Adobe ACROBAT X GRUNDER
Innehållsförteckning 1 Vad är Acrobat X?...5 Kort om programmet... 5 Användningsområden... 6 Vad är PDF lite teori... 7 Starta och stänga Acrobat X... 8 Starta programmet... 8 Stänga programmet... 8 Öppna och stänga en PDF-fil... 8 Öppna via en ikon... 8 Kommandot Öppna... 9 Öppna de senast använda dokumenten... 9 Stänga ett PDF-dokument...10 Arbetsyta och menyer...10 Navigeringsrutan (A)... 11 Menyraden (B)...12 Verktygsfälten och deras knappar (C)...13 Sidvisning...15 Sidnavigering...16 Åtgärdsrutor (E)...17 Anpassa åtgärdsrutor...17 Tillämpningsuppgifter...18 2 Distiller...19 Menyerna... 20 Menyn Arkiv... 20 Menyn Inställningar...21 Menyalternativet Dokumentskydd... 30 Hjälpmenyn...31 Fördefinierade standardinställningar...31 Ändra standardinställningar...31 PDF-filer för tryckning...31 PDF-filer för utskrift...32 Standardinställningar...32 Aktuell filinformation...32 Förlopp...32 Logg-ruta...33 Eget standardalternativ...33 Tillämpningsuppgift...35 3 Skapa PDF...36 PDF-filer från olika sorters program... 36 PDFMaker... 36 PDFMaker Inställningar...37 PDFMaker Dokumentskydd... 38 PDFMaker Word... 39 PDFMaker Bokmärken... 39 PDF-filer från Microsoft Office Word 2010... 40 Acrobat PDFMaker...41 Redigera PDF... 42 Minska filstorlek... 43 PDF-filer från Adobe InDesign CS5... 45 PDF-filer från Adobe Photoshop CS5... 46 PDF-filer från program utan stöd för Distiller... 47 Skapa tom PDF-sida... 47 Öppna som PDF... 48 Kombinera flera olika filer till en PDF... 48 Skapa en PDF-portfölj... 50 Redigera filer i portföljen... 53 Konvertera en webbsida till PDF... 54 Åtgärdsguider... 55 Tillämpningsuppgifter... 55 4 Redigera PDF-filer...56 Textredigering... 56 Ändra i text... 56 Spara...57 Spara som...57 Spara som text... 58 Objektredigering... 58 Flytta/avlägsna objekt med objektverktyget... 59 Ta bort objekt... 59 Ångra åtgärd... 59 Jämföra dokument... 60 Växla mellan dokument...61 Exportera bilder... 62 Omnumrering av sidor... 63 Sidredigering... 64 Infoga... 64 Klippa ut eller kopiera sidor... 65 Ersätta sidor... 66 Ersätta flera sidor... 67 Ersätta via panel... 67 Ta bort sidor... 67 Beskära sidor... 68 Rotera sidor... 69 Rotera vy... 69 Sökfunktionen... 69 Sidhuvud och sidfot... 72 Vattenstämpel och bakgrund...74 Infoga vattenstämpel...74 ii
Ta bort vattenstämpel...74 Infoga bakgrund...75 Ändra vattenstämpel eller bakgrund...75 Ta bort bakgrund...75 Bifoga fil...76 Dokumentinformation...77 Hjälpmedel Läsa upp högt... 78 Nytt fönster...79 Sidlayout...79 Läslayout...79 Tillämpningsuppgifter... 80 5 Länkar och bokmärken... 81 Länkar...81 Redigera länk... 83 Ta bort länk... 83 Länk till filer... 83 Webblänk... 84 Bokmärken... 85 Skapa bokmärke... 85 Bokmärkets placering... 86 Ändra bokmärkets destination... 87 Redigera bokmärke... 87 Ta bort bokmärke... 88 Tillämpningsuppgifter... 88 6 Kommentarer och stämplar...89 Kommentarer/anteckningar... 89 Granska och ändra i kommentarer... 89 Redigera kommentar... 90 Sortera...91 Fler verktyg för kommentarer...91 Söka efter kommentar... 92 Filtrera kommentar... 92 Alternativ... 93 Textmarkering... 95 Kommentera via snabbmeny... 95 Bifogade filer... 95 Infoga ljud... 96 Kommentera i Acrobat Reader... 96 Stavningskontrollera text... 97 Stämplar... 97 Skapa egna stämplar till stämpelverktyget... 97 Så här använder du en stämpel... 99 Ändra stämpelns egenskaper...100 Flytta och ändra storlek på stämpel...100 Spåra granskningar...102 Tillämpningsuppgifter...103 7 Aktiva dokument... 104 PDF-filer med ljud...104 PDF-filer med video...106 Automatisk presentation...108 Helskärmsinställningar... 110 Tillämpningsuppgift...111 8 Artiklar och formulär...112 Artiklar... 112 Ta bort artikel och del av artikel... 114 Lägga till ruta... 115 Formulär i PDF-filer... 115 Fältpanelen...122 Ändra fältegenskap...122 Flytta, ändra storlek och ta bort fält...123 Ändra tabbordning...123 Skicka data...123 Visa formulär...124 Digital signatur...124 Skapa ett digitalt ID...124 Signera ett dokument...128 Dela ut ett digitalt ID... 131 Certifiera ett dokument... 132 Säkerhetsfunktionen... 133 Hämta formulär från webbplats...135 Tillämpningsuppgifter...138 9 Extra övningsuppgifter...139 1 Skapa en webbanpassad PDF-fil...139 2 Skapa tryckfärdig PDF-fil från Adobe Illustrator...140 3 Rotera dokument och redigera text i Acrobat...140 4 Skapa PDF-fil av en Word-fil... 141 5 Hantera bokmärke och spara PDF som text... 141 Sakregister...142 iii
