PLAN FÖR EGENKONTROLL INOM SOCIALSERVICEN

Transkript

1 PLAN FÖR EGENKONTROLL INOM SOCIALSERVICEN HEMTJÄNST OCH HEMSJUKVÅRD I FOLKHÄLSANHUSET I ESBO Serviceproducent Privat serviceproducent Namn: Folkhälsan Välfärd Ab Serviceproducentens FO-nummer: Kommun Kommunens namn: Esbo Samkommun Samkommunens namn: Samarbetsområde eller social- och hälsovårdsområde Områdets namn: Verksamhetsenhetens namn Hemtjänst och hemsjukvård i Folkhälsanhuset i Esbo Verksamhetsenhetens förläggningskommun och kontaktuppgifter Esbo stad, Enheten för hemvårdens gemensamma tjänster: tfn Serviceform; klientgrupp för vilken service produceras; antal klientplatser Hemvård och hemservice för äldre personer, personer med funktionshinder och barnfamiljer Verksamhetsenhetens gatuadress Vindgärnden 6 A och B Postnummer Verksamhetsenhetens ansvariga föreståndare Annika Vahanen Postort Esbo Telefon E-post annika.vahanen@folkhalsan.fi Uppgifter om verksamhetstillstånd (privat socialservice) Tidpunkt för beviljande av regionförvaltningsverkets/valviras tillstånd (privata enheter som tillhandahåller verksamhet dygnet runt) Service för vilken tillstånd beviljats Hemtjänst och hemsjukvård Anmälningspliktig verksamhet (privat socialservice) Kommunens beslut om mottagande av anmälan Tidpunkt för regionförvaltningsverkets registreringsbeslut Service som anskaffats som underleverans samt producenter VERKSAMHETSIDÉ, VÄRDERINGAR OCH PRINCIPER (4.1.2) kirjaamo@valvira.fi Telefon PB 210, Helsingfors Fågelviksgränden 4, Helsingfors Fax Koskenranta 3, Rovaniemi Fax

2 Verksamhetsidé Folkhälsan har arbetat för en bättre hälsa och livskvalitet i närmare ett sekel. Idag täcker Folkhälsans verksamhet ett brett fält av hälsofrämjande, serviceproduktion och forskning. De gedigna arbetssätten inom Folkhälsan skapas genom att kombinera dessa tre områden. Folkhälsan är landets största svenskspråkiga social- och hälsovårdsorganisation med ca 1900 anställda. Folkhälsan Välfärd står för tjänsteproduktionen i södra Finland, och producerar tjänster inom social- och hälsovård, ss olika olika former av boendeservice för personer med varierande behov av tillsyn, vård och service i hemmet eller resurserat serviceboende, dagverksamhet barndagvård, eftermiddagsverksamhet för barn, barnskydd samt olika serviceformer inom medicin. Alla verksamheter genomsyras av ett hälsofrämjande tankesätt och arbete. Målen för verksamheten utgår från regelverket i Folkhälsans handbok samt uppfyller kriterierna i servicekoncepten som ligger som grund för kommunernas upphandling för privata serviceproducenter och servicesedelproducenter. Verksamheten fokuserar främst på att möjlig göra och skapa förutsättningar till ett fortsatt liv enlighet med den egna livsstilen och de egna vanorna i det egna hemmet. Men framförallt att stödja personerna och familjerna att bibehålla och utnyttja den funktionsförmåga som finns. Eftersom verksamheten fokuserar på att vara individcentrerad och skräddarsydd är personalen mån om att utreda och möta de individuella behoven och önskemålen. Kunderna erbjuds service, vård och omsorg som utgår från deras unika resurser, livsstil och behov och konkretiseras i en vård- och serviceplan. Vi följer upp hur vi lyckats hjälp av olika mätare (RAI, kundenkäter, respons). Vår målsättning är att ha medarbetare som kan (kompetens), vill (engagemang) och orkar (motivation) arbete i enlighet med vår vision och våra målsättningar för enheten som årligen konkretiseras i verksamhetsplanen. Värderingar och principer Boende och socialservice värdegrund bygger på Folkhälsans gemensamma värden kompetens, engagemang och omsorg. Värdegrunden konkretiseras i ett hälsofrämjande förhållningssätt, en helhetssyn på människan, personcentrering, respekt, självbestämmanderätt, rätt till språk och kultur samt ett gott möte. Folkhälsans värderingar: kompetens, engagemang och omsorg, syns i praktiken i verksamheten i Folkhälsans hemtjänst och styr de praktiska valen i vardagen. Man utvecklar sin kompetens så väl på allmänt som på ett individspecifikt plan bl.a. genom fortbildningar, samarbetsmöten, både interna och externa. Personalen är förbunden, och många har jobbat en längre tid på enheten. Personalen engagerar sig i varje invånares behov och familjernas önskemål. Omsorgen syns i praktiken i vardagens skräddarsydda lösningar, kreativitet och flexibilitet utöver det vanliga. Vår verksamhet bygger på en salutogen tankeram där vi vet att de äldres upplevelse av meningsfullhet, begriplighet och hanterbarhet stärker hälsan. Varje individ har rätt till sitt unika liv och sitt sätt att leva och bo i sin vardag. Personalen arbetar aktivt för att informera om de olika formerna av hjälp, vård och omsorg som finns att tillgå för att personen skall kunna vara trygg i sitt hem. Den viktigaste aspekten i det dagliga arbetet i den goda vården och den meningsfulla vardagen är att personalen ständigt ytterligare utvecklar en uppriktig individrespekterande kontakt i god växelverkan med den kunden och eventuellt hens familj. Att se varje person som en självständig individ med sin egen historia, sina egna tankar och erfarenheter, sina egna preferenser och källor till välmående är viktigt för personalen. Allt detta oberoende av funktionsvariation eller sjukdom. RISKHANTERING (4.1.3) 2

