Den kommunikativa organisationen. Mats Heide

Transkript

1 Den kommunikativa organisationen Mats Heide

2 Presentation av projektet Kommunikation Kultur Kommunikatörer Ledning & ledarskap Värdeskapande och kommunikation Sju steg mot den kommunikativa organisationen Innehåll

3 Presentation av projektet

4 Utgångspunkterna Kommunikationssektorn växer och statusen förbättras, men fortfarande ifrågasatt Kommunikationens värde för organisationer? DEN KOMMUNIKATIVA ORGANISATIONEN (The Global Alliance 2010) ett sätt att höja statusen!? Och en del av visionen för Sveriges Kommunikatörer

5 Syfte Det övergripande syftet är att öka kunskapen om kommunikationens betydelse för verksamhetens måluppfyllelse och framgång Ett underliggande syfte är att bidra med ny kunskap om framtidens krav och utmaningar för kommunikatörer och organisationers kommunikation

6 Om projektet Den kommunikativa organisationen Världsunikt få stora studier Tidsperiod: Finansiärer och studerade organisationer: Sveriges kommunikatörer och Helsingborg stad samt tio organisationer: Eon, Göteborgs stad, Ikea of Sweden, Länsstyrelsen Västernorrland, Malmö stad, NCC, Sthlm stad, Polismyndigheten, PostNord & Västra Götalandsregionen Empiriskt material: enkäter (8 100) och intervjuer (170)

7 Kommunikation

8 Synen på kommunikation»kommunikation är en allt viktigare framgångsfaktor för organisationer«och»kommunikativ förmåga är en allt viktigare kompetens i arbetslivet«90 procent instämmer helt eller delvis»vi lägger för mycket resurser på kommunikation i relation till vad vi får ut av det«25 procent av kommunikatörerna instämmer 63 procent av cheferna instämmer

9 Todeloo! Och frustration! Kommunikation kommer ofta in rätt sent i processerna och då kommer det ofta in såhär:»ja, vi måste kommunicera också, kan inte du som kommunikatör komma in och svinga i ditt trollspö«och»todeloo, så blir det jättebra«och så sitter man där och tänker:»jag hade kunnat göra väldigt mycket mer om jag hade fått vara med från början, nu ska jag bara försöka göra någonting av det här!«kommunikationschef

10 Inte som ett bihang I beslutsunderlaget ska kommunikationen vara med. Inte som en punkt sist på dagordningen. För det är ju ungefär som att lägga ekonomin sist på dagordningen och säga:»jaha, hur ska vi lösa det här ekonomiskt?«det är ju orimligt. kommunikationschef

11 Sammanfattning Medarbetarna är över lag nöjda med närmaste chefens kommunikation Cheferna är ännu mer nöjda med sina medarbetare och deras kommunikation Ledningens kommunikation får ett betydligt sämre resultat än närmaste chefens Öppet kommunikationsklimat avgörande för förtroende för högsta ledningen och medarbetarnas ambassadörskap. Horisontell kommunikation ett tydligt förbättringsområde

12 Konklusioner Kommunikationsparadox > det som löser allt och en för enkel syn på kommunikation Konsekvenser: sätter ramarna för kommunikatörernas arbetsuppgifter (förväntningar) och hur kommunikation värderas och utvärderas

13 Kulturen

14 Öppet kommunikationsklimat [ ] den allra viktigaste förutsättningen för vår internkommunikation det är att jobba med kulturen på arbetsplatserna. Att vi får öppenhet och transparens att folk vågar att säga vad dom tycker, tänker och känner. Det är A och O! chef

15 Lyssna är en förutsättning Lyssnar du aktivt får du enormt mycket information som du kan bearbeta och använda i olika sammanhang. Det är inte så smart att sitta i sin egen bubbla för då sker ingen utveckling. Det bidrar med värde för du får kunskap om vad som händer, skapar delaktighet och det ger stabilitet. medarbetare

16 Det värdefulla gnället [ ] gnäll det är ju egentligen jättevärdefullt. För det är ju ändå folk som vill att det ska vara bra. Så de är ju viktiga att lyssna på. De är lätta att avfärda som att de bara är gnälliga. Men man bör ha ett annat synsätt att här kommer det nån som verkligen bryr sig. För de har sagt det så många gånger så de har kanske antagit den här tonen. Men lyssna på vad de verkligen säger. kommunikationschef

