OMBYGGNAD OCH RENOVERING AV BARNAVDELNINGEN ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER FÖR KONSULTUPPDRAG

OMBYGGNAD OCH RENOVERING AV BARNAVDELNINGEN ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER FÖR KONSULTUPPDRAG 09.01.2015 1

B B1 B2 B3 BESTÄLLARINFORMATION ORIENTERING OM BESTÄLLARENS VERKSAMHET Ålands hälso- och sjukvård beslutat inleda projekteringen för ombyggnad och renovering av barnavdelningen. För ledning av arbetet har tillsatts en arbetsgrupp. ORIENTERING OM OBJEKTET Den befintliga byggnaden är en byggnad i 4 våningar samt källare, barnavdelningen finns på våning 1. Byggnaden är uppförd i olika etapper. Den äldre delen är från 1950-talet, den nyare delen byggdes 1987 och samtidigt gjordes ombyggnader på gamla delen. På våning 2-4 har gjorts ombyggnader och renoveringar i olika skeden. ORIENTERING OM PROJEKTET Projektet omfattar renovering och ombyggnad enligt bifogade ritningar och åtgärdsprogram. Avdelningens ventilation förnyas och kyla installeras. Avloppsstammar förnyas i samtliga våningsplan, se bifogade handlingar. Elinstallationer förnyas till största delen, se bifogade handlingar. B4 BESTÄLLARENS ORGANISATION FÖR PROJEKTET B4.1 Byggherre Ålands hälso- och sjukvård PB 1055 AX-22 111 Mariehamn B4.2 Beställare Samma som ovan. B4.21 Beställarens ombud För ledning av projektet har utsetts en arbetsgrupp enligt följande: Ordförande: Bengt Kalmer Mats Mattsson Gerd Stenwall Christian Johansson Projektledare/sekreterare: Elisabeth Rosenlöf B4.22 Beställarens handläggare Projektingenjör Elisabeth Rosenlöf Tel. 25184, e-post elisabeth.rosenlof@regeringen.ax B4.3 Utsedda konsulter MIRA Arkitektstudio Ab 2

Micko Koskinen B4.4 Utsedda entreprenörer B5 BEGREPP OCH FÖRKORTNINGAR U U1 UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER FORMER FÖR UPPHANDLING U1.1 Upphandlingsförfarande Konsultupphandlingen sker genom öppet förfarande enligt landskapsstyrelsens beslut om upphandling från 26 februari 2004. U1.2 Uppdragsform Sidokonsultuppdrag. U1.3 Ersättningsform Fast arvode samt timarvode för eventuellt tillkommande arbeten och för uppdrag som kontrollant under byggtiden. U1.4 Särskilda upphandlingsförutsättningar Under förutsättning att projektet genomförs kan uppdrag som kontrollant beställas i ett senare skede. U2 FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG U2.1 Tillhandahållande av förfrågningsunderlag Förfrågningsunderlag kan hämtas från www.ahs.ax/upphandlingar. U2.2 Förteckning över förfrågningsunderlag Följande handlingar utgör förfrågningsunderlag: KSE 1995 (bifogas ej) Dessa administrativa föreskrifter inklusive uppdragsspecifikationer 09.01.2015 Åtgärdsprogram, 09.01.2015 Installationer (VVS och el), 09.01.2015 Planritningar Checklista för anbud, 09.01.2015 U2.3 Kompletterande förfrågningsunderlag KFU publiceras på ÅHS hemsida. U2.4 Frågor under anbudstiden 3

Frågor under anbudstiden riktas till upphandling@ahs.ax senast 7 dagar innan anbudstiden utgår. Svar lämnas senast 6 dagar innan anbudstiden utgår. Frågor och svar publiceras på ÅHS hemsida. U3 ANBUDSGIVNING U3.1 Anbudets form och innehåll I anbudet skall följande anges: - fast arvode, arvodet anges i Euro, exkl. moms. - timarvode exkl. moms för eventuella tillkommande arbeten och kontrollantuppdrag - projektorganisation: huvudansvarig och övriga medarbetare - den huvudansvariges utbildning och erfarenhet - den huvudansvariges erfarenhet av liknande objekt och projekt, genomförda under de 5 senaste åren, referensobjekt - referenser med kontaktuppgifter för aktuella referensobjekt Separata anbud inbegärs för VVS- respektive elplanering. Följande bevis skall bifogas anbudet: (enligt lagen om beställarens utredningsskyldighet och ansvar vid anlitande av utomstående arbetskraft FFS2006/1233) - en utredning om huruvida företaget är infört i förskottsuppbördsregistret och arbetsgivarregistret samt i registret över mervärdesskatteskyldiga. (kan kontrolleras av den upphandlande enheten på www.ytj.fi om anbudsgivaren anger sitt FO nummer, gäller endast finska/åländska företag) - ett handelsregisterutdrag eller motsvarande uppgifter som erhålls från handelsregistret på något annat sätt. (från patent- och registerstyrelsen, eller för utländska företag likande myndighet) - intyg över att betalda skatter eller ett intyg över skatteskuld eller en utredning om en betalningsplan angående skatteskulden har gjorts upp. (från skattemyndigheten eller likande utländsk myndighet) - intyg över tecknande av pensionsförsäkringar samt över betalning av pensionsförsäkringsavgifter eller en utredning om att en betalning har ingåtts angående pensionsförsäkringsavgifter som förfallit till betalning, (från pensionsförsäkringsbolag för finska/åländska företag eller skattemyndighet eller likande myndighet för utländska företag) - en utredning om vilket kollektivavtal som skall tillämpas på arbetet eller om de centrala anställningsvillkoren 4