3 Grunden för riskhanteringen inom Folkhälsan är riskhanteringspolicyn daterad 12/2017. En fungerande riskhantering innebär för Folkhälsan att organisationen har gemensamma riktlinjer för hur risker skall identifieras, utvärderas, prioriteras, hanteras och följas upp. Genom en systematisk riskhantering blir personalen medveten om vilka risker som finns i verksamheten, de blir bättre på att bedöma hur stora och allvarliga riskerna är, att fatta rätta beslut om hur riskerna skall hanteras och lära av varandra inom hela organisationen. Enhetsansvarig ansvarar för att man på hemtjänsten/hemvården följer de riskhanterings principer som fastslagits inom Folkhälsan och att identifiera risker i den egna verksamheten och att komma med förslag på hur riskerna skall hanteras. Enhetsansvarig ansvarar även för att personalen får tillräcklig handledning och kunskap i riskhantering. Det här sker i samarbete med ansvariga sjukskötaren. Varje anställd har ansvar för att bidra till en kultur där man är medveten om vilka risker som finns och där alla gör sitt yttersta för att undvika eller minimera oönskade effekter av riskerna. Varje anställd har också ansvar att rapportera om avvikelser/nära ögat situationer för att oönskade situationer bättre skall kunna förebyggas. På enheten har det gjorts en årlig riskakartläggning och på basen av den en plan för riskhantering, som kontinuerligt utvärderas, speciellt efter avvikelser, olyckshändelser etc. I syfte att förebygga smittsamma sjukdomar följer hemtjänsten gällande anvisningar som uppdateras av ansvarig sjukskötare enligt myndigheternas direktiv. Den nyaste informationen med gällande direktiv finns alltid samlad på enhetens dator i servern i mappen hygien som finns till hela personalens förfogande. Hygienansvarig utbildar den övriga personalen an efter nya förhållningssätt blir aktuella. Identifiering av risker Under den årliga riskkartläggningen och riskhanteringsprocessen kommer man överens om tillvägagångssätt för identifiering av risker och kritiska arbetsmoment. På vilket sätt tar personalen upp de missförhållanden, kvalitetsavvikelser och risker som de har observerat? De anställda ansvarar för att informationen om identifierad risk/olycka förmedlas till ansvariga sjukskötaren och enhetsansvariga. Enhetsansvariga meddelar det skedda till ledningen. I behandlingen av negativa händelser ingår även att de diskuteras med de anställda. Givna respons behandlas tillsammans med personalen för att korrigera det responsen påtalat. Enhetsansvariga kontaktar responsgivaren. Personalen har skyldighet att ge en skriftlig rapport om fel medicinering, om någon skadat sig, om avvikande situationer, våld och hot etc. Rapporten ger en beskrivning över vad som hänt och vilka åtgärder som vidtagits av vem i personalen. Varje rapport gås igenom med personalen. Enheten ger rapport om avvikelser till bolagets kvartalsrapport. Antalet avvikelser är ett av mätetalen i processperspektivet i vårt styrkort. Arbetarskyddet utför riskkartläggning på samtliga enheter samtidigt med personalens hälsogranskningar minst vart tredje år åt den personal som arbetar i tre skift och var femte år åt den övriga personalen och oftare Vb. Hantering av risker På vilket sätt behandlas negativa händelser och tillbud i enheten och hur sker dokumenteringen? Händelsen analyseras och enhetsansvariga ansvarar för att processer uppdateras och samtliga i personalen informeras om åtgärder som vidtagits Korrigerande åtgärder På vilket sätt reagerar man vid enheten på observerade kvalitetsavvikelser, tillbud och negativa händelser? I första hand är det den som noterar avvikelsen eller tillbudet som skall agera enligt de tillvägagångssätt som är överenskommet och dokumenterat i planen för riskhantering. 3

4 Var och en i personalen har ett ansvar att meddela om kvalitetsavvikelser, i första hand till arbetsturens ansvariga vårdare som tar ärendet vidare till ansvariga sjukskötaren som sedan informerar enhetsansvariga. Information om förändringar Enhetsansvariga och/eller ansvarig sjukskötare tar upp ärendet på enhetens personalmöte. Tillbudet, de akuta åtgärderna, analys och senare gjorda korrigerande åtgärder presenteras för att alla skall kunna den nya processen. Planen för riskhantering uppdateras. Enhetsansvariga kontaktar representanter för samarbetsparter/kompanjoner och ansvariga sjukskötaren talar med anhöriga. UPPGÖRANDE AV PLANEN FÖR EGENKONTROLL (3) Person/-er som ansvarar för planeringen av egenkontrollen Vilka har deltagit i planeringen av egenkontrollen? Föreståndare/ enhetsansvariga Annika Vahanen Teamledare / sjukskötare Camilla Ylenius För barnverksamheten Enhetsansvarig Pirjo Koivu Kontaktuppgifterna till den som ansvarar för planeringen och uppföljningen av egenkontrollen: Annika Vahanen, annika.vahanen@folkhalsan.fi, tfn Uppföljning av planen för egenkontroll (punkt 5 i föreskriften) På vilket sätt har uppdateringen av planen för egenkontroll ordnats vid enheten? Enhetsansvarig Annika Vahanen ansvarar för att planen är uppdaterad och motsvarar myndighetskrav. Ansvarar för att verksamheten följer planen för egenkontroll. Enhetsansvarig ansvarar