Till menyn. Meny. Nästa sida

Transkript

1 Meny Logga in i Schenker Web-TA Sida 2 Schenker Web-TA Startsidan Sida 3 Viktigt innan start Sida 4 Registrera sändningar Sida 6 Beställ transport Sida 13 Uppföljning Sida 14 Sändningsmallar Sida 15 Skapa en sändningsmall Sida 16 Kundnummer Sida 26 Lägga till Kundnummer Sida 29 Integrerade e-tjänster Sida 32 Aktivera e-tjänster Sida 33 Populära tillval i Schenker Web-TA Sida 34 1

2 Logga in i Schenker Web-TA Öppna din webbläsare och skriv in följande adress: Fyll i dina inloggningsuppgifter och tryck på Logga in 2

3 Startsidan Schenker Web-TA Startsidan Från startsidan navigerar du dig runt i Schenker Web-TA 3

4 Viktigt innan start Innan du börjar skapa sändningar i Schenker Web-TA, kontrollera följande: Inställning för automatisk beställning av hämtning (bokning) till Schenker. Det avsändarkundnummer du väljer när du skapar sändningar under Ny sändning i tjänsten styr om bokning ska skickas och när tjänsten ska varna för att det är för sent att boka. Ditt Schenkerkundnummer finns upplagt under Inställningar, Kundnummer. Kontrollera att du har rätt avsändaradress. Klicka på Inställningar i menyn och sedan på Adressbok. Klicka på Visa alla för att se alla adresser. Klicka på din avsändaradress så visas alla uppgifter om adressen. Komplettera eller ändra dina uppgifter och klicka därefter på Spara. Installera Adobe Acrobat Reader Programvaran måste vara installerad på din dator för att utskrifter av etiketter och fraktsedlar skall fungera. Hämtas gratis från eller via Schenker Web-TA. 4

5 Skapa ny sändning Registrera sändningar För att registrera en sändning väljer du menyalternativet Ny sändning. Obligatorisk information för att kunna boka en sändning är markerad med fet stil i systemet. Följande uppgifter är obligatoriska: Avsändaradress Mottagaradress Godsuppgifter (antal, kollislag och vikt) Transportprodukt Fraktbetalare Effektivisera genom att integrera ert befintliga Order-/Affärssystem med Web- TA Integration. Detta ger er möjligheten till ett enda transportadministrativt system och full tillgång till alla uppföljningsfunktioner i Web-TA. För ytterligare information, se fliken tillval i Schenker Web-TA. 5

6 Skapa ny sändning För att använda en av dina sändningsmallar när du registrerar en ny sändning följer du stegen nedan. Välj sändningsmall När du väljer Ny sändning visas automatiskt din förvalda mall. Om du vill byta till en annan sändningsmall gör du detta i listrutan högst upp på sidan. När du har valt en annan sändningsmall laddas sidan om och dina inställningar och ifyllda värden för den sändningsmallen visas. (Se bild nedan) Referenser Här fyller du i eventuella avsändar- mottagarreferens. Figur 1: Ny sändning val av mall samt referenser. 6

7 Skapa ny sändning Välj avsändar- och mottagaradress Har du fyllt i information i sändningsmallen visas den informationen. Ligger adressen i adressboken kan du enkelt söka fram den genom att ange minst två tecken i adressfältet. Finns adressen inte sparad i registret måste ny/annan adress väljas för att registrera adresserna. Genom att bocka i rutan Spara adress i adressboken sparas adressen i din adressbok. Om det ska vara en annan hämtnings- och leveransadress anges även det i detta informationsblock. Även aviseringsadress anges här (Se bild nedan). Figur 2: Val av adresser. 7

8 Skapa ny sändning Godsrader Fyll i information om godset du ska skicka. Antal, kollislag och vikt är obligatoriskt. För att lägga till fler godsrader klickar du på knappen Lägg till godsrad (Se bild nedan). Figur 3: Godsrader. Få bättre kontroll på dina fraktkostnader med hjälp av tillvalstjänsten Automatisk Prissättning, för mer information, se fliken tillval i Schenker Web-TA. 8

