Regelverk för returflödet av returenheter

Transkript

1 Regelverk för returflödet av returenheter Innehåll 1 PRODUKTERNA FÖRPACKNING OCH STAPLING TRANSPORTSÄKRING ÅTERRAPPORTERING SMUTSIGA RETURENHETER OPTIMAL TRANSPORTKVANTITET BESTÄLLNING OCH FRAKTDOKUMENTATION BESTÄLLNINGSUNDERLAG FRAKTSEDEL GODSMÄRKNING AV TRASIGA ENHETER LASTBÄRARE TRANSPORTBOKNING ANSVAR LASTNING LASTNING LASTAVVIKELSER ANSVAR LOSSNING INLEVERANS OCH FAKTURAUNDERLAG AVVIKELSEHANTERING Generella villkor: De villkor som finns i Returavtalet gäller för hantering av produkter från Svenska Retursystem AB. Syfte: Detta dokument är en bilaga till Returavtalet och skall ses som ett operativt regelverk för hantering av returenheter.

2 1 Produkterna Artikelnummer Artikelbenämning Mått (BxDxH) Pant (SEK) Hellåda (svart) DH 50/80-låda (röd) DH 110/140-låda (grön) Halvlåda (svart) Låg halvlåda (röd) Halvlåda DH (blå) Returhalvpall (svart) Antal lådor/modul = pall Vikt/ modul Höjd (m) Antal lådor/ pallplats 600x400x kg 1, st 600x400x50/ kg 1, st 600x400x110/ kg 1, st 400x300x kg 1, st 400x300x kg 1, st 400x300x50/ kg 1, st Pant Pall 800x kg 1,25 32 st 2 Förpackning och stapling Returenheterna skall sorteras var artikel för sig och staplas i moduler. En modul består av ett antal staplar returenheter (se bilder på nästa sida för respektive artikel). En modul returlådor ska lastas antingen på grå returhelpall, vilka hanteras via godsrapportering på Returportalen, alternativt på godkänd EUR-pall, vilka hanteras via DHLs pallpool (PÖS). Returkund som även är avtalad Sorteringsleverantör av Grå Returhelpall skall vid instruktion från SRS för returflödet av smutsiga lådor använda av SRS önskad typ av lastbärare. Allmänt gäller att icke kurant Grå Returhelpall i första hand ska användas som lastbärare vid retur av smutsiga lådor. Halvpallar ska inte lastas på EUR-pall eller returhelpallen, utan är sin egen lastbärare. Endast moduler med samma typ av lastbärare får staplas ovanpå varandra, det vill säga att en stapel måste bestå av antingen 2 moduler grå returhelpall eller 2 moduler godkänd EUR-pall.

3 En modul Hellåda (svart), : En modul DH 50/80 (röd), : 4 staplar om 21st lådor (84st/modul). 4 staplar om 26st lådor (104st/modul). En modul DH 110/140 (grön), : En modul Halvlåda (svart), : 4 staplar om 24st lådor (96st/modul). 8 staplar om 21st lådor (168st/modul). En modul Låg Halvlåda, : En modul Halvlåda DH blå, : 8 staplar om 22st lådor (176st/modul). 8 staplar om 23 st lådor (184st/modul) Två moduler halvpall som står dubbelstaplade En modul består av 2 staplar om 8st halvpallar (16 pallar)

4 Vid lastningstillfället skall returenheterna vara färdigställda och staplade 2 moduler högt, vilket ger totalhöjd på 2,5 m. Endast moduler innehållande samma produkttyp får staplas ovanpå varandra. Endast moduler med samma typ av lastbärare får staplas ovanpå varandra. Staplarna skall vara raka och väl centrerade på lastbärarna p.g.a. att de annars inte går att lasta/lossa på lastbilen Enligt avtal ska trasiga enheter sorteras ut. Trasiga enheter staplas för sig i separata moduler. Var noga med att märka upp dessa moduler med en lapp i storlek av en A4 med texten Trasiga enheter. Exempel på Hellåda DH röd, oren transportsäkrad och dubbelstaplad 2 moduler högt. 3 Transportsäkring Varje enskild modul ska transportsäkras innan lastning för att undvika att godset faller under transport eller hantering. 1) Moduler med lådor bandas horisontellt runt de övre lådlagren på varje modul (se bild nedan), förslagsvis med mjukplastband. Det finns flertalet leverantörer på marknaden som levererar bra mjukplastband, kontakta exempelvis: Leverantör för transportsäkring Hemsida Produktnamn av returlådor Boxon San-strap Sweja San-strap Visab San-strap San-strapbanden Hantering av San-strapbanden Helplastning av lådmoduler är ej tillåtet då det skapar mer avfall och extraarbete vid avplastning. I undantagsfall får returlådorna plastas. Detta görs genom att över mitten av varje modul plasta ett smalt band med sträckfilm.

