Bilaga 3 2013-03-07: Reviderad VERKSAMHETSPLAN 2013 SYDÖSTRA SKÅNES SAMARBETSKOMMITTÉ - ett samarbetsorgan för kommunerna Simrishamn, Sjöbo, Tomelilla och Ystad. 1. Om Sydöstra Skånes Samarbetskommitté 13 februari 1968 bildades Samarbetskommittén för Sydöstra Skåne för de 5 kommunerna Simrishamn, Sjöbo, Skurup, Tomelilla och Ystad. 1975 etablerades ett kansli för samarbetet. Vid inledningsskedet rörde samarbetet främst planeringsfrågor, men genom tiden har man även fokuserat på infrastruktur, turism, näringslivsstöd, utbildning samt EU/projektutveckling. Enligt nytt samverkansavtal (fr.o.m. 2010-01-01, efter Skurups utträde) skall SÖSK:s roll vara samordnande, rådgivande och rekommenderande och ha följande ändamål; Att hävda sydöstra Skånes intressen gentemot regionala, centrala och mellanstatliga (t.ex. EU) myndigheter Att diskutera mellankommunala frågor Samarbetet bygger på att alla kommuner vinner på gemensamma satsningar, om inte vid varje tillfälle, så åtminstone över tid. Samarbeten mellan medlemskommunerna uppmuntras även kring områden som inte tas upp i verksamhetsplanen. Inget hindrar samverkan även mellan två eller flera av medlemskommunerna, om alla kommuner inte har intresse eller möjlighet att medverka i alla frågor. Utöver SÖSK:s basverksamhet bedriver SÖSK ett antal projekt. Bl.a. äger och administrerar SÖSK det europeiska matnätverket Regional Culinary Heritage Europe, som under 2012 hade 26 medlemsregioner i 9 länder. SÖSK är även licensägare för Regional Matkultur Skåne (47 medlemsföretag februari 2013). Kontoret är också involverat i Fyra Hörnssamarbetet, under 2013 med fokus på ett ungdomsprojekt. Under perioden 2013-2017 kommer SÖSK dessutom att bedriva Europa Direkt samt EU-projektutvecklingsverksamhet. Läs mer under avsnitt 3:3. 2. Vision och strategi 2:1 Vision SÖSK är en tillgänglig region som har klimatsmarta lösningar som attraherar såväl boende som företag och besökare. Vi jobbar som en region där vi utvecklar varandras värden och jobbar gemensamt för dessa. Det finns en samsyn mellan olika aktörer i våra kommuner om hur vi vill att SÖSK ska utvecklas gemensamt för att skapa hållbara och effektiva fysiska strukturer. Arbetet bedrivs med en anda där vi visar på att vi vill göra något gemensamt. Det finns också en god kompetens kring möjligheter att nyttja externt/eu stöd i kommunal verksamhetsutveckling. SÖSK ses som det givna samarbetsorganet i sydöstra Skåne, som tillvaratar och främjar kommunernas gemensamma intressen, främst på kommunledningsnivå.
Kommunerna i sydöstra Skåne har en aktiv roll i Skåne, Öresunds-, södra Östersjö- och EU-samarbetet, särskilt inom regional utveckling med fokus på infrastrukturfrågor. 2:2 Strategi för att uppnå denna vision: Genom samverkan i SÖSK kan vi få ut mer än de resurser vi annars lägger på att delvis göra liknande/samma satsningar i de fyra kommunerna. Vi arbetar strategiskt och drivande med infrastrukturfrågor i SÖSK och får därför bättre del av trafikinfrastruktursatsningar i regionen. Vi utgår från genomförda EU-projektanalyser (EPA) i kommunerna samt de gemensamma EPAprioriteringarna i SÖSK för att ligga i framkant med potentiella projektidéer/ansökningar när väl resurser finns att tillgå 2014. Genom att öka kompetenserna kring möjligheter till verksamhetsutveckling genom EU:s program och fonder är vi väl rustade för ett bättre nyttjande av externt/eu stöd i kommunal verksamhetsutveckling. Samarbetet bygger på att alla vinner på att samverka, här krävs en medvetenhet om att helheten är större än delarna. Alla är därför beredda på att avstå något, för att vinna i helheten. Detta samarbete präglas av engagemang och generositet, samt att samarbetet är väl förankrat i alla kommuner, hos såväl dess politiker och tjänstemän, som dess kommunmedborgare. För riktning och på vilket sätt organisationen kan utvecklas och vad och hur vi kan göra för att uppnå vår vision se strategier under punkt 3. 