17 Vikten av feedback eller»har grisen sminkats på vägen?«när man inte hör något från ledningen trots att vi har lagt fram synpunkter undrar man om grisen sminkats på vägen, förskönat verkligheten. Eller tystat den. chef

18 Konklusioner Informationsparadox för mycket mängd och för lite tolkning den informerande organisationen Öppet kommunikationsklimat och modiga chefer/ledningsgrupp grundpelare för välfungerande kommunikation Lärande och horisontell kommunikation kräver att tid avsätts och kommunikationsytor upprättas samt att lärande premieras Negativ uppåtgående kommunikation stimuleras med återkoppling

19 Kommunikatörer

20 Chefernas uppfattning om kommunikatörernas främsta kompetensområden Aktivitetsomra den Procent Arbeta med kommunikationskanaler 16,8 Medierelationer 16,1 Skriva och utforma texter 14,0 Coacha chefer i deras kommunikationsroll 10,5 Kommunikationsplaner 8,1

21 Vilka kommunikationsrelaterade områden är viktigast för att organisationen ska nå de övergripande målen? (alla) Aktivitetsområden Ledarskapskommunikation (sto d till ledare) 16 Procent Konsument-/kund-/brukar- eller medborgarkommunikation 12,7 Förändringskommunikation 12,1 Varumärkeskommunikation 10,7 Medierelationer 8

22 Vilka tre områden arbetar ni mest med? (Kommunikatörer) Aktivitetsområden Procent Interna möten 13,9 Extern webb 13,6 Konsument-/kund-/brukar-/medborgarkommunikation 12,5 Intranät 11,4 Varumärkesarbete 9,9

23 Brist på överensstämmelse Chefer anser att kommunikatörernas främsta kompetensområde är traditionella tekniska/operativa uppgifter Både chefer och kommunikatörer anser att strategisk kommunikationsuppgifter är viktigast för att nå verksamhetens mål Kommunikatörerna lägger mest resurser på tekniska uppgifter Följder!?

24 Rollen: operativ vs. rådgivande Frustration över operativa arbetsuppgifter som konkurrerar med annat:»jag tror att vi uppfattas som görare. Man kan beställa och vi utför.vi ska hjälpa verksamheten att kommunicera, inte kommunicera åt dem.«cheferna värdesätter kommunikatörerna som strateger och rådgivare men lägger även vikt vid operativt stöd (möten, bilder, power points) Mogen och omogen syn kommunikation»om organisationen befinner sig där, då får vi börja där.«strävan efter att coacha och stödja, men inte uppfattas som en»hjälpreda«operativt vs. rådgivande: Inte antingen eller utan både och.

25 Fokus: extern vs. intern kommunikation Extern kommunikation i fokus: tradition, resurser och synlighet Digitala och sociala medier förstärker trenden Den interna kommunikationens potential» att vi kan vara med och stötta i de interna processerna och det är där som vi gör den stora skillnaden.internt har kommunikationen ett stort värde, eftersom kommunikation är en bärare av organisationskulturen.«intern kommunikation begränsas till intranät och andra kanaler Vems ansvar är den interna kommunikationen?»vi måste kroka arm med HR och jobba tillsammans.«

26 MEDIER OCH INNEHÅLL STÖDJA CHEFER OCH MEDARBETARE Balansera vågskålarna

27 Ledning & ledarskap

28 Den viktiga, men opålitliga linjekommunikationen Övertro på att linjekommunikationen ska fungera av sig själv Nyckelord: opålitlig, oprecis, osorterad, glapp, stopp i linjekommunikationen Oklart när det måste gå i linjen eller när är det okey att»runda«cheferna rymmer en otydlighet om i vilka frågor det är viktigt att skapa en delaktighet Oklart vad som ska kommuniceras till vem. Brist på tydliga överlämningar mellan chefsled och/eller prioritering av budskap

29 Ledningskommunikation Möten mellan ledning och medarbetare Ledningen tar inte alltid tillfället i akt att kommunicera»sina budskap«missar tillfällen till ledarskap Ledningen i de interna kanalerna Hur mycket syns ledningen och»deras«frågor här? Finns det någon»berättelse«om ledningens kommunikation (jfr Ikea och Kamprad) Behöver ledningens kommunikation»regisseras«mer och bättre?

