Remiss: West Swedens framtida inriktning och organisation. Dnr KS

Transkript

1 Beslutsförslag FALKENBERG Kommunledningskontoret Kanslienheten Henrik Lundahl Remiss: West Swedens framtida inriktning och organisation. Dnr KS Förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar 1 Till West Sweden avge kommunledningskontorets yttrande Beslutsunderlag Remiss från West Sweden: Framtida inriktning och organisation Sammanfattning av ärendet Vid West Swedens årsstämma i maj 2011 beslutades att ge den nyvalda styrelsen i uppdrag att återkomma med förslag på inriktning, organisation och nödvändiga stadgeändring för den framtida utvecklingen av West Sweden. West Sweden vill ha kommunernas synpunkter kring Projektverksamheten, Brysselverksamheten och Medlemsavgifterna. Ekonomi Medlemsavgiften uppgår för närvarande till 5kr /inv, dvs ca kr/år. Avgiften föreslås inte höjas. Övervägande/yttrande Projekt verksamheten: Kommunledningskontorets delar West Swedens uppfattning att kärnan i West Swedens verksamhet är just projektverksamheten, där konkreta insatser som bygger på en bred projektkunskap kan göra skillnad rör de samverkande kommunerna. Falkenbergs kommun tycker att det är positivt att projektverksamheten finns, men tillstyrker förslag om förbättrad rapportering, analys och uppföljning av projektverksamheten. Brysselverksaniheten: Kommunledningskontoret bedömer att West Sweden måste ha en brysselverksamhet för att utgöra det stöd till kommunerna som vid grundandet var Föresatsen. Att endast ha en svenskbaserad verksamhet bedöms inte som något egentligt alternativ. Egen närvaro med egen personal är sannolikt avgörande för såväl intressebevakningen som företrädarskapet och direkt vägledning/rådgivning. Ren lobbyverksamhet fordrar dessutom närvaro. Dock är oklart i vilken utsträckning kontoret ägnar sig åt/bör ägna sig åt lobbyism. 1 vad mån styrelsen bedömer att VD skall ha sin huvudplacering i Göteborg har kommunledningskontoret ingen direkt uppfattning om. Det är positivt att styrelsen höjer kraven på verksamheten med regelbunden medlemsinformation om EU:s fonder och program och det rollen för brysselverksamheten i övrigt förtydligas. Det skall t c x vara givet vad medlemskommunerna kan förvänta sig för stöd från West Swedens Falkenbergs kommun Falkenberg. Telefon växel: Fax: e-post: konnnunwalkenberg.se

2 brysselkontor. I befintliga lokaler bör kunna beredas utrymme för minst 2 projektdelegater från medlemskommunerna, då lokaliterna idag inte kan betraktas som särskilt överutnyttjade. (Il' i~1 unkt er Kommunledningskontoret är av uppfattningen att styrelsen bör överväga om tjänsterna på West Sweden generellt bör vara tidsbegränsade på mellan 3-5 år, i syfte att säkerställa en flexibilitet i organisationens sätt att arbeta på. Särskilt gäller detta brysselverksamheten. Vidare är det kommunledningskontorets uppfattning att tydlighet skapas kring lönebildningen inom organisationen, där full insyn från medlemskommunerna måste få råda. West Sweden bör återkomma med förslag om hur denna öppenhet skall kunna säkras. Med anledning av de höga lönekostnader som tidigare funnits kan i detta sammanhang ifrågasättas om organisationens budgetramar verkligen skall ligga kvar på samma nivåer som tidigare. Falkenbergs kommun utgår ifrån att West Swedens organisation och årliga budget är väl förankrad bland medlemskommunerna. West Sweden bör bli ännu bättre på att till medlemskommunerna meddela vad som sker inom EUsamarbetet och frekvent avrapportera pågående och avslutade projekt. Denna information bör kanaliseras via webbplats, men också genom direkta utskick till medlemskommunerna. Att synas för sina medlemmar är sannolikt av ännu större betydelse idag. Det är slutligen kommunledningskontorets bedömning att West Sweden mycket väl kan fylla en viktig funktion som sakkunnig representation på plats i Bryssel. 2

3 Falkenbergs karm-nar) KoinmwIleti!,inusk ork K [):,r i::,p1 2() 2-- eob s o \49) vicis roct:( 1 tvlcir3carekr, rorf.y9d k 9)\-- jtty-caincte_ 0 At/ West Sweden Göteborg Till Regionstyrelsen/Kommunstyrelsen Remiss om West Swedens framtida inriktning och organisation Västra Götalandsregionen Region Värmland Region Halland Samtliga West Swedens medlemskommuner Bakgrund och syfte Vid West Swedens årsstämma i Sunne, beslöts att ge den nyvalda styrelsen i uppdrag att återkomma med förslag på inriktning, organisation och nödvändiga stadgeändringar för den framtida utvecklingen av West Sweden. Beslutet grundades bl. a på det uppdrag tidigare styrelse gav, om en utredning som genomfördes under våren 2011 och presenterades på stämman av f.d. regionchef Christer Svahn. I utredningen konstaterades bl. a att West Sweden, med tanke på att omvärlden förändrats och utvecklats sedan starten 1992, behövde göra en översyn med syfte att utveckla och fastlägga West Swedens framtida uppdrag och föreslå inriktning och organisation, samt också att förstärka samarbetet inom EU-frågor mellan regioner, samverkansorgan och kommuner inom West Swedens geografiska område. Som ett ytterligare steg i detta arbete utfördes också en utredning av Kent Johansson på uppdrag av Västra Götalandsregionen (VGR), under juli/augusti Med dessa underlag samt ett diskussionsunderlag som arbetats fram av tjänstemän från Västra Götalandsregionen, Göteborgs stad, region Värmland och region Halland, genomfördes sedan dialogmöten under hösten 2011, med samtliga kommunalförbund och regioner inom West Swedens geografiska område. Resultatet av dialogmötena och de utredningar som genomförts har sedan legat som grund till de diskussioner som West Swedens styrelse fört kring den framtida inriktningen och ev. förändring av framtida organisation. I detta förfrågningsunderlag/remiss redovisas de områden som har belysts, samt styrelsens synpunkter och förslag. Styrelsen vill nu ha medlemmarnas (kommunerna och regionerna) svar och synpunkter på de slutsatser som styrelsen föreslår enl. nedan, inom områdena: Projektverksamheten Brysselverksamheten Medlemsavgift

