KUNGLIGA TEKNISKA HÖGSKOLAN Numerisk analys och datalogi Skiljer sig rekommendationerna för»skriven» och»tryckt» text? Vårterminen 2002 Kurs i datorstöd för textbehandling 10 poäng Författare: Agneta Forslund Handledare: Staffan Romberger
AGNETA FORSLUND UPPSATS Sammanfattning Skiljer sig rekommendationerna för»skriven» och»tryckt» text är ämnet för min uppsats. Efter att ha studerat framför allt två böcker med rekommendationer för hur man utformar dokument för kontor och hur man utformar dokument som ska tryckas så är svaret på min fråga»ja». I många detaljer så skiljer sig de båda sätten åt. En skillnad är pappersformatet, där kontorsdokument oftast skrivs på ett papper i A4-format (210 x 297 mm) medan ett dokument som ska tryckas mycket ofta skrivs/sätts på ett format som har storleken 130 x 210 mm. En annan väsentlig skillnad är hur man markerar nytt stycke. I kontorsdokumentet görs detta genom blankrad men i det tryckta dokumentet visas detta genom indrag av första raden. Jag har funnit skillnader i många detaljer, men rekommendationerna för de båda sätten att skriva har naturligtvis även gemensamma råd. Ett av de råd som båda ger är att löpande text/brödtext bör skrivas med ett teckensnitt som har serifer, då detta anses underlätta för läsaren att läsa texten.
AGNETA FORSLUND UPPSATS 2 Innehåll Inledning 3 Syfte 3 Problemformulering 3 Metod och genomförande 3 Avgränsningar 4 Resultat 4 Pappersstorlek 4 Placering av text i sidled 4 Placering av text i höjdled 5 Radlängd 5 Radavstånd 5 Teckensnitt 6 Teckenstorlek 6 Styckeindelning 6 Rubrikskrivning 7 Tankstreck, bindestreck och pratminus 7 Text på nätet 7 Analys 8 Källförteckning 9
AGNETA FORSLUND UPPSATS 3 Inledning Jag arbetar som lärare och undervisar i administrativa ämnen samt datorkunskap på gymnasiet och har tidigare arbetat som sekreterare i det privata näringslivet. I mitt nuvarande arbete så innebär detta att jag bl.a. undervisar i hur man utformar olika dokument som används i yrkeslivet som exempelvis brev, protokoll, rapporter etc. för att dokumenten ska bli så lättlästa som möjligt för läsaren. Undervisningen tar även upp hur man behandlar språket för att, i kombination med utformningen, ytterligare underlätta läsandet för mottagaren. I kursen»datorstöd för textbehandling» behandlar vi i princip samma sak, men med tonvikten lagd på dokument som ska tryckas; exempelvis böcker och längre rapporter. Då vi inom ramen för kursen ska skriva en 4-poängsuppsats, så har jag valt att jämföra de olika användningsområdena för dokumentskrivning och att titta på några detaljer i utformningen av ett dokument för att se om de skiljer sig åt. I boken Datorn som skrivmaskin talas det om två olika normsystem när det gäller att fästa texten på papper; blynormen och Haldanormen. Blynormen syftar på text som är utformad som om den var satt. Tekniken baseras på en flerhundraårig tradition och utveckling. Reglerna för hur man skulle utforma texten kanske inte alltid var klart givna utan det var upp till yrkesmän att göra texten vacker och lättläst. Namnet blynormen kommer från den tid då sätterier och tryckerier skötte allt som hade med tryckning av text att göra och då man satte all text med blytyper, så gav denna teknik namnet blynormen. Haldanormen i sin tur syftar på text som är skriven på maskin. När skrivmaskinen kom i början på 1900-talet, med sina begränsningar, så fick man utforma texten på ett annat sätt än vad man gjort vid blytypssättningen. Textens utformning blev stramare och regler för layout blev tydligare. Skrivmaskinerna som användes vid denna tid var ofta av märket Halda och därav namnet Haldanormen. (Thorsén, 1999) Syfte Syftet med detta arbete är att ta reda på vilka skillnader det finns i rekommendationerna för kontorsdokument och de dokument som ska sättas vid exempelvis boktryckning. Problemformulering Skiljer sig rekommendationerna för hur man framställer dokument i administrativt syfte och i andra sammanhang? Metod och genomförande Arbetet bygger på litteratur inom området.
