Dnr: ORU /2016 Verksamhetsberättelse Universitetsbiblioteket 2016

Transkript

1 Dnr: ORU /2016 Verksamhetsberättelse Universitetsbiblioteket 2016 Övergripande Ett modernt lärosätesbibliotek är i stor utsträckning ett digitalt bibliotek. Det innebär ett kontinuerligt ökat fokus på de digitala informationsresurserna och deras tillgänglighet. När lärosätets forskningsvolym ökat har biblioteket delvis styrt om resurserna från ett tidigare i hög utsträckning studentinriktat stöd, till ökat stöd till forskningen. Nya uppdrag tillkommer kring publiceringsstöd och öppen tillgång till forskningsresultat i form av publikationer men nu även kring forskningsdata. En ny form av prenumerationsmodell växer fram och medför nya krav på lärosätet och biblioteket som förvaltare av prenumerationer. Allt detta är stora utmaningar för organisationen och dess anställda. Biblioteket har under året präglats av ovanstående, övergången till ett nytt bibliotekssystem samt omfattande personalförändringar. Organisation och personal UB är uppdelat i tre enheter, som vardera leds av en enhetschef med personalansvar; Enheten för medieförsörjning, Enheten för ämnesstöd och publiceringar och Medicinska biblioteket. Direkt underställt bibliotekschefen är verksamhetsstöd, som inkluderar ansvar för digitala system, webb och kommunikation samt Restaurang- och hotellhögskolans bibliotek. Under året har en av enhetscheferna utsetts till ställföreträdande bibliotekschef som ett treårigt förordnande. Verksamhetsberättelsen är uppställd enligt universitetets vision med en avslutande genomgång kring medier. 1. Utbildning Universitetsbiblioteket har sedan länge en väl etablerad organisation med ämnesbibliotekarier som ansvarar för undervisning, handledning och stöd i informationssökning och referenshantering till lärosätets forskare och studenter. Under året bytte dessa namn till kontaktbibliotekarier för att markera den viktiga kontakten mellan bibliotek och institution. Kontaktbibliotekariernas undervisning och handledning av studenter och personal i informationssökning och referenshantering låg under året på ungefär samma nivå som under Under 2016 genomfördes 551,25 undervisnings- och handledningstimmar med 5837 deltagande studenter. Därtill ägnades 155 timmar åt undervisning och handledning av 242 anställda vid Örebro universitet. Språkverkstaden har under året bytt namn till Akademiskt skrivcentrum och språkkonsulterna till skrivhandledare för att markera att man tar ett helhetsgrepp på akademiskt skrivande, där akademiskt språk bara är en del. Akademiskt skrivcentrum jobbar alltmer integrerat med utbildningarna för att ge 1

2 studenterna bästa stöd. En pilotkurs för universitetets lärare i uppsatshandledning där skrivhandledarna deltar har tagits fram i samarbete med PIL. Akademiskt skrivcentrum har mycket stor efterfrågan på det stöd som ges. Både kontaktbibliotekarier och skrivhandledare medverkar kontinuerligt i kursen Universitetspedagogik 1 med föreläsningar och work shops. Akademiskt skrivcentrum fick under våren i uppdrag av rektor att tillsammans med Funka inventera det språkstöd som i dagsläget erbjuds till studenter och ta fram förslag på vilka utvecklingsinsatser som behöver göras när det gäller universitets språkstöd. Rapporten färdigställdes under våren och togs upp i Biblioteksrådet under tidig höst. Uppföljning av rapporten kommer att göras under En speciell satsning har gjorts från biblioteket för det nya civilingenjörsprogrammet. I samverkan med programansvariga togs en tydlig modell fram med progression i informationssökning och akademiskt skrivande. En genomgång av att relevanta informationsresurser finns för det nya programmet har också gjorts. Vid två tillfällen under året genomfördes en s.k. Uppsatskväll på huvudbiblioteket på Campus Örebro med bl.a. handledning i informationssökning och akademiskt skrivande. 2. Forskning Biblioteket har under året förstärkt och utvecklat stödet kring publiceringsfrågor. I februari tillträdde en publiceringsanalytiker med forskarbakgrund på UB. I publiceringsanalytikerns uppdrag ingår att ge forskare stöd i publiceringsfrågor samt bistå universitetets ledning med mindre publiceringsanalyser med hjälp av exempelvis DiVA-data samt data från Web of Science. Under 2016 gavs två nya kurser riktade till universitetets forskare. Kursen Information Retrieval, motsvarande 1 hp, är en omarbetad version av den tidigare kursen i informationssökning och gavs både vår och höst. Kursen riktar sig till både doktorander och forskare på Örebro universitet. Totalt sexton personer genomförde kursen. I april 2016 gavs för första gången kursen Academic Writing, step 1, motsvarande 1,5 hp, till universitets doktorander. Totalt nitton personer genomförde kursen. Båda kurserna fick mycket goda omdömen i utvärderingarna och kursen i Academic writing har efterfrågats länge. Under året började även en tredje forskarkurs tas fram. Kursen var tänkt att ha fokus på publiceringsfrågor ur etiska, juridiska och praktiska perspektiv. Kursen var klar för lansering i december men fick tyvärr ställas in med anledning av att enhetens publiceringsanalytiker valde att lämna sitt arbete. God grund finns lagd för att ge kursen vid ett senare tillfälle. Delen kring upphovsrätt kommer att ges som enskild föreläsning. Under oktober uppmärksammades den internationella Open access week med en seminarieserie kring öppen tillgång, riktad till lärosätets och regionens anställda. Bl.a. var Kungliga bibliotekets OAhandläggare inbjuden. Tyvärr var deltagandet från lärosätets forskare lågt, trots en omfattande marknadsföring med stöd av Kommunikationsavdelningen. Verksamheten som riktar sig till Region Örebro län vid Medicinska biblioteket har stark inriktning på stöd till regionens forskare och personal som är under fortbildning. Biblioteket deltar bl.a. i de kurser som ges för AT- och ST-läkare. Medicinska biblioteket ger mycket enskild handledning både i informationssökning och referenshanteringsprogrammet EndNote. Den samverkan inom det regionala nätverket inom Örebro-Uppsalaregionen som påbörjades under 2015 omkring HTA (Health Technology Assessment) har 2

