att uppdra åt förvaltningen att till nämndssammanträde 2014-05-28 lägga fram konsekvensbeskrivning

Malmö stad Kulturförvaltningen 1 (9) Datum 2014-05-20 Vår referens Katarina Carlsson Utvecklingschef Tjänsteskrivelse Rapport II partsammansatt arbetsgrupp Malmö Museer Sammanfattning Kulturnämnden beslöt vid sitt sammanträde 2014-03-26 att tillsätta en partsammansatt arbetsgrupp för att ta fram kort- och långsiktiga utvecklingsinriktade förslag utifrån organisationsöversynen avseende Malmö Museer. Arbetsgruppen delredovisade framtagna förslag vid nämndens sammanträde 2014-04-22. Enligt kulturnämndens beslut redovisas övriga uppdrag vid sammanträdet 2014-05-28. I rapport II redovisas uppdragen: att uppdra åt förvaltningen att till nämndens sammanträde 2014-05-28 lägga fram konsekvensbeskrivning för avveckling av verksamheten vid Globalen när SIDA-finansieringen upphör, att uppdra åt förvaltningen att till nämndssammanträde 2014-05-28 lägga fram konsekvensbeskrivning för avveckling av verksamheten kopplad till projektet Lärande för hållbar utveckling (Lär Hut) då miljöförvaltningens finansiering av detta kan upphöra, att uppdra åt förvaltningen att till nämndssammanträde 2014-05-28 ta fram långsiktiga utvecklingsinriktade förslag till beslut om hur arbetet avseende Malmö Museers framtida utveckling ska genomföras, innefattande bland annat aktivitetsplan och idéer. Förslag till beslut att godkänna rapporten att uppdra åt den partsammansatta arbetsgruppen att under hösten analysera och genomföra förslagen i bland annat rapporterna från 2014-04-22 och 2014-05-28 med slutrapportering till kulturnämnden 2014-10-21, att uppdra åt förvaltningen att återkomma med en konsekvensanalys och tre olika alternativ som ska redovisa möjligheter och kostnader, utifrån att Malmö Museer inte längre ska bedriva verksamhet i Kommendanten med återrapportering till nämndens sammanträde 2014-09-25, SIGNERAD

att uppdra åt förvaltningen att undersöka om Globalen kan omorganiseras och integreras i Malmö Museers ordinarie verksamhet. Återrapporteras till nämndens sammanträde 2014-09-25, att uppdra åt förvaltningen att återkomma till nämnden med ett förslag på förändrade entréavgifterna, genom ökade avgifter om maximalt 20 kr kopplat till ett årskort, samt senioravgift. Återrapporteras till nämndens sammanträde 2014-09-25, att uppdra åt förvaltningen att under hösten 2014 göra en översyn av organisationsstrukturen på Malmö Museer, att uppdra åt förvaltningen att göra en genomlysning avseende gränssnittet mellan Konstmuseet och Malmö Museer, och återkomma till nämndens sammanträde 2014-10-21, att uppdra åt förvaltningen att till nämndens sammanträde 2014-10-21 återkomma med en organisation avseende Magasinet M2. 2 (9) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse Rapport II partsammansatt arbetsgrupp Malmö Museer Aktivitetsplan för Malmö Museers framtida utveckling Beslutsplanering Kulturnämndens sammanträde 2014-05-28 Ärendet Bakgrund Kulturnämnden beslöt vid sitt sammanträde 2014-03-26 att tillsätta en partsammansatt arbetsgrupp för att ta fram kort- och långsiktiga utvecklingsinriktade förslag utifrån organisationsöversynen avseende Malmö Museer. Arbetsgruppen delredovisade framtagna förslag vid nämndens sammanträde 2014-04-22. Enligt kulturnämndens beslut redovisas övriga uppdrag vid sammanträdet 2014-05-28. En partsammansatt arbetsgrupp bildades 2014-04-02 vilken består av enhetscheferna vid Malmö Museer, fackliga företrädare, skyddsombud, samt