E-BOK OFFBOARDING. Tips och råd för lyckade avslut

Transkript

1 E-BOK OFFBOARDING Tips och råd för lyckade avslut

2 2 INNEHÅLL Inledning 3 Många olika avslut 4 Gör du mer skada än du tror? 6 Så, hur gör jag? 8 Planera avslutet 8 Tekniken och tillgången 9 Ta tillvara på värdefulla insikter 10 Avslutning och tips 11 8 tips för lyckade avslut 12

3 3 INLEDNING Vi har alla hört om vikten av att ge anställda en god introduktion till sin nya arbetsplats, men hur ser det egentligen ut på andra sidan av anställningsförloppet nämligen avslutningen? Behöver man verkligen bry sig om den när den anställda ändå inte ska vara kvar på arbetsplatsen längre? Ja! Att ge medarbetare en god avslutning är viktigare än någonsin, och är a och o om man vill bygga ett positivt arbetsgivarvarumärke employer brand och få goda ambassadörer som talar väl om ert företag. I den här e-boken kommer vi gå igenom hur du kan genomföra en avslutning av en anställning s k offboarding på ett bra och positivt sätt. Innehållet i e-boken är till som en vägledning för dig som hanterar uppsägningar och avslut, för att ge dig några värdefulla tips och råd på vägen. Med det sagt vill vi göra dig uppmärksam på att innehållet i e-boken inte är uttömmande i frågan om uppsägningar. Om du känner dig osäker på hur du ska hantera en uppsägning korrekt så rekommenderar vi att du kontaktar din arbetsgivarorganisation eller en arbetsrättsexpert. Lycka till! Simployer Tholin & Larsson

4 4 MÅNGA OLIKA AVSLUT En uppsägning kan se ut på många olika sätt. Hanteringen av en uppsägning ser därför helt olika ut baserat på vilken situation du och din verksamhet befinner er i. Man kan t ex behöva genomföra uppsägningar vid arbetsbrist och nedskärningar i verksamheten, avslutningar vid provanställningar, eller så har det uppstått en situation där man behöver avskeda en anställd. Innan vi går vidare går vi igenom några olika typer av avslut av anställningar som du kan stöta på i ditt arbete. UPPSÄGNING VID ARBETSBRIST En arbetsbristsituation kan uppstå t ex vid minskad orderingång, ekonomiska svårigheter eller rationaliseringar. Vid en arbetsbristsituation ska reglerna i LAS följas och det är viktigt att allt går rätt till, annars kan en uppsägning ogiltigförklaras och arbetsgivaren kan behöva betala skadestånd. PERMITTERING EGENTLIGEN INGET AVSLUT Arbetsgivare kan välja att permittera delar av arbetsstyrkan vid en arbetsbristsituation, om man förväntar sig att arbetsbristen är kortvarig och man vill undvika att säga upp personal. Permitterad personal arbetar inte men behåller sin lön och måste stå till arbetsgivarens förfogande under hela permitteringstiden. AVSLUTA EN PROVANSTÄLLNING Om man inte vill att en provanställning ska övergå till en tillsvidareanställning måste den avslutas innan provanställningens slut. Missar man att varsla den provanställda innan sista arbetsdagen kan man bli skadeståndsskyldig. Arbetsgivare behöver inte ange något skäl till varför man avslutar en provanställning, men orsaken får inte vara diskriminerande eller missgynnande. Tänk på att du även måste varsla den fackliga organisationen om den anställde är fackligt ansluten.

5 5 UPPSÄGNING AV PERSONLIGA SKÄL Om man ska säga upp en anställd p g a personliga skäl krävs i princip att den anställde har misskött sig och att det har inneburit en skada för arbetsgivaren. Exempel på skäl för uppsägning av personliga skäl är ordervägran, olovlig frånvaro, stöld eller felaktig tidsrapportering. Tänk på att händelser längre bak än två månader i tiden inte enbart kan åberopas som skäl för uppsägning av personliga skäl. AVSKED Att avskeda anställda kan endast ske när det gäller grov misskötsamhet från den anställdes sida. Exempel på grov misskötsamhet kan vara stöld, förskingring, hot och våld, röjande av företagshemligheter eller sexuella trakasserier. När man ska avskeda en anställd är det viktigt att man följer den arbetsrättsliga processen och genomför alla moment i rätt tid. EGEN UPPSÄGNING Anställda som väljer att avsluta sin anställning behöver inte uppge några särskilda skäl. Enligt LAS måste anställda ha minst en månads uppsägningstid, men det är vanligt att man har avtalat en längre uppsägningstid i sitt anställningskontrakt. Arbetsgivaren betalar lön fram till sista anställningsdagen. En uppsägning från en anställd kan göras både muntligen och skriftligen och kan inte dras tillbaka om inte arbetsgivaren godkänner det. En egen uppsägning som provoceras fram av arbetsgivaren kan räknas som ett avsked. Det är mycket att tänka på när man ska genomföra uppsägningar och det är viktigt att allt sker riktigt och korrekt. Om man som arbetsgivare hanterar uppsägningar fel kan man bli skadeståndsskyldig. Kontakta din arbetsgivarorganisation eller ta hjälp av en arbetsrättsexpert om du känner dig osäker!

