BN AU PROTOKOLL

Transkript

1 BN AU PROTOKOLL HEDEMORA KOMMUN

2 00 HEDEMORA 1(23) Plats och tid Tjädernhuset, sammanträdesrum Vargen, kl Beslutande Ledamöter Anki Rooslien (S), ordf. Hjalmar Envall (V), v. ordf. Allan Mattsson (KL) Tamara Zuljevic (M) Ersättare Övriga närvarande Stefan Grybb, förvaltningschef Eva Winarve Westerholm, avdelningschef John Steen, avdelningschef Liv-Turid Hjemstad, förvaltningsekonom 1-2 Simon Hansson, förvaltningsekonom 1-2 Gunilla Håkansson, enhetschef för Centrala elevhälsan 3 Pernilla Larsson, nämndsekreterare Justerare Allan Mattsson (KL) Justeringens plats och tid Tjädernhuset, torsdagen den 8 februari 2018, kl Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-13 Pernilla Larsson Ordförande Justerare Anki Rooslien (S) Allan Mattsson (KL) ANSLAG/BEVIS et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ned Förvaringsplats för protokollet Bildningsförvaltningen Underskrift Pernilla Larsson

3 2(23) Innehållsförteckning 1 Fastställande av dagordningen Dnr BN Ekonomi- information Dnr BN Uppföljning av samverkansavtal mellan Landstinget Dalarna och Hedemora kommun avseende Familjecentralen Dnr BN Medborgarförslag om att identifiera barn i behov av särskilt stöd för läsutveckling tidigt med hjälp av AI..6 5 Dnr BN Arbetet med politiska program- kultur och fritid..8 6 Dnr BN Funktionsprogram..9 7 Dnr BN Anmälan av delegationsbeslut i enlighet med den nya kommunallagen (2017:725) Dnr BN Utseende av Dataskyddsombud (DSO) för bildningsnämnden i Hedemora kommun.12 9 Dnr BN Rapporter Dnr BN Delgivningsärenden Dnr BN Delegationsbeslut Dnr BN Uppföljning av internkontroll Dnr BN Frågor från vårdnadshavare ställda till Allan Mattsson (KL).23

4 3(23) 1 Fastställande av dagordningen Dagordningen presenteras enligt utskickat förslag. Arbetsutskottets beslut Dagordningen fastställs med följande förändring: Utgår: Ärende 6- Val till bildningsnämndens arbetsutskott och val av kontaktpolitiker Ärende 7- Val av ny ledamot i kulturutskottet, ny ersättare i bildningsnämndens arbetsutskott samt kontaktpolitiker Tillkommer: Ärende 15- Uppföljning av internkontroll 2017 Ärende 16- Frågor från vårdnadshavare ställda till Allan Mattsson (KL)

5 4(23) 2 Dnr BN Ekonomi- information Förvaltningsekonomen informerar om det ekonomiska läget inom bildningsförvaltningen för Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet uppdrar till bildningsförvaltningen att till sammanträdet i bildningsnämndens arbetsutskott den 16 april 2018 inkomma med förslag på åtgärder för att få ekonomin i balans det kommande året. Utdrag till Bildningsförvaltningen

6 5(23) 3 Dnr BN Uppföljning av samverkansavtal mellan Landstinget Dalarna och Hedemora kommun avseende Familjecentralen Enhetschefen för Centrala elevhälsan rapporterar gällande uppföljning av samverkan i TRION. Beslutsunderlag TRIO uppföljning den 13 december 2017 Samverkansavtal mellan Landstinget Dalarna och Hedemora kommun avseende Familjecentralen i Hedemora till och med Arbetsutskottets beslut 1. Arbetsutskottet förklarar sig ha tagit del av rapporten gällande uppföljningen av samverkansavtalet avseende Familjecentralen. 2. Arbetsutskottet uppdrar till ordföranden att kontakta kommunstyrelsens strategiutskott för att där få ett tydliggörande gällande den politiska styrgruppens uppdrag. Utdrag till Kommunstyrelsens strategiutskott