kulturförvaltningens utvecklingschef (sammankallande), ekonom, och HR-konsult. Museichefen är adjungerad. Arbetsgruppen rapporterar till en styrgrupp som består av kulturdirektör, ekonomichef, HR-chef och museichef. Utvecklingschefen är föredragande. Arbetsgruppen har arbetat fokuserat med fördjupning av konsultrapporten och utifrån denna identifierat ett antal områden som ytterligare behöver klargöras och prövas. Rapport II I rapport II redovisas enligt kulturnämndens beslut 2014-03-26: att uppdra åt förvaltningen att till nämndens sammanträde 2014-05-28 lägga fram konsekvensbeskrivning för avveckling av verksamheten vid Globalen när SIDA-finansieringen upphör, att uppdra åt förvaltningen att till nämndssammanträde 2014-05-28 lägga fram konsekvensbe-

skrivning för avveckling av verksamheten kopplad till projektet Lärande för hållbar utveckling (Lär Hut) då miljöförvaltningens finansiering av detta kan upphöra. 3 (9) att uppdra åt förvaltningen att till nämndssammanträde 2014-05-28 ta fram långsiktiga utvecklingsinriktade förslag till beslut om hur arbetet avseende Malmö Museers framtida utveckling ska genomföras, innefattande bland annat aktivitetsplan och idéer. Dessutom följs delrapporten från 2014-04-22 upp med kommentarer. Uppföljning delrapport 2014-04-22 Samtliga uppdrag i delrapporten är utförda av respektive ansvarig enhetschef. Kvarstår: att se över fördelningen mellan Konstmuseet och Malmö Museer ett arbete som föreslås lösas av annan än den partsammansatta arbetsgruppen. att utarbeta en organisation för Magasinet M2. Även detta föreslås hanteras av annan än den partsammansatta arbetsgruppen. Förslagen att utreda möjligheten till gemensam entré, samt att utreda möjligheten till en gemensam museibutik hanteras under inom ramen av den partsammansatta gruppens fortsatta uppdrag under hösten. Konsekvensbeskrivning Globalen Malmö stad, genom Malmö Museer, driver i samarbete med Svenska Röda Korset, Rädda Barnen och Individuell Människohjälp (IM) verksamheten Globalen, ett projekt som syftar till att verka som en plattform och mötesplats för att öka kunskap, engagemang och handlingskomptens för hållbar utveckling i ett lokalt och globalt perspektiv. Museet är huvudman för verksamheten och har det yttersta ansvaret för den verksamhet som bedrivs i lokalerna. Till Globalen produceras utställningar som gestaltar globala utvecklingsfrågor och samhällsaktuella ämnen som rör till exempel mänskliga rättigheter, demokrati och klimatförändringen. Vidare erbjuds pedagogiska program för skolklasser samt guidade visningar och programaktiviteter för allmänheten och inbjudna målgrupper. Metoderna hämtas både från Malmö Museers pågående arbete med lärande för hållbar utveckling och från civilsamhällesorganisationernas kunskaper och erfarenheter. SIDA har bidragit till verksamheten med 858 600 kr/ år under 2012, 2013 och 2014, där 2014 är ett tilläggsår. Bidraget avser verksamhetsledare, aktiviteter, konferenser, seminarier mm, samt utvärdering, revisioner, administration och marknadsföring. Malmö Museer har varje år ingett en resultatorienterad verksamhetsrapport, samt finansiell rapport. Dessutom ska en slutrapport avges. Malmö Museer tillhandahåller utställningslokalen i bottenvåningen på Kommendanthuset, ca 200 kvm (hyreskostnaden för utställningsytan är ca 95 tkr/år), och bemannad reception under

