Fördelning av administrativa arbetsuppgifter mellan institutions- och fakultetsnivå (L5.1)

Transkript

1 Fördelning av administrativa arbetsuppgifter mellan institutions- och fakultetsnivå (L5.1) Bilagor som medföljer denna rapport: 1. Institutionernas administration i siffror 2. Fakultetskansliets administration i siffor 3. Serviceenhetens administration i siffror 4. Studierektorernas och studievägledarnas administration i siffror 5. Prefekternas administration i siffror 6. Sammanställning av synpunkter från personalworkshops Sammanfattning av synpunkter och åtgärdsförslag rörande fakultetens administration som framkommit vid workshops med olika personalgrupper 8. Ålder och könsfördelning bland administrativ personal 9. Institutionernas administrativa arbetsområden 10. Fakultetens administrativa organisation 1

2 BAKGRUND Arbetsgruppen Personal har under våren 2008 inhämtat information rörande de vid fakuleteten förkommande administrativa arbetsuppgifterna via enkäter och workshops med administrativ personal från institutionerna, fakultetskansliet och serviceenheten samt studievägledare, studierektorer och prefekter (se bilaga 1-8). Det bör dock noteras att lärargruppen inte inventerats med avseende på administrativa arbetsuppgifter vilket t ex innebär att den administration av UFL som eventuellt ligger på lärare inte fångats upp. En analys av detta omfattande material visar på ett generellt plan och ur administrativ synvinkel: en önskan att förflytta vissa administrativa arbetsuppgifter från institutionerna till gemensam fakultetsnivå samt att förflytta vissa arbetsuppgifter från fakultetskansliet till institutionerna. FÖRFLYTTNING AV ADMINISTRATIVA ARBETSUPPGIFTER MELLAN INSTITUTIONS- OCH FAKULTETSNIVÅ Beslut rörande institutionernas organisationsstruktur har fattats mot bakgrund av rapport från Delprojektet intern organisation och delegation där det bland annat föreslås att ett antal stödfunktioner och/eller delar av dessa flyttas till gemensam fakultetsnivå. Detta berör administrativa uppgifter såsom: Internationaliseringsstöd, Studie- och karriärvägledning, Uppdragsutbildning, Studentmottagning/reception. Ovanstående beslut är även välgrundat mot bakgrund av den information som framkommer i enkäter och workshops med den administrativa personalen där det finns önskemål om denna typ av förflyttning av de aktuella arbetsuppgifterna och/eller delar av dessa (se bilaga 6-7). I informationen från enkäter och workshops framkommer även önskemål rörande förflyttning av handläggningen av doktorandadministrationen från fakultetskansliet till institutionsnivå. I rapporten Institutionernas administrativa organisation (L5.2) har arbetsgruppen Personal tagit hänsyn till förflyttningar av administrativa uppgifter mellan institutions- och fakultetsnivå i sitt förslag till fördelning av administrativa arbetsuppgifter mellan institution och fakultetskansli. Detta bl a såtillvida att: handläggningen av doktorandadministrationen flyttats till institutionsnivå och lagts in i rollbeskrivningen Personal. bemanningen av den centrala studentmottagningen/receptionen föreslås t.ex. kunna involvera institutionsadministratörer enligt ett rullande schema mellan de olika institutionerna. 2

3 I den föreliggande rapporten har arbetsgruppen tagit hänsyn till förflyttningen av stödfunktioner och/eller delar av dessa från institutions- till fakultetsnivå och de nya, alternativt förstärkta, administrativa roller de ger upphov till på fakultetsnivå. Detta avser: Internationaliseringsstöd. Studie- och karriärvägledning. Uppdragsutbildning. Studentmottagning/reception. Vad gäller dessa funktioner föreslår arbetsgruppen att: det för Internationaliseringsstödet skapas en ny administrativ roll på fakultetskansliet vilken fokuserar på detta arbetsområde. det för Studie- och karriärvägledningen skapas en ny administrativ roll på fakultetskansliet vilken fokuserar på detta arbetsområde. Innehållet i denna roll behöver dock utredas vidare i relation till den fortsatta utredningen av den institutionsanknutna studievägledningens organisatoriska placering. ansvaret för Uppdragsutbildningen ligger kvar på institutionsnivå (lämpligen under studierektorsfunktionen med stöd av ekonomiansvarig) men att resurser samtidigt skapas på fakultetskansliet för att stärka det administrativa hanterandestödet gentemot institutionerna. en central Studentmottagning/reception skapas. I sammanhanget kan nämnas att mot bakgrund av det statistiska materialet och de splittrade administrativa arbetsuppgifterna på institutionsnivå (se bilaga 1) finns även underlag för: en fakultetsgemensam bibliotikarie (liggande under UB men finansierad av institutionerna) som skulle kunna serva de bibliotek som återfinns på institutionsnivå. förändrade arbetsrutiner på serviceenheten för ökad service till de olika byggnaderna utanför huvudbyggnaden. 3