7 6(23) 4 Dnr BN Medborgarförslag om att identifiera barn i behov av särskilt stöd för läsutveckling tidigt med hjälp av AI Ett medborgarförslag inkom den 5 oktober 2017 gällande Lexplore. Det är ett hjälpmedel för tidig identifiering av elever som behöver extra stöd för sin läs- och skrivutveckling. Förslaget är att Hedemora kommun screenar samtliga elever i början av deras skolgång, men hjälp av Lexplore. Vid sammanträdet den 21 november 2017 överlät kommunfullmäktige till bildningsnämnden att besluta i ärendet. Bildningsförvaltningen föreslår bildningsnämnden att besluta om att medborgarförslaget anses besvarat. Beslutsunderlag Medborgarförslag den 5 oktober 2017 Kommunfullmäktige den 21 november Tjänsteskrivelse från bildningsförvaltningen den 23 januari 2018 Handlingsplan språk-, läs och skrivutveckling F-6, 7-9 den 17 januari 2017 Bildningsförvaltningens motivering till beslut I Hedemora kommun utgår vi från att Lära barn läsa genom den traditionella läsinlärningen utifrån svårigheter att bearbeta språkljud och som då visar sig som utmaningar i avkodning, för barn med läs- och skrivsvårigheter. Genom att träna språkljud (fonem) och bokstäver (grafem) på ett strukturerat sätt, förbättras läsförmågan, stavning, läsförståelse, läshastighet och förmåga att uppmärksamma språkets ljudmässiga uppbyggnad (fonologisk medvetenhet). Vi har i Hedemora valt Legi-Lexi som ett grundläggande testmaterial, samt diagnoser enligt vår handlingsplan som innefattar alla dessa delar för en god läs- och skrivförmåga, för att upptäcka elever i behov av särskilt stöd tidigt. (Forskare som står bakom detta program är: Bertil Hult, Martin Ingvar, Carsten Elbro, Inger Fridolfsson, Birgitta Herkner, Inger Häggström, Stefan Gustavsson, Christina Hällman, Astrid Frylmark med flera.) Forts. 4

8 7(23) Forts. 4 Lexplore ger svar på frågan om lässvårigheter finns. Inte orsaken till det. De diagnoser som genomförs, enligt Hedemora kommuns handlingsplan, från förskoleklass till och med årskurs 9 och Legi-Lex, ger en bred bild av orsaker till eventuella läs- och skrivsvårigheter. Så att rätt stöd ges till eleven. I vårt landsting har man även sagt att vi i skolan ska ge elever med dessa svårigheter det stöd de har behov av och ingen diagnos för dyslexi behövs för att få stöd i skolan. Arbetsutskottets förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår bildningsnämnden att besluta om att medborgarförslaget anses besvarat.

9 8(23) 5 Dnr BN Arbetet med politiska program- kultur och fritid Vid sammanträdet diskuteras arbetet med utarbetandet av politiska program. Arbetsutskottet ser stora vinster med ett politiskt program innehållande både kultur- och fritidsfrågor. Beslutsunderlag Bildningsnämnden den 2 oktober Tjänsteskrivelse från bildningsförvaltningen den 19 december 2017 Arbetsutskottets förslag till beslut 1. Arbetsutskottet föreslår bildningsnämnden att besluta om att skapa ett sammanslaget kultur- och fritidspolitiskt program för åren , samt att tillsätta en styrgrupp för detta arbete. 2. Arbetsutskottet uppdrar till bildningsförvaltningen att till sammanträdet i bildningsnämnden den 19 februari 2018 komma med en tidsplan för programarbetet. Utdrag till Bildningsförvaltningen

10 9(23) 6 Dnr BN Funktionsprogram Information ges gällande uppförande av ett funktionsprogram för bildningsförvaltningen. Beslutsunderlag Bildningsnämnden den 4 december Arbetsutskottets förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår bildningsnämnden att besluta om att göra en beställning av ett funktionsprogram gällande en ny förskola och en ny skola i Hedemora kommun.

