Web-TA manual Unifaun 3/21/2016 UNIFAUN 1

Transkript

1 Web-TA manual Unifaun 3/21/2016 UNIFAUN 1

2 Innehåll Innan start Gå hit Sändningar Gå hit Skapa ny sändning Gå hit Boka transport Gå hit Sändningsmallar Gå hit Att skapa en sändningsmall Gå hit Kundnummer Gå hit Att lägga till kundnummer Gå hit Uppföljning Gå hit 2

3 Innan start Välj vilka kollislag som ska visas/döljas vid registrering av ny sändning 1. Klicka på Inställningar i menyn och sedan på Kollislag 2. Välj vilka kollislag som ska visas eller döljas 3. Klicka på Spara Skrivare och etikettmaterial För utskrift av fraktdokument i Web-TA behöver du en laser- eller thermoskrivare. Om du saknar etikettmaterial kan du beställa detta under menyn Etiketter & Emballage Använder du en etikettskrivare behöver du markera Jag använder etikettskrivare under Inställningar Adobe Reader Fraktdokumenten i Apport skapas i pdf-format. För att granska och skriva ut fraktdokumenten behöver du programmet Adobe Reader. Du kan hämta programmet gratis från Adobes hemsida 3

4 Sändningar Under menyn Skapa sändning registrerar och bokar du dina sändningar. Till varje moment finns en hjälpdel som du får tillgång till genom att klicka på [?]. Vid registrering av en ny sändning har du möjlighet att använda dig av förifyllda mallar. Har du information som är återkommande i många sändningar underlättar en mall registreringen genom att dessa fält redan är ifyllda. Se vidare om mallar under rubriken Sändningsmallar Registrera sändningar För att registrera en sändning väljer du menyalternativet Skapa sändning. Obligatorisk information för att kunna boka en sändning är markerad med fet stil. Om någon av dessa uppgifter saknas kan sändningen ändå sparas men då som ofullständig. Följande uppgifter måste finnas med för att en sändning ska vara fullständig: Avsändaradress Mottagaradress Godsuppgifter (antal, kollislag och vikt) Transportprodukt Fraktbetalare 4

5 Skapa ny sändning 1. Välj sändningsmall När du väljer Skapa sändning visas automatiskt din förvalda mall (om du registrerat en sådan). Vill du byta till en annan sändningsmall gör du detta i rull-listan högst upp på sidan. När du har valt en sändningsmall laddas sidan om och såväl inställningar som ifyllda värden för den aktuella sändningsmallen visas 2. Referenser Här fyller du i eventuell avsändar- eller mottagarreferens 5

6 3. Välj avsändar- och mottagaradress Om du använder en sändningsmall med förifylld adressinformation visas denna automatiskt. Vill du använda adresser som du lagt in i adressboken kan du enkelt söka fram dessa genom att ange minst två tecken i adressfältet. Finns adresserna inte sparade i adressboken väljer du Ny/annan adress och registrerar de nya adresserna. Genom att bocka i rutan Spara adress i adressboken sparas adressen även i din adressbok. Har sändningen en hämtnings- och/eller leveransadress som skiljer sig från avsändar- och/eller mottagaradressen anges detta här. Detsamma om sändningen har en separat aviseringsadress. 6

7 Godsrader Här fyller du i information om godset du ska skicka. Antal, kollislag och vikt är obligatoriska att fylla i. För att lägga till fler godsrader klickar du på knappen Lägg till ny godsrad. För vissa transportörer är det också obligatoriskt att ange varuslag. 7

8 Transporttjänst Om du valt en transporttjänst i mallen visas den här. Har du endast en transporttjänst är den automatiskt förvald. Om ingen transporttjänst är vald väljer du genom att markera en av radioknapparna (visas om du har färre än fem transporttjänster) eller genom att välja transporttjänst i listrutan (visas om du har fler än fem transporttjänster). Radioknappar Rullista 8

9 Fraktbetalare Beroende på vilken transporttjänst du valt och vilka avsändar- och mottagaradresser du angivit kan du använda olika fraktbetalare. Använder du en sändningsmall där transporttjänst och adresser är angivna kommer dina valbara fraktbetalare automatiskt att visas. Du markerar med hjälp av radioknappen vilken part som är fraktbetalare och väljer ett kundnummer i listrutan. Om du vill använda en tillfällig fraktbetalare markerar du rutan vid Tillfälligt kundnummer och skriver det betalande kundnumret i tillhörande textfält. 9