2:3 Organisation Samarbetskommittén, med 2 ledamöter från varje kommun (kommunalråd samt oppositions företrädare), är det samordnande och i vissa fall beslutande organet inom ärenden som rör kommunernas samarbete inom sydöstra Skåne. Kommittén har till uppgift att verka för det mellankommunala samarbetet samt internationella utvecklingsfrågor i sydöstra Skåne. Kommunchefsgruppen, som består av respektive kommunchef, har tillsammans med SÖSK:s samordnare det beredande och verkställande ansvaret för de beslut som fattas i kommittén. SÖSK har ett kansli lokaliserat till Gamla Rådhuset i Ystad, och kansliet består av en samordnare. Utöver samordnaren finns en koordinator för Regional Matkultur Europa, vars tjänst finansieras av detta nätverk. SÖSK samordnaren ska bland annat administrera det politiska arbetet i SÖSK, delta i projekt, nätverk och styrelser (Leaders LAG) enligt SÖSK:s beslut samt leda arbetet i sydöstra Skåne inom existerande Fyra Hörn projekt. För de prioriterade arbetsområdena för SÖSK verksamhet 2013 finns två arbetsgrupper: - Infrastrukturutvecklingsgruppen, bestående av infrastrukturansvariga från SÖSK kommunerna. Sjöbos utvecklingsstrateg (inköpt på 10%) samt Tomelillas kommunikationsansvarige (5%) arbetar tillsammans med SÖSK samordnaren med förberedelser inför infrastrukturgruppens möten och arbete. - EU-projektanalysgruppen, med en EU-ansvarig från respektive kommun. För projektverksamheten Europa Direkt Sydöstra Skåne samt EU-projektutveckling är Sjöbo kommun värdkommun. Medel för detta motsvarar 1,3 tjänst, initialt uppdelat på 1 heltid (uppdelat på 70%/30% tjänster) för Europa Direktverksamheten och 0,3 för EU-projektutveckling i medlemskommunerna. Sida 2 av 16
Projektutvecklarens roll är att arbeta aktivt med projektrådgivning till medlemskommunerna och i de fall projekt planeras att genomföras med partners från ideella och privata sektorn även dessa. Europa Direkts ordinarie verksamhet är EU-information riktat mot allmänheten och målgrupperna näringsliv, ungdomar, föreningsliv och press och media i synnerhet. Samtliga verksamheter bedrivs i nära samverkan med olika aktörer i Skåne och närområdet. 3. Mål för SÖSK verksamhet - Önskade resultat, prioriteringar och riktning för verksamheten Tre prioriterade områden 2013 Vi fortsätter att prioritera de tre temana från 2012: Infrastruktur EU-projektanalys Kommunikation och förankring av samarbetet 3:1 Syfte vad ska SÖSK:s basverksamhet leda till, vilka effekter vill vi uppnå? Skapa samsyn mellan olika aktörer i våra kommuner om hur vi vill att SÖSK ska utvecklas gemensamt för att skapa hållbara och effektiva fysiska strukturer. Detta med en anda där vi visar på att vi vill göra något gemensamt. Tala med en gemensam röst: Vi jobbar som en region och utvecklar varandras värden och jobbar gemensamt för dessa. Vi tänker stråk, snarare än fokus på lokala frågor. Vi arbetar strategiskt och drivande med infrastrukturfrågor i SÖSK för att ta bättre del av satsningarna i regionen. Våra prioriterade behov ska inte skjutas på framtiden i program och planer på regional och nationell nivå. Projektutveckling via EU:s fonder och program används som en del av förvaltningarnas ordinarie verksamhetsutveckling. För att skapa utvecklingsprojekt som ger förväntad nytta i regionen är det viktigt att utgå ifrån verksamheternas utvecklingsbehov. Sida 3 av 16
3:2 Resultatmål och aktiviteter kopplat till de tre prioriteringarna - för ansvarsfördelning samt uppföljning, se bilaga 1 Prioritering samverkan infrastruktur Resultatmål: 30 % av de regionala medlen för trafikinfrastruktursatsningar går till östra Skåne, samt en ökad andel av de nationella projekten till sydöstra Skåne. AKTIVITETER 1. Anta, förankra och genomföra den gemensamma strategin (inklusive strukturbild samt handlingsplan) för infrastruktursatsningar i sydöstra Skåne. 2. Fortsatt samarbete i utvecklingsgruppen för infrastruktur 3. Arbeta mer offensivt med lobbying mot riksdagspolitiker/regionspolitiker etc. 4. Fortsatt identifiering av samarbetspartners i övriga Skåne, och bilda allianser med dessa. 