11 10(23) 7 Dnr BN Anmälan av delegationsbeslut i enlighet med den nya kommunallagen (2017:725) En ny kommunallag (2017:725) träder i kraft den 1 januari Av 6 kap. 40 KL framgår att nämnden ska besluta i vilken utsträckning beslut som fattats med stöd av uppdrag enligt 37 KL (delegation) ska anmälas till den. Ett sådant beslut som anger vad som gäller från och med den 1 januari 2018 måste fattas innan lagstiftningen träder i kraft. Nämnden har möjlighet att besluta att nuvarande ordning även ska gälla efter att den nya kommunallagen träder ikraft eller begränsa omfattningen av ärenden som ska anmälas till nämnden, som den nya kommunallagen medger. Den nya kommunallagen innebär således att obligatorisk anmälan av beslut fattade med stöd av delegation slopas. I stället ska nämnden besluta om i vilken omfattning anmälan ska ske. Detta gäller även beslut fattade med stöd av vidaredelegation. Inga regler införs om hur justeringen ska göras. Om beslut inte ska anmälas till nämnden ska de enligt 6 kap 40 KL protokollföras (förtecknas) särskilt, om beslutet får överklagas enligt bestämmelserna i 13 kap. (laglighetsprövning). ens (förteckningarnas) utformning och innehåll beslutas av nämnden (fullständiga protokoll eller förteckningar). Delegationsbesluten måste dock alltid kunna identifieras, till exempel enligt de protokollsmallar som ofta tillämpas idag för anmälan av delegationsbeslut till nämnd. Besluten måste anslås på kommunens webbaserade anslagstavla för att få laga kraft. Delegationsbeslut som inte kan laglighetsprövas behöver inte anmälas och inte heller tillkännages på den webbaserade anslagstavlan, vilket innebär sämre insyn i sådana ärenden. Utdrag ur den nya kommunallagen (SFS 2017:725) Anmälan av beslut 40 Nämnden ska besluta i vilken utsträckning beslut som har fattats med stöd av uppdrag enligt 37 ska anmälas till den. Beslut som inte anmäls ska protokollföras särskilt, om beslutet får överklagas enligt bestämmelserna i 13 kap. Sådana beslut som avses i 39 ska anmälas vid nämndens nästa sammanträde. Forts. 7

12 11(23) Forts. 7 Bildningsförvaltningen föreslår bildningsnämnden att besluta om att befintlig ordning ska gälla även efter att den nya kommunallagen (SFS 2017:725) träder i kraft den 1 januari 2018 vad gäller anmälan av beslut fattade med stöd av delegation. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från bildningsförvaltningen den 14 december 2017 Arbetsutskottets förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår bildningsnämnden att besluta om att befintlig ordning ska gälla även efter att den nya kommunallagen (SFS 2017:725) träder i kraft den 1 januari 2018 vad gäller anmälan av beslut fattade med stöd av delegation.

13 12(23) 8 Dnr BN Utseende av Dataskyddsombud (DSO) för bildningsnämnden i Hedemora kommun Europeiska unionen (EU) har beslutat om Europeiska unionens allmänna dataskyddsförordning (EU 679/2016), även kallad dataskyddsförordningen eller GDPR, som träder i kraft den 25 maj Förordningen ersätter den nuvarande personuppgiftslagen (1998:204) och ska tillämpas på behandlingen av personuppgifter både inom det offentliga och det privata. Det övergripande syftet med GDPR är att säkerställa människors rätt till skydd för sina personuppgifter och därmed rätten till skydd för privatlivet. Ett annat mycket viktigt syfte är att fastställa regler för det fria flödet av personuppgifter inom EU och därmed lägga grund för ökad digitalisering inom EU. Ett av kraven i förordningen är att följande organisationer måste utse ett dataskyddsombud (DSO): myndigheter och offentliga organ, organisationer som i sin kärnverksamhet behandlar personuppgifter på ett sätt som kräver regelbunden och systematisk övervakning av de registrerade i stor omfattning, organisationer som behandlar så kallade känsliga personuppgifter eller uppgifter som rör lagöverträdelser och fällande domar i brottmål i stor omfattning. Kommunala bolag kan utse dataskyddsombud, men är inte skyldiga till det såvida inte punkterna 2 och 3 ovan är uppfyllda. Sveriges Kommuner och Landsting (SKL) och EU:s artikel 29-arbetsgruppen rekommenderar dock som god praxis att även de kommunala bolagen ska utse dataskyddsombud. Av artikel 37.5 GDPR framgår att dataskyddsombudet ska utses på grundval av yrkesmässiga kvalifikationer och, i synnerhet, sakkunskap om lagstiftning och praxis avseende dataskydd samt förmågan att fullgöra de uppgifter som avses i artikel 39 GDPR, dvs dataskyddsombudets arbetsuppgifter. Dataskyddsombudet ska även ha god kännedom om organisationens administrativa regler och förfaranden och ha integritet och hög yrkesetik. Forts. 8

