Introduktion till Projektledning

Transkript

1 Introduktion till Projektledning Tomas Karlsson Teknikens ekonomi och organisation Chalmers Tekniska Högskola /8266 Vera Sandbergs Alle 8, vån 4 1

2 Z EDIT Presentationerna finns på följande adresser: formation/automation_mekatronik/sidor/kandidatarbete.aspx nformation/informationsteknik/sidor/kandidatarbete.aspx nformation/datateknik/kandidatarbete/sidor/default.aspx nformation/elektroteknik/kandidatarbete/sidor/default.aspx z Instruktion för planeringsrapporten: apport.aspx 2

3 Introduktion till Projektledning Tomas Karlsson Teknikens ekonomi och organisation Chalmers Tekniska Högskola /8266 Vera Sandbergs Alle 8, vån 4 3

4 Lärandemål Kandidatarbetet som ett projekt Individmål och effektmål Effektiv tidsplanering och resursutnyttjande 4

5 Definition: PROJEKT Unik uppgift Har en början och ett slut Har begränsade resurser (ekonomiska begränsningar) Något slags temporär organisation 5

6 Projektets process Initiering Planering Etablering Genomförande Avslutning Inventera resurser Förfina iden Utvärdera förslaget Planera Organisera Kommunicera Genomför Följ upp framsteg Överför resultat Dra lärdomar Avveckla organisationen 6

7 Målformulering för projekt Olika horisonter Olika ansvar Individ mål Projektmål Effektmål 7

8 Målformulering-individ Olika horisonter Olika ansvar Individ mål -Effektivt jobb -Högt betyg -Trevligt i gruppen -Vetenskapligt bidrag -Nöjd uppdragsgivare -Bekväm arbetssituation Projektmål 8 Effektmål

9 Målformulering-projekt Projektet Projektmål Leveranstid Funktionalitet Egenskaper Kostnader Effektmål Användareffekter Marknadsandelar Lönsamhet Miljöpåverkan, etik 9

10 Målformulering Projektet Projektmål Effektmål Företag Projektgrupp?? Kund Kund Kund???? Olika intressenter önskar, kräver eller fruktar olika effekter 10

11 Målformulering Projektet Projektmål Huvudmål Delmål Mätbara / Verifierbara Avgränsningar Effektmål 11

12 Ett innebandyexempel Analys av rörelsemönster för kvinnliga innebandyspelare Framtagning av en metod för kvantitativa undersökningar Simon Hannonsson ; Alexander Olsson ; Lovisa Gotby Westlund Göteborg : Chalmers tekniska högskola, s. 12

13 1. Detta kandidatarbete har haft som mål att, genom biomekanisk modellering, ta fram en metod som tillåter analys av kvinnliga innebandyspelares 2. Data som beskriver rörelsen och markreaktionskrafter i samband med vändningen har samlats in med hjälp av kamerasystemet Qualisys Motion Capture. 3. Denna data har sedan behandlats i programvaran Qualisys Track Manager för att efter det kunna exporteras till beräkningsprogrammet Matlab. 4. Programmet läser relevanta vinklar, hastigheter, accelerationer och krafter som representerar kinematiken och den inversa dynamiken för rörelsen. 5. Mätningar har gjorts på tre olika spelare då de utför den valda rörelsesekvensen. 13

14 Individmål Gott betyg Förbättra sitt innebandyspel Förbättra lagets innebandyspel Intresse för motion capture Intresse för idrottsfysiologi Mål Projektmål Förbättra biomekanisk simulering Analys av kvinnliga innebandyspelare Indikationer på effektiv rörelse Effektmål Fler mål på innebandyplan Utveckling av biomekanisk simulering Minska skador 14

15 Ert projekts mål Projektgruppens åtagande gentemot handledare och andra berörda 15

16 Hur kan målen brytas ner så att de hjälper oss att få jobbet gjort? 16

17 Struktureringar som stöd för att driva projekt Funktionsstruktur Leveransstruktur Arbetsstruktur (eng. Work Breakdown Structure, WBS) Organisationsstruktur Kostnadsstruktur 17