för att leda och organisera arbetet för egenkontroll. Den ansvariga sjukskötaren inom hemvården rapporterar till enhetsansvariga och kan delegeras ansvar för att praktiskt förverkliga delar av egen kontrollen. Kvalitetsarbetet grundar sig på Folkhälsans Karta och Kompass vilket för verksamhetsenheternas del konkretiseras i årliga verksamhetsplaner. Verksamhetsplanerna innehåller målen för verksamheten, handlingsplaner för hur dessa mål skall uppnås samt mätetal för uppföljning av hur målen uppnåtts. Offentlighet av planen för egenkontroll Var finns enhetens plan för egenkontroll framlagd? Hemtjänstens plan för egenkontroll finns tillhanda för kunder och anhöriga på enhetens hemsida ( Alla i personalen har tillgång till planen för egenkontroll KLIENTENS STÄLLNING OCH RÄTTIGHETER (4.2) Bedömning av servicebehovet På vilket sätt bedöms klientens servicebehov vilka mätinstrument används vid bedömningen? Kunden eller hens anhöriga kontaktar hemtjänsten för service och omvårdnad. För äldre och personer med funktionshinder träffar Hemvårdsledaren / sjukskötare Camilla Ylenius träffar kunden. För barnkunder träffar Enhetsansvarig Pirjo Koivu kunden. Tillsammans med den äldre eller vid behov med anhöriga görs en mångsidig bedömning av den äldres funktionsförmåga som utgör grunden för bedömningen av servicebehovet. Vård och service för kunder med Esbo stads servicesedel eller pilotsedel erbjuds enligt uppgjord vård och serviceplan enligt pilotsedelns omfattning. Då Folkhälsans hemvård noterar förändring i kundens hälsotillstånd eller funktionsförmåga och ser ett behov av uppdatering av beslutet av servicebehov, kontaktas Esbo stads seniorrådgivning och servicehänvisning, Nestor tfn vardagar kl och för barn kunder Esbo stads enhet för barn- och familjetjänster. Övriga bedömningar som kan göras för äldre kunder är MMSE test och MNA bedömning samt vid behov RAVA. Dokumentationen i RAI är av stor betydelse för att kunna följa upp invånarens hälsa. För samtliga kunder med regelbunden hemservice görs en RAI bedömning med sex månaders mellanrum eller då tillståndet väsentligt förändras. Invånarnas fysiska hälsa följs upp genom att följa med vikt och blodtryck enligt vård och serviceplan. Det är önskvärt att en grundligare hälsogranskning görs av läkare en gång/år. Det görs på hälsocentralen eller hembesök av privat läkare ifall personen så önskar. 4

5 Gällande barn kunder uppföljs i vård- och serviceplanen överenskomna individuella mätare. På vilket sätt tas klienten och/eller de anhöriga och närstående med i bedömningen av servicebehovet? Utgångsläget är att kunden och om så önskas de anhöriga deltar i bedömningen efter förmåga och önskan. Vård-, service- eller rehabiliteringsplan På vilket sätt görs vård- och serviceplanen upp och hur sker uppföljningen av den? Då kartläggningen, för den äldre eller personen med funktionshinder, av vård och servicebehovet är utförd i sin helhet uppgörs en vård- och serviceplanplan utgående från RAI-bedömningen, kundens individuella behov och önskemål tillsammans med kunden. För kunder (även barn) med service- eller pilotsedel eller betalningsförbindelse är utgångspunkten kommunens vård- och serviceplan. Vård-, service- och rehabiliteringsplanen görs upp och utvärderas tillsammans med kunden och vid behov tillsammans med anhöriga/närstående. I planen antecknas målen för den individuella servicen, vården samt konkret metoderna för att uppnå målen. Antal besök samt tidpunkterna för besöken eller tillsynen dokumenteras i planen. Uppföljning gällande service till äldre personer eller personer med funktionshinder dokumenteras i det elektroniska dokumentations programmet RAI. Vi är måna att använda de redskap som finns för bedömning, uppställande av mål och planering av vardagen, vård och omsorg, samt dokumentering för ett objektivt och professionellt förhållningssätt. För barnkunder sker dokumenteringen i Nappula enligt samma principer som ovan men med beaktande även av familjen, På vilket sätt säkerställs det att personalen känner till innehållet i vård- och serviceplanen och handlar enligt den? För varje hemtjänstkund uppgörs en vård och serviceplan av sjukskötare. Hon ansvarar för att det i den äldres vård och serviceplan står dokumenterat den vård och service som motsvarar individens behov och önskemål. Vård och serviceplanen finns tillgänglig för hela personalen elektroniskt. Plan för vård och fostran (Barnskyddslagen 30 ) På vilket sätt görs planen för vård och fostran upp och hur uppföljs utfallet av den? Bemötandet av klienten Stärkande av självbestämmanderätten På vilket sätt stärks olika delområden av klienternas självbestämmanderätt vid enheten, såsom rätten till privatliv, friheten att själv bestämma över sina vardagliga sysslor och möjligheten till ett individuellt liv enligt egna önskemål? Självbestämmanderätten beaktas enligt de grundläggande principerna i lagen om patientens ställning och rättigheter (785/1992). Personens rätt att besluta själv betraktas i alla situationer. Vid etiska frågeställningar berörande självbestämmanderätten för personer med minnessjukdom eller nedsatt funktionsförmåga konsulteras vid behov expertis, t.ex. sakkunniga i minnessjukdomar. I fråga om personer med minnessjukdom får dock hänsyn till självbestämmanderätten inte leda till att vården försummas. Eftersom frågorna om självbestämmanderätt i dessa fall kan vara mycket svåra och komplicerade fäster personalen speciell uppmärksamhet vid att bedöma var gränsen dras mellan invånarens självbestämmanderätt och kraven på god vård. Personalen erbjuds årligen utbildning i frågor om minnesjukdomar och självbestämmanderätten. Ifall den äldre och de anhöriga har olika önskemål och åsikter om vården respekteras i första hand kundens önskemål. Barnens/ungdomarnas rätt att besluta själv beaktas i alla situationer. Barnen deltar i planeringen av de dagliga aktiviteterna och kan påverka innehållet i sin vardag. Personalen använder bilder och stöd- 5