14 13(23) Forts. 8 Som förslag till dataskyddsombud finns Hedemora kommuns kommunjurist, tillika utbildad jur.kand., Ann-Christine Östlund Bäckehag. Hon uppfyller utbildningskraven och har lång erfarenhet från arbete inom offentlig sektor. Ikraftträdandet av GDPR den 25 maj 2018 innebär att kommunerna och de kommunala bolagen måste göra ett omfattande förberedelsearbete i organisationerna, där dataskyddsombudet har en viktig roll, varför uppdraget som dataskyddsombud föreslås börja gälla från och med den 1 februari I och med ikraftträdandet av den nya dataskyddsförordningen (GDPR) den 25 maj 2018 är styrelser och nämnder i kommunerna skyldiga att utse ett dataskyddsombud enligt artikel 37.1 GDPR. Även de kommunala bolagen rekommenderas utse ett dataskyddsombud. Hedemora kommun rekommenderar ett och samma dataskyddsombud för hela kommunen inkl. dess bolag. Bildningsförvaltningen föreslår bildningsnämnden att besluta om att kommunjurist tillika jur.kand. Ann-Christine Östlund Bäckehag utses till dataskyddsombud. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från kommunstyrelseförvaltningen den 18 december 2017 Arbetsutskottets förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår bildningsnämnden att besluta om att kommunjurist Ann-Christine Östlund Bäckehag utses till dataskyddsombud.

15 14(23) 9 Dnr BN Rapporter a) Rapport gällande KPMG:s rapport- Hedemora kommunresursfördelningssystem i grundskola och förskola b) Rapport gällande elev vid Annaskolan c) Rapport gällande polisanmälan utifrån händelser på Vasaskolan den 31 januari 2018 d) Rapport gällande två elever på Stureskolan med hög frånvaro Beslutsunderlag Rapport från KPMG den 8 januari Hedemora kommunresursfördelningssystem i grundskola och förskola Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet förklarar sig ha tagit del av delgivna rapporter.

16 15(23) 10 Dnr BN Delgivningsärenden a) sutdrag från kommunfullmäktige den 12 december gällande befrielse från uppdrag och val av ny ledamot i bildningsnämnden. Dnr KS b) sutdrag från kommunfullmäktige den 12 december gällande befrielse från uppdrag och val av ny ledamot i bildningsnämnden. Dnr KS c) fört vid GYSAM styrgrupp den 13 oktober 2017 Dnr BN d) Gymnasiesamverkan utredning, analys och förslag gällande prissättning och prislistor. Dnr BN e) Inbjudan till konferenser hösten 2017 och januari Dnr BN f) GYSAM, förslag på mötesdatum 2018, utkast. Dnr BN g) Rapporter från GYSAM Genomförda och pågående aktiviteter och projekt. Dnr BN h) GYSAM- Efterkalkyl kostnad per program Dnr BN i) GYSAM- Budget kostnad per program Dnr BN j) GYSAM- Bidragsbelopp friskolor Dnr BN k) Elevrådsprotokoll Fyrklöverskolan den 6 december Dnr BN Forts. 10