9 Skapa ny sändning Transporttjänst Om du valt en transporttjänst i mallen visas den här. Har du en transporttjänst är den automatiskt förvald, har du flera transporttjänster och ingen är vald väljer du en genom att markera en av radioknapparna eller välja en i listrutan (vid fler än 5 transporttjänster). Klicka sedan på knappen Visa produkt för att se tilläggstjänster för den valda transporttjänsten. Figur 4: Transporttjänsten Schenker Parcel är vald. 9

10 Skapa ny sändning Fraktbetalare Vilken fraktbetalare du kan använda när du registrerar en sändning beror på val av transporttjänst samt avsändar- och mottagaradress. Använder du en sändningsmall där dessa inställningar är gjorda kommer valbara fraktbetalare automatiskt att visas. Var uppmärksam på att vilka fraktbetalare du kan välja ändras om du väljer att byta avsändare, mottagare och/eller transporttjänst. Detta markeras med den gröna informationsmarkeringen. Välj att Uppdatera fraktbetalare för att se vilka alternativ som är valbara. Du markerar med hjälp av radioknappen vilken part som är fraktbetalare och väljer ett kundnummer i listrutan. Om det är en tillfällig fraktbetalare markerar du radioknappen vid Tillfälligt kundnummer och skriver det betalande kundnumret i tillhörande textfält. Figur 5: Fraktbetalare I detta exempel står avsändaren för frakten. Figur 6: Övriga inställningar 10

11 Skapa ny sändning Spara / Boka sändning När all information är ifylld och du vill spara eller boka sändningen trycker du på knappen Boka och skriv ut. Din sändning har nu blivit bokad för hämtning (om det är valt på ditt kundnummer) och fraktdokumenten öppnas i Acrobat Reader. Felmeddelanden Väljer du boka och skriv ut och informationen om sändningen är felaktig visas felmeddelanden överst på sidan och de felaktiga fälten markeras. Ett vanligt fel är att obligatorisk information saknas. För att kunna spara sändningen behöver du fylla i rätt information och trycka på boka och skriv ut igen. Med tillvalstjänsten Liveprint effektiviseras arbetet med hjälp av direktutskrifter av fraktdokument. För ytterligare information, se fliken Tillval i Schenker Web-TA 11

12 Beställ transport Gratis tillval i Schenker Web-TA Professional Har du Web-TA Professional finns möjligheten att spara dina sändningar innan transport beställs(för att aktivera detta se kapitlet Avancerade inställningar.) Tryck på knappen spara som finns längst ner till höger. En bekräftelsesida visas med alternativen att antingen registrera flera sändningar eller gå till Beställ transport för att boka sändningen. Sändningen är nu sparad och finns under menyalternativet Beställ transport. Därifrån kan du sedan boka sändningen samt skriva ut fraktdokumenten. Under fliken sändningar > Beställ transport sparas dina sändningar innan de är beställda. Här kan du förbereda sändningar och själv välja när och vilka sändningar du vill beställa. Figur 7: Beställ transport. När du vill boka hämtning samt skriva ut fraktdokument markerar du checkboxen till vänster för sändningen och sedan trycker du på knappen Boka markerade och skriv ut fraktdokument. Sändningen blir nu bokad för upphämtning samt att sändningsinformationen överförs till transportören. 12

