Samkommunfullmäktige Kuntayhtymän valtuusto Föredragningslista Esityslista 2/2013
KUNTAYHTYMÄN VALTUUSTO SAMMANTRÄDESKALLELSE KOKOUSKUTSU Sammanträdesnummer Kokousnumero 2/2013 Sammanträdestid / Kokousaika Måndag/maanantai kl. 10.00 Sammanträdesplats / Kokouspaikka Optima, Trädgårdsgatan/Puutarhakatu 30, "Mässkär" Beslutande / Päättäjät: Forsman Bo Hiltunen Risto Holmqvist Karl-Johan Rönnback Ulrica Sundqvist Carola Vikström Mona Smedman Rainer Timonen Marlén Backman Inger Hansén Nina Hjulfors Andreas Björkman Roy Sourander Ulf Ståhlberg Stefan Fagerholm Niclas Holmqvist-Nybacka Karin Sandberg Henrik Jakobstad Karleby Kronoby Larsmo Nykarleby Vörå Pedersöre Övriga närvarande / Muut: Holmgård Kenneth, skst ledamot Kortell Gustav, skst ledamot Björkman Åsa, skst ledamot Sourander Ulf, skst ledamot Forsander Tuula, skst ledamot Kull Bjarne, skst ledamot Englund Inger, skst ledamot Uusitalo Arja,skst ledamot Snellman Mikael, skst ledamot Ede Rabbe, direktör Sjölund Tiina, förvaltningsdirektör Gripenberg Max, rektor Forsman Anna-Lena, biträdande rektor Pitkäkangas Ann-May, biträdande rektor Käld Ann, pedagogisk utvecklingschef Snellman Sixten, rektor Nyman Rune, chef Lundström Tage, personalrepresentant Palm Maria, f.d. revisionsnämndens ordförande Paragrafer / Pykälät 9 16 Sammankallare Koollekutsuja Henrik Sandberg Ordförande Puheenjohtaja Tiina Sjölund Förvaltningsdirektör Hallintojohtaja
KUNTAYHTYMÄN VALTUUSTO Sammanträdestid / Kokousaika Sammanträdesplats / Kokouspaikka FÖREDRAGNINGSLISTA ESITYSLISTA 2/2013 Måndag/maanantai kl. 10.00 Optima, Trädgårdsgatan/Puutarhakatu, "Mässkär" ÄRENDEN: Sida i protokollet 9 Sammanträdets öppnande / Kokouksen avaaminen 1 10 Verkställes namnupprop och fastställande av röstlängd för 1 sammanträdet / Nimenhuuto ja kokouksen ääniluettelon vahvistaminen 1 11 Laglighet och beslutförhet / Laillisuus ja päätösvaltaisuus 2 12 Val av protokolljusterare / Pöytäkirjan tarkastajat 2 13 Val av revisionssamfund för åren 2013-2016 3 14 Revisionsnämndens utvärderingsberättelse för år 2012 5 15 Godkännande av bokslut för år 2012 6 16 Personalrapport 2012 11
1 9 Sammanträdets öppnande / Kokouksen avaaminen Sammanträdet öppnas. 10 Verkställes namnupprop och fastställande av röstlängd för sammanträdet / Nimenhuuto ja kokouksen ääniluettelon vahvistaminen Hänv. Förteckning Samkommunstyrelsen föreslår: Att samkommunfullmäktige fastställer röstlängden.
2 11 Laglighet och beslutförhet / Laillisuus ja päätösvaltaisuus Samkommunstyrelsen föreslår: Kallelse till samkommunfullmäktiges sammanträde skall tillställas medlemmarna i samkommunfullmäktige och samkommunstyrelsen samt medlemskommunernas kommunstyrelser minst fyra dagar före sammanträdet. Samkommunfullmäktige är beslutsför, då minst två tredjedelar (2/3) av medlemmarna är närvarande och då de företräder minst hälften av det sammanlagda röstetalet för samtliga medlemmar. Kallelse och föredragningslista till detta sammanträde har genom postens förmedling sänts måndagen den 17.6.2013. Att samkommunfullmäktige konstaterar att sammanträdet är lagenligt sammankallat och med hänsyn till antalet närvarande fullmäktigemedlemmar även beslutfört. 12 Val av protokolljusterare / Pöytäkirjan tarkastajat Samkommunstyrelsen föreslår: Att samkommunfullmäktige utser två protokolljusterare och fastställer att protokollet justeras tisdagen den 25 juni kl. 10.00 vid samkommunens kansli.
