Fastighetsavdelningen

2013-05-15 1 (5) Verksamhetsberättelse och delårsbokslut för första tertialet (januari-april) 2013. Fastighetsavdelningen. Fastighetsavdelningens uppdrag finns fastställt i Järfälla kommuns fastighets- och lokalpolicy. Avdelningen arbetar gentemot en årlig beställning från Kommunstyrelseförvaltningen som mer i detalj fastställer avdelningens uppdrag inför kommande år. Resultat tertial 1: Mnkr Budget 2013-04-30 13-04-30 12-04-30 Prognos 13-12-31 2012 Externa intäkter 26 139 30 190 27 790 78 426 87 153 Interna intäkter 112 726 113 169 98 255 338167 313 963 Summa Intäkter 138 864 143 359 126 046 416 593 401 116 Kostnader exkl kapitalkostnad -93 917-90 432-86 087 273 056 259 171 Kapitalkostnad -47 846-48 230-43 139 143 537 135 570 Summa kostnader -141 763-138 662-129 226 416 593 394 741 Nettokostnad Kommunbidrag Resultat -2 899 4 697-3 180 0 6375 Kommentar till resultatet: Inre underhåll. + 1,2 mnkr. Kostnader väntas till sommaren/hösten Periodiskt underhåll + 3,5 mnkr. Kostnader väntas till sommaren/hösten Periodiskt underhåll, kulturhusen + 0,6 mnkr. Kostnader väntas till sommaren/hösten Hyresöverskott + 1,8 mnkr Fastighet gemensamt + 1,3 mnkr Värme och vatten +1,1 mnkr Evakueringspaviljonger 1,1 mnkr Snöröjning och halkbekämpning 2 mnkr Elförbrukning, ökad elförbrukning pga. Kall vår 1,4 mnkr Kapitalkostnader - 0,4 mnkr @BCL@B804EE9E.docx Bygg- och miljöförvaltningen Besöksadress: Riddarplatsen 5, plan 11 Fastighetsavdelningen Postadress: 177 80 JÄRFÄLLA Björn Sundblad, Chef Telefon växel: 08-580 285 00 Telefon: +46-8-58028857 (direkt) E-post: kommunstyrelsen@jarfalla.se Webbplats: www.jarfalla.se Fax: +46-8-58028782 Organisationsnummer: 212000-0043 Postgiro: 30918-7 Bankgiro: 239-2082

2013-05-15 2 (5) Avdelningen har haft högre vinterkostnader än budgeterat på grund av den kalla och snörika inledningen av året. Många underhållsprojekt har upphandlats och kommer att genomföras under sommaren och kommer då att belasta resultatet. Avdelningen har genomfört diskussioner om kommunens ekonomiska läge och har en beredskap för att möta olika eventuella extraordinära händelser. Väsentliga personalförhållanden Avdelningen har förstärkt kompetensen genom ytterligare rekryteringar. Tjänsten som entreprenadupphandlare som varit vakant under slutet av 2012 har återbesatts. Tjänsten som bostadsförvaltare som under 2012 fyllts av flera olika vikarier har återbesatts. En ny projektledare bygg, ny arbetsledare för Driftservice samt en ny vaktmästare i Posthuset har påbörjat sina anställningar. Tre vikarier för föräldralediga medarbetare har rekryterats. Miljöarbete: Fastighetsavdelningen arbetar aktivt för att vara en miljömedveten hyresvärd Under första tertialet 2013 har: Den digitala lagkravsförteckningen som tagits fram börjat fungera som underlag för det fortlöpande arbetet. Den digitala kemikalieförteckning som är vårt underlag i arbetet för att fasa ut skadliga kemikalier använts i pågående kemikaliearbete. Köldmedieinventeringen som genomförts av samtliga byggnader har utgjort underlag för förändrade arbetsrutiner. Fortsatta marksaneringar vid Jakobsbergsskolan genomförts och en kostnadsuppskattning för en total sanering av hela området tagits fram. Ett åtgärdsprogram har tagits fram för ett antal miljöinventerade byggnader. Avdelningen arbetat med miljöklassning i fem nybyggnadsprojekt. Miljöplan för rivningar använts i alla rivningsprojekt. Inom förvaltarenheten en belysningspolicy för fastighetsmark tagits fram för att systematiskt arbeta med energibesparingar och god utebelysning. Avdelningen beställt upphandling av el-bilar till personalen inom driftservicegruppen med tillhörande laddningsstationer. Viktiga händelser: Fastighetssystem Fastighetsavdelningen hanterar en mängd information men har länge saknat ett enhetligt fastighetssystem och ett nytt upphandlades under förra året. Under perioden har ett intensivt arbete pågått för att sätta systemet i drift och fylla det med information inför uppstarten av systemet i slutet av året. En extraanställd medarbetare arbetar bland annat med genomgång av alla hyreskontrakt. Arbetet går bra och följer tidplanen. Upphandlingar Problemen att få in anbud har minskat. Avdelningen har arbetat aktivt för att få in fler anbud och har bland annat annonserat upphandlingar i Dagens Nyheter. Ett stort antal upphandlingar har genomförts och vi har fått in bra anbud. Inga överklaganden av upphandlingar har gjorts.

