2013-12-10 Öppna verksamhetssystem för mindre administration och mer pedagogik Sammanställning av enkätsvar Föreningen Sambruk har tillsammans med leverantörerna för verksamhetssystem i förskola/skola (IST, NovaSoftware och Tieto) skickat ut en enkät till Sambruks 100 medlemskommuner i syfte att möjliggöra fler och bättre integrationer mellan verksamhetssystem och andra leverantörers system, som till exempel lärplattformar, schemaläggningsprogram etc. Detta är en del i projektet Öppna verksamhetssystem för mindre administration och mer pedagogik, som föreningen Sambruk driver. Enkäten har skickats till föreningens samtliga 100 medlemskommuner, vilka representerar drygt 4 miljoner invånare. Resultat av enkäten Svar har kommit från ungefär hälften av medlemskommunerna, vilka representerar närmare 2,4 miljoner invånare. Nedan redovisas vilka system som används inom olika områden samt hur integrationerna kring dessa fungerar. Verksamhetssystem Av de svar som inkommit använder kommunerna inom utbildningsverksamheterna de två stora systemen på marknaden, Extens från IST och Procapita från Tieto. I något enstaka fall används i begränsad omfattning andra system. Övergripande synpunkter Ett övergripande önskemål från alla kommuner är att en uppgift som läggs in i ett system ska överföras till övriga system som har behov av denna uppgift. Dock kräver detta endera att vi har en nationell standard på marknaden så att till exempel en elevuppgift bara kan skrivas på ett sätt, oavsett system. Eller så måste det vara helt klarlagt vilket system som är master, vilket respektive kommun själva måste kunna besluta om. Vi inser att bägge alternativen innebär stora utmaningar för alla leverantörer på marknaden och att det i ett kortsiktigt perspektiv är svårt att uppnå. Lärplattform Inom området lärplattformar finns det ett antal leverantörer på marknaden. Bland kommunerna finns det en stor spridning av dessa leverantörer. I en del kommuner används mer än en lärplattform, då ofta olika för olika skolformer. Integrationer som saknas mellan verksamhetssystem och lärplattform Person- och elevdatauppgifter som inte skickas automatiskt mellan verksamhetssystem och lärplattform är ett genomgående bekymmer, oavsett verksamhetsystem och lärplattform. En annan vanlig synpunkt är att det inte går att läsa tillbaka data från lärplattformen till
verksamhetssystemet, vad man där saknar är en tvåvägsintegration. Vidare saknar många realtidssynkningar. Här nedan följer ett antal exempel på person- och elevuppgifter som behöver föras mellan systemen men som många saknar: Namn, alla adressuppgifter, betyg, frånvaro, skola, klass, grupp, personnummer, vårdnadshavare, inloggningsnamn, telefonuppgifter, klassuppflyttningar, vårdnadshavares adress och telefon, lärare/mentor, omdömen, ämnesprov med mera. Schemaläggningsprogram Det stora systemet på marknaden NovaSchem från Novasoftware används av samtliga i enkäten ingående kommunerna med endast ett par undantag. Integrationer som saknas mellan verksamhetssystem och schemaprogram Genomgående i svaren så saknas en automatisk integration. Idag finns integrationer men dessa kräver mycket manuellt arbete. Vi lägger mycket tid och personalresurser på att systemen och integrationen mellan dessa ska fungera tillfredställande. Som till exempel måste filer hanteras manuellt. Ett annat exempel är att grupper definieras på olika sätt i schemaläggningsprogrammet och i verksamhetssystemet, vilket i sig kan bidra till felaktigheter. Många uttrycker önskemål om dubbelriktad information mellan verksamhetsystemet och schemaläggningssystemet. En uppgift som läggs in i det ena systemet ska automatiskt skickas och läggas in i det andra systemet. I sammanhanget nämns också ofta integrationer mellan schemasystem och frånvarosystem samt mellan schemasystem och system för lokalbokning. Några exempel på uppgifter som inte för mellan systemen automatiskt eller tillfredställande är: Elevuppgifter i form av personnummer, namn, skola, klass, grupp. Läraruppgifter i form av namn, skola, klass, grupp och ämne. Individuella utvecklingsplaner och omdömen Systemen