Effektivitetseffekter vid Införande av RFID i Returlådor - En studie av Svenska Retursystems Returlådor inom Dagligvarubranschen.

Transkript

1 Effektivitetseffekter vid Införande av RFID i Returlådor - En studie av Svenska Retursystems Returlådor inom Dagligvarubranschen. Emma Malm Uppsala Universitet Företagsekonomiska Institutionen Marknadsföring Handledare: James Sallis C-Uppsats Höstterminen 2006

2 Sammanfattning Företag inom alla branscher arbetar aktivt med att minska sina kostnader genom ökad effektivitet i interna processer, så är även fallet inom daglivarubranschen. Ett sökande efter ny teknik och nya sätt att utveckla branschen står alltid på dagordningen. Radio Frequency Identification (RFID) är nästa generations identifieringsteknik för dagligvaruhandeln, det är därför viktigt att tekniken börjar implementeras och användas. Svenska Retursystem är ett företag som tillhandahåller returlådor till den Svenska livsmedelsbranschens aktörer. För att effektivisera användandet av lådorna så har de givit uppdrag om en undersökning om vilka effekter införandet av RFID i deras returlådor skulle ha på användandet. Även identifiering av vilka ekonomiska konsekvenser som skulle uppstå är av intresse. Syftet med uppsatsen är att ta reda på vilka effekter som finns med införandet av RFID i SRS returlådor. Teorin som använts i uppsatsen har varit Johnsson och Mattsons (2005) effektivitetsvariabler som ska utröna om effektiviteten i Supply Chain kan höjas med hjälp av RFID. Studien har genomförts med en inledande litteraturstudie som har följts av intervjuer och observationer. Slutsatsen har varit att de främsta effekterna med RFID skulle vara att det minskar det fysiska och administrativa svinnet, tiden det tar att räkna lådorna skulle elimineras, det administrativa arbetet skulle minska och en högre spårning av lådorna vilket ger i sin tur att högre omsättningshastighet av lådorna skulle vara möjlig

3 Innehållsförteckning 1. Inledning SYFTE DISPOSITION Svenska Retursystem AB och returlådesystemet RFID teknik EGENSKAPER BEGRÄNSNINGAR RFID JÄMFÖRT MED STRECKKOD INVESTERINGSKOSTNADER FÖR RFID Omloppstid och svinn Teori LOGISTIK STAPLE YOURSELF TO AN ORDER LOGISTISK EFFEKTIVITET Kundservice Kostnader Kapitalbindning Flexibilitet Tid Miljö Metod UPPSATSENS TILLVÄGAGÅNGSSÄTT Intervjuer Observationer Triangulering URVAL Delstationerna i flödet BUTIK Ica Maxi Uppsala Coop Forum Västerås TERMINAL Ica Färskvaruterminal Kallhäll, Stockholm Coops Färskvaruterminal TVÄTTERI Svenska Retursystems tvätteri i Västerås Analys KUNDSERVICE KOSTNADER Minska fysiskt svinn Eliminera administrativt svinn Spara tid på räkning Spara tid på administrativt arbete Ökad spårbarheten Effekter på tvätteriet KAPITALBINDNING FLEXIBILITET TID MILJÖ PRIORITERING AV VARIABLER Slutsats Referensförteckning Appendix A

4 Inledning De senaste två decennierna har företag inom olika branscher fokuserat framför allt på att förfina interna processer, öka produktiviteten, förbättra produktkvalité och minimera tillverkningskostnader. Det nya sättet att optimera ett företags prestationer har blivit att se till effekterna av Supply Chain Management. Under 1990 talet beräknades logistiken stå för en kostnad med ett snitt på 6 15 % av totala kostnader för ett företag. Det finns alltså en stor potential i form av ökad lönsamhet genom att spendera resurser på att utveckla ett effektivare logistiksystem och att ta det till nästa nivå som är Supply Chain Management (Akkermans et al, 2003.) Inom livsmedelsbranschen i Sverige har en ständig kostnadseffektivisering pågått. Då det är svårt att ta ut premiepriser för livsmedel gör det att industrin måste hitta ett annat sätt att generera lönsamhet. Kostnadsbesparingar görs genom att effektivisera interna processer (Ica Halvårsredovisning, 2006, Coop Årsredovisning, 2005.) Hos de stora aktörerna inom Svensk dagligvaruhandel har fördelar skapats gentemot konkurrenter genom ett effektivare internt arbete men då Sverige är ett litet land så behöver även samarbete mellan aktörer i livsmedelsbranschen inom vissa områden ske. Ett tydligt exempel på detta är skapandet av Svenska Retursystem (SRS). Alla de stora aktörerna inom livsmedelshandeln är delägare i SRS vars uppgift är att tillhandahålla returenheter i form av returlådor och lastpallar till livsmedelshandeln (Svenska Retursystem, 2007.) Historiskt har ett införande av optisk läsning under 60-talet med hjälp av streckkoder haft en avgörande del i insamlandet av information om försäljning av varor samt effektivisering av logistiksystem. Att genom optisk avläsning kunna överföra information till datasystem och på så sätt kunna analysera data har gjort att stor utveckling inom livsmedelsbranschen har varit möjlig (GS1 Sweden, 2007.) Idag är detta ett välutvecklat system som fungerar väl men framtiden närmar sig med stormsteg med nya krav. Framtiden inom livsmedelsbranschens registreringssystem heter Radio Frequency Identification (RFID). Tekniken har funnits länge men har först på senare år fått genomslag inom livsmedelsbranschen. Världens aktörer inom livsmedel har kommit så långt så att de valt RFID som den nya generationens teknik till Supply Chain Management och en standardisering har påbörjats (GS1 Sweden, 2007.) Då livsmedelsbranschen är en industri som har mycket stor rörelse av ett stort antal artiklar så är det en verksamhetsområde som är - 4 -

