Manual för webbportalen

Transkript

1 Manual för webbportalen Innehållsförteckning Manual för webportalen 1 1.Startsida: 1 2.Beställa/Förflytta: Beställa pallar och lådor Rapportera Godsleverans Hämtning av pallar och lådor 4 3. Händelser Söka och filtrera Exportera till Excel Se orderkvitto, orderstatus och detaljer 6 4.Stämma av godsleveranser/justeringar Stämma av Godsleveranser 7 4.2Stämma av Justeringar 9 5. Meddelanden 9 6. Saldo Fakturor Inventering Dokument Inställningar Användare Superuser Rapportera ärende till Kundservice Språk Startsida: Startsidan är den första sidan du kommer till när du loggat in. Startsidan visar ditt saldo samt genvägar till beställa/rapportera, dina senaste händelser och senaste meddelanden. I menyraden ser du samtliga rubriker och flikar du kan gå in på. 2. Beställa/Förflytta: Under fliken Beställa/förflytta gör du dina beställningar och förflyttningar av Lådor och Pallar. Du rapporterar även godsleverans samt beställer hämtning av pallar och lådor.

2 Här hittar du även information om alla produkter och genom att klicka dig runt bland produktbilderna kan du få mer detaljinformation om varje enskild produkt. 2.1 Beställa pallar och lådor Under Beställ pallar och lådor anger du leveransdatum. Om inget aktivt val av datum görs kommer din order automatiskt att läggas mot nästa möjliga leveransdatum. Önskar du hellre ha leverans senare än nästa möjliga dag kan du själv skriva in ett datum eller klicka på kalendern till höger om datumfältet och välja nytt önskat datum. I fältet orderreferens anger du din egen orderreferens. Fältet är inte obligatoriskt men om du väljer att fylla i detta så kommer orderreferensen att synas på webben. Detta för att underlätta matchning mot till exempel ett inköpsnummer. Intern notering är valfri och du kan själv skriva en egen notering. Observera att detta enbart är din egen notering och anges inte på fakturan utan bara i ditt händelseflöde. Rullista för avtal: Idag har alla användare ett avtal. Denna funktion är framledes tänkt att användas för tillkommande produkter som inte finns i vårt standardutbud. Här väljer du vilka tilläggstjänster och produkter som skall vara på ordern. Om du har möjlighet att lägga helgbokningar måste denna artikel först väljas, innan helgdatum låses upp. Under rullgardinsmenyn under varje produkt så väljer du produkt, antal och tilläggstjänst du önskar att beställa. Längst ned på sidan under belopp ser du en summering av valda produkter samt kostnaden. Du kan ändra beställningen genom att ändra i rullgardinsmenyn under vald produkt eller genom att klicka på det röda krysset bredvid belopp. När du är klar med dina val gör du en beställning genom att klicka på beställ. När beställningen är lagd kommer kvittosidan upp och du ser en bekräftelse med information om din order. Om du önskar lägga en likadan order fast med ett nytt datum går det bra att kopiera din order från kvittosidan att lägga den ett annat datum. Om du är en förskottskund och din betalning inte hunnit registrerats kommer du få information om att du blivit kreditspärrad och hur du går till väga för att lösa detta.

3 Ta bort/ångra en order: Din order kommer att ligga kvar obeställd tills att du bekräftar den genom att trycka beställknappen. Det betyder att den order som du påbörjat kommer att vara synlig i beställningsformuläret tills dess att du tar bort den manuellt (det gör du genom att ta bort allt som ligger ifyllt i orderformuläret). Det betyder att om du stänger ner fönstret efter att du har startat en beställning men ännu inte har tryckt på beställknappen så kommer den att ligga kvar som påbörjad nästa gång du loggar in för att göra en ny beställning. Ändra order: Du kan ändra din order fram till orderstopp kl. 11:00 då status ändras till registrerad. Om ordern läggs efter kl. 11:00 så är det möjligt att ändra den fram till kl. 11:00 nästkommande dag. Du kan välja att skriva ut ordern om så önskas för att spara eller arkivera en papperskopia. 2.2 Rapportera Godsleverans Under fliken Rapportera Godsleverans administrerar du dina godsleveranser. Här anger du hur många Grå Returpallar som du vill registrera genom att skriva in antalet i rutan, du kan också öka/minska antalet som skall förflyttas med hjälp av pilarna upp och ner till höger. Därefter anger du leveransinformationen: Leveransdatum är det datum då leveransen skall ankomma till mottagaren Fraktsedelsnummer är obligatoriskt och ska alltid anges. Du kan även ladda upp en fraktsedel som PDF. Orderreferens skall anges och kommer att vara synlig för mottagaren. Under mottagare så anger du kundens kundnummer alternativt skriver du in mottagarens namn. Här finns en funktion som söker upp mottagaren när du börjar skriva in namnet på mottagaren. Exempelvis om mottagaren är ICA och du inte vet kodnumret så kan du skriva ICA i textfältet och då få upp vilka mottagare som heter något med ICA. Du kan även ta reda på mottagarens kundnummer genom att klicka på Dokument uppe till höger. Här finns ett dokument som anger vilka mottagare som är anslutna till systemet och information om deras kundnummer. Om mottagaren är en butik skall också butiksid anges. En lista över vilka butiker som finns som mottagare och deras ButiksID finns under fliken Dokument. Du kan också välja att skriva en kommentar till mottagaren och en Intern notering som ej kommer att visas för mottagaren.

