BOKSLUTS- ANVISNINGAR

BOKSLUTS- ANVISNINGAR

Innehållsförteckning 1 VARFÖR ÅRSREDOVISNING OCH DELÅRSRAPPORT?... 4 1.1 ÅRSREDOVISNING... 4 1.2 DELÅRSRAPPORT (UNDANTAGET ÅR 2007)... 4 2 TIDPLAN... 5 3 BOKSLUTSANVISNING... 5 3.1 ANSVARSFÖRDELNING... 5 4 AVSTÄMNING... 5 4.1 BRYTDAG FAKTURAHANTERING... 6 4.2 BALANSKONTON DÄR BILAGA SKA UPPRÄTTAS VID SALDO... 6 4.2.1 10* Immateriella anläggningstillgångar... 6 4.2.2 11-12* Materiella anläggningstillgångar... 6 4.2.2.1 Kontroller vid avskrivning... 6 4.2.3 127* Pågående anläggningar... 7 4.2.4 1511-1512, 1531 Kundfordringar... 7 4.2.5 1518 Osäkra kundfordringar... 8 4.2.6 1538, 1573, 1577, 2569, 2599 Övriga fordringar och skulder... 8 4.2.7 1570 Handkassa... 8 4.2.8 1571, 1572 Reseförskott, Förskott lön... 8 4.2.9 161*, 167* Periodavgränsningsposter... 8 4.2.10 1632 Upplupna bidrag/uppdrag... 9 4.2.11 1910 Räntekonto i Riksgälden... 9 4.2.12 193* Plusgiro... 9 4.2.13 2300 Överföring till institution... 9 4.2.14 2302-2303 Outredda inbetalningar... 9 4.2.15 2304 Felkonto... 9 4.2.16 2561, 258*, 2597 Leverantörsskulder... 10 4.2.17 2592 A-skatt näringsverksamhet... 10 4.2.18 2717-2719 Periodavgränsningsposter... 10 4.2.19 277* Periodavgränsningsposter... 10 4.3 KONTON DÄR BILAGA INTE SKA UPPRÄTTAS... 11 4.4 RESULTATKONTON... 11 4.4.1 Internfakturering... 11 4.4.2 3* Intäkter... 12 4.4.3 5100 Brytdagsfakturor... 12 4.4.4 5500 Outredda kostnader... 12 4.4.5 5611-5614/5693/5697 Genomgång kostnadskonton... 12 4.4.6 5761-5762 Korttidshyra/leasing inventarier... 13 4.4.7 673* Avyttring materiella anläggningstillgångar... 13 4.4.8 73*-79* Transfereringsavsnitt... 13 4.4.9????8 Interna omföringar... 14 5 VÄRDERING... 14 6 PERIODISERING... 14 2011-04-21 2

6.1 UPPLUPEN INTÄKT... 14 6.2 UPPLUPEN KOSTNAD... 15 6.3 FÖRUTBETALD KOSTNAD... 15 7 ÖVRIGA INSTRUKTIONER... 16 2011-04-21 3

1 Varför årsredovisning och delårsrapport? 1.1 Årsredovisning Karolinska Institutet ska upprätta en årsredovisning per den 31 december. Årsredovisningen ska godkännas av konsistoriet och därefter skickas årsredovisningen till regeringen. Årsredovisningen är uppdelad i två huvudavsnitt Resultatredovisning Finansiell redovisning Uppställningen av den finansiella redovisningen regleras i Förordning om årsredovisning och budgetunderlag, FÅB. Kravet på innehållet i resultatredovisningen framgår av det regleringsbrev KI får från regeringen varje år. Redovisningen ska vara uppdelad på verksamhetsgrenarna grundutbildning och forskning/forskarutbildning. Årsredovisningen ska också innehålla information om andra förhållanden av väsentlig betydelse, även viktiga händelser som inträffat efter 31/12 ska inkluderas. KIs årsredovisning, tillsammans med övriga universitets, högskolors och myndigheters sammanställs sedan till årsredovisningen för hela staten. Årsredovisningsdokumenten används av regering och riksdag för att fatta beslut om vårpropositionen samt budgeten för kommande år som avlämnas i september. Samtliga delar och poster i årsredovisningen ska vara reviderbara. De underlag som institutionerna lämnar in till ekonomiavdelningen utgör sådant material som Riksrevisionen reviderar. De anvisningar som ges i detta dokument avser endast bokslutets finansiella del. Den finansiella redovisningen ska bestå av Resultaträkning Balansräkning Anslagsredovisning Tillhörande noter Sammanställning över väsentliga uppgifter 1.2 Delårsrapport (Undantaget år 2007) Karolinska Institutet ska upprätta en delårsrapport per den 30 juni. Delårsrapporten ska godkännas av konsistoriet och därefter skickas årsredovisningen till regeringen. Delårsrapporten ska bestå av Resultaträkning Balansräkning Anslagsredovisning Prognos över utfallet på anslag och inkomsttitlar samt verksamhetens kostnader och intäkter för det pågående räkenskapsåret 2011-04-21 4

