Räddningstjänsten översiktlig granskning av verksamhet och arbetsmiljö

www.pwc.se Revisionsrapport Hans Forsström Cert. kommunal revisor Hans Rinander Cert. kommunal revisor Räddningstjänsten översiktlig granskning av verksamhet och arbetsmiljö Kalix kommun

Innehållsförteckning 1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer... 1 2. Inledning... 3 2.1. Bakgrund... 3 2.2. Revisionsfråga och revisionskriterier... 3 2.3. Metod och avgränsning... 3 3. Lag om skydd mot olyckor... 4 4. Arbetsmiljölagen... 6 5. Granskningsiakttagelser... 9 5.1. Styrande dokument räddningstjänst/lso... 9 5.1.1. Organisation och dimensionering... 9 5.1.2. Handlingsprogram enligt LSO... 11 5.1.3. Interna styrdokument räddningstjänsten... 11 5.2. Styrande dokument arbetsmiljö... 12 5.3. Granskningsfrågor... 13 5.3.1. Styrning och uppföljning av räddningstjänstens verksamhet... 13 5.3.1.1. Övriga iakttagelser ang styrning och uppföljning... 14 5.3.2. Styrning och uppföljning av arbetsmiljöarbetet... 16 5.3.2.1. Intervjunoteringar... 18 2015-03-04 Hans Forsström Projektledare Andreas Jönsson Uppdragsledare Kiruna kommun

1. Sammanfattande bedömning och rekommendationer På uppdrag av kommunens revisorer har översiktligt granskat om miljö- och byggnämndens styrning och uppföljning av räddningstjänsten är ändamålsenlig. Följande kontroll-/granskningsmål har varit styrande för granskningen: Det finns en tillfredsställande styrning och uppföljning av räddningstjänstens verksamhet (operativ verksamhet, förebyggande verksamhet och tillsynsverksamhet) Det finns en tillfredsställande styrning och uppföljning av räddningstjänstens systematiska arbetsmiljöarbete Vi bedömer avseende styrning, ledning och uppföljning av räddningstjänstverksamheten: Att dessa delar under senare år tydligt har utvecklats i positiv riktning och noterar i sammanhanget att ytterligare förbättringsarbete pågår. Verksamheten bedrivs i väsentliga delar ändamålsenligt i förhållande till den årliga verksamhetsplanen och med tillfredsställande rapportering till MoBn. Detta även om vi noterat områden där räddningstjänsten har ett fortsatt förbättringsarbete framför sig, t ex vad gäller uppföljning och utvärdering av genomförda insatser. Då kommunen saknar aktuellt lagstadgat handlingsprogram för skydd mot olyckor respektive för räddningstjänstverksamheten är det vidare inte möjligt att bedöma om verksamheten är ändamålsenlig och följs upp tillräckligt utifrån de risker och behov som finns i kommunen i stort. Vi bedömer avseende det systematiska arbetsmiljöarbetet vid räddningstjänsten: att nödvändig grundstruktur för arbetet finns men att tillämpningen inte i tillräcklig grad motsvarar anvisningar från Arbetsmiljöverket, kommunens personalhandbok och miljö- och byggförvaltningens styrdokument för arbetsmiljöarbetet. Noterade brister avser bl a: kontinuitet i arbetsmiljöarbetet återkoppling till berörd personal avseende vidtagna åtgärder och uppföljning av tillbud tillämpning av vissa rutiner väsentliga för arbetsmiljö och säkerhet; exvis frågetecken för regelbundenhet i medarbetarsamtal och skyddsronder resp när det gäller kvalitetssäkring att dagliga rutiner i verksamheten fungerar på avsett vis. Kiruna kommun 1

Vi rekommenderar: Miljö- och byggnämnden och räddningstjänstens ledning att förtydliga systematiken i arbetsmiljöarbetet för att i möjligaste mån undanröja risker för skador och ohälsa samt för att utveckla förutsättningarna för en god arbetsmiljö. Kommunstyrelsen att snarast ta initiativ till att kommunens handlingsprogram för skydd mot olyckor och för räddningstjänstens verksamhet revideras och aktualiseras i kommunfullmäktige enligt de krav lagstiftningen ställer, och med beaktande av de synpunkter länsstyrelsen lämnat på ett tidigare förslag. Kiruna kommun 2