AGNETA FORSLUND UPPSATS 4 Avgränsningar Jag har valt att framför allt jämföra rekommendationerna i två böcker; Skriva på kontor, som är utgiven av Standardiseringskommissionen i Sverige (SIS), och Typografisk handbok, som är skriven av Christer Hellmark. Om inget annat framgår så är det från dessa två böcker som jag har hämtat mina uppgifter. Resultat Det finns skillnader i sättet man skriver texter som används i administrativa sammanhang, hädanefter kallad skriven text, och texter man skriver i andra sammanhang, exempelvis en bok som sedan ska tryckas, hädanefter kallad tryckt text. Pappersstorlek En stor skillnad är storleken på det papper man använder. I den skrivna texten är det så gott som uteslutande A4-format man använder medan man i den tryckta texten använder pappersformat i olika storlekar. Då dokumentet är en bok används mycket ofta ett format i storleken 130 x 210 mm (förlagen kallar detta»lilla romanformatet») och proportionerna ligger nära»gyllene snittet». (Se mer om»gyllene snittet» under rubriken»placering av text i sidled».) Placering av text i sidled I den skrivna texten utgår man från att man skriver på en blankett i A4-format. Blanketten är indelad i tabulatorlägen (T-lägen) för att man exakt ska kunna ange position för viss text. Tabulatorlägena är åtta till antalet (T0, T1, t.o.m. T7) och är placerade horisontellt med start 21 mm från papperets vänsterkant och med ett mellanrum om 23 mm. I läge T0 T3 bör man skriva avsändarens namn (alternativt logotyp) och adress (om den inte finns förtryckt i sidfoten). I läge T4 skrivs dokumenttyp och datum. Texten kan skrivas vänster- eller högerställd, dock aldrig med rader längre än 13 cm. (Se bilaga 1.) Den tryckta texten har inte så fastslagna regler som den skrivna utan lutar sig tillbaka mot den flerhundraåriga konsten att sätta texter så att de ska tilltala läsaren och uppfattas som lättlästa. När det gäller textens placering på sidan så talar man om»det gyllene snittet». Jag citerar Hellmark:» Gyllene snittet är en geometriskt konstruerad proportion som motsvarar ca 1:1,618. I typografin kan detta användas så att man ger längd och bredd på bokens format, satsytans format, förhållandet mellan marginaler eller mellan graderna i rubriknivåerna gyllene snittets proportioner För att en bok eller en satsyta med bredden 13 cm ska stämma med gyllene snittet, ska den alltså ha höjden 21 cm (13:21)»
AGNETA FORSLUND UPPSATS 5 I den tryckta texten handlar det ofta om text, exempelvis i en bok, där man ser de båda sidorna samtidigt och därför måste man alltså se hela uppslaget som en helhet. De yttre marginalerna ska vara större än de inre så att man inte får intrycket att sidorna strävar från varandra. Den inre marginalen får däremot inte vara för liten, då detta kan medföra att man har svårt att läsa texten längst in mot mitten. (Se bilaga 2.) Placering av text i höjdled För att texten ska hamna rätt i höjdläge så finns det rekommendationer för detta för den skrivna texten. Den första skrivna raden (innehållande avsändare och information gällande dokumenttyp) bör börja 17 mm från papperets överkant. Texten bör man börja skriva 42 mm från papperets överkant. Detta gäller exempelvis vid rapportskrivning. För brev gäller att mottagarens adress ska skrivas 42 mm från papperets överkant, detta för att adressen ska synas i ett fönsterkuvert, och att själva texten börjar 80 mm från papperets överkant. För den tryckta texten är det mycket viktigt att raderna i ett uppslag linjerar med varandra för att det ska ge ett harmoniskt intryck. Den undre marginalen ska vara större än de övriga marginalerna för att lyfta sidan. Ingen text bör gå utanför satsytan. Allt för att texten ska ge ett harmoniskt intryck. Radlängd Skillnaden i