Information om andra förhållanden av väsentlig betydelse för regeringens uppföljning och prövning Delårsrapporten kan även innehålla Tillhörande noter Samtliga delar och poster i delårsrapporten ska vara reviderbara. 2 Tidplan Den tid KI förfogar över i bokslutsarbetet begränsas av när vi senast måste avlämna redovisningen till regeringen m fl. Den tid vi har till vårt förfogande för upprättande av bokslut är mycket knapp. Det är därför av yttersta vikt att samtliga inblandade i arbetet med framtagande av material respekterar och håller de tidpunkter som gäller. Arbetet måste ske i en viss ordning för att vi tillsammans ska kunna utföra det som åligger oss. Varje enskild uppgift är en del i en lång kedja av transaktioner som ska utföras i bokslutsarbetet. Det finns inga marginaler för att invänta material från en institution som inte överlämnar sina underlag i tid. Institutionerna måste därför hålla de tidsramar som ekonomiavdelningen sätter. Periodstängning innebär att den löpande bokföringen avslutas, vilket innebär att all fakturering ska vara klar och att samtliga interimsbokningar, periodiseringar och avskrivningar är utförda etc. För detaljerad tidplan se separat dokument. 3 Bokslutsanvisning 3.1 Ansvarsfördelning Administrativa chefen, AC, ansvarar för att institutionen har god kvalitet i sin redovisning och att resultat- och balansposterna ger en rättvisande bild av den totala verksamheten och respektive verksamhetsgren. Ekonomiavdelningen, EA, ansvarar i motsvarande mån för att hela KIs redovisning har samma kvalitet. Av detta följer att det arbete som utförs ute på institutionerna lägger grunden för EAs fortsatta arbete och möjligheter att uppfylla sitt ansvar avseende hela KI. AC ansvarar för att samtliga balansposter är avstämda och att bokslutsbilagor är upprättade samt inlämnade i tid. 4 Avstämning Nedan följer en instruktion om hur avstämning ska ske på respektive konto och bilaga. Bilaga ska endast upprättas för konton som har ett saldo. Är saldot noll, ska ingen bilaga upprättas. Samtliga balanskonton ska stämmas av och bilagor upprättas varje månad. AC har ansvar för att avstämning av institutionens balansposter sker löpande. Avstämning ska ske på ett systematiserat sätt. Olika metodik används för om kontot ska stämmas av mot underlag eller om bilagan ska specificera vad saldot består av. För samtliga avstämningar gäller att följande ska framgå: Kontonummer Period 2011-04-21 5