2. Inledning 2.1. Bakgrund Räddningstjänstens verksamhet är en samhällsviktig funktion där verksamhetens kvalitet är av avgörande betydelse för medborgarnas trygghet och säkerhet. Det är därför av vikt att ansvarig nämnd har en god intern kontroll över verksamheten och de förutsättningar personalen har för att genomföra sitt uppdrag. Risk finns annars för bristande styrning med konsekvenser för såväl personalens arbetsmiljö som medborgarnas säkerhet. Miljö- och byggnämnden, MoBn, är ansvarig nämnd för kommunens räddningstjänst. Utifrån en bedömning av väsentlighet och risk har kommunens revisorer beslutat att genomföra en översiktlig granskning av miljö- och byggnämndens räddningstjänstverksamhet. 2.2. Revisionsfråga och revisionskriterier Syftet med granskningen är att besvara följande revisionsfråga: Är miljö- och byggnämndens styrning och uppföljning av räddningstjänsten ändamålsenlig? Bedömning sker utifrån följande granskningsmål: Det finns en tillfredsställande styrning och uppföljning av räddningstjänstens verksamhet (operativ verksamhet, förebyggande verksamhet och tillsynsverksamhet) Det finns en tillfredsställande styrning och uppföljning av räddningstjänstens systematiska arbetsmiljöarbetet I första hand följande revisionskriterier är tillämpliga för denna granskning: Kommunallagen Lag om skydd mot olyckor Arbetsmiljölagen 2.3. Metod och avgränsning Granskningen är av översiktlig karaktär och är i tid avgränsad till 2014. I övrigt se revisionsfråga och kontrollmål. Översiktlig granskning av nämndprotokoll, styr-/måldokument samt dokumenterade uppföljningar/rapporteringar avseende räddningstjänsten, dess verksamhet och systematiska arbetsmiljöarbete har genomförts. Intervjuer har hållits med miljö- och buggförvaltningens chef, räddningschefen samt i grupp med fyra personer ur personalen vid räddningstjänsten. Sammanlagt har 6 personer intervjuats. Kiruna kommun 3

3. Lag om skydd mot olyckor I det följande återges några av de viktigaste punkterna i lagen om skydd mot olyckor, LSO, (SFS 2003:778). Lagen baseras på nedanstående grundprinciper när det gäller bl a ansvar för olika delar av arbetet: minskad detaljreglering i förhållande till den gamla lagen framför allt när det gäller räddningstjänsten, nationella mål för såväl olycksförebyggande verksamhet som räddningstjänstverksamhet har införts, handlingsprogram för skydd mot olyckor (räddningstjänst respektive olycksförebyggande verksamhet) skall upprättas i kommunerna, den enskildes ansvar tydliggörs, exempelvis skyldigheten att dokumentera brandskyddet i vissa verksamheter samt att kommunens kontroll av säkerheten har ändras till en tillsynsfunktion. det olycksförebyggande arbetet skall prioriteras, kommunerna får ett större ansvar att utreda olycksorsaker och att utvärdera räddningsinsatser Nationella mål finns fastlagda i LSO och anges i första kap 1 till; att i hela landet bereda människors liv och hälsa samt egendom och miljö ett med hänsyn till lokala förhållanden tillfredsställande och likvärdigt skydd mot olyckor. I första kap 3 framhålls även att; räddningstjänsten skall planeras och organiseras så att räddningsinsatserna kan påbörjas inom godtagbar tid och genomföras på ett effektivt sätt. I LSO 3:3 regleras kommunens skyldighet att ta fram och aktualisera handlingsprogram för skydd mot olyckor: En kommun skall ha ett handlingsprogram för förebyggande verksamhet. I programmet skall anges målet för kommunens verksamhet samt de risker för olyckor som finns i kommunen och som kan leda till räddningsinsatser. I programmet skall också anges hur kommunens förebyggande verksamhet är ordnad och hur den planeras. Handlingsprogrammet skall antas av kommunfullmäktige för varje ny mandatperiod. Innan programmet antas skall samråd ha skett med de myndigheter som kan ha ett väsentligt intresse i saken. I LSO 3:8 regleras kommunens skyldighet att ha handlingsprogram för räddningstjänst som även detta ska antas av fullmäktige för varje ny mandatperiod: En kommun skall ha ett handlingsprogram för räddningstjänst. I programmet skall anges målet för kommunens verksamhet samt de risker för olyckor som finns i kommunen och som kan leda till räddningsinsatser. Kiruna kommun 4

Programmet för räddningstjänsten ska innehålla: Kommunens mål för verksamheten formulerat i lokala verksamhetsmål. De risker för olyckor som finns i kommunen och som kan leda till räddningsinsatser. Hur kommunens förebyggande verksamhet är ordnad och hur den planeras ska beskrivas. Vilken förmåga kommunen har och avser att skaffa sig för att genomföra räddningsinsatser samt vilka resurser kommunerna har och avser att skaffa sig. Förmågan ska redovisas för såväl förhållandena i fred som under höjd beredskap. Kommunen kan välja mellan att ha olika program för det förebyggande arbetet och för räddningstjänstverksamheten eller ett gemensamt program. På Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB:s, hemsida beskrivs reglerna om nationella mål respektive kommunala handlingsprogram på följande sätt: Reglerna syftar till att säkerställa ett tillfredsställande skydd mot olyckor. Området inkluderar räddningstjänst, såväl som den enskildes, kommunens och statens ansvar för bland annat brandskydd och viss farlig verksamhet. Här finns även regler om länsstyrelsernas arbete med planer för att hantera översvämningsrisker. Kommunen ansvarar för tillsyn inom kommunens område och länsstyrelsen inom länet. Den centrala tillsynen utövas av MSB. Handlingsprogrammet är också en redovisning för medborgarna av kommunens ambitionsnivå vad gäller skydd mot olyckor och ett underlag för statens tillsyn av kommunen. Handlingsprogrammen och arbetet med dessa ska ses som en process med kontinuerlig uppföljning, utvärdering och förbättring. Handlingsprogrammen är kommunens styrdokument för arbete med skydd mot olyckor. De är tänkta att ge goda möjligheter för kommunerna att tydliggöra den politiska viljan när det gäller olycksförebyggande och skadebegränsande arbete samt att bedriva effektiv räddningstjänst. Arbetet med handlingsprogrammen förutsätter en bred samverkan inom kommunen som organisation, men också med lokala organisationer och näringsliv samt statliga myndigheter. Syftet är att samordna olycksförebyggande, skadebegränsande och skadeavhjälpande verksamhet och åstadkomma en samsyn i fråga om säkerhet och trygghet i kommunen. MSB nämner slutligen på sin hemsida ang handlingsprogrammen att: Det är viktigt att arbetet engagerar såväl politiker som tjänstemän. Kiruna kommun 5