För utländska företag samt nystartade företag och företag under bildande skall motsvarande uppgifter bevisas. Om någon av uppgifterna är onödig eller omöjlig att få skall detta motiveras. U3.11 Huvudanbud Enligt förfrågningsunderlag. U3.12 Sidoanbud U3.13 Kompletteringar till anbud Anbudsgivare skall på begäran redovisa: - gällande ansvarsförsäkring - att man behärskar svenska språket i tal och skrift - tillgänglighet under ordinarie arbetstid U3.2 Anbudstidens utgång Anbud skall vara beställaren tillhanda senast 05.02.2015 kl.15.00. U3.3 Anbuds giltighetstid År 90 dagar. U3.4 Adressering Anbud skall vara Ålands hälso- och sjukvård tillhanda senast ovan nämnda datum. Ålands hälso- och sjukvård Upphandlingsavdelningen PB 1055 AX-22 111 Mariehamn Anbud lämnas i slutet kuvert, märkt Konsultuppdrag, Barnavdelningen. U4 ANBUDSÖPPNING Öppnande av anbud följer landskapsstyrelsens beslut om upphandling från 26 februari 2004. U5 ANBUDSPRÖVNING U5.1 Genomförande av anbudsprövning Anbudsprövning sker i två steg. Först prövas om anbudsgivaren motsvarar de krav som ställs och därefter prövas anbudet enligt givna kriterier. U5.2 Prövning av anbudsgivare Anbudsgivare/huvudansvarig skall: - ha för uppdraget erforderlig utbildning och kompetens 5

- ha erfarenhet av liknande objekt, minst tre, genomförda under de 5 senaste åren - ha erfarenhet av liknande projekt, minst tre, genomförda under de 5 senaste åren Med liknade objekt avses planering av offentlig miljö samt erfarenhet av ombyggnad och renovering. Med liknande projekt avses uppdrag som sidokonsult för upprättade av handlingar för upphandling av entreprenad. Referenser anges och beställaren kontaktar referenserna för en samlad bedömning av konsultens kvalitet på producerat material, leveranssäkerhet, tillgänglighet och samarbetsförmåga, konsultens tidigare arbete åt beställaren fungerar som referens. - ha för uppdraget erforderliga personella resurser - behärska svenska språket - vara tillgänglig under ordinarie arbetstid U5.3 Prövning av anbud Valet av konsult baseras efter kvalificering på lägsta pris. Beställaren förbehåller sig rätten att förkasta samtliga anbud om dessa inte anses tillräckligt förmånliga. U5.4 Meddelande om beslut efter anbudsprövning Samtliga anbudsgivare meddelas skriftlig om beslut. U6 BESTÄLLNING Konsultkontrakt tecknas på formulär RT 80252 S. Kontraktshandlingar utgörs av förfrågningsunderlaget. A AVTALSFÖRESKRIFTER Allmänna avtalsvillkor för konsultverksamhet, KSE 1995, gäller för uppdraget. Konsulten skall beakta att Åland har egen byggnadslagstiftning, Plan- och bygglag för landskapet Åland, Plan- och byggnadsförordning samt Landskapsförordning om Ålands byggbestämmelsesamling. I Ålands byggbestämmelsesamling ingår BBR (Boverkets byggregler) och BKR (Boverkets konstruktionsregler). Ålands byggbestämmelsesamling kommer inom kort att uppdateras, troligen under den tid projekteringen av barnavdelningen pågår. De gamla bestämmelserna fortsätter att gälla under en övergångsperiod och formellt är det dem vi följer. 6

