Mall för medarbetarsamtal CHEF * Datum: Namn: Avdelning: Institution: Chefens namn: * Denna mall ska användas då medarbetarparten är en chef med personalansvar. Medarbetarsamtal har förts mellan ovanstående chef och medarbetare och utmynnat i följande överenskommelse om vilka mål som ska gälla för medarbetaren det kommande året. Underskrift chef Underskrift medarbetare Chef behåller originalet. Kopia till medarbetaren.
Medarbetarsamtal Grunden bakom ett medarbetarsamtal är att arbetstagare ska ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör hans eget arbete (Arbetsmiljölagen 2 kap 1 ). Medarbetarsamtalet är således ett instrument för kompetensoch verksamhetsutveckling, liksom en möjlighet att fånga upp signaler om ohälsa eller problem i arbetsmiljön liksom framtida ledarskapsintresse. Denna mall består av två delar, en del som syftar till att medarbetare och chef ska föra en dialog kring de psykosociala och fysiska faktorerna i medarbetarens arbetsmiljö och en del som syftar till att formulera de mål som medarbetaren särskilt ska jobba mot under det kommande året och som sedan följs upp i och utmynnar i den nya lön som man kommer överens om i det lönesättande samtalet. Del 1 består av frågor kring den psykosociala och fysiska arbetsmiljön. Det handlar till exempel om frågar rörande hur medarbetaren trivs på jobbet och hur den fysiska arbetsmiljön är. Det finns också plats för anteckningar. Del 2 består av en sida per lönekriterie. Överst på sidan finns två rutor med färgad bakgrund, den vänstra innehåller definitionen av det aktuella lönekriteriet och den högra rutan innehåller exempel på frågor utifrån lönekriteriet. Frågorna syftar till att väcka tankar och funderingar om t.ex. vilka mål som ska sättas för det kommande året. I mitten av sidan finns plats att som förberedelse inför samtalet skriva anteckningar som svar och kom ihåg utifrån dessa frågor. Tillsammans på medarbetarsamtalet formulerar medarbetare och chef sedan de mål som ska gälla och vilka verksamhetsmål dessa stödjer. Man kan med fördel göra medarbetarsamtalet i ett stycke, dvs del 1 och 2 samtidigt. Man kan också, om man kommit överens om det, börja med del 1 och sedan ta del 2 vid ett annat tillfälle. Kopplingen mellan medarbetarsamtal och lönesättande samtal Det finns en koppling mellan medarbetarsamtalet och det lönesättande samtalet. I decemberfebruari hålls ett medarbetarsamtal mellan medarbetare och chef. Samtalet är målsättande och ska täcka in den kommande lönerevisionsperioden (vanligtvis 1 år framåt i tiden). På följande sidor i denna mall finns underlag för att sätta mål som täcker Högskolans gemensamma lönekriterier samt de för lärare (undervisande och/eller forskande personal) särskilda (kompletterande) lönekriterierna. Medarbetaren har sedan att jobba mot det dessa mål under det kommande året. Uppföljning och utvärdering av hur målen uppnåtts görs av medarbetare och chef i samband med det lönesättande samtalet. Det lönesättande samtalet ska genomföras i september-oktober och utmynnar i en skriftlig överenskommelse dem emellan om vilken ny lön som ska gälla för medarbetaren.