10 Övriga uppgifter Här kan du ange kompletterande uppgifter angående upphämtning från avsändaren och läven olika leveransanvisningar. Vilka fält och knappar som visas beror på den sändningsmall du valt. Leveransanvisningar Här kan du ange information för lossning hos mottagare, t.ex maximal takhöjd, lunchtider mm. Hämtinstruktion, Hämtningsdatum Här kan du ange önskat upphämtningsdatum och upphämtningstid. I fältet Hämtningsinstruktioner anger du önskad information om hämtning på hämtadressen, t.ex anvisad lastkaj mm. 10

11 Boka sändning När all information är ifylld och du vill spara eller boka sändningen klickar du på Uppdatera för att se att all information är korrekt ifylld. Om något i sändningen är felaktig visas felmeddelanden överst på sidan och de felaktiga fälten markeras med ett rött utropstecken. Ett vanligt fel är att obligatorisk information saknas. Du kan välja mellan att boka hämtning och skiva ut senare eller att boka och skriva ut fraktdokumenten direkt. Om du har många sändningar som du bokar samma dag, kan det vara bra att välja alternativet Boka hämtning (Skriv ut senare) för att kunna skriva ut fraktdokumenten till alla sändningar samtidigt. Då du klickat på någon av knapparna blir din sändning bokad för hämtning och dina fraktdokumenten skapas och öppnas automatiskt i pdf-läsaren Adobe Reader. 11

12 Boka transport Under menyn Boka transport finns de sändningar som är sparade men inte ännu bokade. Denna flik visas endast för användare som har möjlighet att spara sändningar utan att boka dem direkt. Detta ser du genom att du har knappen Spara under fliken Skapa sändning. 1. Markera de sändningar du vill boka och skriva ut 2. Kontrollera datum för hämtning och ange eventuella hämtningsinstruktioner 3. Klicka sedan på Boka markerade alternativt Boka och skriv ut 4. Om du väljer Boka och skriv ut öppnas fraktdokumenten för de aktuella sändningarna automatiskt i pdfläsaren Adobe Reader. 12

13 Uppföljning Efter att du bokat dina sändningar och skrivit ut dina fraktdokument flyttas sändningsinformationen till menyn Sändningsstatus under menyn Sändningar. Här visas alla dina sändningar och du kan snabbt se sändningarnas aktuella sändningsstatus. Skulle du behöva skriva ut dina fraktdokumenten igen kan du göra det här. Markera då de sändningar du vill skriva ut och klicka på Fraktdokument. Nu öppnas ett fönster med etikett och fraktsedel. Du skriver ut dokumenten genom att klicka på skriv ut-knappen i respektive fönster, se bild. 13

14 Sändningsmallar Genom att skapa en sändingsmall där information som du ofta använder är ifylld i förväg kan du enkelt underlätta registreringen av sändningar. Exempel på information som kan förenkla registreringen av en sändning är din avsändaradress, din transporttjänst eller vilken fraktbetalare du vill använda. Du kan skapa flera olika sändningsmallar för olika typer av sändningar och även välja vilken sändningsmall som ska vara förvald när du registrerar en ny sändning. Du kan skräddarsy din sändningsmall genom att dölja de fält som du inte använder. På så sätt bestämmer du hur formuläret för Skapa sändning ska se ut och vilken information du behöver fylla i då du registrerar en sändning. Sidan Skapa sändning är indelad i ett antal informationsblock, exempelvis ett för adresser och ett för transporttjänst. Genom att klicka på minustecknet som finns till vänster i toppen av varje informationsblock fälls blocket ihop och endast en sammanfattning av blocket visas. Trycker du på plustecknet fälls blocket ut igen och all information visas. Den inställning du har på informationsblocken i sändningsmallen är det som styr hur de visas på Skapa sändning, ett informationsblock som är utfällt i sändningsmallen är också utfällt på Skapa sändning. 14

15 Att skapa en sändningsmall Du skapar en sändningsmall genom att följa stegen nedan. De inställningar du gör och de förvalda värden du fyller i din sändningsmall kommer att visas på Skapa sändning. Den information du väljer att fylla i din sändningsmall kan dock vid behov fortfarande ändras då du registrerar dina sändningar. Observera att de ändringar som görs på sidan Skapa Sändning endast påverkar den aktuella sändningen och inte själva sändningsmallen. 1. Skapa en ny mall Klicka på länken Mallar, eller välj menyalternativet Ditt konto> Mallar. Klicka på knappen Skapa ny sändningsmall. Ett formulär liknande sidan Skapa sändning visas. Här väljer du vilka fält som ska visas samt fyller i de värden du vill ha förifyllda då du bokar dina sändningar. 15

