadja! Skriver på min privata mejl på grund av dataproblem på Birgittagården idag. Ursäkta dröjsmålet men det blev ett missförstånd. Vi kommer att följa upp tipsen vi fick på kvalitetsuppföljningen i november. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete på Kunskapsguidens hemsida. Sara Fogelström och Lars Nordborg gör detta under våren Kommunens utbildning för SIP kommer vi att kolla upp under våren Sara Fogelström och Lars Nordborg gör detta och informerar sedan hela personalgruppen. Med vänliga hälsningar Sara Fogelström Birgittagården

155 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ann-Charlotte Hedström SN 2017/ Socialnämnden Tillsyn Mobila teamet centrum Inspektionen för vård och omsorg /2017 Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund IVO genomförde den 5 september en inspektion på stödboende Mobila teamet centrum. IVO begärde svar på frågor kring övergång från HVB till stödboende, lämplighetsbedömning samt vilka särskilda skäl det fanns för de ungdomar som skrevs in och var i åldern år. Efter yttrande och svar på begärda frågor avslutar IVO ärendet utan vidare åtgärd. Ann-Charlotte Hedström Verksamhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilagor IVO:s meddelande om möjlighet att lämna synpunkter, samt begäran om svar på frågor Yttrande och svar på begärda frågor IVO:s beslut Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx ann-charlotte.hedstrom@kalmar.se

156

157

158

159

160

161

162

163

164

165

166

167

168

169

170 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ann-Charlotte Hedström SN 2017/ Socialnämnden Tillsyn HVB Viken Inspektionen för vård och omsorg /2017 Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund IVO genomförde den 6 september 2017 en inspektion av HVB Viken. IVO har efter det informerats om att verksamheten upphört. IVO delger de bedömningar de gjort och avslutar därefter ärendet. Ann-Charlotte Hedström Verksamhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilaga IVO:s beslut Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx ann-charlotte.hedstrom@kalmar.se

171

172

173

174 TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Ann-Charlotte Hedström SN 2017/ Socialnämnden Tillsyn Torpet Inspektionen för vård och omsorg /2017 Förslag till beslut Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen. Bakgrund IVO genomförde den 5 september 2017 en anmäld inspektion på HVB Torpet. IVO har granskat och bedömt bemanning, personalens kompetens, verksamhetens lokaler, kontroller i belastnings- och misstankeregistren, avvikelsehantering samt lämplighetsbedömningar. IVO avslutar ärendet utan vidare åtgärd. Ann-Charlotte Hedström Verksamhetschef Cecilia Frid Socialchef Bilaga IVO:s beslut Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel vx ann-charlotte.hedstrom@kalmar.se

175

176

177

178