4 ADMINISTRATIVA ARBETSOMRÅDEN PÅ FAKULTETSKANSLIET Allmänt Då ovanstående förflyttningar av administrativa funktioner även påverkar fakultetskansliet föreslår arbetsgruppen att fakultetskansliet organiseras utifrån åtta administrativa arbetsområden bestående av: Personal- och löneadministration, Sekretariat, Ekonomi, Informationsoch webbredaktör, Grundutbildningsadministration, Forskarutbildningsadministration, Internationaliseringsstöd, samt Central studie- och karriärvägledning. De åtta administrativa arbetsområdena leds och samordnas av fakultetskansliets chef enligt figur 1 nedan (återfinns även som bilaga 10). Kanslichef Personal och löneadministration Beredning och dokumentation Ekonomi Internationaliseringsstöd Grundutbildningsadministration Forskarutbildningsadministration Informations och webbredaktör Central studie och karriärvägledning Fig 1. Fakultetskansliets administrativa organisation I sammanhanget skall också konstateras att de administrativa funktionerna på fakultetskansliet måste tydliggöras på institutionerna för ett förbättrat informationsflöde. Vidare blir det enklare för de personer som uppbär en administrativ funktion på en institution att samlas på en fakultetsövergripande nivå för informationsutbyte och i detta sammanhang är det önskvärt att fakultetskansliet fungerar som sammankallande för fakultetsinterna administrativa nätverk för administratörer med olika arbetsområden på institutionsnivå. I sammanhanget är det viktigt att framhålla att varje administratör kan kombinera flera arbetsområden, att antalet kombinationer beror på storleken på institutionen och att man förväntsa ha för funktionen relevant utbildning. Detta innebär inte att alla administratörer skall kunna 4

5 alla funktioner utan istället att två till tre funktioner per administratör rekommenderas. Man har dock ett huvudområde där man har ansvar för att: hålla sig uppdaterad om gällande regler, rutiner, policies och blanketter samt att informera övriga anställda vara supportperson för de system som används av övriga anställda dvs att utbilda och bistå personalen vid användning av dessa vara fakultetens kontaktperson utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom området arbeta för att nå målen som formulerats i Hum faks handlingsplan för miljö och hållbar utveckling arbeta för jämställdhet och jämlikhet i enlighet med GU:s likabehandlingsplan BESKRIVNING AV ADMINISTRATIVA ARBETSOMRÅDEN Nedan beskrivs de åtta administrativa arbetsområdena: Personal- och löneadministration, Sekretariat, Ekonomi, Informations- och webbredaktör, Grundutbildningsadministration, Forskarutbildningsadministration, Internationaliseringsstöd, samt Central studie- och karriärvägledning. Rollerna beskrivs med avseende på: definition övergripande ansvar system som används exempel på arbetsuppgifter kompetenskrav Personal- och löneadministration Ansvarar för arbetsrättslig information och rådgivning till institutioner och prefekter. Ansvar för samordning av löneförhandlingar samt handläggning av anställningsavtal och förordnanden. Ansvar för löneadministration för fakultetens anställda. Ansvarar för MBLförhandlingar och för stöd och rådgivning i rehabiliteringsfrågor Övergripande ansvar hålla sig uppdaterad om gällande regler, rutiner och blanketter samt förmedla denna information till institutionerna vara supportperson för de system som används vara fakultetens kontaktperson samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom området och vara sammankallande för 5