6 tecken. För att stödja och hjälpa barnen att välja och att påverka. I fråga om barn med olika funktionsvariationer får dock hänsyn till självbestämmanderätten inte leda till att vården försummas. Ändå ska de ha rätt att göra i våra ögon dåliga val ibland. Personalen fäster speciell uppmärksamhet vid att bedöma var gränsen dras mellan barnets/ungdomens självbestämmanderätt och kraven på god vård, frågorna diskuteras även med barnets familj. Principer för begränsning av självbestämmanderätten Begränsande vårdåtgärder och sanktioner förekommer inte inom Folkhälsans hemtjänst. Bemötandet av klienten Folkhälsan har noll tolerans för dåligt bemötande i alla sina verksamheters områden. Varje vårdare är skyldig att ingripa vid misstanke om osakligt eller kränkande bemötande. Enhetsansvarig/ ansvarig sjukskötare samtalar med personalen ifråga och kommer överens om hur garantera att liknande situationer inte uppkommer i fortsättningen. En varning utfärdas om förutsättningarna för en sådan uppfylls. Är personalens beteende återkommande övervägs ifall arbetsförhållandet kan fortsätta. Enhetsansvarig ansvarar för att klienten får den hjälp och omhändertagande som han behöver för att bearbeta situationen. Samtliga avvikelser dokumenteras på enheten på en för ändamålet avsedd blankett av den person/de personer som varit i arbetstur då avvikelsen inträffat. Responsen behandlas enligt Folkhälsans allmänna handlingsplan för respons: med berörda personer, på enheten i samband med personalmöten. Allvarlig negativ respons rapporteras omedelbart till ansvarig ledningsgruppsmedlem. Hela personalen är uppmärksam på respons och ansvarar för att den åtgärdas på lämpligt sätt. Speciellt egenvårdarens och förmannens ansvar betonas. Enhetsansvariga ansvarar för att en person som gett respons och gett sina kontaktuppgifter får muntligt eller skriftligt svar omgående men senast inom 3 dagar. Årliga enkäter riktade till kunder, anhöriga och personal ingår i responssystemet. Resultatet av kund enkäten presenteras för klienter och anhöriga. Klientens delaktighet Klienternas och de anhörigas deltagande i utvecklandet av kvaliteten och egenkontrollen vid enheten Insamling av respons Folkhälsan har formulerat en responspolicy som gäller alla verksamheter. Såväl spontan respons (kommentarer, kritik, förslag) som riktad respons (enkäter) förs vidare, besvaras och behandlas. Responsen utgör en viktig grund för utveckling av verksamheten. Inom äldreomsorgen kan den spontana responsen bestå t.ex. av den respons klienten ger i de dagliga kontakterna med personalen och den respons anhöriga ger vid kontakt med personalen, eller respons som ges på responsblanketter. Behandling och användning av respons i utvecklingen av verksamheten Resultaten från kund enkäten samt den månatliga positiva och negativa responsen ligger som grund för verksamhets utveckling tillsammans med enhetens självutvärdering Positiv respons framförs tillsammans med tack till berörda personer och används för att lyfta fram verksamhetens starka sidor. Negativ respons föranleder diskussioner med personerna ifråga och en plan för förbättring och utveckling görs upp. Planen kan innehålla stödsamtal, utbildning. Negativ respons av mer allmän art behandlas på enhetens personalmöten och gemensamma riktlinjer för att förbättra verksamheten överenskommes. Klientens rättsskydd a) Mottagare av anmärkningar Enhetsansvariga Annika Vahanen. Folkhälsan Välfärds chef för boende och socialservice Kira Excell- Paakki b) Socialombudsmannens namn och kontaktuppgifter samt uppgifter om vilka tjänster som erbjuds Kommunens socialombudsmans uppgifter Unto Ahvensalmi, tfn c) Konsumentombudsmannens namn, kontaktuppgifter och uppgifter om vilka tjänster som erbjuds Konsumentombudsman; Päivi Hentunen Konsumentrådgivningens telefonnummer: (vardagar kl. 9 15). 6