Starta och stänga Acrobat X Starta programmet För att starta programmet gör du följande: 1. Gå via Start, Alla program och välj Adobe Acrobat X. Starta programmet via ikon Det kan också finnas en programikon på Skrivbordet som du kan dubbelklicka på för att starta programmet. Är din dator rätt inställd kan du också öppna programmet genom att dubbelklicka på en fil som har en PDF-ikon. Stänga programmet För att stänga programmet väljer du Arkiv, Avsluta. Du kan även klicka på knappen Stäng i övre högra hörnet. Är det då något dokument öppet som har ändrats får du frågan om det ska sparas. Öppna och stänga en PDF-fil Öppna via en ikon Det enklaste och vanligaste sättet att öppna ett PDF-dokument är att dubbelklicka på PDF-ikonen på till exempel Skrivbordet eller i Utforskaren. När du försöker öppna ett PDF-dokument på detta sätt öppnas det ibland inte med det önskade programmet eller så känner operativsystemet inte till vilket program som ska användas för att öppna filen. Högerklicka då på ikonen och välj Öppna med, Adobe Acrobat som visas på snabbmenyn. Du kan även öppna PDF-dokumentet med något annat program som har stöd för formatet, till exempel Photoshop, om det skulle behövas. 8
Kommandot Öppna Om programmet redan är igång kan du öppna det aktuella dokumentet med programmets kommando Öppna. Många menykommandon kan aktiveras med knapparna i programfönstrets övre del, på verktygsfälten. Kommandot Öppna, som visas som en mappikon Öppna fil, finns till vänster i fältet Arkiv. Kommandot finns även på menyn Arkiv (mer om verktygsfält och menyer lite senare i kapitlet). Öppna de senast använda dokumenten I Arkiv-menyn finns även möjligheten att öppna de dokument som senast varit öppnade i programmet. De visas i nedre delen av menyn och vill du öppna något är det bara att klicka på alternativet. Det går också att öppna senaste filerna (eller välja ny/annan) via välkomstskärmen som visas när du startar programmet eller stänger den sista filen: 9
Stänga ett PDF-dokument När dokumentet ska stängas kan du antingen gå via menyn Arkiv och välja Stäng eller klicka på det lilla krysset till vänster i menyraden (observera att du inte ska klicka på det översta krysset, den röda knappen Stäng, för då stänger du programmet också om det bara är en fil öppen). Om du har gjort ändringar i dokumentet som du vill spara klickar du på Ja i dialogrutan som visas när du stänger dokumentet. Om du inte vill att ändringarna ska sparas klickar du på Nej. Om du vill fortsätta arbeta med dokumentet klickar du på Avbryt. Arbetsyta och menyer När du dubbelklickar på en PDF-fil öppnas en arbetsyta som ser ut ungefär så här: B C D E A 10
A Navigeringsruta. Innehåller paneler som du kan använda för att navigera i dokumentet. För att öppna och stänga den så klicka på en av de små ikonerna till vänster. B Menyrad. Här hittar du alla tillgängliga kommandon. Undermenyerna kommer att variera en aning, beroende på vad som är valt/markerat och var i programmet du befinner dig. C Verktygsfält. Här väljer du det verktyg du för tillfället vill arbeta med. Verktygen finns också tillgängliga via menyraden. Hur dina verktygsfält är placerade kan skilja sig från hur det visas i bilden. D Dokumentfönstret. Här visas det dokument du har öppnat. E Åtgärdsrutor Här hittar du verktyg i olika paneler för att kunna bearbeta filen. I de följande kapitlen kommer du att gå igenom några av dessa. Navigeringsrutan (A) Klicka på en ikon för att se dess detaljer. Denna ruta består till att börja med av fyra ikoner, som öppnar en panel när de aktiveras. Vill du lägga till fler högerklickar du i fältet med ikonerna och väljer vilka som ska visas i menyn som öppnas. Navigeringsrutan visas som standard med följande innehåll: Sidor en miniatyrbild av varje sida i filen. Bokmärken till exempel en innehållsförteckning. Bifogade filer här kan du lägga till filer i dokumentet och få information om storlek, namn med mera. Underskrifter en lista på alla signaturer som är införda i dokumentet. När du aktiverar någon av navigeringsrutans ikoner visas dess innehåll om det finns något. Varje panel har minst en ikon i övre delen (verktygsfältet) och en som finns i alla är Alternativ. Den klickar du på för att visa panelmenyn. Beroende på vilken panel det är visas olika alternativ. 1. Undersök vilka alternativ som visas på de olika panelmenyerna. 11