4. Arbetsmiljölagen Arbetsmiljölagen reglerar arbetsgivaren skyldigheter inom arbetsmiljöområdet. Arbetsmiljöverket, AMV, skriver i sin vägledning för systematiskt arbetsmiljöarbete enligt förordningen (till arbetsmiljölagen) AFS 2001:1 att: Ett förebyggande arbetsmiljöarbete leder till en bra arbetsmiljö som gynnar alla. Det är angeläget både för arbetsgivare och arbetstagare, men också för hela samhället. Alla på arbetsplatsen måste medverka för att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö och minska riskerna för ohälsa och olycksfall i arbetet. Arbetsgivaren ansvarar för arbetsmiljön och ska se till att arbetsmiljöarbetet ingår naturligt i verksamheten. Det mesta som görs på arbetsplatsen har betydelse för arbetsmiljön. Vidare framhålls bl a att: Chefen har ett ansvar för att se till att arbetsmiljöarbetet sköts på ett sätt så att intentionen i arbetsmiljölagen uppfylls, vilket innebär att: ingen ska behöva bli sjuk eller komma till skada på grund av sitt arbete uppnå en bra arbetsmiljö på arbetsplatsen. Strävan är att arbetsmiljön ska ge ett positivt utbyte i form av ett rikt arbetsinnehåll, arbetstillfredsställelse, gemenskap och personlig utveckling. AMV lyfter fram följande delar som grundstenar i arbetsmiljöarbetet: Ett systematiskt arbetsmiljöarbete ger möjlighet att upptäcka risker innan något hänt, till skillnad mot att enbart genomföra åtgärder efter en sjukdom, ett tillbud eller en olycka. Med hjälp av systematiken går det att upptäcka mer av det som är viktigt för medarbetarnas hälsa och det blir tydligt vilka åtgärder som hjälper. Systematiken i arbete handlar konkret om att: upptäcka risker i arbetet och åtgärda dem i tid förebygga olycksfall, sjukdom, stress och andra negativa följder av arbetet skapa goda arbetsförhållanden, vilket kan minska sjukskrivningarna öka trivsel och engagemang i arbetet få färre driftstörningar och uppnå en förbättrad kvalitet skapa större ordning och reda. Schematiskt beskrivs arbetsmiljöarbetet bestå av fyra centrala aktiviteter, vilket åskådliggörs i följande bild hämtad från AMV:s vägledning: Kiruna kommun 6

Denna grundstruktur ska i sin tur brytas ned ytterligare vilket AMV ger ett exempel på i följande bild: Kiruna kommun 7

Angående kopplingen mellan verksamheten i övrigt och arbetsmiljöarbetet framgår av AFS 2001:1 att arbetsmiljöarbete ska ingå i den dagliga verksamheten. Med detta menas enligt AMV att: om en arbetsmiljöfråga blir aktuell bör den behandlas på samma sätt som frågor inom produktion, ekonomi och kvalitet. Den ska inte tas upp vid någon särskild sammankomst eller skjutas upp som om den vore mindre viktig. Vidare skriver AMV följande i sin vägledning: Ett arbetsmiljöarbete som är integrerat i verksamheten gör att alla arbetsmiljöaspekter (fysiska, psykologiska och sociala) blir tydliga. Det kan gälla aspekter som är organisatoriska, till exempel arbetsbelastning trivselrelaterade, till exempel våld, hot och trakasserier belastningsergonomiska, till exempel tunga lyft tekniska, till exempel säkra maskiner kemiska, till exempel hälsofarliga ämnen fysikaliska, till exempel buller och ventilation. Slutligen bör från AMV:s vägledning till AFS 2001:1 särskilt nämnas den betydelse för ett fullgott arbetsmiljöarbete som läggs på samverkan. Arbetsmiljöfrågor bör tas upp vid de forum för samverkan som redan finns i verksamheten, exempelvis vid introduktionstillfällen utbildningar möten medarbetarsamtal. Det är viktigt att arbetstagarna och skyddsombuden får verkliga möjligheter att delta i det arbete som ska leda fram till ett beslut om exempelvis rutiner och instruktioner, introduktions- och kompetensutvecklingsprogram. De måste också få möjligheter att vara med i processen med undersökning och riskbedömning, åtgärdsplanering och kontroll avgenomförda åtgärder. Det räcker alltså inte att de får information när ett beslut redan är fattat eller när en aktivitet redan har genomförts. Arbetstagarna och skyddsombuden måste få lämna synpunkter på olika förslag. // Det är dock alltid den ansvariga chefen som fattar det slutliga beslutet. Kiruna kommun 8