7 Tilläggsinformation om konsumentsäkerhet: hälsoinspektör Leena Pyyhkälä p d) På vilket sätt behandlas anmärkningar, klagomål och andra tillsynsbeslut och hur beaktas de i utvecklingsarbetet? Eventuella anmärkningar behandlas alltid av chefen för boende och socialservice. En anmärkning föranleder alltid en omedelbar utredning. Om den som gjort anmärkningen har lämnat sina kontaktuppgifter kontaktas personen omedelbart och överenskommes om ett möte. Skriftligt svar på anmärkningar ges inom utsatt tid eller högst en vecka. e) Målsatt tid för behandling av anmärkningar En anmärkning föranleder alltid en omedelbar utredning. Om den som gjort anmärkningen har lämnat sina kontaktuppgifter kontaktas personen omedelbart och överenskommes om ett möte. Skriftligt svar på anmärkningar ges inom utsatt tid eller högst en vecka EGENKONTROLL AV SERVICEINNEHÅLLET (4.3) Verksamhet som främjar välbefinnande, rehabilitering och tillväxt a) Främjande av klienternas fysiska, psykiska, kognitiva och sociala funktionsförmåga och välbefinnande Den viktigaste aspekten i det dagliga arbetet är att personalen ständigt ytterligare utvecklar en uppriktig individrespekterande kontakt i god växelverkan med kunden. Att se varje person som en självständig individ med sin egen historia, sina egna tankar och erfarenheter, sina egna preferenser och källor till välmående är viktigt för personalen. Allt detta oberoende av sjukdom och handikapp. Man är mån om att visa sitt uppriktiga intresse och sin bekräftelse för den person man ser i varje möte. Vid uppgörandet av vård- och serviceplanen är personalen mån om att planera servicen i samråd med kunden så att hon har möjlighet att upprätthålla sin funktionsförmåga och sociala färdigheter som har en avgörande betydelse för tron på den egna förmågan och självförtroendet. Personalen är även väl förtrogen med de olika vård- och serviceformerna som finns att tillgå inom kommunen, tredje- och privata sektorn i Esbo. Ett gott samarbete med andra producenter och aktörer är en förutsättning för att helhetsvården, servicen och omsorgen skall fungera i praktiken och vara trygg och kontinuerlig för kunden. Den ansvariga sjukskötaren ansvarar för att planen för service, vård och omsorg finns dokumenterad och är i enlighet medkundens behov, önskemål och resurser. Kunden med vård- och serviceavtal förs in i hemvårdens RAI var även den dagliga dokumentationen görs. b) Ordnande av motion och fritidssysselsättning för barn och unga Näring På vilket sätt följer man inom egenkontrollen upp klienternas tillräckliga närings- och vätskeintag samt nutritionskvalitet? Hemtjänsten tillreder måltider enligt kundens önskemål samtidigt strävar personalen till att erbjuda en möjlighet till en fullvärdig kost genom information och handledning. 7

8 Hygienpraxis I syfte att förebygga smittsamma sjukdomar följer personalen gällande lagar och anvisningar som uppdateras av hygienansvarig enligt myndigheternas direktiv. Den nyaste informationen med gällande direktiv finns alltid samlad på enhetens dator i servern i mappen hygien som finns till hela personalens förfogande. Hygienansvarig utbildar den övriga personalen an efter nya förhållningssätt blir aktuella. Hemtjänsten följer myndigheternas och kommunens föreskrifter Folkhälsan Välfärd ordnar årligen utbildning i hygien. Enheten har skriftliga föreskrifter för hygien Bilaga 8 Yleiset hygieniasuositukset_piho_ Bilaga 9 Uppföljning av infektioner samt handlingsplan enligt infektionslagen Hälso- och sjukvård a) På vilket sätt säkerställs iakttagandet av de anvisningar som utfärdats om tandvård, icke-brådskande sjukvård, brådskande sjukvård och brådskande sjukvård samt oväntade dödsfall? Kunden ansvarar själv för ordnandet av läkartjänster. Folkhälsan kan hjälpa kunden att uppsöka Esbo stads hemtjänst egenläkare enligt behoven utgående från vård och serviceplanen. Hemtjänsten bistår vid tidsbeställning och agerar följeslagare b) På vilket sätt främjas och uppföljs hälsotillståndet hos klienter med kroniska sjukdomar? Uppföljningen och vården förverkligas enligt vad som överenskommits i vård-och serviceplanen. Dokumenteras i RAI eller Nappula c) Vem svarar för klienternas hälso- och sjukvård vid enheten? Kundens egen läkare Läkemedelsbehandling a) På vilket sätt följer man upp och uppdaterar verksamhetsenhetens läkemedelsbehandlingsplan? En plan för läkemedelshantering finns uppgjord för hemvården och hemsjukvården. Planen baserar sig på den senaste versionen av Nationell handbok för genomförande av läkemedelsbehandling inom social- och hälsovården. Läkemedelsplanen innehåller en beskrivning av personalens ansvarsområden, skyldigheter och arbetsfördelningen samt beskriver metoderna för att garantera att den personal som har hand om läkemedelshantering har tillräckliga kunskaper för att sköta uppgiften. Dessutom ska planen omfatta en beskrivning av tillståndsförfarandet för läkemedelshantering och utvärdering av läkemedelsbehandlingseffekter. Planen omfattar också dokumentation och uppföljning. Inom hemvården ansvarar enhetens ansvariga sjukskötare Camilla Ylenius för att en läkemedelsplan görs upp enligt gällande direktiv. En namngiven läkare som är anställd eller anlitad av Folkhälsan godkänner planen med sin underskrift. Då planen uppdateras krävs ett nytt godkännande av läkaren. Personal som hanterar läkemedel ska ha ikraftvarande tillstånd som är utfärdat av en namngiven läkare som är anställd eller anlitad av Folkhälsan. Enhetens ansvariga sjukskötare försäkrar sig om att varje person som deltar i läkemedelshantering genom utbildning har tillräckliga kunskaper i läkemedelshantering samt att personen i praktiken visar tillräcklig kunskap i att administrera läkemedel. Därefter dokumenteras påvisad kunskap och läkaren beviljar tillstånd för läkemedelshantering som gäller verksamheterna enhetsvis och förvaras på enheten i medicinskåpet. Enheterna dokumenterar läkemedelsavvikelser och rapporterar dem enligt Folkhälsans direktiv. (Bilaga 11 Plan för läkemedelshantering, Hemvård och Hemsjukvård i Folkhälsanhuset i Esbo) b) Vem ansvarar för läkemedelsbehandlingen vid enheten? Ansvarig sjukskötare Camilla Ylenius Samarbete med andra servicegivare Hur ordnas samarbetet och informationsutbytet mellan de övriga servicegivare inom social och hälsovården som ingår i klientens servicehelhet? 8

