Ansvariga författare: Caroline Mårdh, Susanne Wickberg, Göran Karlström Version: 1.0 Fastställd: 2009-02-26 Gäller från: 2009-01-01 Exportera data till SIR med SIRXML 5.1 eller högre version Det är en grundförutsättning för alla kvalitetsregister att samtliga vårdtillfällen registreras och rapporteras till registret. SIR tillhandahåller inte registreringsprogram för lokalt bruk. Detta pga det redan finns flera olika på markanden. Lokala anpassningar skulle behövas samt att det skulle kräva en betydligt större organisation av SIR. SIR ställer dock krav på att inskickad data ska vara tolkningsbar och utan risk för förväxling, förvanskning eller feltolkning För att kunna rapportera data till SIR så behöver enheten minst rapportera enligt det grunddataset, se riktlinje Minimalt dataset, som innehåller grunddata för ett vårdtillfälle. Därefter rekommenderas att även rapportera övriga parametrar. Övriga parametrar är valfria för varje enskild enhet. Enheten anger i valideringsprogrammet vilka övriga parametrar utöver grunddatasetet som enheten vill rapportera. SIR fastställer rekommendationer och riktlinjer för en enhetlig registrering. SIR tillhandahåller också en rapporteringsmall (XML-specifikation) med både obligatoriska och frivilliga fält samt ett gratis valideringsprogram. XML-specifikationen används för att man på egna lokala enheten ska kunna skapa en XML-fil från sitt egna registreringsprogram. Valideringsprogrammet används för att ge en möjlighet att ange vilka parametrar enheten registrerar, för att komplettera och korrigera data före inrapportering, ange till vilken kvalitet enheten skickar in data och inte minst kan det vara till en hjälp att hitta ofullständiga rutiner för registreringar på lokala enheten. Om valideringen inte stämmer överens med satta valideringsparametrar och fält från XML-specifikationen får man vid validering kommentarer på tre olika nivåer Nivå 1 Måste åtgärdas. Förhindrar rent tekniskt att filen kan skickas in Nivå 2 Registreringar som bör åtgärdas. Filen kan skickas Nivå 3 Meddelande om någon ologiskhet som bör kontrolleras. Filen kan skickas Valideringsprogrammet innehåller funktioner för kryptering och för elektronisk filöverföring till SIR samt funktioner för dekryptering för filer som skickas från SIR till enheten tex mortalitetsuppföljning. Ett elektroniskt kvitto skickas via mail till avsändaren då data tagits emot av SIR. Data läses sedan in och en mer omfattande validering utförs av SIR där all data sorteras och märks utifrån kvalitet på varje enskilt vårdtillfälle. När data lästs in hos SIR skickas ytterligare ett kvitto till avsändaren med resultatet av inläsningen. Det är viktigt att avsändaren kontrollerar att dessa två kvitton kommer tillbaka inom några timmar och att då 1(9)
också ta del av resultatet. Det sistnämnda kvittot kan innehålla en fil med kommenterar som bör åtgärdas tex vårdtillfällen som ej kunnat läsas in. Om inte kvitton kommer har filen inte kommit till SIR. Filen kan då ha fastnat i brandväggar och virusskydd och inte kommit ut från det egna IT-nätverket. Detta har blivit ett ökande problem i samband med ökad ITsäkerhet inom landstingen och som SIR inte kan påverka. SIR rekommenderar regelbunden inrapportering helst veckovis men minst månadsvis. Skicka alltid data för en lång tid tillbaka i tiden. SIR rekommenderar att man alltid skickar hela innevarande år fram till dags datum och för hela föregående år (om valideringsprogram och aktuell registreringsstandard tillåter det). Man kan skicka samma vårdtillfällen upprepade gånger. SIR betraktar alltid senast inkomna data som den rätta och skriver därmed över tidigare inskickade vårdtillfälle om samma vårdtillfälle kommer igen. Detta för att främja lokalt kvalitetsarbete med att granska och justera data. Om hela vårdtillfällen felaktigt skickats in till SIR så raderas inte hela vårdtillfällen med automatik om ny fil skickas för samma period. Felaktiga vårdtillfällen som helt ska raderas måste meddelas till supporten. Några timmar efter inrapportering finns enhetens data på SIR:s utdataportal. http://portal.icuregswe.org/. Kontrollera och kontakta supporten om något inte stämmer. Rapporter som rör mortalitet uppdateras veckovis av SIR från Statens Personadressregister. Det kan ta upp till en vecka innan