5. Granskningsiakttagelser 5.1. Styrande dokument räddningstjänst/lso 5.1.1. Organisation och dimensionering Räddningstjänstens organisation och bemanning framgår av organisationsskisserna nedan. Kirunas räddningstjänst utgörs förutom av heltidstyrkan i centrala Kiruna av deltidsbrandmän i centralorten, Svappavaara och Vittangi samt av brandvärn i Karesuando, Abisko, Lainio, Övre Soppero, Lannavaara och Kuttainen. Enligt verksamhetsberättelsen för 2013 uppgår bemanningen totalt till 29 heltidsanställda och cirka 100 med varierande grader av deltid. I handlingsprogrammet enligt LSO från 2011 beskrivs detta på följande sätt: Räddningstjänsten i Kiruna har idag utryckningsstyrkor i beredskap på 3 geografiskt skilda platser Kiruna centralort, Vittangi och Svappavaara. Styrkornas storlek, anspänningstid, kompetenssammansättning och uppgifter varierar beroende på räddnings-taktiska överväganden, politisk inriktning och praktiska förutsättningar i övrigt. Utöver Räddningstjänstens normala beredskap med hel- och deltidsanställd personal har Räddningstjänsten i Kiruna kommun 6 stycken Räddningsvärn, där personal är uttagna med tjänsteplikt. Räddningsvärnen har ingen beredskapsskyldighet utan bygger på frivillighet. Noteras ska att uppgifterna på bilderna nedan är några år gamla men enligt räddningschefen som tillhandahållit materialet ska de i allt väsentligt fortfarande vara gällande. Kiruna kommun 9

Kiruna kommun 10

5.1.2. Handlingsprogram enligt LSO Kiruna kommuns senast antagna och därmed kommunalrättsligt gällande handlingsprogram för förebyggande verksamhet och räddningstjänst är ursprungligen från 2006 och sedan reviderat 2010-10-07 av miljö- och byggnämnden samt fastställt av kommunfullmäktige 2010-12-20. (På framsidan av det tryckta handlingsprogrammet anges felaktigt datumet till 2010-11-01.) Något handlingsprogram antaget för den nu gällande, eller för den senaste, mandatperioden finns således inte och kommunen lever därmed inte upp till lagstiftarens krav att för varje mandatperiod anta handlingsprogram enligt kraven i LSO. Noteras ska att miljö.- och byggnämnden för föregående mandatperiod tog fram ett förslag till handlingsprogram vilket lämnades till länsstyrelsen för samråd. Länsstyrelsen yttrande efter samrådet avgavs 2012-02-20 och sammanfattningsvis kan sägas att länsstyrelsen riktade stark kritik mot förslaget till handlingsprogram och ansåg att det behövde förtydligas och omarbetas i flera väsentliga avseenden för att motsvara lagstiftningens krav. Av genomförda intervjuer framgår att det efter samrådet med länsstyrelsen inte har bedrivits något arbete i kommunen avseende handlingsprogram enligt LSO vilket innebär att kommunen i praktiken saknar ett gällande handlingsprogram i denna lags mening. Noteras ska också att organiseringen avseende larm delvis har förändrats de senaste åren jämfört med den lösning som gällde med egen larmcentral när senaste handlingsprogrammet antogs. 5.1.3. Interna styrdokument räddningstjänsten Räddningstjänsten tar årligen fram en verksamhetsplan, varav den senaste vi tagit del av avser 2014. I verksamhetsplanen ingår en mängd mål och aktiviteter kopplade till målen inom följande huvudområden: Övergripande Personal Räddningsinsats Förebyggande (inklusive riskanalys) Utbildning/övning Verksamhetsplanen innehåller också en tidplan för när under året olika mer övergripande aktiviteter och uppgifter ska vara genomförda. Exempelvis att medarbetarsamtal ska genomföras i februari respektive att budget- och verksamhetsplanering ska ske i oktober. Utöver verksamhetsplanen finns också en särskild tillsynsplan som dels omfattar tillsyn/förebyggande arbetet enligt LSO men också tillsyn enligt lagen om brandfarliga och explosiva varor (LBE) 16 och 21. Den senaste tillsynsplan vi tagit del av är godkänd av MoBn 2014-03-20. Kiruna kommun 11

