Revisionsrapport Granskning av upphandlingsverksamhet Yvonne Lundin C 4 Energi AB och C 4 Elnät AB
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning 1 1.1 Bakgrund 1 1.2 Syfte 2 1.3 Metod och avgränsning 2 2 Iakttagelser 2 2.1 Riktlinjer och reglementen 2 2.1.1 Upphandlingspolicy för Kristianstads kommun 2 2.1.2 Riktlinjer för upphandling i Kristianstad kommun 3 2.1.3 Regler för upphandling och inköp i C 4 Energikoncernen 3 2.1.4 Attestreglemente 4 2.2 Granskning genomförda upphandlingar 4 3 Revisionell bedömning 5
1 Sammanfattning har på uppdrag av lekmannarevisorerna i C 4 Energi AB genomfört en uppföljning av Granskning av upphandlingsverksamheten som genomfördes under 2008. Granskningen fokuserade på om utvalda upphandlingar hade genomförts utifrån lagen om offentlig upphandling (LOU) och kommunens/de kommunala bolagens upphandlingspolicy. Denna granskning omfattar även upphandlingar genomförda i dotterbolaget C 4 Elnät AB. Sedan den 1 januari 2008 gäller lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster för upphandling inom försörjningssektorerna (LUF) för bolagen. Uppföljningen visar att bolaget har uppdaterats sin upphandlingspolicy, enligt vår rekommendation 2008. Bolaget har väl utformade regler för upphandlingar, vilka är i överensstämmelser med lagen om offentlig upphandling (LOU), och lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster för upphandling inom försörjningssektorerna (LUF). Viss direktupphandling över beloppsgränserna förekommer fortfarande. Vi bedömer att man förbättrat sina rutiner väsentligt. Det är mycket få inköp som idag görs via direktupphandling över gällande gränser. Bolaget strävar efter att vara med på de upphandlingar som kommunen gör, likaså har kommunen möjlighet att delta i de upphandlingar som bolaget initierar. Företrädare för bolagen gör bedömningen att samordningen vare sig ökat eller minskat i jämförelse med 2008. Bolagen värderar de förslag om samordnad upphandling som kommer från kommunen och deltar när man bedömer att det är till nytta för bolagen och kommunen. Vi bedömer sammantaget att iakttagelserna och påpekanden från granskningen 2008 har beaktats och åtgärdats. Bolagens rutiner för upphandlingsverksamheten har förbättrats. Det är vår bedömning att bolagen följer Kristianstad kommuns upphandlingspolicy. 1.1 Bakgrund har på uppdrag av lekmannarevisorerna i C 4 Energi AB genomfört en uppföljning av Granskning av upphandlingsverksamheten som genomfördes under 2008. Granskningen fokuserade på om utvalda upphandlingar hade genomförts utifrån lagen om offentlig upphandling (LOU) och kommunens/de kommunala bolagens upphandlingspolicy. I revisionsplanen för 2011 har lekmannarevisorerna beslutat att den granskning som genomfördes av upphandlingar 2008 skall följas upp. C4 Energi AB och C4 Elnät AB 1 av 6
1.2 Syfte Syftet med granskningen är att få svar på följande: - Har iakttagelser och påpekande från granskningen 2008 åtgärdats? - Sker upphandling och därmed sammanhängande uppföljning ändamålsenligt och korrekt? - Görs en samordning vid upphandling med Kristianstad kommun och de kommunala bolagen? Har samordningen ökat eller minskat i jämförelse med 2008? - Har implementeringen av kommunfullmäktiges/ ägarens nya upphandlingspolicy och riktlinjer påbörjats? 1.3 Metod och avgränsning Granskningen genomförs genom dokumentgranskning av styrdokument och intervjuer med ansvariga, granskning av senast genomförda upphandlingar samt genom större inköp från leverantörer genom uppföljning av inköpsstatistik. Granskningen avgränsas till stickprov av de senast genomförda upphandlingarna under 2011. Granskningsrapporten är faktagranskad av Göran Thessén på C 4 Energi AB. 2 Iakttagelser I bilaga 1 beskrivs gällande regler i LOU och LUF, med kommentarer. 