Vem som har gjort avstämningen När avstämningen har skett För varje konto eller grupp av konton med värden ska en bilaga upprättas. Bokslutsbilagor som ska användas finns på internwebben under Ekonomi&inköp/Bokslut och budget Eventuella differenser och felaktigheter utreds och korrigeras. Avstämningslistan ska attesteras av AC eller motsvarande och skickas in per post. 4.1 Brytdag fakturahantering Myndigheten ska tillämpa en s k brytdag då den löpande bokföringen för perioden avslutas. Brytdagen ska normalt vara den 10 januari vid helårsskiftet och den 10 juli vid halvårsskiftet (10 Förordning om myndigheters bokföring). Alla leverantörsfakturor som ankommit till KI senast på brytdagen och avser föregående år/halvår ska bokföras i gamla perioden (december respektive juni). Periodstängning i Agresso sker oftast några dagar innan. För att lösa problemet med fakturor som inkommit efter periodstängning men senast på brytdagen har följande rutin upprättats: OBS! Gäller alla leverantörsfakturor, både statliga och icke statliga, som inkommer till KI senast på brytdagen! Även momsen bokförs! Ekonomiavdelningen läser centralt ut alla fakturor som ligger ankomstregistrerade i Contempus och alla fakturor som blivit definitivbokförda i period januari (juli). Beloppet bokas upp på respektive institution. Bokning sker med bruttobeloppet mot manuell leverantörsskuld (konto 25811 eller 25611) Nettobeloppet bokas mot konto 5100 och momsen bokas mot momskontot 1541. Alla bokningar sker på projekt 95003. Mail går ut till institutionerna med lista över vilka fakturor som bokats upp i december (juni). Utförligare rutin för brytdagen skickas via mail. 4.2 Balanskonton där bilaga ska upprättas vid saldo 4.2.1 10* Immateriella anläggningstillgångar En separat bilaga ska upprättas för de immateriella anläggningstillgångarna. På bilagan ska varje projektnummer anges för sig. Om anläggningen fortfarande är under utveckling ska det anges när den beräknas klar att tas i drift. 4.2.2 11-12* Materiella anläggningstillgångar Kontrollera först att uppgifterna i anläggningsregistret är korrekt, se kontroller vid avskrivning nedan (kapitel 4.2.2.1). Eventuella differenser mellan huvudbok och anläggningsregister ska korrigeras. OBS! Endast en bilaga för hela anläggningsregistret ska lämnas in. 4.2.2.1 Kontroller vid avskrivning Vid månadsbokslut räcker det att ta ut KIFAK men vid hel- och delår ska även rapporterna FA03 och FA04 gås igenom. 2011-04-21 6

Rapport Avstämning anläggningar (KIFAK) När du beställer rapporten behöver du ange senaste avskr.period och avstämningsperiod. Rapport FA03 När du beställer rapporten kan du begränsa urvalet till anläggningar med status N. Kontrollera att avskrivningarna har bokförts månaden innan på alla anläggningar som har restvärde. Kontrollera sedan att samtliga anläggningar i en grupp har samma avskrivningsmetod, frekvens och tid. De ska även stämma med anläggningsgruppens definition. Det ska också finnas ett anläggningsnummer samt en beskrivande text på samtliga anläggningar. Kostnadsställe och projekt bör finnas på alla anläggningar men är frivilligt inom 1000 gruppen. Rapport FA04 Rapporterna återfinns under egen meny, FA04 Periodiska data anläggning. Först beställs rapporten Ladda periodiska data FA04KI. Skriv in avstämningsperiod och spara. Kontrollera att rapporten är klar och har status T, under Underhåll av beställda rapporter. Därefter kan rapporten hämtas genom att välja rapporten Visa periodiska data FA04KI. Kontrollera att alla aktiva anläggningar (status N), har värden i Huvudboken (anskaffningsvärde och ackumulerade avskrivningar). De som inte är helt avskrivna har även ett restvärde och avskrivningar i alla perioder. Anläggningar med C-status är utrangerade och ska inte ha några värden på balanskonton i Huvudboken. De ska därmed inte heller ha något restvärde. Alla anläggningar med restvärde ska ha avskrivningar i senaste perioden och därmed också under året, gäller dock inte konst som inte skrivs av. En anläggning får inte ha ett negativt restvärde, då är något fel. 4.2.3 127* Pågående anläggningar Som pågående anläggning får enbart anläggningar vara bokförda som ej ännu tagits i drift. Motivering krävs. På bilagan ska varje anläggningsprojekt anges för sig, med information om när anläggningen kommer att tas i drift. Om anläggningen är klar att driftsättas ska den omföras till 11*-/12*-konto. Några avskrivningar eller låneupptag sker ej från 127* och 119?P 4.2.4 1511-1512, 1531 Kundfordringar Fakturering ska ske före periodstängning. Fakturering till statliga myndigheter ska ske i så god tid som möjligt, för att underlätta motpartsavstämningen mellan statliga myndigheter. Kundfakturor daterade senast 31/12 (30/6) ska bokföras på gamla året. Kundfakturor daterade senare, men som avser gamla året (halvåret), ska registreras före periodstängning på gamla året (halvåret). Huvudbokssaldot ska för varje enskild grupp stämmas av mot kundreskontran, rapport Periodiserad saldospecifikation kund (CU05). Rapporten ska gås igenom, kontrollera status, parkerade fakturor, kreditfakturor och förfallodag. För allt äldre än 3 månader ska även bilaga upprättas. 2011-04-21 7