5. Bevaka händelser i omvärlden som är viktiga för SÖSK verksamhet och utveckling Uppföljning/mätning 1. Antagen strategi, upplevelse av användning 2. Minst 4 möten under året. 3. Samarbetskommitténs egen bedömning av lobbyingen 4. Förekomst av identifierade samarbetspartners/allianser 5. Sammanställning av deltagande i konferenser/nätverk. Strategi och vägval Genom samverkan i SÖSK kan vi få ut mer än de resurser vi annars lägger på att delvis göra liknande/samma satsningar i de fyra kommunerna. Denna samverkan kan utvecklas ytterligare vad gäller resultatmålet att visa på en samsyn mellan olika aktörer i våra kommuner om hur vi vill att SÖSK ska utvecklas gemensamt för att skapa hållbara och effektiva fysiska strukturer. Ett stort antal gemensamma inspel/remisser togs fram under 2012, dock mer av karaktären att föra fram de fyra kommunernas samlade åsikter som en. Dessa visade dock en viljeyttring att vi vill utveckla denna region gemensamt. Genom ett intensifierat arbete i infrastrukturutvecklingsgruppen, samt genom förankringsarbete till ytterligare förtroendevalda samt övriga tjänstemän i kommunerna ska vi nå målet att tala med en gemensam röst. För att kunna jobba som en region där vi utvecklar varandras värden och jobbar gemensamt för dessa krävs en medvetenhet om att helheten är större än delarna. I ett sådant samarbete måste alla vara beredda på att avstå något, för att vinna i helheten. Här krävs engagemang och generositet, samt att detta budskap diskuteras frekvent i såväl SÖSK kommittén, på dess Forum, i SÖSK arbetsgrupper, på kommunchefs-/kommunledningsträffar samt andra sammanhang som ges. Med hjälp av den gemensamma infrastrukturstrategin kan denna gemensamma röst stärkas ytterligare, varför ett intensivt förankringsarbete av strategin krävs för att nå ut till såväl kommunernas politiker som tjänstemän för att denna ska användas som en del av våra styrdokument för att nå hållbara och effektiva fysiska strukturer i sydöstra Skåne. Sida 4 av 16
Prioritering EU-projektanalys Resultatmål: Bättre nyttjande av externt/eu stöd i kommunal verksamhetsutveckling. AKTIVITETER 1. Tillsammans med Kommunförbundet Skåne genomföra en fördjupad analys för SÖSK gemensamma EPA prioriteringar. 2. Utveckla arbetet inom EU-projektanalysarbetsgruppen. 3. Anta och förankra den gemensamma strategin för hur man kan arbeta med EPA i kommunerna/gemensamt i SÖSK samt öka kompetenserna kring möjligheter till verksamhetsutveckling genom EU:s program och fonder. 4. Genomföra en specialanpassad EU/ projektutvecklingskompetensutveckling för EUprojektanalysarbetsgruppen, utvecklingsgruppen för infrastruktur samt ytterligare ett antal tjänstemän från kommunerna. 5. Bevaka händelser i omvärlden som är viktiga för SÖSK verksamhet och utveckling. Uppföljning/mätning 1. Förekomst av detaljerad analys 2. Minst 3 möten under året, upplevelsen av gruppens arbete 3. Antagen strategi, upplevelse av användning 4. Genomförd utbildning 5. Sammanställning av deltagande i konferenser/nätverk. Strategi och vägval För att nå målet att projektutveckling via EU:s fonder och program används som en del av förvaltningarnas ordinarie verksamhetsutveckling krävs ett långsiktigt arbete med information och kompetensutveckling ut i kommunernas förvaltningar kring EU:s fonder och program. Det är viktigt att förbereda oss för EU:s nästa programperiod genom att ligga i framkant med potentiella projektidéer/ansökningar, när väl resurser finns att tillgå 2014. EU-projektanalyser har under 2011-2012 varit ett viktigt verktyg för denna förberedelse i Sydöstra Skåne. Detta som underlag för att skapa utvecklingsprojekt som ger förväntad nytta i regionen. Gemensamma prioriteringar har tagits fram i SÖSK, utifrån kommunernas enskilda prioriteringar: Infrastruktur, Tillväxt/Näringsliv samt Kompetensförsörjning. Dessa har även diskuterats på ett SÖSK Forum 2012, dels för att förankra detta urval hos kommunernas arbetsutskott men även för att konkretisera dessa prioriteringar. För att utveckla dessa prioriteringar till genomförbara projekt som kan utveckla kommunernas verksamheter krävs en ökad kompetens kring möjligheter inom EU:s fonder och program i medlemskommunerna. Detta kommer att genomföras för ett antal av kommunens tjänstemän i samarbete med Kommunförbundet Skåne. Förhoppningen är också att Sydöstra Skåne beviljas ett Europa Direktkontor för perioden 2013-202. Europa Direkts Verksamhet, med projektutveckling som en del av denna, samt det utökade organiserade samarbetet genom EU-projektanalysgruppen, den gemensamma strategin för hur SÖSK kan arbeta med EU-projektanalyser och ökad kompetensen kring verksamhetsutveckling kan leda till att fler (storskaliga) utvecklingsprojekt genereras i regionen. Goda idéer kan fångas upp/spridas och utvecklas till genomförbara projekt utifrån utvecklingsbehoven i kommunernas verksamheter. Sida 5 av 16