pappersstorleken medför att rekommendationerna för radlängderna uttrycks på olika sätt. För den tryckta texten rekommenderas 55 65 tecken per rad medan man för den skrivna texten rekommenderar en radlängd på 13 cm. Slutresultatet blir ungefär detsamma förutsatt att man använder en normalstor teckenstorlek, d.v.s. 11 12 punkter för den skrivna texten. Att man för den tryckta texten anger tecken per rad hänger samman med att olika pappersformat används och att man oftast använder text i mindre teckenstorlek. Både för den skrivna och den tryckta texten så påpekas det att om man använder en mindre teckenstorlek så kräver det kortare rader och omvänt; om man använder större teckenstorlek så kan raderna göras längre. Radavstånd I rekommendationerna för skriven text talar man kort om avstånd mellan raderna och konstaterar att radavståndet inte bör understiga teckensnittets höjd, möjligen med undantag för om en rubrik skrivs i betydligt större teckenstorlek än den övriga texten, då behöver inte avståndet vara så stort. I rekommendationerna för tryckt text så specificeras det hela med mycket större noggrannhet. Om man skriver med teckenstorlek 10 punkter så bör radavståndet (kägeln) vara minst 12 punkter (10/12) för att texten inte ska flyta ihop. Detta är dock ingen fast regel utan radavståndet kan variera bero-
AGNETA FORSLUND UPPSATS 6 ende på vilket teckensnitt man skriver med, då tecknen i olika teckensnitt med samma grad kan vara olika stora. Teckensnitt De två stora teckenfamiljerna är antikva (med serifer) och linjärer (utan serifer) och inom dessa grupper finns det en mängd olika teckensnitt. Många av dagens teckensnitt bland antikvorna baseras på de teckensnitt som skapades under medeltiden och dessa anses fortfarande vara de bästa. För skriven text rekommenderas att man använder ett teckensnitt med serifer, då det är vad vi är mest vana vid att läsa. I rubriker kan man däremot mycket väl använda ett teckensnitt utan serifer (sanserif). Man nämner också att många företag har profilhandböcker med de regler som gäller för företagets texter och att man då ska följa dessa regler. Även för tryckt text rekommenderas ett teckensnitt med serifer till brödtext, då seriferna anses göra att ögat har lättare för att följa raden. Med fördel kan man däremot använda ett teckensnitt utan serifer till rubriker, affischer, ingresser m.m. Teckenstorlek Använd teckenstorlek 10 12 punkter när du skriver vanliga dokument är rådet för skriven text. Det påpekas också att olika teckensnitt i samma storlek kan vara olika stora. Rådet som ges för tryckt text är att man för normal brödtext ska använda en teckenstorlek om 9 11 punkter, men om man sätter en text i smalare spalter så räcker 7 9 punkter. Det»normala intervallet» är alltså 8 11 punkter. Mindre teckenstorlek gör texten definitivt svårläst men denna effekt ger också större teckenstorlekar. Alltför stora teckenstorlekar gör nämligen att ögat måste söka fler fixeringspunkter för att läsa ordbilden och att blicken också måste förflytta sig en längre sträcka för att läsa samma antal ord som i en text satt med mindre teckenstorlek. Styckeindelning Även när det gäller styckeindelning så skiljer sig de två normerna åt. För den skrivna texten så rekommenderas en blank rad för att markera ett nytt stycke och man påpekar vikten av att det finns luft i texten för att underlätta för läsaren. När det gäller tryckt text så rekommenderas indrag av första raden för alla stycken utom för stycke som följer på rubrik. Indraget ska ha storleken av en fyrkant, d.v.s. proportionellt mot teckenstorleken och detta innebär att om jag skriver med teckenstorlek 12 punkter så ska förstaradsindraget vara 12 punkter. Några blankrader förekommer inte i den tryckta texten.
