Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.66 september 2018 Vitec Affärsområde Fastighet www.vitec.se/fastighet infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00
Innehållsförteckning Inledning... 4 Verktyg... 4 Rensa personlig information... 4 Personen Rensad PUL har bytt namn... 4 Kreditfakturor rensas... 4 Tydligare information vid rensning... 4 Bekräftelse vid rensa preliminära fakturaunderlag... 5 Kontrakt... 5 Rapport för beskrivningar och kontraktsvillkor... 5 Ny underflik i kontraktsbilden... 8 Fakturering... 8 Faktiskt belopp vid distribution av faktura... 8 Fil för extern utskrift/bgc Invoice... 9 Svefaktura fastighetsadress valbart... 9 Bankgirologgan är uppdaterad... 10 Mediadebitering mätarställning... 10 Redovisning... 10 Bokföra utjämna saldo... 10 Kontering av inhyrda med utökad kontering... 12 Nya betalningssätt för kreditering inhyrt och internt... 13 Exportformatet Agresso reskontra... 14 Periodiseringsnyckel... 14 Landskod... 14 Alla hyresgäster... 15 Exportformatet Raindance Faktura 2... 15 Rapporter... 15 Kompletteringar i Värderings- och uthyrningslista... 15 Behörighet... 16 Ändra vakanstyp på kontrakt... 16 Skicka SMS... 16 Utskick... 17 Skicka SMS... 17 Systeminställningar... 17 Behörighet... 18 Guiden för att skicka SMS... 18 Övrigt... 20
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.66 september 2018 Sidnumrering i utdrag av personuppgifter... 20 Ingen varning om att kontraktet gäller tidigare än objektet... 21 Adresshanteringen för intressenter... 21 Kreditering av manuellt upplagda fakturor har spärrats... 21 Textfältet beskrivningar har utökats... 21 Visningsalternativ i Arena/Mina sidor... 22 3
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.66 september 2018 Inledning I version x.66 av Vitec Hyra har ett antal olika funktioner och förbättringar gjorts. Några av nyheterna är att det numera finns stöd för att skicka meddelande via SMS till en eller flera personer. För verktyget Rensa personlig information har diverse förbättringar gjorts. Vidare finns det möjlighet att ta fram en rapport på alla beskrivningar och kontraktsvillkor, även kontraktsvillkoren visas som en egen underflik i kontraktsvyn. Vi har också kompletterat värderings- och uthyrningslistan med flera nya kolumner. Verktyg Rensa personlig information Diverse förbättringar har gjorts i verktyget för att rensa personlig information. Personen Rensad PUL har bytt namn Vid rensning av att t ex hyresgäst kopplas bort från kontrakt ersätts det med person med personnummer 999999-****. Personens namn är nu bytt till Rensad GDPR från Rensad PUL. Det gäller nyinstallationer av Vitec Hyra. Ni som redan kör systemet, behöver söka upp personen och själv byta namnet om det önskas. 1. Sök upp personen genom att söka på personnummer 999999-****. 2. Redigera sedan personen och byt ut efternamnet till Rensad GDPR. Kreditfakturor rensas Vid rensning av personlig information är det nu möjligt att rensa krediterade fakturor och även kreditfakturor. Förutsatt att man rensar de krediterade fakturorna och dess kreditfakturor i samma körning. Tydligare information vid rensning Vid rensning av personlig information visas tydligare information i guiden. 4
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.66 september 2018 Vid rensning av fakturor kan fakturor som inte är betalda innan det valda rensningsdatumet inte tas bort. Informationen för sådana fakturor har förtydligats i guiden så att detta framgår. Om man väljer att rensa information för en specifik person, kan man se varför personen i fråga inte kan rensas ur systemet om så är fallet. Bekräftelse vid rensa preliminära fakturaunderlag En bekräftelse visas nu när man har genomfört rensning av preliminära fakturaunderlag (Meny/Verktyg/Rensa preliminära fakturaunderlag). Kontrakt Rapport för beskrivningar och kontraktsvillkor Det är nu möjligt att ta fram en rapport på beskrivningar och kontraktsvillkor. Det går bra att söka på fastighet-, byggnad-, objekt- och kontraktsbeskrivningar samt kontraktsvillkor. Rapporten kommer du åt under Rapporter/Beskrivningar och kontraktsvillkor. 5