2013-05-15 3 (5) Inre underhåll Under årets första 4 månader har omfattande inre underhåll utförts på Högby förskola, Högbyskolan, Järfälla lärcentrum, Lasse Maja förskola, Teknikvägens förskola, Tallbohovskolan och Vattmyra förskola. I samband med dessa ytskikts renoveringar, som håller på att slutföras, har det även i förekommande fall gjorts armaturbyten, el och larm arbeten, dörrbyten, stamrengöring och stamrenoveringar, saneringsinsatser, akustikåtgärder samt ombyggnation och anpassning av lokaler inom ramen för attraktiva studiemiljöer. Målning av korridorer och klassrum avslutades dessutom på Källtorpskolan i början av året. Projektering av inre underhåll m.fl. åtgärder pågår på Askungens förskola (även Attraktiva Studiemiljöer), Björkebyskolan (klinkergolv), Barkarbyskolan (matsalsgolv), Mötesplatsen Barkarby, Gruppbostad Valnötsvägen 2, Centralförrådet (klinkergolv) och Jakobsbergs gymnasium (aulans innertak). Upphandling av renovering av toaletter och duschutrymmen på Jakobsbergs sporthall, Järfälla ishall och Tallbohovskolans hus C till ett värde av 1,45 miljoner kr har precis slutförts. Periodiskt underhåll Förutom en mängd mindre underhållsåtgärder som genomförs under året har det i det yttre periodiska underhållet 7 skolor och förskolor fått tak renoverade eller bytta. Bland annat renoveras tak på Ulvsättraskolan, Barkarbyskolan och Skälby förskola. Större målningsarbeten utförs på ett flertal skolor och förskolor, bland annat målas hela Fäbodens förskola om, resterande ca 50 % av Fjällenskolan och Aspnässkolans hus G. Under året genomförs även en ytskiktsrenovering av köket på Kvarns förskola, byten av avdelningskök på förskolor i samband med övriga inre underhållsåtgärder. Verksamhetsmått/Volymer/Nyckeltal Järfälla Kommuns fastighets- och lokalpolicy ställer upp effektmål för Fastighetsavdelningen: Energiförbrukningen i kommunens verksamhetslokaler ska årligen minska. Andelen hyresgäster i kommunala verksamhetslokaler som är nöjda med kommunens förvaltning av lokalerna ska öka. Energiförbrukning Energibesparande åtgärder som har genomförts eller påbörjats under det första tertialet: Projektering och upphandling av entreprenad för Järfällavallen: värmeåtervinning till konstgräsplan från kylmaskiner i Ishallen istället för fjärrvärme. Projektering och upphandling av entreprenad för Jakobsbergskolan: installation av bergvärmepumpar i Jakobsbergskolan. Anpassning av undercentralen för projektet: rivning av gamla oljepannor, indragning av el-servisledning mm. Återställning av vssystem till 65-45 C för bättre funktion. Installation av nya moderna ventilationsaggregat med värmeåtervinning i Nibbleskolan, Ishallen, Gårds förskola.

