EFFEKTIV ONBOARDING FÅ NYANSTÄLLDA ATT KOMMA IGÅNG SNABBARE

Transkript

1 EFFEKTIV ONBOARDING FÅ NYANSTÄLLDA ATT KOMMA IGÅNG SNABBARE

2 2 Innehåll Introduktion 3 Konsekvenser av att inte ta onboarding på allvar 4 Vad kan man uppnå med effektiv onboarding? 5 Vad sker i en onboardingprocess? 7 De första 90 dagarna är avgörande 11 Best practice för onboarding 12 Avslutning 13

3 3 Introduktion Det är mycket som ska göras från dagen en nyanställd har signerat anställningsavtalet, till flera månader in i anställningen. Genom att ha goda rutiner och processer kring onboarding kan du snabbare få den nya medarbetaren att prestera på en god nivå. Men onboarding handlar inte bara om att få den nya medarbetaren att prestera snabbare. Har du funderat på vad det egentligen innebär att en nyanställd slutar innan det har gått ett år? Hur påverkas bilden av verksamheten av att en nyanställd inte känner sig väl mottagen och omhändertagen? Vad gör det med motivationen hos de kollegor som får en ökad arbetsbelastning på grund av att en nyanställd slutar? Kostnader för en rekryteringsprocess, med påföljande upplärning av en ny medarbetare, är också något man vill att undvika! Det är 69% större sannolikhet att en anställd som deltar i ett organiserat onboardingprogram blir kvar i verksamheten i upp till tre år, än en anställd som inte deltar i ett liknande program. Talya Bauer, 2010 Eftersom onboarding inte är något du gör dagligen kan det vara svårt att bli bra på det. Därför är det desto viktigare att ha goda rutiner knutna till denna process. I denna e-bok tittar vi närmare på hur HR och chefer kan bli bättre rustade till att ta emot en ny medarbetare. Trevlig läsning! Hälsningar Tholin & Larsson AB

4 4 Konsekvenser av att inte ta onboarding på allvar Som verksamhet kan det innebära stora kostnader att en nyanställd slutar efter kort tid. Så kallad rookie turnover innebär att en nyanställd slutar inom ett år. Detta kan vara en tung kostnad för verksamheter som har investerat i en ny medarbetare, men som åter igen måste dra igång en ny rekryteringsprocess. Att nyanställda väljer att lämna verksamheten efter kort tid kan också leda till ett tappat förtroende för verksamheten och ett skadat arbetsgivarvarumärke. Varför slutar nya medarbetare? Ostrukturerad introduktion av arbetsuppgifterna och en otydlighet kring verksamhetens målsättning är några av fallgroparna en verksamhet kan hamna i genom att inte ha en strukturerad onboardingprocess. Dessa brister kan i sin tur leda till att den anställde känner osäkerhet kring verksamhetens mål och förväntningar, och sin egen roll i företaget.

5 5 Vad kan man uppnå med effektiv onboarding? Genom att ha en systematisk metod för vad som händer när nya medarbetare ska integreras i verksamheten kan man skapa värde på flera plan. När alla nyanställda genomgår ett bestämt onboardingprogram säkerställs också enhetliga processer. Vi ska nu titta närmare på några av fördelarna med god onboarding. Skapa värde snabbare En god onboardingprocess kan ge betydande ekonomiska effekter för verksamheten, genom att den nya medarbetaren behärskar sina arbetsuppgifter och kommer in i den sociala gemenskapen på arbetsplatsen snabbare. Hur värdet ser ut beror på vilken typ av arbete och arbetsplats det gäller. Tholin & Larsson har erfarenhet av att företag som har genomfört onboardingprogram upplever tydliga besparingar. Dessutom har chefer och kolleger märkt att de nya medarbetarna behärskar arbetet, levererar resultat och är delaktiga i den sociala gemenskapen tidigare. Nöjda anställda är lönsamt Att genomföra en lyckad onboardingprocess kan ge den nyanställde en positiv start på arbetsplatsen. En studie från BI (handelshögskolan i Oslo) visar att motiverade medarbetare jobbar bättre, är mer lojala, och ger extra mycket när det behövs (Dysvik och Kuvaas, 2010). Anställda som känner inre motivation upplever att jobbet i sig självt är intressant, och utstrålar glädje, engagemang och mod. Engagerade medarbetare gör också ett bättre jobb än de som först och främst jobbar för att få lön (så kallad yttre motivation ). En hög inre motivation minskar även risken för att den nyanställde lämnar sitt jobb i förtid. Det är därför viktigt att man tar emot sina nya medarbetare på ett gott sätt, och ser till att de får god uppföljning så att de vill stanna kvar längre på sin nya arbetsplats.