18 Tre viktiga strukturer Leveransstruktur Visar vad leveransen och dess olika delar består av Resultatperspektiv Funktionsstruktur Visar funktioner och egenskaper som leveransen skall ha när den överlämnas till mottagaren. Kund- eller användarperspektiv Arbetsstruktur Visar arbetsinnehåll Projektgruppens perspektiv 18

19 Funktionsstruktur, Exemplet utveckling av en PC Visar funktioner och egenskaper som leveransen skall ha när den överlämnas till mottagaren. Kund- eller användarperspektiv PC Ordbehandling Beräkning Kommunikation ETC. Matematiska ber. Sammanställningar Visualiseringar 19

20 Leveransstruktur Visar vad leveransen och dess olika delar består av Produktperspektiv PC Bildskärm Centralenhet Mus Kablar Manualer Program Moderkort Input/Output Stomme Programvara Disc drive CD ROM Drive 20

21 Arbetsstruktur Visar arbetsinnehåll Projektgruppens perspektiv PC Formge produkten Utveckla hårdvara Utveckla mjukvara Utarbeta marknadsföring Köp exiterande hårdvara Utveckla ny hårdvara Formulera säljbudskap Utforma avtal Med återförsäljare 21

22 22

23 Exempel: Examensarbete Analys av rörelsemönster i innebandy Projektmål: Effektivisera spelares rörelsemönster i innebandy Effektmål: Råd för hur man kan effektivisera sina rörelser Metod för att analysera rörelsemönster 23

24 Funktionsstruktur Visar funktioner och egenskaper som leveransen skall ha när den överlämnas till mottagaren. Kund- eller användarperspektiv Laget En enkel metod en coach att utvärdera och korrigera rörelsemönster Tips och råd på nya Träningsinstruktioner för effektiva rörelsemönster Spelaren Tips på effektiva rörelsemönster Tips på skadebegränsande åtgärder Examinator på Chalmers Vetenskapligt baserad rapport Genomtänkt och klart redovisad metod Angivna referenser och kritiskt granskade källor etc 24

25 Leveransstruktur Visar vad leveransen och dess olika delar består av Resultatperspektiv Laget Rapport som visar rörelsemönstrens effektivitet Träningsinstruktioner Till idrottshögskolan Metodutveckling av motion capture för effektivisering av innebandy Identifiering av riskmoment vid olika rörelser i innebandy Till Chalmers Planeringsrapport till handledaren enligt föreskrifterna Utkast på slutrapport Färdig examensarbetsrapport Formell redovisning på högskolan --- etc 25

26 Arbetsstruktur Visar arbetsinnehåll Projektgruppens perspektiv Litteratursökning och litteraturstudier Erfarenheter från liknade studier e.g. fotboll Studier om olika moment i innebandy, vikt och skaderisker. Metod för motion capture och analys Spelarobservationer Intervjua ledare och spelare Observera ledare och spelare under match Identifiera vanliga och viktiga moment. Val av kritisk rörelsemönster, och analys Val av kritiska rörelsemönster Utveckling av algoritmer för analysstöd med hjälp av Matlab Utarbetning av experiment Observation av motion capture data Analys, och råd kring effektivitet Skrivarbeten Skriva rapport till lag, idrottshögskola och exjobbsrapport 26

27 27

28 Exempel: Examensarbete Affärsplan för nystartat företag Projektmål: Utforma affärsplan för företag som skall tillverka och sälja viss typ av sensorer Effektmål: Plan som styr arbetet i företaget den närmaste tiden Plan som gör det möjligt för företaget att få finansiering 28

29 Funktionsstruktur Visar funktioner och egenskaper som leveransen skall ha när den överlämnas till mottagaren. Kund- eller användarperspektiv Företaget och dess ledning En planering som kan ge underlag för handling Underlag som ger möjligheter att bedöma effekter av avvikelser från planen Finansiärer Ett trovärdigt affärsupplägg som kan motivera en satsning En plan som ger underlag för bedömning av kapitalbehov och möjligheter att få tillbaka pengarna Examinator på Chalmers Vetenskapligt baserad rapport Genomtänkt och klart redovisad metod Angivna referenser och kritiskt granskade källor etc 29