som hanterar individuella utvecklingsplaner finns dels som renodlade omdömessystem eller som en del av en lärplattform, som hanterar flera olika områden. De flesta som svarat har program för individuella utvecklingsplaner och omdömen i lärplattformen. Dock finns det flera exempel på kommuner som har separata system för detta. Integrationer som saknas mellan verksamhetssystem och individuella utvecklingsplaner och omdömen Flera ger uttryck för att information också måste kunna läsas tillbaka från program för omdöme/iuper till verksamhetssystemet. När detta inte är möjligt så måste samma information skrivas in i två olika system. Frågan är nära kopplad till problematiken kring lärplattformarna Här nedan följer ett antal exempel på person- och elevuppgifter som behöver föras mellan systemen men som många saknar: Namn, alla adressuppgifter, betyg, frånvaro, skola, klass, grupp, personnummer, vårdnadshavare, inloggningsnamn, telefonuppgifter, klassuppflyttningar, vårdnadshavares adress och telefon, lärare/mentor, omdömen, ämnesprov med mera.
Det går även att utläsa av enkätsvaren att kommunerna har köpt kundanpassade integrationer och att det finns farhågor för integrationsproblem vid eventuella systembyten. Ekonomisystem Kommunerna använder sig av de tre olika systemen på marknaden Agresso, Raindance eller Adrito. Antalet svar på denna fråga är färre än på tidigare frågor. Vår bedömning av detta är att det hänger samman med att de som svarat inte jobbar med ekonomifrågor och därför haft svårt att svara. De har inte kunskap om vilka behov av kopplingar till verksamhetsystemet som behövs. Därför har de helt enkelt saknat tillräckligt med kunskap för att svara på frågan. Av de svar vi fått gör vi dock bedömningen att deras svar sannolikt är representativa för flertalet av kommuner. Problembilden torde vara likartad. Integrationer som saknas mellan verksamhetssystem och ekonomisystem Integrationer mellan verksamhetsystem och ekonomisystem handlar oftast om ett sätt att ge ekonomiska ersättningar till både kommunala och fristående förskolor/skolor utifrån antalet barn/elever eller motsvarande. Detta görs bland annat genom att ersättningsnivåer och bokföringsuppgifter per barn/elev läggs in i verksamhetsystemet. I verksamhetssystemet finns antalet barn/elev per enhet som ersättningen ska betalas ut för. Här är en väl fungerande integration mycket viktigt, inte minst för att det här handlar om utbetalning av mycket stora pengar som måste ske vid rätt tidpunkt. En annan viktig integration är fakturering för barn/elever som går på verksamheter som är avgiftsbelagda, så som förskola, fritids och kulturskola. Även här är det mycket viktigt att det fungerar. Idag förekommer det en hel del felmeddelanden då systemen bygger på olika semantik. Felmeddelandena är svårtolkade och riskerar att stoppa utbetalningsprocessen. Dessa felmeddelanden innebär således tidsförluster med risk för att enheter inte får sina ersättningar i tid, vilket är särskilt känsligt för små enheter. Vidare innebär det förstås merarbete rent administrativt. HR-system Kommunerna som svarat på enkäten använder sig av tre olika systemen, med några få undantag, Aditro, Heroma och Personic. Antalet svar på denna fråga är också den färre än på tidigare frågor. Vår bedömning av detta är att det hänger samman med att de som svarat inte jobbar med personalfrågor och därför haft svårt att svara. De har inte kunskap om vilka behov av kopplingar till verksamhetsystemet som behövs. Därför har de helt enkelt saknat tillräckligt med kunskap för att svara på frågan. Av de svar vi fått gör vi dock bedömningen att deras svar sannolikt är representativa för flertalet av kommuner. Problembilden torde vara likartad. Integrationer som inte fungerar mellan verksamhetssystem och HR-system Idag läggs anställningsuppgifter in i kommunens HR-system. När en medarbetare anställs läggs uppgifter om denne in i HR-systemet. Men uppgifter om medarbetaren måste också läggas in i verksamhetsystemet som till exempel personuppgifter och anställningsuppgifter som typ av anställning. Det bli med andra ord ett dubbelarbete.