Att tänka på inför, under och efter ett medarbetarsamtal Att tänka på inför ett medarbetarsamtal Det finns möjlighet att utföra medarbetarsamtalet i två delar, antingen tar ni båda delarna vid samma tillfälle eller delar upp dem och tar del 1 för sig och del 2 för sig. Stäm av med varandra om ni föredrar ett eller två tillfällen. Boka i god tid i förväg in medarbetarsamtalet (ett eller två tillfällen). Avsätt gott om tid, ca 1 timma. Boka lokal för medarbetarsamtalet (ett eller två tillfällen). Gärna en neutral miljö där ni kan sitta ostört. Medarbetare och chef funderar och förbereder sig, på var sitt håll, inför samtalet och på hur punkterna/frågorna på följande sidor ska besvaras. På varje sida finns plats för anteckningar inför samtalet. Ha gärna uppföljningen/utvärderingen av det resultat och den skicklighet som uppnåtts som utgångspunkt för din förberedelse och sedan också i medarbetarsamtalet. Det mesta av uppföljningen/utvärderingen bör ha sammanfattats i det lönesättande samtalet. Ha gärna anteckningarna från förra årets medarbetarsamtal som utgångspunkt för din förberedelse och sedan också i medarbetarsamtalet. Att tänka på under ett medarbetarsamtal Var saklig, tydlig och lyssna. Undvik antydningar och tala i jag-form. Var konkret och ge gärna exempel på vad du menar. Samtalet hålls i förtroende, försök vara öppen och uppriktig och ha högt i tak. Ta din del av ansvaret för att det blir ett bra och meningsfullt samtal. Här är också förberedelsen A och O. På varje sida finns rutor att, för respektive lönekriterie, ange mål som ska gälla för medarbetaren det kommande året, liksom vilket verksamhetsmål detta stödjer. Formulera dessa mål tillsammans i dokumentet. Formulera målen tydligt, dvs SMART: Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska och Tidssatta. Målen bör formuleras utifrån medarbetarens och avdelningens/institutionens behov, utifrån verksamhetsplanen och Högskolans övergripande mål. Tänk på att tydlighet runt mål vid medarbetarsamtalet underlättar det lönesättande samtalet. Håll samtalet fokuserat kring medarbetaren och hur hans/hennes resultat och skicklighet kan förbättras och vilka mål som utifrån detta ska sättas för det kommande året. Vilka eventuella planer som finns för kollegorna är mindre viktigt. Tänk på att mål kan sättas på både kort och lång sikt, liksom ge direkt eller indirekt lönepåverkan. Chef och medarbetare undertecknar (på första sidan) ett exemplar av mallen och fastställer på så sätt den slutliga version av vilka mål som ska gälla för medarbetaren det kommande året. Chef behåller originalet av det undertecknade dokumentet. Medarbetaren ska få en kopia. Ge varandra återkoppling på hur ni upplevde samtalet. Om ni tar både del 1 och del 2 vid samma tillfälle, kan det vara lämpligt med en liten bensträckare emellan. Att tänka på efter ett medarbetarsamtal Det undertecknade exemplaret av mallen ska sparas och förvaras inlåst av chef i minst 5 år. Om ni kommer överens om något under samtalet som ska återkopplas av chef eller medarbetare glöm inte att göra det. Frågor Om du har några frågor rörande medarbetarsamtalet, kontakta i första hand din HR-specialist.
Del 1
Del 1: Psykosocial och fysisk arbetsmiljö Arbetsmiljö och trivsel Hur ser du på din psykosociala arbetsmiljö (stress, arbetsbelastning, arbetsglädje, öppenhet, osv)? Vad kan förbättras? Hur ser du på din fysiska arbetsmiljö (ljud, ljus, luft, temperatur, ventilation, kontor, möbler, tillgänglighet, osv)? Vad kan förbättras? Trivs du på arbetet? Om inte, varför? Upplever du dig mobbad, trakasserad eller kränkt på något vis i arbetet? Vilka arbetsuppgifter anser du mer respektive mindre viktiga? Vilka arbetsuppgifter anser du mer respektive mindre utvecklande? Beskriv under vilka förutsättningar du presterar bäst. Relation chef/medarbetare Hur anser du att vår relation är, finns det något vi kan förbättra/utveckla? Anser du dig få den feedback som behövs i ditt arbete? Hur fungerar möten på arbetsplatsen, information från chef till medarbetare, från medarbetare till chef och kollegor emellan? Vad är bra? Vad kan utvecklas? Jämställdhet, mångfald och likabehandling Hur ser du på organisationen/din situation ur ett jämställdhets-, mångfalds- och likabehandlingsperspektiv? Har du på något vis känt dig diskriminerad i arbetet? Övrigt Finns det något i ditt privatliv som påverkar arbetet eller som du av annan anledning vill informera mig/arbetsgivaren om? Hur ser möjligheten ut att kombinera privatliv och arbetsliv? Kan jag/arbetsgivaren göra något för att stötta? Är du intresserad av ledarskap?