6 EFFEKTIV ONBOARDING Effektiv Onboarding Få nyanställda att komma igång snabbare 6 Anställda kommer redan efter 10 dagar avgöra om de har för avsikt att vara kvar i organisationen, eller om de kommer börja se sig om efter ett nytt jobb. Research by the Office of State Personell

7 7 Vad sker i en onboardingprocess? Du har fått en nyanställd och ska snarast möjligt se till att hen kommer in i arbetet och i sina arbetsuppgifter. Men det är mer än bara det praktiska som måste på plats! Onboarding av nyanställda är en chans att börja på rätt spår: att bygga kultur, inställning, kunskaper och färdigheter redan från början. Man brukar skilja på informell och formell onboarding. Formell onboarding innebär att det finns ett organiserat upplägg eller program som vägleder den nyanställde i sina arbetsuppgifter, och introducerar företagskulturen. I denna e-bok fokuserar vi just på formell onboarding, eftersom det är den som dokumenterat fungerar bäst. Kulturellt Kulturen i verksamheten, det sociala nätverket och samarbetet mellan kollegor. Praktiskt Allt som har med arbetsutrustning, e-post, arbetsplatser, passerkort, nycklar osv att göra. Professionellt Att komma in i organisationen, lära och förstå sin roll, rutiner och riktlinjer.

8 8 Det är många personer som är involverade i en bra onboardingprocess inte bara chefer, HR och den nyanställde. Att förbereda arbetsutrustning som dator, nyckelkort, arbetskläder och liknande, är uppgifter som flera personer oftast ansvarar för. Många verksamheter har även ett så kallat faddersystem, samt ett antal relevanta nyckelpersoner som den nyanställde ska stifta bekantskap med. Det kan vara utmanande att följa upp allt detta manuellt, och samtidigt få allt rätt. Genom att ha ett system för onboarding får du hjälp att följa upp den anställde steg för steg: från signeringen av anställningsavtalet till slutet av onboardingprocessen. Du får påminnelser om regelbundna uppföljningssamtal med förslag på innehåll i dessa samtal, vilka aktiviteter du kan genomföra under processen, riktlinjer för best practice för onboarding m.m. Det varierar från bransch till bransch hur länge onboardingprocessen varar allt från 1-12 månader. Den nyanställdes erfarenhet och arbetsuppgifterna kommer också att avgöra hur snabbt personen blir självgående i jobbet. Fullständigt integrerad i verksamheten Avslutning av onboardingprocess Resurspersoner Uppföljningssamtal Första arbetsdagen Förbereda utrustning Kontraktsignering

9 9 Preboarding Tiden innan den nyanställde börjar Tiden från det att den nyanställde har undertecknat anställningsavtalet fram till den första arbetsdagen är värdefull. Personer som har tackat ja till ett nytt jobb har ofta stor motivation till att komma igång med sin nya arbetsvardag. Denna tid är en möjlighet för arbetsgivaren att hålla kontakten med den anställde, och ge relevant information om arbetsplatsen innan personen har startat. Detta kan ske på olika sätt, som en informell lunch med nya kollegor, eller att bli bjuden på yrkesmässiga och sociala evenemang. Traditionellt brukar det inte vara mycket kontakt mellan den nyanställde och chefen från undertecknandet av anställningskontraktet till den första arbetsdagen. Men det kan vara ganska riskabelt att inte ha någon kontakt alls med den nyanställde under denna period det kan finnas många skäl till varför en nyanställd inte börjar enligt överenskommelse... Därför är det extra viktigt att som verksamhet hålla en positiv kontakt med den nyanställde, och vara tillgängliga. Många av oss förknippar ordet pre-boarding med flygresor. Det finns en hel del likheter mellan att starta ett nytt jobb och att starta en flygresa i flygbolagets lounge. I loungen får du erbjudande om dryck och dagstidning, eller om andra behov du kan ha inför en resa. Flygbolaget bygger lojalitet genom att erbjuda dig en bekväm start på resan. På samma sätt bygger en ny arbetsplats lojalitet genom att välkomna den nyanställde och visa att de bryr sig redan innan den första arbetsdagen har startat.