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.66 september 2018 Via standardurvalet går det att filtrera på datum, vilken entitetstyp som beskrivningen är kopplad till samt beskrivningstyperna. Resultatet är en lista med beskrivningar och tillhörande information. 6
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.66 september 2018 Ange vilket datumintervall som den entitet beskrivningen hör till ska vara aktiv. För t ex kontraktsbeskrivningar ska kontraktet vara giltigt någon gång under vald period. Välj vilken entitetstyp som rapporten ska tillhöra. När detta val ändras uppdateras listan under med de typer och alternativ som finns tillgängliga. Inget val innebär att man har valt alla (för att slippa kryssa i alla när det behövs). Beroende på vilken beskrivning/villkor man har valt fylls olika kolumner i. Kontraktskolumner kommer till exempel endast bli ifyllda när kontraktsbeskrivningar eller villkor är valda. Objekt är default valt. Klicka på Uppdatera för att se resultatet. 7
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.66 september 2018 Ny underflik i kontraktsbilden I kontraktsbilden finns det nu en flik för att visa en lista med kontraktsbeskrivningar och -villkor som tillhör det valda kontraktet. Fliken heter beskrivningar och det finns en asterisk (*) om den innehåller något. Fakturering Faktiskt belopp vid distribution av faktura I distributionssteget av fakturor finns nu två nya kolumner som dels visar det belopp som ska betalas och i de fall det beloppet skiljer sig från fakturans restbelopp även information om varför. Det kan bero på antingen avbetalningar som ska vara med på kommande fakturor eller små restbelopp som ska inkluderas på nästa hyresfaktura. Distributionsdialogen visar även ett totalbelopp längst ned för den nya kolumnen "Belopp att betala". Det gäller för både distribution fakturor och av betalningsuppdrag för autogirot. 8
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.66 september 2018 Fil för extern utskrift/bgc Invoice E-postadressen i BGC Invoice-filen har förlängts. I den ursprungliga specifikationen för BGC Invoice var fältet för e-postadress begränsat till 40 tecken. Om en längre e-postadress angavs, kapades adressen så att endast de 40 första tecknen skrevs ut. Då aktuell specifikation för BGC Invoice har ökat denna gräns, har detta åtgärdats så att hela e- postadressen nu skrivs ut i filen. Svefaktura fastighetsadress valbart Det finns nu möjlighet att lägga till fastighetens adress i Svefaktura-filer, på samma sätt som det tidigare har gått att lägga till objektets adress. Under alternativa inställningar/fil för Svefaktura finns tre nya valbara uppgifter som kan dras till respektive fält för att komma med i Svefaktura-filen. De nya uppgifterna är FastighetGautuadress, FastighetPostadress och FastighetPostnummeradress. 9
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.66 september 2018 Bankgirologgan är uppdaterad På standarfakturornas inbetalningskort har Bankgirologgan uppdaterats till den senaste layouten. - Bankgirologgan i övre vänstra hörnet är utbytt till den nya svarta layouten. - Även texten ovanför betalaradressen avslutas med ordet "referensnr" (var tidigare "referens"). - Ovanför betalarens adress står det numera "Betalningsavsändare". De som har anpassade fakturor behöver beställa en förändring om det önskas. Mediadebitering mätarställning Vid inläsning av mediadebitering av formatet InfoMetric kan man nu skriva ut mätarställning i avgiftskommentarerna om mätarställningen är med i filen som läses in. Det förutsätter också att man har valt inställning att visa mätarställning på avgiftstypen. Redovisning Bokföra utjämna saldo Det är nu möjligt att ställa in att betalningar med betalningssättet "Utjämnat saldo" ska skapa bokföringsrader, vilket betyder att dessa betalningar kommer synas i bokföringen. 10