2.1 Riktlinjer och reglementen Nedan ges en kortfattad beskrivning av de riktlinjer och reglementen som gäller upphandling i C 4 Energi AB och C 4 Elnät AB. 2.1.1 Upphandlingspolicy för Kristianstads kommun Upphandlingspolicy för Kristianstads kommun har fastställts av Kommunfullmäktige 2011-06-21. Av upphandlingspolicyn framgår: Policyn gäller all upphandling av varor, tjänster och entreprenader inom Kristianstads kommun. Upphandling definieras som köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster och entreprenader. C4 Energi AB och C4 Elnät AB 2 av 6
Kristianstads kommun är en upphandlande myndighet enligt Lag (2007:1091) om offentlig upphandling och en upphandlande enhet enligt Lag (2007:1092) om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster. För de kommunala bolagen gäller att det skall finnas av bolagens styrelse fastställd policy för bolagens upphandling med i princip samma innehåll och inriktning som gäller för kommunen. De kommunala bolagens upphandling skall inriktas på samverkan inom kommunkoncernen. Bolagen skall medverka i koncerngemensamma upphandlingar med samma förutsättningar som övriga deltagare. Inköp och avrop skall ske från koncerngemensamma avtal, som bolaget omfattas av. All upphandling skall ske enligt gällande lagar och bestämmelser och enligt kommunens och de kommunala bolagens krav. Upphandlingspolicyn är ett komplement till lagregleringen kring offentlig upphandling. 2.1.2 Riktlinjer för upphandling i Kristianstad kommun Riktlinjer för upphandling i Kristianstad kommun har fastställts av Kommunfullmäktige vid samma tillfälle som upphandlingspolicyn 2011-06-21. I dokumentet, som är mer omfattande än upphandlingspolicyn beskrivs själva förfarandet vid upphandling, samt de beloppsgränser som gäller inom kommunen. I lagstiftningen tillåten övre gräns för direktupphandlig av varor, tjänster och entreprenader är 15 procent av gällande tröskelvärden. 2.1.3 Regler för upphandling och inköp i C 4 Energikoncernen Policyn omfattar C4 Energi AB och C4 Elnät AB som båda omfattas av LUF och ingår i försörjningssektorn. Bolaget har efter vår granskning 2008 i vissa avseenden kompletterat sina regler för upphandling och inköp. De nya reglerna antogs av styrelsen i april 2009. De tidigare reglerna var inte antagna av styrelsen, vilket påpekades vid vår granskning 2008. Reglerna har efter vår rekommendation kompletterats med regler för upphandlingar, där direktupphandlingar förekommer utöver gällande beloppsgränser, med hänvisning till synnerliga skäl. Beloppsgränserna för tröskelvärden har uppdaterats med då gällande gränser. Några större ändringar har utöver ovanstående inte gjorts i reglerna i förhållande till gällande regler 2008, varför reglerna och upphandlingsprocessen inte beskrivs i denna rapport. Reglerna beskriver på ett utförligt sätt bolagets målsättning och förfarande vid upphandling. Den grundläggande principen är att all upphandling skall göras på affärsmässiga grunder, i konkurrens och utan ovidkommande hänsyn. LOU/LUF C4 Energi AB och C4 Elnät AB 3 av 6