Prioritering Kommunikation och förankring av samarbetet Resultatmål: SÖSK upplevs som en del av kommunernas ordinarie verksamhet. AKTIVITETER 1. Kommunicera och förankra samarbetet väl i alla delar av kommunernas förvaltningar, styrelser och nämnder för att få ett aktivt deltagande för att uppnå vår vision. 2. Med syfte att öka förståelsen för och förankringen av mellankommunal samverkan och utvecklingsarbete genomför kommuncheferna en turné med information i varandras kommuner (ledningsgrupper eller liknande) med en presentation av SÖSK och dess inriktning framöver. 3. Information som är relevant för medlemskommunerna distribueras till berörda tjänstemän och förtroendevalda. Strategi och vägval Uppföljning/mätning 1. Uppdaterad sändlista för spridning av information/kc samt kommitténs egen bedömning om kommunernas kännedom om samarbetet 2. Sammanställning av genomförda möten/ Kommunchefernas egen bedömning av förankringen 3. Kommunchefsgruppens och kommitténs egen upplevelse av informationsspridningen För att förverkliga SÖSK vision krävs en mer ambitiös samverkan, där vi är tydliga med vad vi vill i SÖSK. Här är kommunikation och förankring av samarbetet viktigt, bl.a. genom återkoppling från SÖSK till kommunernas arbetsutskott, nämnder/styrelser och fullmäktige. Det är upp till respektive kommuns SÖSK ledamöter att ta frågorna vidare till övriga folkvalda i KSAU/KF, men SÖSK har också beslutat att bjuda in kommunernas arbetsutskott minst två gånger per år, med olika teman på träffarna. Respektive KSAU har också möjlighet att bjuda in ytterligare politiker från kommunen som berörs av temat. För att förankra samarbetet väl i alla delar av kommunernas förvaltningar, styrelser och nämnder, och för att få ett aktivt deltagande för att uppnå vårt drömläge, ska också SÖSK vara en stående punkt i kommunernas KSAU samt på förvaltningschefsträffar, när Samarbetskommittén och Kommunchefsgruppens har haft sina möten. Vidare, för att uppnå en hög kännedom om samarbetet även bland kommunernas tjänstemän, kommer också kommuncheferna att genomföra en turné för information i varandras kommuner med en presentation av SÖSK och dess inriktning framöver. (Ledamöterna i SÖSK bör en gång varje mandatperiod genomföra en turné för information i varandras kommuner, KF, med en presentation av SÖSK och dess inriktning framöver.) Sida 6 av 16
Finansiella mål Resultatmål: Hålla ett nollresultat för såväl SÖSK basverksamhet som projektverksamhet. Strategi och vägval Vad gäller finansiella mål för SÖSK verksamhet så är målet att hålla ett nollresultat för såväl SÖSK basverksamhet som för de projekt som bedrivs av kontoret. Målet med SÖSK verksamhet är inte att gå med vinst. Vid de tillfällen SÖSK har ett positivt årsresultat uppgår dessa medel till det gemensamma kapitalet. Det finns inget eget syfte att utöka detta kapital ytterligare. Extra medel söks vid behov för att täcka den verksamhet som inte ligger inom ordinarie basverksamhet, dels genom externa medel eller som extra medfinansiering från kommunerna som medfinansiering vid olika projekt. Vad gäller SÖSK basverksamhet finansieras verksamheten främst av medlemsavgiften från deltagande kommuner. 13 augusti 2012 beslutade kommittén att föreslå kommunerna att höja denna medlemsavgift fr.o.m. 1 januari 2013 till 21 kr/invånare för att täcka ett utökat arbete med fokus på EU-projektutveckling samt ett Europa Direktkontor, om ansökan om att bedriva ED verksamhet beviljas av EU-kommissionen. Denna verksamhet kommer att ligga som projektverksamhet under SÖSK, och bedrivas med Sjöbo som värdkommun för verksamheten. Då vi inte har fått besked om ansökan finns verksamheten inte med i budget eller verksamhetsplan. Kostnader för verksamheten inom Regional Matkultur Europa samt Regional Matkultur Skåne täcks av licensavgifter från regioner respektive företag. Arbetet inom Fyra Hörns ungdomsprojekt täcks med medel av EU-programmet Ung och Aktiv i Europa. I dagsläge finns inget övrigt projekt inom Fyra Hörns samarbete, varför samarbete på tjänstemanna/politisk nivå sker inom SÖSK ordinarie basverksamhet, under aktivitet Fyra Hörn. Sida 7 av 16