6 fakultetsinterna nätverk arbeta för att nå målen som formulerats i Hum faks handlingsplan för arbeta för jämställdhet och jämlikhet i enlighet med GU:s likabehandlingsplan Aktuella system Egenrapporteringen Datalagret PA LADOK KataGu GUPAIDA Palasso Agresso EFH Exit Ex på arbetsuppgifter bistå prefekter och anställda i anställningsärenden genom att känna till handläggning, regelverk och avtal delta i ärenden rörande omplacering av personal och anställnings upphörande ta fram löne- och personalstatistik hantering av attestkedjor i Egenrapporteringen utbetalning av löner, arvoden och olika ersättningar såsom bl. a. sjukvård och friskvård avvisa och rätta import till lönesystemet kontroll av semesteruttag bistå vid rehabiliteringsutredningar och krishantering kontakt med Försäkringskassan, anmälan av sjukdomsfall, föräldrapenningstillägg etc. kontakt med Skatteverket för skattefrågor skriva arbetsgivarintyg samt övriga intyg till myndigheter registrering av anställningsavtal och förordnanden ta fram underlag till MBL-förhandligar Kompetenskrav ha fördjupad kunskap inom områdena för att kunna bistå institutionerna med råd och stöd kunna använda relevanta system för att bistå institutionerna med support kunna de regelverk som gäller inom området ha arbetsrättsliga kunskaper ha kunskaper om socialförsäkringssystemet 6

7 Beredning och dokumentation Ansvarar för fakultetsnämndens sammanträden. Ansvarar för fakultetsnämndens arbetsgrupper samt lärarrekryteringsnämndens möten. Ansvarar för diarium och arkiv. Övergripande ansvar hålla sig uppdaterad om gällande regler, rutiner och policies samt att informera övriga anställda vara fakultetens kontaktperson utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom området arbeta för att nå målen som formulerats i Humfaks handlingsplan för arbeta för jämställdhet och jämlikhet i enlighet med GU:s likabehandlingsplan beredning för fakultetsnämnden Aktuella system CMS GUPAIDA Diabas Ex på arbetsuppgifter fungera som sekreterare i fakultetsnämnden fungera som sekreterare i nämndens arbetsgrupper samt lärarrekryteringsnämnden fungera som sekreterare åt dekanus sköta diarieföringen sköta arkiveringen bereda ärenden i samband med val av ledamöter i olika organ sköta beredningsarbetet inför nämndens sammanträden Kompetenskrav ha fördjupad kunskap inom området för att kunna bistå institutionerna med råd och stöd kunna de system som används tillräckligt bra för att kunna bistå institutionerna med support kunna de regelverk som gäller inom området ha behörighetsadministration (GUPAIDA) 7

8 Ekonomi Ansvarar för fakultetens övergripande ekonomiska arbete såsom budgetering, uppföljning, rapportering. Ansvarar för samordning av insitutionernas budgetarbete. Ansvar för information och rådgivning till institutionerna. Ansvarar för handläggning av externa medel. Övergripande ansvar hålla sig uppdaterad om gällande regler, rutiner och blanketter samt att informera övriga anställda vid fakulteten vara supportperson för de system som används dvs att utbilda och bistå personalen vid användning av dessa vara fakultetens kontaktperson utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom området och vara sammankallande för fakultetsinterna nätverk arbeta för att nå målen som formulerats i Hum faks handlingsplan för arbeta för jämställdhet och jämlikhet i enlighet med GU:s likabehandlingsplan Aktuella system Agresso Perspektiv EKO Datalagret EA och PA EFH Ex på arbetsuppgifter sköta ekonomisk uppföljning vara föredragande gällande ekonomiska ärenden utarbeta progonser och rapportering till styrelsen sköta bokslutsarbete handha administration av externa bidrag (hantering av kontrakt, uppläggning av verksamheter, förmedling av medel till institutionerna) sköta fakturahantering och kontoavstämning arkivering av fakultetens fakturor och reseräkningar Kompetenskrav ha fördjupad kunskap inom området för att kunna bistå institutionerna med råd och stöd kunna de system som används tillräckligt bra för att kunna bistå övriga anställda med support kunna de regelverk som gäller inom området 8