13 Uppföljning När dina sändningar är beställda sparas de under Sändningar >Sändningsstatus. Sändningsstatus Här visas dina sändningar och uppdateras automatiskt med transporthändelser. I Schenker Web- TA Professional kan du på ett enkelt sätt aktivera olika sökfilter för att kunna söka bland dina sändningar. För att se information om sändningen, tryck på sändningsnumret. I Schenker Web-TA Professional finns även tjänsterna Transportinstruktion* där du kan se vilka uppgifter som är överförda till Schenker (inrikes) samt epod* (proof of delivery) som visar en av Schenker inskannad kvittens som visar att din sändning blivit levererad (inrikes). *Kräver lösenord till Schenkers e-tjänster. Behörighet till dessa söker du under inställningar > uppföljning i Schenker Web-TA. Historik (Endast i Professional) Hit flyttas dina sändningar automatiskt från sändningsstatus efter 40 dagar efter leverans av din sändning. Sändningsrapport (Endast i Professional) Här kan du ta ut rapporter på sändningar som blivit skapade i Schenker Web-TA. Rapportcenter är en tillvalstjänst för att skapa skräddarsydda rapporter. Utmärkt för dig som vill ha en effektiv uppföljning! För ytterligare information, se fliken Tillval i Schenker Web-TA 13

14 Sändningsmallar En sändningsmall underlättar registreringen av en sändning genom att innehålla förifylld information. Exempel på information du kan ha förifylld i sändningsmallen är din avsändaradress, transporttjänst och den fraktbetalare som du vill använda när du registrerar din sändning. Du kan även välja att dölja de fält som du inte använder. Inställningarna du gör i din sändningsmall bestämmer alltså hur formuläret för Ny sändning ser ut och vilken information du behöver fylla i när du ska registrera en sändning. Du kan skapa flera olika sändningsmallar för olika typer av sändningar och även välja vilken sändningsmall som ska vara förvald när du registrerar en ny sändning. För att göra sidan mer komprimerad kan du välja att fälla ihop hela informationsblock. Sidan Ny sändning är indelad i ett antal informationsblock, exempelvis ett för adresser och ett för transporttjänst. Genom att klicka på minustecknet som finns till vänster i toppen av varje informationsblock fälls blocket ihop och endast en sammanfattning av blocket visas. Trycker du på plustecknet fälls blocket ut igen och all information visas. Den inställning du har på informationsblocken i sändningsmallen är det som styr hur de visas på Ny sändning, ett informationsblock som är utfällt i sändningsmallen är också utfällt på Ny sändning sidan. 14

15 Att skapa en sändningsmall De inställningar du gör och de förvalda värden du fyller i din sändningsmall kommer att visas på Ny sändning. Den information du väljer att fylla i din sändningsmall kan dock ändras på sidan Ny sändning. Observera att permanenta ändringar görs i sändningsmallen. Du skapar en sändningsmall genom att följa stegen nedan. Välj menyalternativet Inställningar > Mallar. Klicka på knappen Skapa ny sändningsmall. Ett formulär liknande sidan Ny sändning visas. Här väljer du vilka fält som ska visas samt fyller i de värden du vill ha förifyllda på Ny sändning. Generell information Fyll i namnet du vill ge din sändningsmall. Referenser Välj om du vill ha möjligheten att fylla i avsändarens- och/eller mottagarens referens för sändningen genom att sätta en bock i respektive kryssruta. Du kan även fylla i referensen, vilket innebär att detta inmatningsfält är ifyllt när du registrerar sändningen. Det är dock fortfarande möjligt att ändra referensen när du registerar sändnigen. 15

16 Att skapa en sändningsmall Vill du inte ha möjligheten att ändra referensen när du registrerar sändningen sätter du en bock i kryssrutan Lås. Exempel: Jag vill enbart att avsändarens referens med det ifyllda värdet AB-123 visas när jag registrerar en ny sändning. Jag vill även ha möjlighet att ändra avsändarens referens när jag registrerar min sändning Figur 8: Exempel på mallinställningar. 16

