Protokollsutdrag dokument till Personalutskottet Akten

Transkript

1 Landstingsstyrelsen PROTOKOLL DATUM DIARIENR LS-LED Ansvar, roller och rutiner vid personalomställning på grund av verksamhetsförändring i Landstinget Sörmland Landstingsstyrelsens beslut 1. Landstingsstyrelsen fastställer föreliggande dokument Ansvar, roller och rutiner vid personalomställning på grund av verksamhetsförändring i Landstinget Sörmland som riktlinjer för omställningsarbetet. Kommentar Landstinget prognostiserar för 2008 ett kraftigt ekonomiskt underskott och utan åtgärder kommer detta att dubbleras fram till I strävan att få en balanserad ekonomi kommer förändringar i verksamheten att vara nödvändiga, bl.a. i form av minskat antal anställda. Det föreliggande dokumentet har godkänts av Landstingsstyrelsens personalutskott den 7 november. Bilagor 1. Dokumentet Ansvar, roller och rutiner vid personalomställning på grund av verksamhetsförändring i Landstinget Sörmland 2. Protokoll Personalutskottet vid extrasammanträde Protokollsutdrag dokument till Personalutskottet Akten Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tel landstinget.sormland@dll.se ORG NR Y:\Alla\Processer\Administration\Politiskt stöd\ls\2008\(11) november\ 150 Personalomställning\ 150 Personalomställning.doc Utskriftsdatum: SID 1(1) 10:35

2 Lednings- och verksamhetsstöd Bilaga 1 LS 150/08 DATUM DIARIENR LS-LED ANSVAR, ROLLER OCH RUTINER VID PERSONALOMSTÄLLNING PÅ GRUND AV VERKSAMHETSFÖRÄNDRING I LANDSTINGET SÖRMLAND Landstinget Sörmland Repslagaregatan Nyköping Fax Tfn E-post landstinget.sormland@dll.se SID 1(1)

3 Inledning...3 Strategiskt arbetssätt...3 Samverkan och inflytande...3 Övergripande personalomställningsplan...4 Omställningsåtgärder...5 Finansiering av omställningsåtgärder...5 Chefsansvar...6 Personalfunktionens och personalchefens roll...6 Intern arbetsförmedling...7 Analys/uppföljning...7 Bilaga 1 Uppsägning...8 SID 2(2)

4 Inledning Landstinget prognostiserar för 2008 ett kraftigt ekonomiskt underskott och utan åtgärder kommer detta att dubbleras fram till I strävan att få en balanserad ekonomi kommer förändringar i verksamheten att vara nödvändiga, bl a i form av minskat antal anställda. Den politiskt framtagna åtgärdsplanen kommer, när den är genomförd i alla delar, att innebära att landstinget har minskat antalet årsarbetare med 450. Målsättningen med åtgärderna är att inom de närmaste tre åren, , reducera kostnaderna med 300 mnkr. Åtgärdsplanen innehåller vissa specifikt beskrivna verksamhetsförändringar, samt generellt utlagda sparbeting på flertalet verksamheter. Inom landstingets olika förvaltningar finns ett varierat antal verksamheter/basenheter. Personalomställning i någon del av organisationen påverkar i regel flera olika enheter. Ett framgångsrikt omställningsarbete förutsätter en samverkan över verksamhets- och förvaltningsgränser. Varje linjechef ansvarar så långt som möjligt för att förhindra övertalighet genom en god personalplanering. Denna PM utgör riktlinjer för omställningsarbetet och den ansvarsfördelning som gäller i detsamma. Strategiskt arbetssätt Landstinget Sörmland, liksom den övriga offentliga arbetsmarknaden i Sverige, står inför en generationsväxling. Att skapa trygghet för den framtida kompetensförsörjningen förutsätter att omställningsarbetet sker på ett sådant sätt att det stärker bilden av Landstinget Sörmland som en attraktiv och utvecklande arbetsgivare. Omställningsåtgärder i kombination med kommande pensionsavgångar ska så långt som möjligt nyttjas för att minimera behovet av uppsägningar. De åtgärder som vidtas ska vara ändamålsenliga ur verksamhetssynpunkt. Omställningsåtgärder innebär inga garantier att anställda kan behålla sina anställningar eller arbetsuppgifter - ej heller löften om att inga uppsägningar på grund av arbetsbrist kommer att genomföras. Samverkan och inflytande Landstingets samrådsorganisation och samrådsavtalet från 2004 utgör grunden för samverkan. I avtalet anges att om någon av parterna finner att en specifik fråga av olika skäl inte passar inom ramen för samrådsavtalet, gäller MBL i dess helhet för denna speciella fråga. En förutsättning för att klara ett gott samrådsklimat under omställningsarbetet är att ledning och chefer på alla nivåer skapar öppenhet i beslutsprocesserna med information och där utrymme finns för inflytande och dialog med medarbetare och deras fackliga organisationer. SID 3(3)