skall ligga som grund för alla upphandlingar. Beslut om upphandling sker enligt fastställt attestreglemente. Någon ny policy har inte upprättats efter det att Kristianstad kommun har antagit ny uppdaterad policy för kommunen och dess bolag 2011-06-21. Bolagets attestreglemente har uppdaterats i december 2011, se nedan. Beslut om upphandling sker enligt fastställt attestreglemente, varför bolagets regler bedöms i stort följa kommunens policy. 2.1.4 Attestreglemente Attestreglementet har fastställts av styrelsen i december 2011. Gällande attestreglemente vid granskningstidpunkten upprättades 2008. Attestreglementet gäller C4 Energi AB och C4 Elnät AB. Attestreglementet omfattar bl.a. lämnade offerter, rekvisitioner, avtal och projekt. Här anges begränsningar, skyldigheter för attestberättigad och attestinstruktion. I bilagd förteckning över attestanter och beloppsgränser anges respektive medarbetares beloppsbegränsningar gällande fakturor/verifikationer, lämnade offerter och avtal. 2.2 Granskning genomförda upphandlingar Bolagen har cirka 20 anställda som genomför upphandlingar. Samtliga genomförda upphandlingar finns diarieförda hos respektive bolag. Upphandlingsunderlag och dokumentation finns hos respektive upphandlare. Vi har vid genomgång av rutinerna med ansvariga påpekat att material som tillhör upphandlingar bör förvaras samlat. Ansvariga har beslutat att ändra sina rutiner snarast. Styrelsen beslutar om budget på rörelsegrensnivå i hela företaget. Bolagen har genomfört upphandling av elbilar via SKL Kommentus Inköpsavtal, som samordnar upphandlingar åt i huvudsak kommuner, landsting och regioner. Huvudområden för SKL Kommentus upphandlingar är energi, IT, finansiella och administrativa tjänster, fordon och drivmedel samt varor och tjänster. Under 2011 har en upphandling av Turbin på Allöverket genomförts till ett stort belopp, där extern expert anlitats gällande den tekniska och juridiska delen av upphandlingen. Bolagets bedömning är att man inte har tillräckliga kunskaper för att genomföra denna typ av upphandling. Detta förfarande har man även haft vid tidigare upphandlingar till Allöverket. Man anlitar externa experter även vid övriga upphandlingar, där det bedöms att bolagen själva inte har tillräckliga kunskaper för att genomföra upphandlingar. Stickprovsgranskning har genomförts på tre större genomförda upphandlingar per bolag under 2011. Samtliga granskade upphandlingar följer den upphandlingspolicy som finns, samt gällande lagstiftning i LOU/LUF. Kontroll har gjorts mot bolagens inköpsstatistik för 2011. Övervägande delen av inköpen är upphandlade varor och tjänster. Stora inköp gäller flis, bioolja, andra C4 Energi AB och C4 Elnät AB 4 av 6
bränslen och regionnät avgift (eon). Dessa inköp är inte upphandlingspliktiga enligt LUF. Totala inköp i C 4 Energi AB uppgår till 365 mkr under 2011. Av dessa finns 47 externa leverantörer (exkl. bank och försäkring) där totala inköp gjorts överstigande 570 tkr under 2011. (Tröskelvärde för direktupphandling enligt LUF från 1 jan 2012 uppgår till 569 262 kronor). Motsvarande inköp för C 4 Elnät AB uppgår till 150 mkr. Av dessa finns 25 externa leverantörer (exkl. bank och försäkring) där totala inköp gjorts för mer än 420 tkr under 2011. Inköpen från den leverantör man köpt mest för uppgår till 42 mkr (NCC) respektive 43 mkr (eon) vid granskningstillfället. Stickprovsgranskningen via inköpsstatistik visar på inköp från två leverantörer där upphandling ej skett, men där sammanlagda inköpsvärdet övergår gränserna för direktupphandling. I ett fall bedömer bolagets vd att man till viss del kan bedöma inköpet enligt synnerliga skäl, medan det andra fallet avser en leverantör man gör regelbundna inköp ifrån. Vd tillser att upphandlingen påbörjas skyndsamt. 