3:3 Resultatmål och kortfattad aktivitetsplan för nedan projektverksamheter: 1. Regional Matkultur Europa 2. Regional Matkultur Skåne 3. Fyra Hörn samarbetet (ingår i SÖSK basverksamhet) 4. Fyra Hörns ungdomssamarbete 5. (Europa Direkt Sydöstra Skåne samt projektutveckling) 1. Regional Matkultur Europa Vision: Nätverket Regional Matkultur Europa har medlemmar i alla europeiska länder med flera regioner i varje land. Effektmål: Regional Matkultur Europa är ett välkänt varumärke och begrepp inom det gastronomiska området. Nya regioner kommer kontinuerligt att ansluta sig till Regional Matkultur Europa nätverket, även redan existerande matprojekt och nätverk. Regional Matkultur Europa ses som en viktig aktör inom upplevelseturismen. Nätverket utvecklas fortlöpande rörande värderingar, kriterier och organisation. Aktivitetsplan Potentiella medlemsregioner informeras och besöks medvetet och aktivt. Strategiskt och kontinuerligt arbete görs för att ansluta nya medlemsregioner. Lansering och utveckling av ny hemsida med eventuell implementering av försäljning av vouchers som en intäktskälla för nätverket Fortsatt strategiarbete kring marknadsföring för att bredda nätverket i sig samt en tydligare profilering av företagsmedlemmarna Training genomförs för nya regionala koordinatorer. Fortsatt utveckling av organisation och strategi Genomförande av årsforum i Rivne region, Ukraina Fortsatt deltagande i de projekt Culinary Heritage Europe är associerade med Mer kvalitativ kontakt med varumärkes innehavare genom våra existerande kanaler 2. Regional Matkultur Skåne Resultatmål: Stärka nätverket (för ökad medlemsrekrytering). Anordna ett årligt seminarium/ knytkalaset i oktober/november månad. Bjuda in även icke medlemmar/potentiella nya medlemmar för att dels stärka nätverket men även för att utnyttja synergieffekter med andra organisationer. Utveckla den gemensamma broschyren/alternativt kartan och producera/trycka under våren. Distribution strax innan midsommar. Upplaga ca 20.000 ex. Aktivt delta i utveckling och lansering av den nya europeiska hemsidan, med ökat fokus på företagsmedlemmarna. Skicka ut nyhetsbrev vid behov och önskemål, minst fyra per år. Sida 8 av 16
Uppmuntra företagen att bli bättre på marknadsföring av varumärket Regional Mat Skåne, att använda det i sin egen marknadsföring såsom i annonser och menyer, på hemsidor etc. Begära in årliga kvalitetsförsäkringar från medlemsföretagen med dokumentation om hur de använder varumärket Delta i Regional Mat Europas årsforum i Rivne, Ukraina, för inspiration och nätverkande med andra regioner. Undersöka möjligheten att finna extern finansiering för projekt kopplat till verksamheten. Samverka med den ideella föreningen Regional Matkultur Skåne i så stor utsträckning som möjligt. 3. Fyra Hörn samarbetet Effektmål: Fortsätta samarbetet inom Fyra Hörn genom att hålla kontakten med övriga partners och arbeta framtidsinriktat för utveckling av samarbetet. Arbetet sker inom SÖSK basverksamhet. Delta i Forumet i Swinoujscie under våren 2013 Delta i eventuella styrgruppsmöten Nya projekt ska fokusera på de prioriteringar SÖSK har för tillfället. 4: Fyra Hörns ungdomssamarbete Ett nytt projekt pågår för våra ungdomar mellan 1 september 2012 tom februari 2014: South Baltic Four Corners Youth Cooperation, Four Corners for Unity - FCFU: We stand together. Målet är bland annat att genomföra en skolkonferens i respektive hörn, genom att först samla in inspiration och kunskap genom att mötas från de fyra hörnen för att diskutera följande fyra teman: Entreprenörskap: bl.a. fokus på möjligheter att få studera temat genom mentorskap från företagare och samarbete med Ung Företagsamhet, samt hur kan man uppmuntra unga människor att komma tillbaka till sin hemregion. Utbildning: likheter/möjligheter, hur kan man nå sina mål genom icke formell utbildning, ekonomisk assistans etc. Privatekonomi: ökad kunskap kring