Workshop Kommunikationsplan Kicki Stridh Workshopen Kommunikationsplan syftade till att reflektera kring Vad är en kommunikationsplan? Vad har man den till? Samt till att ge Ett par praktiska verktyg Input till arbetsgång och metod Reflektera över KOMMUNIKATION Budskap CENTRALT: VAD är det som vi vill/kan berätta om? Reflektera över PLAN Utarbetas i förväg Utgår från projektets aktiviteter och förväntade resultat Ryms inom de resurser man har Dokumenteras och är ett styrdokument Möjlig att följa upp (indikatorer, systematisk genomgång) Möjlig att förändra/utveckla Kreativitetsövning I den praktiska kreativa övningen tränade vi på det svåraste i arbetet med en kommunikationsplan. VAD ska vi kommunicera? Vilket MÅL har vi med kommunikationen? Hur MÄTER vi det? Skissa tre innovativa inslag i projektets kommunikationsplan. För dessa tre: Fastställ mål Fastställ målgrupp Fastställ metod Fastställ indikatorer Kom ihåg Bestäm VAD du ska säga, och VARFÖR, innan du väljer HUR. Ta hjälp, sök stöd. Kommunikation är ett kunskapsområde. Tänk utanför projektboxen
Två verktyg Under workshopen gick vi igenom två olika material som man kan använda för att konstruera en kommunikationsplan. Det som presenterades vid workshopen var bearbetningar. Så kan man med fördel göra: finna en bra och rimlig plan, och sedan anpassa den efter sina egna behov. Grunddokumenten finns på nätet: Strategisk påverkan i ESF Bygger på Strategisk påverkan i ESF, material av Johannes Wikman, ESF-rådet Projekthandledning i strategisk påverkan.pdf (2010-01-07) Det viktigaste i en kommunikationsplan är att bestämma VAD man ska kommunicera. Här kan man tänka efter om det finns mer än det man först tänker på som kan spridas till andra. - arbetssättet? - organisationen av arbetet? Målgruppen inte bara deltagare och projektaktörer. Vilken är omvärlden? Vad vet vi om målgruppen? Många målgrupper är komplexa. Bena upp företagen i kommunen, kommunen etc. Försök att få mer kunskap om mottagarens kunskaper och intresse. What s in it for me?
Aktivera styrgrupp/referensgrupp genom att ge dem spridnings- och påverkansuppdrag. De här personerna kan sprida i sin organisation och i sina nätverk. Information ändrar inte attityder. Vill man ändra ett beteende måste man skapa upplevelser och känslor. När man bestämt sig för VAD man vill kommunicera och TILL VEM, kan man välja metod och tidpunkt (inte bara i slutet!) Det finns en uppsjö av kompetens som projektledningen kan kalla in för att få hjälp att få genomslag. Dessa (till exempel) vet hur man kommunicerar och påverkar: - informations- och marknadsavdelningar i partnerorganisationer - journalister - marknadskommunikatörer (reklamare) - författare - bildkonstnärer - dramapedagoger - teaterarbetare De kan hjälpa dig att finna bra och verksamma kommunikationsmetoder. Samtidigt involverar du dem i arbetet (ännu en spridningseffekt).
Planerad kommunikation Bygger på Lunds Universitets material Att göra en kommunikationsplan Introduktion: http://www.lu.se/o.o.i.s/11161 PDF: Att göra en kommunikationsplan Verksamhetsmål analys målgrupper kommunikationsmål strategier budskap, Kanaler, aktörer aktiviteter utvärdering Nuläge Vad ska vi åstadkomma? Är detta ett kommunikationsproblem? Kommunikationens roll Möjligheter Hot Vilka är målgrupperna? Deras behov och deras attityd till projektet? Prioriterade målgrupper Vad vill vi åstadkomma med kommunikationen? Vilka strategier och metoder ska vi välja för att nå kommunikationsmålen? Nuläge Vad ska vi åstadkomma? Är detta ett kommunikationsproblem? Kommunikationens roll Möjligheter Hot Handlingsoch tidsplan Vem gör vad? Utvärderingsplan Når vi våra mål? Vilka är effekterna? Vad kan vi lära? 1. Analys I steg 1 beskrivs nuläge och mål. Här beskrivs bakgrund till kommunikationsplaneringen ofta en analys av ett nuläge och övergripande mål med kommunikationen. Frågor att ställa är t ex: Hur ser nuläge/situation ut? Vad vill vi åstadkomma? Vad får vi göra? Vad kan vi göra? Vad kan vi göra just nu? Vilka möjligheter finns det för kommunikationen? Vilka hot finns det för kommunikationen? 2. Målgrupper I steg 2 lägger du fast vilken målgrupp/vilka målgrupper som omfattas av kommunikationsplanen. Exempel på frågor: Vilka är målgrupperna? Prioriterade målgrupper? Finns målgrupperna internt eller externt? Känner vi till målgruppernas attityd för projektet/problemet/ aktuella frågor? Om inte hur tar vi reda på deras behov och attityd i för projektet/problemet/ aktuella frågor?
3. Kommunikationsmål I steg 3 slår man fast vilka kommunikationsmål man har för respektive målgrupp. Typiska kommunikationsmål är vad man vill att målgruppen/-erna ska veta, tycka, känna, göra, ändra etc. Målen kan sträcka sig från informations- eller kunskapsmål (t ex känna till, veta) till beteendemål (göra något, ändra något etc). Kärnfråga: Vad vill vi åstadkomma med kommunikationen? 4. Strategier I steg 4 av planeringen gör man sina vägval: Vilka strategier ska vi välja för att nå kommunikationsmålen? Ska vi arbeta kortsiktigt eller långsiktigt? Ska vi välja envägs- (mer fokus på information) eller tvåvägskommunikation (mer fokus på kommunikation/dialog). Exempel på strategival: Kortsiktig Långsiktig Envägs Tvåvägs Påverkan Förhandling Distribution Tillhandahållande Direkt Indirekt Bred Smal Samverkan Enskilt arbete 5. Budskap, kanaler, aktörer I steg 5 formuleras budskapen utifrån de målgrupper och kommunikationsmål som identifierats. Exempel på frågeställningar: Vad är budskapet det vi ska säga för att nå kommunikationsmålen? Vilka kanaler är mest effektiva? Vilka aktörer och talesmän når bäst fram till målgrupperna? 6. Aktiviteter handlings- och tidsplan I steg 6 ställs kommunikationsplanen upp i tabellform. Tabellen ger överblick över mål, budskap och aktiviteter per målgrupp. Vad ska vi göra? Vilka aktiviteter lämpar sig bäst för de mål, strategier och budskap vi har valt? Exempel: Seminarium eller broschyr? Möte eller webbtext? Vem ska göra vad? När ska det göras? Vilken status har aktiviteten? T ex Ej startat, Pågående, Genomfört 7. Utvärdering I steg 7 beskrivs hur man tänker utvärdera de genomförda aktiviteterna. Utvärderingen är viktig för att se om man nått önskad effekt av kommunikationsinsatserna. Viktiga frågor att ställa sig är: Når/har vi nått våra mål? Vilka effekter gav insatsen? Vad kan vi lära/förbättra till nästa gång?