5.2. Styrande dokument arbetsmiljö Något specifikt styrdokument inom arbetsmiljöområdet finns inte för räddningstjänsten utöver en PM som beskriver strukturen för möten och samverkan inklusive i vilka forum olika frågor ska hanteras. I dokumentet anges syftet som följande: Samverkans- mötessystemet ska underlätta att ta tillvara kunnande och kreativitet i organisationen, att involvera medarbetare genom ett reellt inflytande men även ett reellt ansvar för verksamheten och verksamhetens utveckling. Genom informerade och involverade medarbetare skapar vi en effektiv arbetsplats med ett positivt arbetsklimat. Samverkanssystemet ska också understödja en fortlöpande utveckling av verksamheten så att den uppfyller medborgarnas krav på effektivitet, service och kvalitet. Systemet syftar även till att integrera hälsa, arbetsmiljö, medbestämmande och verksamhetsfrågor. Samverkanssystemet måste ständigt omprövas, förändras och anpassas till den praktiska verkligheten. För att uppnå en väl fungerande samverkan bör följande förutsättningar vara uppfyllda: - tydliga mål för verksamheten - en organisation med tydlig delegering av uppdrag/uppgifter och befogenheter - att samverkan sker så nära medarbetaren som möjligt, t ex arbetsplatsträffar - en vilja att fatta beslut i samverkan Räddningstjänsten baserar i övrigt sitt systematiska arbetsmiljöarbete på riktlinjer och föreskrifter från AMV samt kommunens personalhandbok. I denna finns ett avsnitt på två sidor om systematiskt arbetsmiljöarbete vilket anknyter till den modell som redovisats ovan i kapitel 4. Noteras från personalhandboken kan bl a den övergripande struktur med fem separata steg som Kiruna kommun menar att arbetsmiljöarbetet ska bedrivas enligt: 1. Undersök (arbetsförhållanden som kan påverka arbetsmiljön) 2. Bedöm risker (för ohälsa eller olycksfall) 3. Åtgärda (allvarligaste riskerna först) 4. Gör en handlingsplan (avser sådant som inte kan åtgärdas omedelbart) 5. Kontrollera (att vidtagna åtgärder gett önskat resultat) Då denna struktur, och den systematik den förutsätter, är av tämligen generell och övergripande karaktär får antas att respektive kommunal verksamhet har att anpassa och utveckla sitt arbetsmiljöarbete i förhållande till de riskfaktorer som finns. Detta kan också indirekt utläsas av personalhandboken som föreskriver att: Varje år ska en uppföljning göras för att undersöka om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt riktlinjerna för Systematiskt arbetsmiljöarbete. Uppföljningen ska dokumenteras skriftligt. Kiruna kommun 12

MoB-förvaltningen har också 2012 utarbetat ett tämligen detaljerat styrdokument för sitt systematiska arbetsmiljöarbete. I detta beskrivs hur arbetet ska bedrivas och vad det ska omfatta kopplat till de fem stegen i kommunenspersonalhandbok och även med tydlig koppling till AMV:s vägledning för systematiskt arbetsmiljöarbete. Vidare finns i dokumentet en årscykel för de olika moment och aktiviteter som under ett år (drygt 25 stycken varav några avser sammanställningar och möten som återkommer flera gånger)ska ingå i arbetsmiljöarbetet. 5.3. Granskningsfrågor Baserat på granskningsfrågorna redogörs nedan för de iakttagelser vi gjort och vad som i övrigt framkommit i granskningen. 5.3.1. Styrning och uppföljning av räddningstjänstens verksamhet Inledningsvis ska noteras att förvaltningschefen upplever att räddningstjänsten i Kiruna nu leds och fungerar bättre än på många år. Som exempel på detta nämns att det förebyggande arbetet med tillsyner numer bedrivs ändamålsenligt och i tillräcklig omfattning, att ledningsorganisation och chefsansvar förtydligats och utvecklats liksom ledningssamverkan i länet och system/rutiner för utlarmning som gett betydligt snabbare och effektivare respons på inkomna larm. Vidare nämns att olika administrativa rutiner inom räddningstjänsten har förbättrats och att övergripande riktlinjer för kommunen nu har börjat tillämpas även inom räddningstjänsten såsom individuell lönesättning. Även informationen till nämnden uppges ha blivit betydligt bättre både vad gäller löpande information och mer formell rapportering. Vår granskning bekräftar också i allt väsentligt denna bild även om vi, som framgår nedan, också gjort andra iakttagelser. Noteras ska exempelvis att kommunens handlingsprogram enligt LSO föreskriver följande angående uppföljning: Handlingsprogrammet och de verksamhets-, säkerhets- och prestationsmål, som finns angivna, skall kontinuerligt följas upp för varje verksamhetsår med att åtgärder och arbete som syftar till att uppnå målen redovisas och utvärderas. Enligt intervjuerna vi genomfört sker ingen uppföljning och utvärdering baserat på handlingsprogrammet vilket överhuvudtaget inte ses som ett aktivt styrdokument längre. Det betraktas som tveksamt om det är meningsfullt med sådan uppföljning med tanke på de gamla målen i programmet vilka flera är från mitten av 00-talet. Från räddningstjänstens sida har frågan om nytt handlingsprogram lyfts men utan egentligt gehör från kommunledningshåll, troligen beroende på att stort fokus ligger på annat som händer i Kiruna till följd av stadsflytten. Miljö- och byggnämnden valde därför att tillsammans med räddningstjänsten själva utarbeta förslag till handlingsprogram vilket länsstyrelsen, som nämnts ovan, var starkt kritiska mot i sitt remissvar 2012. Därefter lades frågan i praktiken ned. Kiruna kommun 13