Föreskrifter i de nya bestämmelserna kan dock tillämpas på konsultens inrådan eller enligt beställarens önskemål för att åtstadkomma ett bättre resultat. Befolkningsskyddet hör till rikets behörighet varför de finska bestämmelserna om befolkningsskydd är gällande. (Ej aktuellt för detta projekt.) All dokumentation och redovisning skall vara svenskspråkig. Likaså skall alla handlingar som projekteringens redovisningar hänvisar till vara svenskspråkiga. A1 PARTERNAS FÖRHÅLLNINGSSÄTT A1.1 Uppdragsgenomgångar En inledande genomgång (kontraktsförhandling) hålls innan kontrakt tecknas. Övriga möten hålls efter tidsplan som uppgörs gemensamt av beställare och konsult. A1.2 Förmåga Konsulten skall ha för uppdraget lämplig utbildning och kompetens samt ha erfarenhet av liknade projekt och objekt. Konsulten skall ha personella resurser för att kunna genomföra projektet enligt angiven tidsplan. A1.3 Ansvar, befogenheter Konsultansvar enlig KSE 1995. A1.4 Konsultens oberoende KSE 1995, 3.1.1 Konsulten skall såväl i ekonomiskt som annat avseende vara oberoende av leverantörer, tillverkare och entreprenörer. A1.5 Beställarens åtagande Beställaren tillhandahåller arkitektritningar i dwg-format. Övriga ritningar över befintlig anläggning levereras som pdf. A1.6 Sekretess A2 UPPDRAGETS OMFATTNING A2.1 Uppdragstyp Projekteringsarbete. A2.2 Skede Projekteringsskede. A2.21 Programskede Beställaren har uppgjort skissritningar och åtgärdsprogram. 7

A2.22 Förslagshandlingsskede Se uppdragsspecifikation. A2.23 Huvud-/Systemhandlingsskede /Bygghandlingsskede Se uppdragsspecifikation. A2.25 Byggskede Konsulten skall vid behov delta i projektgenomgång med antagen entreprenör samt biträda beställaren i tekniska och ekonomiska frågor med anknytning till projekteringsuppdraget. I uppdraget ingår att under byggtiden komplettera handlingarna beträffande brister och oklarheter. Konsulten skall under byggskedet vara tillgänglig för att besvara förfrågningar från anlitad entreprenör angående oklarheter i handlingarna. Utöver ovannämnda uppdrag åligger det konsulten att under byggtiden utvärdera eventuella förslag till alternativ utformning och eventuellt byte av föreskrivna produkter. Arbetet utförs mot timdebitering enligt givet anbud. A2.26 Förvaltningsskede Ingår inte i uppdraget. A2.3 Fackområde VVS- och elplanering. A2.4 Precisering av uppdragets omfattning Se uppdragsspecifikation. A2.41 Särskilda förutsättningar Projektet kommer att genomföras i två etapper. Medan den ena delen renoveras ska den andra användas av avdelningen. Konsulten ska beakta och planera eventuella tillfälliga lösningar pga detta. Byte av avlopp i våning 2-4 innebär ingrepp i utrymmen som är i drift och vissa som relativt nyligen är renoverade. VVS-konsulten ska bekanta sig med ritningar och kontrollera på platsen hur och i vilken ordning arbetena ska utföras. VVS-konsulten och beställaren gör gemensamma syner på plats. Synerna anpassas tidsmässigt till verksamheten och konsulten skall beakta att allt inte kan synas samtidigt utan arbetet kan kräva ett antal besök på platsen. A2.5 Myndighetskontakter Konsulten ombesörjer myndighetskontakter inom sitt fackområde. A2.6 Kostnadsstyrning av objektet 8