6 6 GÖR DU MER SKADA ÄN DU TROR? Det är vanligt att företag lägger mycket tid och kraft på att introducera nyanställda till sitt företag s k onboarding men glömmer bort vikten av att även ta hand om anställda som ska sluta. Detta är en miss som kan få större konsekvenser än vad man först kan tro... Du kanske har hört talas om att en god onboarding är bra för arbetsgivarvarumärket företagets employer brand? Detsamma gäller faktiskt för offboarding. Anställda som lämnar med en positiv bild och pratar gott om sitt förra jobb blir ambassadörer för arbetsgivaren, det säger Victoria Ödlund, HR-expert på Tholin & Larsson. Avslutet präglar alltså till stor del den uppfattning och känsla som den anställda bär med sig från arbetsplatsen, och kommer påverka hur f d medarbetare pratar om ert företag. Anställda som lämnar med en positiv bild och pratar gott om sitt förra jobb blir ambassadörer för arbetsgivaren. Victoria Ödlund, HR-expert Tholin & Larsson Den ökade användningen av sociala medier, både privat och professionellt, innebär att företag snabbare och i större omfattning än förut riskerar att påverkas av negativa åsikter. S k word-of-mouth, information och rekommendationer som muntligen delas via kunder och anställda, har blivit word-of-mouse när användare brukar digitala kanaler för att uttrycka sig. Företag riskerar i o m dessa nya och snabba kommunikationssätt att förlora kontrollen över sina egna varumärken, det skriver Lievens och Slaughter i sin artikel från 2016 om just employer branding. Varumärkesinsatser (som marknadsföring eller reklam) blir i de flesta fall meningslösa, menar författarna, om företagets anställda ändå pratar illa om arbetsgivaren, produkterna eller tjänsterna s k negativ employee branding.

7 7 Tänk på att dålig employee branding inte bara påverkar kunderna till ert företag, det kan också ha negativa effekter på er framtida rekryteringspotential. Nya talanger som letar efter intressanta företag gör ofta egen research online och undviker i större grad företag som har fått negativa recensioner i synnerhet om de kommer från företagets egna anställda!...employees have an important role as active meaning makers and reputation-builders in various social media networks that include customers, colleagues and friends... Rokka & Tienari, 2014 Balancing acts: Managing employees and reputation in social media Att värna om sina medarbetare genom hela anställningsförloppet hela vägen fram till sista anställningsdagen är alltså väldigt viktigt om ni vill bygga ett starkt arbetsgivarvarumärke i dagens digitala värld. Ostrukturerade avslut kan också innebära negativa ekonomiska konsekvenser för företag som lätt kan missa att avsluta exempelvis mobilabonnemang, sjukförsäkringar eller andra förmåner.

8 8 SÅ, HUR GÖR JAG? Det är naturligt att ha en viss personalomsättning på ett företag, och att anställda väljer att säga upp sig innebär i de flesta fall inte att företaget är en dålig arbetsplats att vara på så länge inte väldigt stora grupper väljer att sluta samtidigt såklart. Ta det alltså inte personligt när en anställd meddelar att hen vill säga upp sig, utan hantera situationen på ett strukturerat och professionellt sätt. Detsamma gäller när anställda slutar mot sin vilja, kanske p g a arbetsbrist eller att en tidsbegränsad anställning upphör; om avslutet sköts på ett tydligt och professionellt sätt ökar chansen att medarbetaren lämnar företaget med en positiv bild av verksamheten. Att ha en färdig plan redo att ta till vid uppsägningar underlättar hanteringen av alla praktiska och arbetsrättsliga moment och hjälper dig att få kontroll över hela processen. PLANERA AVSLUTET Ta dig tid att sätta dig ner med medarbetaren som ska sluta för att planera avslutet och gå igenom viktiga punkter som uppsägningstid, hur hen får arbetsgivarintyg, hur överlämningen av arbetsuppgifter till kollegorna ska hanteras och inte minst hur och när ni ska kommunicera till resten av arbetsplatsen att hen ska sluta. Detta för att undvika onödig ryktesspridning bland medarbetarna som är kvar. Passa även på att i ett tidigt skede boka in ett avslutningssamtal där ni följer upp anställningstiden. Kom ihåg att fråga medarbetaren hur hen vill genomföra sin avtackning. Vissa tycker om uppmärksamheten av en stor avtackning med blommor och tal, medan andra föredrar att bara säga hej då vid nästa veckomöte eller att inte ha någon avtackning alls!