Kontrollera även att det inte förekommer klassificeringsfel inom respektive grupp dvs. att kunden ligger inom rätt grupp, statlig kund vid statligt konto o.s.v. Om klassificeringsfel föreligger, ska redovisningsgruppen på ekonomiavdelningen kontaktas för central korrigering. Bilaga upprättas för respektive konto. I de fall manuell reskontra har använts ska bilagan bestå av uppgift om vem fordran avser, verifikationsnummer, period samt belopp. Slutsumma ska stämma med huvudbokssaldo. Om eventuella interna mellanhavanden mellan institutionerna ej är reglerade ska dessa stämmas av med respektive institution. Förekommer avvikelser ska dessa korrigeras. Föreligger något maskinellt fel mellan kundreskontra och huvudbok ska Ekonomisystemgruppen kontaktas. Fordringar som varit förfallna till betalning i mer än 90 dagar måste kunna förklaras, detta gäller även anledningen till att de inte är reglerade. 4.2.5 1518 Osäkra kundfordringar Samtliga kundfordringar ska gås igenom (värderas), bedömning ska göras om de kommer att betalas eller inte. Särskilt bör beaktas kundfordringar som inte betalats inom förfallotiden eller inte betalats trots påminnelser. Fordringar ska bokföras enligt den så kallade försiktighetsprincipen. Detta innebär att osäkra kundfordringar och/eller konstaterade kundförluster ska kostnadsföras. Man skiljer på befarade och konstaterade kundförluster. Orsaken till detta är att moms endast får begäras tillbaka för konstaterade kundförluster. För vidare hantering av osäkra, befarade och konstaterade kundfordringar se ekonomihandboken. 4.2.6 1538, 1573, 1577, 2569, 2599 Övriga fordringar och skulder På bilagan ska specificeras vem KI har fordran på/skuld till, vad det avser, beloppet samt när det kommer att regleras. 4.2.7 1570 Handkassa Eventuella handkassor ska inventeras. Inventering ska ske av annan person än den som ansvarar för kassan. Inventeringsintyg upprättas och bifogas bilagan. På bilagan ska specificeras vilka handkassor som finns på institutionen. Namn ska anges på respektive person samt utkvitterat belopp. Slutsumman ska stämma med det belopp som huvudboken anger. 4.2.8 1571, 1572 Reseförskott, Förskott lön Specifikation över vilka personer som erhållit förskott samt den period som förskottet utbetalats. Bilaga upprättas av personalavdelningen men biläggs institutionens bokslutsbilagor efter kontroll. Gamla förskott måste regleras (redovisa som kostnad eller återbetalas). Ange när reglering kommer att ske. 4.2.9 161*, 167* Periodavgränsningsposter Samtliga periodavgränsningsposter ska specificeras var för sig. På bilagan ska anges vad som periodiseras (t ex hyra), vilken tid periodiseringen avser (t ex kv 1, år 2010) samt 2011-04-21 8

motpart/kund/leverantör. Slutsumman ska överensstämma med huvudbokssaldot för respektive konto. 4.2.10 1632 Upplupna bidrag/uppdrag Av bilagan ska framgå, för vart och ett av projekten: projektnummer, finansiär, verksamhetskod, projektets underskott, beviljat belopp, kontraktets tidsperiod, hittills erhållet belopp, återstående belopp att erhålla (rekvirera/fakturera), avdrag för ev. moms på kommande inbetalningar anges med att man skriver 1 i kolumn moms 25%. Till bilagan bifogas kontrakt som styrker att finansiering av underskottet finns om underskottet är 500 000kr eller större. Beviljat belopp och tidsperiod ska framgå av underlaget. Underskrifter av båda parter måste finnas. 1632 ska endast användas för KI-externa mellanhavanden (fin 3*-8*). Endast bidrags- och uppdragsprojekt (verks 3*, 4*, 5* samt 6*, dock ej 39 eller 311). Inga projekt med kreditsaldo. Se även Värdering. 4.2.11 1910 Räntekonto i Riksgälden Huvudbokssaldot ska stämma överens med saldot ingående balans samt summan av förändringar på in/ut-plusgirot. Förekommer avvikelser ska dessa korrigeras innan perioden stänger. 4.2.12 193* Plusgiro Huvudbokssaldot ska stämma överens med plusgirots kontoutdrag. Förekommer avvikelser ska dessa korrigeras innan perioden stänger. 4.2.13 2300 Överföring till institution Stäms av med respektive motpartsinstitution, kontrollera även med motpartsinstitutionen att det är uppbokat så att man är överens. 4.2.14 2302-2303 Outredda inbetalningar I samband med bokslut ska inbetalningar bokförda som outredda medel vara reglerade. Om det trots detta finns ett saldo på kontot, ska det specificeras med angivande av så mycket information som möjligt, t ex vem som gjort inbetalningen, vad betalningen avser (bidrag eller uppdragsintäkt), period, verifikationsnummer, belopp samt vilka åtgärder som vidtagits för att reda ut vad inbetalningen avser. OBS! 2302-2303 är skuldkonton, dvs ska endast ha kreditsaldon. Medel som ska till annan KI-institution bokas på konto 2300 med mot bokning på denna institution. Kontakta mottagande institution. Om leverantörsbetalning kommit i retur p.g.a. fel bankuppgifter eller om det är frågan om en dubbelbetald kundfaktura där vi ska betala tillbaka pengarna ska bokning ske på konto 2599. 4.2.15 2304 Felkonto Löner bokförda på 2304 korrigeras centralt i UE-företaget efter underlag från personalavdelningen. Övriga felaktigheter, t.ex. felaktiga projekt vid inläsning av televäxeln, ska bokföras bort av institutionen från konto 2304. Viktigt att tänka på är att kontot har en så 2011-04-21 9