16 2. Generell information Fyll i namnet du vill ge din sändningsmall. 3. Referenser Välj om du vill ha möjligheten att fylla i avsändarens och/eller mottagarens referens för sändningen genom att sätta en bock i respektive kryssruta. Du kan även fylla i referensen, vilket innebär att detta inmatningsfält är ifyllt när du registrerar sändningen. Det är fortfarande möjligt att ändra referensen när du registrerar sändningen. Vill du inte att det ska vara möjligt att ändra referensen när du registrerar sändningen sätter du en bock i kryssrutan Låst. Exempel: Jag vill att såväl avsändarens som mottagarens referens visas. För avsändarens referens vill jag att värdet AB-123 ska vara ifyllt när jag registrerar en ny sändning. Jag vill även ha möjlighet att ändra båda referenserna när jag registrerar min sändning. 16

17 4. Adresser Välj om du vill fylla i avsändar- och mottagaradress i ett formulär eller om du vill välja dem från adressboken. Väljer du en specifik adress från adressboken visas denna adress på Skapa sändning. Du kan även välja att filtrera adressboken genom att fylla i och söka efter Id, Företagsnamn, Ort eller Land. En filtrering innebär att du minskar antalet adresser från adressboken som visas när du registrerar en sändning. Vill du inte ha möjligheten att byta adress när du registrerar sändningen sätter du en bock i kryssrutan Låst. Du kan själv välja om och hur du vill ha möjligheten att ange en annan hämtningsadress än avsändaren och/eller en annan leveransadress än mottagaren. Samma sak gäller för aviseringsadress. Dessa adresser kan visas som komplett avsändar- och mottagaradress, som en utfällbar länk på registreringssidan eller inte visas alls. 17

18 Exempel 1: Jag vill att mitt företag alltid är avsändare, att jag kan välja mottagare bland de olika Memnon-kontoren i min adressbok samt att hämtnings-, leverans- och aviseringsadress visas när jag registrerar en ny sändning 18

19 Exempel 2: Jag vill att mitt företag är förvald avsändare och att jag fyller i mottagare manuellt när jag registrerar min sändning 19

20 5. Godsrader Välj vilka uppgifter du vill fylla i för godset genom att sätta en bock i respektive kryssruta. Vill du ha information ifylld om godsraden när du registrerar sändningen kan du fylla i denna i inmatningsfälten. Du kan fortfarande ändra denna information när du registrerar en ny sändning. Vill du ha flera godsrader i din sändning klickar du på knappen Lägg till godsrad. Vill du ha möjligheten att fylla i mer information på godsraden, exempelvis om farligt gods, kryssa i Använd fler fält för godsinformation Exempel: Jag vill ha möjlighet att fylla i volym, godsmärke och varuslag för mitt gods. Dock skickar jag alltid byxor. 20

21 6. Transporttjänst Om du har registrerat en transporttjänst är den automatiskt förvald. Om ingen transporttjänst är vald väljer du den transporttjänst som du vill att sändningsmallen ska ha förvald genom att markera en av radioknapparna (visas om du har färre än fem transporttjänster) eller genom att välja transporttjänst i listrutan (visas om du har fler än fem transporttjänster. Om du vill kan du ange tilläggstjänst eller annan information för transporttjänsten 21

22 7. Fraktbetalare Vilken fraktbetalare du kan välja när du registrerar en sändning beror på ditt val av transporttjänst samt avsändaroch mottagaradress. När du har gjort dina val i sändningsmallen väljer du att Uppdatera fraktbetalare för att se vilka alternativ av fraktbetalare som är giltiga. Med hjälp av radioknapparna markerar du vilken fraktbetalare som ska vara förvald när du registrerar en sändning. Du kan även välja en specifik fraktbetalare genom att välja den i listrutan. Om du markerat en typ av fraktbetalare som förvald och sedan väljer ett kundnummer i listrutan vid en annan typ av fraktbetalare flyttas radioknappen med och den blir även markerad som förvald. Om du inte vill välja ett specifikt kundnummer som ditt förvalda avsändarkundnummer kan du välja Inget förvalt kundnummer. Vill du ha möjlighet att fylla i ett tillfälligt kundnummer som fraktbetalare när du registrerar en sändning sätter du en bock i rutan Visa tillfälligt kundnummer. Du kan även fylla i ett tillfälligt kundnummer som visas på sidan Skapa sändning. Om det inte ska vara möjligt att ändra fraktbetalare på sidan Skapa sändning sätter du en bock i rutan Fraktbetalare ska inte kunna ändras. 22