att göra en egen budget och att undvika att hamna i skuldfällor. Hälsa: fokus på första hjälpen i skolan samt att belysa ämnen som rasism, homofobi, anti-semitism, droger och alkohol missbruk. Aktiviteter i sydöstra Skåne 2013: Vara värd för Ungdomsrådsmöte, mars Delta i ungdomsrådsmöte på Rügen, september Delta i den årliga Östersjökonferensen Planera och genomföra en skolkonferens i sydöstra Skåne Delta i Ungdomsparlamentet på Bornholm, oktober Ha tätare kontakt/diskussion mellan kommittén samt de ungdomar som deltar i det pågående Fyra Hörns projektet 5. Europa Direkt Sydöstra Skåne samt EU-projektutveckling På ett SÖSK kommittémöte i augusti 2011 beslutades om att ansöka till EU-kommissionen om att få bedriva ett Europa Direkt kontor för sydöstra Skåne, med Sjöbo kommun som värdorganisation. Vidare Sida 9 av 16
att i så fall höja medlemsavgiften för att täcka denna verksamhet samt EU-projektutveckling för kommunerna. Ansökan beviljades för perioden 2013-2017. Målen för det gemensamma EU-arbetet i sydöstra Skåne är att - bli väl förberedda inför den nya programperioden 2014-2020 och bli bättre på att ta till vara på de finansieringsmöjligheter som erbjuds - - få möjlighet att skapa hållbara EU-projekt som är baserade på långsiktiga visioner och förvaltningarnas ordinarie verksamhetsutveckling öka EU-kompetensen bland anställda i kommunen, särskilt när det gäller projektutveckling via EU:s fonder och program Hur ska vi arbeta och vad ska vi göra för att nå målen? Verksamhetsutveckling genom EU-projektanalyser (EPA) Se prioritering EU-projektanalys. Europa Direkt och projektutveckling Från och med 2013 har sydöstra Skåne ett Europa Direkt kontor placerat i Sjöbo. Europa Direkts ordinarie verksamhet är EU-information riktat mot allmänheten och målgrupperna näringsliv, ungdomar, föreningsliv och press och media i synnerhet. Utöver detta så kommer Europa Direkt Sydöstra Skåne att fokuserar på projektutveckling för att generera (storskaliga) utvecklingsprojekt som grundas på kommunernas utvecklingsbehov utifrån väl gjorda verksamhetsanalyser (EPA). Från 2013 kommer en gemensam projektutvecklingsresurs på 30 % att finnas i verksamheten. Detta möjliggörs genom att SÖSK medlemsavgift per invånare ökas från 11 kr/invånare till 21 kr/invånare. 7 av dessa kronor avser Europa Direkts ordinarie verksamhet och 3 kr/invånare avser ren projektutveckling för kommunerna. EU-finansiering inarbetas i kommunernas löpande budgetprocess För att synliggöra resultaten av EPA arbetet/projektutvecklingen uppmuntras varje kommun att inarbeta rutiner för att särredovisa kommunens samtliga EU-stöd. (En gemensam kodsträng som används av samtliga förvaltningar i kommunen). Detta för att på ett enkelt sätt redovisa kommunens samtliga intäkter och medfinansiering i olika EU-projekt. Kompetensutveckling och nätverkande För att utveckla de gemensamma EPA-prioriteringarna till genomförbara projekt som kan utveckla kommunernas verksamheter krävs en ökad kompetens i medlemskommunerna kring möjligheter inom EU:s fonder och program. Detta kommer att genomföras för ett antal av kommunens tjänstemän i samarbete med Kommunförbundet Skåne. Se vidare prioritering EU-projektanalys. Nätverkandet i såväl EU-projektanalysgruppen, Kommunförbundets Skånes Brysselnätverk, EUkompetensutvecklingen i SÖSK kan leda till att goda idéer fångas upp/sprids och utvecklas till genomförbara projekt utifrån utvecklingsbehoven i kommunernas verksamheter. Samarbete i EU-finansierade projekt och internationella nätverk (till exempel Fyra Hörn-samarbetet) bidrar till ökade resurser och är kompetenshöjande för de medarbetare som är involverade samt skapar attraktivitet i kommunerna och i konkurrensen om kvalificerad arbetskraft. Det är dock viktigt att sakfrågan styr valet av samarbetspartner, då nyttan av verksamheten ska stå i fokus. Sida 10 av 16