museets ordinarie öppettider. Receptionen avser hela Kommendanten d.v.s. även Fotografins rum mm och kostar totalt ca 670 000 kr/år. Svenska Röda Korset, Rädda Barnen, och IM bidrar med resurser från sina kanslier för samordning av frivilligas/volontärers insatser och verksamhetsstyrning samt representation i styr- och referensgrupper. 4 (9) Besöksstatistik 2013 969 skolelever på studiebesök i pedagogiska program årskurs 7-9 och gymnasiet 162 lärare på studiebesök (lärarfortbildning/seminarier utan skolklass) 490 deltagande i programaktivitet inkl. kvällsarrangemang 10 214 ej förbokade besökare vuxna över 19 år 2 825 ej förbokade besökare barn och unga vuxna 0-19 år Under 2013 genomfördes 20 öppna och kostnadsfria kvällsarrangemang. Tre utställningar genomfördes Just Another Life tre tonårstjejers liv på Lindängen, För mig finns inget annat val. Raoul Wallenberg 1912-2012, Olika mål Sju ensamkommande ungdomar berättar sina erfarenheter, tankar och drömmar om livet. I samband med utställningarna som producerats av museet har ett brett och varierat utbud av programaktiviteter erbjudits. Konsekvenser när SIDA:s finansiering upphör fr. o m 2015-03-31. Finansieringen av verksamhetsledaren, som är tillsvidareanställd, upphör. Därmed vilar finansieringen helt på Malmö Museer. Finansieringen av verksamheten upphör, och det måste avgöras om verksamheten ska drivas vidare inom ramen för museets ordinarie verksamhet. Konsekvensbeskrivning Lärande för hållbar utveckling Åren 2005-2014 är en dekad för lärande för hållbar utveckling enligt FN:s generalförsamling. Malmö stad arbetar med hållbar stadsutveckling i praktiken vilket även inkluderar pedagogiska aktiviteter. Sedan 2008 genomförs en särskild satsning med 4,5 milj./år i utvecklingsmedel. Fyra områden i Malmö som bedöms vara särskilt prioriterade inom lärande: Malmö Museer. Att skapa en regional och lokal mötesplats för frågor om lärande för hållbar utveckling, Stadsdelarnas arbete. Att stödja det arbete som utförs i stadsdelarna, men där stadsdelarnas behov och önskemål styr arbetet. Natur-, miljö- och kulturpedagogik. Att stödja olika typer av pedagogik och medverka till att bygga upp en central plattform, Globala Malmö. Att uppmärksamma, diskutera och undersöka de lokala-globala sambanden Think global, act local, och kopplingarna mellan lärande för hållbar utveckling och globala frågor. Malmö Museer har via miljöförvaltningen erhållit 1,6 milj./år 2010-2013, och för 2014 1,5 milj. Medlen har inte hållits särskilda och är därför svåra att följa. I första hand har de dock använts för pedagogisk verksamhet med kopplingar till Lär Hut men det finns inte några specifika tjäns-

ter kopplade utan flertalet pedagoger medverkar i aktiviteterna. 5 (9) Enligt miljöförvaltningen avser medlen utvecklingsinsatser, och inte löpande drift. 2014 är sista året i FN:s dekad om lärande för hållbar utveckling. Miljöförvaltningen menar dock att Malmö stads satsning ändå kan komma att fortsätta, men eftersom det är val i höst är det svårt att säga detta med säkerhet. Vid fortsatta utvecklingsmedel kan det finnas möjlighet att medel kan gå till Malmö Museer, dock är det svårt att precisera någon summa. Fortsättningen kommer miljöförvaltningen att arbeta tematiskt istället, och kommer att kräva att redovisningen av medlen samt att verksamheten särredovisas. Aktiviteteter under 2014 enligt överenskommelse med miljöförvaltningen: Klimat X. Innehåll: Lön museipedagog, verksamhet samt material till lärarkurser Klimatambassadörer. Innehåll: Lön museipedagog, verksamhet samt material till samarbete mellan klasser från