5 2) Moduler med halvpall transportsäkras genom bandning med exempelvis hårdplastband. På marknaden finns det band som kan spännas både manuellt och maskinellt. Exempel på leverantörer som säljer band och eventuell teknisk apparatur för att spänna banden är bland annat: Leverantör av transportsäkring Hemsida Produktnamn av halvpallar Papyrus Sverige AB PG Packband P1225 ASM Sweden AB VG-Band Exempel på spännband Observera! Använd ingen form av tejp vid förpackning och stapling av vare sig lådor eller halvpallar. Tejp fäster hårt mot returenheterna och försvinner inte under tvätt. 4 Återrapportering smutsiga returenheter Återrapportering sker genom att fylla i ett återrapporteringsunderlag på Orderportalen. Orderportalen finner du på För inloggningsuppgifter kontakta Kundservice på kundservice@retursystem.se. Minsta kvantitet för hämtning är 6 moduler. Återapporteringsunderlaget skall vara SRS tillhanda via web senast kl för att hämtning skall ske nästkommande dag. Kommer underlaget efter sker hämtning ytterligare en dag senare.

6 5 Optimal transportkvantitet Följande lastvolymer är optimala ur transportsynpunkt: 36 moduler = 7,2 flm = en dragbil 60 moduler = 12 flm= ett släp 66 moduler = 13,2 flm= en trailer 96 moduler = 19,2 flm en dragbil med tillhörande släp 6 Beställning och fraktdokumentation 6.1 Beställningsunderlag Baserat på återrapporten registrerar SRS Planeringsavdelning en beställning i affärssystemet. Beställningsunderlag skickas på mail till Returkund. 6.2 Fraktsedel SRS planeringsavdelning skapar fraktsedel avseende hämtning av smutsiga enheter. Fraktsedlar mailas (4 delar = A, Ti, Tu och M) ut till Returkund till den adress som angivits som kontakt för fraktdokumentation. 6.3 Godsmärkning av trasiga enheter Moduler med trasiga enheter ansvarar Returkund för att märka upp med etiketter som fästs på transportsäkringsbanden. Varje modul måste märkas. Observera! inga etiketter får klistras direkt på returenheterna. 6.4 Lastbärare Returkund ansvarar för att fylla i fraktsedelns (se bild på nästa sida) alla 4 delar med: 1. Antal godkända EUR pall (om medlem i DHLs Pallöverföringssystem PÖS) 2. Kunder som är med i DHLs PÖS (Pallöverföringssystem) skall ha sitt pallregistreringsnummer i rutan för godsavsändarens pallregistreringsnummer. Lämnas rutan tom kan retur endast ske på grå returhelpall. 3. Antal grå returhelpall. Observera! Returer får ej ske på envägspall då detta kan medföra driftstörningar i produktionen. Uppstår sådana pga returer på envägspall debiteras returkund för de merkostnader som uppstår i samband med detta. Returkunden ansvarar för att göra godsleverans på: Returportalen ( samt hantera eventuella justeringsförfrågningar från SRS vid avvikelser som upptäcks vid ankomstkontroll. Observera! Godsleveransen skall göras mot RÄTT mottagare =godsmottagare.

7 Transportbokning SRS planeringsavdelning ansvarar för att boka transport med transportör. 8 Ansvar lastning 8.1 Lastning Returkunden ansvarar för att: rätt produkt färdigställs för lastning baserat på beställningen och fraktsedel från SRS rätt antal moduler färdigställs för lastning baserat på beställningen och fraktsedel från SRS fördelningen på specifik artikeltyp är korrekt modulerna är torra och fria från emballagerester Tips: skriv upp dragbilens registreringsnummer på avsändardelen.