kallad frivillig regel, vilket innebär att alla parametrar måste anges manuellt. Kontrollera vad som är bokat och boka bort precis som det är inbokat, saknas vk så bokar man utan vk. 4.2.16 2561, 258*, 2597 Leverantörsskulder Leverantörsfakturor som är daterade senast den 31/12 (30/6) ska bokföras som vanligt, på gamla året, fram t o m periodstängning. Leverantörsfakturor som är daterade efter årsskiftet, men inkommit senast på brytdagen, och som avser gamla året (halvåret) ska också bokföras på gamla året. De av ovanstående fakturor som inte hinner slutregistreras före periodstängning ska hanteras enligt särskild rutin, se 4.1 Brytdag fakturahantering. Fakturor som inkommer i bokslutsskiftet måste få en snabb behandling. Det bästa är att fakturorna attesteras och bokförs i vanlig ordning. Dock bör man påminna användarna att godkänna och attestera, så att så mycket som möjligt bokförs i rätt period. Avstämning ska även ske mellan huvudbok och leverantörsreskontra, rapport Periodiserad saldospecifikation lev (SU05). Gå igenom rapporten och kontrollera status, parkerade fakturor, kreditfakturor och förfallodag. För allt äldre än 3 månader ska även bilaga upprättas. Separat bilaga ska upprättas på respektive konto. Kontroll ska ske av att klassificeringsfel inte föreligger dvs. att t.ex. statlig leverantör ligger i grupp för statliga leverantörer o.s.v. Vid klassificeringsfel kontaktas Ekonomisystemgruppen på ekonomiavdelningen för central korrigering. I de fall manuell reskontra har används ska bilagan bestå av uppgift om vem skulden avser, verifikationsnummer, period samt belopp. Om eventuella interna mellanhavanden finns mellan institutionerna ska dessa stämmas av mellan institutionerna. Om det finns avvikelser ska justering ske. Om något maskinellt fel mellan leverantörsreskontra och huvudbok föreligger så ska Ekonomisystemgruppen kontaktas 4.2.17 2592 A-skatt näringsverksamhet På bilaga ska specificeras verifikationsnummer, period, leverantör och innehållen skatt. Skatteavdraget ska alltid göras med hel krona. Redovisning och inbetalning till skattemyndigheten sköts av personalavdelningen. 4.2.18 2717-2719 Periodavgränsningsposter Samtliga periodavgränsningsposter ska specificeras var för sig. På bilagan ska anges vad som periodiseras (t ex hyra), för vilken tid periodiseringen avser (t ex kv 1, år 20XX) samt motpart/kund/leverantör. Slutsumman ska överensstämma med huvudbokssaldot för respektive konto. Det finns olika balanskonton beroende på om det är en periodiserad kostnad eller intäkt, samt om motparten är statlig eller icke statlig. Det är viktigt att kontrollera en extra gång så att bokföringen gjorts med rätt konto. 4.2.19 277* Periodavgränsningsposter Samtliga periodavgränsningsposter ska specificeras var för sig. På bilagan ska anges vad som periodiseras (t ex hyresintäkter), för vilken tid periodiseringen avser (t ex kv 1, år 20XX) samt motpart/kund/leverantör. Slutsumman ska överensstämma med huvudbokssaldot för respektive konto. 2011-04-21 10