5 med och driver utvecklingen av ny teknik. Införandet av RFID inom livsmedelsindustrin resulterar i högre spårbarhet av varor och en ökad effektivitet med minskade mänskliga felfaktorer genom hela kedjan av aktörer från producent till konsument (GS1 Sweden, 2007.) Denna uppsats kommer att titta på SRS och ett möjligt scenario att införa RFID i deras returlådor. Hela Supply Chain kommer inte att analyseras då detta tidigare är gjort av bland annat Bergström och Carlström (2006) utan det är återflödet som är aktuellt för denna studie. Med återflödet menas från det att returlådan töms på en livsmedelsbutik till att den är färdigtvättad och skall gå en ny cykel till kund. Detta kommer att genomföras genom att följa en låda genom hela återflödet och på så sätt se dess väg och vilka moment som föreligger där förbättring enligt logistikeffektivitetsförbättringsteorier kan göras. Genom att definiera de olika delprocesserna i återflödesprocessen hos de tre delstationerna och sedan analysera dessa ska det påvisas om det utförs på det mest kostnadseffektiva sättet och om det kan förbättras med hjälp av RFID. 1.1 Syfte Syftet med denna uppsats är att ta reda på vilka effekter som finns i och med införandet av RFID tekniken i SRS returlådor. Denna undersökning kan ligga som underlag för ett investeringsbeslut hos SRS. 1.2 Disposition Denna uppsats inleds genom att först ge en introduktion till Svenska Retursystems arbete och hur RFID tekniken fungerar. Relevanta teorier kommer att redovisas i teoridelen som sedan fortsätter med uppsatsens tillvägagångssätt. Redovisning av de olika stationerna i returlådeflödet kommer sen att följas med en avslutande analys om hur dessa stationers arbete kan ändras med hjälp av RFID teknik

6 2 Svenska Retursystem AB och returlådesystemet I detta kapitel följer en kort beskrivning om företaget Svenska Retursystem och hur returlådesystemet är uppbyggt och fungerar. Sveriges dagligvaruhandel har i dag ett världsunikt pantbaserat retursystem för returlådor och returpallar. Det som är unikt är att hela den Svenska Dagligvarubranschen har enats om ett system med returemballage medan det i andra länder är separata system som är bundna till respektive livsmedelskedja. Lådorna används framför allt till transport och förvaring av frukt och grönt, kött och chark samt ost och mejeri. Målet har varit att skapa ett retursystem som är miljövänligt och kostnadseffektivt. Returenheterna ska ersätta befintliga emballage såsom wellpapp och träpallar. Returlådorna beräknas ha en livslängd på ca 10 år enligt Gert Hägerström, VD Svenska Retursystem, och när de är kasserade så blir de nermalda och kan användas till nya lådor. Detta ger användningen av lådorna god ekonomi och bra miljöfördelar. Retursystemet drivs av Svenska Retursystem AB (SRS) vilka ägs till lika delar av Dagligvaruleverantörernas Förbund (DLF) och Svensk Dagligvaruhandel som i sin tur består av Ica, Coop, Axfood och Bergendahls. Svenska Retursystems uppgift är att sköta det administrativa arbetet samt att förbättra och utveckla systemet. Systemet fungerar så att SRS tillhandahåller returlådor och halvpallar som levereras till producenter som fyller dessa med varor. Dessa får därmed erlägga en pant på 40 kr per låda eller 200 kr per halvpall samt en användaravgift på kr per låda beroende på storlek och 18 kr för halvpallen. Lådorna transporteras sedan fyllda med varor till grossisterna vilka också benämns terminaler. Här packas lådorna om för att sedan distribueras till butiker som har beställt varorna. Flödet illustreras i figur 1. Panten följer lådorna och pallarna genom systemet, genom att den debiteras med på fakturan som följer varorna och sedan debiteras från nästa station i flödet. När lådorna och pallarna är tömda på butiken så startar återflödet. SRS hämtar tillbaka returenheterna med lastbilarna som levererar varor och de transporteras sedan tillbaka till terminalen. Där sorteras lådorna vilka sedan ställs upp i moduler, det vill säga standardiserat antal lådor på en pall, så att de sedan kan skickas med lastbil till SRS tvätterier. På tvätterierna - 6 -

7 tvättas lådorna och distribueras sedan till producenterna igen (Svenska Retursystem.) Den genomsnitliga omloppstiden för en låda är 39 dagar men kan under vissa månader sträcka sig till 54 dagar, vilket var fallet för hellådan under december månad 2006 (Gert Hägerström). Figur 1, SRS Returlådeflöde. Det finns fem typer av lådor. Tre har måtten 600 x 400 mm i tre olika höjder och två halvlådor med måtten 300 x 400 mm vilka kommer i två olika höjder. Se bild 1-4 nedan för exempel. Pallarna finns i halv- och helpall (Svenska Retursystem.) Tillverkningskostnaden för en låda skiftar med storleken. En hellåda kostar idag 42 kr att tillverka medan en halvlåda har en kostnad på 30 kr. När panten har bestämts så har det gjorts med nyproduceringskostnaden för lådorna som grund. Då det är samma pant på alla lådor så är snittet på kostnaden det som bestämmer panten, vilken är 40 kr (Gert Hägerström.) Lådorna har nu ingen RFID tagg men med en framtida investering i nya lådor så är implementeringen eventuellt aktuell. Taggarna ska gjutas in i plasten på lådorna och kostnaden för detta, inklusive priset för själva taggen, är ungefär sju kronor taggen och det behövs två stycken per låda. Det är inte aktuellt att sätta på RFID taggar på de befintliga lådorna då detta skulle bli alldeles för dyrt. I dag finns det ca 8.9 miljoner lådor i omlopp och under 2006 gjorde dessa tillsammans 72 miljoner lådrörelser och budgeterat för 2007 är 82 miljoner. Ökningen lådrörelser beräknas per år till 10 procent om inga andra typer av varor börjar leverera i SRS lådor. Varor som skulle vara aktuella är bröd, fryst och kolonial. Idag går brödet direkt till butikerna men den dag det kan vara aktuellt att det går via terminalerna så skulle det vara en potential kund. Om brödet skulle komma att distribueras med SRS lådor - 7 -

8 så skulle det innebära en ökning med 100 procent av dagens lådrörelser, det vill säga miljoner per år (Gert Hägerström.) Viktiga siffror för beräkningar senare i uppsatsen är bland annat arbetskostnad där en arbetstimme, inklusive sociala avgifter, kostar 350 kr enlig Anders Vesterblom på Coop Sverige. Investeringsräntan som kommer att användas är dubbla bankräntan vilken i dag är fyra procent för utlåning (Gert Hägerström.) Bild 1, Hellåda hög. Bild 2, Hellåda låg. Bild 2, Hellåda med två halvlådor. Källa: Svenska Retursystem Bild 4, Hellåda extra låg