5 Övergripande personalomställningsplan Den kommande personalminskningen ska harmoniera med beslut om vilka förändringar i verksamheten som ska ske. Den politiska åtgärdsplanen ska resultera i förvaltningsvisa genomförandeplaner som beslutas i respektive nämnd. Personalkonsekvenser som minskad personalvolym eller förändrad kompetensstruktur till följd av genomförandeplanerna identifieras via verksamhetsanalyser gjorda på berörda enheter inom respektive förvaltning. Inför det första året i denna treårsplan är det nödvändigt att påbörja planeringen för hela treårsperioden då det för vissa åtgärder tar längre tid innan effekt uppnås. Inför verksamhetsförändringar som medför personalkonsekvenser ska underlag tas fram som beskriver: Förändring av verksamhetens omfattning Ekonomiska konsekvenser Personalkonsekvenser som förändring av bemanning eller kompetensstruktur Arbetsmiljökonsekvenser, där riskbedömning är gjord enligt dokumentet Riskbedömning inför ändringar i verksamheten utifrån AFS 2001:1 Genomförandeplan inkluderat tänkta personalomställningsåtgärder och erforderliga arbetsmiljöåtgärder I verksamhetsanalyserna är det av vikt att initialt identifiera åtgärder och faktorer som på tidigt stadium underlättar omställningsarbetet. Det är exempelvis vakanshållning av tjänster, avslutande av tim- och visstidsanställningar, undvikande av att visstidsanställningar övergår till tillsvidareanställningar till följd av regler i LAS, direkta tjänstereduceringar som kan bli lösta med nära förestående ålderspensionering eller omställningsåtgärd riktad till enskild medarbetare. En landstingsövergripande styrgrupp för omställningsarbetet samordnad av Personalutvecklingsenheten har uppdraget att överblicka omställningsarbetet, hålla ihop och genom anvisningar styra över omställningsåtgärderna i syfte att för landstinget som helhet klara arbetsrättsliga krav och uppnå maximal omställningseffekt. Styrgruppen rapporterar till Personalutskottet för politiska beslut och koncernledningsgruppen för tjänstemannabeslut. Särskilda anvisningar för uppföljning av förvaltningarnas genomförandearbeten är under framtagande. Styrgruppen för omställningsarbetet ansvarar för den del som rör personalkonsekvenser. Uppföljningen kommer att ske månadsvis med uppehåll för juli augusti, och utgöra underlag för den samlade bedömningen av omställningsåtgärder och i sista hand uppsägning på grund av arbetsbrist. Styrgruppen för omställningsarbetet samverkar med en grupp samordnad av Ekonomienheten med uppgift att bedöma om de omställningskostnader som blir aktuella, ska finansieras av de centralt avsatta omställningsmedlen och om de kan åberopas som synnerliga skäl i balanskravsutredningen. Slutlig ställning tas av Ekonomidirektören. SID 4(4)

6 Omställningsåtgärder Stor restriktivitet gäller i hela landstinget inför tjänstetillsättning sedan tidigare. Under en period av omställning kan införande av tillfälliga och/eller selektiva anställningsstopp bli aktuella. Omställningsåtgärder syftar till att i något led reducera antalet anställda. Nedan exemplifieras några kostnader som kan uppstå i samband med omställningsåtgärder, och där särskilt avsatta medel kan vara aktuellt att använda. Personalomflyttning Inskolningskostnader där anställd fått ny placering Tidsbegränsad ersättning för pendlingskostnader där anställd fått ny placering Personalavveckling Särskild avtalspension Förtida uttag av egen pension Bidrag vid egen uppsägning Outsourcing/outplacement Avgångsvederlag Generellt Arbetsförmågebedömning Stödsamtal Chefsstöd Kompetensutveckling till bristyrken Utbildningsbidrag Samverkan med andra arbetsgivare Finansiering av omställningsåtgärder Varje förvaltning ansvarar för att så långt som möjligt klara det generellt utlagda sparbetinget med egna medel och genom åtgärder som snarast är att betrakta som vardagsrationalisering. Centralt avsatta omställningsmedel finns med 5 mnkr för 2008 och 15 mnkr för 2009 och 2010 vardera samt ett ännu ej definierat belopp för De centralt avsatta omställningsmedlen är i första hand avsedda för omställningsåtgärder som en konsekvens av genomförandeplaner, vilka medför verksamhetsförändringar såsom förändrad bemanning eller kompetensstruktur, omorganisation, omskolning, omplacering eller dylikt. SID 5(5)

