landstinget DALARNA Riktlinjer vid Omställningsarbete inom 'Hälso- och sjukvårdeni La. ds' " ge' Da.ar a Omställningsarbete 2011 Verksamhet/Basenhet: - Ekonomi i balans - Verksamhetskartläggning - Ätgärder/personalreduceringar '.! ~ Konstaterad övertalighet Kartläggning Förhandling ~vertalighetsör'ganisation:! Prövnlngswupp Resursgrupp Falun - Övertalighelssarhordnare: omplacering/skäliga erbjudanden - Represenlant Resursgrupp - Rehabsamordnare I ~ land s lin g e l IIlI C>\lARNA 20 11 1).1 28 Karin Slikå Mjöberg Landslingsdireklör lof Björkqvist Personaldi rektör
Innehållsförteckning 1 Omstä II n i ngsarbete 3 2 Chefens ansvar och uppgifter 4 2.1 Information 4 2.2 Förhandling 4 2.3 Framtida kompetensbehov 4 2.4 Kostnadsanalys 5 2.5 Avstämning om anställningslistor 5 3 Övertalig personal 5 3.1 Hantering av övertalig personal 5 3.2 Förebyggande åtgärder 5 3.3 Lediga tjänster 6 3.4 Kartläggningssamtal/omställningsutredning 6 3.5 Atgärder för att hantera övertalighetssituation 6 3.5.1 Tjänsteledighet 6 3.5.2 Resursg rupp 7 3.5.3 Omställningsgrupp 7 3.6 Byte av tjänstgöringsort 7 3.7 Skäligt erbj udande 7 2011-04-28 2 ~
10mställningsarbete Hälso- och sjukvården skall kontinuerligt se över och anpassa sin verksamhet och bemanning efter sina ekonomiska ramar. Detta kan leda till minskat behov av personal, som då kan behöva omplacering eller annan lösning. Medarbetarnas medverkan och engagemang vid omfattande förändringar är avgörande för resultatet. För landstingets medarbetare är detta en rättighet men också en skyldighet. Det är viktigt att medarbetare får kontinuerlig och saklig information om förändringsarbetet och bereds möjlighet till dialog på ett tidigt stadium. Chefen har informationsansvaret gentemot sina medarbetare och skall därför känna till det regelverk som finns. Chefen verkar för att medarbetare blir insatt och delaktig i de förändringar som skall genomföras för att hon/han skall kunna peka mot nya mål och utmaningar. En förutsättning för lyckat förändringsarbete är samverkan med fackliga organisationer, mellan verksamheter och förvaltningar - och mellan ledning och medarbetare. Det är viktigt att förändringsarbetet bedrivs på ett sådant sätt att medarbetare känner fortsatt förtroende och att medarbetare som blir övertaliga erbjuds stöd för att se möjligheter, gå vidare och hitta nya alternativ. Omställningsarbete 2011 Verksamhet/Basenhet: ~vertalighetsorganisation: P rovn i ngsgrupp ~ Resursgrupp Falun - Ekonomi i balans - Verksamhetskartläggning - Övertalighetssamordnare: _ Atgärder/personalreduceringar omplacering/skäliga erbjudanden - Representant Resursgrupp - Rehabsamordnare ~ Konstaterad övertalighet Kartläggning Förhandling III I Landstinget.. lwarna 3 ~
2 Chefens ansvar och uppgifter Chefen har en nyckelroll vid omställningsarbetet. Som stöd till chefen beskrivs här organisation, ansvarsfördelning och aktiviteter. 2.1 Information Medarbetare informeras så snart som möjligt vid alla verksamhetsförändringar. Om övertalighet uppstår skall kontinuerlig information ges till alla medarbetare på den aktuella verksamheten. Det är den berörda chefen som har informationsansvaret (enligt MBL 19). 2.2 Förhandling Verksamhetschef är ytterst ansvarig för att alla förändringar i verksamheten förhandlas med berörda fackliga organisationer. Förhandlingen skall omfatta: Orsak till förändring/omställning Bemanningsbehov Konstaterad övertalighet (utifrån kraven på kompetens i ny organisation och anställningstid) Konsekvensanalys på arbetsmiljön och förändringen (kan vara gjord ensidigt av arbetsgivaren) Detta utgör grunden för förhandling om övertalighet med berörda fackliga organisationer. Innan förändringen beslutas skall tillsammans med fack och medarbetare göras en riskbedömning enligt systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM). Dessutom skall den förändrade verksamheten kvalitetssäkras i enlighet med "Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården" (SOFS 2005:12). När detta är slutfört och förhandlingsskyldigheten fullgjord (enligt MBL 11) kan beslut om förändringen och övertaligheten fattas samt berörda medarbetare är klara för överflytt till övertalighetsorganisation/resursgrupp. 2.3 Framtida kompetensbehov Verksamhetschef är ansvarig för att verksamhetens framtida kompetensbehov analyseras verksamhetens åldersstruktur bland personalen kartläggs bristgrupper och lediga arbeten även på andra förvaltningar identifieras