4. Budget All belopp nedan anges i SEK, där ej annat anges. 4.1 Finansiering SÖSK basverksamhet Verksamheten inom SÖSK basverksamhet finansieras av medel från medlemskommunerna. För år 2013 beräknas intäkterna från medlemskommunerna till 866.547 kr då medlemsavgiften till Sydöstra Skånes Samarbetskommitté basverksamhet är 11 kr per invånare. Medlemsavgift för SÖSK basverksamhet utifrån folkmängd, SCB 1 november 2012 Kommun Folkmängd Medlemsavgift % Sjöbo 18 315 201 465 0,23 Tomelilla 12 903 141 933 0,17 Ystad 28 500 313 500 0,36 Simrishamn 19 059 209 649 0,24 Summa 78 824 866 547 4.2 Finansiering Regional Matkultur Europa Licensavgift 20 000 per region. 27 regioner á 20 000 = 540 000 Försäljning av skyltar = 60 000 Periodiserade medel = 126.692 Summa 726 692 4.3 Finansiering Regional Matkultur Skåne Licensavgift 2 700 per region. 45 företag á 2 700 = 121 500 4.3 Finansiering Fyra Hörns Ungdomsprojekt Four Corners For Unity Den totala budgeten för projektet är 66 668, varav medfinansiering från de fyra hörnen är 16 668. Medfinansieringen för SÖSK är ca 34 462 totalt under de 18 månaderna (4000 ), som fördelas utifrån procentuell folkmängd i våra fyra kommuner. Sjöbo Tomelilla Ystad Simrishamn 7 926 5 859 12 406 8 271 Sida 11 av 16
Alla kostnader och intäkter inom projektet redovisas till projektägarna på Bornholm, som återbetalar SÖSK vid varje redovisningstillfälle (efter varje arrangemang). 4.5. Finansiering Europa Direkt Sydöstra Skåne samt EU-projektutveckling Europa Direkt Sydöstra Skånes verksamhet samt EU-projektutveckling finansieras genom en höjning av kommunernas medlemsavgift till SÖSK från 11kr till 21 kr, varav 7 av dessa kronor avser Europa Direkts ordinarie verksamhet och 3 kr/invånare avser ren projektutveckling för kommunerna. Därutöver ges ett projektbidrag från EU-kommissionen på 25.000 /år. Medlemsavgift för ED samt projektutveckling utifrån folkmängd, SCB 1 november 2012 Kommun Folkmängd Medlemsavgift % Sjöbo 18 315 183 150 0,23 Tomelilla 12 903 129 030 0,17 Ystad 28 500 285 000 0,36 Simrishamn 19 059 190 590 0,24 Summa 78 824 787 770 4.6 Budget för respektive verksamhet Se bilaga. 5. UPPFÖLJNING Uppföljning ska genomföras kontinuerligt - vad har blivit gjort och vad återstår att göra för att nå våra resultatmål samt de aktiviteter som redogörs i aktivitetsplanen (se bilaga). Vi ska reflektera över våra verksamhetsmål - lyckades vi nå målet inom utsatt tid och gav det den effekt vi ville? Följande frågeställningar ska vara vägledande i denna uppföljning: Resultat Nådde vi våra utsatta mål? Process Vad har fungerat i arbetet? Organisation Hur har vi valt att fördela ansvar och befogenheter? Externt Vilken skillnad har vi gjort för SÖSK kommunerna? Vilket värde har vi skapat? Sida 12 av 16
BILAGA 1: Ansvarsfördelning samt uppföljning i aktivitetsplan för samverkan infrastruktur, EU-projektanalys, Kommunikation och förankring av samarbetet samt finansiella mål Samverkan infrastruktur *) Statusfärgen nedan ändras till gult under pågående arbete, därefter grönt i takt med att aktiviteterna är genomförda. Aktivitetsplan - Kommentar vem gör vad, när och hur Fortsatt samverkan i utvecklingsgruppen för infrastruktur bestående av infrastrukturansvariga från SÖSK kommunerna: Simrishamn: Frida Svedins, Utredningsingenjör, efterträdare Tomelilla: Helena Berlin, Utvecklingsstrateg Sjöbo: Monica Strömbeck, Utvecklingsstrateg Ystad: Anna Möller, planchef Övriga: Madelene Johansson, samordnare SÖSK Ann Ekvall, Kommunikationsansvarig, Tomelilla kommun Ansvar: samordnaren/ Monica Strömbeck Anta, förankra samt genomföra den gemensamma strategin för infrastruktursatsningar i sydöstra Skåne, med en strukturbild samt handlingsplan med prioriteringar för gemensamma infrastruktursatsningar Ansvar: SÖSK kommittén samt utvecklingsgruppen Delta i aktuella nätverk Ansvar: utvecklingsgruppen Fortsatt identifiering av samarbetspartners i övriga Skåne och bilda allianser med dessa Ansvar: Utvecklingsgruppen/ledamöter i kommittén Anordna möten/forum med KSAU/region- /riksdagspolitiker på temat Ansvar: samordnaren/utvecklingsgruppen Se på finansieringsformer för arbete med infrastrukturfrågor Ansvar: samordnaren/utvecklingsgruppen Samordna gemensamma remissyttrande från SÖSK Ansvar: utvecklingsgruppen/monica Strömbeck huvudansvar Status Sida 13 av 16 Deltagarna i arbetsgruppen måste vara beredda på att avsätta minst fyra heldagar för möten och seminarier samt förberedelsetid för dessa under året. Detta exklusive genomförandet av infrastrukturstrategin. Till arbetsgruppen kan olika tjänstemän från kommunerna adjungeras vid behov, t.ex. hamnansvariga, stadsarkitekter, näringslivsansvariga, trafikingenjörer etc. Strukturbilden består av en gemensam karta med kommunernas översiktsplaner samt de VI VILL satsningar som politiker arbetat fram under SÖSK Forum. Viktigt med återkoppling till infrastrukturgruppen efter deltagares möten. (Simrishamnsbanan aktörer, Skånebänken, Regionråd, Malmö-Lund, Skåne Nordost, Bornholm m.fl.) 1 SÖSK + KSAU med tema infrastruktur