8 Åkeriets chaufför ansvarar för att: rätt antal moduler (= kolli) lastas på bilen baserat på fraktsedeln. EUR-pallar hanteras enligt PÖS:s regelverk bekräfta att rätt antal kollin har lastats genom att signera Returkundens fraktsedelskopia med läsbar namnteckning och datum. Chauffören ansvarar inte för att fördelningen på specifik artikel är korrekt. 8.2 Lastavvikelser Vid lastning kan ibland justeringar behöva göras på fraktsedeln: Returkund ansvarar för att justera antalet moduler (=kolli på fraktsedeln) avseende sort genom: 1. att stryka över på kolliraden 2. att skriva in de nya uppgifterna 3. att signera med läsbart namn och företag Observera! Ändringar måste ske på alla 4 fraktsedelskopiorna! Detta är mycket viktigt för att fakturaunderlagen skall bli korrekta och minimera uppkomsten av fel. Notera även att det är viktigt att spara sin del av fraktsedeln då innehållet på denna avgör vid avvikelser mellan lastat och lossat gods. 34 kolli halvlåda svart oren Kalle på Returkunden AB

9 Returkund ansvarar även för att justera antalet moduler (=kolli på fraktsedeln) genom att: 4. ändra på kolliraden (ange i antal moduler där 1 kolli=1 modul) 5. signera med läsbart namn och företag 6. ändra på totalt antal kolli 7. ändra aldrig på totalt antal flakmeter (flm). Detta skall alltid vara samma som ursprunglig bokning då det utgör faktureringsunderlag för åkeriet. 24 Observera! Ändringar måste ske på alla 4 fraktsedelskopiorna! Detta är mycket viktigt för att fakturaunderlagen skall bli korrekta och minimera uppkomsten av fel. Kalle Returkunden AB 86

10 9 Ansvar lossning Chauffören ansvarar för att: 1. Rätt antal kollin som lastats enligt fraktsedel lossas på angiven leveransadress (tvättanläggning eller externlager). 2. Returgods som samlastas inte sammanblandas på lastbil. 3. Chaufför har inget ansvar för antalet returhelpallar.

11 Tvättanläggning/Externlager ansvarar för att vid ankomstkontroll räkna och kontrollera att lossade returenheter och kolliraderna stämmer överens med avseende på: 1. antal godkända EUR-pall 2. artikelsort och antal kolli 3. antal returhelpall 4. totalt antal kolli 5. slutligen signeras fraktsedel av mottagaren med läsbar namnteckning och datum Avvikelser jämfört med vad som står på fraktsedel från Returkund noteras på SRS tvättens och chaufförens exemplar och signeras av både mottagare och chaufför. Vad det gäller fysiska avvikelser av returhelpall mot Returkunds godsleverans på Returportalen så skall sådana avvikelser justeras av respektive tvättanläggning/externlager direkt på Returportalen. En sådan justering kan göras direkt på Returportalen inom 7 dagar. Efter 7 dagar måste kundservice kontaktas för justering. Godkända EUR-pallar kan underkännas av SRS tvätt efter att gods plockats av pallarna. Dessa justerar SRS i DHLs PÖS mot avsändaren genom att faxa in uppgift till DHL.

12 10 Inleverans och fakturaunderlag Efter ankomstkontroll gör tvättanläggningen en inleverans av lådor/pallar i affärssystemet baserat på fraktsedeln. Dagen efter inleverans mailar SRS ett fakturaunderlag till Returkunden som då kan fakturera SRS för pantvärdet. Se separat faktureringsrutin. Vid frågor rörande fakturering kontakta Ekonomiavdelningen på Avvikelsehantering Vid mottagning av fakturaunderlag från SRS där lossade kollin med avseende på antal och/eller sort INTE överensstämmer med Returkundens fraktsedel (avseende både returenheterna samt lastbärare) skall: 1. Returkund snarast kontakta SRS Planeringsavdelning på telefon som utreder avvikelsen. 2. Korrekt ifylld fraktdokumentation från avsändare/transportör/mottagare ligger till grund för beslut i avvikelser. 3. Normal praxis därutöver är att SRS ankomstkontroll ligger till grund för pantutbetalningen samt antalet returhelpall som skall överföras mellan avsändare och mottagare. 4. Gällande lastbärare i trä hänvisar SRS till regelverket i PÖS (pallöverföringssystemet) vad gäller kvalitetskrav på godkända EUR-pall. Därvid gäller att SRS ankomstkontroll ligger till grund för bedömningen av kvaliteten. Svenska Retursystem AB Planeringsavdelningen Tel: Fax: e-post: kundservice@retursystem.se