1(6) KS 2011/0042 Intern kontroll-resultat av genomförd granskning 2010 samt intern kontrollplan 2011 Sammanfattning Nämnderna har, i samband med rapportering av verksamhetsberättelsen, redovisat resultatet av den genomförda interna kontrollen 2010. Av nämndernas material framgår noterade avvikelser samt vilka åtgärder som har vidtagits/ska vidtas för att förbättra den interna kontrollen. Det gemensamma granskningsområdet 2010 avsåg elektronisk fakturahantering. Genomförd granskning visar att systemet i stort sett fungerar väl. Förbättringsområden som har identifierats avser bl a underlag till fakturor avseende representation mm samt rutiner för ersättare. Alla nämnder har antagit interna kontrollplaner för 2011. Planerna grundas på risk-och väsentlighetsanalyser. Av bilaga framgår en sammanställning av nämndernas interna kontrollplaner. bedömer att de riktlinjer som kommunstyrelsen antog i september 2008 bidragit till att nämnderna nu arbetar med intern kontroll på ett strukturerat sätt samt att det finns förutsättningarna för kommunstyrelsen att ta det övergripande ansvaret för att tillse att det i kommunen finns en god intern kontroll Bakgrund I september 2008 fastställdes riktlinjer för intern kontroll av kommunstyrelsen. Av riktlinjerna framgår att nämnderna i samband med rapportering av verksamhetsberättelsen ska redovisa resultatet av den genomförda interna kontrollen under året. Vidare anges att kommunledningskontoret, baserat på nämndernas redovisning samt resultatet av granskningen av gemensamma områden ska sammanställa en rapport. Av riktlinjerna framgår också att kommunledningskontoret ska upprätta en samlad intern kontrollplan för hela kommunen. Denna innehåller nämndernas kontrollplaner samt gemensamma granskningsområden. I syfte att uppfylla kraven i riktlinjerna enligt ovan redovisas följande två avsnitt.
2(6) I. Resultat av genomförd intern kontroll 2010. Avsnittet utgör en sammanfattning av de resultat som framkommit i nämndernas granskningar 2010. II. Samlad intern kontrollplan 2011. Alla nämnder har fastställt kontrollplaner för 2011. Hela kontrollplanen framgår av bilaga. Avslutningsvis i avsnitt III gör kommunledningskontoret en sammanvägd bedömning av den interna kontrollen. I. Resultat av genomförd intern kontroll 2010 Nämnderna har i sina verksamhetsberättelser redovisat resultatet av genomförd intern kontroll 2010. Av redovisningarna framgår vilka granskningsområden som uppvisar avvikelser samt vilka åtgärder som har vidtagits/ska vidtas för att förbättra den interna kontrollen. Kommunstyrelsen har under 2010 genomfört granskningar enligt den interna kontrollplan som kommunstyrelsen fastställde 2010-02-22, KS 2010-0013. Avvikelser noteras inom följande områden - vissa rutiner inom IT-drift är inte dokumenterade - kommungemensamma riktlinjer för systemförvaltning har inte tagits fram enligt plan - funktion för rapportering av fel på hemsidan har inte fungerat - redovisning av mervärdesskatt - regler för investeringsredovisning följs inte alltid För de områden där avvikelser noterats har åtgärder, tidplan samt ansvar för genomförande angivits. Tekniska nämnden Tekniska nämnden har konstaterat brister inom områdena dokumenthantering samt slutredovisning av investeringsprojekt. När det gäller dokumenthantering avser bristerna att vissa handlingar inte arkiverats. Slutredovisning av investeringsprojekt är ett område som uppvisade brister även i föregående års granskning. Både 2009 och 2010 avser bristen att tilläggsavtal till befintliga hyresavtal inte arkiverats. Bristerna har åtgärdats. Slutredovisning av investeringsprojekt ingår i fastighetsnämndens kontrollplan för 2011. bedömer att det är lämpligt att dessa områden ingår i nämndens interna kontrollplan tills dess att rutinen fungerar utan avvikelse.