Den uppföljning som sker baseras i stället för på handlingsprogrammet på den årliga verksamhetsplanen och den årliga tillsynsplanen. Dessa följs upp och rapporteras halvårsvis till MoBn. Därutöver lämnas vid behov information till nämnden i samband med den stående punkten på dagordningen med förvaltningschefens information. Inom denna har även räddningschefen, enligt intervju, ett flertal gånger medverkat med information och rapportering till nämnden. Något som även framgår av vår protokollsgranskning. Löpande uppföljning på tjänstemannanivå uppges också ske till förvaltningschefens ledningsgrupp i vilken räddningschefen ingår. Räddningstjänstens verksamhet finns också beskriven i såväl delårsrapporter som årsredovisningar. I årsredovisningen 2013 finns i miljö- och byggnämndens verksamhetsberättelse cirka en sida som avser räddningstjänsten. Exempelvis redogörs för omfattningen på det förebyggande arbetet och de tillsyner som genomförts under året. Vidare informeras om den samverkan på ledningsnivå som införts i länet och som Kiruna aktivt deltar i. Ett antal verksamhetsmått redovisas också över utförda insatser av olika slag såsom genomförda utbildningar och inkomna räddningsärenden. I kommunens senaste delårsrapport (2014-08-31) är utrymmet för rapportering avseende räddningstjänsten betydligt mer begränsat än i årsredovisningen 2013, och endast kortare textavsnitt finns angående samverkan i länet på ledningsnivå respektive att räddningstjänsten alltmer kommit engageras i frågor kopplade till stadsflytten. Den mest utförliga skriftliga rapporteringen avseende räddningstjänsten finns i den årliga verksamhetsberättelse som miljö- och byggförvaltningen lämnar till nämnden. Vi har inte haft tillgång till någon verksamhetsberättelse avseende 2014 men i den för år 2013 finns drygt fyra sidor som redogör för årets insatser inom såväl den direkta räddningsverksamheten som inom det förebyggande arbetet. Vidare rapporteras om det nya utlarmningssystem som införts under året liksom om samarbeten med andra räddningstjänster såväl i Sverige som i grannländerna. De verksamhetsmått som redovisas motsvarar de uppgifter som återfinns i kommunens årsredovisning 2013. 5.3.1.1. Övriga iakttagelser ang styrning och uppföljning Olycksutredningar genomförs i viss utsträckning men det mål om att utarbeta en modell för detta har inte nåtts. En genomgång muntligt sker dock efter olyckor o Diskuterat inom länet att hjälpas åt/anlita varandra, t ex ska Kirunas räddningschef utreda Ferruform-branden i Luleå. Finns också en brandutredningsgrupp i länet men det återstår att hitta en metodik för arbetet Kiruna kommun 14

Utvärdering av insatser ska enligt verksamhetsplanen göras 2014 i tre nivåer beroende på utfallet av räddningsarbetet, olyckans omfattning och komplexitet o Delvis kommit igång med detta men en bättre struktur för vad som ska stå i insatsrapport resp utvärdering av insatserna behöver enligt intervjuerna utarbetas o Håller på att införa ett gemensamt system i Norrbotten där man kan ta fram gemensam statistik över insatser Ändamålsenlig räddningstjänstorganisation motsvarande LSO:s krav o Kommunen har fått till stånd en fungerande räddningstjänst och alarmverksamhet de senaste åren. Tidigare fanns enligt intervjuerna stora brister, t ex bedrevs i princip inget förebyggande arbete alls o Oklarheter finns angående hur en fungerande samverkan med polis och fjällräddning ska komma till stånd. Idag inte optimal effektivitet. Gränsdragningsfrågan avs ansvar inte heller klar, men ligger givetvis i kommunens intresse. Räddningstjänsten utför uppdrag och får betalt av t ex staten Tillräckliga tillsyner med utgångspunkt från de skriftliga redogörelserna o Infört sedan 2009/1010. Klarat detta inom bef organisation och budget trots sparbeting from 2010 o Befälen är utbildade i att göra tillsyn enligt kursen Tillsyn A eller B, liksom att all personal internt fått utbildning motsvarande Tillsyn A o Kommit ikapp med eftersläpningarna, har rimlig nivå (ca 100 tillsyner/år) och inte resursbegränsat. o Byggtekniska brister har kunnat åtgärdas t ex Högalidskolan. Räddningstjänsten är numer med i bygglovprocessen och brandskyddskonsult upphandlad o Skriver ganska mycket förelägganden; utrymningsvägar, larm som inte funkar, personal som inte är kunnig etc Tillräckliga utbildningar och övningar för den operativa verksamheten och det förebyggande brandskyddet o Följer anvisningar från MSB avs den egna personalens utbildning. o Finns ett grundövningsschema men brister finns hur enstaka stora olyckor ska hanteras. Gäller länet ö h t och därför ökad samverkan t ex med gemensam ledningscentral för länet o Utökat samverkan med grannkommuner t ex Narvik o Fick beröm (kraftfullt agerande) i Haverikommissionens rapport från Herculesolyckan ovanligt! Personalen kände att de hade kunskap med sig från den stora övningen Barents Rescue o Stort fokus på förebyggande verksamhet. Deltar på allt man blir inbjuden till för information, utbildning etc o Utbildning i brandskydd i byarna och HLR för medborgare. Även för kommunens personal. Cirka 2 000 personer utbildade 2014 Kiruna kommun 15