30 Leveransstruktur Visar vad leveransen och dess olika delar består av Resultatperspektiv Företaget Regelbundna rapporter till företagsledaren Redovisning till styrelsen av marknadsanalysen Några etablerade kundkontakter Affärsplan som kan användas för kontakter med finansiärer Venture cup Preliminär affärsplan till Venture Cup (Färdig affärsplan till Venture Cup, dock efter exjobbets färdigställande) Till högskolan Planeringsrapport till handledaren enligt föreskrifterna Utkast på slutrapport Färdig examensarbetsrapport Formell redovisning på högskolan --- etc 30

31 Arbetsstruktur Visar arbetsinnehåll Projektgruppens perspektiv Litteratursökning och litteraturstudier Erfarenheter av försäljningsutveckling för liknade produktintroduktioner (diffusionsstudier) Affärsplaner: innehåll, upplägg, exempel Metod för marknadsundersökning --- etc Marknadsundersökning Identifiering av olika användningsområden för sensorerna Identifiering av potentiella kunder Identifiering av säljkanaler Datainsamling och intervjuer med kunder Testförsäljning till utvalda kunder ---- etc Produktion och produktkostnad Analys av preliminär plan för produktion Undersökning av potentiella leverantörer --- etc Utformning av affärsplan --- etc 31

32 32

33 Vad kan vi använda strukturerna till? 33

34 Hur kommer projektplaneringen in i planeringsrapporten? Bakgrund Diskussion av effektmål Syfte Presentera projektmål och eventuellt också viktiga delmål Problem/Problemanalys Nedbrytning av projektmål i delmål använd om lämpligt funktionsstrukturen Avgränsningar Avgränsa projektmålet/en Metod/Genomförande Här skapas underlag för arbetsstrukturen Tidsplan Här kan arbetsstruktur och leveransstruktur presenteras Tidsplanen kan sammanfattas i ett Gantt-schema. Använd gärna milstolpar.

35 Tre viktiga strukturer Funktionsstruktur Visar funktioner och egenskaper som leveransen skall ha när den överlämnas till mottagaren. Kund- eller användarperspektiv Leveransstruktur Visar vad leveransen och dess olika delar består av Resultatperspektiv Arbetsstruktur Visar arbetsinnehåll Projektgruppens perspektiv 35

36 Funktionsstruktur Visar funktioner och egenskaper som leveransen skall ha när den överlämnas till mottagaren PC Word processing Calculation Communication ETC. Mathematic calc. Compilation Visualization Används för att formulera mål och delmål 36

37 Leveransplanen Leveransstrukturen Visar vad leveransen och dess olika delar består av PC + Tid för leveranserna Display Processor Other units Cables Manuals Software Main board Input/Output Frame Software Disc drive CD ROM Drive Tidsplan formulerad som en Leveransplan 37

38 Kombinera delmål och leveransplan Leveranser Etappmål, tidsatta delmål, kallas ofta milstolpar 38

39 Milstolpar (etappmål) En milstolpe är ett identifierbart och viktigt resultat som beskriver ett klart framsteg i projektet En milstolpe innebär ofta att integration uppnåtts i något gränssnitt inom projektet eller med dess omgivning I beskrivningen av varje milstolpe skall finnas: Kort och konkret beskrivning av önskade resultat Planerad färdigtidpunkt Vem som är ansvarig för att uppnå resultaten Vem som avgör om resultaten är uppnådda och hur detta avgörs 39

40 Ta hjälp av funktionsstrukturen och leveransstrukturen för att bestämma milstolpar Funktionsstruktur PC Word processing Calculation Communication ETC. Mathematic calc. Compilation Visualization Leveransstruktur PC Display Processor Other units Cables Manuals Software Bestäm Milstolpar Main board Input/Output Frame Software Disc drive CD ROM Drive 40

41 PC Arbetsstruktur Visar arbetsinnehåll, vilka aktiviteter som skall genomföras Design product Develop hardware Develop software Work out sales campaign Buy existing hardware Design new hardware Formulate sales pitches Draw up Retail offers Tidsplan (Gantt-schema) Aktivitet 1 Aktivitet 2. Aktivitet n februari mars.. 41