3 fortsatt. HTA innebär att man söker, värderar och sammanställer det vetenskapliga underlaget för en specifik fråga inom diagnostik eller behandling inom hälso- och sjukvård. Biblioteket arbetar tillsammans med enheten CAMTÖ inom Region Örebro län med de systematiska litteratursökningar som alltid ingår i det arbetet. Arbetet med att kvalitetssäkra DiVA och ha en effektiv hantering och ett kvalificerat stöd för forskare vid registrering är fortsatt prioriterat inom UB och utgör en viktig del i stödet till forskningen. Under våren togs en modell fram för hur biblioteket kan bistå affilierade forskare, som är anställda vid Region Örebro län med registrering av publikationer. Modellen innebär bl.a. att biblioteket regelbundet importerar poster från databasen PubMed. Samarbete har även inletts med universitetets IT-avdelning för att utveckla digitalt stöd för att importera mer publikationsinformation. Bibliotekets har deltagit i universitetskansliets pilotprojekt för att testa om det går att använda beslutsstödssystemet QlikView vid fördelning av fakultetsnämndernas publiceringspremier. Betydelsen av att som forskare registrera all forskning kontinuerligt i DiVA har ökat i och med att informationen används på flera olika sätt såväl lokalt som nationellt, vid t.ex. utvärderingar och ansökningar om forskningsmedel. För biblioteket innebär detta att mängden registrerade publikationer som ska handläggas har ökat. 3. Samverkan och innovation Se även avsnitt 2 Forskning. Biblioteksrådet Biblioteksrådet har sammanträtt vid fyra tillfällen under året. Rådet har haft fokus på de för UB mest centrala utvecklingsfrågorna, dvs. DiVA och publiceringsstöd, stöd i akademiskt skrivande, kurser för forskare och doktorander samt medieförsörjning. Externa kurser UB har under året sålt kurser i informationssökning för uppdragsutbildningar inom arbetsmiljörätt. En kurs i informationssökning för vårdkommunikatörer har sålts till Consensus och en till utredare på Transportstyrelsen. 4. Den attraktiva studie- och arbetsplatsen Den nya organisation på biblioteket som trädde i kraft 2015 utvärderades våren Utvärderingen visade att den nya organisationen uppfattas som mycket positiv av medarbetarna. Man upplever att det har blivit kortare beslutsvägar och ökad närhet till närmaste chef, vilket var några av syftena med omorganisationen. Biblioteket genomgår omfattande personalförändringar p.g.a. ett stort antal pensionsavgångar. Det påverkar både verksamheten som helhet och den enskilda medarbetaren. Ett omfattande arbete med kompetensöverföring pågår för att inte tappa kompetens. Nyanställningar som har medfört att ny kompetens och erfarenhet tillförts organisationen har bidragit till att verksamheten utvecklas snabbt. Under hösten har en förstudie benämnd Uppgradering av bibliotekets lärandemiljöer på huvudbiblioteket, Campus Örebro inletts. Projektet leds av Byggnadsavdelningen. I projektgruppen ingår fyra personer från biblioteket, personal från PIL och Funka samt representant för Örebro studentkår. Översynen ska leda fram till att biblioteket kan erbjuda modernare och mer varierade studieplatser samt undervisningslokaler som främjar en mer studentinkluderande pedagogik, skapa 3