17 Att skapa en sändningsmall Adresser Välj om du vill fylla i avsändar- och mottagaradress i ett formulär eller om du vill välja dem från adressboken. Väljer du en specifik adress från adressboken visas denna adress på Ny sändning. Du kan även välja att filtrera adressboken genom att fylla i och söka efter id, Företagsnamn, Ort eller Land. En filtrering innebär att du minskar antalet adresser från adressboken som visas när du registrerar en sändning. Vill du inte ha möjligheten att byta adress när du registrerar sändningen sätter du en bock i kryssrutan Lås. Du kan själv välja om och hur du vill ha möjligheten att ange en annan hämtningsadress än avsändaren och/eller en annan leveransadress än mottagaren. Samma sak gäller för aviseringsadress. Dessa adressval kan visas komplett som avsändar- och mottagaradress, som en utfällbar länk på registreringssidan eller inte visas alls. Se exempel på nästa sida. 17

18 Att skapa en sändningsmall Exempel 1: Jag vill att mitt företag alltid är avsändare, att jag kan välja mottagare bland de olika Memnon-kontoren i min adressbok samt att inte visa hämtnings-, leverans- och aviseringsadress när jag registrerar en ny sändning (Se bild nedan). Figur 9: Adressexempel 1. 18

19 Att skapa en sändningsmall Exempel 2: Jag vill att mitt företag är förvald avsändare och att jag fyller i mottagare i ett manuellt när jag registrerar min sändning. Figur 10: Adressexempel 2. 19

20 Att skapa en sändningsmall Godsrader Välj vilka uppgifter du vill fylla i för godset genom att sätta en bock i respektive kryssruta. Vill du ha information ifylld om godsraden när du registrerar sändningen kan du fylla i denna i inmatningsfälten. Du kan fortfarande ändra denna information när du registrerar en ny sändning. Vill du ha flera godsrader i din sändning klickar du på knappen Lägg till godsrad. Vill du ha möjligheten att fylla i mer information på godsraden, exempelvis om farligt gods, kryssa i Använd fler fält för godsinformation. Exempel: Jag vill ha möjlighet att fylla i volym, godsmärke och varuslag för mitt gods. Dessutom skickar jag alltid byxor. Figur 11: Exempel på godsrader 20

21 Att skapa en sändningsmall Transporttjänst Om du har en transporttjänst är den förvald, har du flera visas dessa med radioknappar eller i en listruta (vid fler än fem transporttjänster). Om du har flera transporttjänster väljer du den du vill ha som förvald på sidan Ny sändning och klickar på knappen Visa produkt för att se alla val för den transporttjänsten. Om du vill kan du ange tilläggstjänst eller annan information för transporttjänsten Figur 12: Välj transporttjänst. 21

22 Att skapa en sändningsmall Fraktbetalare Vilken fraktbetalare du kan välja när du registrerar en sändning beror på ditt val av transporttjänst samt avsändar- och mottagaradress. När du har gjort dina val i sändningsmallen väljer du att Uppdatera fraktbetalare för att se vilka alternativ av fraktbetalare som är giltiga. Med hjälp av radioknapparna markerar du vilken fraktbetalare som ska vara förvald när du registrerar en sändning. Du kan även välja en specifik fraktbetalare genom att välja den i listrutan. Notera att du behöver Uppdatera fraktbetalare för att få kundnummer som är giltiga för kombinationen av avsändar- och mottagaradress samt transporttjänst. Detta visas genom en grön informationsmarkering Om du markerat en typ av fraktbetalare som förvald och sedan väljer ett kundnummer i listrutan vid en annan typ av fraktbetalare flyttas radioknappen med, och den blir även markerad som förvald. Om du inte vill välja ett specifikt kundnummer som ditt förvalda avsändarkundnummer kan du välja att det senast sparade kundnumret sätts som förvalt. Vill du ha möjlighet att fylla i ett tillfälligt kundnummer som fraktbetalare när du registrerar en sändning sätter du en bock i rutan Visa tillfälligt kundnummer. Du kan även fylla i ett tillfälligt kundnummer som visas på sidan Ny sändning. Om det inte ska vara möjligt att ändra fraktbetalare på sidan Ny sändning sätter du en bock i rutan Fraktbetalare ska inte kunna ändras. Se exempel på nästa sida. 22