Information till allmänheten om vilken förmåga räddningstjänsten har o Lite på hemsidan men inte i övrigt. Håller på att titta på detta också som samverkan inom länet t ex gemensam hemsida, handlar om samma saker överallt, bör ha hyfsat lika bedömningar i tillsyner m m. Varit uppe i kommunförbundets styrelse ang samverkan inom räddningshjälp, förebyggande arbete, övning och utbildning t ex för deltidspersonal, information, gemensamma investeringar, nytt alarmeringssystem. Väntas resultera i ett förslag till resp Kf i länet Försäljning av tjänster enligt fastlagda taxor o Hyr ut slang vid enstaka tillfällen. I övrigt inte till marknaden. En del av det som finns med bland taxorna är gamla saker som sällan utförs och en översyn/förtydligande kan därför vara befogad o Hissöppningar genomförs i undantagsfall o Förekom tidigare att personal innehade förtroendeskadlig bissyssla men detta är hanterat Tjänstefordons nyttjande utanför kommungränsen o Kiruna har två befäl som bemannar ledningscentralen i Luleå o Korrekt att använda räddningstjänstens fordon vid beredskap på ledningscentralen i Luleå, olika möten på länsstyrelsen t ex. Detta är också med godkännande informerat till nämnden 5.3.2. Styrning och uppföljning av arbetsmiljöarbetet I kommunen är det på övergripande nivå tydliggjort att kommunstyrelsen som anställningsmyndighet har allt formellt ansvar medan arbetsuppgifter, befogenheter och resurser är fördelade ut i verksamheterna. Även inom räddningstjänsten är det klarlagt vilka skyldigheter och befogenheter respektive chef har inom arbetsmiljöarbetet. Räddningstjänsten har en lång tradition att jobba med säkerhet och förebygga riskmoment vilket uppges bidra till en hög medvetenhet i arbetsmiljöhänseende. För personalen är det tydligt att man ska prata med närmaste chef först i arbetsmiljöfrågor, d v s insatsledaren, och därefter med huvudskyddsombudet. Enligt intervjusynpunkter kan det kanske behöva tydliggöras för all personal i organisationen att insatschefen är närmaste chef. Nämnas ska att arbetsmiljöenkäten för hela förvaltningen följs upp i nämnden samt att det vid den årliga bokslutsberedningen för nämnden lämnas mer utförlig information än vad som ryms i verksamhetsberättelsen, vilken inte innehåller något specifikt avsnitt om arbetsmiljö. MoB-förvaltningen gör dock en sammanställning av sitt arbetsmiljöarbete som årligen skickas till kommunens personalavdelning och valda delar tas sedan in i kommunens årsredovisning respektive i kommunens årliga Personalredovisning och hälsobokslut. Följande finns bl a nämnt i 2013 års personalredovisning, antagen av Kf 20140922 158: Räddningstjänsten har vidtagit åtgärder för att förbättra hanteringen av nedsmutsade larmkläder (farlig rök, sot, etc). Hanteringen sker i ett avskilt rum med en särskild tvättmaskin och kontaminerad utrustning hålls isär från annan. I övrigt finns ex-vis nämnt att inom MoB-förvaltningen har skyddskommittén sammansträtt fyra gånger och att medarbetarsamtal har hållits med majoriteten av de anställda under året. Kiruna kommun 16

Räddningstjänstens löpande arbetsmiljöarbete dokumenteras i första hand vid de s k onsdagsmötena där arbetsmiljö alltid finns med på dagordningen. Även på de möten som insatscheferna i organisationen regelbundet har ingår alltid arbetsmiljöfrågor. I miljö- och byggförvaltningens ledningsgrupp är arbetsmiljöfrågor också ofta förekommande. Vidare finns alltså skyddskommittéer såväl för MoBförvaltningen som förvaltningsövergripande för hela kommunen. Planer finns på att sätta samman en särskild arbetsgrupp som ska titta på bl a arbetsmiljöfrågor kopplat till gruvnäringen där traditionella angreppssätt inte fungerar ex-vis för rökdykning under jord. När det gäller riskbedömningar har riskanalyser gjorts som all personal medverkat i och särskilt dokument finns, enligt intervju, upprättat. Samtidigt framhålls att det är i princip omöjligt att förutse vilken nästa stora olycka är där räddningstjänsten ska utföra insatser. Det är därmed svårt att förutse alla riskmoment i arbetet. Några särskilda handlingsplaner för arbetsmiljöförbättrande åtgärder har inte ansetts nödvändiga utan de åtgärder som krävs har kunnat vidtas omgående och inom befintliga resurser. Särskilt gäller detta den fysiska arbetsmiljön. Angående rökdykning är dock ett särskilt dokument framtaget och en handlingsplan ska tas fram avseende metodik för att arbeta vid bränder i gruvan. Brandingenjören samverkar med MSB i detta. Underlag i form av mallar och checklistor finns avseende tillbudsrapportering liksom att en riskanalysmall tagits fram i samverkan med personalen. Vidare görs skadeanmälan när någon skadats i arbetet vanligast är idrottsskador. Vid en brand häromåret skadade sig två brandmän vilket ledde till en stor utredning som kom fram till vikten av att för sin egen säkerhet noggrant följa gällande rutiner. Under det senaste året har ett arbete dragits igång angående den psykosociala arbetsmiljön. Detta föranleddes av ett chefsbyte i samband med lönerörelsen och en striktare tillämpning av individuell lönesättning. Lönerevisionen ledde till mycket missnöje och kritik i arbetsmiljöenkäten som hanterats bl a genom att ett gemensamt dokument med lönekriterier tagits fram av ledning och personal inför kommande års lönerevisioner så lönesättande chef ska ha mer underlag för sitt beslut. Detta också för att medarbetarna ska vara medvetna om varför de får en viss lön och vad de förväntas göra/uppnå för en positiv löneutveckling. Något som enligt intervjuerna främst med personalgruppen - var mycket oklart vid den senaste lönerevisionen. Det uppges ha blivit godtycklig lönesättning enligt flera brandmän och uppgifter finns om att enskilda brandmän inte känt sig godkända som brandmän och rentav kränkta. Kopplat till bl a arbetsmiljöfrågorna genomför förvaltningen nu ett eget chefsutbildningsprogram mer utbildning till räddningstjänstens personal planeras också (tillsammans med TVAB). Kiruna kommun 17