9 3 RFID teknik Kapitlet handlar om hur RFID tekniken fungerar samt för och nackdelar med tekniken. Sedan följer en översiktlig jämförelse mellan streckkoder med RFID. Slutligen kommer investeringskostnader för RFID system att redovisas. Med hjälp av streckkoder kan industrin och handeln effektivisera sin verksamhet genom lägre lagernivåer, bättre materialflöden och ökad datasäkerhet m.m. (DataFångst Svenska AB hemsida). Vissa aktörer i Sverige har en väl utvecklad streckkodsanvändning och stor kunskap om användning av systemet vilket har erbjudit effektivitetsförbättringar. Nedan följer en kort förklaring vad RFID egentligen är och hur tekniken fungerar jämfört med streckkoder. 3.1 Egenskaper Ett samlingsnamn för teknologier som använder radiosignaler för att identifiera och spåra objekt automatiskt är RFID. För att ett RFID system ska fungera behövs fyra element: tagg, mottagarantenn, läsare och mjukvara som sammanför RFID komponenterna till ett system som har lagrad information (Figur 2). En tagg innehåller ett mikrochip, en antenn och eventuellt en energikälla om det är en aktiv tagg (Wyld 2005.) Den RFID tagg som är aktuell för denna studie är den passiva som inte har en egen energi källa. Taggen får istället sin energi från läsaren genom att denna sänder ut ett magnetiskt fält omkring sig. Taggen drar energi ur magnetfältet och använder den för att ge ström till mikrochipet. Mikrochipet skickar därefter tillbaka radiosignaler som avläsaren tar emot och konverterar dem till digital data. Den data som taggen skickar tillbaka kan lokalisera taggen och ge information som kan bearbetas i datasystemet (Jones 2005.) RFID taggen är lagrad med Electronic Product Code (EPC), en elektronisk produktkod, vilken fungerar ungefär på samma sätt som streckkodssystemet. Den elektroniska produktkoden i RFID-taggen är kopplad till produktinformation såsom varunamn, tillverkningsort och tillverkningsdatum i datasystemet på liknande sätt som artikelnumret i en streckkod (Wyld 2005.) Flexibiliteten hos taggen är stor, då storleken på mikrochipet är mindre än en tredjedels millimeter samt att den kan läsas på distans och genom andra föremål. En annan fördel är att ett flertal taggar kan läsas på samma gång. Tiden det tar för taggen att läsas av är mycket kort - 9 -

10 och dagens läsare kan klara av att läsa 1000 taggar på en sekund. Avläsningsavståndet varierar beroende på taggtyp och sträcker sig från cirka 7.2 centimeter till 100 meter (Wyld 2005.) Även mottagarantennens storlek avgör läsavståndet där en större mottagarantenn kan läsa på längre avstånd (Torbjörn Sporre). Det är även skillnad på hur många gånger en RFID tagg kan lagras med information. Vissa kan bara lagras en gång medan andra kan lagras om fler gånger (Wyld 2005). Figur 2. Funktion av RFID system. Källa: Jones et al. (2004, sid. 165) 3.2 Begränsningar RFID har som all annan teknik även begränsningar. I dag kämpar forskare och utvecklare av tekniken med den omständighet att användning av RFID begränsas när vätska och metall är närvarande. Det beror på att vätska absorberar radiovågor medan metall reflekterar dem. Resultatet av svårigheten med vätska och metall är att avläsningsförmågan och dess noggrannhet minskas (Wynd 2005.) En annan företeelse som hämmar användningen av RFID i dag är kostnaden per tagg, men dessa kostnader minskar varje år. I och med en minskning i pris per tagg så kommer även adoptionshastigheten att öka inom diverse olika industrier. (Jones 2005) För att systemet ska fungera tillfredställande så måste avläsningsförmågan ligga på 100 procent vilket avgörs av placering av tagg, omkringliggande miljöer och kapacitet hos läsare och tagg( Wynd 2005.) 3.3 RFID jämfört med streckkod Argument finns att RFID bara är en annan form av streckkodsanvändande och de funderar över varför ett befintligt system som fungerar utomordentligt ska bytas ut mot något nytt. Det streckkoderna gör är att identifiera produkter som tillhör en viss klass, kategori eller typ samt att det kan spåras var den senast lästes av. Det går inte med streckkod att tala om var produkten står på lagret, bara att den är på detta lager, vilket är möjligt med RFID

11 Streckkoden kan inte heller tala om var och när varan är producerad, vilken produktionsserie den tillhör och vilken väg varan har tagit från produktion till hyllan i butiken, vilket en RFID tagg kan göra (Wyld, 2005.) Det är inte bara innehållet i informationen från streckkoder och RFID som skiljer dem åt utan den kanske största skillnaden är på sättet de läses av. Streckkoden läses optiskt på manuellt sätt vilket gör att varje streckkod måste visualiseras och scannas individuellt. RFID klarar att läsa av upp till 1000 taggar på en sekund utan att varje tagg måste letas fram. Detta gör att den mänskliga faktorn som ger upphov till diverse felläsningar näst intill elimineras samt att tiden för avläsning förkortas avsevärt. En försvårande faktor med avläsning av streckkoder är om de har blivit förstörda eller smutsiga (Wyld, 2005.) Wyld (2005) säger även i sin artikel att den ena teknologin inte måste utesluta den andra direkt, utan han menar att de kommer att existera sida vid sida åtminstone under nästa årtionde. Bild 5, RFID Tagg Källa: Investeringskostnader för RFID Investeringskostnader för att implementera RFID i SRS returlådor är följande: Tagg 1 kr styck (med insättning 7 kr/styck) Mottagarantenn kr styck Läsare kr styck Mjukvara kr (Källa: Torbjörn Sporre) För att ett sådant här system ska fungera så krävs det enligt Torbjörn Sporre på företaget Intermec att det sitter två mottagarantenner på varje portal. Antingen kan de vara fastskruvade på befintlig vägg, port eller en fristående portal. Mottagarantenn med måtten 20 cm x 5 cm ska vara tillräckliga för uppgiften. Mottagarantennerna behöver sedan vara kopplade till en avläsardator. Denna kan samla in information och kan programmeras så valda delar av information kan skickas vidare. Detta innebär att all information som läsaren tar in via