högstadiet från Söderkulla och Kirseberg och motsvarande från skolor i Köpenhamn. Innovationskarneval: Innehåll: Pedagogiska aktiviteteter vid seminarier ht-13 och vt14 samt till medverkan i program Innovationskarneval november 2014 (75 000 kr till stadskontoret) Utomhuspedagogisk verksamhet. Innehåll: Utveckling av pedagogik, löner Uteklassrummet med tillhörande Ut-e-ställning Pedagogiska aktiviteter, löner, under Malmö Museers Sommarfestival 25-28 juni 2014. Konsekvenser om miljöförvaltningens finansiering upphör: Om finansieringen skulle upphöra kommer det att påverka Malmö Museers driftsbudget negativt. Merparten av de 1,5 milj. täcker personalkostnader för tillsvidare anställda, företrädesvis pedagoger. Kommendanthuset Kommendanthuset inrymmer idag flera olika verksamheter på sina ca 1200 kvm. Hyran för byggnaden är 735 tkr + driftskostnader om 230 tkr. Det är den byggnad där det är enklast att ha kvällsarrangemang, ur larm- och bevakningssynpunkt. Den sammanlagda personalkostnaden för receptionen för tillsvidareanställd personal och timanställda är ca 670 000 kr inkl. sociala kostnader. Under 2013 besöktes verksamheterna i Kommendanten av totalt drygt 21 000 personer. Av dessa var 303 bokade grupper, varav 39 på fotoutställningen, sammanlagt drygt 8 000 personer. År 2013 var entréintäkterna 144 404 kr. - Ett café på bottenvåningen med inriktning på fairtrade och ekologiska produkter. Caféets hyra omförhandlas när avtalet löper ut 2014-09-30. Uppsägningstiden på kontraktet är 3 mån. Det finns intresse från ägarna att expandera, vilket skulle vara möjligt om Globalen läggs ner eller integreras i andra utställningsytor. Det finns behov av mer serveringsmöj-

ligheter än restaurang Vega, bl.a. är caféet mycket populärt hos småbarnsföräldrar med barnvagnar. Garveriet med närhet till fiskehoddorna och Tekniken och Sjöfartens Hus skulle också kunna vara en lämplig lokal efter en renovering. 6 (9) - Verkstäder för pedagogik finns på bottenvåningen, och utanför dem finns det tämligen nyanlagda Uteklassrummet. Det finns möjlighet att efter viss ombyggnad flytta verkstäderna till Tekniken och Sjöfartens Hus och Uteklassrummet till innergården. Verksamheten har förutsättningar att utvecklas mot en mera öppen verksamhet riktad till besökarna. Idag vänder sig den pedagogiska verksamheten främst till skolan, en stor och angelägen uppgift. Den pedagogiska verksamheten är för kulturnämnden, och för museets verksamhet. Den utgör även ett av de uppdrag som Malmö Museer har via den regionala kulturnämnden. - Globalen ca 200 kvm utställningsyta. Utställningarna produceras externt, vilket innebär att om de ska produceras efter SIDA:s finansiering upphör, måste det sannolikt tas resurser ur befintlig budget för utställningar. Fotografins rum är en utställningsyta som ligger på ovanvåningen. Utställningsbudgeten är i år 280 tkr (2013 var den 500 tkr). Det är utställningsenhetens personal som arbetar med utställningarna. En möjlighet är att integrera verksamheten i konstmuseet, vilket skulle innebära en positiv utveckling då satsningen på det sättet får en mera central placering och därmed möjlighet till ett större antal besökare än i Kommendanten. - Faktarummet är ett mötesrum på ovanvåningen, vilken även kan bokas externt. - Arbetsrum för 7 medarbetare på museet. Det bör beaktas att det med största sannolikhet tillkommer kostnader för ombyggnation mm vid eventuell flytt av verksamheter. Förslag avseende Malmö Museers framtida utveckling