Del 2
Resultat mål Resultat bedöms bland annat genom visad förmåga att: i dialog med medarbetarna leda verksamheten mot Högskolans vision och utvecklingsplan skapa förutsättningar för att den egna verksamheten kan slutföra uppdrag och leverera resultat, enligt uppsatta mål, inom ramen för tilldelade resurser nå de individuella mål som bestämts vid bland annat medarbetarsamtal skapa förutsättningar för att såväl eget arbete som medarbetares arbete kan utföras med kvalitet och enligt uppsatta mål inom ramen för det egna ansvaret säkerställa att förutsättningar finns för att främja utbildning och forskning genomföra och följa upp institutionens eller avdelningens verksamhetsplan analysera verksamhetens resultat och omsätta dessa i planering för framtiden Hur planerar du att skapa förutsättningar för att den egna verksamheten kan slutföra uppdrag och leverera resultat, enligt uppsatta mål i Högskolans vision, utvecklingsplan och institutionens/avdelningens verksamhetsplan, och inom ramen för tilldelade resurser? Utifrån detta, vilka mål ska gälla för dig som chef det kommande året? Vilka förutsättningar för såväl ditt eget arbete som dina medarbetares, behöver du skapa för att avdelningens arbete ska utföras med kvalitet och enligt uppsatta mål det kommande året? Hur kan du, inom ramen för ditt ansvar, främja utbildning och forskning? Tankar och planer rörande arbetet med institutionens/avdelningens verksamhetsplan? Beskriv din analys av verksamhetens resultat och utifrån detta, vilka planer du har för institutionen/avdelningen de kommande åren? I samtalet om området Resultat bör ni fundera på övergripande och enskilda mål kopplat till medarbetarens befattning och arbetsuppgifter. Mål kopplat till övriga områden (Kompetens, Samarbete, Arbetsmiljö och Utveckling samt de för lärare (undervisande och/eller forskande personal) kompletterande lönekriterierna) sätts under respektive rubrik på följande sidor.
Ledarskap mål Ledarskap bedöms bland annat genom visad förmåga att: representera Högskolan såväl internt som i externa sammanhang organisera institutionens/avdelningens arbete så att det stödjer ett effektivt arbets-sätt och blir tydligt för både medarbetare och externa kontakter hur verksamheten leds och är organiserad vid behov kunna prioritera arbetsuppgifter och göra detta tydligt för medarbetarna delegera arbetsuppgifter och ge mandat att utföra dem inom rimlig tid och genom ett aktivt ställningstagande fatta beslut motivera och engagera medarbetarna till goda arbetsinsatser skapa delaktighet och arbeta för medarbetarskap hantera svåra personalsituationer anpassa ledarskapet till olika situationer agera professionellt på oförutsägbara händelser att ge medarbetaren de verktyg som behövs för att kunna genomföra sitt arbete inta ett arbetsgivarperspektiv Beskriv hur du för det kommande året vill organisera institutionens/avdelningens arbete i syfte att stödja ett effektivare och tydligare arbetssätt för såväl medarbetare som externa parter. Beskriv din förmåga att ge medarbetare stöd i prioritering av arbetsuppgifter samt din förmåga att delegera arbetsuppgifter. Upplever du att du behöver hjälp eller stöttning på något vis i detta och från vilken part (t.ex. HD, Prefekt, Rektor, HR-avdelningen eller Ledarsupport) ser du att detta stöd behövs? Beskriv vilka beslut du redan nu ser att du behöver fatta för det kommande året. Vad behövs för att du ska kunna fatta dessa och fatta beslut i och agera professionellt på oförutsägbara händelser? I vad och hur kan du förbättra din förmåga till beslutsfattande det kommande året? Vilka tankar och planer har du för att det kommande året arbeta för medarbetarskap på din institution/avdelning? T.ex. i form av att skapa delaktighet, motivera och engagera dina medarbetare till goda arbetsinsatser och ge de verktyg som medarbetaren behöver i sitt arbete. Har du under det senaste året hanterat svåra personalärenden eller tvingats anpassa ditt ledarskap till en särskild situation? Hur upplever du att din beredskap är för att hantera sådana situationer i framtiden och vad kan jag eller annan stötta dig i/med där? Vilka utmaningar för det kommande året ser du i att, i alla lägen, inta ett arbetsgivarperspektiv? Vilket stöd behöver och önskar du i detta?