2.4 Kostnadsanalys Verksamhetschef är ansvarig för att beräkningar av det förväntade resultatet av förändringen genomförs. Beräkningen skall innefatta också eventuella följdkostnader inom andra delar av organisationen. Även kostnader som uppstår pga. själva omställningsarbetet tas med i beräkningen. 2.5 Avstämning om anställningstidslistor (Checklista finns hos din HR-specialist) Vid övertalighet eller konsekvenser av övertalighet som berör flera verksamheter och förvaltningar på en ort skall en arbetsgivarrepresentant utses som övertalighetssamordnare. Respektive HR-specialist skall agera som informationsstöd vid övertalighet vad gäller gällande lagar, avtal, policy och anvisningar samt svara för anställningstid per medarbetare stämmer att anställningstidslistor upprättas att övertaliga identifieras att övertalighet förhandlas med respektive facklig organisation att övertaliga rapporteras till prövningsgrupp och övertalighetssamordnare. 3. Övertalig personal (Beskrivning och definition finns hos din HR-specialist) 3.1 Hantering av övertalig personal En organisation för övertalighet/omställning är inrättad fr o m 2010-01-01. I första steget prövas omplacering. Finns inte omplaceringsmöjlighet placeras man hos resursgruppen som sedan samverkar med Prövningsgrupp - som bedömer och ger klartecken om det är godkänt att tillsätta ledigt vikariat/vakans i verksamheten utifrån ekonomiska förutsättn ingar. Övertalighetssamordnare som har förhandlingsunderlag, omställningsutredning och kompetensprofil på övertaliga. Rehabiliteringssekreterare deltar också i avstämningen för att kunna bevaka ev. omplaceringsmöjligheter p g a medicinska skäl. 3.2 Förebyggande åtgärder Det är angeläget med tanke på kommande rekryteringsbehov, att genom förebyggande personalplaneringsåtgärder undvika övertalighet. Landstinget är en arbetsgivare och alla enhets-/verksamhetschefer har del i arbetsgivaransvaret och skall följa nedan angivna åtgärder för att undvika att övertalighet uppstår.
1. Tillsättning av tillsvidareanställning och visstidsanställning skall ske först efter att behovet är godkänt av Prövningsgrupp samt avstämt med respektive övertalighetssamordnare. 2. Korttidsvikarie utan företrädesrätt enligt LAS skall, när vikariatet är slut, lämna organisationen och ersättas av övertalig personal eller vikarie med företrädesrätt. (Lista skall finnas upprättad per ort). 3. Användandet av vikarier och timanställda skall minimeras och i möjligaste mån ersättas av personal ur resursgruppen/ övertalighetsorganisation. 3.3 Lediga tjänster Lediga tjänster och vikariat med kompetenskrav och information om inskolnings/introduktionstid skall anmälas till Prövningsgruppen och övertalighetssamordnare. 3.4 Kartläggningssamtal/omställningsutredning (Underlag för kompetenskartläggning finns hos din HR specialist) Vid övertalighet och i ett tidigt skede skall kartläggningssamtal/ omställningsutredning erbjudas berörda medarbetare. Syftet med kartläggningssamtal/omställningsutredning är att ha en klar bild över kompetensprofil,omplaceringsmöjligheter och eventuella önskemål. 3.5 Åtgärder tör att hantera övertalighetssituation Förutom arbetsgivarens åtgärder för omplacering - sker en överflytt till övertalighetsorganisation Mora och/eller Resursgrupp Falun om ny placering ej går att finna. 3.5.1 Tjänstledighet Tjänstledighet kan beviljas för de yrkesgrupper där övertalighet befaras. Detta bedöms från fall till fall. I normala fall upp till sex månader, undantagsfall tolv månader - om synnerliga skäl finns. Förvaltningschefen kan besluta om undantag. 3.5.2 Resursgrupp Vid konstaterad övertalighet och efter genomförd förhandling med berörd facklig organisation flyttas övertalig medarbetare till i första hand annan ledig tjänst i landstinget eller om sådan inte finns, till övertalighetsorganisation Mora/Falun alternativt resursgrupp Falun. Vid övertalighet på övriga orter i länet hanteras dessa i första hand lokalt.
3.6 Byte av tjänstgöringsort Traktamente eller reseersättning utbetalas inte vid byte av tjänstgöringsställe. Resor till och från arbete skall ske utanför arbetstid. Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan arbetar efter "tolvtimmarsprincipen" vilket kan innebära upp till 12 timmars bortavaro från hemmet. Landstinget Dalarna har som målsättning att arbeta med all ta hänsyn till vad som är skälig restid från fall till fall, dock är det viktigt all se till att de flesta arbetstillfällen finns på de orter där lasarett finns. 3.7 Skäligt erbjudande Det skall vara så långt som möjligt ell arbete som är jämförbart med det arbete som arbetstagare ditintills haft. Arbetsgivaren erbjuder arbetstagare all välja mellan föreliggande omplaceringsalternativen. Avböjer arbetstagaren samtliga erbjudanden har arbetsgivaren fullgjort sin omplaceringsskyldighet. OBS! Din HR- specialist har följande dokument för all praktiskt hantera övertalighetssituationer: Beskrivning/definition av övertalighet Verksamhetskartläggning/Mall Anvisningar till verksamhetskartläggning Checklista för avstämning - anställningslista Underlag för kompetenskartläggning i omställningsarbetet Konsekvensanalys Handlinsplan för hantering av övertalighet Omplaceringsutredning enligt 7 andra stycket Resursgruppen Definition skäligt erbjudande Checklista vid uppsägning på grund av arbetsbrist Mall för vakanshållande