I uppdraget ingår att i förslagshandlingsskedet göra en kostnadsuppskattning samt att under det fortsatta arbetet svara för kostnadsstyrning och redogöra för ekonomiska konsekvenser av alternativa lösningar. A2.7 Möte i projektet Arbetsgruppen och konsultgruppen håller gemensamma möten på ÅHS. Mötena protokollförs. Möten hålls med ca 3 veckors intervall enligt tidsplan som uppgörs av beställaren i samråd med konsulterna. Möten hålls under sedvanlig arbetstid och konsultens närvaro är obligatorisk. Om konsulten är frånvarande utan att meddela eller utan annan giltig orsak kan detta medföra vite. (200 /möte) A2.8 Information A2.9 Datorstöd Vid uppgörande av ritningar i CAD skall CADSAMORNINGSMANUAL FÖR ÅLAND följas. Konsulten skall ha AutoCAD version 2010 eller nyare. Används annat CADsystem skall detta vara kompatibelt med nämnda AutoCAD version. Konsulten är ansvarig för att levererade ritningar är anpassade till AutoCAD. Distribution av dwg-filer och annat digitalt material sker via e-post. Filerna skickas även till beställaren. A2.10 Ritningar Ritningsformatet är genomgående A1. Objekt som inte ryms på A1-format delas. Ritningsarbetet utförs i AutoCAD s modelspace medan ritningsdefinitionsfiler skapas i paperspace. Varje projektör använder sin egen textruta. Orienteringsfigur skall finnas ovanför textrutan. Under projekteringstiden används ritningsformat A3. Konsulten bekostar kopiering för eget behov medan övrig kopiering bekostas av beställaren. A3 ORGANISATION A3.1 Konsultens projektorganisation Konsulten skall i anbudet redogöra för sin projektorganisation genom att ange huvudansvarig och övriga medarbetare. A3.11 Ombud A3.12 Underkonsulter Konsulten får anlita underkonsulter. Dessa skall först redovisas och godkännas av beställaren. För underkonsulter och övriga samarbetspartners skall anges en kontaktperson. Kontaktpersonen skall vara väl insatt i uppdraget och behärska svenska språket. A3.2 Kvalitetssystem, miljöledningssystem 9

A3.21 Kvalitetsplan, annan kvalitetssäkring Konsulten skall på begäran uppgöra förslag till kvalitetsplan för uppdraget. Kvalitetsplanen skall innehålla: - rutiner för egenkontroll - rutiner för kommunikation inom konsultens egen organisation samt till underkonsulter och beställare - revideringsrutiner A3.22 Kvalitetsrevision Beställaren har rätt att förrätta kvalitetsrevision om behov föreligger. A3.3 Samordning Konsulten ansvarar för att erforderliga uppgifter från övriga konsulter inhämtas. Konsulten är skyldig att leverera ritningar och uppgifter som övriga konsulter behöver för sitt arbete. A3.4 Möten i uppdraget Se A2.7 A4 GENOMFÖRANDE A4.1 Planering av uppdraget A4.2 Beställarens granskning av uppdraget Arbetsgruppen granskar handlingarna under projekteringstiden. Konsulten överlämnar producerat material i enlighet med tidsplan. Förslagshandlingsskedet avslutas med muntlig och skriftlig redovisning över föreslagna lösningar. Materialet inlämnas för granskning vid i tidsplanen angiven tidpunkt. Systemhandlingar och bygghandlingar skall likaså överlämnas till beställaren för granskning vid angiven tidpunkt. A5 TIDER A5.1 Tidsplan Beställaren uppgör tidsplan i samråd med konsulterna. A5.2 Uppdragsstart Uppdraget kan inledas så snart kontrakt tecknats vilket beräknas kunna ske i början av mars 2015. A5.3 Deltider A5.4 Färdigställandetid Uppdraget i sin helhet skall färdigställas till 30.09.2015. 10

A5.5 Vite vid försening Enligt KSE 1995 A6 ANSVAR A6.1 Ansvarstidens början A6.2 Skadeståndsskyldighet Enligt KSE 1995. A7 NYTTJANDERÄTT OCH ÄGANDERÄTT A7.1 Nyttjanderätt Resultatet av uppdraget kommer att användas vid upphandling av utförandeentreprenader. A7.2 Äganderätt Ritningsmaterial i form av cad-filer är efter projekteringens färdigställande beställarens egendom och skall överlämnas på CD-skiva. Beställaren har rätt att i framtiden använda dessa för byggnadens förvaltning i form av uppdatering, sanering om- och tillbyggnad mm. A7.21 Arkivering av handlingar Enligt KSE 1995. A8 RÄTT TILL UPPFINNING Enligt KSE 1995. A9 ERSÄTTNING A9.1 Arvode A9.11 Rörligt arvode A9.12 Fastarvode Uppdraget genomförs till fast pris, resor till möten skall ingå i priset. A9.2 Ersättning för ändringar och tilläggsarbeten I anbudet anges timarvode för eventuella tilläggsarbeten. Arvodet specificeras per personkategori. A9.3 Särskild ersättning A9.4 Ersättning för kostandsändring 11

A10 BETALNING A10.1 Betalningsplan Konsulten uppgör betalningsplan. Planen skall godkännas av beställaren. A10.2 Fakturering Fakturering sker till adress: Ålands hälso- och sjukvård Ekonomiavdelningen PB 1091 AX-22211 Mariehamn Märke: 510 A10.3 Förskott A10.4 Säkerhet A11 AVBESTÄLLNING, HÄVNING Enligt KSE 1995. A12 KONSULTANSVARSFÖRSÄKRING Konsulten skall ha gällande ansvarsförsäkring för verksamheten. A13 TVIST Enligt KSE 1995. 12