Samarbete mål Samarbete bedöms bland annat genom visad förmåga att: kunna samarbeta och skapa förutsättningar för medarbetare att samarbeta väl inom den egna institutionen, avdelningen, över avdelnings- och institutionsgränser och med externa kontakter leda verksamheten på ett sätt som skapar engagemang och bidrar till verksamhetens professionella utveckling finnas tillgänglig för organisationens dagliga verksamhet kommunicera och informera tydligt, kontinuerligt och strukturerat aktivt delta i och utveckla relevanta nätverk aktivt arbeta med att bibehålla och utveckla samarbeten av värde för verksamheten, både inom och utanför Högskolan Beskriv på vilket sätt du planerar att skapa förutsättningar för dina medarbetare att samarbeta såväl inom den egna institutionen, avdelningen, över avdelnings- och institutionsgränser och med externa kontakter. Vad kan du förbättra i ditt eget samarbete med dessa delar det kommande året? På vilket sätt kan du leda verksamheten för att skapa engagemang och bidra till verksamhetens professionella utveckling? Vad behöver du göra annorlunda jämfört med tidigare tillvägagångssätt? Beskriv på vilket sätt du finns tillgänglig för medarbetare under arbetsdagen och på vilket sätt du återkopplar medarbetares prestation i arbetsvardagen? Vad kan du förbättra när det gäller tydlighet, kontinuitet och struktur i din kommunikation? På vilket sätt vårdar du relevanta nätverk och samarbeten i arbetet och hur representerar du Högskolan i externa sammanhang? Vad i detta kan du förbättra/utveckla det kommande året?
Arbetsmiljö mål Arbetsmiljö bedöms bland annat genom visad förmåga att: förhålla sig i enlighet med statens och Högskolans värdegrund ha kunskap om och förmåga att tillämpa lagar och regler inom området samt kunna samarbeta med berörda parter visa förståelse för och ta hänsyn till medarbetarnas personliga förutsättningar bemöta medarbetare, studenter och andra på ett respektfullt sätt med öppenhet, omtänksamhet och nytänkande använda ett korrekt språkbruk i tal och skrift dela med sig av kunskap och information till medarbetare och kollegor ge och ta emot konstruktiv återkoppling i arbetet tillsammans med medarbetarna ta ansvar för den gemensamma arbetsmiljön Beskriv på vilket sätt du som chef bidrar till en positiv arbetsmiljö (i enlighet med statens och Högskolans värdegrund). Vad i detta kan du förbättra/utveckla det kommande året? Upplever du att du har kunskap om de lagar och regler som styr inom arbetsmiljöområdet? Vad, om något, behöver du förbättra? På vilket sätt visar du förståelse och hänsyn till andra personers personliga förutsättningar och möter kollegor/medarbetare och andra på ett respektfullt sätt? (Språkbruk, delgivande av information, konstruktiv återkoppling osv.) Vad i detta kan du förbättra/utveckla det kommande året? Vilka tankar och planer har du för att det kommande året gällande att dela med dig av din kunskap och erfarenhet till kollegor/medarbetare och andra? Hur upplever du trivseln hos dina medarbetare? Hur ser du på institutionens/avdelningens arbetsmiljö, såväl psykosocial som fysisk? Vad kan förbättras?
Utveckling mål Verksamhetens utveckling bedöms bland annat genom visad förmåga att: arbeta aktivt och nytänkande med utveckling av verksamheten, det egna ansvarsområdet och högskoleövergripande aktivt bidra till att skapa förutsättningar för en excellent lärmiljö aktivt bidra till att skapa förutsättningar för utveckling av forskning lära nytt, tänka nytt och anta nya utmaningar vara öppen för och driva förändringar i arbetet och kunna anpassa sig till ändrade förutsättningar konstruktivt ta ansvar för kompetensutveckling, både den egna och medarbetarnas bidra till Högskolans framtida ledarförsörjning genom att stimulera medarbetare att utveckla ledarskapsförmåga Beskriv hur du ser på din roll/befattning idag. Beskriv vilken utveckling i det egna arbetet/i din roll du skulle vilja se under det kommande året. Är det något du skulle vilja förändra med dagens arbets- och ansvarsfördelning och isåfall hur? Vilka strategier finns för att nå uppsatta mål och utveckla verksamheten? Vilka delar i verksamheten bör förvaltas och vilka delar bör utvecklas, varför? Hur kan du tänka nytt kring din verksamhet? Beskriv hur du, institutionen/avdelningen kan medverka till att skapa en excellent lärmiljö under det kommande året. Hur kan du, institutionen/avdelningen bidra till utveckling av forskningen? Vilka nya utmaningar kan du och avdelningen/institutionen anta? Behöver ni driva förändringar i arbetet eller anpassa er till förändringar i arbetet? Vilka tankar, planer och önskemål (extern kurs, internutbildning, etc.) har du för hur din egen och medarbetarnas kompetens kan utvecklas det kommande året? På vilket sätt bidrar du till Högskolans framtida ledarförsörjning och hur stimulerar du medarbetare att utveckla ledarskapsförmåga? Vad kan du göra annorlunda när det gäller detta det kommande året?