2013-05-15 4 (5) Projektering inför konvertering av värmesystem i Askungenförskolan: direktverkande eluppvärmning skall konverteras till vattenburet med bergvärmepumpar. Renovering av värmesystemen i Tallbohovskolan, Snapphanens förskola, Fjällenskolan med nya termostater, ventiler, shuntgrupper och cirkulationspumpar för bättre värmeavgivning och energieffektivisering. Installation av avgasare på ventilationsåtervinningen på aggregaten TA 21,TA 22 i Viksjöskolan för att spara energi. Nöjda hyresgäster Fastighetsavdelningen genomför vart annat år en kundundersökning, Nöjd Kund Index. Undersökningar gjordes i oktober 2010 och oktober 2012. Undersökningen olika delar görs på 30-50 jämförbara kommunala fastighetsorganisationer. Resultatet av den senaste undersökningens positiva resultat har diskuterats och analyserats på avdelningens vårkonferens och avdelningen har pekat ut behovet av att organisationen ska ha ett ännu tydligare kundfokus och att vara mer serviceinriktade gentemot våra hyresgäster. Ett antal delområden har pekats ut där avdelningens olika arbetsgrupper kommer fördjupa diskussionerna under året. Beslut har fattats om att från hösten förlänga telefontiderna på felanmälan. Investeringsredovisning: Investeringsprojekt Status januari april 2013: Marksanering PCB vid Barkarbyskolan påbörjas efter tjällossning. Framtagande av åtgärdsplan marksanering för hela skolområdet vid Jakobsbergskolan pågår. Nytt passagesystem i Centralförrådet och Posthuset, nytt brandlarm i Mjölnarens förskola, nytt utrymningslarm i Centralförrådet, utökat inbrottslarm Barkarby bibliotek och nytt brandlarm i Snapphanens förskola och Askungens förskola. Nytt brandlarm på gruppboendet på Arrendev 27. Nya trygghetslarmssystem till 7 äldreboenden. Utredning, planering, projektering för upphandling av ny terminalbyggnad för sopsugsanläggning i Barkarbystaden, ny förskola/skola Barkarbystaden, rivning av växthusen vid Björkeby, tillbyggnad av Neptuniskolan, värmepumpanläggning Graningevallen, bergvärmeanläggning Jakobsbergskolan, temporär förskola Barkarbystaden, bostäder för särskilt boende vid Fornvägen, ny parkeringsplats vid Viksjö IP, nytt golv i Viksjö Sporthall, tillbyggnad av Olovslundskolan, Ulvsättraskolan och Allmogens förskola, motionsspår i Veddesta, ny aula Fjällenskolan, tillträde för föreningslivet till ett antal samlingslokaler och återuppbyggnad av Kopparvägens förskola. Byggnation av ny multisportarena vid Björkebyskolan, ny belysning vid Strömvallen, motionsspår Granskog, ny ersättningsbyggnad Kallhäll 4H Ulvsättra gård, tillbyggnad av Nibbleskola för Växthuset, nytt lusthus/pergola samt ombyggnad av Nibblegården till klassrum vid Engelska skolan, renovering och ombyggnad av Tallbohovskolans expedition pågår. Arbete med miljöklassning, nivå Guld, avseende nya brandstation pågår. Orions förskola och Vattmyraskolans tillbyggnad har färdigställts och tagits i bruk. Planeringen för ny simhall har återupptagits i form av s k konkurrenspräglad dialog. Återuppbyggnad av Kopparvägens förskola har påbörjats.

2013-05-15 5 (5) Kulturbyggnader Fastighetsavdelningen förvaltar cirka 130 kulturbyggnader och reglerings- och saneringsfastigheter. Förvaltning och investeringar i dessa byggnader sker i enlighet med Strategi avseende kommunägda kultur- och äldrebyggnader (Dnr Kst 2011/306) Under första tertialet 2013 har vi arbetat med följande: Vård och underhållsplaner för Säby gård och Görvälns slott. Stamrenovering på huvudbyggnaden Säby Gård. Målning av fasader och fönster på Säby gård kafé. Utredning av renovering/nybyggnation av stall på Säby. Renovering av skorsten på Granskog. Omläggning av tak på Görvälns stallbyggnad Montering av åskledare på Säby gårds huvudbyggnad. Översyn av elinstallationer på tre byggnader på Ängsjö. Framtagande av förfrågningsunderlag för upphandling av hyresgästanpassning i hus 226 på F8-området. Restaurering av tapeter och ramverk i Galleriet på Säby gårds huvudbyggnad. Administrativa frågor med anledning av förvärvet av fastigheten Stäket 3:1, brovaktarstugan. Projektekonomi Den totala årsbudgeten för fastighetsinvesteringar är i år 439 mnkr varav nedlagda kostnader under det första tertialet är 51,2 mnkr. Prognostiserat utfall för helåret är idag 263,5 mnkr. Utfallet är i huvudsak beror på vilka faser de större projekten befinner sig i. Större prognostiserade avvikelseavvikelser finns för Ängsjö motionscentral +7,0 mnkr, Förskola/skola i Barkarbystaden +56,3 mnkr, tillbyggnad Neptuniskolan +20,5 mnkr, 120 skolplatser F-5 i Kallhäll +14,5 mnkr, Nya skolplatser 6-9 i centrala Jakobsberg -3,0 mnkr, Fornvägen +18,7 mnkr, Kopparvägens förskola +24,0 mnkr samt Olovslundsskolan +33,5mnkr. Björn Sundblad Chef Fastighetsavdelningen