4.3 Konton där bilaga inte ska upprättas 1541-1551 ingående moms Central bilaga upprättas för hela KI. Dock ska moms och omsättning vara avstämd enligt ordinarie rutin. 1561-1563 Fordringar kontraktsdatabas Konto 1561-1563 ska vara noll. 20* Myndighetskapital Bilaga upprättas centralt för hela KI 221* Avsättningar för pensioner Uppgift om aktuell skuld kommer från SPV varje halvår. Personalavdelningen bokför och stämmer av. 24* Diverse avräkningskonton Bilaga upprättas centralt för hela KI 257* Utgående moms Central bilaga upprättas för hela KI. Dock ska moms och omsättning vara avstämd enligt ordinarie rutin. 2713-2714 Retroaktiva löner Bilaga upprättas centralt för hela KI 2715-2716 Semesterlöneskuld Bokförs centralt. Institutionerna ansvarar för att gå igenom det underlag som skickas ut av EA efter varje kvartal. 2732 Oförbrukade bidrag/uppdrag Som oförbrukade bidrag/uppdrag redovisas erhållna bidrags/uppdragsinkomster som periodiseras för att täcka framtida kostnader. För att få bokföras som oförbrukade bidrag/uppdrag krävs att projekten fortfarande är pågående. Slutförda projekt ska resultatföras i redovisningen. Jämför även saldo på 2732 med avtal/kontrakt. Kontrollera dock att det endast finns bokningar på projekt med verksamhetskod 3*, 4*, 5* samt 6* (dock ej 311) samt med extern finansiär (3*-8*). Inget projekt får ha debetsaldo på detta konto förutom projektet för semesterlöneskulden. 4.4 Resultatkonton 4.4.1 Internfakturering Sista dag för internfakturering är 30 november vid helår och 31 maj vid delår. Betalningsvillkor är normalt 30 dagar. Inför bokslut ändras betalningsvillkoren till 15 dagar på alla internfakturor. Dessutom stoppas alla internfakturor i förkontrollen. Kontrollera att förfallodatum är rätt så att fakturorna hinner bli reglerade innan den 15 december (15 juni). Om det ändå finns öppna poster efter detta datum ska den institution som har fordran kontakta motparten. Oklarheter ska redas ut och regleras innan sista december respektive sista juni. 2011-04-21 11

Skulle någon institution av väsentlig anledning vilja framställa en internfaktura efter att stoppdatumet har passerats ska överenskommelse ha skett med motinstitutionens ekonomer så att båda bokför fakturan i samma period. Om en institution har mottagit en internfaktura och anser att fakturan är felaktig ska säljande institution kontaktas omgående. Säljande och mottagande institution ska komma överens om betalning ska ske eller om en kredit ska upprättas. I detta fall är både säljande och mottagande institution ansvariga för att kreditfaktura upprättas, alternativt att betalning skickas. Om betalningen inte hinner verkställas före års-/halvårsskiftet ska ändå båda institutionerna bokföra fakturan i reskontran (period 12 vid helår, period 06 vid delår). Saldot på konto 1512 och 2582 ska stämmas av mellan berörda institutioner som en kontroll att båda har bokat samma belopp och i samma period. 4.4.2 3* Intäkter Kontrollera att endast tillåtna konteringskombinationer finns, enligt rapport under: Egen meny Månadsavstämningar - Konteringskontroll. 4.4.3 5100 Brytdagsfakturor Uppbokning av brytdagsfakturor, se avsnit 4.1. 4.4.4 5500 Outredda kostnader Preliminärt konto som används av de med ekonomirollen i Contempus. Kontot ska användas väldigt restriktivt och ska utredas nästkommande månad. Kan t.ex. användas vid bevakning när underlag till faktura som måste betalas saknas. Vid saldo på kontot ska bilaga upprättas med förklaring varför posten ligger på kontot samt beskrivning av vad det är för typ av kostnad. Observera att saldo får ligga max 1 månad. 4.4.5 5611-5614/5693/5697 Genomgång kostnadskonton Tillgångar med en beräknad varaktighet (ekonomisk livslängd) överstigande 3 år eller till ett större värde än 20 000 kr (för datorer är gränsen 30 000 kr) ska redovisas som anläggningstillgång. För att säkerställa att utrustning som borde ha varit anläggningsbokförd inte felaktigt har kostnadsbokförts, ska det inför varje bokslut ske en genomgång av kostnadskonton för förbrukningsvaror etc. Exempel på konton som ska gås igenom är 5611-5614/5693/5697. Eventuella felkonteringar rättas med bokföringsorder (omförs till anläggningskonto). 2011-04-21 12