rapporter innehållande mortalitet är uppdaterade. Support För att fortlöpande få information om riktlinjeförändringar och om nya valideringsprogram rekommenderas att man prenumererar på SIR:s support- och riktlinjesidor. Gå in på hemsidan och klicka på Prenumerera längst ned på sidan. Ett personligt konto måste sedan registreras för att prenumerationen ska fungera. Markera vilka sidor du vill bevaka. /sv/kunskapsutbyte/teknisk-support/ Övriga frågor hänvisas till it@icuregswe.org Arbetsflöde 1) Registrera i eget lokalt system 2) Skapa XML-fil från lokalt system (med ev hjälp av leverantör av lokalt system) 3) Validera med SIR:s valideringsprogram 4) Skicka in till SIR 2(9)
Valideringsprogrammet Valideringsprogrammet som SIR tillhandahåller finns att gratis ladda hem på /sv/kunskapsutbyte/teknisk-support/. 1) Ladda hem valideringsprogrammet och installera på dator hos den person/personer som ska sköta validering och export. För att valideringsprogrammet skall fungera måste man även ha skrivrättigheter i den mapp/katalog som bestäms Arbetskatalog. 2) Aktivera valideringsprogrammet för din avdelning genom att göra olika inställningar i menyerna. Dessa inställningar sparas och behöver bara göras om vid förändringar. Inställningar här väljs vilken överföringsmetod som ska användas för filerna som skickas till SIR. Webbserver - Innebär att filen laddas upp på SIR:s webbserver via http. Man kan ställa in så att en proxyserver används (http inställningar). SMTP - För att kunna använda SMTP så måste servernamn och användarnamn anges. Hör med lokal IT-support om det finns åtkomst till SMTP-server. Integration via MAPI - Vid denna inställning skickas ett mail via klientens mailklient. Många mailklienter tillåter numera inte att man skickar mail på detta vis. Http inställningar - Om man använder inrapportering via webbserver kan en eventuell proxy-server anges här. Manuellt inskick till inläsningsprogrammet Om ingen av ovanstående automatiska metoder fungerar så får man spara ner den krypterade filen på hårddisken och skicka den manuellt via e-post till sirxml5@icuregswe.org. Bifoga den krypterade filen med mailet. Resultatet av inläsningen kommer då att skickas tillbaka till Er på samma vis som för övriga metoder. Arbetskatalog - En katalog där användaren har skrivrättigheter. Här sparas aktiveringsfiler och övriga inställningar. Om man byter arbetskatalog så kopieras aktiveringsfiler och övriga inställningsfiler till den nya katalogen. 3(9)
Valideringsparametrar - Här ställs registreringsperioder (start-slutdatum) och kvalitet in för varje enskild parameter, för varje åtgärd och för olika vårdtyper. Start och slutdatum grundar sig på vårdtillfällens inskrivningstid. Tex om startdatum sätts till 2009-01-01 så räknas det från de vårdtillfällen som skrivs in from detta datum. Det är den medicinskt ansvarig på IVA som ska besluta om vilka lokala data som ska skickas till SIR, eftersom det handlar om ett ställningstagande av avdelningens egna valda registreringsambition och kvalitet av data. Man sätter ett startdatum när man börjar registrera varje enskild parameter och till vilken kvalitetsnivå. inte Här anges att ingen data av denna parameter registreras på enheten. Ger Nivå 1-fel om det finns med i XML-filen sporadiskt. Data registreras sporadisk och ger inga felmeddelande vid validering. Används tex vid test och införande av olika moduler. Innebär att data inte kommer med i vissa av SIR:s utrapporter. alltid... Man uppger att data alltid registreras och tolkas som sanningen för denna enhet. Detta alternativ rekommenderas för allt man faktiskt avser att registrera efter en inkörningsperiod. Ger Nivå 1-fel om det saknas. 4(9)
Använd gärna tabellen sist i detta dokument som hjälpmedel när ni går igenom hur de olika parametrarna ska ställas in. Aktiveringsfil - Valideringsprogrammet ska sedan aktiveras till SIR för den egna enheten genom en aktiveringsnyckel (fil). I praktiken är det en fil som innehåller avdelningsspecifika uppgifter tex sjukhusnamn, lösenord mm. Detta för att SIR bla ska veta varifrån filen kommer. Denna fil beställs från SIR och ska läsas in på aktuell lokal dator före första inrapportering. Om man sedan över tid gör förändringar i valideringsparametrarna och skickar data till SIR så kommer det en ny aktiveringsnyckel i retur med automatik som ska läsas in på nytt. Att läsa in betyder att man klickar på filen och inläsning sker med automatik. Kontakta ti@otimo.se för beställning av aktiveringsfil. 5(9)