Medarbetarsamtal ska enligt personalhandboken hållas årligen med alla medarbetare, och räddningstjänsten har som mål/aktivitet att genomföra dessa under februari månad. Under 2014 (och hittills mars 2015) har dock medarbetarsamtal endast hållits med befälen. Orsaken till detta uppges vara den infekterade stämningen kopplad till senaste lönerevisionen. I de ordinarie medarbetarsamtalen ska arbetsmiljöfrågor enligt personalhandboken alltid ingå, vilket också uppges ha varit gällande rutin inom räddningstjänsten. Däremot finns exempel på att medarbetarsamtal missats för delar av personalen även tidigare år. Vår genomgång av ett tiotal protokoll från onsdagsmötena 2014 visar att arbetsmiljöfrågor alltid tas upp. På dagordningen finns tre punkter som alla direkt handlar om arbetsmiljö: 1. Arbetsmiljöfrågor personal 2. Arbetsmiljöfrågor verksamhet 3. Avvikelseanalys av arbetsmiljöfrågor enligt analysmall Det är främst under två första punkterna vi kan se att frågor varit uppe under året. Noteras kan vidare att det förekommer att specifika frågor uppdras till någon ansvarig att hantera men detta sker långtifrån för alla frågor som tas upp. Vidare noterar vi från protokollen att det under punkten Uppföljning av tidigare möten som regel inte finns något noterat. Nämnas i sammanhanget ska att mallen för protokollen för onsdagsmötena är ändrad fr o m 2015 så att vad som specifikt är arbetsmiljö- respektive andra verksamhetsfrågor tydligare ska framgå. 5.3.2.1. Intervjunoteringar I den intervju vi hållit med en grupp ur personalen så är detta också en av de tydligaste synpunkterna avseende arbetsmiljöarbetet. Nämligen att återkopplingen avseende frågor som tidigare tagits upp, vilka åtgärder som vidtagits etc anses vara bristfällig. Personalen bekräftar vidare bilden av den oroliga stämning och det missnöje som den senaste lönerevisionen medförde, och menar att detta till stor del berodde på otydligheten med vilka kriterier som skulle tillämpas samt även på att det bland personalen finns ett flertal som ifrågasätter lämpligheten med individuell lönesättning i ett yrke som brandman. Noteras ska dock att direktiv finns om att individuell lönesättning ska gälla i all verksamhet i kommunen och att det därför inte kan ses som en fråga räddningstjänsten kan hantera självständigt. Informationsspridning uppges av såväl ledning som personal vara ett svårt område i en verksamhet som räddningstjänstens med mycket skiftgång och deltidspersonal. Kopplat till vad som ovan nämnts om bristande återkoppling till personalen finns uppfattningar om att frågor faller mellan stolarna. Det uppges att det saknas tillräckliga rutiner för erfarenhetsutbyte och information till all personal frågor stannar ofta i den arbetsgrupp som varit berörd av ett specifikt larm. Kiruna kommun 18

Vidare uppges att tillbudsrapporteringen inte fungerar tillfredsställande det påstås att tillbud inte skickats vidare till Arbetsmiljöverket eller fastnat på vägen. Överhuvudtaget upplevs det oklart med besked om hur tillbud hanteras. Av de dokument vi tagit del av framgår inte något specifikt om tillbudsrapporteringen så vi kan vare sig bekräfta eller vederlägga de muntliga uppgifterna avseende detta. Den personalgrupp vi intervjuat anser sammantaget att arbetsmiljöfrågorna inte får den uppmärksamhet de förtjänar och att systematiken och kontinuiteten i arbetsmiljöarbetet måste förbättras. Skyddsronder uppges ex-vis inte bli genomförda med den regelbundenhet som känns nödvändigt, senast för ett par år sedan. Ledningen för räddningstjänsten anger dock att regelbundenhet finns och att skyddsronder genomförs vartannat år enligt plan. Personalen har tagit upp frågan om skyddsronder med huvudskyddsombudet och frågan är aktuell även för räddningstjänsten ute i byarna, inte bara i centralorten Vidare uppges brister finnas vad gäller uppföljning av genomförda åtgärder och lämnade synpunkter på arbetsmiljön. Våra intervjuer visar vidare att någon årlig och skriftlig uppföljning som föreskrivs i kommunens personalhandbok inte sker vad gäller om arbetsmiljöarbetet bedrivs enligt riktlinjerna för systematiskt arbetsmiljöarbete. I sammanställningen som MoB-förvaltningen gör av sitt arbetsmiljöarbete ser vi heller inte att någon utvärdering i egentlig mening ingår. Från chefsnivå hänvisas istället till den arbetsmiljöenkät som personalen får besvara vartannat år samt till de underlag som tas fram till kommunens personalredovisning, se sidan 15. Synpunkter finns slutligen på att dagliga rutiner på arbetsplatsen inte alltid fungerar som de ska, materialvård etc finns det brister i vilket kan få konsekvenser för både effektiviteten i verksamheten och för säkerhet och arbetsmiljö. Kiruna kommun 19