3 Revisionell bedömning Granskningens syfte är att besvara följande frågor: Har iakttagelser och påpekande från granskningen 2008 åtgärdats? Vår bedömning var att upphandlingspolicyn är tillfyllest för att säkerställa en ändamålsenlig och korrekt hantering. Policyn var inte beslutad av styrelsen. Vår rekommendation var att styrelsen ska fastställa upphandlingspolicyn. Styrelsen har efter vår granskning tagit beslut om upphandlingspolicyn. Granskningen 2008 visade att upphandlingspolicyn inte följdes fullt ut då direktupphandling över gällande belopp förekom. Direktupphandling fick tillämpas upp till 200 000 kronor eller om synnerliga skäl förekom till ett högre belopp (beloppsgränser 2008). Vår bedömning var att synnerliga skäl användes i alltför stor utsträckning samt att det inte var beskrivet vad som åsyftades vid synnerliga skäl. Bolaget har i den uppdatering som gjorts av policyn beskrivit sina regler för synnerliga skäl. Gränserna för tröskelvärden framgick tydligt av riktlinjerna. Vår bedömning var att de beloppsgränser som tillämpades var inom ramen för befintliga regelverk. Vi bedömer sammantaget att iakttagelserna och påpekanden från granskningen 2008 har beaktats och åtgärdats. Bolagens rutiner för upphandlingsverksamheten har förbättrats. Sker upphandling och därmed sammanhängande uppföljning ändamålsenligt och korrekt? C4 Energi AB och C4 Elnät AB 5 av 6
Genomgång av inköpsstatistik gällande större inköp från leverantörer visar att direktupphandlingar över gällande gränser för direktupphandlingar förekommer. Denna notering kvarstår sedan granskningen 2008. Noteras bör att man förbättrat sina rutiner väsentligt. Det är mycket få inköp som idag görs via direktupphandling över gällande gränser. Stickprovsgranskningen via inköpsstatistik visar på inköp från två leverantörer där upphandling ej skett, men där sammanlagda inköpsvärdet övergår gränserna för direktupphandling. Bolagens vd har gett godtagbara förklaringar till detta, se ovan under 2.2. Stickprovsgranskningen av upphandlade avtal visar att bolaget följer riktlinjer för upphandling, LOU/LUF och Kristianstad kommuns upphandlingsregler. Vi bedömer att upphandlingar och uppföljning av större upphandlingar sker ändamålsenligt och korrekt, medan påpekandet gällande direktupphandlingar till viss del kvarstår från 2008. Görs en samordning vid upphandling med Kristianstad kommun och de kommunala bolagen? Har samordningen ökat eller minskat i jämförelse med 2008? Liksom vid granskningen 2008 kan vi konstatera att bolaget strävar efter att vara med på de upphandlingar som kommunen gör, likaså har kommunen möjlighet att delta i de upphandlingar som bolagen initierar. Företrädare för bolagen gör bedömningen att samordningen vare sig ökat eller minskat i jämförelse med 2008. Bolagen värderar de förslag om samordnad upphandling som kommer från kommunen och deltar när man bedömer att det är till nytta för bolagen och kommunen. Samordning med kommunen har skett vid inköp av bl.a. biogasbilar. I upphandlingspolicy för Kristianstad kommun står att De kommunala bolagens upphandling skall inriktas på samverkan inom kommunkoncernen. Har implementeringen av kommunfullmäktiges/ ägarens nya upphandlingspolicy och riktlinjer påbörjats? Bolagets dokument gällande upphandlingar har inte uppdaterats efter Kristianstad kommuns omskrivna riktlinjer och upphandlingspolicy 2011-06-21. Däremot har beloppsgränserna uppdaterats i oktober 2011. Bolaget följer fullt ut Kristianstad kommuns upphandlingspolicy. Karlskrona 2012-02-06 Yvonne Lundin Auktoriserad revisor och Certifierad kommunal revisor C4 Energi AB och C4 Elnät AB 6 av 6