42 Arbetsstruktur PC Aktivitet 2 Logiknät eller nätplan (baserad på arbetsstrukturens aktiviteter) Design product Develop hardware Develop software Work out sales campaign Aktivitet 1 Aktivitet 7 Buy existing hardware Design new hardware Formulate sales pitches Draw up Retail offers Tidsplan Aktivitet 1 Aktivitet 2. Aktivitet 7 februari mars.. 42

43

44 44

45 Ni har inte tid att ha bråttom! 45

46 Grupparbete (tk) 6 personer, i ett arbete med hög grad av ömsesidigt beroende. Resursinventering Gemensam målbilder (motivation), med rimlig resurskalibrering Öppna alla kommunikationskanaler (dela , dropbox, mobil och annan social media) Möjliggör en stor mängd gruppmöten FTF, speciellt i början. 46

47 Grupparbetesprocessen Stadie 1 Tillhörighet och trygghet (smekmånad) Stadie 2 Opposition och konflikt Stadie 3 Tillit och struktur Stadie 4 Arbete och produktivitet Stadie 5 Avslut 47

48 Att bygga förtroende (tk) 1. Pragmatiskt: att göra det man ska 2. Proceduriellt: att göra det i tid, och i rätt ordning 3. Kognitivt: att det ser rätt ut (utseendemässigt) Utveckla tydliga små, mätbara delmål för alla medlemmar och ut för dem enligt ovanstående. Exempelvis en gång i veckan. Ju fler positiva interaktioner ni har, desto mer förtroende kan skapas. Förtroendet är avgörande för delegering. 48

49 Sammanfattningsvis Kandidatarbetet som ett projekt Individmål och effektmål Effektiv tidsplanering och resursutnyttjande 49

50 Z EDIT Nästa föreläsning: EDIT: Tisdag 24/ , HB4 Z: Torsdag 26/ , HC2 Inlämning planeringsrapport: 10 februari 50

51 Z EDIT Presentationerna finns på följande adresser: formation/automation_mekatronik/sidor/kandidatarbete.aspx nformation/informationsteknik/sidor/kandidatarbete.aspx nformation/datateknik/kandidatarbete/sidor/default.aspx nformation/elektroteknik/kandidatarbete/sidor/default.aspx z Instruktion för planeringsrapporten: apport.aspx 51

52 Gruppdynamik Lär känna din grupp (i januari) Upprätta ett gruppkontrakt före seminariet (se instruktionen för detta i studieportalen). Ta med den till seminariet. Ni skall inte skicka in den i förväg eller visa upp den. After action review (i maj) 52

53 Projektets process Initiering Planering Etablering Genomförande Avslutning Förfina iden Utvärdera förslaget Organisera Planera Kommunicera Genomför Följ upp framsteg Överför resultat Dra lärdomar Avveckla organisationen 53

54 Projektprocesser kan och bör vara olika upplagda Initiering Planering Etablering Genomförande Avslutning Planering Etablering Avslutning Initiering Genomförande 54

55 Traditionell uppläggning Concept Frozen Concept design Design Build Test Design Build Test Design Build Test System integration Final test Excecution Starts 55

56 Integrationsdriven utveckling Excecution Starts Concept Frozen Concept Outline Concept Adaptation Design Design Design Build Build Build Test Test Test System Integration Final Test 56

57 Integrationsdriven utveckling Initiera, grov planering Anpassa planerna och specifikationerna Integrera - se till att det hänger ihop Avsluta 57

58 Utveckla och leverera, utveckla och leverera,.. Utveckling startar Första systemintegrationen Specifikationen fryses Kundbehovsfas Input från användare Designfas Utvecklingsfas Integrationsfas Produktintroduktion Alfa-release Beta 1 Beta 2 58

59 Att jobba iterativt - dvs. i flera små steg med planering, test och integration i varje steg är ofta effektivt! 59

60 Anpassa planering och organisation efter ert projektets förutsättningar! Initiering Planering Etablering Genomförande Avslutning Utveckling startar Första systemintegrationen Specifikationen fryses Kundbehovsfas Input från användare Designfas Utvecklingsfas Integrationsfas Alfa-release Beta 1 Beta 2 60