4 När all information är ifylld så klickar du på rapportera och Godsleveransen rapporteras. Detta innebär att ditt saldo av Grå Returpall går över till mottagaren det datum som godsleveransen avser. 2.3 Hämtning av pallar och lådor Under Hämtning av pallar och lådor visas alla artiklar och du väljer själv vilken artikel och antal moduler du önskar hämtning av. När du fyllt i detta anger du leveransinformation. Datumet ligger som standard och går att ändra om du önskar en hämtning senare. När all information är ifylld så klickar du på Rapportera och din order skickas till Svenska Retursystem. För mer information läs separat manual på webportalen under dokument. Dokumentet heter Justera och skriv ut fraktsedlar 2.4 Uppdatera hämtorder samt skriva ut fraktdokument Skriva ut fraktsedlar görs för hämtorder på webbportalen. Innan man skriver ut fraktsedlar för sin hämtorder uppdaterar man hämtordern så att godset som lastas på bilen överensstämmer med det som står på fraktsedeln. Detta för att minska risken för differens vid inleverans hos tvätt och för att säkerställa att era fakturaunderlag blir rätt. En hämtorders fraktsedlar skrivs således inte ut direkt när man bokar hämtordern, utan först när man ställt fram godset för lastning, och helst först när bilen är på plats och man kan verifiera att godset går iväg i enlighet med fraktsedelns angivna kvantiteter. För att uppdatera sin hämtorder så att artikelmix och kvantitet stämmer med det som går i väg på bilen går man in via händelser och söker upp hämtordern. Detta görs snabbast genom att filtrera på ordertyp Hämtning. De hämtorder med senaste datum läggs per default högst upp om inte annan kolumnfiltrering väljs. Klicka nu på den hämtorder som avses att lastas så tas du vidare in på kvittot. Klicka nu på Ändra:

5 Gör nu de ändringar på samma sätt som när du lägger hämtorder; Ändra via rullgardinslistan under varje artikel så att antalet blir samma som det som lastas på bilen. Kom ihåg att det inte går att ändra totala kvantiteten pallplatser. Är 48 pallplatser bokat så måste 48 pallplatser lastas, även om mixen av artiklar kan variera på bilen. När du är klar med dina ändringar trycker du på uppdatera. Gå nu via händelser tillbaks till din hämtorder, klicka in på kvittot, och skriv ut din fraktsedel. 2.5 Rapportera leverans av tompall Om du har fliken Rapportera leverans av tompall så är det här du rapporterar det antal pall som du för över till en annan användare. Detta kan ske genom att du själv ansvarar för transporten eller så kan mottagaren komma och hämta Grå Returpall med egen transport. Du rapporterar leverans av tompall för att föra över saldot av pallarna till mottagaren. Detta gör du genom att först fylla i hur många pallar som skall skickas, anges i pall och ej i moduler. Sedan anger du Leveransinformationen som består av Fraktsedelsnummer, Orderreferens och mottagare. Om leveransen sker till en butik skall ButiksID anges. Kommentarer på leveransen är frivilligt men kan anges precis som Intern notering. När alla fält fyllts i så klickar du på Rapportera och din överföring av pall flyttas över till mottagaren. 3. Händelser Under händelser ser du alla orders som är lagda, både bakåt samt framåt i tiden. Du kan även se dina händelser på startsidan när du loggar in, men då endast som en sammanfattad vy. Genom att bocka i kryssrutan till höger kan du enkelt få en uppföljning på vilka leveranser du stämt av. Stäm av transaktionerna med era varuleveranser. 3.1 Söka och filtrera För att se vilka artiklar en order innehåller väljer du pilen till höger om orderstatus. Filtrera: Händelsefliken har flera olika filter och sökfunktioner. Du kan filtrera på Ordertyp, Orderstatus, Till/Från, samt Artikel. Du filtrerar genom att klicka på respektive funktions