Övrigt Övriga tankar och mål du vill ta upp för det kommande året. Obs! För chefer med personalansvar som också är lärare (undervisande och/eller forskande personal) kommer på följande sidor Särskilda lönekriterier för lärare. Dessa kompletterar Högskolans gemensamma lönekriterier för chefer med personalansvar.
Kompletterande lönekriterie för lärare (undervisande och/eller forskande personal) Pedagogisk skicklighet mål Pedagogisk skicklighet bedöms bland annat genom visad förmåga: att genomföra, leda och utveckla utbildning med hög kvalitet att skapa engagemang och intresse för studierna till pedagogiskt utvecklingsarbete till samverkan internt och externt gällande utbildning För exempel på vad punkterna ovan kan bestå av, se dokument Lönekriterier inför lönerevision, dnr HS 2014/454 Beskriv dina tankar och planer för att det kommande året genomföra, leda och utveckla utbildning med hög kvalitet. På vilket sätt kommer du det kommande året försöka skapa engagemang och intresse för studierna hos dina studenter? Vilka tankar, planer och önskemål för pedagogiskt utvecklingsarbete har du för det kommande året? (Pedagogisk meritering, producera läromedel, osv) Beskriv på vilket sätt du skulle vilja medverka till intern och extern samverkan gällande utbildning det kommande året.
Kompletterande lönekriterie för lärare (undervisande och/eller forskande personal) Vetenskaplig skicklighet mål Vetenskaplig skicklighet bedöms bland annat genom visad förmåga: att bedriva forskning med hög kvalitet att informera om forskning och samverka med övriga samhället För exempel på vad punkterna ovan kan bestå av, se dokument Lönekriterier inför lönerevision, dnr HS 2014/454 Beskriv dina tankar och planer för hur du det kommande året ska bedriva forskning med hög kvalitet. (Publikationer, innovation i produkter och tjänster, leda forskningsprojekt, söka och erhålla externa forskningsmedel, bygga och aktivt delta i akademiska nätverk, osv) Beskriv på vilket sätt du det kommande året planerar att informera om din forskning och samverka med övriga samhället. (Publicering i populärvetenskapliga skrifter, deltagande i offentlig debatt, insatser för att utveckla kontakter med näringsliv, offentlig sektor och kulturliv, osv)
Kompletterande lönekriterie för lärare (undervisande och/eller forskande personal) Administrativ skicklighet mål Administrativ skicklighet bedöms bland annat genom visad förmåga att: hålla beslutade eller överenskomna deadlines lämna underlag/redovisning i rätt tid och med god kvalitet hålla studenter och forskarstuderande informerade i frågor som rör utbildningen bedriva verksamheten effektivt inom ramen för tilldelade resurser använda Högskolans administrativa stödsystem effektivt sköta administrativa uppgifter inom utbildning och forskning Beskriv hur du det kommande året planerar och skulle vilja utveckla din administrativa skicklighet gällande att hålla deadlines, lämna underlag/redovisning med god kvalitet och i rätt tid, hålla studenter och forskarstuderande informerade, nyttja tilldelade resurser effektivt och använda Högskolans administrativa stödsystem effektivt samt sköta administrativa uppgifter inom utbildning och forskning. Hur kan din chef och andra hjälpa till i/med utvecklingen av din administrativa skicklighet?
Kompletterande lönekriterie för lärare (undervisande och/eller forskande personal) Akademiskt ledarskap mål Akademiskt ledarskap bedöms bland annat genom visad förmåga att: ta en ledande roll inom utbildning, exempelvis som ämnesföreträdare, programansvarig eller kursansvarig ta en ledande roll inom forskning, exempelvis som forskningsledare ha ett aktivt engagemang och deltagande i utvecklingsarbete på såväl institutionsnivå som på högskoleövergripande nivå aktivt engagera sig i Högskolans kollegiala nämnder och råd Beskriv hur du det kommande året planerar och skulle vilja utveckla ditt akademiska ledarskap. T.ex. ta uppdrag som ämnesföreträdare, programansvarig eller kursansvarig, bli forskningsledare, aktivt delta i utvecklingsarbete på såväl institutionsnivå som på högskoleövergripande nivå och/eller att engagera dig i Högskolans kollegiala nämnder och råd. Vilket/vilka av dessa uppdrag skulle du helst vilja åta dig och varför? Vilka utmaningar ser du i ett akademiskt ledarskapsuppdrag?