4 utrymme för mindre evenemang och bättre synliggöra bibliotekets, PIL:s och Funkas stöd. Under tidig vår lanserades universitetets nya webbplats parallellt med lärosätets nya webb. Bibliotekets webbplats fick en ny utformning med tydligare inriktning på de digitala resurserna och digitalt stöd. På Medicinska biblioteket har tillgängligheten till studieplatser och möjligheten att låna litteratur ökat genom införande av Meröppet. Det innebär att biblioteket är tillgängligt med låskort alla dagar för studenter och anställda vid Institutionen för medicinska vetenskaper och för anställda vid Region Örebro län. De bemannade öppettiderna är måndag fredag Alla studenter med läsnedsättning har rätt att låna eller ladda ner anpassad kurslitteratur från MTM, Myndigheten för tillgängliga medier. Biblioteket ansvarar för att dessa studenter kan registrera sig för tjänsterna. I samband med Internationella dyslexiveckan i oktober gjordes en extra satsning på information om detta, då bibliotekspersonalen tillsammans med Funka-handläggarna fanns på plats på huvudbiblioteket. 5. Medier Inköp och tillgängliggörande av medier i olika former för att tillhandahålla adekvata informationsresurser för såväl forskning som grundutbildning är fundamentet i ett biblioteks verksamhet. För att bättre kunna tillgängliggöra resurser och förenkla administrationen har ett nytt bibliotekssystem upphandlats under året. Upphandlingen har skett inom konsortiet GSLG, som består av Örebro universitetsbibliotek, biblioteket vid Högskolan i Borås och biblioteket vid Linnéuniversitet. GSLG har sedan tidigare ett gemensamt bibliotekssystem. Det omfattande arbetet med upphandling och implementering involverar förutom projektgruppen på fyra personer också övrig personal och medarbetare från IT-avdelningen. Det nya systemet påverkar arbetsflöden och kommer leda till delvis andra arbetssätt. Systemet är färdigt att tas i drift våren P.g.a. de omfattande resurser implementeringen kräver har visst annat utvecklingsarbete kring medier och system fått stå tillbaka. Nära 90 % av mediebudgeten 2016 gick till e-resurser. En stor del av e-resurskostnaderna utgjordes av abonnemangsavgifter på databaser och tidskriftspaket. Inköpen av litteratur styrs till stor del av önskemål från bibliotekets användare. Sammanlagt har cirka 500 böcker köpts in efter önskemål från användarna. Därutöver har biblioteket förvärvat e-böcker utifrån användarönskemål med hjälp av en s.k. PDA-tjänst (Patron Driven Acquisition). Förvärvsmodellen bygger på att ett mycket stort antal titlar tillgängliggörs för användarna, och att biblioteket automatiskt köper de titlar som används mest. Under våren utvärderades tjänsten av en medarbetare. Rapporten visade, i linje med förväntan, att en relativt låg andel av de tillgängliggjorda titlarna blev använda i sådan utsträckning att de gick över till inköp. De böcker som blev inköpta genom förvärvsmodellen uppvisade dock generellt en hög användning i jämförelse med e-böcker förvärvade på annat sätt. Den aktuella PDA-tjänsten avslutades under hösten. Avsikten är att fortsätta arbetet med användarstyrt förvärv av e-böcker. Ett flertal alternativ finns på marknaden. Fortfarande köps en stor del av alla böcker i tryckt form, medan tidskrifter nästan enbart är i digital form. Av kurslitteraturen köptes 1061 tryckta kursböcker men bara 14 e-böcker. En stor del av kursböckerna finns ännu inte tillgängliga elektroniskt eftersom de inte erbjuds i den formen från förlagen. I juni tecknades via Kungliga biblioteket en ny typ av prenumerationsavtal med förlaget Springer. Avtalet innebär ett kombinerat abonnemang för både prenumerations- och APC-avgifter (författaravgifter) för öppen tillgång till de publicerade artiklarna. Under hösten har drygt tio forskare skickat in sina artiklar till 4