12 mottagarantennen inte behöver skickas vidare då detta kan bli ett gitter av information. Livslängden på utrustningen beräknas vara 10 år och om de inte förstörs med onaturligt stort våld (Torbjörn Sporre.) Nästa steg är att ha ett program som kan göra om informationen till användbar information och att ha möjligheten att integrera detta i befintliga datasystem för att få optimal användning för RFID. Till exempel kan ett produktionsbolag integrera RFID informationen i redan befintliga lagersystem eller produktionssystem. Det behövs då enligt Torbjörn Sporre en konsult som jobbar för 1000 kr i timmen i två veckor, för att installera det nya identifieringssystemet i det gamla systemet. Ett standardprogram skulle kunna utvecklas, som ger en engångskostand för utvecklings arbetet, och sedan kan detta användas på alla butiker och terminaler. Då skulle en mindre konsultkostnad för installationen vara aktuell på varje station i returlådeflödet. Det skulle i så fall räcka med en till två dagar, vilket skulle resultera i en kostnad på kronor. Efter installationen kan en konsultdag per år vara aktuell för att underhålla systemet (Torbjörn Sporre.)

13 4 Omloppstid och svinn En tidigare studie har analyserat omloppstiden och svinnet för SRS lådor. Då detta är av stor vikt för denna studie så återges här det mest intressanta från denna tidigare studie. Jönsson gjorde 2005 en studie om omloppstiden för returlådorna hos SRS. Han tittade då på hur lång tid det i genomsnitt tog för en låda att fullgöra en hel cykel i systemet. Genom att förkorta omloppstiden så kan effektiviteten för SRS lådor höjas och därigenom sänka kostnaderna. Hela systemet binder 1.35 miljoner lådor genom att säkerhetslager hålls på olika stationer i systemet samt genom alternativ användning av lådorna på butiker. Exempel på annan användning kan vara förvaring och uppbyggnad av exponeringar i grönsaksavdelningar på butikerna. Det är uppskattat till cirka passiva lådor finns ute på butikerna i Sverige. Panten är ett incitament för att snabba upp flödet och att ha mer kontroll över returlådorna då denna ger kapitalbindning samt förlorad pant blir en kostnad. Dock är inte kapitalbindningen en jättestor kostnad för butikerna. Vid en beräkning på i snitt 100 stycken lådor i lager och en pant på 40 kr styck och en internränta på 10 procent så skulle den årliga kapitalkostnaden bli 400 kr. För grossisten där returlådorna inte binds upp i så stor omfattning så ger panten inte ett snabbare flöde utan det ger bara mer administrativt arbete och ökad kostnad då fel pant debiteras eller krediteras. Svinn är ett problem i systemet vilket ger upphov till kapitalförlust. Jönsson kom i sin studie fram till att under ett år så kommer stycken av de det totala antalet utskickade lådorna aldrig tillbaka. Han ser även att den största risken för fysiskt svinn, det vill säga att lådor försvinner helt eller går sönder, är på butikerna där många olika människor hanterar lådorna och människor utifrån har tillgång till returenheterna. Det är dock inte bara det fysiska svinnet som är en belastning, även det administrativa svinnet står för en betydande del. Det administrativa svinnet kan innebära att lådor blir felräknade eller att det blir fel antal lådor inlagda i debiteringssystemet. Anledningen till det omfattande administrativa svinnet är att flödet av returenheter är stort och att det inte finns några hjälpmedel till att räkna lådorna

14 5 Teori I detta avsnitt kommer först en definition av logistik och vikten av en effektiv sådan. Vidare kommer teori för genomförande av studien att presenteras och teori för effektivitetshöjande logistik avslutar kapitlet. 5.1 Logistik Logistik kan enligt Johnsson och Mattson (2005) beskrivas som läran om effektiva materialflöden. I Skandinavien så kan logistik även omnämnas med synonymen materialadministration vilket betyder att material och produkter befinner sig på rätt plats vid rätt tid. Företagsekonomiska intressen ger även villkoret att detta ska genomföras med ekonomisk vinning, vilket skapar ökad lönsamhet för berörda aktörer. Den historiska utvecklingen av logistikämnet har varit omfattande då denna har gått från att vara av operativ karaktär till ett mer strategiskt användbart verktyg. Från att ursprungligen endast flytta material från punkt A till punkt B till att få en avgörande betydelse för företagslönsamhet och integreras som en av företagets kärnkompetenser. Synen på logistiken som verktyg för att uppnå lönsamhet har gjort att informationsflöden numer är mer centrala än materialflödena för att på så sätt uppnå logistikeffektivitet. (Johnsson och Mattson 2005) En användbar definition på att logistik skulle vara en del av Supply Chain Management och vad logistik egentligen innebär ges av Council of Supply Chain Management Professionals (CSCMP) vilket är den internationellt ledande branschorganisationen. Denna lyder: Logistics is that part of Supply Chain Management that plans, implements, and controls the efficient, effective forward and reverse flow and storage of goods, services, and related information between the point of origin and the point of consumption in order to meet customers requirements. (Johnsson och Mattson 2005 sid. 20) För denna undersökning är det viktigt definition på logistik då detta visar vad målet med utvecklingen av logistik är. Att med hjälp av RFID öka informationsdelningen och underlätta vissa processer i systemet så går SRS returlåda från att bara ingå som emballage i ett logistiksystem till att vara ett väsentligt redskap i logistiksystemet