3 13 Val av revisionssamfund för perioden 2013-2016 Beslutsförslag: Revisionsnämnden Kommunallagen 72 stadgar: För granskning av förvaltningen och ekonomin väljer fullmäktige en eller flera revisorer som utför sitt uppdrag under tjänsteansvar. Revisorerna kan väljas för granskning av förvaltningen och ekonomin för högst sex räkenskapsperioder. Revisorerna ska vara personer eller samfund som godkänts av revisionsnämnden för den offentliga förvaltningen och ekonomin (OFR-revisor eller OFR-samfund). Samfundet ska förordna en OFR-revisor till ansvarig revisor. Om ett samfund inte väljs till revisor och om endast en revisor väljs, ska minst en revisorsersättare väljas. På revisorsersättaren tillämpas vad som föreskrivs om revisor. Fullmäktige kan entlediga en revisor under mandattiden. En revisor kan lämna sitt uppdrag under mandattiden genom att meddela fullmäktige detta. Särskilda bestämmelser gäller för OFR-samfund. (15.6.2012/325). Revisorerna skall ges förutsättningar att verkställa revisionen på ett oberoende sätt. Om det inte finns förutsättningar för en sådan revision, skall revisorerna vägra ta emot uppdraget eller avstå från det. Revisorerna skall senast före utgången av maj med iakttagande av god revisionssed granska räkenskapsperiodens förvaltning, bokföring och bokslut. Optima samkommunfullmäktige beslöt den 17.12.2012 18, genom ändring av förvaltningsstadgan, att samkommunfullmäktige på framställning av revisionsnämnden för granskning av förvaltningen och ekonomin väljer en OFRrevisor och en OFR-revisorsersättare eller alternativt ett OFR-samfund för högst sex räkenskapsperioder. Revisionsnämnden beslöt den 08.01.2013 i samband med uppgörandet av anbudsbegäran att anbud begärs för mandatperioden 2013-2016, dvs. fyra år. Vid upphandlingen har Optimas anvisningar för offentlig upphandling (24.8.2011) följts. Totalvärdet för upphandlingen beräknades underskrida gränsvärdet, 30.000 euro, för nationell upphandling. Anbudsbegäran skall enligt anvisningarna sändas till 3-5 leverantörer. Anbudsbegäran, som behandlades av revisionsnämnden den 08.01.2013, sändes till BDO Audiator Ab, Ernst & Young samt KPMG. Anbudstiden utgick den 20.02.2013. Inom utsatt tid inlämnades anbud av BDO Audiator Ab. Handlingarna i anslutning till upphandlingen finns till påseende vid revisionsnämndens och samkommunfullmäktiges möten. föreslår att samkommunfullmäktige väljer OFR-samfundet BDO Audiator Ab till revisionssamfund för Optima samkommun för mandatperioden 2013-2016 i enlighet med den givna offerten.
4 Rev.nmd 19, 4.6.2013 Revisionsnämnden: Revisionsnämnden godkände förslaget. Paragrafen justerades omedelbart. - - - - - - Val av revisionssamfund Anbudshandlingarna finns till påseende vid mötet. Revisionsnämndens beslutsförslag: föreslår att samkommunfullmäktige väljer OFR-samfundet BDO Audiator Ab till revisionssamfund för Optima samkommun för mandatperioden 2013-2016 i enlighet med den givna offerten.
5 14 Revisionsnämndens utvärderingsberättelse för år 2012 Hänv.: bilaga 1 Utvärderingsberättelse Revisionsnämnden 14, 14.5.2013 Revisionsnämndens beslutsförslag: Samkommunfullmäktige antecknar revisionsnämndens utvärderingsberättelse för år 2012 för kännedom.