23 Att skapa en sändningsmall Exempel: Jag vill att avsändaren betalar samt att jag ska ha möjligheten att fylla i ett tillfälligt kundnummer som fraktbetalare på ny sändning Figur 13: Exempel på förvald fraktbetalare. Övriga inställningar Du kan välja att ha möjligheten att fylla i ett referensdatum och leveransanvisningar när du registrerar din sändning samt om du vill ha möjligheten att boka sändningen direkt Figur 14: Exempel övriga inställningar. 23

24 Att skapa en sändningsmall Tryck på knappen spara längst ner till höger. Du kan välja en av dina mallar som förvald, denna mall kommer då automatiskt vara vald på ny sändning sidan Figur 15: I exemplet är mallen Paket/Parcel förvald. 24

25 Kundnummer Kundnummer i Schenker Web-TA styr vem som ska stå för fraktkostnaden. Det finns tre olika sorters kundnummer; Avsändar-, mottagar- och tredjepartskundnummer. För att se de kundnummer som finns tillgängliga i din Schenker Web-TA eller för att lägga till ett nytt kundnummer följ stegen nedan: 1. Tryck på inställningar. 2. Tryck sedan på kundnummer 25

26 Kundnummer 3. För att se befintliga kundnummer tryck på knappen sök. 4. För att redigera ett befintligt kundnummer tryck på dess namn. 26

27 Kundnummer Nedan följer en beskrivning av de olika inställningarna som kan göras på ett kundnummer. 1. Ditt eget valda namn på ditt kundnummer. 2. Det kundnummer du valt att använda. 3. En valfri beskrivning av ditt kundnummer. 4. Här väljer du hur kundnumret ska användas. Väljer du Avsändaren kommer kundnumret endast att kunna väljas på sändningar där avsändaren ska stå som fraktbetalare, samma gäller för Mottagare och Annan fraktbetalare. 5. Här väljer du om avisering ska skickas till hämtnings- samt leveransadressen när kundnumret används. 6. Här bestämmer du vilken kommunikation som kommer att ske när kundnumret används, till exempel om ditt företag har fast hämtning eller om du aldrig vill skicka bokning. Du vet väl att du kan beställa ett skräddarsytt aviseringsmail med egen logga som skickas till dina kunder. För mer information se fliken tillval i Web-TA! 27

28 Lägga till Kundnummer För att lägga till ett nytt kundnummer i Schenker Web-TA följ stegen nedan: 1. Tryck på inställningar. 2. Tryck sedan på kundnummer 28

29 Lägga till Kundnummer 3. Tryck på knappen nytt kundnummer. 4. Nu ska du fylla i information om ditt nya kundnummer. 4.1 Fyll i namnet på ditt kundnummer. 4.2 Fyll i ditt kundnummer. 4.3 Fyll i en valfri beskrivning av ditt kundnummer. (Ej obligatoriskt) 4.4 Här väljer du vilken transporttjänst som kundnumret ska användas för. 4.5 Om du vill knyta en specifik adress till ditt kundnummer väljer du adressen här. (För att adressen ska kunna väljas krävs det att den är inställd som fraktbetalare i adressboken. 5. Tryck på knappen nästa. 29

30 Lägga till Kundnummer 6. Här väljer du hur ditt nya kundnummer ska användas. Om kundnumret ska användas när avsändaren ska betala frakten väljer du Avsändare och om mottagaren ska betala frakten väljer du Mottagare. Ska kundnumret användas när en tredje part ska betala frakten väljer du Annan fraktbetalare. Observera att om Annan fraktbetalare väljs måste kundnumret knytas till en adress (för att kunna knyta en adress till ett kundnummer krävs att adressen är markerad som fraktbetalare i din adressbok). 7. Har du valt Mottagare eller Annan fraktbetalare trycker du på knappen spara annars går du vidare till steg 8. 30