9 9 TEKNIKEN OCH TILLGÅNGEN BORTGLÖMDA OMRÅDEN Utöver att sköta moment som uppsägningstid och utbetalning av lön och semesterersättning, är det oftast en hel uppsjö av tekniska frågor att ta itu med när en medarbetare ska lämna arbetsplatsen. Mailkonton, kundregister, personalplattformar och mobilabonnemang är bara några av de digitala tillgångar som måste avslutas när medarbetare slutar. På samma sätt som medarbetare behöver lämna ifrån sig nyckelkortet till arbetsplatsen, måste de också lämna ifrån sig sina digitala nycklar när sista arbetsdagen infinner sig. Att missa detta steg i avslutningsprocessen innebär inte bara negativa ekonomiska konsekvenser för företaget, utan även att datasäkerheten äventyras om f d anställda har tillgång till känsliga uppgifter om kunder som de inte längre ska ha. Som chef eller HR-medarbetare är det sällan du som har ansvaret för att avsluta alla digitala konton och tillgångar, men du behöver ha kontroll över processen. Se till att IT-avdelningen har blivit varse om vilka konton som ska avslutas och att arbetet följs upp i god tid så att inloggningar inte finns kvar onödigt länge.

10 10 TA TILLVARA PÅ VÄRDEFULLA INSIKTER Innan den sista arbetsdagen infinner sig är det bra om du och din medarbetare avsätter en stund för att tillsammans gå igenom anställningstiden på företaget. Det är ett bra sätt att skapa avslut, och för medarbetaren att framföra synpunkter och insikter som kan hjälpa till att bygga upp och förbättra verksamheten framöver. Det är också ett bra tillfälle att lyfta allt positivt som medarbetaren har bidragit med under sin tid i företaget! Avslutningssamtalet (avgångsintervjun) är bra för både chefen och medarbetaren, och kan hjälpa till att skapa förståelse för varför den anställde ska sluta på företaget. Det gäller både när det rör sig om en frivillig och ofrivillig uppsägning. Eftersom vissa synpunkter kan vara känsliga eller besvärliga för medarbetare att föra fram under ett personligt samtal med chefen, är det en bra idé att också ge medarbetare möjlighet att framföra sina åsikter anonymt. Detta kan göras genom en enkätundersökning som HR-avdelningen skickar ut, eller genom en avgångsintervju som genomförs av någon annan än chefen.

11 11 AVSLUTNING OCH TIPS Vi har alla mycket att göra och det kan vara lätt att underskatta vikten av att ge medarbetare ett gott avslut. För att underlätta processen är det klokt att ha en färdig plan redo när du ska hantera en uppsägning. Det gör att du får kontroll över vilka moment som ska genomföras och vilka avdelningar, eller personer, som ansvarar för vad så att du slipper uppfinna hjulet på nytt varje gång en medarbetare ska sluta. Att systematisera offboardingen med ett digitalt system gör också att du säkerställer att hela hanteringen sköts korrekt och enligt gällande lagar. Eftersom ett företags arbetsgivarvarumärke riskerar att påverkas negativt när anställda delar sina dåliga erfarenheter online, är det än mer viktigt än förut att man lyckas med sin offboarding. Då ökar chansen att era medarbetare lämnar företaget med en positiv bild av verksamheten och att de blir goda ambassadörer för företaget. För att hjälpa dig på vägen vill vi ge dig åtta tips för en lyckad offboardingprocess. Tipsen hittar du på nästa sida.

12 12 8 tips för lyckade avslut Gå igenom de olika delarna av uppsägningen ex uppsägningstid, sista anställningsdag och semesterersättning Se till att alla tekniska tillgångar lämnas över och avslutas i tid viktigt att följa upp! Boka tid för ett avslutningssamtal Planera överlämningen av arbetsuppgifter och ansvarsområden till övriga medarbetare Informera berörda avdelningar om vilka uppgifter som behöver genomföras i samband med uppsägningen Samla värdefulla insikter från avslutningssamtalet och kom ihåg att visa uppskattning över medarbetarens tid i företaget! Ge medarbetaren möjlighet att bidra med åsikter och synpunkter anonymt Ge medarbetaren en god avtackning utifrån medarbetarens egna önskemål Lycka till med din nästa offboarding! För fler e-böcker, artiklar, webinar och annat matnyttigt prenumerera på våra nyhetsbrev eller följ oss i våra sociala medier.