9 Information- och webb Ansvarar för att intern och extern information om fakultetens utbildning och forskning är aktuell och relevant. Ansvarar för fakultetens hemsida Övergripande ansvar hålla sig uppdaterad om gällande regler och rutiner bistå institutionerna med stöd och hjälp i informations- och webbfrågor vara fakultetens kontaktperson utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom området arbeta för att nå målen som formulerats i Humfaks handlingsplan för arbeta för jämställdhet och jämlikhet i enlighet med GU:s likabehandlingsplan Aktuella system CMS Alumndatabasen Ex på arbetsuppgifter skriva och redigera texter för olika ändamål, målgrupper och medier (webb, trycksak, presentationer) skapa och upprätthålla kontakter med informationsansvarig på områdesnivå eller central nivå när det gäller marknadsföring, informationsmaterial, pressreleaser och dyl. skapa och upprätthålla kontakter med författare, producent och tryckeri upprätthålla kontakter med alumnnätverk sprida information via anslagstavlor, trycksaker, Internet, e-post och pressreleaser skriva nyhetsbrev lägga in och uppdatera innehåll på webbsidor strukturera och bygga webbplatser genomföra arrangemang för att uppfylla tredje uppgiften, t. Ex. Humanistdagarna, gästföreläsningar osv. Kompetenskrav ha fördjupad kunskap inom området för att kunna bistå övriga anställda med råd och stöd kunna de layoutprogram och bildredigeringsprogram som används tillräckligt bra för att kunna bistå övriga anställda med support kunna de regelverk som gäller inom området 9

10 Grundutbildningsadministration Ansvarar för övergripande frågor inom fakultetens grundutbildning. Ansvarar för utvärderings- och kvalitetsarbete. Ansvarar för planering, utveckling och utvärdering av grundutbildningen. Övergripande ansvar hålla sig uppdaterad om gällande regler och rutiner samt att informera övriga anställda vara fakultetens kontaktperson inåt och utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom området och vara sammankallande för fakultetsinterna nätverk arbeta för att nå målen som formulerats i Hum faks handlingsplan för arbeta för jämställdhet och jämlikhet i enlighet med GU:s likabehandlingsplan Aktuella system Datalagret studentadministartion Kursportalen LADOK Alumndatabasen Ex på arbetsuppgifter uppföljning och sammanställning av statistik över antagning och prestationer förbereda och leda studierektorsmöten godkänna uppgifter till kurskatalogen ge studieinformation ge information och rådgivning till institutionerna kontroll och godkännande av kursplanearbete organisera möten/arrangemang för studenter och alumner ta initiativ till alumnnätverk och upprätthålla kontakter med central alumnverksamhet Kompetenskrav ha fördjupad kunskap inom området för att kunna bistå fakultets- och institutionsledning med råd och stöd kunna de system som används tillräckligt bra för att kunna bistå institutionerna med support kunna de regelverk och förordningar som gäller inom området ha kunskap om fakultetens kursutbud ha kunskap om studenternas rättigheter och skyldigheter 10

11 Forskarutbildningsadministration Ansvarar för antagningsprocessen inom forskarutbildningen, studieplaner inom forskarutbildningen, rådgivning och information, utfärdande av licoch doktorsexamen samt för vissa stipendiefonder. Övergripande ansvar hålla sig uppdaterad om gällande regler, rutiner och blanketter samt att informera övriga anställda vara institutionens kontaktperson inåt och utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom området och vara sammankallande för fakultetsinterna nätverk arbeta för att nå målen som formulerats i Humfaks handlingsplan för arbeta för jämställdhet och jämlikhet i enlighet med GU:s likabehandlingsplan Aktuella system LADOK Ex på arbetsuppgifter sköta beredning och handläggning av ärenden till fakultetens forskarutbildningsgrupp utföra uppgifter i samband med disputationer utfärda lic- och doktorsexamen handha beredning och handläggning av studieplaner sköta handläggning av stipender ge rådgivning och information Kompetenskrav ha fördjupad kunskap inom området för att kunna bistå institutionerna med råd och stöd kunna de regelverk och förordningar som gäller inom området Central studie- och karriärvägledning Ansvarar för vägledning och rådgivning till studenter vad gäller utbildning och arbetsmarknad Övergripande ansvar medverka till att studenten blir medveten om egna anlag, intressen och värderingar och deras betydelse för ett självständigt studie- och 11