23 Exempel: Jag vill att avsändaren betalar samt att jag ska ha möjligheten att fylla i ett tillfälligt kundnummer som fraktbetalare på Ny sändning 23

24 8. Övriga inställningar Vid övriga inställningar kan du välja att visa möjligheten att fylla i ett referensdatum och leveransanvisningar när du registrerar din sändning. Du kan även välja om du vill visa möjligheten att boka sändningen direkt. Tryck på knappen Spara längst ner till höger. Du kan välja en av dina mallar som förvald, denna mall kommer då automatiskt vara vald på sidan Skapa sändning. 24

25 Transportavtal/kundnummer Kundnummer i Web-TA styr vem som står för fraktkostnaden. Det finns tre olika sorters kundnummer; Avsändar-, mottagar- och tredjepartskundnummer. För att se de kundnummer som finns tillgängliga eller för att lägga till ett nytt kundnummer följ stegen nedan: 1.Tryck på Transportavtal. 25

26 För att se befintliga kundnummer tryck på knappen Sök För att redigera ett befintligt kundnummer tryck på dess namn 26

27 Nedan följer en beskrivning av de olika inställningarna som kan göras på ett kundnummer. 1. Namn på ditt kundnummer 2. Kundnummer 3. Beskrivning av kundnummer 4. Här väljer du hur kundnumret ska användas. Väljer du Avsändaren kommer kundnumret endast att kunna väljas på sändningar där avsändaren ska stå som fraktbetalare, samma gäller för Mottagare och Annan fraktbetalare

28 Lägga till transportavtal/kundnummer För att lägga till ett nytt kundnummer i Web-TA, följ stegen nedan: 1. Tryck på Transportavtal. 2. Klicka på knappen Nytt kundnummer. 28

29 3. Nu ska du fylla i information om ditt nya kundnummer. 1. Fyll i namnet på ditt kundnummer. 2. Fyll i ditt kundnummer. 3. Fyll i en valfri beskrivning av ditt kundnummer (ej obligatoriskt). 4. Här väljer du vilken transporttjänst som kundnumret ska användas för. 5. Om du vill knyta en specifik adress till ditt kundnummer väljer du adressen här (för att adressen ska kunna väljas krävs det att den är inställd som fraktbetalare i adressboken). 4. Tryck på knappen Nästa. 29

30 5. Här väljer du hur ditt nya kundnummer ska användas. Om kundnumret ska användas när avsändaren ska betala frakten väljer du Avsändare och om mottagaren ska betala frakten väljer du Mottagare. Ska kundnumret användas när en tredje part ska betala frakten väljer du Annan fraktbetalare. Observera att om Annan fraktbetalare väljs måste kundnumret knytas till en adress (för att kunna knyta en adress till ett kundnummer krävs att adressen är markerad som fraktbetalare i din adressbok). 6. Har du valt Mottagare eller Annan fraktbetalare trycker du på knappen Spara. Om inte, gå vidare till steg

31 7. Har du valt Avsändare som fraktbetalare behöver du göra ytterligare inställningar enligt bilden nedan 1. Ditt eget valda namn på ditt kundnummer. 2. Det kundnummer du valt att använda. 3. En valfri beskrivning av ditt kundnummer. 4. Här väljer du hur kundnumret ska användas. Väljer du Avsändaren kommer kundnumret endast att kunna väljas på sändningar där avsändaren ska stå som fraktbetalare, samma gäller för Mottagare och Annan fraktbetalare. 5. Här bestämmer du vilken kommunikation som kommer att ske när kundnumret används, till exempel om ditt företag har fast hämtning eller om du aldrig vill skicka bokning. 6. Tryck sedan på Spara

32 Support Den här manualen har visat de grundläggande stegen för att komma igång med användandet av Web-TA. Om du inte hittar svaret på din fråga i vår manual finns alltid vår kundtjänst på plats för att hjälpa dig. Ring direkt till oss på eller registrera ditt ärende här. Lycka till med din transportadministration i Web-TA! 32