Menyraden (B) Menyraden överst i fönstret ger dig tillgång till samtliga för tillfället tillgängliga kommandon och dialogrutor. Kommandon i de olika menyerna med en liten trekant till höger har flera val i menyn. Grå menyval är inte tillgängliga just för tillfället. Se exemplet till höger. Menyn Arkiv Arkiv ger dig tillgång till vanliga kommandon som Öppna, Spara och Skriv ut. Här finns även skrivarinställning och dokumentegenskaper. Menyn Redigera Redigera är mycket lik den du känner från andra program, med klipp ut-, klistra in- och sökkommandon. Här hittar du även alternativet Inställningar som, när du klickar på det, öppnar dialogrutan Inställningar. I den ställer du in hur programmet ska fungera. Här ändrar du standardinställningarna. 12
När programmet installeras ställs det in med inställningar som är lämpliga för många olika användare, så kallade standardinställningar. Har man speciella krav eller vill ändra något går det bra att göra i dialogrutan Inställningar. Du kommer att gå igenom några inställningsmöjligheter i kommande kapitel. Menyn Visa Visa-menyn låter dig välja hur du vill visa dokumentet du har öppet. Här zoomar du, ställer in sidvisning och väljer att visa rutnät. Du väljer vilka verktygsfält som ska visas och även vilka paneler i navigeringsrutan. Menyn Fönster Fönster-menyn har kommandon för vilket fönster som ska visas och hur det ska visas. Menyn Hjälp Hjälp-menyn öppnar de olika hjälpfilerna. Här finns också hjälpfiler för insticksprogram som följer med Acrobat X Verktygsfälten och deras knappar (C) Det visas flera verktygsfält, ett för vanliga verktyg och ett för snabbverktyg, och du kan välja vilka verktyg som ska visas på dem. Det går även att dölja eller visa dem efter behov. Det gör du genom att klicka på ett alternativ efter att du valt Visa. Visa/Dölj, Verktygsfältsobjekt. Du kan även högerklicka på en tom yta på verktygsfältet för att visa menyn med vertygsfältsobjekt. 13
Snabbverktyg Snabbverktyg är sådana du normalt hittar i åtgärdsrutorna (till höger i programfönstret) men som du vill lägga till i fältet för lättare åtkomst. Vid standardinstallationen visas fem verktyg utöver Anpassa snabbverktyg-ikonen. När du klickar på Anpassa snabbverktyg öppnas en dialogruta där du väljer vilka som ska visas. Markera ett verktyg i vänstra rutan Välj snabbverktyg att lägga till och klicka på knappen med högerpilen (i mitten, mellan rutorna) så placeras verktyget i den högra, Snabbverktyg att visa. Avgränsare Väljer du att lägga till många snabbverktyg kan det underlätta att avgränsa dem med ett lodrätt streck. Markera ett verktyg och klicka på ikonen mellan pilarna så läggs en avgränsare till under. När du klickar på OK stängs dialogrutan och du ser de tillagda verktygen och eventuella avgränsare i verktygsfältet. 14
Förklaringsruta Om du pekar på en verktygsknapp i verktygsfälten visas en förklaringsruta med information om knappen: Bredvid en del av knapparna i verktygsfälten finns en nedpil. Klickar du på den visas dolda kommandon. 1. Undersök vad verktygsfälten innehåller för knappar. Sidvisning I verktygsfältet med vanliga knappar kan du välja hur dokumentet ska visas och zoomningsgrad för den sida eller sidor du ser på skärmen. Med verktyget som ser ut som en hand kan du flytta en sida i programfönstret. Bra till exempel vid förstorade sidor där allt inte syns samtidigt i fönstret. Olika verktyg för sidvisning Med standardverktygen i detta verktygsfält, och de som är valbara när du högerklickar i det och väljer Sidvisning, kan du anpassa hur dokumentet visas i programfönstret. Ibland är det mer lämpligt att visa en sida i taget medan det andra gånger underlättar om sidorna visas som de kommer hamna i en bok. Ibland vill man se sidorna så stort det bara går och då passar alternativet Helskärmsläge. Du väljer vilka knappar som ska visas (genom att klicka på dem så att en bock visas vid namnet) och skapar då ett väl-anpassat verktygsfält som kan underlätta för dig när det gäller sidvisning. 1. Undersök de verktyg som finns i verktygsfältet Sidvisning. 15