6 Dnr [83/2013] 15 Godkännande av bokslut för år 2012 Hänv.: bilaga 2 Bokslut Förvaltningsdirektören: Allmänt Bokslutet och den verksamhetsberättelse som är en del av bokslutet bör ge riktiga och tillräckliga uppgifter om verksamheten och ekonomin. Bokslutets centrala mål är därför att mäta hur samkommunens ekonomiska mål och verksamhetsmål har uppfyllts. I klartext betyder detta att samkommunens resultat, resultaträkningens, balansräkningens och finansieringsanalysens nyckeltal samt de nyckeltal som mäter verksamheten utgör stommen i bokslutet. Bokslutet skall godkännas av samkommunstyrelsen före utgången av mars månad och behandlas i samkommunfullmäktige före utgången av juni månad. Bokslutet undertecknas av samkommunstyrelsen tillsammans med samkommunens direktör. Efter underskrifterna görs revisorernas anteckning. Bokslutets innehåll De bokslutshandlingar som samkommunen publicerar bör innehålla resultaträkning, balansräkning, finansieringsanalys och bilageuppgifter (noter) till dem, samt en tablå över budgetutfallet och en verksamhetsberättelse (bokföringslagen kap 3 1; kommunallagen 68). Till bokslutshandlingarna hör dessutom specifikationer till balansräkningen och noterna (bokföringslagen 3 kap. 13). Dessa är samkommunens interna handlingar och publiceras inte. Revisionen av bokslutet Bokslutshandlingarna överlåts till revisorerna och revisionsnämnden för utvärdering. Revisionsnämnden bör utge en revisionsberättelse till samkommunfullmäktige före utgången av maj månad. Revisionsberättelsen och revisionsnämndens utvärderingsberättelse ingår inte i bokslutshandlingarna utan framförs till samkommunfullmäktige som en separat bilaga till bokslutet och verksamhetsberättelsen.
7 Sammandrag över bokslutet: 1. Överskottet Resultatsammandraget, som visar jämförelse med utfallet år 2011, innefattar endast externa intäkter och kostnader: Resultatsammandrag, 1000 2012 2011 ändring Intäkter 22 281 20 762 1 519 Kostnader -20 937-19 295 1 642 Verksamhetsbidrag 1 344 1 467-123 Årsbidrag 1 166 1 323-157 Resultat 252 197 252 ökn./minsk. avskrivn.differens 109 109 0 Nedskrivning Periodens överskott 362 306 56 Överskottet, som uppgår till 361.702,18 euro, överförs till balansen som ökning av eget kapital. 2. Finansieringen Samkommunens totala kassaflöde, dvs. förändringen av kassamedel, år 2012 var + 251.000 euro som följd av de finansiella transaktionerna i samband med försäljningen av aktierna i OptiPark Ab. Investeringarnas interna finansieringsgrad (165 %) visar att vi klarade av att finansiera de under året förverkligade investeringarna med årsbidraget. Samkommunens långfristiga lån amorterades med 375.000 euro. De likvida medlen ökade med 2,2 milj. euro jämfört med året innan. Likviditeten vid årsskiftet var 67 dagar. 3. Skulder och tillgångar Balansens slutsumma är 22,766 milj. euro. Samkommunens lån 31.12.2012 består av a) egna lån för att finansiera samkommunens investeringar (3,58 milj. euro) b) investeringslån som samkommunen upptagit men kommunerna betalar (37.000 euro). Medlemskommunernas amorteringar på dessa lån höjer grundkapitalet. c) kortfristigt kassalån för att garantera likviditeten (500.000 euro)
8 Den relativa skuldsättningsandelen är 28,5 %. Det ackumulerade överskottet uppgår till 6,092 milj. euro. Grundkapitalets andel av balansens slutsumma var 35 % vid årets slut. 4. Budgetutfall driftsbudgeten I budgetutfallet ingår både interna och externa intäkter och kostnader. Intäkterna från verksamheten blev 405.000 euro = 2,2 % högre än de budgeterade. Budgetjämförelse, intäkterna: 1 000 BU-12 BS-12 diff % Enhetsprisintäkter 18 824 19 313 489 2,6 Övriga försäljningsintäkter 1 769 1 802 33 1,9 Avgiftsintäkter 506 539 33 6,6 Understöd och bidrag 858 663-195 -22,7 Övriga verksamhetsintäkter 241 261 20 8,1 Förändring i lager 25 25 Kostnaderna för verksamheten översteg de budgeterade med 260.000 euro = 1,3 %. Budgetjämförelse, kostnaderna: 1 000 BU-12 BS-12 diff % Löner och arvoden 9 729 10 151 423 4,3 Pers.bikostnader 2 910 2 611-300 -10,3 Köp av tjänster 4 589 4 453-137 -3,0 Köp av material mm. 2 664 2 940 277 10,4 Understöd och bidrag 168 169 2 1,0 Övriga verksamhetskostnader 939 936-3 -0,3 Samkommunens verksamhetsbidrag på 1.344.000 euro överskred det budgeterade med 145.000 euro ( = 12 % bättre än budgeterat). Verksamhetsbidraget täcker avskrivningarna och de finansiella posterna. De finansiella posterna uppgick till -178.000 euro (budgeterat -180.000 euro), vilket till största del utgörs av räntan på grundkapitalet till medlemskommunerna (158.600 euro). Den allmänna räntenivån har under året varit fortsättningsvis låg. Avskrivningarna uppgick till 914.000 euro, vilket är 25.000 euro mindre än budgeterat.