6 rullgardinsmeny och välja den variabel du vill söka på. För att söka fram en händelse som redan blivit i bockad som klar finns valet att bocka i Visa alla händelser. Man kan också välja att filtrera på order som kräver åtgärd. Detta gör du genom att bocka i rutan Dölj om åtgärd ej krävs. Det är enbart justeringar och godsleveranser som kräver åtgärd som användaren själv har stämt av. Åtgärd möjlig för godsleverans är avstämning eller justering. Åtgärd för justering är avstämning. Accepteras inte justeringen måste konflikten lösas mellan de båda parterna. Det går även att filtrera på varje kolumns rubrik. Klickar man på rubriken får man Händelserna i stigande/fallande ordning. (Exempelvis stigande datum, ordernummer eller dylikt) Söka: För att söka ut unik order klickar du på Visa sökfält. Här fyller du i de variabler du önskar. När man sedan klickar på sök visas enbart de resultat som matchar sökkriteriet i händelser. 3.2 Exportera till Excel Du kan enkelt plocka ut en lista på dina händelser, detta gör du genom att exportera till Excel. Här kan du även filtrera och söka ut begränsad data. Har du Grå Returhelpall som artikel och vill spåra ditt saldo och enskilda transaktioner via historiken så filtrerar du genom att välja artikel Grå Returpall innan man exporterar till Excel. 3.3 Se orderkvitto, orderstatus och detaljer För att se en enskild order klickar du på aktuellt order-id, därefter skickas du till en ny sida där order visas. Kundorder och Hämtorder, kvitto

7 Kundorder och Hämtorder kan ändras så fram tills dess att de har behandlats av Svenska Retursystem. Detta sker vardagar kl. 11:00. Order lagda efter kl. 11:00 kan ändras fram kl. 11:00 dagen därpå. Godsleveranser, Justeringar och Transport av Tompall, Orderdetaljer Justeringsförfrågningar kan skickas inom 7 dagar från godsleveransdatum. Detta gör du genom att gå in via händelser och välja orderid, längst ner väljer du det antal användaren faktiskt mottagit och klickar sedan på Rapportera. Transport av tompall har samma funktionalitet som godsleveranser och kan alltså justeras inom 7 dagar. 4. Stämma av godsleveranser/justeringar 4.2 Stämma av Godsleveranser Under händelser har du möjlighet att stämma av dina inkommade godsleveranser. När du klickat in på händelser fliken så väljer du Ordertyp och väljer godsleveranser. Nu kommer alla era godsleveranser att synas i fönstret.

8 Kolumnerna visar nu datum, Ordertyp, Fraktsedel, Till, Från, Antal, Orderref, OrderID, Status, Svar inom och Dölj. Till höger finns två stycken oranga knappar för att snabbt och enkelt kunna stämma av godsleveranser. Vill du söka upp en specifik godsleverans kan du söka upp den genom att klicka på Visa sökfält och filtrera listan med ytterligare sök kriterier. När du stämmer av en godsleverans så kontrollerar du att all information stämmer. Vem den kommer ifrån och att antalet Grå Returpallar stämmer under Antal. Stämmer godsleveransen klickar du på en oranga knappen för Godkänn. Om godsleveranser inte stämmer klickar du på Justera och justerar antalet till det som du har mottagit. TIPS Innan du trycker på godkänn knappen så kan du bocka i rutan för dölj och sedan trycka på godkännknappen. Då kommer den enskilda godsleveransen att döljas från listan eftersom du redan stämt av den. För att visa den igen väljer du Visa alla händelser i filtreringen. OBS Detta går bara att göra för en godsleverans i taget. Du kan inte göra detta för flera samtidigt utan måste då klicka godkänn för varje enskild godsleverans. Om du som avsändare vill stämma av dina godsleveranser som du gjort justeringsförfrågningar på så filterar du ut dina godsleveranser precis som ovan och klickar

9 på status. Detta gör att de godsleveranser som har status Justera kommer att synas. Nu kan du kontrollera om mottagren av Justeringsförfrågan har stämt av justeringsförfrågan eller inte. 4.2 Stämma av Justeringar För att stämma av dina justeringsförfrågningar går du precis som för godsleveranser in under fliken Händelser och väljer under Välj Ordertyp Justeringsförfrågan. Nu kommer enbart dina justeringsförfrågningar att synas i fönstret. Under OrderID så kan du nu klicka på de gröna siffrorna för att komma in på varje enskild justeringsförfrågan och kontrollera att justeringen är rätt. Om du anser att justeringsförfrågan är felaktig så ta då kontakt med motparten för att lösa problemet. Om du som avsändare vill stämma av dina godsleveranser som du gjort justeringsförfrågningar på 5. Meddelanden Under meddelandefliken har du möjlighet att skicka meddelanden till andra kunder. du väljer mottagare genom att söka på namn i fältet Till.