Verktygsfälten för att markering och zoomning För att kunna se detaljer lite bättre är det bra att kunna zooma. De verktyg som används för det är de till vänster om verktygsfältet Sidvisning. De som visas är några av de mest använda (Markera, Handverktyget, Zooma ut, Zooma in och Zoomningsvärde). De övriga alternativen visas i snabbmenyn (högerklicka någonstans på verktygsfältet och välj Markering och zoomning). De flesta är lätta att förstå användningsområdet för men ett verktyg kan behöva extra förklaring, nämligen Dynamisk zoomning (kallas Kontinuerlig zoomning när det visas i verktygsfältet). När verktyget är aktivt visas muspekaren som ett förstoringsglas med ett plus- och minustecken. Verktyget gör det möjligt att steglöst zooma in och ut. Det görs genom att klicka och dra musen med musknappen nedtryckt. Drar du uppåt zoomar du in och drar du nedåt zoomar du ut. Sidnavigering Något som du kommer göra mycket i dokumenten är att växla sidor fram och tillbaka. Det kan göras med musen antingen genom att dra i rullningslisterna eller om du har en mus med rullhjul så kan du använda den. Men i programmet får du naturligtvis också bra hjälp med så vanliga kommandon. Via verktygsfält Genom att visa verktygsfältet Sidnavigering, högerklicka på det och välja Sidnavigering kan du välja att visa fler verktyg. Vill du visa alla för verktygsfälten möjliga verktyg så väljer du för enkelhetens skull Visa alla verktyg. Då slipper du klicka flera gånger. Vill du sedan återfå standardutseendet så väljer du Återställ verktyg. 16
Via meny Vill du hellre använda menyalternativ gör du det via Visa, Sidnavigering och väljer alternativ bland dem som visas. Åtgärdsrutor (E) Många kommandon som i tidigare versioner fanns på olika verktygsfält är i Acrobat X placerade i åtgärdsrutorna Verktyg, Kommentar och Dela till höger i programfönstret. När du klickar på till exempel Verktyg så visas åtgärdsrutans paneler i vilka de olika verktygen finns. Anpassa åtgärdsrutor Du kan välja vilka paneler som ska visas i åtgärdsrutorna Verktyg och Kommentar. I åtgärdsrutans övre högra hörn finns en liten ikon, Visa eller dölj paneler. Om du klickar på den kan du välja vilka som ska visas. En bockmarkerad panel visas så det är lätt att se vilka som för tillfället är synliga. Du kan även markera/ avmarkera panel via menyn Visa, Verktyg (eller Kommentar). Standardinställnigen är att en öppen panel stängs som om en annan panel öppnas. Men du kan ändra den inställningen genom att markera Tillåt flera paneler att vara öppna på panelmenyn. 17
ACROBAT X GRUNDER Acrobat hjälper dig att skapa pdf-dokument och i programmet kan du granska, skriva ut, redigera och distribuera dem med hjälp av de inbyggda verktygen. Boken tar bland annat upp arbetsytan och dess innehåll, olika funktioner och verktyg som är bra att känna till samt hur du skapar pdf-filer både från Acrobat och andra program. Du lär dig redigera text, lägga till, beskära och ta bort sidor, skapa interaktivitet i pdf-filer, skapa formulär, signaturer och mycket mer. I exemplen används versionen Acrobat X Pro. Boken kan användas för både pc och Mac. I boken varvas teoridelar med steg för steg-beskrivningar som är lätta att följa. I tillämpningsuppgifterna får du arbeta självständigt och pröva dina nyvunna kunskaper. Övningsfilerna till boken laddar du ner utan kostnad från vår webbplats www.docendo.se. Vår serie På rätt kurs är grund- och fördjupningsböcker där du genom att följa instruktioner lär dig viktiga funktioner i programmen. Teoridelar och övningar är sammanvävda och böckerna fungerar både för lärarledd undervisning och självstudier. ISBN 978-91-7207-958-8 9 789172 079588