9 Med kundens eller föräldrarnas tillstånd och med beaktande av gällande lagstiftning och sekretessföreskrifter. Tjänster som produceras av underleverantörer (punkt i föreskriften) KLIENTSÄKERHET (4.4) Samarbete med säkerhetsansvariga myndigheter och aktörer På vilket sätt utvecklar enheten sin beredskap att förbättra klientsäkerheten och hur bedrivs samarbetet med andra säkerhetsansvariga myndigheter och aktörer? Personal Antalet anställda i vård och omsorg, personalstruktur och principer för anlitande av vikarier a) Antal anställda inom vård och omsorg samt personalstruktur? Personalen består av: 0,2 Enhetsansvarig i administrativa uppgifter 1 Ansvarig sjukskötare 1 Närvårdare Timanställda närvårdare / sjukskötare enligt behov Enhetsansvarig ansvarar för att personalen uppfyller de kompetenskrav arbetsuppgifterna kräver. b) Vilka är enhetens principer för anlitande av vikarier? Folkhälsan Välfärd har en gemensam personalpool. För detta ändamål finns en person anställd inom organisationen med huvudsaklig arbetsuppgift att rekrytera vikarier. Enheterna beställer vikarier via ett elektroniskt datasystem. För akuta situationer har alla enheter en förteckning över vikarier och den person som är i ansvarstur kallar in vikarier. Vid anställning av vikarier är förutsättningen att personen i fråga har utbildning inom vårdbranschen alternativt är i slutskedet av sina studier. Vikarier anställs alltid för sjuk- och semester frånvaro så att personaltätheten uppfylls. c) På vilket sätt säkerställs tillräckliga personalresurser? Enhetsansvariga ansvarar för att minimi timramarna för verksamheten aldrig underskrids. Samtliga i personalen omfattar principerna för vikarie användning samt hur vikariepoolen på Folkhälsan fungerar. Principer för rekrytering av personal a) Vilka är principerna för rekrytering av personal till enheten? Folkhälsan prioriterar tillsvidareanställningar. Vid rekrytering av vårdpersonal förutsätts utbildning inom branschen. Enhetsansvariga ansvarar för kontroll av originalbetyg och för kontroll av att sjukskötare och är upptagna i Valviras register. Alla anställningar föregås av personlig intervju. Har sökande en arbetshistoria ansvarar enhetsansvariga för att kontrollera referenser från tidigare arbetsgivare. Vid anställning beaktas personens specialkunnande i jämförelse med enhetens verksamhetsprofil och kompetensbehov samt lämplighet och intresse att arbeta i enlighet med Folkhälsans äldreomsorgs värdegrund och vision. b) På vilket sätt beaktas lämplighet och pålitlighet av personer som arbetar i klienternas hem och med barn? 9

10 En beskrivning av inskolningen av personalen samt fortbildning a) På vilket sätt ombesörjer enheten arbetstagarnas och studerandenas inskolning i klientarbetet, behandlingen av klientuppgifterna och datasekretessen? Förmannen eller en annan utsedd ansvarsperson ansvarar för att varje nyanställd person får en god introduktion i arbetet på Folkhälsan. En allmän introduktion om Folkhälsan som arbetsplats ges i personalguiden och vid behov av personalavdelningen/den personalansvariga/förmannen. För introduktionen i arbetet i hemservicen uppgörs en plan som följs vid introduktion av nyanställda, vikarier, anställda som byter uppgifter inom Folkhälsan och i tillämpliga delar också vid introduktion av studerande. I planen anges vad introduktionen omfattar, hur och av vem den ges (personligen, i form av skriftligt material etcetera), vem som ansvarar för den och för varje punkt anges en tid när introduktionen ska ges (genast, inom en vecka etcetera). Förmannen följer upp hur introduktionen framskrider och hur medarbetaren kommer in i sitt arbete och gemenskapen på arbetsplatsen. Introduktionen skall omfatta åtminstone följande: Äldreomsorgens handbok, enhetens verksamhetsplan, enhetens processer, mötesrutiner, vård- och serviceplaner, plan för egenkontroll, journaler och dokumentering, utvärderingsinstrument (t.ex. RAI, arbetsfördelning, arbetskamrater, samarbete, teamarbete, specialområden, medicinhanteringen, användning av apparatur (vårdinstrument, datorer), förfarande vid olika akuta situationer och vid dödsfall, riskhantering.) Folkhälsan Välfärd ordnar fortlöpande fortbildning i dokumentering och journalhantering. Samtliga enheters huvudanvändare ansvarar för distribution av användarrättigheter samt handledning och inlärning av RAI dokumentationsprogrammet för nyanställda och vikarier. Ny personal introduceras systematiskt i dokumentering och journalhantering. ( Bilaga 12 Introduktionsschema grund) b) På vilket sätt har fortbildningen ordnats för enhetens personal? Enligt enhetens utbildningsplan Lokaler Verksamheten sker i kunden hem Hur har städning och tvätt av linne och