10 Du klickar på pilen till höger om aktuell rubrik för att läsa ett meddelande. Här kan du också svara på inkommande meddelanden. I utkorgen ser du dina skickade meddelanden. I meddelandefunktionen har du även möjlighet att bifoga filer som bilder, fraktsedlar och dokument. 6. Saldo I dagsläget finns enbart en artikel, Grå Returhelpall, som är saldoförd. Saldot syns till höger uppe på startsidan och uppdateras direkt när du loggar in på webbportalen. Transaktioner som görs påverkar direkt saldot på startsidan. Kl. 23:00 varje dag fastställs det saldo som du blir debiterad dygnshyra för. Det följer du upp under fliken saldo där varje dygns saldo visas, här finns också en koppling till fakturanummer för att underlätta avstämningen. Du kan även exportera till Excel för att följa upp saldot. Alla transaktioner kan hittas under fliken händelser. 7. Fakturor Fliken visar alla fakturor som ligger mot kontot. Här kan du filtrera eller söka på dina fakturor för att se om det är betalda, vad de avser för datum samt fakturanummer. Det går även att exportera listan med fakturor till Excel. 8. Inventering Inventeringsfliken är till för saldokunder och aktiveras av SRS när det är dags för inventering. Inventering sker genom att du fysiskt gör en inventering och fyller i hur många pallar som du har på lager de datum då inventeringen görs. Under inventeringsfliken rapportererar och gör du din inventering och du har även möjlighet att se tidigare inventeringar. Tidigare inventeringar hittar du även under händelser som inventeringsjournaler. 9. Dokument Under fliken dokument finns informationsmaterial att ladda ner. Bland annat hittar du aktuella prislistor, produktblad och specifikationer.

11 Fliken innehåller även Butikslistor med ButiksID där samtliga butiker som grossisterna levererar till har angetts. Detta skall användas vi direktleverans till butik 10. Inställningar För att komma åt inställningar och användaruppgifter väljer du att klicka på kugghjulet högst upp till höger på sidan Användare Du som användare kan uppdatera din e-post, telefonnummer, aviserings-mail, språk samt lösenord. För att uppdatera denna info klickar du på Ändra uppgifter och ändrar den aktuella datan och sparar. Ändra lösenord har en separat knapp Superuser En webbanvändare kan även vara superuser. Är du superuser har du ytterligare Administrationsfunktioner som dyker upp nedanför de personliga uppgifterna. En superuser ser en lista på alla användare på kontot och konfigurera dessa. Genom att klicka på pilen till höger om aktuellt användarnamn i listan kan superusern ändra användarens mail, telefonnummer, aviseringsmail samt behörighet. När info är uppdaterad väljer superusern Spara. Superusern kan även lägga till nya användare till kontot genom att klicka på Skapa användare och därigenom fylla i den nya användarens uppgifter och spara. 11. Rapportera ärende till Kundservice Längst ner på webbsidan finns en kundserviceknapp där du kan lägga in ärenden på webben samt spåra dina registrerade ärenden. Här väljer du orsak och produkt, och fyller sedan i ID-nummer, Ordernummer, Antal och fakturanummer. Fyll i ärendets rubrik och anger ditt ärende i meddelanderutan. Det går även att bifoga bilder, dokument och fraktsedlar. När man trycker på sänd så skickas ärendet till Kundservice där det behandlas. 12. Språk Högst upp till höger på sidan kan kund välja vilket språk sidan ska visas på. Du väljer språk genom att klicka på antingen den svenska eller engelska flaggan.

12 13. Övrigt Så följer du statusen på din order Din order ändrar statusar under leveransprocessen. Dessa statusar är direkta speglingar av den process som din order går igenom internt på SRS. Här förklaras hur du följer dessa statusar i orderwebben. Status - Ej Beställd När du registrerar din order, innan du tryckt på knappen Beställ. Om du försöker lägga en order som är utanför de tillåtna kvantiteterna för en totalorder. Ex för få antal pallplatser. Om du lagt en order men hamnar i vår interna bevakningslista för ytterligare kontroll. Observera att det betyder att du sannolikt kommer att få din order, förutsatt att du inte har förfallna fakturor etc. Vi stämmer följer upp dessa ordrar löpande och du kommer se att den ändrar status när leveransdatum närmar sig. Status - Oplanerad En intern status på SRS Avser att vi på SRS internt ännu inte transportplanerat din order. Detta är inget du som kund behöver oroa dig för. När statusen är oplanerad kan du fortfarande justera din order. Dvs före orderstopptiden klockan 11:00 Status - Registrerad Din order är nu transportplanerad av SRS Status - Leverans påbörjad

13 En intern status på SRS SRS har nu börjat plocka fram ditt gods för leverans Status - Frisläppt för fakturering Ditt gods har nu lämnat SRS Status - Fakturerad Ordern är nu levererad och fakturerad