31 Lägga till Kundnummer 8. Har du däremot valt Avsändaren behöver du göra ytterligare inställningar enligt bilden nedan. 8.1 Ditt eget valda namn på ditt kundnummer. 8.2 Det kundnummer du valt att använda. 8.3 En valfri beskrivning av ditt kundnummer. 8.4 Här väljer du hur kundnumret ska användas. Väljer du Avsändaren kommer kundnumret endast att kunna väljas på sändningar där avsändaren ska stå som fraktbetalare, samma gäller för Mottagare och Annan fraktbetalare. 8.5 Här väljer du om avisering ska skickas till hämtnings- samt leveransadressen när kundnumret används. 8.6 Här bestämmer du vilken kommunikation som kommer att ske när kundnumret används, till exempel om ditt företag har fast hämtning eller om du aldrig vill skicka bokning. 8.7 Tryck sedan på spara. 31

32 Integrerade e-tjänster För dig som använder Schenker Web-TA Professional finns följande kostnadsfria e-tjänster: Proof of Delivery (Leveranskvittens) - Tjänsten visar mottagarens kvittens på utförd transport. Distributionskvittenser scannas av Schenker och presenteras i Schenker Web-TA, så att du som kund kan se att sändningen är levererad och signerad. Tjänsten nås under [Uppföljning] och per sändning finns länk till [e- POD]. Price Online - Tjänsten visar ditt avtalspris för en specifik sändning, du hittar tjänsten under [Ny Sändning], [Prisfråga] och [Price Online]. Visa transportinstruktion - Tjänsten visar den elektroniska transportinstruktion som överförts till Schenker. Tjänsten nås under [Uppföljning] och per sändning finns länk till [Transportinstruktion]. Price Online Europa (beställs separat) - Tjänsten visar ditt avtalspris för en specifik sändning, du hittar tjänsten under [Ny sändning], [Prisfråga] och [Price Online Europa]. Se hur du aktiverar dessa tjänster på nästa sida. 32

33 Aktivera e-tjänster För att kunna använda Schenkers e-tjänster behöver du först lägga till användarnamn och lösenord i Schenker Web-TA enligt nedan. 1. Logga in i tjänsten via 2. Klicka på "Inställningar". 3. I menyn till vänster väljer du "Uppföljning" under Företagsadmin. Se bild nedan: 4. Längst bort till höger finns det en knapp som heter Nytt kundnummer, klicka där. 5. Fyll i ditt kundnummer hos Schenker och en beskrivning (det sistnämnda är valfritt). 33

34 Aktivera e-tjänster 6. Fyll i nedanstående Användarnamn och lösenord i "Proof Of Delivery", "Price Online" och "Fraktsedelsvisning", alternativt Price Online Europa, se bild nedan: Användarnamn: XXX (OBS! Dina uppgifter hittar du i mailet du fått från Schenker) Lösenord: *** (OBS! Dina uppgifter hittar du i mailet du fått från Schenker) Tips och förslag till Schenker Web-TA Har du tips och förslag på förbättringar? Skicka in dina förslag till Schenker Web-TA supporten: schenker@apport.net Eller ring in ditt förslag på telefon:

35 Populära tillvalstjänster I Schenker Web-TA erbjuds flera tillvalstjänster som kan bidra till stora tidsbesparingar genom effektivisering och automatisering. Nedan följer några exempel på tillgängliga tillvalstjänster. Integration/orderkoppling För ett automatiserat arbetssätt kan vi koppla samman ert order/affärssystem med Schenker Web-TA. På så sätt slipper ni registrera era sändningar flera gånger samt minimerar risken för fel. Automatisk prissättning Nu kan ni få ett pris baserat på ert avtal med Schenker redan innan transporten bokas. Priset visas per automatik när en transportsändning skapas. Personligt aviseringsmail - Ett utformat aviseringsmail innehållandes ert företags logotyp som skickas till alla era mottagare av gods vilket ger ett snyggt och professionellt intryck! För mer information och ytterligare tillvalstjänster se fliken Tillval när ni är inloggade i Schenker Web-TA. 35