15 5.2 Staple yourself to an order För att förstå hur kunder tänker och hur flöden mellan olika aktörer på markanden fungerar så kan Staple yourself to an order, att följa en order, vara ett användbart verktyg. Genom att öka förståelsen för hur en kund köper och använder en produkt, kan detta ge en insikt i hur en dag hos kunden ser ut. Den här kundanalysprocessen ger en uppfattning om hur kunderna hanterar produkten och vilka olika problem och frustrationer som kan finnas i och med användandet. Genom att identifiera de olika stegen i användandet och vilka problem som eventuellt uppstår vid varje steg, så kan effektivare lösningar framarbetas, vilket ger varan ett högre värde. Allt från planering av en orderläggning till leveransen och därefter efterköpsservice kan effektiviseras och utvecklas, vilket underlättar kundens arbete. Kundordercykelanalys med efterföljande förbättring kan förmodligen ge kunden incitament till större inköpsvolym av varor vilket är en klar fördel. (Best 2004) Detta verktyg ska användas i det här arbetet för att förstå hur SRS returlådeflöde ser ut. Varan i det här fallet är SRS lådan och kunden är egentligen de olika människor som hanterar lådan i dess flöde. Möjligheten att få följa en låda genom systemet ger en större inblick vilka del stationer lådan har och vilka processer som lådan genomgår på varje station. Genom att kartlägga flödet och sedan koppla ihop detta med teorier om hur effektivitet inom logistik kan höjas, så ska en analys av potentiella besparingsmöjligheter med införandet av RFID identifieras

16 5.3 Logistisk effektivitet Då logistik numer är ett strategiskt medel för att uppnå högre konkurrensfördel och därav högre lönsamhet så finns alltid en strävan att rationalisera logistikprocesser. Effektivitet kan uttryckas i olika effektivitetsvariabler som representerar verkningsfullhet ur olika aspekter. De variabler som Johnsson och Mattson (2005) har definierat är följande: Kundservice Kostnader Kapitalbindning Flexibilitet Tid Miljö Då fler av effektivitetsvariablerna står i motsatsförhållande till varandra så måste en strategi utvecklas om hur de ska hanteras. Det är företagets övergripande företagsstrategi och vision som ska ligga till grund för hur de olika variablerna ska prioriteras. Johnsson och Mattsons (2005) effektivitetsvariabler kommer att vara utgångspunkt för denna uppsats då en analys av SRS returlådors kartlagda processer genomförs. Genom att använda ovan givna effektivitetsvariabler och se hur kostnader ökar eller minskar i och med införandet av RFID tekniken kan ett investeringsbeslut framarbetas. I slutändan kan alla dessa variabler i stort sett räknas om till pengar och därigenom få fram olika kostnader i olika processer. Nedan följer nu en redovisning av alla de aktuella elementen Kundservice Kundservisen har en fallenhet att påverka intäkterna för ett företag. Erbjudandet av god leveransservice och att lämna materialflödesinformation och liknande höjer servicenivån. Beroende på vad en kund efterfrågar är olika sorters kundservice olika viktigt för kunderna. Leveranser med korta tider från order till avlämnande är ett bra exempel på god leveransservice samt flexibiliteten att förändra ordern med kort varsel. Materialflödesinformation är ett sätt att möjliggöra informationsutbyte så att osäkerheten i planeringen för alla parter minskar. Kringtjänster såsom att förse produkten med en streckkod är medel som höjer kundservicen genom att ge kunden en enklare hantering av varan

17 5.3.2 Kostnader Logistiksystemet i ett företag påverkar dess kostnader. Kostnader som uppstår är bland annat personal-, material-, drifts- och avskrivningskostnader. Även kostnader för den administrativa personalen samt planering och styrning av de fysiska materialen tillkommer. Brist och förseningskostnader kan uppstå då en vara inte kan levereras som utlovat, vilket kan medföra att kompensation i någon form kan bli aktuell. Figur 3, Effektivitetsvariablernas samband. Källa: Egen bearbetning av figur från Johnsson och Mattsson (2005, sid 27) Kapitalbindning Företagets tillgångar kan uppdelas i anläggningstillgångar och omsättningstillgångar. Vid en investering så binds kapital och genererar en kostnad för kapitalbindningen då alternativt användande av kapitalet inte är möjligt. Ett exempel på kostnad är att pengarna istället skulle sättas in på bankkonto och därigenom skapa en inkomst genom räntan. Anläggningstillgångar är tillgångar som utnyttjas under längre tid, som byggnader, maskiner och datorsystem. Dessa tillgångar ger kostnader genom avskrivningar. Graden av kapacitetsutnyttjande är också viktig då en hög sådan ger en lägre fast kostnad per producerad produkt. Omsättningstillgångar är tillgångar som är direktrelaterat till produktionen. Inom logistiken anses det normalt att det är materialflöden som orsakar kapitalbindningen. Material binds i råvaru- och komponentlager, under produktion, i färdigvaru- och distributionslager och under transport

18 5.3.4 Flexibilitet Flexibiliteten kan delas upp i tre olika delar, leveransflexibilitet, produktmixflexibilitet och volymflexibilitet. Leveransflexibilitet är att vid behov kunna åstadkomma leveransförändringar med kort varsel. Förmågan till flexibiliteten här ges genom utlovande leveranstiders längd, genomloppstider, omställningstider och seriestorlekar i produktion. Produktmixflexibilitet uttrycker förmågan att svara på förändringar av efterfrågan i mixen av befintliga produkter och nya produkter genom att med bibehållen kapacitet anpassa produktionen och materialförsörjningen. Det som påverkar förmågan är leveranstider för input, seriestorlekar i produktionen och genomloppstidernas längd. Volymflexibilitet innebär att snabbt kunna öka eller minska produktionsvolym relaterat till efterfrågad volym. Det som bestämmer förmågan för detta är leveranstider för input i produktionen, storlek på lagret av utgångsmaterial, genomloppstider, seriestorlekar i produktionen och graden av kapacitetsutnyttjande. Logistiksystemets flexibilitet har en indirekt effekt på kundservicen, kostnader och kapitalbindning (Figur 3). Det kan illustreras med att om en högre leverensflexibilitet ska vara aktuell så måste företaget hålla större säkerhetslager, vilket gör att kapital blir bundet och att kostnaderna ökar. Den högre leveransflexibiliteten är en viktig del i kundservicen och ökar värdet för kunden så att en noga avvägning i prioritering måste göras med grund i företagets övergripande strategi Tid Tid är en variabel som är viktig att fokusera på då tiden påverkar alla de andra effektivitetsvariablerna. Utan ett tidseffektivt logistiksystem är det svårt att skapa ett totalt sett effektivt logistiksystem. Två viktiga tidsvariabler bör omnämnas här. Den första är leveranstiden eller time-tocustomer (TTC). Det är en variabel som talar om hur lång tid det tar för företaget att få sin produkt till kund. Involverat i denna variabel är alla ledtider inom företaget vid produktion samt själva leveransen till kunden. Den andra tidsvariabeln är produktutvecklingstid eller