En övergripande synpunkt från de kommuner som svarat är att HR-systemet ska var master för anställningsuppgifter och försörja övriga system som har behov av dessa uppgifter. Då behövs, vilket inte finns idag, en integration till verksamhetssystemet där verksamhetsspecifik information ska kunna fyllas på, till exempel ämnen läraren undervisar i och under vilken period. Därigenom kommer dubbelarbete och risk för felaktigheter att minska betydligt. Ett exempel på detta kan vara om en person går ner i tid och detta anmäls till och registreras i personalsystem men motsvarande information kommer inte in i verksamhetssystemet. Integration mellan verksamhetssystem och HR-system möjliggör också mer automatisering av konteringsuppgifter av personalkostnader då medarbetares anställningar ska fördelas mellan olika kostnadsställen. En integration skulle kunna innebära att kontering sker automatiskt utifrån tjänstefördelning alternativt schema. Integration mellan verksamhetssystem och HR-system möjliggör också mer automatisering med användarbehörigheter till olika system. Vi vill helt enkelt att den anställde ska kunna få singel sign on och rätt behörighet under rätt period. Detta vill vi ska ske genom att uppgifter från personalsystemet skickas till behörighetssystemet för respektive system (exempelvis verksamhetsystem, schemasystem, lärplattform etc). Tittar vi framåt inom området så kommer det med stor sannolikhet uppstå behov av integrationer mellan HR-system, verksamhetssystem och andra system bl a inför kommande krav på hantering av lärarlegitimation med mera. Beslutsstödssystem Kommunerna använder sig till största delen av Hypergene eller Qlikview. Flera kommuner har ännu inget beslutsstödssystem men har planer på att införskaffa ett sådant. I takt med att fler kommuner skaffar beslutsstödsystem kommer stora behov att uppstå av fungerande integrationer. Integrationer som saknas mellan verksamhetssystem och beslutsstödssystem Integrationer till ett beslutsstödssystem bygger själklart dels på uppgifter från ekonomisystem och personalsystem. Men verksamhetssystemet är också en väsentlig del av ett väl fungerande beslutsstöd. Hit hör till exempel barn- och elevuppgifter, betygsuppgifter, nationella prov, frånvaro, organisation. Uppgifter till ett beslutsstödssystem inom skolan behöver således tas från minst tre olika system. De kommuner som har beslutstödssystem ger uttryck för att de saknar integrationer mellan beslutsstödssystemet och verksamhetssystemet. Huruvida detta beror på att systemens funktionalitet eller hur långt kommunerna kommit i användningen av beslutsstödssystemen går inte att utläsa av enkätsvaren. Skolhälsovård Lejonparten av kommunerna har systemet PMO. Några få kommuner använder annat system. Integrationer som saknas mellan verksamhetssystem och skolhälsovård Idag saknas integration av alla elevrelaterade uppgifter som journalsystemet behöver som till exempel elevuppgifter, klassuppgifter, klassuppflyttningar, när elever som börjar/slutar. Registrering sker idag i två system vilket leder till onödiga kostnader, mer administration och risk för fel.
Övriga integrationer som saknas Koppling mellan befintlig e-tjänst och verksamhetsystem. Tidregistering för förskolan kopplat till verksamhetssystemet. System för skolskjutsar kopplat till verksamhetssystem. Lärarnas behörighet kopplat till verksamhetssystem. Sambruk 2013-11-07 Peter Dacke Projektledare Sambruk