5 Springer genom avtalet. Biblioteket har haft i uppgift att granska ansökningarna och verifiera att forskarna är anställda eller affilierade vid universitetet. Det kan förväntas bli fler avtal av den här sorten som bakar ihop publiceringsavgifter och prenumerationskostnader. För lärosätet är detta en viktig fråga och påverkar budgeten, då APC-avgifterna på detta sätt delvis förs över till biblioteket. 6. Övrigt Kompetensförsörjning och kompetensutveckling Universitetsbiblioteket är inne i en stark förändringsprocess när det gäller personal (se även avsnittet Den attraktiva studie- och arbetsplatsen och Riskanalys). Det är en god arbetsmarknad för studenter med examen i biblioteks- och informationsvetenskap vilket märks vid rekryteringar. UB arbetar strategiskt med att gå in i mentorprogram för blivande bibliotekarier, erbjuda verksamhetsförlagd utbildning och anställa blivande bibliotekarier som biblioteksvakter. Två medarbetare har deltagit i universitetets kurs Nyfiken på ledarskap och en medarbetare deltar i det pågående ledarskapsprogrammet. Flera medarbetare har deltagit i internationella konferenser kopplade till bibliotekets system. Två medarbetare deltog i den internationella konferensen LILAC (Librarians' Information Literacy Annual Conference). För en person finanseriades detta genom stipendium från Svensk biblioteksförening. En person deltog i konferensen Creating Konowledge i Reykjavik. En medarbetare deltog, delvis finansierat genom stipendium, International Federation of Library Associations and Institutions konferens i USA. Medarbetaren är medlem i IFLA:s Standing Committee för sektionen Health and Bioscience Libraries. Den pedagogiska kompetensen har stärkts genom deltagande på diverse nätverksträffar och genom målet att alla medarbetare på Medicinska biblioteket ska delta i den basgruppshandledarkurs som ges till undervisande personal inom läkarprogrammet. Tre personer deltog i konferensen UKSG som har fokus på publiceringsfrågor och vetenskaplig kommunikation. Genom Erasmusstipendium har en medarbetare varit på utbyte på Aston University Library. Biblioteket är med i ett flertal nationella nätverk för mediefrågor, pedagogik m.m. Ett mer informellt erfarenhetsutbyte med Karlstads universitetsbibliotek fortsätter. Bibliotekens ledningsgrupper har träffats vid två tillfällen och olika medarbetare har mötts för att bl.a. utbyta erfarenheter kring forskarstöd. Denna typ av informella utbyten är mycket värdefulla att utveckla. Bibliotekschefen deltar i en arbetsgrupp inom SUHF Forum för bibliotekschefer som ger en treårig ledarskapsutbildning för blivande och nuvarande chefer på lärosätesbibliotek. Arbetsgruppen ansvarar för innehåll och samverkan med den externa konsult som leder programmet. Medicinska biblioteket deltog med en poster vid den årliga nationella Medicinska bibliotekskonferensen på Karolinska institutet. Rubriken var Ett bibliotek med större muskler- två bibliotek blir ett. Universitetsgemensamma grupper En bibliotekarie från enheten Ämneskontakter och publiceringar är med i det Utbildningspedagogiska rådet och Nätverk för uppdragsutbildning. UB är även representerat i Referensgruppen för IKT. Minskad administration för lärare och forskare Se avsnitt 2 om DiVA. 5

6 Jämlikhet och jämställdhet Jämställdhetsombuden ingår i Nätverket för jämlikhet vid universitetet. Biblioteket har deltagit i projektet kring nyanlända som funnits på lärosätet och har tagit emot en person. I projektet Uppgradering av bibliotekets lärmiljöer är ett av syftena att bättre synliggöra universitetets stöd för t.ex. studenter med funktionsnedsättning. Genom mindre bokutställningar har t.ex. Pridefestivalen och Internationella kvinnodagen uppmärksammats. Hållbar utveckling Som exempel på arbete utifrån handlingsplanen kan nämnas ett ökat användande av digitala möten med deltagare utanför lärosätet och med medarbetare på Campus Grythyttan. För att underlätta denna typ av möten har huvudbibliotekets sammanträdesrum utrustats med en modern konferensanläggning. Tjänsteresor i bil eller med inrikesflyg förekommer i mycket liten utsträckning. Riskanalys En identifierad risk i verksamhetsplanen för 2016 var att forskningen inte skulle kunna få det stöd som behövs i form av adekvata informationsresurser p.g.a. prisutvecklingen på dessa. Genom utökad budget 2016 behövdes inte några stora neddragningar göras i mediebudgeten, även om risken fortfarande kvarstår och behoven av ytterligare informationsresurser är stora. En annan identifierad risk är att kvalificerat stöd inte kan ges därför att nyckelkompetens saknas eller inte kan rekryteras. De angivna förbättringsåtgärderna för att underlätta vid rekrytering har genomförts. Problemet med att rekrytera personer med rätt kompetens kvarstår. Örebro Marie Danielsen Bibliotekschef 6