Regelverk för returflödet av returenheter

Transkript

1 Regelverk Returkunder (22) Regelverk för returflödet av returenheter Innehåll REGELVERK FÖR RETURFLÖDET AV RETURENHETER... 1 PRODUKTERNA SORTERING OCH STAPLING TRANSPORTSÄKRING KVALITETSAVVIKELSE WEBRAPPORTERING ANVÄNDA RETURENHETER BESTÄLLNING OCH FRAKTDOKUMENTATION ANSVAR FÖR FRAKTDOKUMENT GODSMÄRKNING AV TRASIGA ENHETER TRANSPORTBOKNING ANSVAR LASTNING ANSVAR LOSSNING INLEVERANS OCH FAKTURAUNDERLAG AVVIKELSEHANTERING Generella villkor: De villkor som finns i Returavtalet gäller för hantering av produkter från Svenska Retursystem AB. Syfte: Detta dokument är en bilaga till Returavtalet och skall ses som ett operativt regelverk för hantering av returenheter. Tel: Fax: Plusgiro: Bankgiro: Org.nr:

2 Regelverk Returkunder (22) Produkterna Artikelnummer Artikelbenämning Mått(BxDxH) (mm) Pant(SEK) Antal lådor/ modul Vikt/ modul Höjd(m) Antal lådor/ppl Hellåda svart Modul på gråpall Hellåda svart Modul på EURpall DH 50/80 röd Modul på gråpall DH 50/80 röd Modul på EURpall DH 110/140 grön Modul, gråpall DH 110/140 grön Modul, EURpall 600x400x kg 1, st 600x400x50/ kg 1, st 600x400x110/ kg 1, st Halvlåda svart Modul, gråpall Halvlåda svart Modul, EUR pall 400x300x kg 1, st LågHalvlåda röd Modul, gråpall LågHalvlåda röd Modul,EURpall Halvlåda DH blå Modul, gråpall Halvlåda DH blå Modul,EURpall 400x300x kg 1, st 400x300x50/ kg 1, st Returhalvpall osorterad Modul Pant Pall 800x kg 1,25 32 st Tel: Fax: Plusgiro: Bankgiro: Org.nr:

3 Regelverk Returkunder (22) Artikelnummer Artikelbenämning Mått(mm) Saldo Antal pall/modul Vikt/ modul Höjd(m) Antal pall/ppl st osort Gråpall 1200x x kg 2, st inkurant Gråpall 1200x x kg 2, st kurant Gråpall 1200x x kg 2, st trasig Gråpall 1200x x kg 2,55 17 Tel: Fax: Plusgiro: Bankgiro: Org.nr:

4 Regelverk Returkunder (22) 1. Sortering och stapling Returenheterna skall sorteras var artikel för sig och staplas i moduler. En modul består av ett antal staplar returenheter (se bilder för respektive artikel). En modul returlådor ska lastas antingen på Grå Returhelpall, (saldot påförs tvättarna med automatik vid godsmottagning, dvs avsändarens saldo justeras utan att påföra pall via returportalen) alternativt på godkänd EUR-pall, vilka hanteras via DHL:s pallpool (PÖS). Observera! - Då returgods hanteras med automatik och förarlösa truckar, är det viktigt att alla EUR-pall är hela och av godkänd standard. En trasig pall behöver hanteras manuellt vilket medför merarbete och blockerar för övriga inleveranser. - Returer får ej ske på envägspall då detta kan medföra driftstörningar i produktionen. I de fall driftstörningar uppstår pga. returer på envägspall alt. trasig EUR-pall, debiteras returkund för de merkostnader som uppstår i samband med detta enligt punkt 3. Kvalitetsavvikelse. Tel: Fax: Plusgiro: Bankgiro: Org.nr:

5 Regelverk Returkunder (22) Hellåda (svart) på gråpall, : 4 staplar om 21st lådor (84st/modul). DH 50/80 (röd) på gråpall, : 4 staplar om 26st lådor (104st/modul). DH 110/140 (grön) på gråpall, : 4 staplar om 24st lådor (96st/modul). Halvlåda (svart) på gråpall, : 8 staplar om 21st lådor (168st/modul). Låg Halvlåda (röd) på gråpall, : 8 staplar om 22st lådor (176st/modul). Halvlåda DH (blå) på gråpall, : 8 staplar om 23 st lådor (184st/modul) Tel: Fax: Plusgiro: Bankgiro: Org.nr:

6 Regelverk Returkunder (22) Halvpallar ska inte lastas på EUR-pall eller Returhelpallen, utan är sin egen lastbärare.er halvpall som står dubbelstaplade En modul består av 2 staplar om 8st Vid lastningstillfället skall returenheterna vara färdigställda och staplade 2 moduler högt, vilket ger totalhöjd på 2,5 m. Endast moduler innehållande samma artikel får staplas ovanpå varandra. Endast moduler med samma typ av lastbärare får staplas ovanpå varandra. Staplarna skall vara raka och väl centrerade på lastbärarna. Trasiga lådor staplas sortrent i en modul. När det är en full modul, gör returkunden en manuell reklamation och ringer till kundservice för att rapportera sin hämtorder av trasiga lådor. Var noga med att märka upp dessa moduler på alla fyra sidor med en lapp i storlek av en A4 med texten Trasiga enheter. Pga. att modulerna ställs upp kortsida mot kortsida i SRS produktion, är det viktigt att märkningen syns även på långsidorna för att kunna urskilja trasiga moduler. Lådorna ska vara torra och fria från papper, skräp eller dylikt. Tel: Fax: Plusgiro: Bankgiro: Org.nr:

7 Regelverk Returkunder (22) 2. Transportsäkring Varje enskild modul ska transportsäkras innan lastning för att undvika att godset faller under transport eller hantering. 1) Moduler med lådor bandas horisontellt runt de övre lådlagren med mjukplastband på varje modul (se bild nedan). Det finns flertalet leverantörer på marknaden som levererar bra mjukplastband, kontakta exempelvis: Leverantör Hemsida/länk Produktnamn Sweja Sanstrap Sök sanstrap under webbshoppen Eller gå direkt in på länken till vänster Visab Sanstrap Här får man ringa och beställa Boxon Sanstrap Sanstrapbanden Hantering av Sanstrapbanden Observera! Helplastning av lådmoduler är ej tillåtet då det bl.a. skapar mer avfall och extraarbete vid avplastning.

8 Regelverk Returkunder (22) 2) Moduler med halvpall transportsäkras genom bandning med hårdplastband. På marknaden finns det band som kan spännas både manuellt och maskinellt. Exempel på leverantörer som säljer band och eventuell teknisk apparatur för att spänna banden är bland annat: Leverantör Hemsida Produktnamn Papyrus Sverige AB PG Packband P1225 ASM Sweden AB VG-Band Exempel på spännband Observera! Använd ingen form av tejp vid förpackning och stapling av vare sig lådor eller halvpallar. Tejp fäster hårt mot returenheterna och lossnar inte under tvätt.

9 Regelverk Returkunder (22) 3. Kvalitetsavvikelse Bolaget förbehåller sig rätten att ta ut en avgift vid kvalitetsavvikelse i de fall kvaliteten på returgodset inte överensstämmer med ovan regler gällande lastning. Beloppet beror på avvikelsens omfattning, dock lägst 500 SEK/modul och högst SEK/sändning. Avgift för kvalitetsavvikelse innefattar även ansvaret att skicka med rätt fraktsedel med godset. Se 10 Ansvar lastning, punkt 1.

10 Regelverk Returkunder (22) 4. Webrapportering använda returenheter Återrapportering sker genom att göra en beställning på Hämtning av pallar och lådor på orderportalen. Orderportalen finner du på För inloggningsuppgifter kontakta Kundservice på Beställningen ska vara utförd via web senast kl för att hämtning skall ske nästkommande vardag. Görs beställningen efter sker hämtning ytterligare en vardag senare. 5. Optimal transportkvantitet Följande lastvolymer är optimala ur transportsynpunkt: 36 moduler = 18 pallplatser = 7,2 flm = en dragbil 60 moduler = 30 pallplatser = 12 flm= ett släp 66 moduler =33 pallplatser = 13,2 flm= en trailer 96 moduler = 48 pallplatser = 19,2 flm en dragbil med tillhörande släp

11 Regelverk Returkunder (22) 6. Beställning och fraktdokumentation Skapa hämtorder i SRS webbportal. Här beställer du hämtning av returenheter. När du trycker på hämtning kommer du till vyn beställ hämtning direkt.

12 Regelverk Returkunder (22) 7. Ansvar för fraktdokument Returkunden ansvarar själv för att skriva ut fraktdokumentens fyra delar (A, Ti, Tu och M) i samband med utlastning. Returkunden ansvarar för att hämtordern justeras till rätt artiklar innan utskrift. Den totala volymen justeras inte, utan bara innehållet. Handskrivna ändringar på fraktsedeln beaktas inte. Justera Hämtorder: Om innehållet på din förbokade hämtorder skiljer sig mot det som ska lastas: Justera hämtordern under Händelser i Portalen. Du justerar inte den totala volymen, utan bara vilken sorts moduler, och vilken mix. Detta skall ske i samband med utlastning då du är säker på vilka artiklar som lastas. Du kan uppdatera ordern flera gånger fram till dess att du skriver ut fraktdokumenten. När du skrivit ut fraktsedeln kan du inte ändra ordern igen, så var noga med att vänta tills du är säker på att innehållet stämmer.