Underskottet i Malmö Museers budget har till stor del sin grund i en obalans mellan antalet tillsvidare anställda och medel för driften. Minskade intäkter pga. ombyggnation är en annan orsak. Det är endast publikenhetens personal som är schemalagd på helger för öppethållande och bevakning, varför bemanningsbehovet har fått kompletteras genom timanställningar. Totalt för Malmö Museers verksamheter utgör tim- och visstidsanställningar en kostnad om ca 2,6 milj./år För att komma till rätta med situationen har en förfrågan om att anmäla sitt intresse för helgtjänstgöring gått ut till samtliga anställda vid museet, och vilket har fått ett positivt gensvar. En ny arbetsmodell kommer att provas vilket innebär att medarbetare kan ha delade tjänster d.v.s. medarbetaren har sin placering vid en enhet men arbetar delar av sin tid vid en annan, t ex publikenheten. På det sättet minimeras antalet timanställda och visstidsanställda, vilket minskar

kostnaderna. Samtidigt ökar flödet mellan enheterna, synergierna ökar, medarbetarnas kompetens tas tillvara i andra sammanhang, resultatet blir troligen bättre, och arbetet än mer stimulerande. Kansliet har provat modellen i några tjänster med gott resultat. Genom att respektive enhet beläggs med ett sparbeting vad avser tid i timmar, genereras en resurs som kan användas gemensamt för museet. 7 (9) Det bör beaktas att det kommer att bli viktigt att göra prioriteringar i verksamheten mot bakgrund av att tjänster vakantsätt och att museets personal kommer att täcka upp det merparten av timanställningarna. En risk- och konsekvensanalys kommer att genomföras. Besparingar Den partsammansatta arbetsgruppen har nogsamt gått igenom möjliga besparingar. Det är dock en balansgång mellan att spara men inte montera ner verksamheten, vilket skulle kunna leda till minskat intresse från besökarna och därmed minskade entréintäkter. Stora ingrepp i verksamheten kan även ge negativa effekter som är svåra och kostsamma att återuppbygga. Samtliga medlemmar i arbetsgruppen, enhetschefer såväl som fackliga företrädare har bidragit med väl underbyggda förslag till besparingar, både för respektive enhet som för helheten, samt förslag till möjliga ökade intäkter/synergier. Underlagen och förslagen bör analyseras vidare och i lämpliga delar förverkligas under hösten 2014. De vakanta tjänster som måste återbesättas för att kärnverksamheten ska fungera och lagar följas, internrekryteras. Frivillig helgtjänstgöring införs med mål att minimera behovet av timanställda och visstidsanställda. Idag en kostnad på ca 2,6 milj./år. Ny arbetsmodell med delad tjänstgöring på flera enheter prövas. Alla nya anställningsavtal skrivs så att det är tydligt att helgtjänstgöring ingår samt att anställningen gäller Malmö stad med placering på kulturförvaltningen, för närvarande inom verksamhet Malmö Museer. Fotografins rum. Fr. o m 2015 visas foto från Malmö Museers samlingar och inte från externa fotokonstnärer vilket minskar kostnaderna. Utställningsbudgeten är 280 tkr. Ebbas Hus stängs på lördagar, besparing 50 tkr. Det är möjligt att stänga helt, och endast ha visningar för bokade grupper, och då sparas ytterligare något. Kommendanten bemannas inte med publik personal medan utställningar byggs. Besparing ca 50 tkr. Genomförda besparingar Leasingbilar, 2st uppsagda, 1 omförhandlad till lägre pris. Besparing 133 000kr/år fr. o m 2015 Infopaq (pressklipp), avtal uppsagt. Besparing 83 000 kr/år fr. o m 2015 Fasta telefoner, 9 st. uppsagda.