10 10 Första arbetsveckan Först och främst är det viktigt att vara närvarande och ta emot den nyanställde på den första arbetsdagen. Ofta har man ett uppstartsamtal, som sedan utgör underlaget för framtida uppföljningssamtal. Mycket av första arbetsdagen går oftast åt till en hälsningsrunda (om den nyanställde inte fick detta redan innan jobbets start), utlämnande av arbetsmaterial som dator eller arbetskläder, och att komma igång med själva upplärningen. Även om detta kan verka som självklarheter är det viktigt att ha ordning på sådant som gör att den nya medarbetaren känner sig välkommen på sin nya arbetsplats, och stannar kvar på jobbet. Den inledande perioden Från första arbetsdagen och upp till ett år bör det finnas en nära uppföljning av den nyanställde, i form av regelbundna samtal. I samtalen ingår uppdateringar kring arbetet, förväntningar på jobbet och varandra, och aktiviteter för att lära känna varandra bättre. Genom att samtidigt knyta nätverk på arbetsplatsen integreras den nyanställde i kulturen och i gemenskapen på arbetsplatsen. Det är viktigt med bra innehåll och god kvalitet i uppföljningen mellan chef och nyanställd. Här kan ett onboardingsystem vara till god hjälp då det underlättar för chefer att genomföra samtalen efter best practice, samt bidrar till att enklare kunna följa upp verksamhetens mål. Med en lyckad onboardingprocess kan man snabbare få den nyanställde till att bli en del av arbetsplatsen, både socialt och yrkesmässigt.

11 Effektiv Onboarding Få nyanställda att komma igång snabbare 11 De första 90 dagarna är avgörande De första dagarna och månaderna från arbetsstarten är en kritisk fas. Dålig uppföljning kan bidra till att den nyanställde presterar sämre, både på kort och lång sikt. Flera forskare har visat på att de första 90 dagarna är särskilt avgörande för om en nyanställd väljer att bli kvar i jobbet, slutar, söker sig vidare, eller väljer att gå tillbaka till ett tidigare jobb. Här är det därför viktigt att man snabbt ser till att det finns en överenstämmelse mellan de förväntningar som skapades under rekryteringsprocessen, och den verklighet som sedan möter den nyanställde på arbetsplatsen, så att man redan från starten lägger en god grund för en lyckad anställning. Talya Bauer är en pionjär inom onboardingområdet, med lång erfarenhet av forskning på personal som befinner sig i det tidiga skeendet av sin anställning. Talya definierar onboardingprocessen som det en nyanställd ska genomgå för att komma in i verksamhetens struktur och sociala kultur, så att den nya medarbetaren snabbare kan utföra sina uppgifter och bli en fullvärdig kollega på arbetsplatsen. Forskning och erfarenhet visar att anställda får omkring 90 dagar på sig för att visa vad de kan på ett nytt jobb. Ju snabbare nyanställda känner sig välkomna och förberedda för jobbet, desto snabbare kan de bidra till att nå verksamhetens mål. Talya Bauer Att lyckas i denna initiala fas är viktigt. Den nyanställde måste få hjälp att tillägna sig de kunskaper, färdigheter och beteenden som behövs för att komma in i verksamhetskulturen och arbetsuppgifterna. En nyanställd som inte får uppföljning och stöd av chefer, kollegor eller HR i den inledande fasen av sin anställning kan gå miste om den vägledning som hen skulle behövt i starten, vilket kan komma att påverka anställningen även på lång sikt.

12 12 Best practice för onboarding När det gäller best practice inom onboarding är det viktigt att komma ihåg att både stora och små insatser som genomförs har betydelse för hur den nyanställde kommer tillrätta på sin nya arbetsplats. Har man en medvetenhet kring processen om att ta emot nya medarbetare minimerar man tiden man lägger på detta arbete, varje gång en ny medarbetare börjar. Dessutom ser man till att alla nyanställda får en likartad introduktion till verksamheten, vilket skapar enhetlighet och underlättar det kommande uppföljningsarbetet. Genom att sätta hela onboardingprocessen i system ser man till att flera olika avdelningar i verksamheten får möjlighet att bidra till introduktionen av nya medarbetare. Att systematisera processen gör det enklare att dela upp uppgifterna mellan alla dem som deltar i onboardingen, samtidigt som man också får en bra överblick över vilka aktiviteter som har genomförts, och vilka som fortfarande behöver åtgärdas. När du väljer systemstöd för processer som just onboarding är det därför en bra idé att undersöka om systemleverantören förespråkar best practice, och kan leverera ett upplägg/program som erbjuder detta.

13 13 Avslutning Att få en nyanställd att snabbt komma igång på en ny arbetsplats kan vara ganska krävande. Därför har man mycket att vinna på att ha goda rutiner vid nyanställningar. Utöver ekonomiska besparingar för verksamheten, är en god onboardingprocess ett bra hjälpmedel för att se till att nyanställda blir väl integrerade och kommer väl tillrätta på sina nya arbetsplatser. Lycka till med nästa onboarding av er nya medarbetare! För fler e-böcker, artiklar, webinar och annat matnyttigt prenumerera på våra nyhetsbrev eller följ oss i våra sociala medier.