30 Bristfälliga förutsättningar för»hamburgercheferna«mellanchefer befinner sig i en kommunikativ skottlinje Ju längre ut i organisationen, desto mindre sällan träffar chefen sin egen chef Chefer på högre nivåer har mer stöd av kommunikatörerna än första linjens chefer Inte alltid första linjens chef är delaktiga i strategiska frågor > de är lika mycket»mottagare«som medarbetarna Brist på underlag och tid = svårt att sätta in frågor i ett större sammanhang Linjechefen blir mer av en brevbärare än en meningsskapare

31 Linjekommunikation i behov av ett nytänk? Idén om hur linjekommunikationen ska fungera bygger på en rationell, hierarkisk utgångpunkt som inte är förenlig med idéer om aktivt medarbetarskap, organisering i nätverk och projekt, digitalisering, flexibilitet, snabbhet etc.

32 Värdeskapande och kommunikation

33 Hur bidrar kommunikation med värde? % av den strategiska kommunikationen utförs av kommunikatörer Varumärke, förtroende och anseende allt viktigare för att skapa konkurrenskraft och legitimitet Medarbetares möten och kommunikation avgörande Kommunikativt ledarskap skapar grunden för kommunikativt medarbetarskap Kommunikationen svår att mäta oftast fokus på det som är enkelt att mäta

34 Rätt fokus? procent av en organisations strategiska kommunikation utförs av chefer och medarbetare Läggs det mesta av kommunikatörernas arbete på att stödja chefer och medarbetare?

35 Förväntningar Leverans Utvärdering

36 Relatera kommunikationsmålen till organisationsmålen = värdeskapande! Vanligaste målen (direkta) Publicitet Varumärke Anseende Utvidga målen (indirekta) Relationsbyggande Krisprevention Förtroende Lärande Kultur Volk, m.fl. (2017)

37 Sju steg mot Den kommunikativa organisationen

38 Sju steg mot den kommunikativa organisationen 1. Länka kommunikationsmålen till övergripande mål 2. Förtydliga kommunikationsuppdraget, rollbeskrivningen och därmed erbjudandet 3. Reflektera kritiskt kring teknikens möjligheter och begränsningar 4. Öka fokus på aktivt lyssnande 5. Utveckla medarbetares kommunikativa kompetens 6. Sätt ledningens kommunikation på kartan 7. Utveckla ett öppet kommunikationsklimat värdeskapande potential (ex. ambassadörskap och lärande)

39 VÅRT FÖRSLAG PÅ DEFINITION Den kommunikativa organisationen Den kommunikativa organisationen har ständigt kommunikation på agendan och det finns en utbredd förståelse för att kommunikation utgör förutsättningen för en organisations existens och måluppnåelse. Ett genomtänkt kommunikationssystem är en förutsättning. Den kommunikativa organisationen värdesätter olika röster och lyssnar aktivt för att kunna utvecklas och lära, anpassas till förändringar och leda utvecklingen. Dialogen värdesätts som ett medel för att uppnå tillräcklig ömsesidig förståelse för att kunna handla klokt. Chefer och medarbetare har kommunikativ kompetens och tar ansvar för kommunikationen. Kommunikatörerna är kommunikationsexperter och faciliterar organisationens kommunikation.

40

41 Den kommunikativa organisationen egenskaper VISION, UPPDRAG OCH MÅL: kommunikationen är tydligt länkad till och stödjer verksamheten = värdeskapande, balans mellan planering och improvisation, mätning och magkänsla SYNEN PÅ KOMMUNIKATION: förståelse för att kommunikationen har både en informativ och en konstituerande funktion KOMMUNIKATIONSSTRUKTUR: kanaler, forum och plattformar för att skapa, utveckla och behålla goda relationer ÖPPEN KOMMUNIKATIONSKULTUR: metakommunikation, utrymme för olika röster, lyssnande och dialog ANSVAR OCH KOMPETENS: alla chefer och medarbetare har ett uttalat kommunikationsansvar och en kommunikativ kompetens INTEGRERADE BUDSKAP: tydlig relation intern och extern kommunikation, mångfald av budskap inom en viss ram PROFESSIONELLA KOMMUNIKATÖRER: driver, stöttar och utvecklar organisationens strategiska kommunikation

42 En klok balans mellan tjatter och tystnad Tjattrande organisation KOMMUNIKATIV ORGANISATION Tyst organisation