Validering 1) Öppna XML-filen i valideringsprogrammet 2) Validera Kontrollera ev kommentarer/felmeddelande Gör ev justeringar/rättningar i lokalt system Skapa ny XML-fil Validera igen 3) Skicka in till SIR via menyn Inrapportering - Skicka in till SIR Kryptering sker Ange lösenord som du fått tillsammans aktiveringsfilen 4) Kontrollera att två elektroniska kvitton kommer tillbaka. Dels ett att filen är mottagen, dels ett när filen har läst in i SIR:s databas. Kontrollera i kvittot inläsningsresultatet om ev vårdtillfällen ej kunnat läsas in. För att uppnå en bra kvalitet ska alla vårdtillfällen registreras och skickas in. Inga vårdtillfällen som fastnar i valideringsprogrammet skall plockas bort före inrapporteringen utan orsaken måste utredas och åtgärdas. 6(9)
Ex Kvitto 1: Din indatafil till Svenska intensivvårdsregistret har mottagits. Bearbetning pågår. Då bearbetningen är klar skickas kvitto på det. Om Du ej erhållit kvittot inom 48 timmar, kontakta indata@icuregswe.org. Ex Kvitto 2: Här har inrapporteringen gjorts utan anmärkning! Din indatafil har nu lagts till i Svenska intensivvårdsregistret. Datafilen omfattade data från IVA Storstad för perioden 2008-01-01-2008-09-23 och innehöll 674 vårdtillfällen varav 674 lästs in utan anmärkning. Därutöver har ytterligare validering gjorts utan anmärkning. Valideringen har utförts med version 5.0.31. Ex Kvitto 2: Här är det problem som måste åtgärdas! Din indatafil har nu lagts till i Svenska intensivvårdsregistret. Datafilen omfattade data från IVA Storstad för perioden 2008-01-01-2008-09-23 och innehöll 1278 vårdtillfällen varav 1154 lästs in utan anmärkning. 110 vårdtillfällen har ej kunnat läsas in. 14 vårdtillfällen har anmärkningar som valideringen hos er bör ha upptäckt. Därutöver har ytterligare validering gjorts varvid 110 vårdtillfällen har anmärkningar. Se bifogad fil, eller hämta med valideringsprogrammet. Valideringen har utförts med version 5.0.31. Detta kvitto bifogar en fil med de kommentarer om de vårdtillfällen som inte kunnat läsas in. Antingen behöver man kompletta/justera registreringen på aktuella vårdtillfällen eller så måste valideringsparametrarna justeras. Nedanstående tabell kan användas som hjälpmedel vid genomgång av vilka parametrar man använder på den lokala enheten. Ställningstagande om vad som ska registreras, till vilken omfattning och till vilken kvalitet bör tas av medicinskt ledningsansvarig på respektive enhet. 7(9)
Parameter Intagningsorsaker (SAPS3) Svensk APACHE II SAPS 2 SAPS3 IntensivvårdsHiggins (TIVA) PIM2 Avstå Avbryta behandling Avliden på IVA Komplikationer VTS NEMS Vikt o Längd Primär IVA Diagnos PreVtfoperatpionskoder SOFA inte sporadiskt alltid 8(9)
Parameter Åtgärder - Respiratoriska Trakeostomi - percutan Trakeostomi - öppen Ventilatorbehandling - invasiv Ventilatorbehandling - noninvasiv CPAP Högfrekvent ventilation (HFO) Hyperbar syrgasbehandling (HBO) ECMO Bronkoskopi Pleurapunktion/tappning Thoraxdränage - inläggning Inhalationssedering - Cirkulatoriska HLR Defibrillering Elkonvertering Pacemakerinläggning Pacemakeranvändning (BIVA) Central venkateter - inläggning o bruk Central venkateter (bruk av befintlig) Navelkärlskateter PA eller LA kateter Ekokardiografi - transthorakalt Ekokardiografi- transesofagalt Aortaballongpump Perikardiocentes Dialyskateter - inläggning o bruk Kontinuerlig CO-mätning - PICCO LVAD (left ventricular assist device) - Gastro-intestinala Esophago-gastroskopi Sengstakensond Intra-abdominell tryckmätning Laparocentes Leverdialys - Njurar Peritonealdialys Hemodialys - Intermittent teknik CRRT - kontinuerlig renal ersättningsterapi - Nervsystemet Lumbalpunktion EDA/IT inläggning/behandling EEG diagnostiskt EEG kontinuerlig övervakning Intracraniell tryckmätning - Farmakologoisk behandling NO-behandling Inhalation av vasodilatator (ej NO) PCA Patientkontrollerad analgesi - Övrigt Smittisolering - infekterad patient Skyddsisolering - infektionskänslig patient Aktiv uppvärmning Bukläge Vård av ev organdonation Plasmaferes POSTADRESS Aktiv hypotermi TELEFON EPOST HEMSIDA inte sporadiskt alltid 9(9)