12 karriärval Aktuella system Kursportalen/GUL LADOK GUBAS nya (tittfunktion) Alumndatabasen Valwebben medverka till att studenten själv kan fatta välgrundande beslut i fråga om studier och karriär ge studenten stöd i studiesituationen och stimulans att fullfölja studierna hålla sig uppdaterad om gällande regler, förordningar, rutiner och policies inom arbetsområdet studie- och karriärvägledning vara institutionens/fakultetens kontaktperson utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom arbetsområdet studie- och karriärvägledning säkerställa vägledningens kvalitet genom fortlöpande kompetensutveckling arbeta för att nå målen som formulerats i Humfaks handlingsplan för arbeta för jämställdhet och jämlikhet i enlighet med GU:s likabehandlingsplan Ex på arbetsuppgifter ge enskilda vägledningssamtal ge gruppvägledning, t ex introduktion, info om utlandsstudier eller studieval ge ämnesspecifik information och vägledning vara kontaktperson för student med funktionshinder utföra värdering av tidigare studier utveckla rutiner för uppföljning av och stöd till studenter som möter svårigheter i sina studier samverka med annat studentstöd inom GU samverka med Karriärcentrum samverka med institutionens/fakultetens alumnkoordinator ha fasta telefon- och mottagningstider inläsning och fortbildning för att säkerställa kvaliteten i vägledningen delta i arbetet med uppföljning av kursvärdering medverka med sin kunskap och erfarenhet i pedagogiskt utvecklings- och utvärderingsarbete på alla nivåer utveckla samarbete med övriga studievägledare vid fakulteten sköta utåtriktad verksamhet gentemot skolor och allmänhet samverka med studentorganisationer Kompetenskrav högskoleutbildning minst Kandidatexamen/motsv. engagemang i och kompetens för studie- och karriärvägledning krav på ämneskunskaper utöver ovanstående rekommenderas GU:s introduktionskurs för studievägledare samt kurs i väglednings- och samtalsmetodik 12

13 ha god kunskap om utbildning i allmänhet och Gu:s utbildning i synnerhet ha kunskap om relevanta delar av arbetsmarknaden Internationell koordinator Arbetar övergripande för fakultetens in- och utresande studenter på samtliga utbildningsnivåer. Arbetar med kontakter med partneruniversitet inom de utbytesavtal som finns på fakulteten. Full överblick över fakultetens utbytesavtal. Informerar om former för internationaliseringsstöd inom högre utbildning, t ex nya avtal och nya avtalsformer. Övergripande ansvar hålla sig uppdaterad om gällande regler, rutiner och policies samt informera övriga anställda vara fakultetens kontaktperson utåt samt delta i nätverk, möten och arbetsgrupper inom området arbeta för att nå målen som formulerats i Humfaks strategiska plan och GUs handlingsplan för internationalisering arbeta för att nå målen som formulerats i Humfaks handlingsplan för Aktuella ystem Ladok Exchange Student Services register Ex på arbetsuppgifter löpande kontakter med institutionerna i ärenden som rör fakultetens kontakter med utländska universitet ansvarig för fakultetens information om möjligheter för utländska studenter att studera vid HFN, samt ansvar för information till presumtiva utresande studenter handlägga ansökningar om studier utomlands (i samråd med inst) möten med institutionernas internationaliseringsansvariga fakultetens administrativa kontakt för internationella nätverk och utländska partneruniversitet övergripande ansvar för samordnat mottagande av utländska studenter övergripande ansvar för utresande studenters kontakter med värduniversiteten beredning av ärenden för fakultetsnämnden i samråd med internationaliseringsansvarig i nämnden informera om GU:s centrala gästforskarservice Kompetenskrav ha övergripande kunskap inom området för att kunna bistå institutionerna med råd och stöd 13

14 kunna de system som används tillräckligt bra för att kunna bistå institutionerna med support kunna de regelverk som gäller inom området ha goda språkkunskaper: hög nivå engelska såväl muntligt som skriftligt, färdigheter i andra språk en stor tillgång 14