61 Kandidatarbetets basala rapportstruktur Inledning, bakgrund, dyfte Teori Metod Data Resultat Slutsatser 61

62 Kandidatarbetets kopplingar Slutsatser Relevance, context and gap Kontext, relevans och bidrag Introduktion/ syfte Resultat Antaganden, legitimitet Reliabilitet Teori Data Metod 62

63 Kandidatarbetets planeringsrapport och planeringen Tomas Karlsson Docent Teknikens ekonomi och organisation

64 Planeringsrapportens funktion Vägleda arbetet Skapa en gemensam bild Förstå konsekvenserna av ändringar Underlätta kommunikation Överenskommelse mellan er som är inblandade: grupp, handledare, uppdragsgivare,. Start på rapportskrivningen

65 Planeringsrapportens innehåll Preliminär titel Bakgrund Syfte Problem/Uppgift Avgränsningar Metod/Genomförande Tidsplan

66 Bakgrund Vad är ämnet/problemet som ska undersökas? Varför har ämnet/problemet uppkommit? Varför är det ett relevant eller intressant ämne/problem? För vem? Kan det specifika ämnet/problemet relateras till en mer generell diskussion?

67 Syfte Specificerar vad rapporten är tänkt att resultera i och vilken typ av resultat som kommer att uppnås. Lämpligt att ha ett generellt syfte, kanske några få delsyften. I problemanalysen bryts syftet ner i mer detaljerade delsyften.

68 Problem/Uppgift Analysen identifierar frågorna eller uppgiften som ska tas upp i projektet. Viktigt att göra en problemanalys eller uppgiftsanalys även om handledaren och/eller företaget redan har specificerat ett/en problem/uppgift. Det verkliga primära problemet/uppgiften skiljer sig ofta från det som föreslagits i början av uppdragsgivaren. Problemanalysen syftar också till att bryta ner problemet/uppgiften i mindre och mer detaljerade delproblem/deluppgifter, vilket också leder till formulering av delsyften. En bra analys som identifierar delsyften vilar på användning av teorier och modeller från litteraturen.

69 Avgränsningar Avgränsningarna ska ta upp vilka delar av det övergripande syftet som inte tas upp i arbetet, och anledningen till detta. (Kan ingå i problem-/uppgiftsanalysen)

70 Metod/Genomförande Hur gruppen tänkt sig att genomföra arbetet Olika deluppgifter/delstudier kräver ofta separata metodavsnitt Metodbeskrivningen förankras vanligen i metodlitteratur Detta är typiskt ett avsnitt som uppdateras under arbetets gång

71 Tidsplan Beskriver vad som ska göras och när det ska göras Planera aktiviteter i detalj för den närmaste tiden, grovt för senare delar uppdatera after hand Att jobba iterativt och successivt uppdatera planen och rapporten är ofta effektivt Var konkret då kan handledare och andra berörda ge bra synpunkter och planen kan bättre vägleda arbetet

72 Hur kommer planeringen in i planeringsrapporten? Obs mycket mer skall med utöver detta! Bakgrund Diskussion av effektmål Syfte Presentera projektmål och eventuellt också viktiga delmål Problem/Problemanalys Nedbrytning av projektmål i delmål använd om lämpligt funktionsstrukturen Avgränsningar Avgränsa projektmålet/en Metod/Genomförande Här skapas underlag för arbetsstrukturen Tidsplan Här kan arbetsstruktur och leveransstruktur presenteras Tidsplanen kan sammanfattas i ett Gantt-schema. Använd gärna milstolpar. Planeringsbegreppen behöver ofta inte användas resultatet av analysen skall användas i planeringsrapporten!

73 Notera att aktiviteterna planering, genomförande och rapportskrivande ofta inte kan ske sekventiellt. Dessa aktiviteter är beroende av varandra, vilket innebär att ett antal iterationer mellan dem kommer att ske. Arbete inleds ofta innan planen är fastställd. Om förutsättningarna eller andra delar av planeringen ändras bör planeringsrapporten uppdateras.

74 Lycka till med arbetet!