4.4.6 5761-5762 Korttidshyra/leasing inventarier Genomgång ska ske av leasingavtalen för att säkerställa att finansiella leasingavtal bokförs över balansräkningen. Enligt föreskrifterna till 4 kap 2 FÅB ska finansiell leasing redovisas som anläggningstillgång och den framtida förpliktelsen att betala leasingavgifter redovisas som en skuld. Finansiell leasing är den leasingform som normalt är den vanligast förekommande. För hjälp med bedömningen huruvida ett leasingavtal ska klassas som finansiell eller operationell leasing, kontakta EA. Underlag i form av kalkyl som bevisar att leasingalternativet var billigare än köpealternativet ska ha upprättats men behöver inte lämnas in. På konto 5761-5762 ska endast operationell leasing bokföras. Det gäller för hyrning där KI inte förbundit sig att hyra mer än för kortare tid och där uthyraren bär alla risker i form av att leasingobjektet blir omodernt eller oanvändbart. För mer information om finansiell/operationell leasing, se Ekonomihandboken. 4.4.7 673* Avyttring materiella anläggningstillgångar I kontogrupp 673* redovisas resultat vid försäljning/utrangering av anläggningstillgångar. Vid försäljning bokförs försäljningsintäkten på konto 6731 Försäljningsinkomst, materiella anl.. Därefter ska anläggningstillgångens bokförda värden utrangeras, d v s bokföras bort från balansräkningen. Det finns en rapport i Agresso för utrangering av anläggningstillgångar. Innan rapporten beställs måste eventuell försäljningsintäkt bokföras, konto 6731 Därefter beställs rapport KIUTR. Den finns under: Egen meny Bokföringsrapporter - KIUTR utrangering av anläggning. OBS! Innan rapporten körs är det viktigt att först kontrollera i anläggningsregistret att rätt kostnadsställe och projekt används. Kontrollera även att kostnadsställe och projekt inte är C markerade. Rapporten bokför bort anläggningens bokförda värden i balansräkningen. Eventuell reavinst/förlust bokförs om till respektive konto för reavinst/förlust. Anläggningen C- markeras i anläggningsregistret. Rapporten ska endast användas vid utrangering från KI. Den ska inte användas vid flytt/försäljning av anläggning mellan institutioner. 4.4.8 73*-79* Transfereringsavsnitt 73*-79* Lämnade bidrag. KI är ingen bidragsgivande myndighet. 73* - 79*-konton ska endast användas vid utbetalning av stipendier, om KI är koordinator eller vid forskarflytt externt. Börja med att gå igenom posterna som är bokförda på 73* - 79*-kontona för att fånga eventuella felaktigheter. Bokför det som inte är transferering till rätt konto. Observera att för lämnade bidrag gäller en strikt kontantprincip, d v s lämnade bidrag ska bokföras i den period som utbetalning sker. Tänk även på att mottagaren ska hinna få det i samma period som utbetalningen sker. 73*-74* Finansiering av lämnade bidrag. Medel som endast ska förmedlas vidare, där givare eller mottagare är statlig eller vid stipendier, bokförs som finansiering av transferering, 73*74*-konto kredit. 2011-04-21 13