Besparing 25 000 kr/år fr. o m 2015 Audioguiderna avslutas under året och avtal sägs upp. Besparing 120 000 kr/år fr. o m 2015 Stängning av utställningslokalen Gyllingsalen på Slottsholmen Förstudie och produktion av basutställningen Din historia skjuts på framtiden Färre utställningar i Fotografins rum Allmän neddragning av verksamhetsbudget i alla enheter 8 (9) Personal Allmänt: Omdisponering av personal för att täcka behov i Publikenheten samt minska behovet av timanställda. Ev. går tjänster i olika enheter att kombinera Utöver ovanstående, arbetar medarbetare 2014 på helger i entréerna utifrån en intresseanmälan. Vakanser ersätts tills vidare främst genom interna lösningar. En fördel kan dessutom vara att arbeta inom olika enheter, exempelvis kunna vara både intendent och pedagog. Dock är det av vikt att på inte alltför lång sikt kunna externrekrytera för att få in nya kompetenser och öka mångfalden. Tjänstledigheter ska behandlas positivt men naturligtvis prövas individuellt, utifrån verksamhetens behov. Pensionsavgångar eller avslutad anställning Tekniker utställningsenheten vakantsatt Enhetschef, Publikenheten vakantsatt Museiintendent kulturarvsenheten vakantsatt Museiintendent utställningsenheten har återbesatts via internrekrytering Museipedagog - vakantsatt Layouttjänst utställningsenheten vakantsatt (tjänster köps in, 50 procent av tjänsten förs över till Konstmuseet) Museiassistent Publikenheten intern intresseanmälan utsänd Föräldraledigheter och andra ledigheter Fotograf fotoenheten återbesatt via internrekrytering Akvarieassistent utställningsenheten återbesatt via internrekrytering Museiassistent Publikenheten (vikariat) intern intresseanmälan utsänd Åtgärder som utreds: Centralmagasinet överförs till förvaltningen centralt, med avsikt att finansieringen efterhand övergår till de verksamheter som är brukare.

Kommendanthusets framtida användning Översyn av Globalens verksamhet efter utgång av avtal med Sida Utredning av entréfunktion bemanning, lokaler etc. Organisation för inkomstbringande verksamheter som utökad externfinansiering samt uthyrningar Se över hyressättningar för våra uthyrningsbara lokaler Begränsning av öppethållande av Ebbas Hus Transportverksamheten ses över Serviceavgifter/avtal Nordea ses över Genomgång av alla fasta kostnader Förvaltningen av museets egenförvaltade byggander Effekter av samordning av museets och Stadsarkivets fotoverksamheter 9 (9) Ökade intäkter Entrén till Malmö Museer kostar 40 kr för vuxna över 19 år. Barn och unga upp t o m 19 år går in gratis, och det finns inga särskilda subventionerade priser för seniorer. Entrépriset har varit detsamma i minst 25 år. Priset är lågt jämfört med andra museer. Mot bakgrund av att Malmö Museer nu inom kort kommer att öppna det nya akvariet, och den nya basutställningen Din Natur som är en i raden av helt nya basutställningar som har öppnats, föreslår arbetsgruppen att entrépriset höjs med 10 kr. Entrén för seniorer föreslås vara kvar på 40 kr. Om 100 000 av de ca 300 000 besökarna skulle betala 10 kr ytterligare, ökar museets intäkter med 1 milj./år. Därav erhåller konstmuseet 25% av entréintäkterna på Slottsholmen. Några exempel på möjliga ökade intäkter: Aktiviteter och program, t ex barnkalas med spökvandring, historiska lajv, VIPmiddagar/konferenser, etc. Nyttja verkstäder och maskiner fullt ut i samverkan med andra aktörer, t ex STPLN, konsthallen, stadsarkivet, scenkonsten etc. Utveckla en mer kommersiell internationell vandringsutställningsverksamhet kring attraktiva delar av de fotografiska samlingarna. Hyra in internationella externproducerade storutställningar som finansieras genom extra entréavgifter. Ansvariga Elisabeth Lundgren Kulturdirektör