3(6) Byggnadsnämnden Byggnadsnämndens granskning visar att det finns få brister i verksamheten. Enstaka avvikelser har noterats när det gäller fakturahantering, som t ex kontroll av förfallodag samt att rätt underlag skannats in i fakturasystemet. Åtgärd i form av information till berörda handläggare har vidtagits. Området ingår i 2011 års kontrollplan. Socialnämnden Socialnämnden har identifierat brister när det gäller underlag till fakturor avseende representation, utbildning mm. Vidare saknas dokumenterade rutiner för hur underlag för löneutbetalning ska kontrolleras. Åtgärder som vidtas under 2011 avser information om riktlinjer för representation samt framtagande av rutinbeskrivningar. Barn-och utbildningsnämnden Av barn-och utbildningsnämndens granskning 2010 framgår att rutin avseende handläggning och beslut om skolskjuts kan förbättras. Åtgärder avser framtagande av reviderade skolskjutsregler samt tydligare ansöknings- och beslutsrutiner. Kultur-och fritidsnämnden Nämnden har identifierat brister när det gäller rapportering av närvaro från föreningar som får föreningsstöd. Vid stickprovsundersökning framkom att två föreningar inte redovisat detta på ett tillfredsställande sätt. Förvaltningen har träffat berörda föreningar för klargörande samt bedömning av om det finns skäl till återbetalning av bidrag. Förvaltningen kommer under 2011 att skärpa kontrollen. Hanteringen av de löpande avtalen bedöms vara tillfredsställande. Nämnden anser dock att kommunen bör eftersträva en formalisering av avtalshanteringen via ärendehanteringssystemet. När det gäller konstregistret har brister samt åtgärder återrapporterats till kommunstyrelsen i separat ärende, KS 2011-0013. Produktionsstyrelsen Utöver de brister som avser det gemensamma granskningsområdet, se nedan, har nämnden identifierat brister när det gäller underlag för kontroll av utbetalda löner. Åtgärder avser utbildning av chefer samt utveckling av analysverktyg för personalkostnader. För kommunen gemensamt granskningsområde Det gemensamma granskningsområdet 2010 avsåg elektronisk fakturahantering, EFH. Införande av EFH ska ses i ett sammanhang där målsättningen är att införa ett inköpssystem. EFH är första steget i denna process. Steg två är att successivt införa e-faktura, dvs att kunna ta emot elektroniska fakturor från leverantörer. Steg tre är införande av inköpssystem där inköpsordern mat-
chas mot fakturan. E-faktura planeras att successivt införas under 2011 och inköpssystem under 2012. 4(6) Införandet av EFH har lett till en större säkerhet i fakturahanteringen. Fakturor kan inte förkomma, ett antal funktioner i systemet är tvingande som t ex attestrutiner, kodsträng mm. Det som återstår att åtgärda är att underlag till fakturor avseende representation, utbildning mm ska vara tvingande av systemet och att lägga in spärrar i för beloppsgränser. Inom det gemensamma granskningsområdet har ekonomiavdelningen granskat följande. Dokumentation av rutiner Rutiner för fakturahantering finns tillgängliga på intranätet. För att ytterligare förbättra stödet till användare på enheter och förvaltningar har ekonomiavdelningen utsett en funktionsansvarig. Kommunens kostnader för dröjsmålsräntor och inkassokostnader Både kostnader för dröjsmålsräntor och inkassokostnader har minskat kraftigt. Även ekonomiavdelningens kostnad för hantering av fakturor har minskat, kostnaden för en skannad faktura är ca två kronor medan en manuell faktura kostar drygt 20 kronor. Handläggningstider i flödet Handläggningstider i flödet bedöms ha blivit kortare. Bedömningen baseras på att kostnad för dröjsmålsräntor och inkasso har sjunkit. Kontroll av systemuppsättning och behörighetsadministration kommer att genomföras under första kvartalet 2011. Av nämndernas granskning av fakturahantering framkommer en del avvikelser. Tekniska nämndens granskning visar enstaka avvikelser när det gäller kontering av moms. Byggnadsnämnden har enstaka avvikelser har noterats när det gäller fakturahantering vilket framgår ovan. Socialnämnden anger att vissa rutiner saknas och att nya rutiner ska tas fram under 2011. Både barnoch utbildningsnämnden och kultur-och fritidsnämnden anger att det förekommer brister gällande underlag till fakturor avseende representation, utbildning mm. Produktionsstyrelsens uppföljning av elektronisk fakturahantering har visat att resultatenheterna har god kunskap om systemet. Det som däremot inte fungerat fullt ut är rutinerna kring ersättare för attestanter vid semester, sjukdom eller annan längre frånvaro. Vidare anger nämnden att många fakturor måste hanteras manuellt pga. felaktig fakturaadress. Många leverantörer har felaktiga adressuppgifter, detta gäller även leverantörer som kommunen har ramavtal med.