Bevaka händelser i omvärlden vad gäller infrastruktur som är viktiga för SÖSK verksamhet och utveckling Ansvar: utvecklingsgruppen Visst informatörsarbete med hemsidan, pressmeddelande, återrapportering till grupper i kommunerna Ansvar: samordnaren/monica Strömbeck/Ann Ekvall Planera och delta i kommunförbundet Skånes EU-projekt kompetensutveckling (skräddarsydd för SÖSK), tillsammans med EPA gruppen. Ansvar: samordnaren/epa-utvecklingsgruppen EU-projektanalys Aktivitetsplan - vem gör vad, när och hur Fortsatt samverkan i utvecklingsgruppen för EU-projektanalys (EPA), med minst en ansvarig från varje kommun: Ystad: Kristina Rosberg, kanslichef Sjöbo: Frida Lindén, EU-samordnare Tomelilla: Helena Berlin, utvecklingsstrateg Simrishamn: Lars Persson, näringslivsutvecklare Ansvar: samordnaren Tillsammans med Kommunförbundet Skåne genomföra en detaljerad analys för respektive gemensam SÖSK EPA prioritering som kan leda till potentiella projektidéer/ansökningar 2014. Ansvar: samordnaren/epa-utvecklingsgrupp Anta, förankra samt genomföra den gemensamma strategin för hur man kan arbeta vidare med EPA i kommunerna/gemensamt i SÖSK samt öka kompetenserna kring möjligheter till verksamhetsutveckling genom EU:s program och fonder. Ansvar: samordnaren/epa-utvecklingsgrupp Planera, genomföra samt delta i Kommunförbundet Skånes EU/ projektkompetensutveckling (skräddarsydd för SÖSK) för EPA-gruppen, Infrastrukturutvecklingsgruppen samt övriga Status Kommentar Deltagarna i arbetsgruppen måste vara beredda på att delta i minst 4 möten under året. Sida 14 av 16
utvalda tjänstemän från kommunerna. Ansvar: samordnaren/epa-utvecklingsgrupp Bevaka händelser i omvärlden som är viktiga för SÖSK verksamhet och utveckling via ett mer aktivt deltagande i olika EU-forum och nätverk. Ansvar: samordnaren/epa-utvecklingsgrupp Genomföra ett SÖSK+KSAU med tema EU Kommunikation och förankring av samarbetet Aktivitetsplan - Status Kommentar vem gör vad, när och hur Samarbetskommittén sammanträder 4 gånger under året. Ansvar: samordnaren/ledamöter kommittén Anordna två årliga SÖSK Forum med deltagande från kommunernas AU. Ansvar: samordnaren/ledamöter kommittén Visst informatörsarbete med hemsidan, pressmeddelande och utskick av protokoll samt att säkerställa att den information som är relevant för medlemskommunerna distribueras till berörda tjänstemän och förtroendevalda. Ansvar: samordnaren SÖSK ska vara en stående punkt i kommunernas KSAU samt på förvaltningschefsträffar, när kommittén och Kommunchefsgruppens har haft sina möten. Ansvar: kommunchefer/kommittéledamöter Kommuncheferna genomför en turné för information i varandras kommuner (kommunledningen) med en presentation av SÖSK och dess inriktning framöver. Ansvar: samordnaren/kommunchef/direktörer Ge ut ett SÖSK nytt via e-post eller motsvarande Ansvar: samordnaren samt kommunikationsansvarig Ytterligare politiker kan bjudas in av kommunernas AU som har koppling till aktuellt tema. Uppföljning på varje kommittémöte samt KC möte. En kommunchef från en kommun, tillsammans med SÖSK samordnaren, genomför en presentation i en annan kommun. Minst fyra gånger per år skicka ut en kort sammanställning om vad som har gjorts/uppnåtts i SÖSK till såväl kommunens tjänstemän och politiker som till media. Sida 15 av 16
Finansiella mål Aktivitetsplan - vem gör vad, när och hur Kontinuerlig ekonomisk uppföljning av såväl SÖSK basverksamhet som projekt. Ansvar: samordnaren/europeisk koordinator, kommittén Fakturera Regional Matkultur Europas medlemmar i svenska kronor i stället för som tidigare i EURO, då omkostnaderna är i svenska kronor. Ansvar: europeisk koordinator Status Kommentar Sida 16 av 16