19 time-to-market (TTM) vilket kan ge en konkurrensfördel för företaget gentemot konkurrenter om den är kort. Tidsvariabler är i högsta grad involverade i både kundservice, flexibiliteten, kostnader och kapitalbindning. Korta genomloppstider ger lägre kostnader genom att kapitalbindningen blir mindre eftersom input inte står i lager, i väntan på användning, på olika ställen i produktionen. Då TTC är så kort som möjligt så påverkar det kundservicen och flexibiliteten som i sin tur påverkar intäkterna för företaget Miljö De miljökrav som samhället och andra aktörer ställer på företaget har en direkt påverkan på logistiksystemet. Logistiken påverkar miljön genom transporter, energiförbrukning, samt avfallshantering och återvinning. De logistiska aktiviteterna som bidrar till negativ miljöpåverkan bör ses över och anpassas till att bli mer miljövänliga

20 6 Metod I följande kapitel kommer en beskrivning att göras för hur arbetet med denna uppsats har genomförts och hur författaren har angripit uppgiften i fråga. Även en diskussion finns att läsa som anger varför uppsatsen bör anses som trovärdig. 6.1 Uppsatsens tillvägagångssätt Utgångspunkten för denna studie var att ta reda på vilka effekter som ett införande av RFID i returlådorna kunde innebära. Det var inget exakt definierat problem som behövde analyseras därför valde författaren att genomföra en explorativ undersökning. Enligt Zikmund (2000) så är syftet med den explorativa undersökningen att från en stor öppen fråga smalna av den till ett mer konkret och definierat problem. Hackley (2003) säger att normalt har en explorativ undersökning en induktiv design. Den induktiva undersökningen prövar många observationer för att urskilja mönster eller relationer (Hackley 2003). Eftersom det inte finns någon tidigare studie av exakt den här frågan med RFID i SRS returlådor var det logiskt att använda sig av en induktiv infallsvinkel som kunde identifiera eventuella förbättringar från ett antal observationer. Sekundära källor har använts för att lägga en grund så att studien kunde genomföras på bästa sätt. Att bakgrund och tidigare liknande studier har studerats under det inledande skedet av uppsatsen gör att de bästa teorierna för uppsatsen, har identifierats. Det har även givit en större förståelse för villkor och faktorer som är avgörande inom livsmedelsbranschen och inom logistiken. Eftersom problemställningen för denna uppsats inte var helt definierad innan arbetet påbörjades, utan skulle växa fram i och med att undersökningarna fortskred så valdes ett kvalitativt angreppssätt. Detta metodsystem är passande i detta fall då en högre flexibilitet till att omformulera frågor och angreppssätt under uppsatsens framskridande är möjlig. Eftersom fördelen med detta system är möjligheten att ändra och utveckla frågor och på så sätt improvisera under intervjuer och observationer var detta passande för studien (Holme och Solvang, 1997.) Svårigheten med det kvalitativa metodsystemet är enligt Holme och Solvang (1997) att det kan vara svårt att jämföra svaren mellan de olika intervjuerna. Då denna studie är begränsad behöver inte detta påverka studien för mycket då en ingående jämförelse inte är aktuell. Det är en tvärsnittsstudie som utförs där två aktörer på varje delstation i flödet får representera hela returlådeflödet bara för att ge en övergripande bild hur systemet fungerar

21 Studien ger en översiktlig förståelse av hur flödet ser ut och hur rutiner är upplagda. Till exempel kan rutiner på butiker vara mycket olika vilket gör att ett större urval av butiker kunde vara motiverat Intervjuer Eftersom det fanns möjlighet att ändra frågorna under intervjuernas gång så kunde mer relevanta frågor ställas än de som hade förberetts. Det kom även upp frågor som författaren inte hade reflekterat över i så hög grad innan intervjun, vilket gjorde att reliabiliteten höjdes eftersom uppsatsen fick en knuff i rätt riktning. De intervjuer som har genomförts har då med grund i ovan nämnda argument genomförts med ett induktivt syfte. Enligt Judith Bell (2006) så kan den ostrukturerade intervjun vara ett bra sätt att intervjua personer, då man vill att den intervjuade ska prata fritt om sitt område men inom de strukturer som intervjuaren har satt upp tidigare. Under de genomförda intervjuerna för denna studie har stolpar, teman och grundfrågor funnits antecknade innan intervjutillfället och på så sätt givit struktur (se appendix A). Detta angreppssätt har känts som det mest naturliga, då de intervjuade är experter på sitt område och författaren har ingen eller endast grundläggande kunskap i frågorna. Allt eftersom intervjuerna fortskred så ökade kunskapen hos författaren vilken kunde ge fler följdfrågor som var viktiga för arbetet. Intervjuerna har även spelats in vilket har gjort att författaren har haft möjlighet att gå tillbaka och kontrollera vad intervjuade personen sa när sammanskrivning har skett. Det finns även risk för skevhet i och med att intervjuer används som empirisk insamlingsmetod. Enligt Bell (2006) beror detta på att intervjuaren är människa och därför kan påverka respondenten på ett sätt som inte behöver vara medvetet. Under intervjuerna till denna uppsats så har författaren haft i åtanke att i så stor utsträckning som möjligt inte överföra sina personliga värderingar i sättet att ställa frågor och utformningen av frågorna. Detta gäller även genomförandet av de observationer som har gjorts Observationer Den observationsmetod som har valts till denna uppsats är den deltagande observationen. Detta sätt att observera innebär enligt Bell (2006) att observatören deltar i en organisations vardag och lyssnar, observerar och ställer frågor. Bell (2006) menar även att observationer är