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.66 september 2018 Det är framförallt för er som använder funktionen Boka förskottsbetalning som skuld tillsammans med funktionen Utjämna saldo som rekommenderas att skapa bokföringsrader vid utjämning av saldo. Om man använder funktionen Boka förskottsbetalning som skuld syns det under alternativa inställningar, fliken generell. 11
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.66 september 2018 Kontering av inhyrda med utökad kontering Ny kontering av inhyrda kontrakt med utökad kontering. I de fall då systemet är inställt på att även fakturor ska skapas och därmed också betalningar tillsammans med utökad kontering ska användas. Fordringskonto hämtas från fakturans fakturatyp "Konto inhyrt" och konteras kredit. Intäktskonto hämtas från utökad kontering "Motpartskontering debet" och konteras debet. 12
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.66 september 2018 Betalning konteras på konto från betalningssätt kredit och fordranskonto debet. Konteringen är alltså omvänd, d.v.s. det som normalt är debet är här kredit. "Motpartkontering kredit" från Utökad kontering används alltså inte vid fakturering av inhyrda med faktura. Nya betalningssätt för kreditering inhyrt och internt Två nya systemgenererade betalningssätt har lagts till. "Kreditering internt" som används vid kreditering av fakturor på interna kontrakt och "Kreditering inhyrt" som används vid kreditering av fakturor på inhyrda kontrakt. 13
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.66 september 2018 Exportformatet Agresso reskontra Periodiseringsnyckel Ny parameter har skapats för att ge möjlighet att styra konteringsperiod för intäkten i Agresso. Det görs genom att ange periodiseringsnyckel i parametern "Periodisering". Angiven nyckel läggs då i fältet <agrlib:allocationkey> i fakturafilen. Nyckeln används inte för interna eller inhyrda kontrakt. Landskod Aviadress och personadress har kompletterats med fältet Landskod. Man kan välja kod i droplistan eller ange en egen kod på maximalt två tecken. 14
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.66 september 2018 Koden används i fakturamottagarens adress i bokföringsexporten "Agresso reskontra". Fältet i filen heter <agrlib.countrycode> och ligger under <agr.addressinfo>. Tidigare vad fältet hårdkodat "SE". Alla hyresgäster Namn på alla hyresgäster skickas nu i exportformatet Agresso reskontra. Personen ska vara aktuell vid fakturaperiodens början och personkopplingen på kontraktet ska vara märkt "Skrivs på avi" för att komma med i filen. Exportformatet Raindance Faktura 2 Objektnummer i Raindance fakturafil 2 kommer nu alltid ut i sin helhet och den efterföljande adressen klipps av om den totala längden överstiger 40 tecken. Tidigare var objektsnumret alltid 10 tecken, men nu kommer det alltid ut i sin helhet och sedan fylls adressen på. Rapporter Kompletteringar i Värderings- och uthyrningslista Flera nya kolumner har lagts till samt några är förändrade i rapporten Värderings- och uthyrningslista. Följande kolumner är nya Hyresgäst person-/organisationsnummer Intressenter (intressenttyp) Kundkategori (kategorin som finns på person) Vakanstyp Varav index Flera indexerade avgifter finns (visas med x i kolumnen) Senaste uppsägningsdatum (hyresvärd) Senaste uppsägningsdatum (hyresgäst) Engångsbelopp finns (visas med x i kolumnen) 15