7 Ett - Underlag för bedömning av omstruktureringskostnader - är framtaget av ekonomienheten att användas för ansökan om de centralt avsatta omställningsmedlen. Vad som gäller i ekonomiskt hänseende framgår av dokumentet Ekonomisk hantering av beslutade omstruktureringsåtgärder ett LD-beslut med diarienummer LS-LED Chefsansvar Förvaltningschef är ansvarig för att initiera och driva verksamhetsförändringar i syfte att reducera personalvolymen. Ansvaret för det operativa omställningsarbetet, framtagandet av beslutsunderlag och samrådsförfarandet med personalorganisationerna följer linjeorganisationen. För att få så ändamålsenliga verksamhetsanalyser som möjligt är det av största vikt att närmaste chef har aktuell kännedom om sina medarbetare vad gäller åldersstruktur, anställningstid, kompetens och arbetsrelaterade framtidsplaner som exempelvis kompetensutveckling, förestående pension eller dylikt. Kännedom om frånvaromönster och rehabiliteringsärenden är också betydande faktorer i sammanhanget. Närmaste chef ansvarar för att tidigt identifiera åtgärder som underlättar omställningsarbetet, såsom vakanshållning av tjänster, avslutande av tim- och visstidsanställningar, undvikande av att visstidsanställningar övergår till tillsvidareanställningar till följd av regler i LAS, direkta tjänstereduceringar som kan bli lösta med nära förestående ålderspensionering eller omställningsåtgärd riktad till enskild medarbetare. Att personalomställning leder till oro som kan ta sig olika uttryck är i det närmaste ofrånkomligt. Första steget för att motverka oro- och stressreaktioner hos personalen är alltid en ökad grad av information och kommunikation där chefens roll och ansvar är betydande. I arbetsmiljöansvaret ingår att bedöma om arbetsmiljöåtgärd som exempelvis stöd från företagshälsovård behövs för medarbetare individuellt eller i grupp. Där omställningsarbetet medför omplacering över avdelnings- och basenhetsgränser är personalfunktionen processägare. Chefen ansvarar för att den egna verksamheten på bästa sätt är mottagande enhet av ny medarbetare, även om enhetens påverkansmöjligheter vid val av medarbetare är begränsat. Om uppsägning p g a arbetsbrist blir aktuell ansvarar linjeorganisationen för att regelverket enligt bilaga 1 följs. Personalfunktionens och personalchefens roll Den landstingsövergripande personalfunktionen ansvarar för styrgruppen, för initierande av förhandlingar rörande lokala avtal och för vilka externa leverantörer som vid behov anlitas för olika omställningsaktiviteter. SID 6(6)

8 Situationsanpassat kan den landstingsövergripande personalfunktionen tillsätta olika arbetsgrupper i omställningsarbetet och ge dessa uppdrag. Personalfunktionen inom respektive förvaltning utgör en viktig resurs i personalomställningsarbetet, vilket kräver ett nära samarbete med chefer och berörda medarbetare. Personalchefen har det samordnande ansvaret för att förankra de riktlinjer, villkor och förutsättningar som gäller för personalomställningsarbetet bland såväl chefer som medarbetare och att bemanningsfrågorna hanteras enligt vedertagna arbetsrättsliga principer, lagar och avtal. Personalchefen ansvarar vidare för att samarbete och kommunikation kring förväntad och konstaterad övertalighet sker över förvaltningsgränserna. Slutligen ska personalchefen ha ett nära samarbete med personalchefsgruppen samt styrgruppen. Intern arbetsförmedling I syfte att underlätta för personalförändringarna i det övergripande omställningsarbetet, ska medarbetarnas intresse och möjlighet att byta arbetsplats eller funktion beaktas även i situation som ej är direktkopplad till enskild omställningsåtgärd. Möjlighet till personalrörlighet både inom och mellan förvaltningar ska utnyttjas. Det förutsätts att respektive förvaltningsledning har kännedom om alla lediga arbeten med varaktighet om minst sex månader. En modell för samverkan kring personalomflyttning mellan förvaltningarna finns redan etablerad. De förflyttningar som genomförs ska vara ändamålsenliga ur verksamhetssynpunkt och underlätta den övergripande omställningsprocessen. Detta innebär inga garantier för enskild medarbetare att få sina önskemål uppfyllda. Analys/uppföljning För de omställningsåtgärder som genomförs är det viktigt att det finns en kalkyl för vilka ekonomiska (m fl) effekter de väntas få. Lika viktigt är att i efterhand konstatera hur det faktiskt blev. Personalmässigt kommer utvecklingen av antalet årsarbetare att följas särskilt. Vid förändringar och i synnerhet vid eventuella utökningar, är det viktigt att dokumentera orsakerna till dessa. Andra intressanta mått att följa är frånvaro/arbetad tid i någon form. Personalkostnadernas utveckling kommer att fokuseras, bl a med hjälp av den tertialvisa Personalkostnadsanalysen. SID 7(7)