22 ett bra sätt att ta reda på om individer verkligen gör på det sättet de säger att de gör. Skevhet som kan uppstå här, är att observatören uppfattar händelserna på ett sätt när en annan observatör skulle uppfatta händelseförloppen på ett annat sätt. Då författaren är ensam under observationerna och inte har någon medförfattare att dela observationerna med, så har detta lösts genom att observationstillfällena har filmats och kan på så sätt analyseras vid senare tillfälle om så önskats Triangulering En litteraturstudie av sekundära källor har använts för att lägga grunden för uppsatsen och sedan har både intervjuer och observationer genomförts, vilket gör att en triangulering skapats och på så sätt ramat in frågeställningen från olika håll. Ett grundläggande bakgrundsarbete som genomförts med noggrannhet gör att det är lättare att förstå innebörden av uppgiften och industrin. På detta sätt höjs förmågan att ställa de rätta frågorna under intervjuerna samt att identifiera relevanta moment under observationer. Genomförandet av både intervjuer och observationer gör att det kan identifieras om personerna gör som de säger. Intervjuerna gör att den intervjuade personen kan dela med sig av värdefull information som denne har anskaffat sig under alla år inombranschen. Detta är information och kunskap som författaren har fått ta del av som inte går att läsa sig till i de sekundära källorna

23 6.2 Urval De delstationer som har valts ut för denna studie kommer att redovisas nedan med motivation om varför dessa är lämpliga. Efter två möten med SRS VD Gert Hägerström och Sara Bergström från GS1 Sweden arbetades en plan fram med vilka stationer inom returflödet som skulle vara bra att undersöka för denna studie. Eftersom återflödet har tre delstationer så bör dessa besökas. Dessa var livsmedelsbutiker, färskvaruterminaler och tvätterier för returlådorna. Färskvaruterminaler valdes framför torrvaruterminaler på grund av att mycket av färskvarorna transporteras i SRS returlådor jämfört med torrvaror. För att undersökningen inte skulle bli vriden så beslutades om att de två största aktörerna inom Svensk livsmedelshandel, Ica och Coop, skulle ingå i studien. Detta beslut att inkludera de båda största aktörerna kan öka möjligheten att hitta intressanta och insiktsfulla resultat då vissa processer kan ha lösts på olika sätt. För att få en djup förståelse för hur returlådeflödet fungerar har Gert Hägerström och Sara Bergström hjälpt till med att identifiera nyckelpersoner som har stor expertis inom undersökningsområdet. De utvalda personerna har sedan varit föremål för intervjuer och hjälp till att ordna observationer. I och med att Gert Hägerström och Sara Bergström har hjälpt till med identifiering så har personer blivit utvalda för att de är de bästa att intervjua för ändamålet. De har alltså inte valts ut på måfå. En Ica Maxi butik och en Coop Forum butik skulle därför besökas och kartläggas. Anledningen till att denna storlek på butik valdes var att det ansågs att lådrörelserna var mer tydliga på de större butikerna. Vidare skulle färskvaruterminaler för både Ica och Coop observeras och slutligen skulle tvätteriet besökas och studeras. Intervjuer och observationer genomfördes på alla stationerna vilket ligger till grund för data insamlad i denna uppsats. De grundläggande processerna som skulle observeras var själva hanteringen och räkningen av returlådorna och hur den administrativa delen genomfördes

24 7 Delstationerna i flödet I detta kapitel kommer butik, terminal samt tvätteriet att kartläggas och informationen som erhållits från de olika intervjuerna och observationerna att redovisas. 7.1 Butik Figur 4, Illustration av SRS returlådeflöde: Butik Ica Maxi Uppsala Intervju med Peter Flod och Björn Pettersson Det börjar med att backarna kommer in från grossisten eller från enskilda leverantörer till butiken. De varor som främst levereras med SRS lådor, eller gråback som de kallas på butiken, är kött, ost och grönsaker. Grönsakerna prickas av helt och hållet mot den följesedel som följer med leveransen. Kött och chark litar på att det som står på följesedeln är det som levereras. Då det stämmer till uppskattade % så anser de på butiken att det inte finns något behov av att göra några närmare kontroller. Det tar för lång tid att pricka av allt så det är inte värt det.. Björn Pettersson gör stickprovsavstämningar med manuell räkning av lådorna utan speciell frekvens när de anländer med varor. Varorna ankommer till kajen, körs in i butiken till respektive avdelning och måste då kontrolleras och räknas innan de plockas upp om det är en avstämningsdag. Anledningen till att Björn Pettersson inte räknar oftare är att han inte har tid och att felsaldot inte är så omfattande. Leverans av varor sker två gånger om dagen med ett snitt på 500 returlådor per dag, sju dagar i veckan. Kajen utanför lagret på butiken har 5 portar där lastbilarna lossas och 2 portar för att köra in varorna till lagret. Lager med SRS lådor hålls med ungefär 100 lådor i snitt

25 Det enda som inte fungerar med lådreturerna är att chaufförerna inte hämtar upp lådorna som det är uppgjort. De struntar helt enkelt att åka förbi och ta lådorna med sig. Då de inte blir hämtade står massor av lådor på den låsta lastkajen och tar plats. Det här är ett irritationsmoment för medarbetarna på butiken. På butiken är de mycket nöjda med SRS returlådor, för de känns fräschare eftersom de tvättas, samt att det är lättare att packa upp dem än andra kartonger. Det blir inte en massa spill och kartongrester som känns rörigt och stökigt ute i butiken när de packas upp. Björn Pettersson och Peter Flod har ingen direkt kontroll på om lådor försvinner eller på den administrativa biten. Det är bara stora differenser i saldot som gör att de ansvariga för administrativa delen på Maxi Uppsala kommer och frågar dem om vad som kan vara fel. Det administrativa hos Ica Maxi består av att Ica skickar ut ett lastbärarsaldo som anger hur många SRS lådor som finns på butiken. Detta lastbärarsaldo prickas sedan av mot de lappar som finns kvar på butiken som anger vilka lådor som har kommit och gått. Detta görs en gång i veckan och tar bara 10 min. I de fall det misstämmer går ett telefonsamtal från Maxi upp till Icas Färskvaruterminal i Borlänge och det hela brukar klaras upp (Åse Andersson.) Observation Lådorna skickas tillbaka varje dag och personalen räknar ihop dem och sätter på en etikett med antalet på så att chauffören kan se hur många det är som denne tar med sig. Räknandet går till så att de har ett streck på väggen med rätt höjd och när lådorna har nått upp till denna nivå så vet ansvarig att det är det förutbestämda antalet på pallen. På en pall ryms fyra travar av den vanligaste lådtypen och om de ändå räknar lådorna så räknas en stapel som sen tas gånger fyra. Tiden det tar att räkna är ungefär 30 sekunder för en hel pall vilket ger ungefär 0.25 sekunder per låda