Stäm av att finansieringen av transfereringarna är bokförda i transfereringsavsnittet. Normalt ska transfereringsavsnittet vara noll, d v s summan av konto 7300-7999 = 0. Eventuellt saldo ska kommenteras, på bokslutsbilaga, med hur och när finansiering kommer att ske eller varför inte utbetalning har gjorts. Från 1 januari 2011 går stipendier i transfereringsavsnittet. För hantering se kapitlet om transfereringar i ekonomihandboken. 4.4.9????8 Interna omföringar Används vid omföring av kostnader inom institutionen. Varje separat????8-konto ska vara 0 på finansiärsnivå. Detta ska kontrolleras och rättas före periodstängning. 5 Värdering För värderingsinstruktion se dokument på intranätet. 6 Periodisering I syfte att uppnå en riktig periodisering av intäkter och kostnader i resultaträkningen ska myndigheten i samband med att den löpande bokföringen avslutas bokföra vissa skuld- och fordringsposter. Dessa består av upplupna intäkter och kostnader eller förutbetalda intäkter och kostnader. Exempel på detta är semesterlöneskuld (upplupen kostnad), upparbetade konsultkostnader (upplupen kostnad) och hyror som helt eller delvis avser kommande perioder (förutbetald kostnad). Olika konton används för periodiserad intäkt och kostnad samt för om motparten är statlig eller inte. Beloppet ska överstiga 20 000 kr per månad. 6.1 Upplupen intäkt Intäkter som tillhör bokslutsperioden men där fakturering skett i senare period. Kontering och bokföring innevarande år Konto D/K 167* Upplupna intäkter konto D 3XXX Periodiseringsintäktskonto K Dessa konteringar vänds tillbaka samtidigt som fakturering sker. Rekvisition av bidrag ska inte periodiseras på detta sätt (se nedan). Bidrags och uppdragsprojekten periodiseras i och med värderingen. Staten har här en omvänd matchningsprincip, 4 kap 1 Förordning om årsredovisning och budgetunderlag. Periodens intäkter blir lika stora som periodens kostnader, och över- eller underskottet balanseras på periodavgränsningspost. Som upplupna bidragsintäkter, konto 1632, redovisas bidragsinkomster som ännu inte erhållits och beloppsmässigt motsvaras av periodens kostnader. Upplupna bidragsintäkter får endast redovisas i de fall skriftligt avtal föreligger. Som oförbrukade bidrag, konto 2732, redovisas erhållna bidragsinkomster som periodiseras för att täcka framtida kostnader. 2011-04-21 14

6.2 Upplupen kostnad Kostnader som tillhör bokslutsperioden där faktura inkommit efter brytdagen. Även kostnader som ni vet tillhör bokslutsperioden, men där ni inte erhållit faktura bokförs på detta sätt. Om det finns kostnader som hör till perioden men där faktura inte har kommit innan periodstängning. Kostnaden avser t ex december månad. Beloppet överstiger 20.000 kr exklusive moms. Känd kommande kostnad Konsultarvode för perioden 20XX-12 Moms Summa att betala 20.000 kr 5.000 kr 25.000 kr Kontering och bokföring i december perioden, bokföringsorder Konto Belopp D/K 5799 Kostnadskonto, periodisering 20.000 D 2719 Upplupna kostnader 20.000 K Dessa konteringar vänds tillbaka samtidigt som fakturan anländer. Kontering och bokföring i januari i leverantörsreskontran Konto Belopp D/K 2581 Leverantörsskuld 25.000 K 1541 Ingående Moms 5.000 D 5781 Konsultarvoden 20.000 D 5799 Periodisering tjänster, utomstatliga 20.000 K 2719 Upplupna kostnader 20.000 D 6.3 Förutbetald kostnad Leverantörsfakturan har inkommit i perioden innan och avser kostnad tillhörande en senare period, t ex hyror. En leverantörsfaktura daterad före den 31/12 (helår) respektive 30/6 (delår) avser kostnader (t.ex. hyra) för januari månad. Beloppet att periodisera är mer än 20.000 kr per månad, exklusive moms. Leverantörsfaktura Datum 20/12 2009 Hyra perioden 2010-01-01-2010-01-31 120.000 kr Moms 30.000 kr Summa att betala 150.000 kr 2011-04-21 15

Kontering och bokföring i december i leverantörsreskontran Konto Belopp D/K 2581 Leverantörsskuld 150.000 K 1541 Ingående Moms 30.000 D 5011 Lokalhyra 120.000 D 1612 Förutbet hyreskostnader, utomstatliga 120.000 D 5019 Periodiseringskonto lokalhyra, utomstatlig 120.000 K Kopiera fakturan och spara den för att bokföra kostnaden i januari månad. Kontering och bokföring i januari månad, bokföringsorder Konto Belopp D/K 1612 Förutbet hyreskostnader, utomstatliga 120.000 K 5019 Periodiseringskonto lokalhyra, utomstatlig 120.000 D 7 Övriga instruktioner Bokslutskommentarer ska vara upprättade enligt särskild instruktion. Punkterna på avstämningslista ska utföras och listan ska fyllas i och bifogas bokslutsbilagorna. Inventeringsprotokoll avseende anläggningar och eventuella handkassor ska lämnas in. Alla datum som anges är senaste datum då materialet ska vara klart/ea tillhanda. Underlagen ska vara komplett ifyllda och godkända av behörig person. Alla bokslutsbilagor samt värderingsinstruktion finns på webben under Ekonomi & Inköp/Bokslut & budget Lycka till med bokslutsarbetet! 2011-04-21 16