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.66 september 2018 Själva beloppet visas för varje engångsavgift, t ex: Följande kolumner är förändrade Kolumnen Indextyp heter numera Indexklausul mån är borttagen efter det numeriska fältet i Uppsägning- och Förlängningskolumnerna De nya kolumnerna innebär att eventuella anpassningar av listan (omflyttning av kolumner, dolt kolumner, tagit fram dolda kolumner etc.) måsta göras igen. Behörighet Ändra vakanstyp på kontrakt På vakanta kontrakt finns möjligheten att ändra vakanstyp. Detta är nu behörighetsstyrt där den nya behörigheten "Ändra vakanstyp på kontrakt" krävs för att ha tillåtelse att göra detta. Skicka SMS Det finns en särskild behörighet för att få köra guiden för utskick av SMS. 16
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.66 september 2018 Utskick Skicka SMS Det finns numera stöd för att skicka meddelande visa SMS till en eller flera personer, både till hyresgäster och till intressenter. För att kunna använda SMS i Vitec Hyra behöver man teckna ett avtal om detta. Kontakta säljansvarig på Vitec om du undrar något kring detta. Ni som redan har avtal för att skicka SMS från något annat system inom Vitec Fastighet kan börja använda funktionen i Hyra direkt. Systeminställningar Distribution av e-post och SMS behöver vara aktiverad för att man ska kunna skicka SMS. Det finns möjlighet att ange vad som ska stå som avsändare på SMS från systemet. I enlighet med nuvarande regler för SMS är längd för avsändare begränsad till 11 tecken för text eller 15 tecken för telefonnummer. 17
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.66 september 2018 Behörighet Det finns en särskild behörighet för att få köra guiden för utskick av SMS. Guiden för att skicka SMS Man kommer åt guiden via Meny/Utskick/Skicka SMS. 18
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.66 september 2018 Första steget är standardselekteringen för att göra första urvalet. Personfliken finns också för att kunna söka fram enskilda personer. I andra och sista steget markerar man slutligen vilka personer som ska få SMS. Det går att selekteras på både hyresgäster och intressenter samt vilken intressenttyp för att göra sitt urval korrekt. Det är alltså bara de markerade personerna som får utskicket och man ser antal valda nedanför. Texten som ska skickas skrivs i rutan Text i SMS. Nedanför rutan får man hjälp med hur många SMS och antal tecken man ha skrivit. T ex: Detta visas när man närmar sig 160 tecken för att ha möjlighet att begränsa sin text så att det håller sig inom ett meddelande och då inte får onödiga kostnader. 19
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.66 september 2018 När man är klar med urvalet och texten klickar man på Skicka. Resultatet visas i nedersta rutan. Man ser vilka meddelandet har skickats till samt antal allra längst ner. Man får även information om det inte gick skicka till någon. Övrigt Sidnumrering i utdrag av personuppgifter Sidnumrering finns nu i rapporten Utdrag av personuppgifter. 20
Nyhetsdokument Vitec Hyra Version 1.66 september 2018 Ingen varning om att kontraktet gäller tidigare än objektet Meddelande har tagits bort som varnade när kontraktet började gälla tidigare än objektet vid redigera kontrakt. Adresshanteringen för intressenter Adresshanteringen för intressenter har gjorts om för att undvika konflikter när man söker fram adresser som används på personer och kontrakt. Fält för person och adress har även flyttats i dialogen för att göra registreringen tydligare. Kreditering av manuellt upplagda fakturor har spärrats Vid manuell uppläggning av fakturor skapas inga konteringsrader. Vid kreditering av en sådan faktura har det dock funnits problem med att felaktiga konteringsrader skapas. Möjligheten att kunna kreditera sådana fakturor har därför spärrats. Textfältet beskrivningar har utökats Tillåten längd på ifylld text i textfältet "Tillhörande värde" för beskrivningar har utökats till 512 tecken. 21
Nyhetsdokument Vitec Hyra - Version 1.66 september 2018 Visningsalternativ i Arena/Mina sidor Det är nu möjligt att välja visningsalternativ i Arena/Mina sidor från Vitec Hyra (Inställningar - Alternativ, Integration Vitec Arena/Mina sidor). 22