13 Regelverk Returkunder (22) Gå in på Hämtning för att komma till dina hämtorder

14 Regelverk Returkunder (22) Gå in på aktuell order för att justera Gå in på Ändra för att ändra din hämtorder Mellan ca kl dagen innan hämtning, bokas transport av SRS. Ordern kan därför inte justeras av returkunden under just den här tiden.

15 Regelverk Returkunder (22) Du ändrar din order genom att välja eller ta bort aktuella moduler. Du kommer se hur sidan uppdateras allteftersom du gör dina ändringar.

16 Regelverk Returkunder (22) När ordern ser okej ut bekräftar du genom att klicka på Sänd beställning till SRS längst ner på sidan. Ordern uppdateras nu i vårt transportbokningssystem och det tar upp till 20 sekunder. Du kommer sedan tillbaka in till din ordervy. Där kan du välja att skriva ut din beställning.

17 Regelverk Returkunder (22) Skriv ut fraktsedeln: När du är inne på ordern kommer du längst ner i bild att se en knapp för att skriva ut fraktsedeln. Obs! När fraktsedeln har skrivits ut kan man inte längre ändra ordern. Fraktsedeln lagras i PDF-format och kan skrivas ut om igen.

18 Regelverk Returkunder (22) 8. Godsmärkning av trasiga enheter Returkunden ansvarar för att märka upp trasiga moduler med en lapp i storlek av en A4 med texten Trasiga enheter på modulens alla fyra sidor. Gäller alla returenheter, lådor, pallar, halvpallar. Pga. att modulerna ställs kortsida mot kortsida när de lastas in till produktion, är det viktigt att även långsidorna märks upp tydligt, så att vi kan urskilja den trasiga modulen. 9. Transportbokning SRS planeringsavdelning ansvarar för att boka transport med transportör efter att hämtorder är lagd i portalen. 10. Ansvar lastning Returkunden ansvarar för att: Det är rätt fraktsedel som skickas med godset. Varje order har ett unikt order- ID som kopplas till fraktsedeln. Varje fraktsedel är därför unik, och kan bara användas en gång. Fraktsedeln stämmer överens med de artiklar som lastats Fraktsedeln stämmer överens med det antal moduler som lastats Modulerna är torra och fria från emballagerester Gällande regler angående Sortering, stapling och lastsäkring följs. EUR-pallar hanteras enligt PÖS:s regelverk Chauffören signerar Returkundens fraktsedelskopia med läsbar namnteckning och datum. Tips: skriv upp dragbilens registreringsnummer på avsändardelen. Det ökar möjligheten att felsöka vid eventuell avvikelse.

19 Regelverk Returkunder (22) 11. Ansvar lossning Chauffören ansvarar för att: 1. Rätt antal kollin som lastas enligt fraktsedel lossas på angiven leveransadress. 2. Returgods som samlastas inte blandas på lastbil Tvättanläggning/Externlager ansvarar för att vid ankomstkontroll räkna och kontrollera att lossade returenheter och kolliraderna stämmer överens med avseende på:

20 Regelverk Returkunder (22) 1. antal godkända EUR-pall 2. artikelsort och antal kolli 3. totalt antal kolli 4. slutligen signeras fraktsedel av mottagaren med läsbar namnteckning och datum Avvikelser som avser antal kolli, jämfört med vad som står på fraktsedel från Returkund noteras på SRS och chaufförens exemplar och signeras av både mottagare och chaufför.

21 Regelverk Returkunder (22) Avvikelser på två moduler eller fler signeras av två olika personer på SRS vid godsmottagning. Godkända EUR-pallar kan underkännas av SRS tvätt efter att gods plockats av pallarna. Dessa justerar SRS i DHL:s PÖS. 12. Inleverans och fakturaunderlag Efter ankomstkontroll gör tvättanläggningen en inleverans av lådor/pallar i affärssystemet baserat på levererat gods. Arbetsdagen efter inleverans mailar SRS ett fakturaunderlag till Returkunden som då kan fakturera SRS för pantvärdet. Se separat faktureringsrutin. Fakturor kan mailas till Svenska Retursystem, då på adress: srs0000@privatgirot.se Vid frågor rörande fakturering kontakta kundservice

22 13. Avvikelsehantering Hantering vid mottagning av returgods på SRS, där lossade kollin med avseende på antal och/eller artikel INTE överensstämmer med Returkundens fraktsedel: 1. Kundservice kontaktar returkunden och återkopplar avvikelse för volym om två moduler eller mer. 2. Vid återkoppling tas hänsyn till att fraktdokumentation är korrekt ifylld i alla led och detta ligger till grund för beslut i avvikelser. 3. Utifrån att avvikelse uppmärksammats vid SRS ankomstkontroll görs ny beräkning för pantutbetalningen 4. Gällande EUR-pall hänvisar SRS till regelverket i PÖS (pallöverföringssystemet) vad gäller kvalitetskrav på godkända EURpall. Därvid gäller att SRS ankomstkontroll ligger till grund för bedömningen av kvaliteten.