kläder ordnats vid enheten? Verksamheten sker i kunden hem Tekniska lösningar Personalen har smarttelefoner och Ipads som arbetsredskap På vilket sätt säkerställer man att de säkerhets- och larmapparater som klienterna har till sitt förfogande fungerar och att larm besvaras? Anskaffning av produkter och utrustning för hälso- och sjukvård, handledning i användningen och service På vilket sätt säkerställer man att de hjälpmedel som klienterna behöver anskaffas på ett tillbörligt sätt, klienterna instrueras i användningen av dem och underhållet fungerar? Personalen kan handleda och hjälpa till att anskaffa hjälpmedel som kunden behöver i sin vardag. Kunden ansvarar själv för de produkter och den utrustning hon använder i sitt hem. Den apparatur och utrustning som, används av personalen är inför i ett register över apparatur som används inom enheten, med tillverkare, datum för service samt ansvarsperson. 10

11 Samtliga avvikelser dokumenteras på enheten på en för ändamålet avsedd blankett av den person/de personer som varit i arbetstur då avvikelsen inträffat. Tillbudet rapporteras i sin helhet till enhetsansvarig som ansvarar för att behövliga åtgärder vidtas för att undvika upprepning av avvikelsen. Då apparatur som används på enheten förorsakar farosituation pga tex konstruktionsfel eller annat fel som hänför sej till tillverkningen eller felaktiga bruksanvisningar eller avsaknad av varningstexter eller andra avvikelser vid samband med användning som kan medföra fara eller farosituationer, görs anmälan till Valvira enligt lag 629/ på anmälningsblankett ( Anmälan görs även alltid till tillverkaren som är skyldig att ta ställning till den givna rapporten om föranledd farosituation, orsakerna och följderna. I rapporten beskrivs apparaten, användningsändamål, namn, produktklass eller tillverknings nummer för den specifika apparaten. Samt en detaljerad, daterad beskrivning av farosituationen och dess konsekvenser och följder. Anmälan görs omedelbart vid fall av allvarliga risker och farosituationer för den allmänna folkhälsan eller om farosituationen föranlett dödsfall eller allvarligt hot mot hälsa. ( Enligt Valviras Määräys 1/2010 1/(8) Dnro 6576/03.00/2010). Vid övriga farosituationer görs anmälan senast inom 30 kalenderdagar efter att tillverkaren fått anmälan om farosituationen. Enhetsansvarig arkiverar blanketten och rapporterar allvarliga avvikelser omedelbart till ledningsgruppsmedlemmen. Alla avvikelser rapporteras månatligen till ledningsgruppen. Enhetsansvariga ansvarar för att processer uppdateras och samtliga i personalen informeras om åtgärder som vidtagits. Antalet avvikelser är ett av mätetalen i processperspektivet i vårt styrkort. Namn och kontaktuppgifter på den person som ansvarar för produkter och utrustning inom hälso- och sjukvård Camilla Ylenius ansvarar för utrustningen inom hälso- och sjukvård inom hemtjänsten. Behandling av klient- och patientuppgifter a) På vilket sätt säkerställer man att verksamhetsenheten följer den lagstiftning som gäller dataskydd och behandling av personuppgifter samt de anvisningar och myndighetsbeslut som gäller vid enheten i fråga om registrering av klient- och patientuppgifter? Våren 2014 övergick enheten till elektronisk dokumentation i det elektroniska dokumentationsprogrammet RAI som utarbetats under året Uppgifter relaterade till hälso- och sjukvård dokumenteras skilt för att särskiljas från den dokumentation som hänför sig till socialvårdslagstiftningen. Skriftliga, godkända av äldreomsorgens högsta ledning, anvisningar finns i Folkhälsans Handbok för äldreomsorgen och för service för personer med funktionshinder. När Folkhälsan ingår avtal om serviceproduktion med en kommun följs kommunens regler för dokumentering och arkivering. Då kunden byter vårdenhet överlåts samtliga socialvårdshandlingar till den nya vårdenheten. Hälso- och sjukvårds dokumentation arkiveras vid Folkhälsan men för den fortsatta vården nödvändiga dokument kopieras och överlåts med klientens eller intressebevakarens tillstånd. Syftet med dokumentationen är att skapa förutsättningar för kontinuitet i vården och servicen och för att arbetet skall löpa smidigt samt att trygga tillgången på information som behövs för vård och service samt säkerställa att vårdarbetet utförs och uppföljs. Dokumentationen skall ge en klar bild av personens totala vårdbehov, av målsättningarna, med vilka metoder de uppnås och vilka resultat som uppnåtts. Med dokumentation av vården avses registrering av alla uppgifter som är av betydelse för vårdarbetet som helhet. I dokumentationen ingår vårdplan, uppföljning funktionsförmåga och hälsotillstånd, anteckningar om hur vård- och servicearbetet utförs och annat som är av väsentlig betydelse för vården och servicen. Med journalhandlingar avses sådana dokument, i pappersform eller elektroniskform, som används, uppgörs eller emottas i samband med vården och servicen, och som innehåller uppgifter om en persons hälsotillstånd, vård och livssituation och andra personliga uppgifter. De uppgifter som insamlas och antecknas i journalhandlingarna skall vara riktiga, behövliga och nödvändiga för bedömningen och planeringen av vården och servicen. Rättelser i anteckningarna (då anteckningar ändras, avlägsnas och kompletteras) görs så att den ursprungliga och den rättade anteckningen är synliga. Den som gör rättelsen antecknar namn, tjänsteställning, datum och grunden för rättelsen. Alla uppgifter i journalhandlingarna är sekretessbelagda och skall hanteras konfidentiellt. Journalhandlingarna hanteras av personal med yrkesutbildning inom hälsovården. Den yrkeskunniga personalen har ansvar för de anteckningar som görs och de uppgifter som skrivs in i journalhandlingarna. Anteckningar kan också göras på yrkespersonalens direktiv av annan personal som deltar i eller utför sådant arbete som ansluter sig till vården av klienten. Inom ramen för sina praktiska studier eller inlärning i arbete kan hälsovårdsstuderande under handledning av hälsovårdsutbildad personal göra anteckningar i journalhandlingarna. Handledaren skall med sin underskrift godkänna studerandens anteckningar. 11

12 Folkhälsan Välfärd ordnar fortlöpande fortbildning i dokumentering och journalhantering. Samtliga enheters huvudanvändare ansvarar för distribution av användarrättigheter samt handledning och inlärning av RAI dokumentationsprogrammet för nyanställda och vikarier. Ny personal introduceras systematiskt i dokumentering och journalhantering. Se skild bilaga om Personuppgiftshanteringen inom Folkhälsans verksamhetsenheter b) På vilket sätt inskolas personalen och praktikanterna i behandlingen av personuppgifter samt informationssäkerheten och hur ordnas fortbildningen? Folkhälsan Välfärd ordnar fortlöpande fortbildning i dokumentering och journalhantering. Samtliga enheters huvudanvändare ansvarar för distribution av användarrättigheter samt handledning och inlärning av RAI dokumentationsprogrammet för nyanställda och vikarier. Ny personal introduceras systematiskt i dokumentering och journalhantering. c) Var finns enhetens registerbeskrivning och dataskyddsbeskrivning framlagda till påseende? Om endast en registerbeskrivning har gjorts upp för enheten, hur informeras i så fall klienterna om de frågor som gäller behandlingen av uppgifterna? På Folkhälsans web sida d) Den dataskyddsansvariga personens namn och kontaktuppgifter Johan Huldén Telefon: 019/27811 (växel) johan.hulden@folkhalsan.fi SAMMANDRAG AV UTVECKLINGSPLANEN G GODKÄNNANDE AV PLANEN FÖR EGENKONTROLL (Planen för egenkontroll godkänns och fastställs av verksamhetsenhetens ansvariga föreståndare) Ort och datum Esbo Underskrift Annika Vahanen 12

13 VID UPPGÖRANDET AV BLANKETTEN HAR FÖLJANDE HANDBÖCKER, ANVISNINGAR OCH KVALITETS- REKOMMENDATIONER ANVÄNTS: Fackorganisationen för högutbildade inom socialbranschen Talentia ry, Yrkesetiska nämnden: Vardagen, värden, livet, etiken. Etiska regler för yrkesmänniskor inom socialbranschen. - Social- och hälsovårdsministeriets publikationer (2011:16): Riskhantering och säkerhetsplanering. Handbok för ledning och säkerhetsexperter inom social- och hälsovården - Social- och hälsovårdsministeriets publikationer (2014:5): Kvalitetsrekommendation för barnskyddet - Social- och hälsovårdsministeriets publikationer (2013:15): Kvalitetsrekommendation för att trygga ett bra åldrande och förbättra servicen - Social- och hälsovårdsministeriets handböcker (2003:4): Yksilölliset palvelut, toimivat asunnot ja esteetön ympäristö. Vammaisten ihmisten asumispalveluiden laatusuositus (på finska) - Potilasturvallisuus, Työsuojelurahasto & Teknologian tutkimuskeskus VTT: Vaaratapahtumista oppiminen. Opas sosiaali- ja terveydenhuollon organisaatiolle (på finska) - Valtakunnallisia ohjeita ja suosituksia omavalvonnan suunnittelun tueksi ikäihmisten palveluissa (på finska) Till stöd för planeringen av säker läkemedelsbehandling: - Handboken Säker läkemedelsbehandling: pdf&title=Saker_lakemedelsbehandling_sv.pdf Valviras föreskrift om anmälan om riskhändelser i samband med produkter och utrustning för hälso- och sjukvård: - Valviras föreskrift 4/2010: Tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeita asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn - Rekisteri- ja tietoturvaselosteet: - Henkilötietolaki ja asiakastietojen käsittely yksityisessä sosiaalihuollossa: - Henkilotietolaki_ja_asiakastietojen_kasittely_yksityisessa_sosiaalihuollossa.pdf - Kuvaus henkilöstön perehdyttämisestä ja osaamisen varmistamisesta liittyen tietosuoja-asioihin ja asiakirja hallintoon sekä muuta lisätietoa sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista: 9cc407f10e6d/Sosiaalihuollon+asiakasasiakirjat.pdf) (på finska) INFORMATION TILL DIG SOM ANVÄNDER BLANKETTEN: Blanketten är avsedd till stöd för serviceproducenterna vid uppgörandet av en plan för egenkontroll. Blanketten har utarbetats i enlighet med Valviras föreskrift (1/2014). Föreskriften träder i kraft Blanketten omfattar samtliga sakhelheter som ingår i föreskriften, och varje verksamhetsenhet tar i sin egen plan för egenkontroll upp de omständigheter som i praktiken gäller dem. Blanketten beskriver för varje innehållsområde de frågor som bör tas med i den aktuella punkten. När en egen blankett färdigställs bör överflödig text strykas och Valviras logo bytas ut mot serviceproducentens logo, varefter planen för egenkontroll gäller verksamhetsenhetens egen verksamhet. 13