5(6) Revisorernas granskning av intern kontroll 2010 har behandlats i separat ärende, KS 2011-0013. Flertalet av de områden där brister noterades ingår i berörda nämnders kontrollplaner för 2011. Rutiner avseende anläggningsredovisning och förtroendekänsliga poster ingår i kommunstyrelsens interna kontrollplan för 2011. Rutiner avseende konstregister ingår i kultur-och fritidsnämndens plan. Dessa områden kommer således att återredovisas i samband med uppföljning av intern kontroll för 2011. Enligt kommunledningskontorets förslag i ärendet, KS 2011-0013, ska både dessa rutiner och övriga rutiner som granskats av revisorerna återrapporteras vid kommunstyrelsens sammanträde 16 juni. II. Samlad intern kontrollplan 2011 Alla nämnder har antagit interna kontrollplaner för 2011. Planerna grundas på risk-och väsentlighetsanalyser. Av bilaga framgår en sammanställning av nämndernas interna kontrollplaner. III. s bedömning av den interna kontrollen bedömer att de riktlinjer som kommunstyrelsen antog i september 2008 bidragit till att nämnderna nu arbetar med intern kontroll på ett strukturerat sätt. Vidare bedömer kommunledningskontoret att det strukturerade arbetssättet har förbättrat förutsättningarna för kommunstyrelsen att ta det övergripande ansvaret för att tillse att det i kommunen finns en god intern kontroll. Detta ansvar innefattar att säkerställa att det sker en kontinuerlig uppföljning och utveckling av den interna kontrollen. Av bilaga till riktlinjer för intern kontroll framgår att uppföljning av mål och verksamhet i delårsbokslut och årsredovisning är att betrakta som en del av den interna kontrollen. Detta innebär att uppföljning av kvalitet i verksamheterna, omfattning osv. inte behöver ingå i den interna kontrollplanen. När det gäller risk-och väsentlighetsanalys bedömer kommunledningskontoret att alla nämnder utom socialnämnden dokumenterat och motiverat analysen på ett tillfredsställande sätt. Kommunstyrelsen beslutade 2011-01-10, 4, att arbetsmiljöarbetet ska utgöra ett för kommunen gemensamt granskningsområde 2011. Av nämndernas interna kontrollplaner 2011 framgår att det gemensamma granskningsområdet ingår, utom i socialnämndens plan. anser att socialnämnden bör få i uppdrag att komplettera sin interna kontrollplan med det gemensamma granskningsområdet och med en motivering till risk-och väsentlighetsanalysen. När det gäller avtalshantering så ingår detta som ett kontrollområde i flera av nämndernas planer. bedömer att det är lämp-
ligt att kommungemensamma rutiner och systemstöd för avtalshantering upprättas. Lämpligen görs detta inom ramen för införande av ärendehanteringssystemet. 6(6) s förslag till beslut 1 Kommunstyrelsen beslutar godkänna rapport avseende resultat av granskning 2010 och planering av intern kontroll 2011. 2 Kommunstyrelsen uppdrar till socialnämnden att komplettera sin interna kontrollplan för 2011 med det gemensamma granskningsområdet, arbetsmiljöarbetet, samt med en motivering till risk-och väsentlighetsanalysen. 3 Kommunstyrelsen ger kommunledningskontoret i uppdrag att inom ramen för införande av ärendehanteringssystemet upprätta kommungemensamma rutiner för avtalshantering. Johan Haesert Kommundirektör Controller Bilaga Samlad intern kontrollplan 2011 Exp Samtliga nämnder Revisorerna