AGNETA FORSLUND UPPSATS 7 Rubrikskrivning I Skriva på kontor skriver man en del om rubriker, men man tar mest upp innehållet i en rubrik och hur man tydligt ska visa nivån på en rubrik. Avstånd före och efter rubrik behandlas i förbigående; man skriver att avståndet efter en rubrik bör vara något större än det avstånd som datorn automatiskt ger. Man skriver också att avståndet mellan en underrubrik och det föregående stycket ska vara tillräckligt stort och rekommenderar en blankrad. Det nämns ingenting om var på raden man placerar rubriken eller några andra ingående»tekniska» detaljer förutom att man inte ska sätta ut punkt efter en rubrik. I boken är dock alla rubriker vänsterställda, så det är väl underförstått. I Typografisk handbok så finns det en hel del skrivet om rubriker. Det finns många råd om hur rubriker ska se ut och vad man bör tänka på när man skriver dem. Råden är ganska handfasta och säger bl.a. att man aldrig ska skriva punkt efter rubrik, att rubrikerna ska vara vänsterställda, att man inte bör avstava och att man inte ska låta datorn styra radfallet i flerradiga rubriker. I boken tar man också upp avstånd före och efter rubrik och säger att det alltid ska finnas luft ovanför en rubrik, men att ljusrummet aldrig får vara större än någon av marginalerna. Under en rubrik krävs det också luft men mindre än ovanför den. Undantag finns dock och det är om rubriken är skriven i samma teckenstorlek som brödtexten, då kan man kanske klara sig utan. Tankstreck, bindestreck och pratminus I Skriva på kontor skriver man om bindestreck (divis), tankstreck (minus) och pratminus (minus) och beskriver hur man får fram de olika strecken på datorn och när de används, men man nämner ingenting om att strecken har olika längd eller om de ska föregås och efterföljas av blanksteg eller ej. (Det ges exempel för några av användningarna så att man kan se hur det ska vara, men ej för alla.) Hellmark beskriver också, i Typografisk handbok, i vilka sammanhang de olika strecken används men mer noggrant preciserat hur de skrivs. Bindestrecket skrivs t.ex. alltid tätt ihop med angränsande tecken utom när det markerar ett utelämnat sammansättningsled. När det gäller tankstrecket så skrivs det olika beroende på dess betydelse. Då tankstrecken används som pratminus ska det åtskiljas från efterföljande tecken med 1/4 fyrkant. Tankstreck, då det markerar avbrott eller inskjuten sats, ska omges av blanksteg (vanligt ordmellanrum) och tankstreck i betydelsen från till skrivs ihop med den angränsande texten. Det framgår av texten att tankstrecket är längre än bindestrecket men exakta mått anges ej, dock finns det bildexempel på de olika streckens längd. Text på nätet När det gäller text som ska läsas på en dator så rekommenderas i Skriva på kontor att man, då upplösningen på en datorskärm är sämre än på papper,
AGNETA FORSLUND UPPSATS 8 ska använda ett linjärt teckensnitt och en teckenstorlek på minst 10 12 punkter. Om man använder ett teckensnitt med serifer, så kan detta upplevas som om texten är suddig p.g.a. seriferna. I Typografisk handbok nämns ingenting om ovanstående. Analys En hel del detaljer skiljer mellan skriven och tryckt text. När man skriver dokument i administrativa sammanhang, så använder man förmodligen datorn mer som en skrivmaskin med vissa undantag. Många företag gör dokumentmallar som sedan används av den personal som ska skriva så att företagets dokument får ett enhetligt utseende. Dessa mallar bygger oftast på rekommendationerna för blankettkonstruktion. I dag så blandas nog de olika normerna när det gäller att utforma skriven text; d.v.s. man har kvar en hel del av den stramare utformningen (Haldanormen) samtidigt som datorernas möjligheter gör att mer och mer utformning som härstammar från tryckt text (blynormen) blandas in.
AGNETA FORSLUND UPPSATS 9 Källförteckning Hellmark, C. 2000. Typografisk handbok. Ordfront. Standardiseringskommissionen i Sverige. 2001. Skriva på kontor. SIS. Thorsén, P-A. 1999. Datorn som skrivmaskin. Comprendo.