26 7.1.2 Coop Forum Västerås Intervju med Ralf Bergfeldt Coop Forum i Västerås räknar inte sina SRS lådor när de kommer in med varor till butiken. Detta beror på att de varor som kommer från Coops Färskvaruterminal har en mycket låg felprocent, det vill säga att det som står på följesedeln brukar stämma med den verkliga leveransen. Varorna körs ut i butiken och plockas upp eller som på grönsaksavdelningen där kunderna kan plocka direkt ur dem. Enligt ansvarige som författaren talade med, så försöker de att inte ha för mycket lådor ute i butiken. När lådorna sedan är tömda så körs de ut på lagret och sorteras på olika pallar med en sorts låda på varje pall. På Coop Forum Västerås räknas sedan alla lådorna när en pall är full och skickas tillbaka till terminalen när en lastbil kommer med en ny leverans varor. När författaren frågar Ralf Bergfeldt om den administrativa delen så vet han inget om detta. Han har uppfattningen att lådantalet som går ut och in inte misstämmer signifikant men har egentligen ingen riktig kontroll på det. Observation Momentet att räkna går till så att när pallen är full så räknas en stapel med lådor och sen tar de gånger fyra eller gånger åtta beroende vilken typ av lådor det handlar om. Antalet lådor som ska vara på varje pall är standardiserat och beror på lådtypens storlek. Det finns en lathund för detta som är upptejpad på väggen för att förenkla räknandet. Denna Coop butik använder sig inte av det systemet med ett streck på väggen utan de räknar varje pall. Om alla lådor räknas var för sig så tar det en sekund per låda om gånger fyra metoden används tar det 0.25 sekunder per låda. När sedan räknandet är klart så fyller de i två lappar som anger typ av lådor och antal. En lapp skickas sedan med lådorna när chauffören kommer och hämtar pallarna med lådor, medan den andra går till kontoret för registrering

27 7.2 Terminal Figur 5, Illustration av Returlådeflödet: Terminal Ica Färskvaruterminal Kallhäll, Stockholm Intervju med Christer Zaar Icaterminalen för färskvaror ligger i Kallhäll utanför Stockholm. Kallhäll är den terminal som tillgodoser Stockholmsområdet med färskvaror. Denna terminal är den sista att använda pappersunderlag för att plocka ihop en order. De övriga terminalerna inom Ica använder sig av Pappers Lös Expedition (PLE) vilket innebär att expeditörerna som plockar ordern har en truckdator på trucken, där det kommer upp vad de ska plocka samman. Detta är ett system som är datoriserat till hög grad. När terminaler tar emot en inleverans av varor från producenterna räknas antalet SRS lådor och läggs in i systemet så att rätt pant överförs till producenten. Christer Zaar uppskattar att det passerar totalt ungefär lådor per dag genom Kallhällterminalen. Idag är ungefär procent av alla emballage på färskvaruterminalen SRS lådor. I Icas nya Helsingborgsterminal som inledde sin verksamhet under slutet av 2006 är beräkningen att 50 procent av allt emballage ska vara SRS lådor. När returlådorna började användas hade Ica ett stort svinn på dessa innan de visste hur stora pengar som var inblandade i systemet. Idag har de hög kontroll på detta men de har fortfarande ett visst svinn. Svinnet beror till största del på administrativt svinn, det vill säga att det räknas fel eller rapporteras fel, inte att lådorna försvinner fysiskt. Då PLE införs anser Christer att svinnet kommer att gå ned ytterligare

28 Streckkodsanvändningen kommer att öka på Kallhäll då PLE införs. Detta är en omställning för de anställda som jobbar med att expediera order där, men de är vänligt inställda till detta då de inser att det kan förenkla deras arbete. Andra försök som är i gång just nu inom Ica är Papperslös Transport (PLT). Det innebär att följesedeln som vanligen är en papperslapp är inläst med streckkoder i en handdator som chauffören får med sig. När chauffören kommer in till terminalen så kopplar han bara upp den i terminalens dator och direkt är terminalens system uppdaterat med vilka varor som just kom in. Lagersaldot är uppdaterat i realtid och den administrativa delen blir mindre. Kravet för att detta ska fungera idag är att terminalen måste använda PLE. Om detta system skulle användas också på returgods som hämtas från butikerna, så måste fortfarande chauffören räkna in SRS lådor och annat returgods manuellt för att knappa in det i handdatorn. Från butikerna hämtar chaufförerna tillbaka returgods som består av trä- och plastpallar, SRS lådor och rullburar. Det är både sorterat och osorterat som de hämtar tillbaka, men Ica föredrar dock att butikerna sorterar. De har gått ut med en instruktionslapp som talar om hur butikerna ska hantera SRS lådorna. Christer Zaar tror inte att det beror på butikernas storlek utan på hur mycket plats de har att ställa upp returgodset. Har de mycket plats så sorterar de kanske inte men har de ont om plats så måste de sortera för att kunna ha ordning. Chauffören har ansvar för att kontrollera att antalet lådor han hämtar med lastbilen överensstämmer med det som står på butikens följesedel. Christer Zaar tror att det fungerar rätt bra med att chaufförerna kontrollerar vad de tar med hem, men han antar även att en del chaufförer gör en ungefärlig bedömning då chaufförerna har tidspress. Detta kan utgöra en felkälla men Christer Zaar tror att den är liten. Inom Ica för Stockholmsområdet sitter tre personer i Årsta som sköter instansningen av lådsaldot. De tar hand om alla typer av returgods såsom pallar, rullburar och SRS lådor. Det sitter motsvarande ansvariga för detta på andra ställen i Sverige för andra områden. Christer Zaar anser att reverse logistics, eller återtagandet av returgods, har stor potential till utveckling. Idag är det stor fokusering på logistiken från tillverkning till konsument vilket gör att det inte är så mycket arbete gjort för att utveckla effektivare returgodshantering. Christer Zaar skulle även gärna se en standardisering genom hela systemet både utleveranslogistiken och återtagandet av returgods. Standardisering av streckkodsanvändning samt olika system för att hantera information och liknande skulle vara bra redskap för att förenkla det dagliga