4 Resultatet av denna remissomgång kommer sedan att sammanställas och ligga som grund för arbetet med den framtida inriktningen och West Swedens organisation. Resultatet av detta arbete och förslag på inriktning, samt ev. stadgeändringar, kommer att presenteras och fattas beslut om, vid den ordinarie årsstämman, den 11 maj i Lerum. 1. Projektverksamheten Större delen av West Swedens personal arbetar i dag med utveckling av EU-projekt genom att hjälpa och stödja medlemmarna i olika delar av projektutvecklingen, matcha projektidéer med EU-program (i huvudsak inom EU's sektorsprogram), förmedla och söka partners, informera om sektorsprogram och aktuella utlysningar, etc. Projektanalysen WEPA (West Swedens Eu-projektanalys) är ett viktig och utvecklat verktyg i detta arbete. WEPA utgår ifrån medlemmarnas politiska visioner, prioriteringar och långsiktiga utvecklingsmål. Med utgångspunkt från dessa gör sedan West Sweden en djupgående analys av de möjligheter som finns för att söka hjälp och stöd för att kunna realisera dessa med hjälp av EU's fonder och program (i huvudsak inom EU's utvecklingsprogram). Projektverksamheten har idag sin bas vid Göteborgskontoret. West Swedens styrelse har inte något förslag till förändring av projektverksamheten. West Sweden har idag en stor kunskap och erfarenhet inom detta område och föreslår därför att projektverksamheten skall vara West Swedens kärnverksamhet. Dock är det viktigt att påpeka att styrelsen har för avsikt att arbeta med att förbättra rapportering, analys och uppföljning av projektverksamheten i syfte att stödja, stärka och vidareutveckla densamma. 2. Brysselverksamheten Brysselkontoret har fram till idag haft flera funktioner. Det är en integrerad del i projektarbetet och är också nödvändigt för att fortsatt kunna erbjuda en framgångsrik projektutveckling. Kontoret bistår också medlemmarna med program och information vid Brysselbesök och hjälper till med att bl. a anordna evenemang, program vid studiebesök, etc i Bryssel. West Sweden har ibland också agerat som intressebevakare/företrädare för enskilda medlemmar. Sedan några år tillbaka har Göteborgs stad och Västra Götalandsregionen egna företrädare placerade i Bryssel. Ett skäl till detta har enl. dem, varit att intressebevakning/lobbying måste vara direkt kopplat till en politisk församling och till dess politiska mål och beslut. Brysselkontoret svarar också för att vara "dörröppnare" och vägleda grupper och/eller enskilda i Bryssel. West Swedens VD, har fram t.o.m haft sin bas i Bryssel, medan kontoret i Göteborg har letts av en direktör med ansvar för den svenska verksamheten. West Swedens styrelses förslag... Mot bakgrund av att West Sweden har sitt säte i Sverige anser styrelsen att VD skall ha sin huvudplacering i Göteborg. VD kan på uppdrag representera enskild (-a) medlem.

5 West Sweden erbjuder en gemensam s.k. plattform för samordning och samarbete, dels mellan medlemmarna och dels mellan medlemmarna och andra aktörer som t ex universitet och näringsliv, dvs. ett "Västsveriges Hus" och således inte ett formellt representationskontor enl. tidigare arbetsmodell. Varje medlem representerar om man så önskar sig själv i eget namn. I de fall någon medlem anser sig vilja vara i behov av hjälp med representation i Bryssel, skall denna möjlighet finnas. West Swedens personal skall i dessa fall kunna vara behjälplig och företräda/ representera enl. politiskt uppdrag från medlem. West Sweden skall kunna erbjuda kontor och administrationshjälp till medlemmarna. West Sweden skall fortsatt kunna vägleda och vara "dörröppnare" för grupper och/eller enskilda som så önskar i Bryssel. West Sweden skall svara för regelbunden medlemsinformation om EU's fonder och program, samt annan relevant omvärldsbevakning. West Sweden skall ge information och vägledning om relevanta kontaktytor i Bryssel för medlemmarna. West Sweden i Bryssel, skall ha personal som ingår i projektgruppen och stödjer projektverksamheten i Sverige. För West Swedens utbildningsverksamhet ansvarar Göteborgskontoret. 3. Medlemsavgift Den övervägande delen av West Swedens budget kommer idag från medlemsavgifter. I dag betalar medlemmarna en avgift som är baserad på invånarantalet, 5 kronor per invånare/år för kommunerna och 1,50/år per invånare för regionerna/samverkansorgan. Medlemsavgiften är uppdelad i en medlemsavgift i den ideella föreningen på 1 000,- per medlem och år, samt en serviceavgift. Serviceavgiften finansierar verksamheten, såväl i det svenska bolaget (AB)som i det belgiska (SA) West Swedens styrelse har inga förslag på förändring av medlemsavgiften i nuläget West Sweden önskar in svar på styrelsens förslag senast , till... West Sweden Styrelsen Kronhusgatan Göteborg