17 16(23) Forts. 10 l) Elevrådsprotokoll Stureskolan den 8 december Dnr BN m) Elevrådsprotokoll Vikmanshyttans skola den 16 november Dnr BN n) Elevrådsprotokoll Vikmanshyttans skola den 14 december Dnr BN o) Elevrådsprotokoll Västerby skola den 14 december Dnr BN p) Cirkulär 17:62 från Sveriges Kommuner och Landsting gällande avtal om kopiering och tillgängliggörande i skolorna från och med Dokid q) Avtal om kopiering och tillgängliggörande i skolorna från och med 2018 med allmänna avtalsvillkor. Dnr BN r) sutdrag från kommunstyrelsens strategiutskott den 15 januari gällande Ansökan om evenemangsbidrag till TT-loppets jubileum 2018 Dnr KS s) Elevrådsprotokoll Stureskolan den 15 januari Dnr BN t) Elevrådsprotokoll Stureskolan den 26 januari Dnr BN u) Elevrådprotokoll Vasaskolan den 17 januari Dnr BN v) Elevrådsprotokoll och matrådsprotokoll Västerby skola den 29 januari 2018 Dnr BN w) Anmälan om hög frånvaro gällande elev på Stureskolan Dnr BN x) Anmälan om hög frånvaro gällande elev på Stureskolan Dnr BN Forts. 10

18 17(23) Forts. 10 Delgivningar som rör kränkningar: a) Kränkande behandling som anmälts till rektor vid Smedby skola den 23 november Dnr BN b) Kränkande behandling som anmälts till rektor vid Västerby skola den 2 oktober Dnr BN c) Kränkande behandling som anmälts till rektor vid Västerby skola den 7 november Dnr BN d) Kränkande behandling som anmälts till rektor vid Västerby skola den 23 november Dnr BN e) Sammanställning av ärenden rörande kränkningar och trakasserier på Vasaskolan höstterminen Dnr BN Delgivningar som rör klagomål a) Klagomål från vårdnadshavare gällande skola i Hedemora kommun. Dnr BN Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet förklarar sig ha tagit del av delgivningsärendena.

19 18(23) 11 Dnr BN Delegationsbeslut Bildningskontoret: Kulturenheten: a) Beslut gällande utbetalning av startbidrag till förening i Hedemora kommun Bch BN 33/17 Dnr BN b) Beslut gällande utbetalning av spårbidrag till förening i Hedemora kommun Bch BN 34/17 Dnr BN c) Beslut om utbetalning av ledarutbildningsbidrag till förening i Hedemora kommun Bch BN 35/17 Dnr BN d) Beslut gällande bidrag till föreningen Barnens dag för arrangemang sommaren Bch BN 1/18 Dnr BN e) Beslut gällande bidrag till firande av Finland 100 år Bch KUL 9/17 Dnr BN f) Beslut gällande bidrag marknadsföring Hedemora konstrunda Bch KUL 10/17 Dnr BN g) Beslut gällande bidrag till föreningen Barnens dag för arrangemang sommaren Bch KUL 1/18 Dnr BN Forts. 11

20 19(23) Forts. 11 Centrala Elevhälsan: h) Yttrande om målgruppstillhörighet i gymnasiesärskolan Bch Elevh 42/17 Dnr BN i) Beslut gällande tilläggsbelopp för elev på Annaskolan vt 2018 Bch Elevh 43/17 Dnr BN j) Beslut om tilläggsbelopp för elev på Olympicaskolan vt 2018 Bch Elevh 44/17 Dnr BN k) Beslut om tilläggsbelopp för elev på Olympicaskolan vt 2018 Bch Elevh 45/17 Dnr BN l) Beslut om tilläggsbelopp för elev på Olympicaskolan vt 2018 Bch Elevh 46/17 Dnr BN m) Beslut om tilläggsbelopp för barn på förskolan Olympica vt 2018 Bch Elevh 47/17 Dnr BN n) Beslut om tilläggsbelopp för elev på Olympicaskolan vt 2018 Bch Elevh 48/17 Dnr BN o) Beslut om tilläggsbelopp för elev på Olympicaskolan under vt 2018 Bch Elevh Dnr BN Forts. 11

21 20(23) Forts. 11 p) Beslut om tilläggsbelopp för elev på Olympicaskolan under vt 2018 Bch Elevh 50/17 Dnr BN q) Beslut om tilläggsbelopp för elev på Olympicaskolan under vt 2018 Bch Elevh 51/17 Dnr BN r) Beslut om tilläggsbelopp för barn på Noaks Ark under vt 2018 Bch Elevh 52/17 Dnr BN s) Beslut om tilläggsbelopp för elev på Annaskolan under vt 2018 Bch Elevh 53/17 Dnr BN t) Beslut om tilläggsbelopp för elev på Annaskolan under vt 2018 Bch Elevh 54/17 Dnr BN u) Beslut om tilläggsbelopp för barn på förskolan Björkbacken under vt 2018 Bch Elevh Dnr BN v) Beslut om tilläggsbelopp för elev på förskolan Olympica perioden Bch Elevh 1/18 Dnr BN Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet förklarar sig ha tagit del av delgivna delegationsbeslut.