9 Budgeten utgick från ett överskott på 190.000 euro. Samkommunens resultaträkning uppvisar ett överskott som är 362.000 euro vilket är 172.000 euro mer än budgeterat. 5. Budgetutfall investeringsbudgeten Budgeterade investeringskostnader 1 542 950 Förverkligade investeringskostnader 706 962 Differens 1 035 988 6. Räkenskapsperiodens resultat Räkenskapsperiodens resultat är 252 002,62 euro. Efter ökning av avskrivningsdifferenserna bildas räkenskapsperiodens överskott enligt följande: Räkenskapsperiodens resultat 252 002,62 Ökning av avskrivningsdifferenserna -109 699,56 Räkenskapsperiodens överskott 361 702,18 Föreslås att överskottet överförs till balanskontot över/underskott från tidigare år. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Beslutsförslag: Samkommunstyrelsen besluter föreslå för samkommunfullmäktige att 1) räkenskapsperiodens resultat den 31.12.2012 fastställs till 252.002,62 euro 2) överskottet, efter ökningen av avskrivningsdifferenserna, är 361.702,18 euro 3) överskottet överförs till balanskontot över/underskott från tidigare år Samkommunstyrelsen besluter vidare att 1) underteckna bokslutet för år 2012 och överlämna handlingarna till revisorerna för granskning 2) överlämna bokslutet vidare för behandling i samkommunfullmäktige, efter revisionsnämndens beredning.
10 Skst 38, 26.3.2013 Samkommunstyrelsen: Samkommunstyrelsen godkände förslaget. _ Godkännande av bokslut 2012 Hänv.: bilaga 2 Revisionsberättelse bilaga 3 Bokslut och verksamhetsberättelse för år 2012 Revisionsnämnden : Revisor Anders Lidman förordar i revisionsberättelsen att bokslutet godkänns och att de redovisningsskyldiga beviljas ansvarsfrihet för den granskade räkenskapsperioden. Revisionsnämnden beslöt den 14.5.2013 att Beslutsförslag: - ge revisionsberättelsen för kännedom till samkommunfullmäktige - föreslå för samkommunfullmäktige att bokslutet för år 2012 godkänns och att medlemmarna i samkommunstyrelsen och övriga redovisningsskyldiga beviljas ansvarsfrihet för räkenskapsperioden 1.1 31.12.2012 Samkommunfullmäktige 1. tar del av bokslutshandlingarna (bilaga 3) 2. tar del av revisionsberättelsen (bilaga 2) och antecknar den för kännedom 3. beslutar godkänna bokslutet 4. beslutar bevilja medlemmarna i samkommunstyrelsen och övriga redovisningsskyldiga ansvarsfrihet för räkenskapsperioden 1.1 31.12.2012
11 16 Personalrapport 2012 Dnr [211/2013] Hänv.: bilaga 2 Personalrapport Förvaltningsdirektören: Beslutsförslag: Skst 73, 27.5.2013 Samkommunstyrelsen: Inom Optima samkommun arbetade vid årets slut sammanlagt 288 personer, med en medelålder om 45,4 år. Utbetalade löner och arvoden inkl. personalbikostnader under året uppgick till 20.937 euro, vilket är 61,0 % av de totala verksamhetskostnaderna. Den genomsnittliga sjukfrånvaron var 12,0 dagar/anställd. Ytterligare uppgifter om personalen framgår ur bilagan. Rapporten har presenterats för samkommunens samarbetsdelegation 21.5.2013. Beredning: förvaltningsdirektör Tiina Sjölund, e-post:tiina.sjolund@optimaedu.fi Samkommunstyrelsen föreslår att samkommunfullmäktige godkänner personalrapporten för år 2012. Samkommunstyrelsen godkände förslaget. _ Personalrapport 2012 Hänv.: bilaga 4 Personalrapport 2012 Samkommunstyrelsens beslutsförslag: Samkommunstyrelsen föreslår att samkommunfullmäktige godkänner personalrapporten för år 2012.