INSTRUKTION FÖR ALLMÄN BOKNINGSFUNKTION version 2.0

Transkript

1 INSTRUKTION FÖR ALLMÄN BOKNINGSFUNKTION version Inledning Denna funktion vänder sig till dig som vill kunna Skriva ut fraktsedlar och transportetiketter Skriva ut fraktsedlar och transportetiketter samt boka dina transporter till Bring Frigo För kunder som regelbundet bokar transporter till Bring Frigo rekommenderar vi att dessa registrerar sig som användare av en annan produkt, TA-connect. Här kan anpassningar göras för respektive kund. Mer information om detta finns att läsa på Bring Frigos hemsida under E-tjänster. 2. Registrera och boka en sändning Välj sändningsmall De sändningsmallar som finns att välja på är följande: Boka Transport o Används för kunder som både vill skicka transportbokning elektroniskt och skriva ut fraktdokument Retur av tompall o Används för kunder som vill skriva ut fraktdokument avseende tompalls transporter dock skickas ingen transportbokning för dessa till Bring Frigo (LMS) då det för närvarande inte är möjligt för oss att ta emot dessa via EDI. Utskrift av fraktdokument o Används för kunder som endast vill skriva ut transportdokument i tjänsten, ingen bokning skickas till Bring Frigo. Obligatorisk information för att kunna boka/registrera en sändning är markerad med fet stil i systemet. Följande uppgifter är obligatoriska Avsändareadress Mottagareadress Godsuppgifter (antal, kollislag och vikt) Temperatur Fraktbetalare Godsrader Fyll i informationen om godset du ska skicka. Antal, kollislag och vikt är obligatoriskt. Detta är de bokningsuppgifter som kommer in till Bring Frigos transportsystem. Övriga fält kommer ut som godsvolym på fraktsedeln. Vid bokning av transporter till Bring Frigo är det för närvarande endast möjligt att använda en godsrad

2 Transporttjänst I systemet finns möjlighet att välja följande transporttjänster Kylt ( C) Fryst (< -18 C ) Torrt Avvikande temperatur. Denna temperatur skrivs i fältet för Avvikande temperatur och kommer ut som information på fraktsedeln. OBS! detta måste vara överenskommet med Bring Frigo enligt separat överenskommelse, den angivna temperaturen syns ej i den inkommande bokningen. Bring Frigo tillämpar Pallöverföringssystem, PÖS. Antalet godkända pallar anges i fält för EUR pallar. Anges något värde här krävs avsändarens respektive mottagarens pallregistreringsnummer i fälten under. Saknar du information om dessa finns möjlighet att söka kundens pallregistreringsnummer via Bring Frigos hemsida, se direktlänken strax under. Finns även möjlighet att ange antal palletten, denna information kommer endast ut på fraktsedeln. Efterkrav Skall leveransen ske med efterkrav, bocka i rutan Efterkrav och då skapas nya rutor att fylla i. Observera att denna information endast kommer ut på fraktdokumenten och inte till Bring Frigos transportsystem. Denna information bör därför även informeras på annat sätt till Bring Frigo

3 Avisering Skall mottagaren aviseras före leverans, bocka i rutan Avisering och därefter fyller ni i kontaktuppgifterna. Övrigt Det finns möjlighet att skriva in fritext som kommer ut som info på magen av fraktsedeln. Bocka i rutan för Övrigt så kommer en tom ruta upp där valfri text kan anges. Denna text kommer endast ut på fraktsedeln och skickas inte med transportbokningen till Bring Frigo. Fraktbetalare Under fraktbetalare kryssar du i vem som ska betala frakten, möjlighet finns att välja antingen avsändare eller mottagare. Kundnummer behöver inte anges. Övrigt Hämtningsdatum avser lastningsdatum.. Funktionerna klockslag för lastning samt hämtningsinstruktion är för närvarande inte i bruk och kommer därav varken ut på fraktdokumenten eller in till Bring Frigos transportsystem. För önskemål om tidsbestämda lastningar eller lossningar, tag kontakt med Ert Bring Frigokontor. Leveransanvisning Här kan anges kompletterande information som är av värde för transportplaneringen eller information som chauffören behöver ha kopplat till uppdraget. Notera att endast de 25 första positionerna i texten kommer med bokningen till Bring Frigos system. Samtliga rader skrivs däremot ut på fraktsedeln

4 Boka sändningen När all information är ifylld trycker du på knappen Boka och skriv ut och du får då en bekräftelse på skärmen. Fraktdokumenten Ett separat fönster öppnas i Acrobat Reader för transportdokumenten - transportetiketten i den övre delen och fraktsedeln i den undre. Du kan antingen skriva ut dokumenten direkt alternativt välja att spara dem på din dator. Möjlighet finns också att maila dokumenten till någon annan, detta är användbart i de fall lastning skall ske på annan plats än hos den som utfört bokningen. Har du inte symbolen för E-post synlig i fönstret kan du aktivera denna uppe i menyn. Håll markören bredvid spara-symbolen och tryck på musens högerknapp. En meny visas och du har då möjlighet att markera E-post. När du gjort detta får du fram en kuvert knapp uppe i menyn. Tryck på den och fraktdokumenten kan mailas, tänk på att detta måste göras för bägge fönstren (etiketter & fraktsedel) Vill du boka ytterligare transporter, tryck på knappen Boka ny transport. Systemet behåller då avsändarinformationen som skrevs in på första bokningen. Felmeddelanden Väljer du Boka och skriv ut och informationen om sändningen är felaktig visas felmeddelanden överst på sidan och de felaktiga inmatningsfälten markeras. Ett vanligt fel är att obligatorisk information saknas. För att spara sändningen behöver du fylla i korrekt information och klicka på knappen Boka och skriv ut igen. Bokningstider Bokning skall ske senast kl dagen innan upplastning. Vid bokning i TA-connect lägger systemet per automatik ut lastningsdatum dag efter bokningsdagen. Om du vill avboka eller ändra din bokning måste du kontakta närmaste transportkontor

5 Kontaktuppgifter: Vid frågor angående funktionalitet i den allmänna utskrift- och bokningsfunktionen, kontakta Bring Frigo. Helsingborg Karin Fristedt Kristina Guidoni Stockholm Annelie Sääf Lena Eriksson Kristina Hellström Göteborg Stefan Björk Annelie Larsson Jönköping Ulrika Hägghult Kumla Marie Andersson Sandra Jonsson Umeå Kristina Hellström Sölvesborg Sandra Jonsson