22 21(23) 12 Dnr BN Uppföljning av internkontroll 2017 Enligt den numera ersatta kommunallagen (1991:900) ska varje nämnd genomföra internkontroll antog bildningsnämnden ett nytt system där internkontrollen i huvudsak bygger på förvaltningens kvalitetsrapporter. Uppföljningen visar på några förbättringsområden för internkontrollen men visar i huvudsak upp en bättre kontroll än den som var möjlig 2015 och Ärendebeskrivning Uppföljningen har gjort genom en studie av kvalitetsrapporterna samt genom skriftlig och muntlig uppföljning med ansvariga för övriga kontrollpunkter. Nämndsekteteraren har vid ett tillfälle (december) följt upp redovisade delegationsbeslut. Under 2017 har totalt 136 beslut fattats på delegation från bildningsnämnden. De delegationsbeslut som fattats har nästan uteslutande fattats av rätt delegat men en risk föreligger att alla beslut fattade på delegation inte redovisats. Internkontrollen bör på denna punkt anses som icke fullt tillfredställande. Samtliga verksamheter, utom en inkom 2017 med kvalitetsrapporter i vilka enheternas chefer redogjorde för hur de säkerställer att enheterna följer rådande styrdokument. Mallen för dessa rapporter har också avsnitt om arbetsmiljö och ekonomi. Rapporterna har delgivits bildningsnämnden både muntligt och skriftligt. Den enhet som inte inkom med någon rapport (Martin Koch-gymnasiet) har dock redovisat sitt kvalitetsarbete till Skolinspektionen och har inbjudits till bildningsnämnden i mars 2018 för att presentera sitt kvalitetsarbete. Internkontrollen bör på denna punkt anses vara god med mindre anmärkning. Nämnden har fått månatliga rapporter av det ekonomiska läget. Internkontrollen bör på denna punkt anses vara god Nämndsekreteraren har följt upp de beslut som bildningsnämnden fattat under 2017 vid två tillfällen (maj respektive december). Inget fattat beslut har försummats (tappats bort) men några fattade beslut ligger ännu kvar att verkställas. Internkontrollen bör på denna punkt anses vara god. Forts. 12

23 22(23) Forts. 12 Förvaltningsövergripande- så väl som enhetsrutiner ska säkerställa att verksamheten styrs på ett effektivt sätt. Många av de rutiner som styr verksamheten upprättades under 2016 och följdes således upp första gången Uppföljningarna påvisade inga större brister och det bör tilläggas rutinerna för skola, fritidshem och förskola även klarade Skolinspektionens granskning Internkontrollen bör på denna punkt anses vara god. Bildningsförvaltningen förslår bildningsnämnden att anta förvaltningens uppföljning av nämndens internkontrollsplan så som sin egen. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse från bildningsförvaltningen den 4 februari 2018 Arbetsutskottets förslag till beslut Arbetsutskottet föreslår bildningsnämnden att anta bildningsförvaltningens uppföljning av nämndens internkontrollplan så som sin egen.

24 23(23) 13 Dnr BN Frågor från vårdnadshavare ställda till Allan Mattsson (KL) Allan Mattsson (KL) framför att vårdnadshavare ställt frågan till honom angående om elever får ogiltig frånvaro då vårdnadshavare hållit sina barn hemma när skolbussen från Långshyttan till Hedemora, Vasaskolan varit full. Vidare har frågan gällande en trasig hiss på Jonsboskolan tagits upp av vårdnadshavare. Arbetsutskottets beslut Arbetsutskottet beslutar att hänvisa vårdnadshavare till rektor på respektive skola för att få svar på sina frågor. Utdrag till Allan Mattsson (KL)