9 Bilaga 1 Uppsägning Om uppsägning trots olika omställningsåtgärder ändå måste ske gäller följande: 1. Arbetsgivaren konstaterar att arbetsbrist föreligger till följd av förändrade budgetförutsättningar, förslag om omorganisation e d. 2. Arbetsgivaren tar fram underlag för den fortsatta processen, t ex organisationsplan över verksamheten i sin nya tänkta form, arbetsmiljökonsekvensbeskrivning, ekonomisk dokumentation, lagturordningslistor och annat adekvat material. Med lagturordning avses begreppen enligt LAS, d v s sist in först ut, utifrån sammanlagd anställningstid i landstinget, driftsenhet, styrelses/nämnds förvaltningsområde, kollektivavtalsområde, på orten samt tillräckliga kvalifikationer. 3. Förhandlingar enligt MBL med berörda arbetstagarparter kring principbeslutet att förändra/minska verksamheten. 4. Utifrån ett politiskt beslut/ställningstagande lämnas varsel till Arbetsförmedlingen enligt främjandelagen om driftsinskränkningen berör minst fem arbetstagare. I anslutning till detta ska arbetsgivaren underrätta berörda arbetstagarparter enligt vad som framgår av 15 MBL samt lämna en kopia av varslet till arbetstagarparterna. 5. Förhandlingar genomförs före beslut om uppsägning. Dessa sker enligt reglerna i MBL och kan ske på två olika nivåer - lokalt och centralt. I dessa förhandlingar diskuteras frågan om vilka arbetstagare som ska beröras av arbetsbristen, hur turordningskretsarna ska se ut etc. Förhandlingarna kan resultera i en avtalsturlista. Vid upprättande av en sådan ska eftersträvas att utsträcka räckvidden för turordning så långt det är praktiskt möjligt. Om överenskommelse om avtalsturlista inte träffas, avses med verksamhet styrelses eller nämnds förvaltningsområde. 6. När förhandlingarna är avslutade ska arbetsgivaren genomföra en omplaceringsutredning för samtliga berörda arbetstagare. Leder inte utredningen till att annat arbete kan erbjudas, sker uppsägning p g a arbetsbrist. Omplaceringsskyldigheten enligt LAS innebär en skyldighet för arbetsgivaren att ta till vara möjligheterna att bereda arbetstagaren annat arbete i landstinget. Den omfattar ledig tillsvidareanställning och arbetstagaren måste ha tillräckliga kvalifikationer för arbetet. Arbetsgivaren är bara skyldig att erbjuda ett omplaceringsalternativ. Det erbjudna arbetet ska vara skäligt utifrån arbetstagarens kvalifikationer. Om arbetstagaren tackar nej till skäligt omplaceringserbjudande har arbetsgivaren fullgjort sin omplaceringsskyldighet och arbetstagaren blir uppsagd p g a arbetsbrist utan företrädesrätt till återanställning och utan rätt till ersättning enligt AGF-KL. SID 8(8)

10 7. Uppsagd arbetstagare har, om förutsättningarna härför är uppfyllda, företrädesrätt till ny anställning från dagen för uppsägningen och under nio månader från den dagen anställningen upphör. Uppsägningstiden regleras av 11 LAS och AB 33. För den som sammanhängande varit anställd i minst 12 månader i landstinget är uppsägningstiden sex månader. För den som varit anställd i landstinget i sammanlagt minst 15 år eller vid fyllda 40 år i minst 10 år är uppsägningstiden 12 månader. För övrig anställd är uppsägningstiden en månad. 8. Vid uppsägning p g a arbetsbrist har arbetstagaren efter uppsägningstidens slut rätt till avgångsförmåner enligt AGF-KL om arbetstagaren innehaft pensionsgrundande anställning under minst tre år samt fyllt 25 år. Avgångsförmåner utges antingen som engångsersättning eller som periodisk ersättning fram till pensionsåldern. Periodisk ersättning samordnas med A-kasseersättning. Om arbetstagaren erhåller ny anställning eller tackar nej till erbjudande om ny anställning, bortfaller rätten till periodisk ersättning. SID 9(9)

11

12